Anda di halaman 1dari 23

BAB 3

DATA, INFORMASI, SISTEM INFORMASI, DAN


SISTEM INFORMASI GEOGRAFIS
Sistem informasi geografis sangat berkaitan erat dengan beberapa istilah
atau terminologi yang menjadi asal usulnya; data, informasi, dan sistem
informasi.

3.1 Data & Informasi


Analisis atau pembahasan mengenai sistem informasi pada umumnya
dimulai dengan deskripsi mengenai definisi secara fungsional apa itu "data"
dan "informasi",
pemisahan antara terminologi informasi formal dan non-formal (informal),
penganalisisan bagaimana suatu "informasi" dapat dihasilkan dari "data".

3.1.1 Definisi-Definisi Dasar


Data
merupakan bahasa, mathematical, dan atau simbol pengganti lain yang
disepakati secara umum di dalam menggambarkan suatu objek, manusia,
peristiwa, aktivitas, konsep, atau objek-objek penting lainnya.
Data merupakan suatu kenyataan apa adanya (raw facts).
Informasi
adalah data yang ditempatkan pada konteks yang penuh arti oleh
penerimanya [John83].
Contoh dalam suatu transaksi dalam suatu perusahaan.
Kunci transaksi yang paling sederhana adalah secarik kertas bon pesanan
dari pelanggan, nilai informasi pesanan dari pelanggan ini masih akan
bergantung pada (tingkatan atau bagian) karyawan perusahaan yang
bersangkutan dalam menanganinya.
Sebagian besar dari mereka bertanggung-jawab dalam menangani bon-bon
pesanan pelanggan ini (petugas kredit, pergudangan, pengiriman, dan
sebagainya) akan melihat dan menilai isi bon pesanan tersebut sebagai
informasi yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan masing-masing.
Seorang sales akan tertarik dengan bon pesanan yang berhubungan dengan
pelanggannya beserta informasi mengenai kapan saat pesanan tersebut
diberikan dan kapan saatnya harus dipenuhi.
Seorang manajer sales juga tertarik dan akan memberikan nilai yang tinggi
pada data bon-bon pesanan dari Para pelanggannya, tetapi ketika
dipresentasikan sebagai referensi suatu kuota, prediksi, atau anggaran.
Seorang akuntan memandang pesanan pelanggan ini sebagai data hingga
diproses dan disajikan dalam bentuk masukan (laporan) bulanan, billable
shipments, accounts receivables, dan sebagainya.
Personel lainnya pada perusahaan yang sama (seperti general afair,
peneliti, engineering, dan developers) bisa saja sama sekali tidak tertarik
dengan data pesanan pelanggan.
Jika penyediaan informasinya lebih dipentingkan dari pada data itu

1
sendiri, maka diperlukan suatu analisis situasi berikut penentuan
kebutuhan informasinya yang lebih spesifik.

Gambar 3.1: Relasi (Umum) Antara Data & Informasi; Input, Processing,
Output, dan umpan baliknya

3.1.2 Informasi Formal Vs. Non-Formal


Sistem informasi formal didasarkan pada asumsi bahwa perancang dapat
mengidentifikasi kebutuhan informasi, isi dapat menentukan
kemungkinan metode yang digunakan untuk menghasilkan informasi
dari data untuk memenuhi kebutuhan hasil.
informasi formal mencakup antara lain peraturan pemerintah (PP) dan
undang-undang (UU), surat keputusan (SK), surat perintah (SP), surat
perjanjian atau kontrak, prosedur akutansi, persyaratan perencanaan,
anggaran dasar organisasi, permintaan pekerjaan (atau lamaran),
kebutuhan pengendalian dan kontrol, dan proses pengambilan keputusan
yang umum.
Surat-surat bukti pembayaran (kuitansi), surat tagihan (invoices), faktur,
bon pembelian, tiket, dan PP nomor 10 tahun 2000 merupakan contoh
nyata informasi formal dalam bentuk yang terstruktur.
Informasi non formal mencakup pendapat individu, pengesahan,
intuisi, firasat, prasangka, dugaan, kabar, isu, desas-desus, pengalaman
pribadi, selentingan, rules of thumb, gosip, anggapan atau asumsi, dan lain
sejenisnya.
Informasi formal memungkinkan para penggunanya untuk mengekstrak,
memproses, mengkonversi, mentransformasikan, atau melakukan sejumlah
prosedur lainnya untuk menghasilkan informasi dari data yang menjadi
masukannya.
Nilai informasi non-formal juga akan sangat bergantung pada daya
interpretasi penggunanya;
Bentuk, wujud, dan kandungan informasi non-formal cenderung bersifat

2
subjektif dan tidak terstruktur, proses konversi dari datanya untuk
menjadi informasi tidak dapat dipisahkan dari pihak penerimanya.
3.1.3 Atribut Informasi
Atribut atau kualitas yang berkaitan dengan konsep informasi dapat
membantu perancang di dalam mengidentifikasi dan mendeskripsikan
kebutuhan informasi yang spesifik.

