1 Masalah
HASIL PEMBELAJARAN
Pada akhir topik ini, anda seharusnya dapat:
1. Mendefinisikan apa itu masalah;
2. Menghuraikan bagaimana suatu masalah boleh menyediakan
peluang bagi pembaikan;
3. Menjelaskan empat tahap dalam proses penyelesaian masalah;
4. Menjelaskan kepentingan penetapan matlamat dalam proses
penyelesaian masalah;
5. Menghuraikan garis panduan umum untuk penyelesaian masalah
yang berkesan;
6. Mengenal pasti peranan teknik Analisis Akar Umbi (Root Cause
Analysis) dalam proses penyelesaian masalah;
7. Mengenal pasti kekangan yang biasa dihadapi dalam proses
penyelesaian masalah; dan
8. Membandingkan perbezaan pendekatan-pendekatan dalam
penyelesaian masalah.
PENGENALAN
Bagi kebanyakan pelajar, penyelesaian masalah merupakan satu prosedur yang
perlu dijalankan untuk menyiapkan satu tugasan yang diberi oleh guru. Mereka
melihat masalah sebagai sesuatu yang perlu diselesaikan dalam satu jangka masa
tertentu bagi mengelak tindakan tatatertib yang tidak diingini. Namun begitu,
para pelajar dan orang ramai secara umumnya cenderung untuk terlalu
menganalisis secara kritikal setiap tindakan atau peristiwa dalam kehidupan
yang dilihat sebagai bermasalah tanpa mengambil kira kemungkinan yang
timbul hasil daripada masalah tersebut (sila lihat Rajah 1.1).
Hak Cipta Open University Malaysia (OUM)
2 TOPIK 1 PENYELESAIAN MASALAH
Tidak kira apa yang kita lakukan bagi menyara kehidupan atau di mana kita
tinggal, ramai daripada kita menghabiskan masa di tempat kerja atau di rumah,
dan sentiasa menyelesaikan masalah. Tidak kira sama ada masalah yang
dihadapi itu kecil atau kompleks, semua perlu diselesaikan dengan cara yang
konstruktif dan bukannya merasakan bahawa seolah-olah ini adalah hari kiamat.
Maka, penyelesaian masalah adalah satu kemahiran penting dalam banyak aspek
kehidupan kita sama ada profesional atau peribadi. Apa yang penting adalah
bagaimana kita menghadapi masalah; ini akan menghasilkan penyelesaian yang
berkesan atau tidak berkesan.
Rajah 1.1: Bagaimana kita melihat sesuatu masalah itu adalah kunci untuk
menyelesaikannya
Sumber: http://beautybrainsnbeyond.blogspot.com
Penulis yang berbeza akan mendefinisi masalah secara berlainan. Secara umum,
kita boleh mendefinisikan masalah menggunakan tiga pendekatan berikut:
(a) Masalah adalah peluang bagi pembaikan.
(b) Masalah adalah perbezaan antara keadaan semasa anda dengan keadaan
matlamat anda.
(c) Masalah terhasil dari pengecaman satu ketidakkesempurnaan semasa dan
kepercayaan yang mungkin masa depan lebih baik.
Kadangkala satu masalah boleh memanifestasi dirinya dalam cara yang berbeza.
Sebagai contoh, kita menghadapi konflik antara situasi semasa dengan situasi
yang diingini. Apabila kita boleh mengenal pasti perbezaan antara situasi semasa
dan situasi yang diingini, kita boleh mendefinisikan masalah, yang mana kita
boleh berusaha untuk menyelesaikannya supaya kita dapat mencapai
matlamatnya.
Tiada batasan pada peningkatan harga makanan dan minyak, merupakan satu
situasi yang menyebabkan ramai pengguna dan pengusaha mengalami satu
bebanan yang berat. (The Star, 23 June 2008). Kenal pasti satu masalah berkaitan
pengguna yang boleh terhasil dari situasi yang dilaporkan di atas. Bolehkan
anda menganggap masalah ini sebagai satu peluang? Jelaskan jawapan anda.
Langkah-langkah Huraian
Merancang dan Melibatkan penyelesaian bagi kesemua usaha dan
menyediakan perancangan menyeluruh yang menghurai urutan
pelaksanaan tindakan yang perlu bagi memenuhi objektif, tempoh
penyelesaian. masa dan sumber yang diperlukan pada setiap tahap.
Mengambil tindakan Masalah atau bakal masalah perlu ditanggani secepat
sesuai dan memantau mungkin bagi memastikan semuanya berjalan lancar.
kesannya.
Menyemak semula Penting untuk mengagak efikasinya dalam
kejayaan mutlak bagi menyelesaikan masalah yang sama di masa hadapan
tindakan. dan memastikan masalah itu telah diselesaikan.
