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INTRODUCCIN DE PROYECTOS

El participante al final de la sesin estar en


condiciones de:

Identifica y Maneja la metodologa de Ms


Project.
Conoce las distintas fases de las que
consta un proyecto.
Aprende a realizar un plan de trabajo
Aprende a Definir tareas.

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1.1. Introduccin

Para muchas personas, aprender a usar Microsoft Project 2010 significa aprender
tambin los principios de la administracin de proyectos. Ambas cosas van de la
mano.

Esta introduccin contiene informacin que le ayudar a comprender la


administracin de proyectos y cmo emplear esos conceptos en Project 2010.

Qu es un Proyecto

Un proyecto es una secuencia bien definida de eventos con un principio y un final,


dirigidos a alcanzar un objetivo claro y realizado por personas dentro de unos
parmetros establecidos, tales como tiempo, coste, recursos y calidad.

Un proyecto es algo diferente de lo que hacemos todos los das, porque el objetivo
de un proyecto requiere alguna planificacin. La cantidad de planificacin que se
necesita depende de la complejidad de los proyectos.

1.2. Principios de la administracin de proyectos

En pocas palabras, la administracin de proyectos es la disciplina de la planeacin,


organizacin y administracin de recursos para alcanzar un objetivo especfico.

Cmo ajusta el proyecto en el panorama general

Alguna vez ha confundido una fase con un proceso? O una cartera con una
entrega? Probablemente no, pero la terminologa relacionada con la administracin
de proyectos puede ser confusa.

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1.3. Orientacin: fases, procesos, carteras y productos

Un proyecto es simplemente un conjunto de actividades que se realizan segn una


programacin y que producen algn tipo de resultado. Algunos proyectos son
independientes, no tienen ninguna relacin con otro trabajo que se lleva a cabo en una
organizacin. Por otro lado, algunos proyectos forman parte de iniciativas ms grandes,
como las fases, procesos, programas y carteras.

1.4. Fases

Los proyectos se pueden programar en fases para que puedan administrarse juntos
varios proyectos relacionados con el mismo objetivo. Por ejemplo, una organizacin
benfica celebra una funcin anual para recaudar fondos. Para administrar todos los
proyectos asociados con la funcin, los proyectos se agrupan en tres fases: planeacin,
da del evento y seguimiento. Cada fase contiene varios proyectos.

FASE PROYECTOS RESULTADO DE LA FASE

Planeacin Reservar las instalaciones Documento de plan del


Identificar a los oradores invitados evento completado
y organizar las tareas relacionadas

Invitar a los asistentes


Da del Preparar las instalaciones El evento transcurre tal como
evento Ayudar al orador invitado se plane

Proporcionar servicios a los


asistentes

Seguimiento Encuestar a los asistentes Documento de anlisis al final


del proyecto completado
Compilar las notas de seguimiento
1.5. Procesos

Las actividades de dos proyectos diferentes pueden estar relacionadas entre s para
formar un proceso. Por ejemplo, supongamos que tiene dos proyectos: uno contiene
las actividades necesarias para producir un sistema de vales para el centro de llamadas,
y el otro proyecto contiene las actividades necesarias para contratar y entrenar al
personal de soporte tcnico de un centro de llamadas.

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PROYECTO 1 PROYECTO 2

Actividades: Actividades:

-Desarrollar el sistema de vales Entrevistar al personal de soporte


-Probar el sistema de vales tcnico
Contratar personal de soporte tcnico
-Lanzar el sistema de vales
Entrenar al personal de soporte tcnico

Resultado: Resultado:
sistema de vales del centro de llamadas personal de soporte del centro de llamadas

El conjunto combinado de actividades de los dos proyectos forman un proceso para


establecer un centro de llamadas. El proceso tiene como resultado un centro de
llamadas completamente funcional.

PROCESO
Actividades del proyecto 1:

Desarrollar el sistema de vales


Probar el sistema de vales

Lanzar el sistema de vales


Actividades del proyecto 2:

Entrevistar al personal de soporte tcnico


Contratar al personal de soporte tcnico

Entrenar al personal de soporte tcnico


Resultado del proceso:
centro de llamadas totalmente funcional

1.6. Programas

Un programa es un grupo de proyectos que se administran juntos, para aprovechar


al mximo su estado interrelacionado. Por ejemplo, una compaa de construccin
que est trabajando en una subdivisin nueva administra cada casa de la
subdivisin como un proyecto independiente. Al agrupar los proyectos en un

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programa para toda la subdivisin, la compaa puede ver fcilmente el progreso de
la subdivisin en su totalidad y planear el aporte de recursos de terceros, como
camiones de cemento o paisajistas.

1.7. Carteras

Algunos jefes de proyecto pueden usar carteras para emparejar proyectos y


programas con sus objetivos empresariales estratgicos correspondientes. Por
ejemplo, una compaa de desarrollo de software ha identificado tres objetivos
empresariales estratgicos: "innovar en la industria", "desarrollar software seguro "
y "proporcionar soporte al cliente de la mxima calidad". La organizacin configura
carteras para cada uno de estos objetivos (innovacin, seguridad y soporte al
cliente) y alinea los proyectos y los programas actuales dentro de estas carteras.

CARTERA PROYECTOS Y PROGRAMAS

Innovacin Proyecto: anlisis competitivo

Programa: aprendizaje industrial


(incluye tres proyectos: "Identificar recursos externos", "Entrenar
a los administradores de proyecto" y "Asistir a conferencias").
Seguridad Proyecto: pruebas de seguridad

Programa: implementar el sistema de registro basado en el


servidor
(incluye dos proyectos: "Crear una granja de servidores" y
"Desarrollar el cdigo de registro").
Soporte al Proyecto: implementar el sistema de vales del centro de
cliente llamadas
Proyecto: contratar y entrenar al personal del centro de
llamadas

Programa: recursos en lnea para clientes


(incluye dos proyectos: "Crear una interfaz de cliente para el
sistema de vales" y "Desarrollar y publicar recursos de
aprendizaje electrnico").

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1.8. El resultado: las entregas del proyecto

Los proyectos, las fases y los procesos producen algn tipo de resultado,
denominado entrega. Normalmente, una entrega es algn tipo de elemento
tangible, como un documento o un producto completado. Las entregas pueden ser
productos o bienes, pero tambin pueden ser resultados o servicios. En la siguiente
tabla, se proporcionan algunos ejemplos de estos tipos de entrega.

TIPO DE DESCRIPCIN EJEMPLOS


ENTREGA

Producto Un elemento tangible que es el resultado de Documento, programa de


un proyecto, una fase o un proceso. Los software, casa
productos pueden ser entregas
independientes, o bien, pueden ser un
componente de una entrega mayor.

Resultado El resultado de un proyecto, una fase o un Proceso de pruebas de


proceso completado. errores revisado, nueva
estructura organizativa,
directrices para una
construccin ecolgica

Servicio Resultado de un proyecto, una fase o un Centro de llamadas


proceso que permite que una organizacin totalmente funcional,
realice una funcin empresarial. mesa con personal en una
conferencia, servicio de
distribucin de radio

Cmo se adapta Microsoft Project al sistema de administracin de proyectos?