Gambar 3.2:Atribut-Atribut Informasi


Keterangan gambar:
m Akurat: derajat kebebasan informasi dari kesalahan.
m Presisi: ukuran detail yang digunakan di dalam penyediaan
informasi.
m Tepat waktu: penerimaan informasi masih dalam jangkauan waktu
yang dibutuhkan oleh si penerima; tidak kadaluarsa atau terlambat.
m Jelas: derajat kebebasan informasi dari keraguan.
m Dibutuhkan: tingkat relevansi informasi yang bersangkutan dengan
kebutuhan pengguna.
m Quantifiable: tingkat atau kemampuan dalam menyatakan
informasi dalam bentuk numerik.
m Verifiable: tingkat kesepakatan atau kesamaan nilai sebagai hasil
pengujian informasi yang sama oleh berbagai pengguna (laik uji).
m Accessible: tingkat kemudahan dan kecepatan dalam memperoleh
informasi yang bersangkutan.
m Non-bias: derajat perubahan yang sengaja dibuat untuk mengubah
atau memodifikasi informasi dengan tujuan mempengaruhi para
penerimanya.
m Comprehensive: tingkat kelengkapan informasi.
Pada saat mengidentifikasi dan mendefinisikan kebutuhan informasi,
sedapat mungkin, kebutuhan tersebut dideskripsikan di dalam
terminologi atribut informasi. Analisis yang benar menunjukkan
keterkaitan yang erat antara kebutuhan informasi beserta atributnya di
dalam perancangan sistem informasi, yang sangat diperlukan adalah

3
penyediaan informasi yang benar dan waktu yang tepat.

3.1.4 Membuat informasi dari Data


Pada dasarnya, setiap data harus diproses sebelum dianggap sebagai
informasi oleh penerimanya. Jika prosesnya kompleks, prosesnya dapat
direduksi menjadi beberapa sub-proses sederhana. Paling tidak 10
langkah pemrosesan atau operasi yang dapat dilakukan untuk
mentransformasikan data hingga akhirnya menjadi sebuah informasi.
Setiap operasi atau kombinasinya setidaknya menghasilkan sebuah
informasi dari suatu data.
Operasi-operasi tersebut antara lain adalah:
m Capturing: merupakan proses perekaman data dari suatu
fenomena alam, peristiwa, atau kejadian ke dalam bentuk bentuk
formulir seperti halnya formulir ukur/lapangan, slip penjualan,
daftar isian data pribadi, pesanan pelanggan, dan lain sejenisnya.
Pada bidang geodesi atau surveying, contoh, pada saat seorang
surveyor melakukan pengukuran terestris (di lapangan) dengan
bantuan alat ukur theodolit dan kemudian mencatat hasilnya (angka
atau nilai benang atas, benang bawah, benang tengah, tinggi alat,
dan lain sebagainya) di dalam formulir khusus.
m Verifying: merupakan pemeriksaan atau validasi data untuk
memastikan bahwa data tersebut direkam dengan benar. Pada bidang
geodesi, memeriksa formulir ukuran (sebisa mungkin dilakukan ketika
masih berada di lapangan); apakah ada kesalahan penulisan
(blunder), salah ukur (salah baca), dan atau kesalahan lainnya yang
dapat menyebabkan "salah-penutupnya" melebihi nilai toleransi yang
diizinkan. Kesalahan di luar nilai toleransi, sangat memungkinkan
proses pengukurannya diulang kembali; seluruhnya atau sebagian;
hal ini dapat membuat bengkaknya sumber daya waktu, tenaga,
logistik, dan biaya.
m Classifying: menempatkan elemen data ke dalam katagori tertentu
(klasifikasi). Misalnya, data penjualan dapat diklasifikasikan
menjadi tipe, ukuran inventori, pelanggan, salesperson, dan lain
sebagainya.
m Arranging (sorting): menempatkan elemen data sesuai dengan
urutan tertentu. Contoh, file atau tabel inventori dapat diurutkan
menurut field kode, tingkat aktivitas, nilai, atau oleh atribut lainnya yang
dikodekan di dalam tabel yang bersangkutan.
m Summarizing: mengombinasikan atau mengumpulkan beberapa
elemen data ke dalam salah satu cara. Pertama, mengakumulasikan
data secara matematis. Kedua, operasi ini akan mereduksi data secara
logis.

4
m Calculating: memerlukan proses pemanipulasian data secara
aritmetik dan lojik; menghasilkan informasi dari hasil hitungan nilai
data masukan. Contoh, hitungan harus dilakukan untuk menghasilkan
gaji pegawai (berdasarkan data masukan pangkat, golongan, gaji
pokok, masa kerja, tanggungan, dan lain sejenisnya), tagihan
pelanggan, dan lain sebagainya.
m Storing: menempatkan data pada media penyimpanan yang lain,
microfilm, disket, harddisk, CD, dan sebagainya. Pada bidang geodesi,
dilakukan ketika personilnya mengentry data dari formulir ukuran ke
dalam dokumen elektronik lembar-kerja (menggunakan perangkat lunak
spreadsheet Ms. Excel) untuk disimpan secara permanen ke dalam
sebuah file, diperiksa (browse), dihitung kembali, dan lain
sebagainya.
m Retrieving: akses ke elemen data yang telah tersimpan di dalam
media penyimpanan. Pada bidang geodesi, dilakukan ketika
surveyor/operator memanggil kembali formulir ukur (yang telah
terekam) untuk dilihat, diperiksa kembali, di-edit, atau bahkan dibaca
oleh program aplikasi lainnya.
m Reproducing: menduplikasi (bisa mencakup reproduce, print, atau
copy) data dari suatu media ke media lainnya, atau ke medium yang
jenisnya sama. Diwujudkan dalam bentuk meng-copy sebuah fi le
yang isinya sama, atau mencetak suatu file layout peta hingga
dihasilkan lembaran peta dalam bentuk analog.
O Communicating (Disseminating): mentransfer data dari suatu
tempat ke tempat lainnya. Dalam bidang geodesi dan kartografi ,
diwujudkan dalam bentuk pendistribusian data (atau bahkan sudah
dalam bentuk peta) kepada pihak yang memerlukan; baik secara online
melalui fasilitas jaringan internet maupun secara fisik (datang ke lokasi
distributor).

