Manual de Fotochecks

MANUAL DEL SISTEMA DE
PASES (SISPAS)
Rev 1.10
Contratos y Servicios
2015
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MANUAL PARA TRMITE DE PASES
El presente manual pretende dar una explicacin grfica de cmo deben

completar y enviar la informacin (documentos), puesto que ser ledo por el
Sistema de Pases (en adelante SISPAS). En caso la informacin que enve no
respete las indicaciones y lineamientos indicados, la solicitud ser rechazada
automticamente. El SISPAS almacenar la informacin que se ingrese, se busca
agilizar el trmite de pases que frecuentemente se suele solicitar por visita
tcnicas, ejecucin de contratos (Temporales y Permanentes) entre otros.
La siguiente presentacin consta de tres partes en las cuales podr ubicar

instructivos y ejemplos grficos, en la primera parte se les explicar referente al
trmite para el personal, en la segunda parte para el trmite vehicular y al finalizar,
se les expondr brevemente el sistema.
Por favor, lea atentamente y con cuidado las indicaciones que se le presentarn
para de esa manera usted puede hacer sus requerimientos sin mayor dificultad. Es
recomendable para un ptimo funcionamiento del SISPAS se utilice los
navegadores de internet como: Google Chrome, Mozilla, Firefox, Safari y Opera.
En caso desee ingresar con algn otro navegador le generar problemas al
momento de cargar la informacin.
Contratos y Servicios Toquepala e Ilo, estaremos atentos a ayudarlos en caso

tengan dificultades.
1. Documentos para trmite de personal
1. DNI (Vigencia: Indicada en el documento)

El DNI debe adjuntarse a colores, con una calidad de resolucin minina de
300 dpi, esto quiere decir que sea ntida, de igual forma el porte del
documento para la primera parte debe ser de aproximadamente la mitad de
la hoja, y la segunda parte de la otra mitad de la hoja, esto quiere decir que
el documento debe figurar en una sola cara.
Esta informacin se subir al sistema por nica vez hasta la vigencia del
documento.
Es importante que el documento sea claro para que no haya dificultades al
momento que el sistema tenga que reconocer cierta informacin como:
nmero de DNI, fecha de caducidad, entre otros aspectos.
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2. Declaracin Jurada de Veracidad (Vigencia: 1 ao desde la fecha de

emisin del documento)
La declaracin jurada de certificacin de informacin enviada contiene las
siguientes caractersticas: En la parte superior colocar el logotipo de la
empresa a la que hacen referencia y en el cuerpo del documento debe
completarse a computadora (excepto la firma y huella digital). La fecha debe
estar en formato ao, mes, da por ejemplo 2015-08-14.
Es indiferente si lo escanean a blanco y negro, o a colores. Lo importante es

que el documento est claro, sin imgenes difusas o fantasmas, el
documento no deber ser escaneado en tamao pequeo, de ser posible las
hojas tamao carta deben estar en el escaneado en dicho tamao, los
documentos cuyos originales sean de menor tamao al menos el escaneado
debe ser del tamao de media hoja carta.
3. Carta de Desplazamiento (Vigencia: Por el periodo del pase personal

solicitado. Ejemplo, 2015-06-01 al 2015-06-30)
En el lado izquierdo colocar el logotipo de la empresa que representa.
En rea a desplazarse, colocar el rea que el personal adscrito visitar.
Nmero de contrato: cdigo o nmero de contrato que el personal cumplir
el servicio (TAXXXX, TAZXXXXX, IAXXXX, IAZXXXXX).
Objeto del contrato: breve descripcin del servicio a realizar.
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En el recuadro colocar el N de DNI, Apellidos y Nombres, fecha inicio

desplazamiento (AAAA-MM-DD), fecha fin desplazamiento (AAAA-MM-DD),
y firma del trabajador.
Es indiferente si lo escanean a blanco y negro o a colores. Lo importante es

que el documento est claro, sin imgenes difusas o fantasmas, el
4. Exmenes Mdicos de acuerdo al dispositivo legal DS 055-2010-EM