Un "sistema" de administracin de proyectos hace referencia al conjunto integrado de


procesos, tcnicas, metodologas y herramientas que se usan para programar proyectos
y realizar un seguimiento de ellos. Microsoft Project 2010 es una herramienta dentro del
sistema de administracin de proyectos ms grande. Los proyectos, tambin
denominados planes del proyecto, se guardan como archivos separados dentro de
Project 2010 y pueden agruparse en iniciativas ms grandes, tales como fases,
procesos, programas y carteras.

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2. INTERFAZ GRFICA DE MS PROJECT 2010

Presentacin de la cinta de opciones

Al iniciar por primera vez Project 2010, se sorprender de lo que ver. Los mens y
barras de herramientas han sido reemplazados por la cinta de opciones, que le
ayudar a encontrar fcilmente los comandos que necesita para completar una tarea.
Los comandos estn organizados en grupos lgicos, que se renen a su vez en
pestaas.

En Project 2010, todas las fichas y grupos de la cinta se pueden personalizar. Si su


organizacin tiene caractersticas exclusivas de su negocio, puede agruparlas en su
propia ficha de la cinta.

Backstage

Haga clic en la pestaa Archivo y estar en Backstage, un destino de grficos sin


escalas para administrar sus archivos de proyecto. Backstage contiene los mismos
comandos bsicos disponibles en el men Archivo de las versiones anteriores de
Microsoft Project para abrir, guardar e imprimir archivos de proyecto.

El comando Opciones que antes se encontraba en el men Herramientas se ha


movido a Backstage. Este comando abre el cuadro de dilogo Opciones de proyecto
en el que podr introducir, revisar o modificar las preferencias que controlan la forma en
que se muestra y trabaja Microsoft Project.

Encontrar comandos rpidamente

Ahora, puede encontrar los comandos de uso ms frecuente con un solo clic, es decir,
haciendo clic con el botn secundario del mouse. Al hacerlo sobre cualquier elemento
de la vista, como barras, celdas de tabla o grficos, se mostrar una minibarra de
herramientas con una lista en la que se incluyen los comandos usados frecuentemente.
Cuando tenga prisa, esta es una forma de usar Project que le ayudar a ahorrar tiempo.

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Organizador de equipo

Los usuarios de Project Professional 2010 ahora cuentan con el Organizador de


equipo, una vista de programacin de recursos que permite interactuar con la
programacin de una manera que era imposible en versiones anteriores de Project. Con
la vista Organizador de equipo podr saber con un simple vistazo, en qu estn
trabajando los miembros de su equipo y mover tareas de una persona a otra. Tambin
puede mostrar y asignar trabajo que no est asignado, mostrar sobreasignaciones y ver
nombres de tareas como as tambin nombres de recursos, todo en una vista. Nunca
haba sido tan fcil administrar tareas y recursos. Por ejemplo, si un recurso est sobre
asignado, lo nico que tiene que hacer es arrastrar una tarea de un recurso a otro y la
sobreasignacin desaparece.

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Fig. 1 Una tarea est retrasada respecto a lo programado. Esta tarea podra arrastrarse
hasta Toms o Cecilia, que no estn trabajando.

Fig. 2 Una tarea se desarrolla segn lo programado.

Fig. 3 Tareas que se encuentran actualmente sin asignar. Estas tareas podran
arrastrarse hasta Toms o Cecilia, que no estn trabajando.

Escala de tiempo

Project 2010 incluye una vista Escala de tiempo que se muestra automticamente
encima de otras vistas y muestra una introduccin concisa de toda la programacin.
Puede agregar tareas a la escala de tiempo e incluso imprimirla para crear un atractivo
informe resumido del proyecto completo. Tambin puede pegarla en un mensaje de
correo electrnico para enviar un informe instantneo y de forma sencilla.

Personalizacin de vistas mejorada

Manipular las vistas en Project casi siempre ha sido algo complicado. Ya no. Eche un
vistazo a las nuevas formas en las que puede organizar cmo se presenta y se controla
su proyecto.

Agregar nuevas columnas rpidamente

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Agregar nuevas columnas en Project ahora es mucho ms sencillo. Solo haga clic en el
encabezado Agregar nueva columna en el extremo derecho de la vista de hoja y
escriba o seleccione el nombre de una columna. Tambin puede cambiar el nombre de
una columna existente rpidamente con solo hacer clic en el ttulo y escribir un nombre
de columna distinto. Nunca haba sido tan fcil personalizar una columna.

Control deslizante del zoom

Project 2010 permite acercar o alejar la parte de fase temporal de una vista con el
control deslizante del zoom en la barra de estado. Simplemente mueva el control
deslizante a la derecha para acercar la programacin (muestra intervalos ms
reducidos, como das u horas) o a la izquierda para alejarla (muestra intervalos ms
prolongados, como semanas o meses). El control deslizante del zoom funciona en los
diagramas de Gantt, en los diagramas de red, en las vistas de calendario y en todas las
vistas de grficos.

Programacin controlada por el usuario

Project 2010 incorpora varias mejoras para optimizar el control sobre la programacin.
Tambin puede crear tareas iniciales en Microsoft Excel o Word y pegarlas en Project
sin tener que cambiar el formato.

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Programacin manual
Project 2010 incorpora un cambio importante en la programacin de los proyectos. Los
cambios en factores como las dependencias de tareas y el calendario (calendario:
mecanismo de programacin que determina el perodo laborable para recursos y tareas.
Project utiliza cuatro tipos de calendarios: calendario base, calendario de proyectos,
calendario de recursos y calendario de tareas.) del proyecto ya no ajustan las fechas de
tareas de manera automtica al programar manualmente una tarea.

Puede colocar una tarea programada manualmente en cualquier parte de la


programacin y Project no la mover.

Tareas inactivas

Puede dejar tareas inactivas y an as conservarlas en el proyecto. Las tareas inactivas


contienen por lo general informacin necesaria (como datos reales e informacin de
costos) que puede resultar muy valiosa para fines de archivo.

Tareas de resumen descendentes

Los jefes de proyecto ya no estn limitados a crear subtareas para despus reunirlas en
tareas de resumen. En Project 2010, puede crear tareas de resumen primero y ests
pueden tener fechas que no tienen que coincidir necesariamente con las fechas de
resumen de las subtareas.

Comparacin de versiones de Project

La caracterstica para comparar versiones de Project 2010 incluye ahora barras de


Gantt e imgenes grficas que le ayudarn a ver claramente en que se diferencia una
versin del proyecto de otra.

Colaboracin mejorada

Los proyectos no estn aislados de las dems personas en su organizacin. Project ha


mejorado la manera en que puede compartir la informacin de un proyecto.

Funcin de copiar y pegar mejorada

Nadie creera que la colaboracin puede aumentar gracias a algo tan sencillo y antiguo
como es copiar y pegar informacin de Project. Con esta nueva funcionalidad, ahora

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puede copiar y pegar contenido entre los programas de Office y Project 2010 sin perder
el formato, los niveles de esquema ni los encabezados de columnas.

Simplemente con dos clics, puede generar un informe instantneo y copiarlo en casi
todos los programas de Office.

3. ADMINISTRACIN DE PROYECTOS CON MS PROJECT 2010

Introduccin a la Administracin de proyectos con MS PROJECT 2010.

La mejor forma de aprender cmo funciona Microsoft Project 2010, es empezar a usarlo
para realizar tareas bsicas de administracin de proyectos. Los siguientes ejercicios le
ayudarn a avanzar en la direccin correcta.