Gambar 3.3:(Proses) Membuat Informasi dari Data

5
3.1.5 Siklus Data - Informasi
Di dalam (gambar 3.1 dan 3.3), aliran data ini memiliki arah masuk ke dalam
suatu proses, disebut sebagai masukan atau input. Setelah aliran data ini
diproses atau menghasilkan suatu keluaran dalam bentuk baru, maka
bentuk yang baru ini disebut sebagai "informasi", maka data dikenal
sebagai input, sementara informasinya disebut sebagai output.
Dalam suatu pekerjaan, praktisi di bidang Geodesi (dan Geomatika) dapat
dibagi menjadi beberapa kelompok kerja: survei, pengolahan citra dijital,
kartografi, jaringan (networking), basis data, dan aplikasi.
o Kelompok survei bertugas untuk:
1. melakukan survei [terestris] di dalam area tertentu dengan bantuan
perangkat-perangkat theodolit, total-station, GPS (optional), dan atau
waterpass;
2. membuat sketsa lokasi dan progress kemajuan survey;
3. menghitung koordinat-koordinat hasil ukuran;
4. membuat peta manuskrip.
o Kelompok pengolahan citra dijital bertugas untuk:
1. melakukan survei koordinat-koordinat (ground control points) bagi
proses georeferensi citra dijitalnya;
2. melakukan proses-proses pengolahan citra dijital (preprocessing)
hingga lepas dari beberapa kesalahan dan mudah untuk
diinterpretasikan;
3. melakukan interpretasi citra;
4. melakukan pemeriksaan basil interpretasi (sampling) di lapangan.
o Kelompok basis data atau data automation bertugas untuk:
1. mengimplementasikan (mengonversikan) koordinat-koordinat dan
peta-peta hasil survei (kelompok survei) dan hasil interpretasi citra
dijital (kelompok pengolahan citra dijital) ke dalam bentuk layer-
layer vektor dijital;
2. merancang dan menynsun struktur-struktur tabel-tabel basis data
terkait dan kemudian memasukkan atribut atribut yang relevan ke
dalamnya;
3. mengintegrasikan [plus mendefinisikan relasi-relasi terkait] layer-
layer dijital ini dengan layer-layer dan tabel-tabel basis data yang
sudah ada di dalam perangkat lunak DBMS-nya.
o Kelompok kartografi bertugas untuk:
1. mengumpulkan peta-peta manuskrip di atas beserta layer-layer
peta dijital yang ada;
2. memilih sistem proyeksi, simbol, warna, dan ukuran yang tepat
untuk setiap komponen petanya;
3. menyusunnya ke dalam komposisi peta (layout) yang siap saji baik di
layar monitor komputer (softcopy) maupun di atas media sejenis
kertas (hardcopy).
o Kelompok jaringan bertugas untuk:
1. merancang atau menentukan topologi jaringan (network) yang efisien;
2. mengimplementasikan perangkat jaringan komputer untuk

6
pekerjaan terkait;
3. menentukan kewenangan dan atau preference setiap kelompok
pekerjaan di dalam sistem komputer terkait.
o Kelompok aplikasi bertugas untuk menganalisis kebutuhan pengguna,
merancang, mengimplementasikan, membuat contoh data (sample
yang reprsentatif), menguji, dan memelihara [sistem] aplikasi yang
dikembangkannya.
Setiap kelompok memiliki peran khusus atau tugas tersendiri selama
periode waktu tertentu. Setiap kelompok dapat bertukar peran pada
pekerjaan berikutnya sehingga yang dianggap sebagai informasi bisa jadi
pada saat yang lain akan dianggap sebagai data (demikian pula
sebaliknya).

Gambar 3.4:Sikfus Data Informasi


Pada gambar 3.4 setiap usaha mentransformasikan data hingga menjadi
informasi sering kali dibutuhkan masukan lainnya yang berupa ketentuan,
pustaka, parameter, konstanta, kriteria, atau bahkan referensi.
Setiap informasi yang dihasilkan, disimpan di dalam suatu media
yang suatu saat siap dipanggil kembali (retrieve).

3.2.1 Sistem
Sistem dapat didefinisikan sebagai sekumpulan objek, ide, berikut saling
keterkaitannya di dalam mencapai suatu tujuan. Sistem dapat
disebutkan sebagai kumpulan komponen (subsistem fisik maupun non-
fisik/logika) yang saling berhubungan satu sama lainnya dan bekerja
sama secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan.
Gambar 3.5 berikut merupakan sebuah ilustrasi mengenai suatu model
konseptual sistem.

7
Gambar 3.5: Sistem Model Konseptual
Pada ilustrasi ini komponen sistem disimbolkan dengan karakter Al, A2, A3,
B1 hingga D2. Hubungan di antara masing-masing komponen
direpresentasikan oleh garis (dan arahnya) yang bersangkutan. Sementara
bentuk simbol atau warna yang serupa akan menggambarkan keterkaitan
yang unik diantara suatu komponen dengan komponen yang lain, sub-
sistem.
contoh,
suatu sistem dideskripsikan oleh komponen pembentuknya (A1, Ao, A3,
dan D2 pada gambar 3.5), atau juga dijelaskan dengan menggunakan
beberapa sub-sistem yang terdapat di dalamnya (A1,A2,A3, B1,B2,C1,D1,D2).
Jika kompleksitas sistemnya dipandang cukup tinggi, maka sistem yang
bersangkutan dapat dibagi lagi ke dalam beberapa sub-sistem pada
analisis dan perancangannya untuk memenuhi tujuan
kesederhanaan, kemudahan pemahaman, pengendalian, dan
implementasinya.
Dengan demikian, suatu sistem yang memiliki tingkat kompleksitas yang
tinggipun akan dapat dipahami dan dikomunikasikan lebih mudah.
Suatu sistem, sub-sistem, dan komponen-komponen sistem bisa
merupakan suatu realitas atau suatu logika semata.

