MANAJEMEN & ORGANISASI

ARTI & FUNGSI MANAJEMEN

Manajemen = ilmu & seni merencanakan,
mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan
serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan
alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan
Fungsi manajemen perusahaan :
1. Perencanaan 4. Pengkoordinasian
2. Pengorganisasian 5. Pengawasan
3. Pengarahan
Mekanisme kerja dr fungsi manajemen :
Adanya keinginan, kebutuhan & informasi

Mendorong orang/perusahaan utk melakukan

suatu kegiatan
Kegiatan : ada tujuan, shg perlu perencanaan
(apa, bagaimana, mengapa, kapan dilakukan?)

Perencanaan
 Siapa yang akan melakukan, bagaimana
pembagian kerja, bagaimana wewenang &
tanggungjawab, serta pertanggungjawaban
masing-masing kegiatan

pengorganisasian
Mengarahkan & mendorong agar supaya
karyawan bersedia menyumbangkan
tenaganya semaksimal mungkin untuk
mencapai tujuan

pengarahan
 Agar tidak terjadi kontradiksi antara fungsi
satu dg lainnya utk menuju sasaran yg sama

Dibutuhkan pengkoordinasian
Utk menjaga agar penyimpangan2 dr
rencana yg terjadi tdk terlalu jauh

Diperlukan pengawasan/pengendalian

Mencari kemungkinan tjd penyimpangan

Mencegah agar tdk tjd penyimpangan
 Mekanisme kerja dr fungsi2 manajemen

KEINGINAN & PERENCANAAN

KEBUTUHAN

PENGORGANISASIAN

INFORMASI
PENGARAHAN TUJUAN

PENGKOORDINASIAN

PENGAWASAN
 B. JENJANG MANAJEMEN
1. Manajemen puncak/eksekutif
Mrpkn top leader/manajer senior/eksekutif kunci
Misal : dewan direksi, direktur utama, pimpinan2
Tugas :
a. Menyusun rencana umum perusahaan
b. Mengambil keputusan2 penting (produk baru, pengeluran
saham,dll)
2. Manajemen madya/manajemen administratif
Contoh : manajer divisi, pimpinan pabrik
Tugas : menyusun rencana operasi
3. Manajemen operasional/manajemen
supervisor
Contoh : manajer operasional, mandor
Tugas : pelaksanaan rencana yg dibuat oleh
manajemen madya
 C. FUNGSI PERENCANAAN
Bentuk2 perencanaan :
1. Tujuan
Semua orang/karyawan harus tahu tujuan
dlm organisasi yg hendak dicapai
2. Policy / kebijakan
Suatu pernyataan utk menyalurkan pikiran
dlm mengambil keputusan thd tindakan2 utk
mencapai tujuan
3. Strategi
Tindakan penyesuaian dr rencana yg telah
dibuat
4. Prosedur
Rangkaian tindakan yg akan dilaksanakan utk
waktu yg akan datang
5. Aturan/rule
Suatu tindakan yg spesifik & mrpkn bagian dr
prosedur
6. Program
Campuran antara kebijakan prosedur, aturan
& pemberian tugas yg disertai dg suatu
anggaran/budget
 Kegunaan perencanaan :
1. Mengurangi ketidakpastian serta perubahan
waktu mendatang
2. Mengarahkan perhatian pd tujuan
3. Memperingan biaya
4. Mrpkn sarana utk mengadakan pengawasan

Langkah2 penyusunan perencanaan :

