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Get Things Done

Mxima productividad personal sin stress

Compartiendo con mis amigos un conjunto de ideas


de la versin en castellano (Organzate con eficiencia)
del libro Get Things Done de Allan David
La siguiente presentacin ha sido creada como
ejemplo docente de lo que se consider necesario
para trasmitir la idea del mtodo.
Esta es una presentacin sin nimo de lucro y con el
objetivo de difundir un mtodo de organizacin
personal que puede tener un impacto significativo, o
un cambio radical en la vida del que lo lee.

L.C.
Get Things Done (GTD)
Proceso clave que ensea dominar el arte de
gestionar el conocimiento de forma relajada y
controlada.
Mtodo de cinco pasos para administrar el flujo de
trabajo.
Basamento:
Independientemente del entorno en el que nos
encontremos, al abordar nuestras tareas pasamos
por cinco fases distintas.
Las cinco fases de GTD
1) Recopilamos cosas que nos llaman la
atencin;
2) procesamos lo que significan y lo que tenemos
que hacer con ellas; y
3) organizamos los resultados, que
4) evaluamos como opciones de entre las que
elegimos
5)lo que hay que hacer.

En esto consiste la gestin del aspecto horizontal de nuestras vidas:


en abarcar todo lo que capte nuestra atencin en cualquier momento.
Recopilacin
Materialesa a usar:Una bandeja (del material que
sea);Hojas en blanco; libretas para tomar notas,
Aparatos electrnicos para tomar notas, Aparatos
electrnicos para grabar la voz, Correo electrnico,etc
Requisitos fase de recopilacin:
1). Cada frente abierto debe estar en el sistema de
recopi-lacin y fuera de su cabeza.
2). Tenga slo el mnimo de cestos de recopilacin.
3). Vaciar el cesto peridicamente.
Squeselo todo de la cabeza:
Las herramientas de recopilacin deberan acabar formando parte de
su estilo de vida. Tngalas a mano para que pueda recoger una
ocurrencia potencialmente valiosa dondequiera que est;
Recopilacin inicial
Inicialmente puede durar varias horas:
vace sus cajones,
revise sus planes,
Papeles, emails pendientes que requieran accin
lo que siempre ha querido hacer y no ha hecho.
En la recopilacin incicial debe ir todo.

TODO: desde los viajes que ha deseado hasta acomodar


su habitacin.
Qu son las cosas?
Muchos de los elementos que tienden a escapar de nuestro sistema de
organizacin personal son elementos amorfos que recibimos del gobierno
o de nuestra empresa.

Requiere accin?

Existen dos posibles respuestas para esta pregunta: s y no.

Si la respuesta es no, caben tres posibilidades:


1. Es desechable, innecesario.
2. No es necesario actuar ahora, pero habra que hacer algo ms tarde
(incubar, Algn da / tal vez).
3. El elemento es informacin til en potencia que puede ser necesaria
para algo ms adelante (consulta, archivar por si hace falta).
Incubacin: Algn da/Tal vez

Ejemplos de David Allenen el libro de GTD


Requiere accin?
Cul es la accin siguiente?

Esa es la pregunta ms importante en cualquier cosa


que se ha recopilado; si la responde apropiadamente
tendr la clave fundamental para organizarse.

La siguiente accin es la siguiente actividad fsica que


hay que emprender para hacer avanzar la realidad
presente hacia su complecin.
Una vez sepa la siguiente accin...
Una vez que haya decidido cul va a ser la siguiente accin, tiene
tres opciones:

1) Hacerlo. Si una accin le va a llevar menos de dos minutos, debera


hacerla en el momento en que se defina.
2) Delegarlo. Si la accin le va a llevar ms de dos minutos,
pregntese si es usted la persona adecuada para llevarla a cabo. Si
la respuesta es no, delguela a la entidad apropiada.
3) Posponerlo. Si la accin le va a llevar ms de dos minutos y usted
es la persona adecuada para llevarla acabo, tendr que posponerla
hasta ms tarde y anotarla en una o ms listas de acciones
siguientes
Cmo elegir la accin a hacer
Ejemplo: El jueves a las 3.00 de la tarde, cmo elegir
lo que debo hacer?

El modelo de cuatro criterios para escoger acciones en


el momento, aplicables en el siguiente orden:
1. Situacin: dnde se ecuentra
2. Tiempo disponible: de qu tiempo dispone 10 min 1 h?
3. Energas disponibles: cansado o lleno de energa?
4. Prioridad de la Situacin
Planificacin de proyectos
Los elementos clave del control relajado son:
1) Los resultados (proyectos) claramente definidos y las acciones siguientes
necesarias para realizarlos
2) Los recordatorios colocados en un sistema en el que se confe y se revise
regularmente.
La mayora de las situaciones se resolveran con este enfoque horizontal

Sin embargo...