3.2.2 Organisasi sebagai Sistem


Sebuah organisasi juga dapat dipandang sebagai suatu sistem.
Organisasi memiliki komponen-komponen yang saling terkait satu
sama lainnya dan bekerja-sama dalam usaha untuk mencapai suatu
tujuan.
Contoh Kasus
organisasi yang kecil dan sederhana misal adalah sebuah toko obat
(atau apotek) yang kecil maka ketiga sub-sistem ini dapat
dirangkap sekaligus oleh seorang petugas (pemroses) dengan alat
bantu beberapa filing cabinet dan mesin ketik.
untuk organisasi yang berperan sebagai produsen obat yang
besar ,maka ketiga sub-sistem ini perlu dipisahkan secara tegas,

8
walaupun masih terkait erat.
Gambar 3.6: Contoh Tampilan Reiasi-Relasi antar Sub-Sistem di
dalam Organisasi

Keterangan gambar 3.6:


a) garis yang solid (agak tebal) merepresentasikan aliran manusia
(tenaga kerja atau karyawan), kerja, material, dan lain
sebagainya.
b) garis terputus (dash) mewakili aliran data dan informasi.
Sub-sistem manajemen mencakup personel maupun aktifitasnya
yang secara langsung direlasikan untuk menentukan proses
perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan aspek-aspek
operasi yang terdapat di dalam setiap sub-sistem dan tugas anggota
sub-sistem.
Sub-sistem operasi mencakup semua aktifitas, aliran material, dan
tenaga kerja yang secara langsung dikaitkan dengan masalah-masalah
dalam menjalankan fungsi utama organisasi.
Sub-sistem informasi merupakan sekumpulan tenaga kerja, mesin, ide,
dan aktifitas-aktifitas yang keberadaannya ditujukan untuk
mengumpulkan dan memproses data sedemikian rupa hingga dapat
memenuhi kebutuhan informasi (formal) bagi organisasi yang
bersangkutan.
Pengumpulan informasi bertujuan untuk memenuhi keperluan
operasi rutin dan akunting, perencanaan, pengendalian, kebutuhan
pengambilan keputusan di semua tingkatan manajemen.
Dengan menganalisis interaksi ketiga sub-sistem di atas, maka kunci
observasi terkait dapat dibuat.
Pertama, unjuk-kerja aktual subsistem operasi dapat disajikan oleh
berbagai data yang telah diberikan pada sub-sistem informasi. Kemudian
memproses data ini sehingga dapat menghasilkan informasi yang dapat di-
share ke beberapa pihak:
1. sub-sistem manajemen (dalam bentuk-bentuk laporan unjuk-kerja),
2. segmen-segmen lain yang terdapat di dalam sub-sistem operasi
(pesanan pelanggan dimasukkan dan diproses atau dikonversikan
hingga menjadi pesanan produksi), atau

9
3. untuk para pengguna eksternal (vendor purchase order, tagihan,
laporan, dan neraca).
Kedua, kebutuhan para pengguna eksternal yang terdapat "di sekitar"
organisasi ber-interface dengan sub-sistem informasi sebagai
serangkaian data masukan (pesanan, data statistik, dan laporan resmi),
dan diproses untuk menyediakan informasi bagi sub-sistem operasi dan
manajemen.

Ketiga, sub-sistem manajemen menyediakan berbagai data masukan


bagi beberapa pihak; sub-sistem informasi, para pengguna eksternal,
dan tingkatan lainnya di dalam manajemen organisasi yang
bersangkutan. Masukan-masukan ini dapat berupa tujuan-tujuan,
anggaran, hasil prediksi, penjadwalan, perintah kerja, dan
sebagainya.

3.3 Konsep Sistem Informasi


3.3.1 Pengertian dan Definisi
Sistem informasi merupakan sebuah entitas (kesatuan) formal yang
terdiri dari berbagai sumber daya fisik maupun logika. Sumber daya
ini disusun atau distrukturkan dengan beberapa cara, karena
suatu organisasi dan sistem informasi terkait merupakan sumber-
daya yang bersifat dinamis.

Gambar 3.7: Contoh Tampilan Struktur Logika Sistem


Informasi
Struktur organisasi yang dibuat pada saat ini bisa perlu diubah
atau dimodifikasi pada suatu saat. Oleh sebab itu, diperlukan

10
suatu konsep yang secara logis dapat menggambarkan struktur
dan ukuran sistern informasi yang sesuai bagi berbagai tipe
organisasi.
Gambar 3.7 di atas memperlihatkan struktur logika bagi sistem
informasi dalam bentuk blok.
Terdapat 12 blok yang dikelompokkan ke dalam 2 kolom,
perancangan dan permintaan.
Blok perancangan merepresentasikan sumber daya fisik dan
logika yang harus disusun atau diolah untuk menghasilkan
informasi dari data masukan.
Blok permintaan mewakili alasan atau sebab yang harus
dipertimbangkan pada saat penyusunan rancangan.
Jadi, sebelum suatu sistem informasi dirancang, kebutuhan
organisasi harus terlebih dahulu ditentukan atau dipastikan.
Setiap blok pada suatu sistem informasi merupakan hasil dari
studi khusus yang dilakukan di lingkungan organisasi yang
bersangkutan.