(Vigencia: 1 ao desde la fecha de emisin del documento)
1. Examen mdico
El personal debe ser evaluado por un examen mdico de acuerco al
dispositivo legal 055-2010-EM, el cual debe ser registrado a
computadora y NO A MANO.
La codificacin para este TIPO de exmen es: 7CCS1, y dependiendo
al DIAGNOSTICO que se obtenga puede ser Apto: APTOCS1, Apto
con Resticcin: APTORCS2, No Apto: NAPTOCS3
Solo se permitir el ingreso del personal en cuya evaluacin figure
como APTOCS1 (Apto).
En caso la clnica no ingreso los cdigos en los campos consignados,
la empresa contratista deber registrar los cdigos de tipo y
diagnostico en cada uno de los documentos en la parte superior
derecho (espacio en blanco) a computadora.
La fecha del documento debe ser en formato AAAA-MM-DD si la
institucin mdica no llenase de esta manera, usted debe llenarla dentro
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del documento en una parte libre de dicho formato de la siguiente

manera: VIGENCIA 2015-02-26 al 2016-02-25 llenado a computadora
Es indiferente si lo escanean a blanco y negro, o a colores. Lo importante

es que el documento est muy claro, sin imgenes difusas o fantasmas, el
documento no deber ser escaneado en tamao pequeo, de ser posible
las hojas tamao carta deben estar en el escaneado en dicho tamao, los
documentos cuyos originales sean de menor tamao al menos el
escaneado debe ser del tamao de media hoja carta.
Formato como debera ser completado por la empresa mdica
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Formato que podra ser regularizado por la empresa

contratista para cumplir con las indicaciones
2. Examen para ascenso a altitudes mayor 2,500 m.s.n.m o declaracin

jurada
Caso 1: (Vigencia: 1 ao desde la fecha de emisin del documento)

En caso el personal no reside ni ha estado en zonas donde la altitud es
mayor a los 2,500 MSNM por un periodo no mayor a 21 das y se dirigir
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a la Unidad de Produccin Toquepala, debe realizarse una evaluacin

mdica para ascenso a grandes altitudes ART. 117 DEL DS 055-2010
EM. El cual debe ser registrado a computadora y NO A MANO.
La codificacin para este TIPO de examen es: 7ACS4, y dependiendo el

DIAGNOSTICO que se obtenga puede ser Apto: APTOCS1, Apto con
Restriccin: APTORCS2, No Apto: NAPTOCS3
Solo se permitir el ingreso del personal en cuya evaluacin figure como

APTOCS1.
Los cdigos de tipo y diagnostico deben ser ingresados/tipeados en
cada uno de los documentos en la parte superior derecho.
La fecha del documento debe ser en formato AAAA-MM-DD si la institucin
mdica no llenase de esta manera, usted debe llenarla dentro del
documento en una parte libre de dicho formato de la siguiente manera:
VIGENCIA INICIO: 2015/02/26 FIN: 2016/02/25 llenado a computadora
Caso 2: (Vigencia: 20 das desde la fecha de emisin del documento)

En caso el personal se dirija a la Unidad de Produccin Toquepala y
reside o ha estado en zonas donde la altitud es mayor a los 2,500
MSNM por un periodo no mayor a 21 das, tiene la opcin de presentar
una declaracin jurada la cual lo exonera a la evaluacin medica para
ascenso a grandes altitudes art. 117 DEL DS 055-2010 EM, el cual
debe ser registrado a computadora y NO A MANO.
La codificacin para este TIPO de examen es: 7DCS1, y siendo una
declaracin Jurada se entiende que el declarante se encuentra APTO,
por lo tanto debe colocar en el diagnstico el cdigo APTOCS1.