Algunos proyectos son ms complejos, necesitan un enfoque vertical: precisin para


controlar un proyecto, identificar una solucin o asegurarse de que se han determinado
todos los pasos adecuados para luego integrarlos

Utilice el enfoque de la planificacin natural y su mejor planificador: Su propio cerebro.


Modelo de planificacin natural
1) Definir propsitos y principios
2) Visualizar los resultados
3) Generar una lluvia de ideas
4) Organizar
5) Identificar las acciones siguientes

Puede utilizarlo para todos los proyectos de su vida!!!


Modelo de seis niveles para definir
su trabajo
Con el fin de conocer las prioridades, usted ha de saber en qu
consiste su trabajo, y para definir eso existen, al menos, seis
perspectivas diferentes. (enfoque vertical)

Utilizando una analoga aeroespacial, el asunto tiene mucho que ver


con la altitud:
15.000 metros o ms: vida
12.000 metros: perspectiva de tres a cinco aos
9.000 metros: objetivos anuales o bianuales
6.000 metros: reas de responsabilidad
3.000 metros: proyectos actuales
Pista de aterrizaje: acciones actuales
Trabajar de abajo arriba para crear una
sincronizacin productiva en su vida, podra
empezar perfectamente por aclarar las cosas de
arriba abajo.

Decida por qu est en este planeta; descubra


qu estilo de vida y qu trabajo le permite encajar
en sus planes
Si no hay una sensacin de control de los
niveles efectivamente realizables (el de los
proyectos y las acciones actuales),
ni una confianza interior en su propia
capacidad para gestionar esos niveles de forma
apropiada, tratar de administrar su vida de
arriba abajo suele provocar frustracin.
Pista de aterrizaje
Lo primero que debe hacer es asegurarse de que sus
listas de acciones estn completas, algo que
puede suponer un gran trabajo.

Las personas que se centran en reunir y hacer visibles


todos los elementos, descubren que se haban
olvidado de muchos, que los haban
ubicado mal o que simplemente no los haban
reconocido.
3.000 metros.
Termine su lista de Proyectos.

Recoge realmente todas las obligaciones que debe cumplir y


que requerirn ms de una accin?

Eso definir los lmites del mundo operativo semanal en el que se


mueve y le permitir pensar en
intervalos ms largos de una forma ms relajada.

Y as determine sus metas para los seis niveles...


Definir sus reas de atencin
Tal vez desee subdividirla en dos, una para el
mbito Profesional y otra para
el Personal, en cuyo caso deber utilizarlas por
igual y someterlas a una revisin constante.
HERRAMIENTAS DE APOYO
PARA LAS IDEAS DE PROYECTOS
Herramientas de pensamiento: las grandes herramientas
pueden producir pensamientos de calidad.
En cambio, si se utilizan herramientas fsicas para mantener el
pensamiento anclado:
Instrumentos de escritura: siempre a mano unos buenos
instrumentos de escritura para que nunca se resista a
pensar por no poder recoger las ideas.
Folios y libretas.
Caballetes y pizarras.
El ordenador
Las estructuras de apoyo
Crear tantas carpetas y pginas sueltas como sea
necesario, fcil de usar.
Archivo para las buenas ideas y no tan buenas.
Un proyecto comienza a tomar cuerpo cuando lo sustentan
datos, notas y materiales diversos relevantes.
Es una forma fsica, visible y psicolgica de abordar un
tema.
Herramientas informticas
Esquemas digitales jerrquicos.
Aplicaciones de la lluvia de ideas
Herramientas informticas

Esquemas digitales jerrquicos.