Objetivos:

- Crear un proyecto.
- Introducir fechas e informacin del proyecto.
- Definir las propiedades para el proyecto.

- Guardar Proyectos.

Ejercicio 1 Crear y programar un proyecto


La forma habitual de comenzar a usar Project 2010 es crear un nuevo plan de proyecto
en blanco. O bien, puede basar el nuevo archivo en un proyecto o plantilla existente que
contenga tareas o recursos parecidos a los que necesita.

1. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, en Nuevo.

2. Asegrese de que la opcin Proyecto en blanco est activada y, a continuacin, haga


clic en Crear en el panel derecho.

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Ejercicio 2. Programe el proyecto en el cuadro de dilogo Informacin del
proyecto:

1. En la ficha Proyecto, en el grupo Propiedades, haga clic en Informacin del proyecto.

2.Para programar un proyecto a partir de la fecha de comienzo, haga clic en el Fecha


de comienzo del proyecto en el cuadro Programar a partir de y, a continuacin,
seleccione la fecha en el cuadro Fecha de comienzo.

3. Para programar un proyecto a partir de la fecha de finalizacin, haga clic en Fecha de


finalizacin del proyecto en el cuadro Programar a partir de y, a continuacin,
seleccione la fecha en el cuadro Fecha de finalizacin.

SUGERENCIA Puede programar el proyecto a partir de la fecha de finalizacin si tiene


que averiguar la fecha lmite en la que puede comenzar un proyecto. Sin embargo, le
recomendamos que cambie esta configuracin para programar a partir de la fecha de
inicio cuando el trabajo comience en el proyecto.

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3. Se puede incluir campos personalizados de la empresa en el proyecto. En la seccin
Campos personalizados de empresa, haga clic en el campo Valor de un campo
personalizado y, a continuacin, seleccione el valor.

NOTA Debe escribir los valores de los campos personalizados de empresa obligatorios
marcados con un asterisco (*) o de lo contrario no podr guardar el proyecto.

Si cambian los planes, puede modificar esta informacin inicial del proyecto en cualquier
momento en el cuadro de dilogo Informacin del proyecto. Sin embargo, si ya ha
aplicado datos reales a las tareas, como las fechas de comienzo o de finalizacin
reales, las tareas se reprogramarn en funcin de la informacin actualizada del
proyecto. Adems, si ha aplicado restricciones a las tareas, el desplazamiento de la
fecha de comienzo o de fin no desplazar necesariamente todas las tareas basndose
en la nueva fecha.

Ejercicio 3 Definir las propiedades del archivo para el proyecto

1. Haga clic en Propiedades avanzadas.

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2. En la ficha Resumen, escriba la informacin pertinente del proyecto en los
cuadros.
3. En la ficha Personalizar, escriba la informacin personalizada en los cuadros
Nombre, Tipo y Valor y, a continuacin, haga clic en Agregar.
4. Haga clic en Aceptar.

EJERCICIO 4: Guardar un Proyecto

Debe guardar su proyecto peridicamente para mantener los cambios realizados, hacer
una copia de seguridad, crear una plantilla para usar en otro proyecto.

1. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, haga clic en Guardar.


2. Si es la primera vez que guarda el proyecto, escriba su nombre en el cuadro Nombre
de archivo y, a continuacin, haga clic en Guardar.
3. Puede guardar el proyecto en un formato de archivo diferente.
1. Haga clic en la pestaa Archivo.

2. Haga clic en Enviar y guardar.


3. Debajo de Tipos de archivo, haga clic en Guardar proyecto como archivo.
4. En la derecha, debajo de Tipos de archivo de proyecto u Otros tipos de
archivo, seleccione el tipo de archivo que desea guardar.
Hay dos mtodos para guardar el archivo de proyecto en otro formato.
Haga doble clic en el tipo de archivo que desea guardar.
Haga un solo clic en el tipo de archivo que desea guardar y, a continuacin, haga
clic.
5. Escriba un nombre para el archivo.
6. Haga clic en Guardar.

Puede guardar el proyecto en cualquiera de los siguientes formatos:

Project 2010
Project 2007
Project 2000 - 2003
Formato de documento porttil (PDF)
Especificacin de papel XML (XPS)
Libro de Excel
Texto delimitado por tabulaciones
Delimitado por comas (CSV)
XML

EJERCICIO 5 Guardar un proyecto como plantilla


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Para volver a utilizar un proyecto existente como base de un nuevo proyecto, puede
guardarlo como plantilla.

1. Haga clic en la pestaa Archivoy, a continuacin, haga clic en Guardar como.

2. Usuarios de Project: Si el proyecto que desea guardar como plantilla est


guardado en Project , haga lo siguiente:
1. En el cuadro de dilogo Guardar en Project, haga clic en Guardar como
archivo.
2. En el cuadro de dilogo Guardar como archivo, haga clic en Slo los
elementos globales y campos personalizados de la empresa
cargados actualmente para guardar nicamente aquellos elementos de
la plantilla de la informacin global de la empresa que se usan en este
proyecto.
3. Seleccione la unidad y la carpeta donde desea guardar la plantilla.
4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la plantilla.
5. En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en Plantillas (*.mpt) o Plantillas
Microsoft Project 2007 (*.mpt).
6. Haga clic en Guardar.
7. Active las casillas de verificacin de los datos que desea quitar del archivo de
proyecto y, a continuacin, haga clic en Guardar.

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4. ORGANIZACIN DE LAS TAREAS
En esta sesin aprenderemos a trabajar con las tareas, conoceremos los
fundamentos bsicos en la creacin y organizacin de tareas en las secuencia ms
ptima y con la duracin apropiada. Las tareas son las partes bsicas en la
creacin de cualquier proyecto (las tareas representan el trabajo a llevar a cabo
para conseguir los objetivos del proyecto). Una tarea es un paso individual que debe
ser realizado para completar el proyecto. La mayora de los proyectos empiezan con
una lista de tareas cuya complejidad ir aumentando hasta convertirse en un
proyecto, un plan y una programacin completamente desarrollados. Las tareas
describen el trabajo del proyecto en trminos de secuencia, duracin y
requerimientos de recursos.

5. Introduccin de tareas

Cuando introduce una tarea, puede ser tan detallado o tan general como desee,
pero querr introducir aquellas actividades que necesiten planificacin, requieran de
una cantidad considerable de tiempo, o que no desee olvidar.

La vista Diagrama de Gantt es uno de los lugares donde se introducen las tareas en
Project. Cuando introduce una tarea, a sta se le asigna un nmero de tarea. Este
nmero aparece en la primera columna de la tabla de Gantt.

6. Ejercicio 2.1.1 Agregar una tarea

En la ficha Vista del grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.

En el campo Nombre de tarea vaco, escriba los siguientes nombres de tareas y


luego de cada ingreso, presione ENTRAR.

