Anda di halaman 1dari 12

NASKAH AKADEMIK

RANCANGAN PERATURAN DAERAH


TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

BAB I
PENDAHULUAN

A; Latar Belakang
Selama ini melihat kondisi yang ada arsip belum terpadu, sistematik
dan komprehensip dengan pemaknaan dan pemahaman terbatas dan
sempit. Hal ini rawan terhadap kehidupan berbangsa dan bernegara
bahkan bagi penyelenggaraan negara dengan baik pemerintah pusat,
pemerintah provinsi maupun pemerintah kabupaten / kota, arsip sebagai
identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan dan bahan
pertanggung jawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara harus dikelola dan diselamatkan.
Untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya,
menjamin perlindungan kepentingan Negara dan hak-hak keperdataan
rakyat, serta mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan
penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah dan
standart kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh suatu sistem
penyelenggaraan kearsipan yang handal.
Diera globalisasi dan mendukung terwujudnya penyelenggaraan
Pemerintah yang baik, bersih, berwibawa serta peningkatan kualitas
pelayanan publik, kearsipan di Lembaga Negara, Pemerintah Provinsi
Kabupaten / Kota, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi
Kemasyarakatan dan Perorangan harus dilakukan dalam suatu sistem
penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensip dan terpadu.
Dengan diterbitkannya Undang-Undang nomor 43 tahun 2009
tentang Kearsipan, maka perlu adanya Peraturan Daerah tentang
Penyelenggaraan Kearsipan Kabupaten Malinau.
Penyusun materi Peraturan Daerah ini deskripsi induktif dengan
merujuk atau mengacu pada urutan Peraturan perundangan yang lebih
tinggi dan berlaku.

1
B; Maksud dan Tujuan
Maksud penyusunan Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan
Kearsipan adalah menjamin keselamatan atas informasi terekam tentang
perjalanan sejarah Kabupaten Malinau sesuai dengan Peraturan
Pemerintah yang merupakan urusan wajib yang harus dilaksanakan oleh
Pemerintah Kabupaten Malinau. Selain itu untuk mensinergikan dan
menguatkan konsidern dengan peraturan dan perundangan yang
diatasnya.
Sedangkan tujuan penyusun Peraturan Daerah tentang
Penyelenggaraan Kearsipan adalah sebagai :
a; Memberikan Informasi terhadap sejarah Kabupaten Malinau
b; Memberikan kepastian Hukum secara autentik dan terpercaya
c; Meningkatkan sistem administrasi yang baik, rapi, tertib dan aman
d; Meningkatkan pelayanan publik dibidang kearsipan

C. Sasaran Pelaksanaan
Sasaran pelaksanaan Peraturan Daerah ini adalah :
1; SKPD, Sekwan DPRD, RSUD, BUMD dan Kelurahan Pemerintah
Kabupten Malinau Lembaga Negara / Instansi vertikal di Kabupaten
Malinau
2; Organisasi Politik / Masyarakat
3; Perusahaan atau Perorangan
4; Pencipta Arsip, Pengguna dan / atau Pengelola Arsip
5; Instansi Vertikal yang terkait misalnya : Pengadilan Negeri, Kepolisian,
ANRI, Arsip Daerah Provinsi Kalimantan Utara

BAB II
KAJIAN AKADEMIK

1; Kajian Filosofis
Arsip berasal dari bahasa asing ( Yunani ) Archivum yang arti tempat
untuk Menyimpan, Menurut orang Belanda dikatakan Archief yang
mempunyai arti :