Aplicaciones para la lluvia de ideas.
Si se siente cmodo lo usa, sino lpiz y papel
Aplicaciones de planificacin de proyectos
Pueden ser complicados para la mayora
Vincular notas digitales
CMO APLICO TODO ESTO A MI
MUNDO?
Acciones siguientes debe estar actualizada,
tambin debe estarlo la de Proyectos.
Ocpese de los proyectos que atraen su
atencin y, cuanto antes mejor, genere ideas,
recoplelas y organcelas.
Cntrese en cada proyecto individualmente,
de arriba abajo,Qu cosas quiero saber,
registrar o recordar de todo esto?
Claves
La clave est en sentirse cmodo generando y
utilizando ideas;
y tambin en adquirir el hbito de centrar la
energa constructivamente en los resultados
planeados y los frentes abiertos, antes de verse
obligado a hacerlo por necesidad.
El poder del hbito de recopilar
Cuando las personas con las que interacte se percaten de
que recibe, procesa y organiza sin falta y de manera
impecable todos los intercambios y compromisos que tienen
con usted, comenzarn a confiar en usted como nunca
antes lo haban hecho.
Tal es el poder de implementar recordatorios para
cualquier cosa, asunto o accin que tenga incompleta o sin
procesar. Y no slo eso, sino que potencia su bienestar
mental y mejora la calidad de sus comunicaciones y
relaciones, tanto personales como profesionales.
LOS BENEFICIOS PERSONALES
Recopilacin: Inicialmente puede causar ansiedad
cuando se encuentra muchas cosas no hechas,
pero debe evitarEl origen de los sentimientos
negativos

Luego experimentar una sensacin de liberacin,


de alivio o de control durante el proceso de recopi-
Lacin.
Evitar sentimientos negativos
Sus sentimientos negativos son simplemente el
resultado de haber roto compromisos consigo
mismo.
Tres formas de librarse:
No contraiga el compromiso
Decir No, o rebajar sus estndares.
Cumpla el compromiso

Renegocie el compromiso
Una de las mayores ventajas de este mtodo es
que cuando realmente asuma la
responsabilidad de capturar y seguirle la pista a
lo que invade su mente, se lo pensar dos
veces a la hora de contraer consigo mismo
obligaciones que no pretende o no tiene por
qu cumplir.
Un distanciamiento radical de la
gestin tradicional del tiempo

Todos los compromisos deben volverse


conscientes. Eso significa que debemos
capturarlos, identificarlos y revisarlos
regularmente a conciencia para poderlos
colocar en el lugar apropiado dentro del mbito
de su propia gestin personal.
Qu nivel de recopilacin es
necesario?
Se sentir mucho mejor si recopila cualquier cosa que
an le quede por recopilar.

Se siente mejor cuando recuerda que tiene que llamar


a alguien para algo y lo anota en algn sitio que sepa
que ver cuando est al telfono . Pero esa
sensacin est a aos luz de la que sentir
cuando sepa que lo tiene todo recopilado listo para la
accin.
Llevar a cabo el proceso de recopilacin tan
exhaustivamente como le sea posible y, a
continuacin, incorporar el hbito de capturar
todas las cosas nuevas que van surgiendo le
proporcionar mucha energa y le resultar muy
productivo.
CUANDO LAS PERSONAS CON LAS QUE SE
RELACIONA
Y LAS ORGANIZACIONES HAN ADOPTADO EL HBITO
DE RECOPILAR...

La verdad es que una vez que haya logrado eso,


difcilmente se preocupar de si alguien no hace lo que
debe: habr cosas ms importantes que captarn su
atencin.
Por desgracia, en los sistemas personales no hay
leyes que valgan; cada persona debe encontrar el
modo que mejor le funcione para abordar sus
asuntos. Sin embargo, se puede hacer que las
personas sean responsables de los resultados
de su trabajo, y tambin del seguimiento y la
gestin de todo lo que encuentren en su camino.
Vivimos un mundo en el que:
todas las personas tienen ms cosas que hacer de las
que realmente pueden hacer.
La cuestin fundamental ser crear un proceso de
renegociacin constante que lo incluya todo y que nos
permita sentirnos bien respecto a lo que no hacemos.

sa es la verdadera gestin del conocimiento a un nivel ms


sofisticado. Sin embargo, es muy poco probable que pueda
lograrlo si no dispone de sistemas de recopilacin eficientes.
El poder de la decisin sobre
la accin siguiente
Cuando una cultura adopta el
Cul es la accin siguiente?
como un parmetro tipificado de bsqueda, se
produce un aumento automtico de la energa,
la productividad, la claridad y la
concentracin.
Todos somos responsables de definir qu
tenemos que hacer para que sucedan ciertas
cosas en nuestro mundo y en la relacin que
tenemos con los dems.

En algn momento deberemos tomar una


decisin sobre la accin siguiente necesaria
para obtener un resultado con el que estemos
interiormente comprometidos.
Crear la opcin de hacer algo
Cmo es posible que algo tan simple como
Cul es la accin siguiente
tenga tanta fuerza?