Nombre de tarea
Definir la oportunidad de negocio
Investigar el mercado y la competencia
Identificar los elementos de costos operativos
Evaluar riesgos potenciales y beneficios
Evaluar tamao y estabilidad del mercado
Evaluar la competencia
Evaluar la disponibilidad de los recursos necesarios
Determinar los requisitos financieros
Evaluar idoneidad del personal
Imprimir informe de evaluacin

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Ejercicio
Insertar una tarea entre otras tareas existentes
1. Seleccione la fila debajo de la tarea Investigar el mercado y la
competencia
2. En la ficha Tarea del grupo Insertar, haga clic en la parte superior del botn
Tarea.
3. Escriba el nombre de la tarea Identificar los recursos necesarios en la fila
insertada. Los identificadores de las tareas se vuelven a numerar
automticamente despus de que se inserta una tarea.

Estimacin de la duracin.
Cuando crea una tarea programada automticamente, Project 2010 asigna una duracin
(duracin: perodo total de tiempo de trabajo activo que es necesario para completar una tarea.
Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea,
definido en el calendario del proyecto y de recursos.) Estimada de forma predeterminada para un
da. Puede modificar la duracin en cualquier momento para reflejar la cantidad real de tiempo
que requiere la tarea.

De forma predeterminada, las tareas nuevas se programan manualmente y no tienen duraciones


predeterminadas. Para que las tareas nuevas se programen automticamente, en la ficha Tarea
del grupo Programacin, haga clic en Programacin automtica.

Ejercicio 2.2

Cambiar la duracin de una tarea

1. En las tareas insertadas en el ejercicio anterior introduzca las siguientes duraciones.


2. En la columna Duracin de la tarea, escriba la duracin en minutos (m), horas (h), das (d),
semanas (s) o meses (me), segn se indican
Nombre de la tarea duracin
Definir la oportunidad de negocio 1me
Investigar el mercado y la competencia 8d
Identificar los recursos necesarios 7d
Identificar los elementos de costos operativos 5d
Evaluar riesgos potenciales y beneficios 1s
Evaluar tamao y estabilidad del mercado 1s
Evaluar la competencia 4d
Evaluar la disponibilidad de los recursos 1s
necesarios
Determinar los requisitos financieros 5d
Evaluar idoneidad del personal 10d
Imprimir informe de evaluacin 1d

Nota Si se cambian las unidades, Project no las convierte. Por ejemplo, si la duracin es 1 da
y desea expresar dicha duracin en horas, primero debe calcular la cantidad de horas de trabajo
en un da y luego escribir el nuevo valor en horas.

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Realizar mejores estimaciones
Para aumentar la precisin de las estimaciones de duracin de la tarea, use su propia
experiencia y la de otros usuarios que trabajaron en proyectos y tareas similares.
Realice preguntas como las siguientes:
Cunto dur la tarea?
Qu desafos enfrent?
Qu cambiara si tuviera que hacerlo nuevamente?
Escriba las diferencias entre la tarea nueva y las tareas anteriores, y tngalas en cuenta
al estimar la duracin de la tarea.

Creacin de un hito
Un hito es un punto de referencia que marca un evento importante de un proyecto y se
usa para supervisar el progreso del proyecto. Todas las tareas que tengan una duracin
cero se muestran automticamente como un hito. Tambin puede marcar como hitos
otras tareas de cualquier duracin.
Ejercicio 2.4.1 Crear un hito
1. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.

1. Escriba el nombre del nuevo hito en el campo Nombre de tarea de la primera


fila vaca de la lista.
2. Si est convirtiendo una tarea existente en un hito, omita este paso.
3. Escriba 0 en el campo Duracin del hito y, a continuacin, presione ENTRAR.
4. Cuando escriba una duracin cero en una tarea, Project 2010 muestra
automticamente el smbolo de hito en la seccin de grficos de la
vista Diagrama de Gantt en ese da.
Crear un hito con una duracin mayor que cero
Por lo general, los hitos tienen una duracin (duracin: perodo total de tiempo de
trabajo activo que es necesario para completar una tarea. Normalmente es la cantidad
de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea, definido en el
calendario del proyecto y de recursos) cero; sin embargo, algunos hitos pueden
necesitar otra duracin. Por ejemplo, si un proyecto tiene un hito de aprobacin al final
de una fase (etapa: grupo de tareas relacionadas que completan el paso principal de un
proyecto) y sabe que el proceso de aprobacin tardar una semana.
Ejercicio 2.4.2
1. En el grupo Vistas de tareas de la ficha Vista,
haga clic en Diagrama de Gantt

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2. Escriba el nombre del nuevo hito en el campo Nombre de tarea de la primera fila
vaca de la lista.

Si est convirtiendo una tarea existente en un hito, omita este paso.

3. Seleccione el hito y, en la ficha Tarea, en el grupo Propiedades,


haga clic en Informacin de tarea.

4. En el cuadro de dilogo Informacin de tarea, haga clic en la pestaa Opciones


avanzadas y, a continuacin, especifique la duracin del hito en el cuadro Duracin.
5. Active la casilla de verificacin Marcar la tarea como hito y, a continuacin, haga
clic en Aceptar.
Project 2010 muestra el smbolo de hito en la vista Diagrama de Gantt en el ltimo
da de la tarea.

2.5. Organizar tareas en subtareas y tareas de resumen


Al organizar las tareas de un proyecto, puede agrupar aquellas tareas que
compartan caractersticas o que se van a completar en el mismo intervalo de
tiempo bajo una tarea de resumen. Los jefes de proyecto suelen llamar a las
tareas de resumen "tareas hamaca". Puede usar las tareas de resumen para
mostrar las fases y subfases principales del proyecto. Las tareas de resumen
esquematizan los datos de sus subtareas, que son las tareas agrupadas en un
nivel inferior. Puede aplicar la sangra a las tareas en todos los niveles que sea
necesario para reflejar la organizacin del proyecto.
Existen dos mtodos de organizacin de la lista de tareas:
Con el mtodo arriba-abajo, primero se identifican las fases principales y, a
continuacin, se detallan las fases en tareas individuales. Este mtodo
proporciona una versin del plan tan pronto como haya decidido las fases
principales.
Nota Si alguna de las tareas no se ajustan a ninguna de las fases que ha
definido, probablemente falte alguna fase.
Con el mtodo abajo-arriba, se enumeran primero todas las posibles tareas y, a
continuacin, se agrupan en fases.
Cuando haya decidido el mtodo para organizar las tareas, puede comenzar a
aplicar el esquema a las tareas de resumen y subtareas en Project

