PENGERTIAN
Dalam pengertian sederhana yang di sebut sebagai Event Organizer adalah pengelola
suatu kegiatan (Pengorganisir Acara). Setiap kegiatan yang di selenggarakan
bertujuan untuk memperoleh keuntungan di kedua belah pihak, baik penyelenggara
maupun yang hadir pada saat kegiatan berlangsung. Keuntungan ini tidak harus
bersifat material namun juga bisa bersifat non material.
Dalam pengertian ini yang di maksudkan dengan Event Organizer lebih mengarah
pada profesi, yaitu suatu lembaga baik formal maupun non formal, yang di percaya
untuk melakukan kegiatan. Misal; peluncuran suatu produk baru, pesta, seminar,
pagelaran musik, dan lain sebagainya, di sesuaikan dengan permintaan pengguna jasa
atau inisiatif Event Organizer sendiri.
Di sini yang membedakan sebuah event organizer dalam bentuk kepanitian (in-house
production) dan event organizer yang mengarah pada profesi, dapat di lihat dari
keberlangsungan event organizer tersebut. Apabila dalam bentuk kepanitiaan, setelah
kegiatan selesai dilaksanakan maka selesai pula tugas orang-orang yang terlibat di
dalam kepanitiaan. Sedangkan dalam event organizer yang mengarah pada profesi,
meskipun kegiatan telah berakhir, akan tetapi kegiatan orang-orang di dalamnya akan
tetap berlangsung.
1. Pemilihan orang-orang yang berpotensi dan sesuai dengan posisi yang akan
dilakukan di event tersebut, misal; stage manager, seksi perlengkapan, seksi
dokumentasi, seksi konsumsi, dll..
2. Pemilihan supplier yang significant dan berkualitas, baik dalam hal
perlengkapan, konsumsi, dll.
3. Membuat rundown acara yang tidak boleh ada putusnya, tetap mengalir
(padat).
4. Tepat waktu.
5. Konsep event harus sesuai dengan apa yang telah dipresentasikan awal kepada
klien.
6. Sesering mungkin meng-announce produk klien kepada audience, atau ucapan
terima kasih.
7. Menjaga keamanan dan ketertiban event sehingga tidak menelan korban jiwa
atau sejenisnya.
8. Hasil acara diliput di media cetak / elektronik
Kecerdasan atau kesanggupan seseorang itu terbagi: 1% adalah inspirasi, dan 99%
adalah cucuran keringat atau usaha keras.
Dalam membuat konsep Event Organizer dibagi menjadi tiga bagian:
1. Konsep baku, di mana konsep ini sebelumnya telah dibuat oleh perusahaan yang
bersangkutan, sehingga tinggal melaksanakan saja. Event Organizer
2. Konsep baru, semua konsep acara dirancang sendiri kemudian dipresentasikan
kepada klien (perusahaan). Event Organizer
3. Kombinasi. Ini berarti kita dengan pihak perusahaan mengadakan sharing
bagaimana acara itu akan dibuat.Event Organizer
Terakhir dan yang paling urgent untuk mengadakan suatu event organizer adalah
budget, karena besar kecilnya budget perusahaan sangat menentukan bagaimana acara
itu akan berlangsung. Kalau budget perusahaan tersebut besar, tentunya acara bisa
dibuat sebaik dan sebagus mungkin. jika dana terbatas tentunnya acara dibuat sehemat
mungkin tanpa menghilangkan tujuan dari dibuatnya acara tersebut
Panggung multilevel
Tujuan event ini untuk apa? Iya, sih. Kebanyakan memang untuk mendatangkan
pemasukan untuk si penyelenggara (nggak tau kalo event amal, lho ya).Tapi masa
mau nulis itu di proposal? Apalagi kalo mau minta bantuan sponsor.Bikin tujuan yang
sifatnya positif bagi masyarakat, misalnya, "Untuk memajukan kreativitas musisi kota
A", atau "Untuk memuaskan dahaga masyarakat kota A akan hiburan", atau lainnya.
Pastikan sudah ada deal dengan artis bersanganetan (dan ini perlu modal awal), juga
dengan venue. Sponsor enggan untuk men-support event yang konsep dan artisnya
masih tentatif. Inilah pentingnya penentuan artis yang tepat, sehingga bisa
meyakinkan sponsor, bahwa event ini memang layak dan menguntungkan buat brand
exposure si sponsor tersebut. Artis yang dimaksud nggak harus kelas nasional. Bisa
juga artis lokal yang punya basis massa yang baik. Asal bukan artis yang over
exposed atau udah keseringan tampil.
3. Biasanya budget terdiri dari fee & akomodasi artis, sewa alat musik, ijin
keamanan, pawang hujan, pawang ular (ups!), fee design (penting!), dan biaya
produksi material publikasi tetap harus dicantumin (spanduk, baliho, cetak tiket, iklan
radio, majalah, dll), walau toh nantinya publikasi ditanggung sponsor. Terakhir,
cantumin management fee. Cantumkan juga berapa yang diminta dari sponsor. Jarang
ada sponsor yang mau nanggung 100% biaya, kecuali kalo inisiatif event dari mereka
sendiri.