Rajah 1.3: Tetapkan matlamat yang kita mampu mencapai. Jangan cuba menyelesaikan
semua masalah sekali gus dan jangan biarkan orang lain yang menetapkan matlamat
yang kita tidak terdaya untuk mencapainya.
Robert (1998) dalam petikan berikut memberi satu contoh yang sangat baik bagi
mengilustrasi keperluan satu matlamat untuk membantu mengenal pasti sama
ada terdapatnya satu masalah:
Katakan anda baru sahaja membawa pizza pulang ke rumah daripada kedai
pizza dan ia mula sejuk.
Jika keadaan ideal anda adalah memakan pizza yang panas, maka anda
menghadapi satu masalah, oleh itu anda mendefinisinya sama ada sebagai
bagaimana hendak mengelak pizza daripada sejuk, bagaimana hendak
memanaskannya semula atau bagaimana hendak memakannya dengan cepat.
Sebaliknya, jika anda suka pizza yang tidak begitu panas, maka anda tidak
menghadapi masalah. Sama juga, jika rakan anda datang sejam kemudian dan
anda mempelawanya untuk memakan lebihan pizza, dan mendapati oven
anda tidak berfungsi, anda ada masalah: bagaimana hendak memanaskan
pizza. Tetapi jika rakan anda berkata, Saya sangat suka pizza yang sejuk
berbanding dari yang panas, anda tidak ada masalah.
Sebagaimana diilustrasikan dalam contoh tadi, bagi menentukan sama ada satu
masalah wujud, dan sejauh manakah ia wujud, anda perlu terlebih dahulu
mengambil kira:
(a) Matlamat anda; dan
(b) Keadaan semasa anda.
Matlamat perlu tercapai dalam had keupayaan anda dan peralatan yang anda
miliki. Ambil masa untuk berfikir tentang matlamat dan rancang strategi anda.
Ingat, gagal merancang adalah merancang untuk gagal.
Matlamat adalah tidak statik. Keutamaan anda akan bertukar sepanjang masa
begitu juga matlamat anda. Perubahan mungkin melibatkan sesuatu yang penting
seperti pemikiran semula tentang tujuan hidup atau ia mungkin perubahan kecil
pada belanjawan percutian anda. Apa jua perubahan, adalah penting anda
menyimpan masalah dan penyelesaian sejajar dengan matlamat anda.
Bila mana kita menghadapi masalah, satu penyelesaian berkesan bagi masalah
boleh dibentuk melalui langkah-langkah berikut:
(a) Meneroka masalah;
(b) Membina matlamat realistik dan boleh tercapai;
(c) Peroleh idea-idea;
(d) Pilih idea-idea;
(e) Melaksana rancangan tindakan; dan
(f) Menilai dan tindakan susulan.
Kita akan melihat dengan lebih lanjut setiap langkah dalam bahagian-bahagian
berikut:
Adalah ketara bahawa sifat masalah akan menentukan berapa banyak masa
diberi pada penerokaan masalah. Masalah mudah mungkin tidak memerlukan
penerokaan mendalam tetapi masalah kompleks mungkin memerlukan
penerokaan mendalam. Bandingkan, sebagai contoh, jumlah penerokaan yang
diperlukan bagi menentukan mengapa sebuah lampu kecil tidak berfungsi
dalam rumah anda dan mengapa sebuah kereta tidak berfungsi dengan baik.
Penerokaan masalah mungkin melibatkan beberapa langkah yang merangkumi:
(a) Pernyataan Masalah
(i) Apakah masalah itu?
Adakah masalah itu bermulti-faset? Jika ya, apakah pelbagai
fasetnya atau aspeknya?
Apa sahaja yang tidak jelas atau tidak pasti tentang masalah mesti
dijelaskan. Adalah sesuatu yang biasa jika pernyataan masalah
adalah tidak jelas dan kabur, dan perlu diperincikan.
(ii) Apakah tanggapan yang dibuat tentang masalah? Dalam keadaan apa
penyelesaian itu memuaskan?
Langkah ini melibatkan penyenaraian secara sedar kesemua
tanggapan yang boleh dikenal pasti. Senarai mesti neutral, tanpa
prejudis atau pertimbangan.
Adalah penting apabila penyenaraian tanggapan dibuat, kita
menyenarai perkara yang ketara sebab selalunya perkara itulah
yang perlu ditukar.
Kebanyakan tanggapan adalah perlu sementara yang lain tidak.
(iii) Dapatkan maklumat lanjut tentang masalah
Dapatkan idea bagi menyelesaikan masalah dengan mencari
bagaimana masalah yang sama dihadapi atau diselesaikan pada
masa dahulu.