2.6. Crear tareas de resumen y subtareas


Para crear un resumen de las tareas, aplique o anule la sangra para crear tareas de
resumen y subtareas. De forma predeterminada, las tareas de resumen aparecen en
negrita y sin sangra y las subtareas, debajo de ellas, con sangras aplicadas. Tenga en
cuenta que una tarea de resumen tambin puede ser una subtarea de otra tarea
superior.
1. En el listado de tareas del ejercicio anterior ,en la vista de Diagrama de Gantt, inserte
una nueva tarea en la primer fila y escriba Fase 1 Plan estratgico.
2. En la cinta de opciones, en el grupo de tareas que sigue, haga clic en Aplicar
sangra para aplicar la sangra a las tareas, de modo que se conviertan en una
subtarea
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3. Sugerencia Con el mouse puede aplicar o anular la sangra a una tarea
rpidamente. Site el puntero sobre la primera letra del nombre de la tarea. Cuando
el puntero cambie a una flecha doble, arrstrelo con el botn secundario para aplicar
la sangra a la tarea o arrstrelo hacia la izquierda para anular la sangra de la tarea.
Notas
La asignacin de recursos a las tareas de resumen puede crear duraciones y
valores de asignacin impredecibles, Para asociar a un miembro de un equipo
con una tarea de resumen sin asignar la tarea, puede usar el campo Contacto.
Para deshacer el esquema, anule la sangra de todas las subtareas y tareas de
resumen de nivel inferior hasta que todas las tareas tengan el mismo nivel de
esquema.
Puede reorganizar fcilmente las fases del proyecto en su programacin de
esquema. Al desplazar o eliminar una tarea de resumen, automticamente se
desplazan o eliminan todas las subtareas asociadas.
Al eliminar una tarea de resumen, Project elimina automticamente todas sus
subtareas. Para eliminar una tarea de resumen y conservar sus subtareas,
primero tiene que anular la sangra de las subtareas hasta que tengan el mismo
nivel que la tarea de resumen.
Al reorganizar una lista de tareas, cambiarn los nmeros de esquema de los
elementos de la lista. Los nmeros de esquema se actualizan automticamente
al mover, agregar o eliminar tareas, porque reflejan la estructura actual de la lista
de tareas. Si est usando un sistema de numeracin personalizado especificado
manualmente, los nmeros no se actualizan de forma automtica. Si desplaza
una tarea, deber ajustar manualmente los nmeros para reflejar la nueva
ubicacin.
La colocacin de tareas en orden jerrquico no crea automticamente
dependencias entre tareas. Para crear dependencias entre tareas, stas deben
estar vinculadas. Despus de organizar las tareas vinculadas en su
programacin de esquema, las dependencias entre tareas que ha establecido
previamente pueden haber dejado de ser pertinentes, y es posible que tenga que
actualizarlas.
2.6 Vincular Tareas
Las tareas de los proyectos debern ser llevadas a cabo en un determinado orden.
Por ejemplo antes de que se produzca la tarea Imprimir el anlisis de mercado
deber ser completada la tarea Definir el mercado.
Estas dos tareas poseen una relacin fina a comienzo con dos aspectos.
- la segunda tarea debe producirse despus de la primera tarea; esto es
una secuencia
- La segunda tarea slo se producir si la primera tarea es completada ;
esto es una dependencia.
En Project la primer tarea se denomina predecesora ya que precede a las tareas
que dependen de ella. La segunda tarea se denomina sucesora ya que sucede a
las tareas de las que sta es dependiente. Cualquier tarea puede ser la
predecesora de una o ms tareas sucesoras.

MS Project 2010

198
198
Ejercicio 2.6.1 Vincular tareas en la vista Diagrama de Gantt
En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.

En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea Definir la oportunidad de negocio


y mantenga presionada la tecla MAYS mientras hace clic en la primera y en la
siguiente tarea que desee vincular Investigar el mercado y la competencia.
Para seleccionar tareas que no estn una junto a la otra, mantenga
presionada la tecla CTRL y haga clic en las tareas que desee vincular.
3. En la ficha Tarea, en el grupo Tareas, haga clic en el botn Vincular tareas.

Project, de manera predeterminada, crea un vnculo a la tarea de tipo fin a comienzo.


Puede cambiar este vnculo de tarea a los tipos comienzo a comienzo, fin a fin o
comienzo a fin.
Activar y desactivar el vinculado automtico

Puede configurar Project 2010 de manera que al insertar una tarea entre las tareas
vinculadas, la nueva tarea se vincule automticamente a las tareas que la rodean. Esto
se denomina vinculado automtico. Por ejemplo, si tiene tres tareas con vnculos Fin a
comienzo y agrega una nueva tarea entre ellas, la nueva tarea adoptar el vnculo Fin a
comienzo con las tareas anteriores y posteriores a ella.
El vinculado automtico est deshabilitado de manera predeterminada. Para activarlo,
siga los pasos a continuacin.
1. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, en Opciones.
2. En el cuadro de dilogo Opciones de proyecto, haga clic en Programacin y
desplcese hasta la seccin Opciones de programacin de este proyecto.
3. Para activar el vinculado automtico, active la casilla de verificacin Vincular
automticamente las tareas insertadas o desplazadas. Para volver a
desactivar el vinculado automtico, desactive la casilla de verificacin.
Acerca de vincular tareas

Cuando se vinculan tareas en Project, el tipo de vnculo (vincular: en un proyecto,


establecer una dependencia entre tareas. La vinculacin de tareas define una
dependencia entre sus fechas de comienzo y de fin. En OLE, establecer una conexin
entre programas de modo que la informacin de un documento se actualiza siempre que
cambia la informacin del otro.) predeterminado es Fin a comienzo. Sin embargo, un
vnculo de tipo Fin a comienzo no funciona en todas las situaciones. Project proporciona
los siguientes tipos adicionales de vnculos de tareas de modo que pueda disear su
proyecto de forma realista:

MS Project 2010

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199
TIPO DE
EJEMPLO DESCRIPCIN
VNCULO
La tarea dependiente (B) no puede comenzar hasta
que se haya completado la tarea de la que depende
(A ).
Fin a
comienzo Por ejemplo, si tiene dos tareas, "Preparar cimientos"
(FC) y "Verter cemento", la tarea "Verter cemento" no
puede comenzar hasta que se haya completado la
tarea "Preparar cimientos".

La tarea dependiente (B) no puede comenzar hasta


que comience la tarea de la que depende (A).

La tarea dependiente puede comenzar en cualquier


momento una vez que la tarea de la cual depende
Comienzo a haya comenzado. El tipo de vnculo CC no requiere
comienzo que ambas tareas comiencen al mismo tiempo.
(CC)
Por ejemplo, si tiene dos tareas, "Verter cemento" y
"Nivelar cemento", la tarea "Nivelar cemento" no
puede comenzar hasta que comience la tarea "Verter
cemento".

La tarea dependiente (B) no se puede completar


hasta que se haya completado la tarea de la que
depende (A).
La tarea dependiente se puede completar en
cualquier momento una vez que se haya completado
la tarea de la cual depende. El tipo de vnculo FF no
requiere que ambas tareas se completen al mismo
Fin a fin (FF) tiempo.

Por ejemplo, si tiene dos tareas, "Agregar cableado"


e "Inspeccionar instalacin elctrica", la tarea
"Inspeccionar instalacin elctrica" no puede
completarse hasta que se complete la tarea "Agregar
cableado".

La tarea dependiente (B) no se puede completar


hasta que comience la tarea de la que depende (A).
La tarea dependiente se puede completar en
cualquier momento una vez que la tarea de la cual
depende haya comenzado. El tipo de vnculo CF no
requiere que la tarea dependiente se complete de
forma simultnea en cuanto comience la tarea de la
Comienzo a que depende.
fin (CF)
Por ejemplo, las cimbras del techo para su proyecto
de construccin se construyen en otro lugar. Dos de
las tareas de su proyecto son "Entrega de cimbras" y
"Montar techo". La tarea "Montar techo" no se puede
completar hasta que comience la tarea "Entrega de
cimbras".

MS Project 2010

200
Gua de Trabajos Prcticos N 2: Introduccin y organizacin de tareas

Objetivos:

Editar, mover y eliminar tareas.


Esquematizar tareas en fases y subfases.
Vincular tareas y diferentes tipos de dependencias entre las tareas.
Establecer hitos.