4. Susunan kepanitiaan (nggak terlalu penting bagi sponsor. Nggak dicantumin juga
nggak papa, kayaknya). Banyak EO yang berbobot yang hanya terdiri dari 1 atau 2
orang saja.Pilih sponsor yang segmen market-nya sesuai dengan konsep event kita.
Jangan ngajukan proposal ke Hemaviton kalo mau ngadain konser indie.
Intinya:
Semoga berhasil
Event Organizer (EO) merupakan organisasi yang didalamnya terdapat sekumpulan orang
yang memiliki fungsi menyelenggarakan dan melaksanakan sebuah acara dengan fungsi
dan peran masing - masing dari perencanaan hingga acara berakhir.
Di dalam meraih kelancaran dan kesuksesan sebuah acara yang ditangani, EO harus
memiliki orang - orang yang mampu menjalankan fungsi dalam bagian - bagian kerja
sebuah organisasi tersebut.
Antara satu event dengan event lainnya akan memiliki struktur organisasi yang berbeda.
event Exhibition yang diselenggarakan di sebuah Mall atau Hotel berbintang akan memiliki
tim yang berbeda dengan event Exhibition yang digelar di Lapangan. Demikian pula
dengan sebuah Konser Musik. Perbedaan ini diadasari pada beberapa hal berikut :
1. Kebutuhan tim dalam menjalankan fungsi kerja
2. Efektifitas dan Efisiensi kerja
3. Besar kecilnya event
Sebagai usaha yang berorientasi pada keuntungan, EO akan menghitung jumlah personil
dalam tim secara cermat dan teliti. Tidak ada jaminan kesuksesan sebuah event yang
terdiri dari banyak orang.
Beberapa contoh fungsi yang biasanya ada dalam sebuah project event diantaranya :
Field Officer
Adalah fungsi yang menangani persiapan venue, promosi, perijinan & keamanan,
konsumsi, pengadaan perlengkapan, keuangan, kesekretariatan dan sebagainya. Dengan
kata lain fungsi ini adalah yang menjalankan fungsi operasional.
Tallent Officer
Menangani pekerjaan yang berhubungan dengan talents/artis/pengisi acara, mulai dari
negosiasi waktu, honor, membuat MOU sampai pada kebutuhan artis saat pentas,
transportasi, konsumsi, akomodasi dan lain - lainnya
Show Director
Show Director adalah yang bertanggungjawab terhadap kualitas sajian acara, baik dari segi
artistik maupun kenyamanan audiens. Biasanya Show Director akan memiliki tim yang
terdiri dari Art Director, Stage Manager, Sound Engineer, Lightingman, Security & Runner
Art Director
Bertanggungjawab terhadap permasalahan artistik, seperti tampilan panggung, dekorasi,
dan efek - efek lainnya yang berhubungan dengan estetika.
Stage Manager
Bertanggungjawab terhadap kelancaran acara. Stage Manager akan mengatur kemunculan
talents sesuai rundown dan mengendalikan waktu tampil.
Sound Engineer/Soundman
Bertanggungjawab terhadap kontrol kualitas sound system.
Lightingman
Bertanggungjawab terhadap kontrol kualitas lighting.
Security
Adalah personil dari kepolisian atau mereka yang ditugaskan. Bertanggungjawab terhadap
seluruh keamanan acara dari mulai lokasi, jalannya acara, dan pihak lain - lain yang terkait.
Runner
Adalah tim yang terdiri dari beberapa orang, yang bertugas serabutan, menjadi
penghubung antara Show Director dengan pihak - pihak lainnya.
Client Service
Bertanggungjawab sebagai penghubung antara klien sebagai sponsor/penyandang dana
kepada Show Director dan Project officer. Client Service ini akan menemani klien dari sejak
klien tersebut hadir di arena event hingga pulang dengan kepuasan.
Contoh - contoh diatas adalah beberapa fungsi yang biasanya ada dalam sebuah event.
Tetapi, bisa terjadi dalam sebuah event ada fungsi - fungsi diatas yang justru dihilangkan
karena pekerjaan dapat di-handle oleh fungsi lainnya. Dan juga tentunya masih ada
beberapa fungsi lain yang mungkin dibutuhkan dalam sebuah penyelenggaraan event,
diantaranya seperti :
Officer Lomba yang bertugas menangani jalannya perlombaan
Liaison Officer yang bertugas mendampingi tamu/artis
Crew Multimedia yang bertugas melakukan kontrol kualitas sajian media
Tim Dokumentasi, PR, Usher, dll
Jadi, begitu menariknya organisasi sebuah penyelenggaraan event, so lets start yours to
organize the event..
GAMBARAN UMUM
Event Organizer atau EO bisa dikatakan adalah sekumpulan orang-orang yang ahli
di bidangnya, dalam menyelenggarakan sebuah acara atau event. Dan karena
biasanya acaranya kompleks (mengandung berbagai unsur atau komponen) maka
diperlukan juga beberapa orang yang mumpuni di berbagai unsur tersebut untuk
mengerjakan event tersebut.