Selalunya anda mungkin mendapat penyelesaian alternatif yang
pernah digunakan terdahulu untuk menyelesaikan masalah sama
yang dihadapi sekarang.
(c) Memberi sebab tentang masalah
(i) Jalankan aktiviti percambahan minda dengan orang lain tentang isu
di sekitar masalah tersebut:
Sebutkannya dengan berhati-hati dan dengarkan penjelasan anda
sendiri; kemudian cuba bayangkan bagaimana orang lain
mungkin melihat masalah itu.
Perbincangan mungkin membantu anda mencari satu
penyelesaian daripada orang lain yang pernah menghadapi
masalah sama atau memperoleh perspektif berbeza.
Secara umum, apabila membincang masalah atau idea, dengar
pendapat anda dan juga orang lain.
(ii) Lihat masalah daripada perspektif berbeza
Adakah masalah anda kelihatan berbeza pada orang lain?
Bagaimanakah isu yang anda anggap masalah kelihatan sama
apabila ia dilihat dari perspektif berbeza?
Untuk mendapatkan perspektif terbaik, masalah sepatutnya
dilihat daripada kaca mata mereka yang menyebabkannya,
Hak Cipta Open University Malaysia (OUM)
14 TOPIK 1 PENYELESAIAN MASALAH
AKTIVITI 1.1
Seterusnya, mari kita belajar satu mekanisma popular dalam meneroka satu
masalah.
1.6 KEKANGAN
Menurut Donner dan Wearing (1995) dan Funke (1991), sesetengah kekangan
yang dihadapi dalam menyelesaikan masalah yang sukar merangkumi:
(a) Kurang jelas tentang situasi Dalam hal ini, seseorang mungkin
menghadapi kesukaran dalam sama ada memulakan atau meneruskan
penyelesaian masalah.
(b) Polytely Ini merangkumi penyelesaian masalah yang dicirikan oleh
kehadiran beberapa matlamat atau pengakhiran.
(c) Kompleksiti Masalah dengan jumlah item yang banyak, saling berkaitan
dan keputusan
(d) Dinamik Masalah-masalah yang tidak boleh diselesaikan kerana
kerangka masa yang disediakan tidak cukup. Dalam sesetengah kes, masa
yang tepat yang diperlukan bagi menyelesaikan masalah tidak boleh
dijangka.
Akhir sekali, kita akan meneroka istilah penyelesaian sekali lagi dan melihat
semula pada perancangan penyelesaian.
Harris (1998) dengan mudahnya menamakan pendekatan ini sebagai stop it dan
mop it, secara berturutan. Setiap satu dari pendekatan ini tidak mempunyai
bentuk asas.
Pendekatan terbaik ialah pendekatan stop it. Walau bagaimanapun, ini tidaklah
seharusnya betul dalam semua kes, dan mungkin satu-satunya penyelesaian
untuk suatu masalah adalah mop it. Namun begitu, satu penyelesaian masalah
yang berkesan akan selalu mengambil kira penyelesaian stop it sebelum
meneroka alternatif mop it. Adalah juga penting masalah yang perlu
diselesaikan mengambil kira punca ia berlaku dan bukan hanya menfokus pada
simptom-simptom.
Cara terbaik adalah mengambil kira pendapat daripada satu kumpulan. Setiap
ahli kumpulan mesti menyumbang satu atau lebih cadangan supaya semua idea
diambil kira. Ini penting sebab apabila semua pandangan ahli diambil kira secara
menyeluruh oleh kumpulan, maka ahli-ahli akan merasakan mereka juga
memberi sumbangan secara langsung dalam proses membuat keputusan. Lama
kelamaan, ini boleh membantu kumpulan untuk memperoleh satu persetujuan
dalam proses membuat keputusan.
Satu masalah wujud apabila terdapat ketidak padanan antara apa yang
sebenarnya berlaku dengan apa yang kita mahu atau jangkakan akan
berlaku.
Penyelesaian masalah boleh dilihat sebagai satu struktur atau arah. Tahap-
tahap dalam penyelesaian masalah adalah:
- Mengecam dan mendefinisi satu masalah;
- Mencari kemungkinan penyelesaian;
- Memilih penyelesaian terbaik; dan
- Mengimplimentasi penyelesaian.
Adair, J. (2010). Decision making and problem solving strategies: Learn key
problem solving strategies; Sharpen your creative thinking strategies; Make
effective decisions. (2nd ed.). London, UK: Kogan Page.
Bedell, J. R., & Lennox, S. S. (1997). Handbook for communication and problem
solving skills training: A cognitive-behavioural approach. (1st ed.). Canada:
John Wiley and Sons.