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Caso 1: Ejemplo
Caso 2: Ejemplo
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3. Examen de altura de 1.80 m (dependiendo al trabajo que realizarn)

(Vigencia: 1 ao desde la fecha de emisin del documento)
En caso el personal realice trabajos de altura debe adjuntar el Examen
de acuerdo al dispositivo legal: 055-2010-EM para trabajos en altura, el
cual debe ser llenado y evaluado por la institucin mdica que ustedes
han contratado a computadora y NO A MANO.
La codificacin para este TIPO de examen es: 7ACS4, y dependiendo al
DIAGNOSTICO que se obtenga puede ser Apto: APTOCS1, Apto con
Restriccin: APTORCS2, No Apto: NAPTOCS3
Solo se permitir el ingreso del personal en cuya evaluacin figure como
APTOCS1.
Los cdigos de tipo y diagnostico deben ser ingresados en cada uno de

los documentos en la parte superior derecho (espacio en blanco).
La fecha del documento debe ser en formato AAAA-MM-DD si la institucin

mdica no llenase de esta manera, usted debe llenarla dentro del
documento en una parte libre de dicho formato de la siguiente manera:
VIGENCIA INICIO: 2015-02-26 FIN: 2016-02-25 llenado a computadora.

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5. SCTR: Seguro complementario de Trabajo de Riesgo
1. Pensin (Vigencia: Indicada en el documento)

En el presente documento debe figurar que es el Seguro
complementario de Trabajo de Riesgo Pension o SCTR Pension; de
igual formas figurar la vigencia del seguro (inicio y fin) en caso la
vigencia se encuentre en formato da, mes, ao, debe ingresa/tipear en
la parte superior derecha ao (AAAA, ejemplo: 2015), mes (MM,
ejemplo: 08), y da (DD, ejemplo: 14).
En el listado del personal adscrito, debe figurar claramente los apellidos

y nombres del personal con su DNI en la misma fila.
Toda la informacin debe ser registrada a computadora y NO A MANO.
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2. Salud (Vigencia: Indicada en el documento)

En el presente documento debe figurar que es el Seguro
complementario de Trabajo de Riesgo Salud o SCTR Salud; de igual
formas figurar la vigencia del seguro (inicio y fin) en caso la vigencia se
encuentre en formato da, mes, ao, debe ingresar/digitar en la parte
superior derecha ao (AAAA, ejemplo: 2015), mes (MM, ejemplo: 08), y
da (DD, ejemplo: 14).
En el listado del personal adscrito, debe figurar claramente los apellidos

y nombres del personal con su DNI en la misma fila.
El SCTR se debe tramitar con una empresa particular o privada, ya no

por medio de EsSalud (entidad del estado) por motivos de validacin de
informacin y mejor control. Para estandarizar informacin.

documento no deber ser escaneado en tamao pequeo, de ser
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posible las hojas tamao carta deben estar en el escaneado en dicho

tamao, los documentos cuyos originales sean de menor tamao al
menos el escaneado debe ser del tamao de media hoja carta.
6. Antecedentes
1. Penales
El personal que ingrese a las reas de Southern Per no debe tener
antecedes penales, en caso cumpla con mencionada disposicin, el
personal puede optar por dos mtodos para demostrar esta indicacin:
Caso 1: (Vigencia: 1 ao de vigencia desde la emisin del
documento)
El personal debe tramitar un Certificado Judicial de Antecedentes
Penales donde figure claramente su nombre, DNI, la fecha de emisin al
encontrarse en formato da, mes y ao, debe redactar a computadora en
un lugar visible en formato ao (AAAA, ejemplo: 2015), mes (MM,
ejemplo: 08), y da (DD, ejemplo: 14).
Mencionado documento debe tener todas las firmas y sellos
correspondientes que de la legalidad del documento presentado.
Caso 2: (Vigencia: 20 das desde la fecha de emisin del

documento)
Debe redactar a computadora y NO A MANO una declaracin jurada de
no tener antecedes penales.
La codificacin para este TIPO de examen es: 7PCS3, y siendo una
declaracin Jurada se entiende que el declarante se encuentra sin
registro penal a la fecha.
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Es preferible que escanean el documento a blanco y negro, para que de

esa manera se neutralice el fondo y resalten las letras negras. Lo
importante es que el documento est muy claro, sin imgenes difusas o
fantasmas, el documento no deber ser escaneado en tamao pequeo,
de ser posible las hojas tamao carta deben estar en el escaneado en
dicho tamao, los documentos cuyos originales sean de menor tamao al
Caso 1: Ejemplo
2013/08/27
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Caso 2: Ejemplo
2. Policiales (Vigencia: 1 ao de vigencia desde la emisin del