Dulu misalnya, di era 80-90an, sebuah acara atau event ulang tahun anak-anak
berusia sekitar 5 atau 7 tahun harus dipersiapkan sedemikian rupa agar meriah
dan berkesan. Mungkin talent yang dibutuhkan hanyalah seorang tukang sulap
atau seorang badut, atau seorang pendongeng. Atau mungkin ketiganya
sekaligus. Cuma, dalam pelaksanaan di lapangannya, dibutuhkan lebih dari
sekedar orang yang berbakat.
Selain sang orangtua yang menjadi promotornya, mungkin ada pula sang tante
yang mendata siapa saja yang perlu diundang, jenis makanan apa saja yang perlu
dihidangkan, susunan acaranyanya apa saja dan lain sebagainya. Dan sang oom
juga bisa turut membantu dengan memilihkan bentuk undangan, mencari toko
yang termurah, menawar harganya, mencari sound system dan lain-lain.
Kemudian ada kakak sepupu yang mungkin bisa membantu dengan mengirimkan
undangan ke beberapa tetangga, meniup balon, memasang pita warna-warni. Dan
jangan dilupakan juga, peran bibi di dapur yang mempersiapkan makanan.
Ternyata, untuk mengadakan sebuah pesta ulang tahun bagi seorang anak kecil
membutuhkan lebih dari 2-3 orang yang harus bisa mengerjakan beberapa tugas
sekaligus. Sekarang, di era mulai dari era 90an hingga sekarang, cukup dengan
booking sebuah restoran cepat saji kemudian sebar pesan melalui handphone ke
para undangan, sebuah acara lengkap dengan badut, MC, dekorasi, sound system
dan lain-lain sudah siap diselenggarakan.
Secara garis besar, itulah EO. Sekumpulan orang yang mempunyai tugas dan
fungsi yang berbeda-beda namun bisa saling berkolaborasi dan bersinergi untuk
mensukseskan penyelenggaraan sebuah acara. Semakin kompleks acaranya,
tentunya membutuhkan lebih banyak personil dalam tubuh EO.
INSIGHT THE EO
Jika kita melihat ke dalam struktur sebuah EO, kita akan menemukan berbagai
posisi dan jabatan, yang tentunya disesuaikan dengan acara yang akan
diselenggarakan. Namun jika kita melihat ke sebuah perusahaan EO, maka kita
akan melihat bahwa strukturnya kurang lebih sama dengan struktur perusahaan
jasa pada umumnya.
Dalam sebuah perusahaan EO, yang biasanya ada adalah:
bagian marketing,
bagian administrasi,
bagian keuangan,
dan bagian teknis EO itu sendiri.
Seperti yang sudah diketahui, bagian marketing tugas utamanya adalah mencari
client bagi EO. Kemudian bagian administrasi bertugas mengurus segala sistem
administrasi yang diperlukan. Lalu bagian keuangan bertugas menjaga gawang
perusahaan EO tersebut dari sisi financial dan akuntansi. Kemudian bagian teknis
EO adalah bagian yang bertugas untuk menyelenggarakan acara.
Yang ingin dibahas dalam topik ini adalah posisi-posisi yang ada di bagian teknis
dari EO tersebut. Tidak semua posisi bisa digambarkan dalam ulasan ini. Masing-
masing perusahaan punya rules dan kebijakan yang berbeda-beda, karenanya
posisi-posisi yang diterangkan ini sebaiknya tidak dijadikan patokan. Sebaliknya,
tempatkan posisi yang anda butuhkan untuk usaha EO anda.
POSISI-POSISI DI EO
Beberapa posisi yang punya fungsi dan peranan penting dalam dunia usaha EO
adalah sebagai berikut:
Event Manager atau Event Director atau Project Manager
Penamaan bisa berbeda-beda, tetapi kurang lebih fungsinya sama, yaitu orang
yang memegang peranan terpenting dalam sebuah penyelenggaraan acara.
Dalam setiap EO harus ada orang yang mengerti tentang penyelenggaraan acara
mulai dari A sampai Z. Biasanya, pengalaman dan jam terbangnya sudah tinggi.
Kenalan dan mitranya segudang. Skill-nya sudah mumpuni dan punya sense dan
feeling yang peka terhadap potensi permasalahan yang biasa timbul di dunia EO.
Di perusahaan EO, orang seperti ini biasanya sudah mendukuki posisi sebagai
owner atau direktur, dan jika ada event project dia akan merekrut orang lain
berkemampuan sama untuk dijadikan Event Manager atau Project Manager, dan
dia sendiri bertindak sebagai supervisor untuk mengawasi Event Manager atau
Project Manager tersebut.
Biasanya, diawalnya, sang owner yang sudah berpengalaman ini membuatkan ide
dan konsep acara bagi client berdasarkan panduan atau brief yang sudah
diperoleh marketing sebelumnya. Dan kalau sudah maju pitching dan menang
tender, baru kemudian dia melakukan rekrutmen dan memimpin anak buahnya
dalam menyelenggarakan acara client tersebut. Kalau proyek dari perusahaan EO
ini banyak, maka biasanya sang owner ini akan merekrut orang yang punya
kemampuan sama dan setara dengan dia atau sedikit dibawahnya untuk
kemudian dijadikan Project Manager atau Event Manager atau Event Director dari
event client tersebut.