Gambar 3.8: Contoh Tampilan Komponen-Komponen Detail


Blok Rancangan
Gambar 3.8 di atas merupakan perluasan dari konsep blok
perancangan dengan contoh entitas yang lebih detail.
Keterangan:
a) Input. Blok ini memberikan ilustrasi mengenai berbagai data
yang menjadi masukan sistem informasi. Pada umumnya,
data yang diperlukan sebagai masukan sistem diturunkan

11
dari kebutuhan informasi tertentu (khusus).
b) Pemrosesan. Blok ini sering dirujuk sebagai operasi data.
Bersama dengan blok input, nilai-nilai khusus blok
pemrosesan juga diturunkan dari kebutuhan informasi
tertentu.
c) Basis data. Definisi yang paling umum untuk basis data
adalah tempat penyimpanan data yang diperlukan
[John83]. Basis data sangat memiliki arti bagi pengguna
sistem informasi.
File logika merujuk pada relasi-relasi di antara (elemen) data
yang bersangkutan.
File fisik merujuk pada cara data yang bersangkutan
diorganisasikan (secara fisik) di dalam media tertentu.
d) Pengendallan. Sistem informasi merupakan suatu sumber
daya yang bersifat kompleks dan dinamis. Untuk memastikan
bahwa sistem informasi tersebut dapat beroprasi sebagaimana
rancangannya, blok pengendalian ini merepresentasikan
konsep, teknik, dan perangkat yang digunakan untuk
memastikan integritas operasi sistem informasi yang
bersangkutan. Pada beberapa sistem informasi, blok
pengendalian digunakan sebagai filter yang mencegah
kesalahan masukan yang akan diproses. Sementara pada
sistem informasi yang lain, blok pengendalian digunakan
sebagai pemberi sinyal potensi suatu kesalahan.
e) Output. Blok ini mengacu pada bentuk dan isi informasi aktual
yang diberikan kepada pengguna sistem informasi.
f) Sumber daya pemrosesan data. Implementasi fisik dari
blok rancangan ini dinyatakan oleh sekumpulan data,
perangkat keras, perangkat lunak, dan manusia (SDM).

12
Gambar 3.9: Contoh Tampilan Komponen-Komponen Detail
Blok Permintaan
Gambar 3.9 memperjelas konsep yang terdapat di blok
permintaan hingga menjadi lebih detail.
Blok permintaan menentukan bentuk dan substansi blok
rancangan.
Keterangan:
a) Atribut informasi. Permintaan yang paling penting di
dalam sistem informasi diturunkan dari kebutuhan informasi
pengguna. Kebutuhan pengguna ini dinyatakan dalam atribut-
atribut informasi.
b) Kebutuhan pemrosesan data. Permintaan ini
meresumekan pengaruh kuat dari penyediaan kebutuhan
informasi (tertentu) untuk satu atau lebih pengguna suatu
sistem. Penaksiran kebutuhan pemrosesan data
mengimplikasikan adanya alternatif lain untuk memenuhi
kebutuhan-kebutuhan ini baik individu pengguna maupun
organisasi secara efektif dan efisien.
c) Kebutuhan sistem. Permintaan ini agak mirip dengan
kebutuhan pemrosesan data. Kebutuhan sistem mengenali
struktur dinamis organisasi beserta sistem informasinya,
biaya sumber daya pemrosesan datanya dan aspek logika
pengimplementasian sistemnya.
d) Faktor organisasi. Setiap organisasi mengembangkan dan
mengoperasikan sistem informasinya untuk memenuhi
kebutuhan informasinya. Kualitas dan kuantitas kebutuhan
penggunanya sering kali dipengaruhi oleh teori dan praktek

13
yang pernah diterapkan pada organisasi yang lebih besar.
e) Cost/effectivenees demands. Informasi dan sistem informasi
merupakan sumber-daya. Akusisi dan pembangunan sumber
daya di dalam organisasi selalu dilakukan dengan ide untuk
menghemat biaya atau untuk menghasilkan uang. Sehingga
sangat perlu untuk mengidentifikasi biaya dan keuntungan yang
akan diturunkan sebelum melakukan melakukan sejumlah
pengeluaran atau pembelanjaan dana untuk pengembangan
sistem informasi.
f) Kebutuhan kelayakan. Semua nilai yang terdapat di dalam
blok permintaan yang lain dinyatakan dalam kebutuhan
kelayakan (feasibility requirements). Kompromi di antara
permintaan dan implementasinya di dalam blok rancangan
harus dicapai dari berbagai sudut pandang sebelum sistem
yang bersangkutan dapat dirancang dan kemudian
diimplernentasikan.
Suatu sistem dikatakan baik atau buruk, efektif atau tidak, bila
membandingkan nilai-nilai yang terdapat di dalam blok rancangan
dengan nilai-nilai yang terdapat di blok permintaan.
3.3.2 Tujuan Aktifitas Sistem Informasi
Tujuan sistem informasi adalah untuk menyediakan dan
mensistematikkan informasi yang merefleksikan seluruh kejadian atau
kegiatan yang diperlukan untuk mengendalikan operasi suatu
organisasi [Budihar95].
Kegiatan yang dimaksud adalah mengambil, mengolah,
menyimpan, dan menyampaikan informasi (komunikasi) yang
diperlukan di dalam mengoprasikan seluruh aktifitas organisasi
yang bersangkutan.
3.3.3 Kriteria Umum Sistem informasi
Kriteria sistem informasi merupakan variabel keluaran sistem yang
dianggap sebagai ukuran unjuk-kerja. Kriteria umum tersebut
mencakup:
a) Debit. Jumlah data dan informasi yang mengalir (bits) per-
satuan waktu.
b) Response time. Waktu antara event, reaksi terhadap event
sampai dengan proses terhadap event selesai dilakukan (makin
cepat makin baik).
c) Cost. Biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh informasi dari
data (makin rendah makin baik).
d) Pemenuhan fungsi. Fungsi-fungsi yang didefinisikan

14
(requirements) hares dapat dijalankan sebagaimana
direncanakan.