documento)
En el presente documento debe figurar claramente el DNI de personal
evaluado, nombres y apellidos completos y la fecha en la que se tramit
el documento. Debe ingresar/digitar en la parte superior derecha ao
(AAAA, ejemplo: 2015), mes (MM, ejemplo: 08), y da (DD, ejemplo: 14).
Es preferible que escanean el documento a blanco y negro, para que de

esa manera se neutralice el fondo y resalten las letras negras. Lo
importante es que el documento est muy claro, sin imgenes difusas o
fantasmas, el documento no deber ser escaneado en tamao pequeo,
de ser posible las hojas tamao carta deben estar en el escaneado en
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dicho tamao, los documentos cuyos originales sean de menor tamao

al menos el escaneado debe ser del tamao de media hoja carta.
7. Inducciones
1. De SPCC
El presente formato es una ficha que se debe preparar por el grupo de
trabajadores que reciban la induccin.
De acuerdo al dispositivo legal 055-2010-EM los trabajadores de cada

contrato deben recibir un curso introductorio por 2 das por parte de los
operadores de Southern Per.
Los temas que se exponen deben estar relacionados con los trabajos
que cumplirn. Deben hacer click en el recuadro de check en caso el
personal tiene conocimiento de los temas tratados, en caso desconozca
la informacin dejarlo en blanco.
Se pueden ampliar las celdas horizontales del listado de temas

expuestos para la induccin y Orientacin; de igual forma se pueden
ampliar las celdas horizontales de la lista del personal.
El registro de informacin debe ser A COMPUTADORA.
Este formato debe presentar a su instructor para la firma

correspondiente, caso no poder obtener, usted debe firmar y se tomar
como declaracin jurada.
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2. Anexo 14-A: La empresa Contratista (Vigencia: 2 aos de vigencia

desde la emisin del documento)
El presente formato es una ficha que se debe preparar POR
TRABAJADOR.
De acuerdo al dispositivo legal 055-2010-EM (Anexo 14-A) los
trabajadores de cada contrato deben recibir un curso introductorio por 4
das por parte de la empresa a la que representan.
Los temas que se exponen deben estar relacionados con los trabajos
que cumplirn. Deben hacer click en el recuadro de check en caso el
personal tiene conocimiento de los temas tratados, en caso desconozca
la informacin dejarlo en blanco.
Se pueden ampliar las celdas horizontales del listado de temas
expuestos para la induccin y Orientacin.
las hojas tamao carta deben estar en el escaneado en dicho
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tamao, los documentos cuyos originales sean de menor tamao al

8. Procedimientos de Trabajo (Vigencia: 2 aos de vigencia desde la

trabajadores que reciban los Procedimientos de Trabajo de la empresa
contratista. Los temas deben ser titulados en cada fila, dando constancia de
conocimiento del contenido. Deben hacer click en el recuadro de check en
caso el personal tiene conocimiento de los temas tratados, en caso
desconozca la informacin dejarlo en blanco.
Se pueden ampliar las celdas horizontales del listado de temas; de igual

forma se pueden ampliar las celdas horizontales de la lista del personal.

que el documento est muy claro, sin imgenes difusas o fantasmas, el
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9. RISSO: Reglamento interno de Seguridad y Salud Ocupacional
1. SPCC (Vigencia: 2 aos de vigencia desde la emisin del

documento)
trabajadores que reciban Reglamento Interno de Seguridad y Salud
Ocupacional (RISSO) por SPCC. Los temas deben ser titulados en cada
fila, dando constancia de conocimiento del contenido. Deben hacer click
en el recuadro de check en caso el personal tiene conocimiento de los
temas tratados, en caso desconozca la informacin dejarlo en blanco.