Jika proyeknya sangat besar dan membutuhkan keahlian yang sangat tinggi,
maka si owner bisa juga tidak segan merekrut orang yang lebih ahli darinya dan
kemudian mempelajari skill orang tersebut dengan jadi pengamat, kalau perlu jadi
asisten si ahli tersebut. Jadi tidak harus selalu merekrut orang dengan
kemampuan yang ada dibawahnya untuk melakukan pekerjaan. Namun karena
ide dan konsep yang disetujui client berasal dari sang owner, maka meskipun
orang yang direkrut lebih ahli dari yang merekrut, tetap saja dia harus
mendapatkan insight/panduan tentang ide dan konsep acara dari si owner.
Kesimpulannya, harus ada orang yang berada di posisi lead, untuk mengatur
bagian teknis EO, mulai dari pembuatan konsep acara hingga implementasinya di
lapangan. Orang ini harus mengerti detil-detil teknis dan non teknis. Detil teknis
seperti produksi dan lain-lain. Detil non teknis seperti administrasi, keuangan dan
lain-lain. Kemudian masih harus ditambah lagi dengan jam terbang yang tinggi
sehingga bisa membuat proposal yang bagus, mengena obyektifnya, profitable
dan masih within budget.
Production Manager
Segala seseuatu hal yang berkaitan dengan teknis acara posisinya dipegang oleh
seorang Production Manager. Stage, Light system, Sound System, Front of House,
Security, tenda, electricity, dan lain-lain bahkan mungkin sampai ke kaos atau
topi event bisa dikerjakan di bagian produksi di bawah pimpinannya. Semakin
besar event-nya, semakin besar pula pasukannya.
Keluwesannya dalam berhadapan dengan client dan ketegasannya untuk
mengambil keputusan di saat genting merupakan kunci utama dari kepiawaian
seorang Production Manager. Biasanya, seorang Production Manager punya
beberapa orang yang berperan sebagai tangan kanannya. Ada tangan kanan yang
menangani stage, atau lighting, atau sound, atau FoH, atau security/keamanan,
atau kelistrikan dan lain-lain. Koordinasi merupakan kata kunci di divisi ini.
Untuk posisi-posisi lain yang biasanya ada dalam EO akan dilanjutkan dalam
bagian kedua dari posting ini.
EVENT ORGANISER
PRODUCTION DIVISION
Divisi produksi adalah bagian yang bertanggung jawab atas perencanaan, desain,
budgeting serta pelaksanaan produksi yang menyangkut peralatan penunjang acara
(Panggung, Lampu,Sound sistem, Generator dsb ) serta tenaga kerja produksi. Diperlukan
data yang lengkap mengenai spek serta skala produksi, pengisi acara (raiders), lokasi acara
(Venue) yang disusun menjadi penjadwalan seluruh bidang produksi (pengiriman, Load In/
Load Out, soundchek, showtime dsb) Diperlukan koordinasi dan ketepatan waktu
pemasangan, karena keterlambatan satu bagian produksi dapat mempengaruhi pekerjaan
yang lain.oleh karena itu jadwal produksi harus di sepakati dalam perencanaan dan ditepati
dalam pelaksanaan. Pemahaman tentang teknis dan konstruksi diperlukan dalam pekerjaan
produksi, faktor keamanan harus diperhatikan dalam proses produksi, karena menyangkut
hal hal yang beresiko kecelakaan tinggi (listrik, barang berat, ketinggian konstruksi, kembang
api dsb), maka alat pengaman (sarung tangan, sepatu kerja, harness dsb)serta peralatan
penunjang kerja (peralatan tenaga listrik/power tools) sebaiknya di pergunakan .
