BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Kemampuan untuk mengelola pengetahuan menjadi semakin lebih penting
pada sekarang Ini. Penciptaan dan penyebaran pengetahuan menjadi faktor yang
penting dalam sebuah daya saing perusahaan. Semakin pengetahuan dianggap
sebagai komoditas yang berharga, maka nilai-nilai itu akan tertanam kedalam
produk dari perusahaan tersebut. Meskipun pengetahuan semakin banyak dilihat
sebagai komoditas atau asset intelektual, namun pengetahuan memiliki beberapa
karakteristik yang secara radikal berbeda dari komoditas berharga lainnya.
Karakteristik itu meliputi bahwa pengetahuan bukanlah sesuatu untuk dikonsumsi
melainkan untuk digunakan, membagi pengetahuan tidak mengakibatkan
pengetahuan itu menjadi hilang atau berkurang, dan pengetahuan semakin
berlimpah namun kemampuan untuk menggunakannya sedikit.
Knowledge Management adalah pendekatan kolaboratif dan terpadu
untuk penciptaan, menangkap, organisasi, akses dan penggunaan aset intelektual
suatu perusahaan (Grey, 1996). manajemen pengetahuan adalah kegiatan bisnis
dengan dua aspek utama: memperlakukan komponen pengetahuan kegiatan usaha
sebagai perhatian bisnis secara eksplisit tercermin dalam strategi, kebijakan, dan
praktik di semua tingkatan dari organisasi dan membuat hubungan langsung
antara intelektual organisasi aset baik eksplisit (direkam) dan tacit (personal
know-how) dan hasil bisnis yang positif. (Barclay dan Murray, 1997). Dari
perspektif teknologi, Manajemen Pengetahuan adalah konsep di mana informasi
berubah menjadi pengetahuan ditindaklanjuti dan tersedia dengan mudah dalam
bentuk yang dapat digunakan untuk orang-orang yang bisa menerapkannya.
(Information Week, 1 September 2003). Knowledge management sering ditandai
dengan "rat pack" pendekatan untuk konten: "menyimpannya, mungkin berguna
di masa depan." Banyak dokumen cenderung digudangkan. Solusi knowledge
management telah terbukti paling sukses dalam penangkapan, penyimpanan, dan
penyebaran informasi pengetahuan.
 Knowledge Management System mengacu pada jenis sistem teknologi
informasi yang menyimpan dan mengambil pengetahuan, meningkatkan
kolaborasi, menempatkan sumber pengetahuan, tambang repositori untuk
pengetahuan tersembunyi, menangkap dan menggunakan pengetahuan, atau dalam
beberapa cara lain meningkatkan proses knowledge management. Sebuah sistem
manajemen pengetahuan yang baik harus mencakup informasi tidak hanya pada
orang-orang yang menghasilkan pengetahuan tetapi juga pada mereka yang akan
memanfaatkannya. Ada banyak nilai dalam berbicara kepada orang
berpengalaman dalam menggunakan pengetahuan karena ada dalam berbicara
dengan aslinya penulis (ahli materi pelajaran). Salah satu cara untuk memfasilitasi
berbagi pengetahuan adalah dengan membuat pengetahuan tersebut visible.
berbagi pengetahuan dapat dibuat lebih terlihat dengan membuat adanya interaksi.
Banyak dimensi yang terlibat dalam menggambarkan alat manajemen
pengetahuan. Ruggles (1997) memberikan klasifikasi teknologi knowledge
management sebagai alat yang Meningkatkan dan mengaktifkan generasi
pengetahuan, kodifikasi dan transfer, menghasilkan pengetahuan misalnya dengan
menggunakan data mining yang menemukan pola-pola baru dalam data, kode
pengetahuan untuk membuat pengetahuan tersedia untuk orang lain, dan transfer
pengetahuan untuk mengurangi masalah ruang dan waktu ketika berkomunikasi
dalam sebuah organisasi.
PT. BT Communications Indonesia adalah perusahaan penyedia jasa
layanan teknologi informasi skala multinasional yang sudah berhasil
mengimplementasikan dan memberikan solusi bagi pelanggan baik
telekomunikasi maupun enterprise. Banyaknya project yang dijalankan
memunculkan kendala lain salah satunya adalah pendokumentasian setiap project
dengan sistematis dan terstruktur. Proses dokumentasi yang tidak terstruktur akan
menimbulkan kesulitan apabila pelaksana project mengundurkan diri dari
perusahan di kemudian hari. Berdasarkan data perusahaan, ada 15% karyawan
yang mengundurkan diri di tahun 2016. Untuk itu PT. BT Communications
Indonesia perlu memperhatikan masalah ini dengan membuat suatu knowledge
management system yang dapat dijadikan pengetahuan perusahaan. Dengan
demikian bila terdapat karyawan yang mengundurkan diri maka setiap
pengetahuan yang penting dapat tersimpan dengan baik, mempermudah proses
handover pekerjaan dan mengurangi kemungkinan hilangnya pengetahuan.