3.4 Sistem Informasi Berbasis Komputer Vs. Tidak Berbasis


Komputer
3.4.1 SI Tanpa Dukungan Komputer
Sistem informasi yang berkembang pertama kali adalah sistem yang
tidak berbasiskan sistem komputer.
Jumlahnya secara alamiah, pernah mengalami peningkatan yang
cukup tajam hingga tidak mudah untuk mengendalikannya.
Ketika teknologi sistem komputer hadir, tidak semua sistem
informasi seperti ini siap diadaptasikan dengan sistem komputer.
Berbagai faktor seperti halnya: jumlah sistem informasi yang cukup
banyak, dana yang terbatas, karakteristik sistem informasi
sangat sederhana, potensi pengguna sistem informasi yang relatif
rendah, kebutuhan kecepatan akses data tidak menjadi prioritas,
kompleksitas organisasi relatif rendah, sistem informasi
(cenderung) bersifat manual hingga semi otomatis, cenderung tetap
mempertahankan tenaga manusia, dan sebab-sebab lainnya.
Adapun ciri-ciri (karakteristik) sistem informasi seperti ini adalah:
o Data disimpan di dalam media yang harus dapat dibaca oleh
manusia.
o Penelusuran data dilakukan oleh manusia; kecepatan
penelusuran relatif rendah dan tidak menjadi prioritas tertentu.
o Makin besar dan kompleks organisasi terkait, makin sulit untuk
memperoleh gambaran yang lengkap dengan cepat.
o Kecepatan pengolahan data sangat ditentukan oleh
kecepatan petugas dalam menghitung, menyusun tabel &
laporan, dan menggandakan laporan.
o Pengiriman data dan informasi, sebagian besar,
memerlukan transportasi fisik dari media yang digunakan.
o Penggunaan sarana telekomunikasi masih sangat terbatas.
o Secara keseluruhan, terdapat keterlambatan informasi yang
cukup besar, akibat dari keterbatasan penelusuran,
pemrosesan, dan transmisi data.

3.4.2 SI dengan Dukungan Komputer


Sistem informasi dengan dukungan komputer (CBIS [computer-based

15
information system]) memang bukan hal yang baru pada saat ini.
Subjek ini mengalami kemajuan dan perubahan yang sangat cepat
sejak pertama kali diperkenalkan.
Sistem informasi yang berbasiskan komputer memiliki ciri umum
sebagai berikut:
a) Data tersimpan di dalam media yang dapat dibaca oleh mesin
dan bersifat compact hingga lebih mudah dan cepat untuk
ditelusuri.
b) Kumpulan data yang berukuran besar dapat disimpan di dalam
satu lokasi saja. Sementara analisis dari berbagai himpunan
data untuk memperoleh gambaran yang lengkap lebih mudah
untuk dilakukan.
c) Kecepatan pengolahan data sangat tinggi (orde detik, menit,
hingga jam) dan sudah menjadi prioritas.
d) Transmisi data dapat dilakukan melalui sarana telekomunikasi
(kabel, microwave).
e) Secara keseluruhan, delay atau keterlambatan yang
terdapat di dalam aliran data dan informasi relatif kecil
karena proses penelusuran, pengolahan, dan transmisi data
dapat dilakukan dengan cepat.
f) Lokasi pengembangan dan pengoperasian sistem yang
tersebar tidak menghalangi kemudahan dalam memonitor
dan mengoordinasikan segala aktivitas terkait. Dengan
melihat cara kerjanya, sistem informasi yang berbasiskan
sistem komputer dapat dibedakan ke dalam beberapa (sub)
sistem" :
1. Sistem transaksi. Transaksi (mode online atau
batch) merupakan masukan ke dalam sistem komputer
digunakan untuk meng-update atau basis data.
Contoh transaksi meliputi penjualan (rekaman data
penjualan/bon di supermarket), penarikan &
penyimpanan uang (di bank), pemesanan tiket
(ticketing), dan lain sejenisnya. Oleh karena itu, sistem
transaksi berkonsentrasi pada proses perekaman
aktivitas-aktivitas (yang telah terdefinisi dengan balk) di
dalam suatu organisasi.

16
Gambar 3.10a: Contoh Tampilan Skema Sistem Transaksi

Gambar 3.10b: Contoh Tampilan Infrastruktur Sistem Pemesanan


Tiket Pesawat
2. Sistem pendukung keputusan, digunakan untuk
menolong penggunanya dalam membuat keputusan
yang kompleks.
Pada sistem transaksi, prosedur tetap diterapkan untuk
memasukkan transaksi ke dalam basis data. Transaksi yang
bersangkutan akan diperiksa untuk memastikan tidak adanya
kesalahan data yang dimasukkan ke dalam basis data, dan transaksi
ini akan dihadapkan pada sejumlah pemeriksaan lanjutan.
Editing adalah pemeriksaan yang pertama, pemeriksaan lanjutan
dilakukan untuk memastikan bahwa data masukan bersifat
konsisten terhadap data yang telah terekam di dalam basis data.