Mendesain tata cahaya (jenis lampu & warna dsb) sesuai karakter pengisi acara
Sound Designer
Merancang tata suara (jenis& karakter suara sesuai karakter pengisi acara Artistic & Scenic
Designer merancang bentuk panggung, artistic dan property panggung dsb, sesuai tema
pertunjukan
Multimedia Designer
Adalah divisi / bagian organisasi yang menangani lokasi acara, yang akan berinteraksi
dengan beberapa pihak (Pengelola Lokasi , Polisi , petugas perijinan, penonton dsb ) yang
berkaitan dengan pelaksanaan tugas lapangan terutama pada hari (H) pertunjukan, dimana
penanganan penonton (massa) adalah hal paling vital . Untuk itu diperlukan pendataan
menyeluruh mengenai lokasi acara (Venue), kota dimana venue berada, akses, fasilitas dan
data umum penunjang lainnya. Berdasarkan pemahaman lokasi dan kota tempat pertunjukan,
maka disusun rencana dan sistem serta strategi penanganan acara, maping & data yang rinci
ditambah pengenalan lokasi yang matang
Front of House Manager
Mensurvei kelayakan tempat pertunjukan yang telah ditetapkan
Berkoordinasi dengan pengelola tempat berkaitan rencana acara (waktu,jenis dll)
Merancang sistem dan strategi pengamanan dan penanganan lokasi acara
Menghitung jumlah tenaga kerja (Doorman, Ticket Takers, Usher, Securiti) yang
dibutuhkan
Mengalokasikan jumlah tenaga kerja disetiap area yang telah ditentukan (pintu
masuk, area prod, area parkir dll)
Bertanggung jawab atas lancarnya penanganan arus penonton ke dalam lokasi
acara
Berkoordinasi dengan pihak pengamanan resmi (polisi) mengenai rencana
pengamanan (renpam) arena pertunjukan
Berkoordinasi dengan PMK mengenai penempatan mobil pemadam & teknis
pengunaan pemadam
Berkoordinasi dengan PPPK & Paramedik mengenai penempatan posko, Ambulans
dan penanganan yang membutuhkan
Mengontrol dan mengawasi jalannya penerapan renpam pada hari pelaksanaan
Mengontrol setiap pintu masuk penonton dan area vital lainnya
Memberikan briefing pengarahan kepada seluruh tenaga penanganan lokasi acara
Berkoordinasi dengan Producer selama persiapan dan pelaksanaan
Dalam tugasnya FoH manager dibantu oleh seorang Venue Coordinator dan Venue
facilitator yang bertugas antara lain:
Berkoordinasi dengan pengelola lokasi untuk kelancaran operasional acara
Memetakan keseluruhan area lokasi pertunjukan
Mengidentifikasi kebutuhan fasilitas tambahan (lampu penerangan, WC, Rambu 2
pintu masuk, barang terlarang, daerah bahaya, area parkir dll)
Memetakan dan membagi area sesuai kebutuhan acara (area prod, penonton, posko,
PMK & PPPK dsb)
Memfasilitasi kebutuhan penonton di lokasi acara (tiket box, jalur penonton, area
parkir dll)
Memetakan area yang layak untuk pemasangan materi / sarana promosi (Baliho,
spanduk, banner, stand, panggung display dll ) dilokasi
Memfasilitasi kebutuhan produksi acara yang dapat disuplai oleh pengelola tempat
pertunjukan
Field Security Coord
Bersama FoH manager merancang system & strategi pengamanan lapangan
Mengalokasikan jumlah tenaga keamanan yang akan ditempatkan
Mengidentifikasi titik titik rawan pengamanan disekitar lokasi acara
Memberikan pengarahan/briefing kepada seluruh petugas keamanan lapangan
Mengkoordinir pelaksanaan pengamanan berdasarkan renpam
Memimpin pembersihan / sweeping area pertunjukan pada hari H
Berkoordinasi dengan FoH Manager selama persiapan dan pelaksanaan acara
Memecahkan masalah/gangguan keamanan yang terjadi dilapangan
Dalam tugasnya Field security Coord didukung oleh Field Security yang tugasnya antara
lain
Menempati area yang sudah ditetapkan untuk diamankan
Memeriksa ID / Tiket yang menjadi tanda masuk area tertentu
Menjalankan Instruksi yang telah ditetapkan oleh Field Security Coord
Dilarang meninggalkan area yang menjadi tanggung jawabnya
Berkoordinasi dengan Field security coord jika terjadi gangguan keamanan didaerah
tanggung jawabnya
Untuk mengantisapasi timbulnya korban akibat pertunjukan, maka dipersiapkan
sejumlah Paramedic lapangan yang peralatan medis dan ambulans, guna memberikan
pertolongan pertama dan merawat orang yang memerlukan penanganan medis, tim tersebut
ditempatkan di posko yang telah ditentukan ,beberapa anggota paramedic juga ditempatkan
di area sekitar panggung untuk bersiaga , tim ini dipimpin oleh seorang Paramedics
Coordinator yang akan bertanggung jawab atas jalannya tugas mereka
Selain itu untuk mengantisipasi timbulnya kebakaran maka disediakan, tim Pemadam
kebakaran yang selain bertugas memadamkan api/kebakaran yang terjadi juga dapat
dipergunakan untuk menyiram penonton (mobil pemadam), penyiraman ini
mempertimbangkan jika penonton sangat padat atau jika suhu udara panas sekali, perintah
penyiraman berasal dari satu komando (biasanya FoH manager/ Venue coord)
kepada Kepala Pemadam kebakaran dengan memperhatikan tiupan angin dan arah air.