2
a; Tempat untuk menyimpan catatan dan bukti-bukti kegiatan
b; Kumpulan catatan atau bukti kegiatan
c; Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bukti pengingat.
Aspek yang terkandung pada arsip yaitu nilai dan aspek guna. Vernon B
Santen mengemukakan, bahwa nilai pada arsip adalah sebagai berikut :
A - Administrative value
L - Legal Value
F - Fiscal value
R - Research value
E - Educational value
D Documentary value
Penyelenggaraan Kearsipan tersebut adalah untuk mendapatkan nilai
sebagai berikut :
a; Nilai administrasi
Secara procedural administratif kearsipan adalah sebagai berikut :
Penciptaan arsip, di komunikasikan dan nilai atas arsip tersebut
b; Nilai hukum
Adanya kepastian hukum dalam penyelenggaraan kearsipan pada
perorangan maupun badan / lembaga yang terkait atas arsip tersebut
c; Nilai keuangan
Anggaran perawatan, penyelamatan dan nilai atas harga suatu dokumen
d; Penelitian
Arsip merupakan data, informasi ataupun dokumen yang dapat digunakan
sebagai bahan perencanaan dan penelitian
e; Nilai pendidikan
Kandungan nilai sejarah merupakan salah satu unsur pendidikan
f; Sebagai dokumen
Nilai arsip juga merupakan dokumen atas kandungan hukum, politik
dan keamanan atau kerahasiaan baik negara, instansi maupun
perorangan. Dengan kearsipan yang handal seperti uraian tersebut diatas
diperlukan suatu sistem penyelenggaraan kearsipan sesuai dengan prinsip,
kaidah dan standart kearsipan.
Menurut filsuf Romawi terkenal M T Cirero bahwa dimana ada
masyarakat, disitu ada hukum (Ibi Societas Ubi Ius ). Dan guna melengkapi
hukum yang ada diperlukan nilai-nilai moral dan etika dari kelompok
masyarakat tersebut yang terakumulasi di dalam pandangan hidup atau
filsafat ( Ars Vitae ).

3
Nilai yang baik tersebut adalah pandangan dan cita-cita yang dijunjung
tinggi. Didalamnya memiliki nilai kebenaran, keadilan, kesusilaan dan
berbagai nilai lainnya yang dianggap baik. Landasan filosofis didalam
Peraturan Daerah secara visual terdapat pada prasa pembuka dan prasa
pembuka norma, masing-masing berbunyi :
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA dan berbunyi :
Dengan persetujuan DEWAN PERWAKILAN RAKYAT KABUPATEN
MALINAU.
Semua nilai tersebut diatas terkandung dalam Pancasila dan
Undang-Undang Dasar 1945 dan memaknai arsip sebagai identitas, jati diri
bangsa, memori, acuan dan bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan
berbangsa dan bernegara.

2; Kajian Yuridis
A; UUD 1945
Amanat dan kandungan yuridis Undang-Undang Dasar 1945, Pasal
5 ayat (1); Pasal 20 dan Pasal 28 F dan dalam rangka mempertahankan
NKRI serta mencapai cita-cita nasional, arsip yang autentik dan terpercaya
dapat menyelesaikannya sekaligus menjamin pelindung kepentingan
negara dan hak-hak keperdataan rakyatnya.

B; Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan


Peraturan-Peraturan tentang kearsipan yang baru UU NO 43 tahun
2009 berimplikasi didalamnya sanksi administrasi dan pidana, dimana
peraturan perundang-undangan tersebut mengilhami Peraturan Daerah
Kabupaten Malinau tentang Penyelenggaraan Kearsipan.
Adanya kepastian hukum yang tersirat pada :
1; Azas-azas kearsipan yaitu :
a; Autentik dan terpercaya sebagai alat bukti
b; Utuh dan asal usul merupakan asli
2; Keamanan dan keselamatan :
a; Menjamin terciptanya arsip
b; Hak akses
c; Akuntabilitas
3; Profesional
a; Arsiparis, pengelola arsip

4
b; Standarisasi

C; Perppu No 2 Tahun 2014 tentang Perubahan atas UU No 23 Tahun 2014


tentang Pemerintah Daerah
Melalui UU Pemerintah Daerah ini dilakukan pengaturan yang
bersifat afirmatif yang dumulai dari pemetaan Urusan Pemerintahan yang
akan menjadi prioritas Daerah dalam pelaksanaan otonomi yang yang
seluas-luasnya.
Bahwa sistem pemerintah Negara Kesatuan Republik Indonesia
menurut Undang-Undang Dasar 1945 memberikan keleluasaan kepada
daerah untuk menyelenggarakan Otonomi Daerah. Penyelenggaraan
Otonomi Daerah yang didalamnya juga merupakan penyelenggaraan
administrasi negara.
Penyelenggaraan Administrasi Negara di Pemerintah
Kabupaten/Kota termasuk Kabupaten Malinau juga merupakan
penyelenggaraan kearsipan. Dan kearsipan yang dilakukan di
pemerintahan perwujutan dari tata naska dinas.