Ejercicio 1
Planificar las actividades para la realizacin del proyecto Remodelacin de oficina.
La fecha de comienzo esta programada para el da 15 de noviembre de 2010.
a) Definir las propiedades del proyecto de la siguiente manera:
Ttulo del Proyecto: Remodelacin de oficina
Asunto del proyectos: Nuevas remodelaciones en la empresa
Autor: nombre del alumno
Organizacin: FaCENA
b) Introducir la siguiente lista de tareas con las duraciones:
NOMBRE DE TAREA DURACIN
1 Planificacin 1d?
2 Escribir propuesta 2 das
3 Contratar arquitecto 2 das
4 Aprobacin de las autoridades 0 das
5 Negociar nuevo alquiler 3 das
6 Realizar Planos 1 sem
7 Contratar empresa de mudanzas 4 das
8 Presentar planos 1 sem.
9 Permisos recibidos 0 das
10 Remodelacin 1d?
11 Demolicin del espacio existente 3 das
12 Levantar tabiques 1d?
13 Instalacin elctrica 6 das
14 Instalacin de lneas de voz y datos 3 das
15 Pintar paredes 3 das
16 Instalar puertas y ventanas 4 das
17 Colocar alfombras 3 das
18 Limpieza final 2 das
19 Remodelacin terminada 0 das
20 Traslado 1d?
21 Desconectar computadoras/equipos 2 das
22 Desmontar mobiliario 2 das
23 Trasladar mobiliario/equipo/cajas 8 horas
24 Montar mobiliario 2 das
25 Conectar computadoras/equipos 2 das
26 Oficinas terminadas 0 das
27 Sala del servidor 4 das
28 Adquirir nuevo servidor 1 da
29 Trasladar servidor 8 horas
MS Project 2010

201
30 Conectar servidor 2 das
31 Probar servidor 1 da
32 Sala del servidor terminada 0 das

Ejercicio 2 Modificar la lista de tareas inicial:

a) Insertar nueva tarea Presentar propuesta, duracin 2 das, despes de la tarea Contratar
arquitecto.
b) Desplazar la tarea, Pintar paredes, despus de la tarea , Instalar puertas y ventanas (con
el mouse arrastrar y colocar)
c) Eliminar la tarea 7 Trasladar servidor.
d) Guardar el archivo con el nombre remodelacin_oficina, en la carpeta D:\Curso Project.

Ejercicio 3: Esquematizacin de tareas en fases

a) Abrir el archivo remodelacion_oficina.mpp de la carpeta D:\Curso Project

b) Aplicar sangra a las tareas de la 2 a la 9, de la 11 a la 19 , de la 21 a la 26 y de la tarea 28


a la 32 para crear tareas resmenes fases del proyecto.

c) Observe que la sangra o espacio en blanco antes del nombre de la tarea marca el nivel
jerrquico de dependencia.
d) Mostrar slo las tareas resmenes. Para ello debe seleccionar todas las tareas del proyecto
haciendo clic en la celda de interseccin de los rtulos de filas y columnas, luego ir al men
Proyecto, Esquema, Ocultar Subtareas.
e) Visualizar slo las subtareas de la Fase 1, haciendo clic en el signo + ubicado al inicio del
nombre de la tarea.
f) Mostrar nuevamente el proyecto con todas las tareas y subtareas.
Ejercicio 4: Definir hitos
a) Definir como hitos las tareas 4, 9, 19, 26 y 32

Ejercicio 5: Vinculacin de tareas


a) Siguiendo con el proyecto remodelacin de oficina.mpp, vincule todas las tareas con una
dependencia de fin a comienzo.
b) En Proyecto Informacin del Proyecto, observe la fecha de finalizacin del proyecto
calculada y en el botn Estadsticas la duracin total del proyecto.
c) En forma predeterminada la duracin se especifica en das, modifique esta configuracin
para que se muestre en semanas: Men Herramientas Opciones Programacin,
cambiar de das a semana en el cuadro de texto correspondiente a la duracin. Observe los
cambios y restaure la configuracin.
d) Cambiar la dependencia entre la tarea 21 y 22 para que terminen juntas (FF).
e) Cul es la duracin total actual del proyecto? Qu efecto se produjo con las
modificaciones?

Ejercicio 4: Tarea
a) Definir las tareas y las vinculaciones necesarias para la realizacin de una cena de
cumpleaos que se realizar dentro de 10 das a partir de la fecha actual.
b) Esquematice el proyecto en fases y marque hitos significativos en la planificacin. Guarde
el proyecto en la carpeta D:\Curso Project, con el nombre fiesta de cumpleaos.
MS Project 2010

202
Recursos de un
Proyectos

El participante al final de la sesin


estar en condiciones de:

Reconoce y deferencia los


distintos tipos de recursos que
intervienen en un proyecto.
Aprende Asignar
Recursos a cada tarea.

MS Project 2010

203
CONFIGURACIN DE LOS RECURSOS CON MS PROJECT 2010.

Por lo general, los recursos son las personas incluidas en el plan del proyecto, estn o
no asignadas a tareas. Pero un recurso tambin puede incluir cualquier elemento que
sirva para llevar a cabo un proyecto, como equipos y otros materiales (por ejemplo,
cemento o servidores web).

Los recursos son las personas, equipamiento y material necesario para completar las
tareas del proyecto.

Con Project usted puede asignar recursos a las tareas y controlar las horas de
utilizacin de los mismos, el costo que tendr dicho uso, etc. El listado de los recursos
de un proyecto se almacena junto con el mismo proyecto.

La informacin de los recursos depender del nivel de detalle con el que desee trabajar,
por lo que puede ingresar el nombre de los recursos para asignarlos a las tareas, o
puede introducir una mayor cantidad de datos acerca de stos, por ejemplo, los costos
de utilizacin de los mismos, para tener un proyecto con informacin ms detallada.

La asignacin de recursos es una de las partes ms importantes de la planificacin y


administracin de un proyecto. Por lo tanto, es recomendable utilizarlos cuando desee
realizar algunas de las siguientes actividades:

Realizar un seguimiento en los costos de las tareas y del proyecto.


Administrar el tiempo del personal y equipamiento asignado a las tareas.
Planificar las tareas a desarrollar por un grupo de recursos, es decir indicarles
cundo deben comenzar y cunto tiempo tienen para ejecutar esas tareas.
Observar la carga de trabajo de los recursos, es decir, si estn sobreasignados o
infraasignados.

MS Project 2010

204
Delimitar las responsabilidades en la ejecucin de las tareas del proyecto, lo que
le asegurar una buena descripcin y comprensin del proyecto.
Project concentra su atencin en dos aspectos de los recursos: su disponibilidad y
sus costos. La disponibilidad determina el momento en el que un recurso especfico
influye sobre la ejecucin de una tarea y la cantidad de trabajo que puede hacer, y los
costos hacen referencia al importe que ser necesario pagar por ese recurso.

En este mdulo configuraremos algunos de los recursos necesarios para completar el


proyecto de remodelacin_oficina.mpp.