Penanganan penonton adalah salah satu tugas utama FoH selain pengamanan venue, untuk
hal tsb maka FoH Manager langsung mengarahkan, mengkoordinir serta mengawasi seluruh
jalanya arus masuk dan keluar penonton, untuk itu diperlukan beberapa koordinator yang
bertanggung jawab atas pintu penonton ,tiket serta penempatan penonton di area
pertunjukan , orang orang yang bertugas antara lain
Ticket Takers Coord
Mengalokasikan para Ticket Takers sesuai tempat dan jumlah tenaga
Mengkoordinasikan seluruh kegiatan Ticket Takers Spv & Ticket Takers di lokasi
Menangani serta mencari solusi masalah yang menyangkut tiket penonton
Mengkoordinir pengumpulan sobekan tiket sebagai bukti jumlah penonton
Berkoordinasi dengan Coord lain (Doorman, Usher) mengenai penempatan tiket
takers disetiap pintu
Berkoordinasi dengan FoH manager berkaitan dengan permasalahan tiket
Jika jumlah pintu masuk banyak, dan terletak di beberapa bagian gedung / lapangan maka
tiket takers koordinator di bantu TicketTakers Supervisor yang menjadi penanggung jawab
setiap pintu / sektor, dengan tugas
Mengawasi pekerjaan ticket takers disetiap pintu/sector yang telah ditentukan
Mengumpulkan bundel sobekan tiket/tanda masuk setiap pintu / sector yang menjadi
tanggung jawabnya
Membantu tiket takers yang menemui masalah dalam tugasnya
Memastikan tiket takers sudah siap pada posisinya saat pintu penonton dibuka
Menyiapkan segala kelengkapan kerja ticket takers
Berkoordinasi dengan Ticket Takers Coordinator berkaitan dengan permasalahan
tiket
Sedangkan petugas yang melaksanakan penyobekan tiket penonton disebut Ticket
Takers yang tugasnya adalah
Memeriksa keaslian tiket penonton yang ditunjukan
Menyobek tiket sesuai bagian yang telah ditentukan
Memberikan sobekan tiket kepada penonton sebagai tanda masuk
Menyimpan / mengumpulkan sisa sobekan sebagai tanda bukti penonton
Membundel sobekan tiket untuk diserahkan kepada spv
Memeriksa kelengkapan peralatan kerja (karet, stapler, kantong, ballpoint)
Berkonsultasi dengan tiket takers supervisor jika menemui masalah tiket
Untuk mengawasi serta mengendalikan arus penonton yang masuk maka diperlukan petugas
yang bertanggung jawab yang bisasa disebut Doorman (penjaga pintu) untuk koordinasi kerja
maka diperlukan seorang Doorman Coordinator dengan tugas:
Doorman Coordinator
Mengalokasikan doorman sesuai pintu dan jumlah personil
Mengkoordinasikan seluruh kegiatan Doorman Spv & Doorman di lokasi acara
Menangani serta mencari solusi masalah arus masuk penonton
Memberi pengarahan teknis buka /tutup arus penonton
Mengawasi pengendalian arus penonton ke lokasi
Memberikan komando saat pintu penonton dibuka
Berkoordinsi dengan koordinator lainya (Ticket Takers, Usher) mengenai penempatan
Doorman di setiap pintu
Berkoordinasi dengan FoH Manager mengenai permasalahan arus penonton
Untuk mempermudah pengawasan pintu sorang Doorman coordinator dapat dibantu
beberapa Doorman Supervisor yang area tugasnya ditetapkan, dengan tugasnya
Doorman Supervisor
Mengawasi pekerjaan Doorman disetiap pintu/sector yang telah ditentukan
Mengatur mengawasi arus buka / tutup pintu penonton
Memberi arahan penonton arah pintu yang benar sesuai tiket/tanda masuk
Membantu Doorman jika terjadi permasalahan dengan arus penonton
Memastikan Doorman sudah pada posisinya saat pintu mulai di buka
Berkoordinasi dengan Doorman Coordinator bila terjadi masalah
Dan petugas yang mengatur arus masuk penonton secara langsung adalah
Doorman
Memastikan setiap penonton memegang tiket ketika memasuki antrian
Memastikan penonton tidak membawa barang 2 yang dilarang masuk ke area
pertunjukan
Mengamankan barang terlarang / berbahaya untuk diserahkan kepada petugas
keamanan
Mengamankan penonton yang memaksa masuk tanpa tiket untuk diserahkan kepada
petugas kemanan
Menjaga arus buka tutup pintu sesuai arahan Supervisor/ Coord
Melaporkan kepada supervisi bila terjadi masalah dengan kelancaran arus penonton
Untuk layanan dan kelancaran penonton memasuki arena pertunjukan, sesuai tiket yang
dimiliki, adalah tugas seorang Usher yang mengarahkan penonton ke tempat yang benar,
juga akan dikoordinasikan oleh seorng Usher Coordinator dibantu beberapa Usher
Supervisor dengan tugas antara llain:
Usher Coordinator
Mengalokasikan usher sesuai pintu /sektor dan tenaga personil
Mengkoordinasikan seluruh Usher Spv / Usher di lokasi pertunjukan
Mencari solusi masalah berkaitan dengan penempatan penonton
Memberi pengarahan teknis tentang pelayanan penonton ke tempat duduknya