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2. Contratista (Vigencia: 2 aos de vigencia desde la emisin del

documento)
trabajadores que reciban Reglamento Interno de Seguridad y Salud
Ocupacional (RISSO) de la empresa contratista. Los temas deben ser
titulados en cada fila, dando constancia de conocimiento del contenido.
Deben hacer click en el recuadro de check en caso el personal tiene
conocimiento de los temas tratados, en caso desconozca la informacin
dejarlo en blanco.


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10 Reglamento Interno de Trabajo (Vigencia: 2 aos de vigencia desde la

trabajadores que reciban Reglamento Interno de Trabajo (RIT) de la
empresa contratista. Los temas deben ser titulados en cada fila, dando
constancia de conocimiento del contenido. Deben hacer click en el recuadro
de check en caso el personal tiene conocimiento de los temas tratados, en
caso desconozca la informacin dejarlo en blanco.


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2. Documentos para trmite vehicular

Cabe resaltar que tienen que tener presente que los vehculos no deben tener
una antigedad mayor a 5 aos para flota liviana y no mayor a 8 aos la flota
mediana. Para el caso de los buses es no mayor a 10 aos y de las gras y
montacargas (entre otro equipo pesado) es no mayor a 15 aos.
2.1 Brevete (Vigencia: Indicado en el documento)

El Brevete debe adjuntarse a colores, con una calidad de resolucin minina
de 320 dpi, esto quiere decir que sea ntida, de igual forma el porte del
documento.

nmero de brevete, fecha de caducidad, entre otros aspectos
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2. Cdigo 1P (Vigencia: 2 aos de vigencia desde la emisin del

documento)
trabajadores que cuentan con el cdigo 1P.
Deben la informacin al detalle del lugar y fechas y para que empresa

recibi el curso de manejo defensivo para poder obtener el cdigo 1P.
Se pueden ampliar las celdas horizontales de la lista del personal. El
registro de informacin debe ser A COMPUTADORA.

2.3 SOAT(Vigencia: Vigencia indicada en el documento)

La informacin debe ser registrada a computador y NO A MANO, de esta
manera el sistema podr validar la informacin.
La informacin que debe estar ms visible es la placa del vehculo y la

vigencia del documento, esta fecha no es necesario que la coloquen en otro
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formato, debe mantenerse en da (DD, por ejemplo: 14), mes (MM, por
ejemplo: 08) y ao (AAAA, por ejemplo: 2015)

2.4 Tarjeta de Propiedad (Vigencia: No caduca)

El Brevete debe adjuntarse a colores, con una calidad de resolucin minina
de 300 dpi, esto quiere decir que sea ntida, de igual forma el porte del
documento.
nmero de brevete, fecha de caducidad, entre otros aspectos.
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2.5 Pliza de Seguro(Vigencia: Indicando en el documento)

Es importante que en el documento figure la placa y la vigencia de la
informacin, esta fecha no es necesario que la coloquen en otro formato,
debe mantenerse en da (DD, por ejemplo: 14), mes (MM, por ejemplo: 08)
y ao (AAAA, por ejemplo: 2015).

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6. Certificado de inspeccin tcnica vehicular (Vigencia: 1 ao de vigencia

desde la emisin del documento)
Es importante que se visualice claramente la placa, la fecha de inspeccin y
la fecha de la prxima inspeccin, finalmente el resultado de la inspeccin.
De esa manera el sistema pueda verificar si es que la unidad vehicular se
encuentra en buenas condiciones para circular, demostrando su respeto por
el medio ambiente y por las personas que conducirn el equipo.
Es preferible que escanean el documento a blanco y negro, para que de esa

manera se neutralice el fondo y resalten las letras negras. Lo importante es
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7. Certificado de Operatividad
Es importante que se visualice claramente la placa, la fecha de vencimiento
y finalmente el ao de fabricacin del vehculo. De esa manera el sistema
pueda verificar si es que la unidad vehicular cuenta con los permisos
necesarios para circular sin ninguna observacin.
Es preferible que escanean el documento a blanco y negro, para que de esa