17
3.4.2.1 Sistem Pengolahan Data (SPD)
Pencatatan (perekaman) data adalah proses memasukkan data ke
dalam media sistem pengolahan data. Jika SPD yang bersangkutan
berbasis sistem komputer, maka proses pencatatan data tersebut
dilakukan dengan bantuan perangkat keyboard, mouse, scanner,
digitizer, dan lain sejenisnya, kemudian disimpan ke dalam hard-
disk. Sementara pelaporan informasi merupakan proses ekstraksi
informasi dari rekaman data yang tersimpan di dalam SPD.
Sedangkan, pengolahan data merupakan proses operasi matematis
terhadap data.
Yang termasuk ke dalam proses pengolahan data adalah:
a) Verifi kasi
b) Pengorganisasian data
c) Pencarian kembali
d) Transformasi
e) Penggabungan
f) Pengurutan
g) Perhitungan/Kalkulasi
h) Ekstraksi data untuk membentuk informasi
i) Pembentukkan pengetahuan.
Sistem pengolahan data (SPD) memiliki empat kelompok sub-sistem:
masukan (input), pengolahan (proses), keluaran (output), dan
ingatan (memori).
3.4.2.2 Sistem Informasi Manajemen (SIM)
SIM merupakan hasil proses evolusi dari DP, SIM yang pertama
dikembangkan sangat mirip dengan DP, banyak sistem DP yang ada
pada saat ini juga memiliki fungsi manajemen sebagaimana halnya
MIS.
Sistem DP sering disebut sebagai salah satu sub-sistem yang dimiliki
oleh MIS.
Pihak manajemen sangat bergantung pada informasi yang
diterimanya. Keputusan yang harus diambil tentu saja tidak akan
tepat jika pihak manajemen yang bersangkutan tidak
mendapatkan informasi yang benar-benar mencerminkan
kondisi nyata organisasinya.
Informasi yang diberikan kepada (pihak) manajemen disebut
sebagai informasi manajemen. Sedangkan sistem informasi yang
dapat menghasilkan informasi manajemen disebut sebagai

18
sistem informasi manajemen (SIM ). (belum terdapat kesepakatan
yang baku mengenai definisi SIM)
Pada dasarnya, sistem informasi merupakan gabungan unsur-
unsur pokok "sistem", "informasi", dan "manajemen".
Berkaitan dengan hal ini, maka menurut [Robert85], definisi2 SIM
adalah:
A management information system is an organized set of
processes that provides information to managers to support the
operations and decision making within an organization.
Sedangkan menurut Gordon B. Davis di dalam pustaka [Sutan96],
SIM adalah suatu sistem manusia-mesin yang terpadu
(terintegrasi) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi
operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah
organisasi.
Sistem informasi seperti ini (CBIS), selama beroprasi,
menggunakan komponen berikut:
a) Perangkat keras (fisik).
Bagian input (masukan).
Bagian pengolahan (pemroses) dan memori.
Bagian output (keluaran).
Bagian komunikasi.
b) Perangkat lunak (non-fisik).
Sistem operasi.
Aplikasi sistem informasi produksi.
Aplikasi sistem informasi sumber daya manusia.
Aplikasi sistem informasi keuangan.
Aplikasi sistem informasi
c) Manusia (fisik).
o Manajer sistem informasi.
Software engineer (analyst & designer).
Network engineer. V
Programmer.
Operator.
U s e r.
Database administrator (administrator basis data).

19
d) Prosedur (non-fisik).
Rangkaian aktivitas bidang manajemen produksi.
Rangkaian aktivitas di bidang manajemen sumber daya
manusia. V Rangkaian aktivitas di bidang mamajemen
keuangan.
Rangkaian aktivitas di bidang manajemen
e) Basis data (non-fisik).
Data keuangan: konsep, internal, dan eksternal.
Data produksi: konsep, internal, dan eksternal.
Data sumber daya manusia: konsep, internal, dan eksternal.
f) Fasilitas jaringan komunikasi (fisik) [menurut fungsinya].
Server.
Workstation.
Network card.
Switching hub.
Saluran/kabel komunikasi.

3.4.2.3 Sistem Pendukung Keputusan (SPK)


SPK merupakan hasil pengembangan SIM yang dirancang
sedemikian rupa sehingga bersifat interaktif terhadap
penggunanya. Sifat interaktif ini dimaksudkan untuk memudahkan
integrasi antara berbagai komponen dalam proses pengambilan
keputusan, prosedur, kebijakan, analisa teknis, serta pengalaman
dan wawasan manajerial untuk membentuk suatu kerangka
keputusan yang fleksibel.
SPK dibuat dengan tujuan untuk membantu pengambilan keputusan
dan memilih berbagai alternatif keputusan yang merupakan hasil
pengolahan data dan informasi yang diperoleh dari penggunaan
model-model pengambilan keputusan.
Ciri-ciri SPK menurut Alters Keen di dalam pustaka [Suryadi98] adalah:
a) SPK ditujukan untuk membantu pengambilan keputusan-
keputusan terhadap permasalahan yang kurang terstruktur
yang pada umumnya dihadapi oleh para manajer yang berada
di tingkat atas.
b) SPK merupakan gabungan antara kumpulan model kualitatif
dan kumpulan data.
c) SPK memiliki fasilitas interaktif yang dapat mempermudah