Mengawasi jalanya pelayanan penonton menuju tempat duduknya
Berkoordinasi dengan koordinator lainnya (ticket takers, doorman) mengenai
penempatan usher di setiap pintu atau sektor
Berkoordinasi dengan FoH manajer dengan permasalahan tempat duduk penonton
Dalam tugasnya Usher Coordinator dibantu Usher Supervisor dengan tugas
Mengawasi Usher dalam menjalankan tugas pelayanan penonton di setiap pintu /
sector yang telah ditentukan
Memberi arahan kepada penonton untuk menemukan tempat yang benar sesuai tiket
yang dimiliki
Membantu Usher jika menemui masalah dengan pelayanan penonton
Memastikan usher berada ditempatnya pada saat penonton masuk
Berkoordinasi dengan Usher Coordinator jika terjadi permasalahan pelayanan
penonton
Sedangkan yang melayani penonton secara langsung adalah Usher yang tugasnya
Mengantar / menunjukan kepada penonton lokasi duduk sesuai tiket
Mengetahui setiap sector penempatan penonton sesuai tiketnya
Mengani masalah penonton berkaitan dengan lokasi tempat duduk
Melaporkan dan berkoordinasi dengan Usher Spv jika terjadi permasalahan dengan
penonton
Talent treatment (Penanganan Artis) adalah bagian yang merencanakan, mengawasi dan
menjalankan seluruh pemenuhan keperluan pengisi acara (diluar kebutuhan pertunjukan)
mencakup hal teknis dan non teknis, untuk Itu diperlukan seluruh data berkaitan dengan
pengisi acara (jumlah personal, kebutuhan peralatan, jadwal pengisi, akomodasi, transport,
logistik dsb), berhubungan langsung dengan pihak Manajemen Artis / Artis. Faktor keamanan
dan keselamatan artis juga menjadi tanggung jawab Talent treatment, personal divisi ini
dengan spesifikasi tugasnya adalah :
IMPRESARIAT
Impresariat adalah bagian yang mengurus segala hal yang berkaitan dengan perijinan
pelaksanaan acara, yang harus dkerjakan adalah mengurus segala surat menyurat,
administrasi serta dokumen perijinan. Impresariat dilengkapi dengan segala data dan
informasi mengenai tempat acara, pengisi acara, tanggal dan jam acara akan dilaksanakan
dan penanggung jawab acara. Impresariat akan berhubungan dengan instansi resmi
pemerintahan termasuk permintaan pengamanan dari pihak yang berwajib (Polisi dsb).
Jika pengisi acara berasal dari luar negeri maka pengurusan ke pihak Imigrasi/Custom,
perijinan kerja artis asing, sensorship dan pajak.
TICKETING DIVISION
Ticketing adalah bagian/divisi yang menangani penjadwalan berkaitan dengan tiket, mulai
dari pencetakan, porporasi, pemilihan tiket box (tempat penjualan tiket) system pemesanan,
distribusi sampai penghitungan tiket terjual setelah pertunjukan berakhir guna meastikan
berapa pajak yang harus di bayar, Divisi tiketing antara lain adalah
Ticketing Coordinator
Merencanakan semua yang berkaitan dengan jadwal divisi ticket
Memilih tempat penjualan tiket dan menyelesaikan semua administrasi kerjasama
Mengontrol hasil pemesanan tiket di setiap tiket boxnya
Memberikan petunjuk tertulis kepada tiket box tentang teknis pemesanan dan
mendapatkan tiket acara
Menyiapkan lembar tiket sesuai jumlah pemesanan setiap tiket box
Mengkoordinir penjualan tiket di lokasi acara (jika ada)
Berkoordinasi dengan Ticket Takers Coordinator untuk penghitungan sobekan bukti
tanda masuk penonton
Berkoordinasi dengan producer jika timbul permasalahan berkaitan dengan tiket
Dibantu oleh Ticket Box controller yang tugasnya antara lain:
Mengontrol distribusi tiket ke setiap tiket box
Menjelaskan kesepakatan kerjasama dengan setiap tiket box
Memonitor hasil pemesanan tiket secara berkala
Mengontrol operasional tiket box di lokasi acara
Berkoordinasi dengan Ticketing Coordinator menyangkut permasalahan tiket
PROMOTION DIVISION
Adalah divisi yang menangani seluruh kegiatan promosi suatu event, mulai dari
perencanaan, desain, produksi materi promosi, penempatan, penayangan serta pemasangan
media luar ruang menjadi tanggung jawab bagian ini , selain hal itu promotion manager juga
mengkoordinir jumpa pers yang menjadi bagian dari promosi acara, sedangkan orang yang
mengatur semua ini adalah Promotion Manager dengan tugas
Promotion Manager
Mempersiapkan desain materi publikasi baik, cetak, elektronik maupun luar ruang
Mengkoordinasikan pemasangan / penayangan iklan di media
Mengkoordinir kegiatan jumpa pers
Menentukan media cetak & elektronik yang akan dipakai
Menentukan ukuran dan waktu pemuatan iklan baik cetak maupun elektronik
Menentukan jenis, jumlah serta tempat pemasangan media luar ruang