manera se neutralice el fondo y resalten las letras negras. Lo importante es
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3. Conociendo el sistema
Al momento de ingresa al sistema le aparecer una pantalla como la
que se encuentra en la parte inferior.
Inicialmente debe registrarse para que pueda tener un usuario del cual
podr hacer sus solicitudes, ingresar informacin, actualizar informacin,
modificar datos.
Pasos:
1. Registro de cuenta
Hacer click en la barra que dice Crear una cuenta aqu (resaltado con
un crculo rojo)
A continuacin le aparecer la siguiente pantalla
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En el primer espacio debe colocar su nombre o de su empresa, esto quiere
decir el nombre con que quiere que el sistema lo reconozca cada vez que
ingrese. Es recomendable que coloque un nombre como
administrador, oficina, supervisor, entre otros calificativos para que
sea fcil de detectarlo e identificarlo al momento de revisar su informacin.
En el segundo espacio, apellidos, puede colocar el apellido de la
persona encargada o Toquepala, Ilo o como usted considere conveniente.
Debe seleccionar el nombre de su empresa, en caso su empresa no figure,

debe solicitar al administrador de la cuentas va correo
electrnico (Para: HReinozo@SouthernPeru.com.pe;
JRufran@southernperu.com.pe ; MMercado@SouthernPeru.com.pe;
DLFernandez@southernperu.com.pe) que
los incluyan en el registro.
En seguida debe ingresar el e-mail de su empresa y una contrasea que

slo usted conocer.
En seal de conformidad, luego de haber ledo los Trminos de Servicio y

Poltica de Privacidad, hacer click en el cuadrado blanco pequeo, como se
remarca en el ejemplo de la parte inferior.
Finalmente hacer click en registrar.

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2. Ingresar al sistema
Al momento de estar registrado, le aparece nuevamente la pgina
principal a la cual visualiz al inicio del sistema. Como ya cuenta con un
registro y contrasea, debe proceder a completar los datos que le solicitan
en la siguiente pantalla
Debe consignar su usuario y contrasea seleccionada al momento

del registro.
Posterior a ello debe hacer click en login.
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En caso usted no recuerde la contrasea que coloc al
momento de registrarse, puede hacer clic en Recuperar y le aparecer lo
siguiente:
Seguido a ello le aparecer la pantalla

Colocar el correo electrnico consignado en el momento del registro y hacer
click en Enviar correo.
Revise su correo electrnico para visualizar el mensaje enviado por el

sistema con la informacin solicitada, la cual solo usted conoce. Cabe
resaltar que ningn administrador de Contratos la puede observar, puesto
que es informacin privada.
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3. Llenado de informacin de personal
La primera pantalla que podr visualizar al momento de ingresar al
sistema
es la siguiente:
Pasos:
1. En esta pantalla podr ingresar la informacin de su personal colocando
el nombre, apellido, en caso sea extranjero debe hacer click en el
cuadrado blanco donde dice persona internacional.
2. En esta seccin debe ingresar el nmero de su documento (DNI o

documento de extranjera), el nmero de ubigeo lo puede ubicarlo en el
DNI; haciendo click en el cuadro de calendario elige la fecha de
su cumpleaos. En el lado derecho debe colocar la informacin que figura
en el DNI ciudad, provincia y distrito.
3. En direccin de ingresar el domicilio del trabajador y su correo

electrnico
en caso se requiera una comunicacin.
4. En telfono/celular puede ingresar un nmero colocar enter (en el

teclado) y automticamente le aparecer otro espacio para poder
ingresar otro nmero. En el lado derecho coloca el gnero del personal.
5. En dependientes debe hacer click en el recuadro y seleccionar
que personas dependen de la persona que se est registrando
(informacin similar al reporte de fuerza laboral-DAC), en caso tenga
hijos en el recuadro siguiente debe indicar en nmero la cantidad.
En el lado derecho debe colocar el nmero del documento, al siguiente
recuadro la clase y en el ltimo recuadro la categora. Finalmente debe
hacer click en guardar informacin, este registro por persona es por
nica vez.
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Posteriormente debe ingresar a la pestaa Inf. Contrato y le aparecer lo
siguiente.
Cabe resaltar que sigue ingresando informacin del trabajador.
6. En esta pantalla debe ingresar la ocupacin que realizar el trabajador,