1. Menetapkan tujuan
2. Menyusun anggapan2
3. Menentukan berbagai alternatif tindakan
4. Mengadakan penilaian thd alternatif2
tindakan yg sudah dipilih
5. Mengambil keputusan
6. Menyusun rencana pendukung
misal : perusahaan ayam broiler
merencanakan penambahan jumlah ayam
mk perlu merencanakan juga jumlah
karyawan tambahan, teknis pemeliharaan
& perencanaan pemasaran
D. FUNGSI PENGORGANISASIAN
Fungsi pengorganisasian = suatu proses
menciptakan hub. antara berbagai fungsi,
personalia & faktor2 fisik agar semua
pekerjaan yg dilakukan dpt bermanfaat
serta terarah pd suatu tujuan
Hubungan2 yg timbul :
1. Hub. Informal
Hub.2 yg timbulnya tdk sengaja
Hub. di luar tugas
Hub. tdk resmi
b. Hub. Formal
Dilakukan dengan sengaja
Ditunjukkan dlm bagan organisasi, pedoman
organisasi /deskripsi jabatan yg ada

Dalam pengorganisasian tdpt 3 hub. Dasar :

a. Tanggung jawab
Mrpkn kewajiban2 bg individu utk
melaksanakan tugas yg telah ditetapkan dg
cara sebaik mungkin menurut kemampuan
serta pengarahan yg diterima
 Faktor2 yg membatasi perencanaan :
1. Sulitnya mencari anggapan secara teliti
2. Perubahan yg sangat cepat
3. Kekakuan internal
Dpt berupa :
Kekakuan psikologis
Kekakuan karena prosedur & kebijakan
Kekakuan sumber daya & dana
Kekakuan ekternal
Waktu & biaya
b. Wewenang
Mrpkn hak utk mengambil keputusan ttng apa
yg harus dilakukan oleh seorang & hak utk
meminta pd orang lain utk melakukan sesuatu
c. Pertanggungjawaban
Melaporkan hasil pekerjaan kepada yg
berwenang / pemberi tugas
 Frekuensi hub.antara pimpinan & bawahan
dipengaruhi oleh beberapa faktor :
1. Latihan dr bawahan
Latihan yg sempurna akan mengurangi frekuensi
hub.dg pimpinannya
2. Pendelegasian wewenang
Pendelegasian wewenang dg jelas, tegas & pasti
dpt menghindari tjdnya kesalahan2
3. Perencanaan
Penyusunan perencanaan, kerja perencanaan,
wewenang dr pelaksana & sejauh mana para
pelaksana dpt memahaminya sangat
mempengaruhi hub.bawahan dg pimpinan
4. Teknik komunikasi
 Dasar2 penggolongan bagian di dalam
organisasi :
1. Didasarkan pd suatu angka
Misal : pd organisasi militer Divisi IV,
Kodam IV Diponegoro
2. Didasarkan pd waktu
Misal : tugas2 di pabrik berhub. dg jam
kerja perusahaan jam kerja 8 jam (shift) :
I = 07.00 15.00, II = 15.00 23.00
3. Didasarkan pd fungsi perusahaan
Berhub.dg kegiatan perusahaan , misal : bgn
produksi & pemeliharaan, bgn pemasaran, bgn
keuangan
4. Didasarkan pd luas daerah operasi
Perusahaan peternakan dg operasi yg luas,
dpt membuka cabang di bbrp daerah
Misal : Daerah Operasi (DO) Surakarta, dll
5. Didasarkan pd jenis barang yg dihasilkan
Dg mengelompokkan aktivitas & tenaga kerja
menurut macam barangnya, karena msng2
jenis barang memiliki karakteristik yg
berbeda2
Misal : PT. Charoen Phokpand Tbk terdapat
Divisi Unggas, Divisi Pakan Ternak, Divisi Pasca
Panen Hasil Ternak
6. Didasarkan pd jenis langganan
Langganan dpt berupa konsumen rumah tangga,
pedagang, pemerintah swasta,dll
Penggolongan karyawan & aktivitas perusahaan (
misal : promosi, distribusi) menurut jenis
langganan perusahaan :
Karyawan tetap
Karyawan freelance
Karyawan kontrak/honorer
Karyawan sukarela
 Terdapat 3 fungsi utama dlm perusahaan :
1. Fungsi pemasaran
2. Fungi produksi
3. Fungsi pembelanjaan