Memonitor iklan yang telah dipasng atau ditayangkan
Mengawasi pemasangan media promosi luar ruang
Berkoordinasi dengan Produser bila terjadi permasalahan promosi
Dalam melaksanakan tugasnya Promotion manager dibantu oleh Media placement
Coordinator/ Officer yang akan menjalankan fungsi kontrol dan monitor pemasangan iklan di
media luar ruang, dalam proses perencanaan iklan biasanya di bantu oleh Perancang Grafis
(Graphic Designer ) serta tenaga kreatif pembuat jingle dan spot TV
GENERAL INFORMATION
CLIENT
EVENT
THEME
ARTIST
VENUE
SHOWDAY
SHOW TIME
PROD SPEC
GENERAL SCHEDULE
MOU
CONTRACT
PRE PRODUCTION
SURVAY
PRODUCTION
EVENT REPORT
EVALUATION
BUDGET
GENERAL BUDGET
PRE/PROD/POST BUDGET
CASH FLOW
TERM OF PAYMENT
PRODUCTION
SHOW SPECIFICATION
TECHNICAL RIDERS
VENUE DATA
PROD AREA
STAGE AREA
PROD PLAN
STAGE PLOT
LIGHTING PLOT
STAGE PLAN
TOP ELEVATION
SIDE ELEVATION
FRONT ELEVATION
PROD SCHEDULE
ON THE ROAD
SOUND CHECK/REHEARSEL
SHOW TIME
SHOW RUNDOWN
FRONT OF HOUSE
VENUE DATA
VENUE MAP
VENUE FACILITIES
TALENT TREATMENT
CONTRACT RIDERS
ARTIST SCHEDULE
ARTIST CONTRACT
PROMOTION
PROMOTION PLAN
MEDIA PLAN
PROMOTION SCHEDULE
PROMOTION DESIGN
IMPRESARIAT
EVENT PERMIT
VENUE PERMIT
POLICE PERMIT
CENCORSHIP
TICKETING
TICKET DESIGN
SURVAY
Memetakan rute yang ditempuh dari tempat berangkat sampai kota tujuan, beserta
jarak (km) dan waktu tempuh (jam/menit)
Mencatat kondisi jalan/ fasilitas yang ada selama perjalanan (jembatan, trowongan,
pom bensin, bengkel, pos polisi, jembatan timbang dll)
Memetakan rute masuk dari batas kota menuju venue dan hotel (beserta rute
alternatifnya)
Mensurvey keadaan/kondisi venue (outdoors/indoors) persyaratan dan peraturan
pemakaian venue
Pemilihan ticket box (jika tiket dijual)
Agent perekrut tenaga kerja lokal
Instansi pemerintah terkait (polisi, Pemda, pajak, pemadam dll)
Media dan pers local serta kantor perwakilannya (cetak, elektronik)
VENUE MAPPING
Mapping area venue dan sekitarnya, radius 3-5km jalan utama menuju venue dan
jalan alternatif lainnya
Mapping tempat umum disekitar venue (terminal, pertokoan, perkantoran, bank,
tempat ibadah, pom bensin dll)
Mapping tempat penting di sekitar venue (Rumah sakit, kantor polisi, pemadam dsb)
Mapping alokasi area parkir di venue (produksi, keamanan, ambulans, pemadam,
penonton, EO)
Mapping arus masuk penonton ke venue dan keluar dari venue
Mapping arah lalulintas di sekitar venue dan alternatif arah pada hari pertunjukan
Mapping pintu yang akan dipergunakan selama persiapan sampai selesai (produksi,
keamanan, artis, EO dsb)
Mapping alokasi penempatan sarana penunjang acara di venue (posko keamanan,
PPPK, prod office, information desk, venue ticket box, engginering room, toilet, dress room,
dll)
Mapping ring pengamanan (min 3 ring) beserta jumlah tenaga dan area vital yang
harus di jaga
Mapping penempatan tenaga kerja FOH, beserta jumlah yang diperlukan
Mapping titik pemasangan signboard, penunjuk arah, pintu masuk dsb
Mapping titik penambahan penerangan venue disesuaikan dengan acara
Mapping penempatan media promosi beserta jumlah dan jenisnya
Mapping rute evakuasi keluar venue untuk keadaan darurat
Cantumkan arah mata angin (U/Utara) pada setiap peta
TICKET BOX
Data Tiket box (Alamat, tel&Fax, email, HP, Kontak)
Petugas yang bertanggung jawab mengontrol
Alokasi distribusi tiket setiap pertunjukan (alokasi setiap pertunjukan/ tiket box)
Jadwal pendistribusian dan pengumpulan hasil penjualan
Jadwal peredaran tiket setiap pertunjukan
PROMOSI LOKAL
Jadwal promosi terkait jadwal acara
Titik penempatan media promosi luar ruang (baliho, spanduk, banner dsb)
Radio network yang menjadi partner media promosi
Koran & Majalah yang menjadi partner media promosi
Koordinator wartawan media peliput
Jadwal promosi berkaitan dengan pers/media (press release, konfrensi pers dsb)
Kesepakatan barter promosi dengan media/sponsor local
GOVERNMENT
Kontak penanggung jawab perijinan local (nama, alamat, telefon/HP)
Jadwal pengajuan permohonan perijinan, masa berlaku surat ijin dll
Persaratan perijinan local (biasanya tercantum bersama perijinan pusat)
Kontak penanggung jawab dinas perpajakan dan porporasi tiket
Prosedur pemerintah daerah menyangkut perijinan
Prosedur permohonan pengerahan pengamanan local
INFORMASI UMUM
Geografi kota yang dituju
Demografi penduduk kota yang dituju
Populasi penduduk kota yang dituju
Informasi & peta provinsi serta kota yang dituju
Informasi kusus lainnya yang menyangkut kota yang dituju