en planilla debe seleccionar si el personal adscrito es
funcionario, empleado u obrero, luego seleccionar el rea de trabajo
(Toquepala o Ilo), en seguida la seccin se refiere al contrato para el
cual laborar el personal, y finalmente seleccionar la zona especfica donde
realizar las funciones.
A continuacin debe pasar a la siguiente pestaa que dice Documentos.
Pgina 33 de 37
En la presente pantalla debe seleccionar el tipo de documento que va
a ingresar, al lado derecho debe buscar el documento en sus archivos
haciendo click en Choose File.
En la parte de abajo escriben la empresa de la cual procede el trmite por
ejemplo, si es un examen mdico coloca el nombre de la clnica.
A esa misma altura selecciona la vigencia segn el documento (inicio y fin).
Posteriormente selecciona Guardar y Cargar, espera unos minutos mientras

la informacin se va almacenando en el sistema. En la parte inferior
aparecern los archivos que han sido almacenados, en caso en la seccin
Sistema / Admin figure incongruente, quiere decir que la informacin
enviada tiene algn error, pero puede continuar subiendo la
documentacin y solicitar el pase.
Habiendo completado toda la informacin y siendo aprobada del personal

que ingresar a las diferentes reas (Toquepala o Ilo), podr proceder a
solicitar los pases.
4. Trmite de pases
Para poder iniciar el trmite de pases debe hacer click en Mis
Pases y seleccionar Crear pase vehicular o Crear pase
personal segn corresponda.
Pgina 34 de 37
En la pantalla anteriormente mostrada puede hacer seguimiento a sus pases
para ver el listado lo de lo solicitado y si es que han sido
rechazados o aceptados.
En la pantalla siguiente podr iniciar la solicitud de pase

llenando la informacin que solicita en cada uno de los campos.
En el recuadro donde dice Destino debe seleccionar si es que

requiere alojamiento y/o alimentacin
Posterior a ello debe agregar al personal o a los vehculos de los cuales

usted est requiriendo el pase haciendo click en Agregar personal al
pase o Agregar vehculo al pase.
Le aparecer la siguiente pantalla en la cual debe ir seleccionando
que personas de su equipo de trabajo ingresarn para un asunto en
especfico.
Debe hacer click en el recuadro que aparece en el lado izquierdo,

cabe resaltar que usted puede administrar el personal colocndolo como
activo o inactivo, para motivos de reporte.
Pgina 35 de 37
Al momento de que el pase es solicitado le aparecer la siguiente pantalla,
en la cual indica que documentos son necesarios por persona para ser
ingresada al pase. Cabe mencionar que en el sistema se tiene una matriz
donde se indican los tipos de documentos que se solicitan por tipo de pase
seleccionado.
Para agregar personal al pase haga clic en el botn Agrgame por
personal que requiera ser ingresado.
Una vez se haya ingresado al personal requerido, de clic en el botn Enviar

solicitud de Pase. Le llegara un email a la bandeja del usuario confirmando
que el pase se envo satisfactoriamente.
Pgina 36 de 37
Puede verificar el estado de sus pases ingresando al men MI PASES > Ver
listado de pases
pd: Los pases se tramitan con 48 horas de anticipacin
Estados:
Aprobado: El pase ha sido aprobado y podra acercarse al rea de Asuntos
internos durante las siguientes 24 horas para recoger su pase de ingreso.
Desaprobado: El pase ha sido desaprobado por algn Administrador de

Contratos (Ver Area de Contratos), por lo que debera comunicarse con el
mismo para recabar mayor informacin
Sin personal: El pase ha sido creado pero no ha ingresado ninguna persona

al mismo.
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MANUAL PARA TRMITE DE PASES