Pd perusahaan perseorangan ,ketiga jenis

fungsi tsb dpt ditangani oleh pemilik, tp
dg bertambah kompleksnya fungsi2 tsb,
mk perlu ditangani orang lain. Hal tsb
disebut diferensiasi fungsi
 Banyaknya fungsi yg dpt diawasi oleh
seseorang
1. Kemampuannya
2. Kemampuan bawahan
3. Kompleksitas fungsi
4. Kemiripan fungsi satu dg fungsi lain
Makin besar volume usaha, kompleksitas
fungsi yg diperlukan utk melaksanakan
kegiatan bertambah lebih cepat/besar.
 Ada 3 macam struktur organisasi dasar :
1. Struktur garis
Bila tanggungjawab, kekuasaan & pelaporan
diciptakan satu arah
Menunjukkan suatu rangkaian
kekuasaan/perintah dr manajemen ke bawah
melalui bermacam2 bgn pd tingkat/tanggungjwb
yg terendah, jd ada garis dr atas ke bawh
2. Struktur fungsional
Didasarkan pd tugas2 spesialisasi yg ada dlm
perusahaan
Menunjukkan penggunaan staf spesialis pd
organisasi
 Urusan ketenagakerjaan mjd tanggungjwb
personal manajer
Buruh perusahaan bertanggungjwb kpd
mandornya
3. Struktur garis dan staf
Kombinasi dr organisasi garis & staf yg
tugasnya memberikan nasehat2
Spesialis disini tidak menjalankan
pengawasan/kekuasaan apapun.
 E. FUNGSI PENGARAHAN
Merupakanfungsi manajemen yg menstimulir
tindakan agar betul2 dilaksanakan.
Prinsip pengarahan :
1. Mengarah pd tujuan
Makin efektif proses pengarahan, makin besar
sumbangan bawahan terhdp usaha mencapai
tujuan bersama
2. Keharmonisan dg tujuan
2. Keharmonisan dg tujuan
Orang bekerja utk memenuhi kebutuhan, yg
mungkin tdk persisi sama dg tujuan
perusahaan, shg diusahakan kebutuhan
mreka dpt dijadikan sbg pelengkap &
harmonis/sejalan dg kepentingan perusahaan
3. Kesatuan komando
Penting utk menyatukan arah tujuan
&tanggungjwb pd bawahan
 Cara pengarahan :
1. Orientasi
Cara pengarahan dg memberikan informasi yg
perlu spy kegiatan dpt dilakukan dg baik
pegawai baru
Informasi dpt berupa :
Tugas
Tugas lain yg berhubungan
Ruang lingkup tugas
Tujuan dr tugas
Delegasi wewenang
Cara melaporkan
Cara mengukur prestasi kerja
Hub.antar masing2 tenaga kerja
2. Perintah
Permintaan khusus yg diberikan utk memulai
serta mjd pedoman pelaksanaan kerja
Agar perintah dpt berhasil, perlu diperhatikan
:
a. Berhub.dg keadaan sesungguhnya
b. Beralasan sesuai dg sarana, waktu,
kemampuan personalia
c. Lengkap
d. Jelas, singkat & konsisten
e. Nada perintah harus menstimulir orang utk
melaksanakannya
f. Berupa saran /bukan paksaan
 Perintah dpt berupa :
a. Perintah umum & khusus
b. Perintah lisan & tertulis
c. Perintah formal & informal
3. Delegasi wewenang
Pimpinan melimpahkan sebagian wewenag
yg dimilikinya pd bawahan shg tugas2 yg
diberikan harus jelas
Kesulitan dlm mentafsirkan wewenang dpt
menimbulkan keengganan bawahan utk
mengambil suatu tindakan
4. Motivasi
Adalah suatu bentuk dorongan, supaya apa yg
diusahakan dpt mencapai keberhasilan
Motivasi positif = proses mempengaruhi