D; UU Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik


Transaksi elektronik adalah perbuatan hukum yang dilakukan
dengan menggunakan Komputer, Jaringan komputer, Aplikasi (Software)
dan/atau media elektronik lainnya. Teknologi informasi adalah suatu teknik
untuk mengumpulkan, menganalisis, menyebarkan informasi. Dokumen
informasi adalah setiap informasi elektronik yang dibuat, diteruskan,dikirim
atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optik dan
sejenisnya.
Arsip merupakansalah satu bentuk dokumen yang sangat bisa untuk
dimediakan secara elektronik dalam bentuk apapun siystem mediasinya.

E; UU Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik


Pelayanan publik adalah suatu kegiatan dalam rangka pemenuhan
kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundangan bagi setiap
warga negara dan penduduk atas barang, jasa dan/atau pelayanan
administrasi yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik.
Arsip yang juga merupakan alat atau produk barang/jasa
administrasi negara yang tak lain adalah alat atau produk pelayanan publik.

5
3. Kajian Ekonomis
Peraturan Daerah ini mencantumkan kalau usul penyelenggaraan yang
didalamnya terdapat kegiatan Pembinaan dan Pengelolaan Kearsipan kepada
Instansi/SKPD (Perusahaan, Perguruan Tinggi, Organisasi Mayarakat dan
Perorangan).
Pada Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 diamanatkan bahwa
Penyelenggaraan Kearsipan bermanfaat atas :
a; Keselamatan aset.
b; Penyelesaian keperdataan, dan
c; Menjadi data dan informasi bagi pengguna untuk para profesional dan
d; Bahan perencanaan, penelitian, dan lain-lain.

Dan pada BAB III pasal 6 sampai dengan pasal 39 UU Nomor 43 tahun
2009 tentang Kearsipan memberikan kontribusi kesemua pihak, baik pencipta
arsip, pembina/pengelola dan pengguna arsip dan kearsipan daerah yakni
Pemerintah Kabupaten Malinau, sehingga tercipta suatu tata kearsipan sesuai
dengan prinsip, kaidah kearsipan.
Layanan atas penyelenggaraan kearsipan Kabupaten Malinau tersebut
diatas merupakan suatu jasa dibidang pengelola kearsipan yang terbagi atas :
a; Jasa konsultan
b; Jasa penataan arsip
c; Jasa otomatis arsip
d; Jasa penyimpanan dan perawatan
e; Jasa alih media, reproduksi

4; Kajian Sosiologis
Hukum yang dibentuk harus sesuai dengan Hukum yang Hidup (Living
Low) dalam masyarakat. Dengan demikian produk perundang-undangan tidak
harus hanya sekedar merekam tata nilai dalam seketika (moment op name)
(Bagir Manan; 1992, 15).
Berdasarkan uraian diatas maka sosiologi atas Peraturan Daerah tentang
Penyelenggaraan Kerasipan ini terbagi atas 3 ketentuan yakni sesuai dengan :
a; Kebutuhan
Lembaga/Instansi Pemerintah, Organisasi, Perusahaan, Akademisi,
Perorangan, Pencipta Arsip, Pengguna Arsip dan Pengelola Arsip di
Kabupaten Malinau sangat membutuhkan keamanan, keselamatan, atas
kegiatan yang dilakukan sebelumnya yang akan berkaitan dengan kejadian
6
yang akan datang. Kabutuhan yang lain bagi masyarakat terhadap arsip
tentang hak-hak keperdataan yang memungkinkan nilainya sangat tinggi.
b; Keyakinan
Mempunyai keyakinan atas :
1; Perlindungan hukum (Undang-Undang)
2; Keaslian alat bukti
3; Kebenaran atas kebtuhan
4; Kesejarahan dari asal usul keberadaan arsip
c; Kesadaran hukum masyarakat
c; Kesadaran hukum dengan indikator sebagai berikut:
1; Arsip sebagai alat bukti, baik pidana maupun perdata
2; Permintaan pengelolaan arsip SKPD, Perusahaan, dan Organisasi
Masyarakat mengingat untuk memperlancarkan pencarian, keamanan
dan keselamatan arsip sebagai bentuk pengadministrasian
3; Menerima sanksi administratif dan pidana
4; Tuntutan atas pelayanan publik atas kearsipan