El presente manual pretende dar una explicacin grfica de cmo deben

La siguiente presentacin consta de tres partes en las cuales podr ubicar

Contratos y Servicios Toquepala e Ilo, estaremos atentos a ayudarlos en caso

1. Documentos para trmite de personal

1. DNI (Vigencia: Indicada en el documento)

2. Declaracin Jurada de Veracidad (Vigencia: 1 ao desde la fecha de

Es indiferente si lo escanean a blanco y negro, o a colores. Lo importante es

3. Carta de Desplazamiento (Vigencia: Por el periodo del pase personal

En el recuadro colocar el N de DNI, Apellidos y Nombres, fecha inicio

Es indiferente si lo escanean a blanco y negro o a colores. Lo importante es

4. Exmenes Mdicos de acuerdo al dispositivo legal DS 055-2010-EM

del documento en una parte libre de dicho formato de la siguiente

Es indiferente si lo escanean a blanco y negro, o a colores. Lo importante

Formato como debera ser completado por la empresa mdica

Formato que podra ser regularizado por la empresa

2. Examen para ascenso a altitudes mayor 2,500 m.s.n.m o declaracin

Caso 1: (Vigencia: 1 ao desde la fecha de emisin del documento)

a la Unidad de Produccin Toquepala, debe realizarse una evaluacin

La codificacin para este TIPO de examen es: 7ACS4, y dependiendo el

Solo se permitir el ingreso del personal en cuya evaluacin figure como

Caso 2: (Vigencia: 20 das desde la fecha de emisin del documento)

Es indiferente si lo escanean a blanco y negro, o a colores. Lo importante

3. Examen de altura de 1.80 m (dependiendo al trabajo que realizarn)

Los cdigos de tipo y diagnostico deben ser ingresados en cada uno de

La fecha del documento debe ser en formato AAAA-MM-DD si la institucin

Es indiferente si lo escanean a blanco y negro, o a colores. Lo importante

5. SCTR: Seguro complementario de Trabajo de Riesgo

1. Pensin (Vigencia: Indicada en el documento)

En el listado del personal adscrito, debe figurar claramente los apellidos

Es indiferente si lo escanean a blanco y negro, o a colores. Lo importante

2. Salud (Vigencia: Indicada en el documento)

En el listado del personal adscrito, debe figurar claramente los apellidos

El SCTR se debe tramitar con una empresa particular o privada, ya no

Es indiferente si lo escanean a blanco y negro, o a colores. Lo importante

posible las hojas tamao carta deben estar en el escaneado en dicho

Caso 2: (Vigencia: 20 das desde la fecha de emisin del

Es preferible que escanean el documento a blanco y negro, para que de

2. Policiales (Vigencia: 1 ao de vigencia desde la emisin del

Toda la informacin debe ser registrada a computadora y NO A MANO.

Es preferible que escanean el documento a blanco y negro, para que de

dicho tamao, los documentos cuyos originales sean de menor tamao

De acuerdo al dispositivo legal 055-2010-EM los trabajadores de cada

Se pueden ampliar las celdas horizontales del listado de temas

Este formato debe presentar a su instructor para la firma

Es indiferente si lo escanean a blanco y negro, o a colores. Lo importante

2. Anexo 14-A: La empresa Contratista (Vigencia: 2 aos de vigencia

tamao, los documentos cuyos originales sean de menor tamao al

8. Procedimientos de Trabajo (Vigencia: 2 aos de vigencia desde la

Se pueden ampliar las celdas horizontales del listado de temas; de igual

El registro de informacin debe ser A COMPUTADORA.

Es indiferente si lo escanean a blanco y negro, o a colores. Lo importante es

9. RISSO: Reglamento interno de Seguridad y Salud Ocupacional

1. SPCC (Vigencia: 2 aos de vigencia desde la emisin del

Se pueden ampliar las celdas horizontales del listado de temas; de igual

Es indiferente si lo escanean a blanco y negro, o a colores. Lo importante

2. Contratista (Vigencia: 2 aos de vigencia desde la emisin del

Se pueden ampliar las celdas horizontales del listado de temas; de igual

Es indiferente si lo escanean a blanco y negro, o a colores. Lo importante

10 Reglamento Interno de Trabajo (Vigencia: 2 aos de vigencia desde la

Se pueden ampliar las celdas horizontales del listado de temas; de igual

El registro de informacin debe ser A COMPUTADORA.

Es indiferente si lo escanean a blanco y negro, o a colores. Lo importante