La posibilidad de gestin de recursos ofrecida por Project supone una de las mayores
ventajas si lo comparamos con herramientas de planificacin de tareas, como por
ejemplo una simple agenda. En Project, no es necesario que configure los recursos ni
que los asigne a las tareas, pero sin esta informacin, podra tener un menor control
sobre quin, cundo y qu costo suponen las personas que trabajan para el proyecto.
La configuracin de la informacin de recurso en Project no le ocupar mucho tiempo, y
sin embargo ser un tiempo bien empleado si uno de los objetivos del proyecto es el de
reducir tiempo o

costos (y la mayora de los proyectos complejos estn regidos por un de estos factores
o incluso por los dos).

3.1 Configuracin de los recursos humanos


Project trabaja con dos tipos de recursos: los recursos de trabajo y los recursos
materiales. Los recursos de trabajo son las personas y el equipamiento que realiza el
trabajo del proyecto. A continuacin se enumeran algunos ejemplos de recursos de
trabajo.

Recurso de trabajo Ejemplo

Persona individual identificada por nombre John Thorson; Jan Miksovsky

Persona individual identificada por funcin o Director; Operador de cmara


ttulo de trabajo.

Grupos de personas con un objetivo comn; Electricistas; Carpinteros; Extras


cuando asigna uno de estos recursos a una
tarea, no deber preocuparse de quin es el
recurso individual que representa, ni si el
recurso cuenta con los conocimientos
apropiados.

Los recursos de equipamiento no deben ser necesariamente transportables; tambin


puede ser considerado equipamiento un lugar o una pieza de maquinaria (por ejemplo,
un estudio de edicin cinematogrfica).

Todos los proyectos requieren recursos humanos, e incluso algunos proyectos es lo


nico que necesitan. Aunque Project no es un sistema completo de gestin de personal
o de recursos, puede ayudarle a tomar decisiones sobre la administracin de recursos
de trabajo y de costos financieros.

MS Project 2010

205
Ejercicio 3.1 Agregar recursos al proyecto
Haga clic en la pestaa Ver. En el grupo Vistas de recursos, haga clic en Hoja
de recursos.

En el campo Nombre del recurso, escriba el nombre de un trabajo, material o


recurso genrico.
Si desea designar grupos de recursos (grupo de recursos: conjunto de recursos que
comparte algunas caractersticas y se clasifica con un nombre de grupo. Por ejemplo,
puede clasificar los recursos segn la funcin del trabajo y utilizar nombres de grupo del
tipo fontaneros. O bien, puede clasificar por categoras los recursos segn el estado del
empleo.), en el campo Grupo del nombre del recurso, escriba el nombre del grupo.
Especifique el tipo de recurso:
- Para especificar que se trata de un recurso de trabajo (recurso de trabajo: recursos
humanos o de equipamiento que realizan trabajo para completar una tarea. Los
recursos de trabajo consumen tiempo [horas o das] para completar las tareas.), en el
campo Tipo, haga clic en Trabajo.
Para especificar que se trata de un recurso material (recursos materiales: materiales o
suministros consumibles, como hormign, madera o clavos.), en el campo Tipo, haga clic en
Material. En el campo Etiqueta de material, especifique la etiqueta (etiqueta de material: unidad
de medida de un recurso material, por ejemplo, toneladas, metros cbicos o pies.)

- Para especificar que se trata de un recurso de costo, en el campo Tipo, haga clic en
Costo.
En el campo Capacidad mxima del recurso, escriba el nmero total de unidades
(capacidad mxima: porcentaje mximo o nmero de unidades que tiene un recurso
para ser programado en cualquier tarea. El valor de capacidad mxima indica la
capacidad ms alta para trabajar que tiene un recurso. El valor predeterminado es
100 por ciento..) de disponibilidad de este recurso para este proyecto. El valor de
capacidad mxima especifica la disponibilidad total de este recurso para este
proyecto; por ejemplo, tiempo parcial o mltiplos.

Por ejemplo, si tiene un recurso disponible dos das por semana para el proyecto, puede
especificar como capacidad mxima el 40%. Puede usar esta capacidad para
especificar las distintas disponibilidades (disponibilidad: indica cundo y cunto tiempo
se puede programar un recurso para el trabajo asignado. La disponibilidad viene
determinada por los calendarios de proyectos y recursos, las fechas de comienzo y fin
de recursos o el nivel en el que est disponible el recurso para trabajar.) de designacin
de un recurso. Por ejemplo, supongamos que cuenta con un recurso denominado
Ingenieros, un solo recurso que representa a tres ingenieros individuales del equipo.

MS Project 2010

206
Puede especificar la capacidad mxima de Ingenieros como el 300%. Puede programar
a los tres ingenieros a tiempo completo en un momento dado sin sobre asignar
(sobreasignacin: el resultado de asignar ms tareas a un recurso de las que puede
realizar en el perodo laborable disponible.) el recurso Ingenieros.

Puede especificar la capacidad mxima como porcentaje (50%, 100%, 300%) o como
nmero decimal (0,5, 1, 3).

3.2 Introduccin a los costos del recurso

El costo o presupuesto es uno de los lados del tringulo del proyecto.


Casi todos los proyectos poseen algn aspecto financiero, y el costo dirige el
mbito de muchos proyectos.
El seguimiento y gestin de la informacin financiera permiten al administrador del
proyecto responder a preguntas importantes como:
Cul es el costo total esperado del proyecto, basado en la estimacin de los
recursos y la duracin
de las tareas?
Se estn utilizando recursos muy costosos que podran realizarse con recursos
ms econmicos?

Cul ser el importe de un determinado tipo de recurso o tarea durante el


transcurso del proyecto?

Podremos sobrellevar el pago durante el tiempo estimado de duracin del


proyecto?
En muchos de los proyectos, los recursos materiales y de trabajo cubren la
mayor parte de los costos.
Para aprovechar las caractersticas de gestin de Project, el administrador del proyecto
debera conocer los costos asociados con cada recurso material y de trabajo. En el caso
de los recursos humanos, sta sera una informacin difcil de conseguir. En muchas
organizaciones, slo los especialistas de recursos humanos y un administrador con gran
experiencia podran conocer los costos de todos los recursos de trabajo de un proyecto,
aunque se considerara confidencial esta informacin. Dependiendo de las prioridades

del proyecto y de los estatutos de la organizacin, probablemente no sea capaz de


realizar un seguimiento de los costos del recurso. Si no tiene acceso a esta informacin,
su eficiencia como administrador del proyecto se ver reducida, y los inversores de los
proyectos deberan comprenderlo.

Los factores relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a
cabo las tareas y el modo en que se emplean los recursos, tales como trabajadores,
equipamiento y materiales. En algunos casos, el xito de un proyecto se puede medir

MS Project 2010

207
por el acercamiento que se haya alcanzado entre los costos finales del proyecto y los
costos presupuestados o previstos.

3.3Tipo de costo (campo de recursos)

El campo Tipo de costo muestra el tipo de costo, que se ha seleccionado en la tabla de


bsqueda Tipo de costo, que se incluye con Microsoft Project y que se puede modificar
para reflejar los tipos de costos especficos de la organizacin.

Tipo de datos Enumerados (campo enumerado: tipo de campo cuyo contenido se


selecciona de una lista de opciones predefinidas. Por ejemplo, puede seleccionar el
modo de acumular los costos de los recursos en la lista del campo Acumular, que
incluye los valores Comienzo, Prorrateo y Fin.) (campo enumerado tipo de campo cuyo
contenido se selecciona de una lista de opciones predefinidas. Por ejemplo, puede
seleccionar el modo de acumular los costos de los recursos en la lista del campo
Acumular, que incluye los valores Comienzo, Prorrateo y Fin.