7
BAB III
KONSEP DAN RUANG LINGKUP

1; Konsep

Konsep penyusunan Peraturan Daerah ini adalah sebagai berikut :


1; Administratif, (tertib, rapi, lancar dan aman).
Dalam menjalankan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah dan
Kehidupan Masyarakat Kabupaten Malinau sesuai tata kearsipan atas
dasar dan asas-asas kearsipan.
2; Informatif.
Dengan perubahan paradigma arsip berubah dari arsip dalam artian
sempit ke informasi guna penelitian, pendidikan dan prerencanaan.
3; Pembangunan dan pengembangan nilai-nilai kebangsaan.
Arsip yang berisi tentang kesejarahan baik tekstual, audio, film dan image
merupakan penanaman nilai-nilai kebangsaan dan nasionalisme.
4; Menjaga hak-hak sipil masyarakat (keperdataan).
Tersimpannya arsip secara benar sesuai dengan standar-standar
kearsipan secara otomatis turut menjaga hak-hak sipil keperdataan,
terutama arsip- arsip aset, surat berharga yang memiliki nilai jual yang
relatif tinggi.
5; Layanan masyarakat.

Adanya kandungan yang memaknai arsip sebagai :


a; Penelitian
b; Bahan perencanaan
c; Data dan informasi
8
d; Peristiwa baik di kota, dalam negeri atau luar negeri

Peraturan Daerah ini disusun berdasarkan hak-hak setiap


Penyelenggaraan Kearsipan untuk mendapatkan perlindungan dan pengakuan
atas status diri dan status hukum seperti yang diamanatkan pada Pancasila dan
UUD 1945. Dan sebagai Warga Negara yang baik dan bertugas, berprofesi dan
berkompeten atas kearsipan berkewajiban memahami dan, mangamalkan agar
terselenggaranya suatu tata kearsipan yang handal.
Untuk memahami kebutuhan dan keperluan masyarakat atas fungsi dari
arsip (misal; penelitian, kesejarahan, dll) maka diperlukannya SPM, sehingga
menjadikan arsip nagian dari Pelayanan Publik yang tidak terpisahkan. Dan dalam
pelaksanaan Pelayanan Kearsipan tersebut dibutuhkan Peraturan dan Peraturan
Bupati Kabupaten Malinau.
Untuk ketertiban, keamanan, kelancaran dan pengaksesan informasi
kearsipan atas penyelenggaraan kearsipan tersebut dan ditunjang dengan
teknologi informasi maka perlu dibangun tersebut dan ditunjang dengan teknologi
informasi maka perlu dibangun suatu sistem informasi administrasi kependudukan
yang meliputi perangkat lunak, perangkat keras, jaringan komunikasi dan sumber
daya manusia yang handal dan sistem menajemen yang akuntabel.