20
hubungan antar manusia dengan mesin (komputer).
d) SPK bersifat fleksibel dan dapat menyesuaikan diri terhadap
perubahan-perubahan yang teijadi.
Keunikan SPK terletak pada faktor intuisi dan penilaian pribadi si
pengambil keputusan untuk turut dijadikan sebagai dasar
pengambilan keputusan. SPK memang dirancang secara khusus
untuk mendukung seseorang yang harus mengambil keputusan-
keputusan tertentu.
Beberapa karakteristik SPK:
a) Kapabilitas interaktif; SPK menyediakan layanan akses cepat
bagi pengambil keputusan terhadap data dan informasi yang
dibutuhkan.
b) Fleksibilitas; SPK menunjang para manajer pembuat keputusan
di berbagai bidang fungsional (keuangan, pemasaran, operasi,
produksi, dan sebagainya).
c) Kemampuan berinterkasi dengan model, SPK memungkinkan
para pembuat keputusan berinteraksi dengan model-model,
termasuk pemanipulasian model-model tersebut sesuai
kebutuhan.
d) Variasi keluaran, SPK mendukung pembuat keputusan
dengan menyediakan berbagai variasi keluaran, termasuk
kernampuannya dalam menghasilkan grafik dan analisa-
analisa pada kondisi-kondisi tertentu.
3.4.2.4 Sistem Informasi Akutansi (SIA)
Sistem ini pada dasarnya merupakan integrasi dari berbagai sistem
pengolahan transaksi yang terdapat di dalam suatu organisasi.
Transaksi yang dimaksud adalah transaksi keuangan; baik yang
berasal dari dalam maupun luar organisasi. Transaksi yang sangat
terstruktur ini pada umumnya terjadi pada manajemen tingkat
bawah. SIA merupakan bagian terbesar dari SIM.
SIA sering dijabarkan sebagai "kumpulan beberapa sub-sistem yang
saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama dengan
harmonis dalam mengolah data keuangan hingga menghasilkan
informasi keuangan bagi manajemen untuk membantu
pengambilan keputusan di bidang keuangan".
3.4.2.5 Sistem Informasi Produksi (SIP)
Sistem informasi produksi (SIP) dideskripsikan sebagai "kumpulan
beberapa sub-sistem yang saling berhubungan satu sama lain
dalam mengolah data sedemikian rupa hingga dapat menghasilkan
informasi produksi bagi (pihak) manajemen untuk membantu

21
pengambilan keputusan di bidang produksi". Pada sistem ini,
komputer digunakan sebagai alat bantu penjadwalan proses
produksi, pengendalian persediaan, pengendalian kualitas produk,
dan pelaporan biaya produksi.
3.4.2.6 Sistem Informasi Eksekutif (SIE)
STE pada umumnya merupakan suatu sub-sistem dari SI atau SIM.
Sistem informasi tipe ini digunakan untuk melayani kebutuhan-
kebutuhan terkait eksekutif karena aktivitas mereka tidak terstruktur
dengan baik; lebih sering berurusan dengan pihak luar organisasi
hingga diperlukan adanya sistem informasi yang dapat
menampung data yang tidak terstruktur dan kemudian
mengolahnya menjadi informasi siap saji ketika diperlukan.
3.4.2.7 Sistem Informasi Geografis (SIG)
Sistem informasi geografis merupakan gabungan dari tiga unsur
pokok: sistem, informasi, dan geografis. Dengan melihat unsur-
unsur pokoknya, maka sudah jelas bahwa SIG juga merupakan salah
satu tipe sistem informasi tetapi dengan tambahan unsur
"Geografis". Atau, SIG merupakan suatu sistem yang menekankan
pada unsur "informasi geografis".
Istilah "Geografis" merupakan bagian dari spasial (keruangan).
Kedua istilah ini sering digunakan secara bergantian atau bahkan
tertukar satu sama lainnya hingga muncullah istilah yang ketiga,
geospasial.
Ketiga istilah ini mengandung pengertian yang kurang lebih serupa
di dalam konteks SIG.
Kata "Geografis" mengandung pengertian suatu persoalan atau hal
mengenai (wilayah di permukaan) bumi: baik permukaan dua
dimensi atau tiga dimensi.
Istilah "informasi geografis" mengandung pengertian informasi
mengenai tempat-tempat yang terletak di permukaan bumi,
pengetahuan mengenai posisi di mana suatu objek terletak di
permukaan bumi, atau informasi mengenai keterangan-keterangan
(atribut) objek penting yang terdapat di permukaan bumi yang
posisinya diberikan atau diketahui.
SIG juga dapat dikatakan sebagai suatu kesatuan formal yang terdiri
dari berbagai sumber daya fisik dan logika yang berkenaan dengan
objek-objek penting yang terdapat di permukaan bumi.
Jadi, SIG juga merupakan sejenis perangkat lunak, perangkat keras
(manusia, prosedur, basis data, dan fasilitas jaringan komunikasi)
yang dapat digunakan untuk memfasilitasi proses pemasukan,

22
penyimpanan, manipulasi, menampilkan, dan keluaran
data/informasi geografis berikut atributatribut terkait.
3.4.2.8 Sistem Informasi Lainnya
Selain beberapa sistem informasi yang telah disebutkan di atas,
masih banyak lagi tipe-tipe CBIS yang sudah, sedang, dan akan
berkembang. Karena jumlah, variasinya, dan concern-nya selalu
meningkat dan makin banyak, maka definisi bakunya sering kali tidak
terlalu spesifik dan tidak jarang pula suatu tipe CBIS merupakan
bagian, turunan, atau bahkan hasil modifikasi dari tipe CBIS lainnya.
Oleh karena itu, tidak selalu mudah untuk membedakan secara jelas
antara suatu tipe CBIS dengan tipe-tipe CBIS lainnya.
Contoh tipe CBIS yang lain adalah,
sistem pakar, sistem informasi pemasaran, sistem informasi
keuangan & perpajakan, sistem informasi pembelian, sistem
informasi personalia, sistem informasi rekayasa, dan sebagainya.
Masing-masing tipe CBIS akan berkembang sesuai dengan
perluasan dan kedalaman ilmu yang bersangkutan, trend teknologi,
jumlah pakar yang berkompeten di bidangnya, dan banyaknya
permintaan pasar.
Sub-bab ini sekadar deskripsi ringkas mengenai tipe-tipe CBIS yang
ada berikut pengertian-pengertian & relasi-relasi yang terdapat di
dalam terminologi data, informasi, sistem, sistem informasi, dan
sistem informasi geografis yang juga termasuk sebagai salah satu
tipe CBIS yang sangat populer pada saat ini.

23