1.2. Rumusan Masalah

Dokumentasi project baik implementasi maupun maintenance dan
dokumen lainnya saat ini dipegang masing-masing oleh setiap member dan
manajer. Tidak semua member memiliki dokumen yang dimiliki oleh member
lain. Didalam suatu project terdapat dokumen seperti low level document,
imeplementation document dan change request document. Bila membutuhkan
dokumen tersebut maka kita tidak bisa mengaksesnya langsung karena tidak ada
suatu server file sharing yang digunakan khusus untuk dokumentasi project.
Knowledge dari setiap project masih tersebar di setiap individu dan tidak merata
di dalam tim. Sebuah masalah yang sebelumnya sudah pernah muncul seharusnya
dapat segera diselesaikan bila ada knowledge management system yang membantu
proses troubleshooting, namun bila tidak ada knowledge management maka yang
bersangkutan harus mencari solusi sendiri sehingga membutuhkan waktu lebih
lama. Kendala lain adalah apabila ada karyawan yang mengundurkan diri maka
knowledge dari karyawan itu pun ikut menghilang karena tidak semua
pengetahuan dapat dibagikan dalam periode handover pekerjaan. Kondisi ini
mempersulit member yang baru bergabung karena tidak banyak knowledge yang
bisa ditemukan untuk mempercepat proses handover pekerjaan. Untuk itulah
dibutuhkan suatu sistem penyimpanan knowledge yang berisi masalah yang
pernah terjadi dan dokumen project dan pembelajaran terkait project yang dapat
diakses dengan mudah dan cepat. Sistem ini akan menyediakan knowledge
sharing yang lebih rapih, terstruktur dan sistematis mengenai masalah yang
pernah terjadi dan solusi yang diberikan. Sistem ini juga menyediakan kemudahan
akses bagi setiap member sehingga kebutuhan knowledge dapat terpenuhi
sewaktu-waktu.
Dari permasalahan yang dikemukakan diatas maka perumusan masalah
bisa dirumuskan sebagai berikut :
1. Bagaimana supaya knowledge yang dimiliki oleh perusahaan bisa tetap
terjaga meskipun ada pengunduran diri dari karyawan?
 2. Bagaimana cara agar informasi knowledge dapat diakses dengan mudah
oleh karyawan?
3. Bagaimana cara untuk mengembangkan strategi daya serap pengetahuan
untuk meningkatkan produktifitas karyawan dalam menangani project
maupun kasus?

1.3. Tujuan Penelitian

Tujuan yang ingin dicapai melalui penelitian perancangan knowledge
management system di PT.BT Communications Indonesia adalah :
1. Merancang knowledge management system yang mampu menyimpan
knowledge dengan rapih dan terstruktur
2. Merancang knowledge management system yang mudah diakses oleh
karyawan
3. Merancang knowledge management system yang sesuai dengan
kebutuhan PT. BT Communications Indonesia

1.4. Manfaat
Manfaat yang diharapkan dari penelitian perancangan knowledge
management system di PT.BT Communications Indonesia adalah :
1. Dengan adanya knowledge management system diharapkan
permasalahan yang sudah pernah diselesaikan sebelumnya dapat cepat
terselesaikan dengan bantuan pengetahuan dan informasi yang tercatat
2. Menyediakan kemudahan bagi karyawan untuk saling berbagi
pengetahuan melalui knowledge management system
3. Mengelola pengetahuan secara terstruktur sehingga mengurangi dampak
karwayan yang mengundurkan diri

1.5. Ruang Lingkup

Pada studi kasus ini, peneliti membatasi ruang lingkup hanya pada divisi
implementasi dan maintenance support PT. BT Communications
Indonesia. Adapun lingkup dari penelitian ini mencakup :
1. Menganalisa budaya PT. BT Communications Indonesia dalam
mengelola knowledge management
2. Mengevalusi kondisi knowledge management yang berlangsung saat ini
di PT. BT Communications Indonesia
3. Merancang knowledge management system yang sesuai dengan
kebutuhan PT. BT Communicarions Indonesia