Bastara con pensar durante diez segundos para descubrir cul


debe ser la accin siguiente para la mayora de los elementos de la
lista.
Pero se trata de diez segundos que la mayora de la gente no le
han dedicado a la mayor parte de los asuntos de la Lista.
Si no se determina la accin siguiente habr un abismo
potencialmente infinito entre la realidad y lo que realmente debe hacer.
Aligerar el esfuerzo del cerebro...

He aqu otra solucin: aligerar el esfuerzo del cerebro de forma


inteligente imaginando la accin siguiente.
Cuando decida la accin siguiente fsica para hacer progresar algo
que se haya comprometido a cambiar o a hacer, sentir
invariablemente un alivio de la presin.

Independientemente de las dimensiones y la dificultad de un problema,


lbrese de la confusin dando un paso a la solucin: haga algo.
GHORGE F. NORDKNHOI.T
LA IMPORTANCIA DE ESTANDARIZAR LA
TOMA
DE DECISIONES DE LA ACCIN SIGUIENTE
Muchos altos ejecutivos me han contado que los resultados
de convertir la pregunta Cul es la accin siguiente?
La introduccin de esta pregunta haba significado un cambio
permanente para mejor en la cultura de la empresa.

Y eso por qu? Pues porque esa pregunta proporciona


1) Claridad
2) responsabilidad,
3) productividad y
4) la potenciacin de las personas.
La productividad slo mejorar cuando las
personas mejoren su capacidad de respuesta
operativa. Y en gestin del conocimiento eso
equivale a clarificar las acciones al principio en
lugar de hacerlo al final.
Debe producirse un cambio en los comportamientos diarios que
definen aquello que est incompleto y los movimientos que se
necesitan para completarlo.

Hacer que las cosas avancen segn su propia voluntad, sin verse
forzado por presiones externas o por el estrs que lleva en su interior,
supone poner una base slida para fomentar la confianza en uno
mismo y es algo que se contagiar a todos los aspectos de su vida.

Usted es el capitn de su propio barco cuanto ms se gue por ese


punto de vista, mejor le irn las cosas.
Todos somos potentes, pero parece que decidir y
gestionar con eficacia las acciones fsicas que
se necesitan para que las cosas avancen hace
que esa potencia se manifieste de formas que
sacan a relucir los aspectos ms positivos de
nuestra naturaleza
Cuando comience a hacer que sucedan cosas,
realmente empezar a creer que puede hacer
que ocurran. Y eso es lo que hace que las
cosas sucedan.
El poder de centrarse en los
resultados

Para algunos, el hecho de reducir la marcha,


salir de la jaula en la que vivan y preocuparse
por ellos mismos es el cambio principal que
produce esta prctica.
Pensamiento aplicado a los resultados
Todo est relacionado; no puede definir
realmente la accin correcta hasta que sepa
qu resultado quiere obtener, y su resultado
estar desconectado de la realidad si no tiene
claro cul es la accin fsica que debe hacer
para lograrlo.
Sentirse a gusto con los retos y con el propsito de cualquier tarea que
lleve a cabo es algo muy sano y maduro. Ser capaz de crear visiones e
imgenes de xito antes de que los mtodos estn claros es una capacidad
que hay que potenciar.

Estar dispuesto a tener ideas, buenas o malas, y a expresarlas y


recogerlas sin juzgarlas es fundamental para acceder a la inteligencia
creativa.

Transformar mltiples ideas y distintos tipos de informacin en


componentes, secuencias y prioridades destinadas a obtener un
resultado especfico es una disciplina mental necesaria.

Y tomar decisiones y poner en marcha acciones reales (actuar realmente en


relacin con alguna cosa del mundo real) es la esencia de la productividad.
EL PODER DE LA PLANIFICACIN
NATURAL
El mtodo se basa simplemente en el principio de que debemos fijar
resultados y acciones para todo lo que consideremos parte de nuestro
trabajo.

Cuando esos dos elementos clave se convierten en la norma de nuestra


vida cotidiana, el listn de la productividad se mueve a otro nivel.

La incorporacin de la lluvia de ideas (el mtodo ms creativo para


expresar y recoger ideas, perspectivas y detalles para los proyectos)
contribuye a establecer una serie de comportamientos para que las
personas se mantengan relajadas y las tareas se lleven a cabo.
Vnculos relacionados
www.empresaactiva.com
http://gettingthingsdone.com
Hacia una cultura de organizacin
positiva...

Una visin sin una tarea es slo un sueo.


Una tarea sin una visin es un trabajo fatigoso.
Pero cuando la visin y la tarea van de la mano son la
esperanza del Mundo.

-Inscripcion en iglesia de Sussex, Inglaterra 1730

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