2; Ruang Lingkup
Ruang lingkup Peraturan Daerah Penyelenggaraan Kearsipan Kabupaten
Malinau ini adalah :
a; Aspek hukum dari penyelenggaraan kearsipan yang meliputi :
1; Kebijakan
2; Pembinaan
3; Pengelolaan
b; Sistem Informasi
1; Aplikasi untuk arsip dinamis dan statis
2; Jaringan Kearsipan

9
BAB IV
PERMASALAHAN

1; Permasalahan Umum
Beberapa permasalahan yang terdapat pada Peraturan Daerah ini adalah
sebagai berikut :

a; Pencarian Arsip kembali


Pemahaman isi terhadap dokumen/arsip harus benar-benar tepat
karena berpengaruhi pada klasifikasi dan pada akhirnya pada saat
pencarian kembaliu arsip yang dikehendaki mengalami kesulitan
bahkan tidak diketemukan.

b; Peraturan Perundangan terkait


Beberapa peraturan perundangan yang terkait dengan kearsipan antara
lain :
1; UU Nomor 14 Tahun 2009 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
2; UU Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informatika dan Transaksi
Elektronik.
3; UU Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik.

c; Sistem Teknologi Informasi


Ketidaksesuaian atau berbanding terbalik antara sistem penyelenggara
Pemerintahan dengan sistem kearsipan yang terjadi pada pengelola
arsip berfungsi sebagai administrator (admin).

2; Identifikasi Permasalahan
a; Klasifikasi atas Permasalahan
b; Arsip Umum, Tertutup, Vital dan Terjaga
c; Penyusutan Arsip
d; Keamanan Teknologi Informasi

10
3; Kebijakan Mengatasi Masalah
a; Sumber Daya Manusia (SDM)
Kompetensi kearsipan yang bisa disebut Arsiparis mutlak bagi
pengelola arsip untuk mengeliminer kesalahan klasifikasi atas
pemahaman subtantif arsip.
b; Unsur kejaksaan
Akibat perubahan paradigma dimana arsip merupakan barang bukti
yang sah, penyusutan atau penghapusan arsip inaktif melibatkan Tim
yang anggotanya ditambahkan unsur Kejaksaan Negeri. Tim
penyusutan atau penghapusan arsip tersebut diatur dalam Keputusan
Kepala Daerah.
c; Sistem Informasi Kearsipan Daerah ( SIKD ) dan Jaringan Informasi
Kearsipan Daerah (JIKD)
Dibuatkan buku Panduan dan SOP ( Standart Operasional Prosedur )
untuk arsip-arsip yang dikatagori sebagai berikut :
1; Arsip Vital
2; Arsip Terjaga
3; Arsip Tertutup

Diklat diperlukan untuk pemahaman atas permasalahan uang


terkandung pada arsip untuk bisa diinformasikan atau tidak.

4; Daftar Isian Masalah


a; Pengelolaan
b; Arsiparis
c; Jadwal Retensi Arsip (JRA)
d; Sistem keamanan Arsip

BAB V
PENUTUP

11
1; KESIMPULAN
Dengan tersusunnya Peraturan Daerah ini dapat ditarik suatu
kesimpulan bahwa materi atau subtansi peraturan ini relative cukup sulit
karena mengandung beberapa unsur yang harus dijadikan satu menjadi
satu kesatuan peraturan perundangan yang utuh dan saling keterkaitan
satu ayat dengan ayat lainnya.
Beberapa aspek saling bertolak belakang untuk mengoptimalkan
suatu produk hukum dengan berbagai kajian akademik seperti antara hak-
hak azasi manusia dengan kepentingan yang lebih luas antara lain,
lingkungan, keadilan, kenyamanan pihak lain dan beberapa aspek yang
bertolak belakang.

2; SARAN
Dengan tersusunnya Peraturan Daerah ini, masih dianggap kurang
baik isi maupun kajian yang perlu lebih dalam lagi dengan beberapa teori
yang lain. Sebagai manusia hamba Tuhan Yang Maha Esa, kami
menyadari atas kekurangan didalam penyusun Peraturan Daerah ini.
Atas segala kekurangan yang ada dan dengan kerendahan hati
kami, mohon untuk memberikan kritik dan saran guna perbaikan peraturan
ini dan untuk kebaikan kita bersama, dan sebelumnya kami mengucapkan
terima kasih atas kritik dan sarannya.

Malinau, 9 Juni 2015


Kepala Kantor
Perpustakaan dan Kearsipan Daerah,

Martinus Surang, SE. M.Si


Nip. 19580328 198303 1 015

12