orang lain utk melaksanakan kehendaknya dg
cara memberikan imbalan (insentif, promosi,
dll)
Motivasi negatif = proses mempengaruhi
orang lian dg cara menakut-nakuti.
 Berbagai jenis motivasi positif :
a. Pujian
Merasa diperhatikan, diakui dlm kerjanya
b. Pemberian informasi
Merasa diajak ikut serta mengelola perusahaan
c. Memperhatikan bawahan
Menimbulkan rasa informal & persahabatan shg
tdk kaku &berinisiatif
d. Persaingan
Memuji hasil2 pekerjaan yg baik dibandingkan dg
hasil2 lain sehingga akan mendorong bekerja
lebih baik
e. Partisipasi
Memberi kesempatan pd bawahan utk ikut
serta mengambil keputusan shg bawahan dpt
menerima perintah2 pimpinan
f. Kebanggaan
Dg pujian, persaingan didorong utk berbagga
pd diri & hasil pekerjaannya, shg orang akan
mudah menerima perintah & memberinya
semangat kerja
g. Delegasi kekuasaan
Bawahan berpikir, dimana ia (si penerima
delegasi ) harus menghasilkan sesuatu karena
telah dipercaya)
h. Uang
Sbg motivasi ekonomis, pendorong utk
bekerja lebih giat & aktif
 F. FUNGSI KOORDINASI
Merupakan usaha mensinkronkan serta
menyatukan kegiatan dr sekelompok orang
Usaha yg terkoordinir yaitu bila
kegiatan2 itu harmonis, terarah &
diintegrasikan menuju tujuan2 bersama
Utk melakukan koordinasi diperlukan :
Sistem & prosedur yg jelas
Sistem & prosedur yg jelas menggambarkan
apa yg harus dikerjakan meliputi
urutan,melalui bagian apa saja & siapa saja
yg menanganinya juga kapan tugas harus
selesai
Sistem komunikasi
komunikasi yg baik membantu keg. Koordinasi
Diperlukan informasi, yg dpt diperoleh dr kertas2
kerja, formulir2
Informasi umpan balik
Arus informasi yg memungkinkan faktor2
produksi diawasi dlm hub.nya dg hasil2 yg
diperoleh dg berdasarkan standar yg telah
ditentukan lebih dahulu
 G. FUNGSI PENGAWASAN
Cara yg dilakukan yaitu dg membandingkan
segala sesuatu yg telah dijalankan dg standar
/rencananya, serta melakukan perbaikan2
bilamana tjd penyimpangan
Utuk mengukur seberapa jauh hasilyg telah
dicapai sesuai dg apa yg telah direncanakan
Langkah2 pengawasan :
1. Menciptakan standar
Standar = suatu kriteria utk mengukur hasil
pekerjaan yg sudah dilakukan
 Terdpt 2 bentuk :
a. Standar kuantitatif terukur
dinyatakan dlm satuan tertentu spt jam kerja
mesin, ongkos, pendapatan,dll
b. Standar kualitatif tdk terukur
Dpt berupa pendapat umum/langganan/buruh,
dll
2. Membandingkan kegiatan yg dilakukan dg standar
utk mengetahui seberapa jauh adanya
penyimpangan yg telah tjd
3. Tindakan2 koreksi
Utk memperbaiki & menyempurnakan segala
kegiatan, kebijaksanaan serta hasil kerja yg tdk
sesuai dg rencana /standarnya.
 Syarat2 pengawasan yg baik :
1. Melaporkan setiap penyimpangan yg tjd
2. Mendukung sifat & kebutuhan kegiatan
3. Mempunyai pandangan ke depan
4. Obyektif, teliti & sesuai dg standar
5. Luwes
6. Serasi dg pola organisasi
7. Mudah dimengerti
8. Diikuti dg perubahan