Tipo de entrada Especificada (campo especificado: campo en el que se puede


escribir o modificar informacin. Es lo contrario a un campo calculado, donde Project
calcula y especifica la informacin.) (campo especificado campo en el que se puede
escribir o modificar informacin. Es lo contrario a un campo calculado, donde Project
calcula y especifica la informacin.

Recomendaciones Agregue el campo Tipo de costo a una pgina de recursos


cuando desee poder indicar el tipo de costo de un recurso seleccionado. Los tipos de
costo pueden ser elementos como costos de trabajo o materiales, costos fijos y por hora
o cualquier tipo de costo apropiado para la organizacin.

Ejemplo Usted es el administrador de recursos para el desarrollo de una solucin de


servicio al cliente basada en web y desea realizar el seguimiento de los detalles de
costos de recursos. Agrega el campo Tipo de costo al Centro de recursos para
asegurarse de que todos los lderes del equipo especifiquen el tipo de costo para los
recursos del proyecto.

MS Project 2010

208
Gua de Trabajos Prcticos N 3: Configuracin de los recursos

Objetivos:

Configuracin de los recursos humanos, de equipamiento y materiales


Organizacin de los recursos en grupos
Introduccin de informacin adicional en un campo de texto

Ejercicio 1:

Abrir el archivo remodelacin_oficina.mpp de la carpeta D:\Curso Project


Visualice la Vista Hoja de recurso e ingrese los recursos tal como se especifica a
continuacin:

Observe que los tres primeros recursos corresponden a recursos de trabajo con tasa
estndar, es decir, el costo estar en funcin del esfuerzo de trabajo (cantidad de
horas y del valor del trabajo especificado). Para el ayudante se especifica tambin
costo de hs extras que ser el valor utilizado cuando el recurso se excede de la
carga horaria diaria prevista en el calendario del recurso.
Para el recurso de la fila 4 (Carpintero) se especifica un costo por uso, esto quiere
decir que, no importa cunto tiempo demande su tarea cobrar esta cifra.
Para los recursos materiales de las filas 15 y 16, se especifica una unidad de
medida y el costo de la unidad. Ej. 14$ el litro de pintura.
Cambie el formato de la capacidad mxima para que se especifique en unidades
decimales y no en porcentaje.
Modificar el tipo de acumulacin de costos del recurso 16 Alfombras a Fin.

MS Project 2010

209
Modifique los nombres de recursos que hacen alusin a cargos: Jefe de oficina y
Jefe de Operaciones por los nombres Alejandro Pizarro y Carlos Fortier,
respectivamente. Qu efectos produce esta modificacin en cuanto a la
identificacin de los recursos?
Se ha decidido alquilar el servidor: modifique el costo a 300$ por mes, monto que
deber abonarse a principio de mes, por lo que se requiere una acumulacin al
inicio.
Una forma de ingresar o modificar datos de los recursos es a travs del cuadro de
dilogo Informacin del Recurso que se encuentra en la barra de herramientas
hoja de recursos, siempre que la vista sea de Recursos. Seleccione el recurso
Tcnico Informtico, oprima el botn Informacin del Recurso. En el cuadro de
dilogo que aparece, seleccione la pestaa Costo y agregue un costo de horas
extras de 40$ la hora.

Agregue una nota al recurso servidor, en la cual se indiquen sus


especificaciones tcnicas relevantes: Servidor marca HEWLETT PACKARD,
modelo LX-PRO, incluye soporte ante fallas mediante un esquema RAID 5.
Modifique el smbolo predeterminado de los costos, de pesos a pesetas (ptas)
a euros ().
Visualizar los datos de la Hoja de Recursos por Grupos de recursos.
En la vista Hoja de Recursos, insertar una nueva columna para especificar el
dato de nombre del proyecto.

Utilice la opcin Filtros: y seleccione Recursos Materiales para visualizar


nicamente estos recursos.
MS Project 2010

210
Ejercicio 4.1

En este ejercicio, asignaremos recursos individuales a las tareas.

- Elija Diagrama de Gantt y luego seleccione la vista Recursos.

Pulse el botn Asignar recursos, aparecer el cuadro de dilogo asignar recursos y


podr observar el nombre de los recursos introducidos en el mdulo 3.

Seleccione la Tarea 7, Realizar planos, en la columna Nombre de tarea

4. Seleccione el recurso Arquitecto en la columna Nombre del cuadro de dilogo Asignar


recursos, y despus pulse el botn Asignar. Aparecer una marca de comprobacin
junto al nombre de arquitecto, indicando que ha sido asignada a la tarea Realizar
planos. Observe en la columna Unidades que ha sido asignada al 100%.

MS Project 2010

211
Grficos y Vistas en MS Project

El participante al final de la sesin estar en


condiciones de:

Aplica los recursos con costos a ejemplos


reales.
Aplica grficos y vistas.

MS Project 2010

212
RECURSOS COSTOS Y VISTAS DE GRAFICOS
A cada tarea se pueden asociar Recursos, estos recursos se pueden crear manualmente con la
opcin de la barra de herramientas Agregar recursos y dentro de ella Recursos de trabajo,
otra opcin para cuando se requiere compartir recursos es la Libreta de Direcciones o Active
Directory.

En este caso empecemos con un recurso de trabajo, lo que nos crea un recurso:

Recurso al cual podemos incluirle varios atributos como el nombre, iniciales, si es persona su
correo, a cul grupo pertenece, Cuenta Windows, Cdigo, Tipo de reserva (confirmado o
propuesto), tipo (trabajo, material, costo), disponibilidad, si es Genrico, tiene presupuesto
y si est inactivo:

MS Project 2010

213
Para los recursos de tipo materiales y costo, se hace lo mismo, para el ejemplo se cre un
material
Ladrillos y un costo denominado Permisos, sin embargo al presionar aceptar no aparecen
en la vista actual, pero al presionar en el tringulo situado abajo a la derecha de Organizador
de equipo, se puede seleccionar Hoja de recursos y aparecern los creados.

Aparecen entonces los atributos de cada recurso, pudiendo cambiarlos all directamente o a su
vez en Informacin o con doble click.

Para asignarlos se puede ir al Diagrama Gant o al de Seguimiento y en el atributo Recursos se los


selecciona por cada actividad, as a la tarea 1 se le asign Permisos, a la 2.1 se asignaron 1000
unidades de Ladrillos y a Juan Prez; y, a la actividad 1.2 a Juan Prez. Ya se ve un dibujo de
una persona en la izquierda y si nos acercamos podremos ver que est sobre-asignado (es decir
supera la capacidad indicada para el recurso)

Si regresamos a la lista de recursos y presionamos adems el botn Detalles de la barra de


herramientas y considerando que se haba asignado a 2 tareas, nos sale tambin en color rojo
indicando sobreasignacin (es decir superior a las 8 horas de trabajo).

MS Project 2010

214
Si se elige en la barra de herramientas el Organizador del equipo, la opcin
Diagrama de
Recursos se podr ver:

Donde se aprecia que un da se est sobrepasando del lmite de su capacidad, por lo que se
puede asignar a alguien ese trabajo o hacerlo automticamente.

Si se crea otro recurso similar y se ubica sobre Juan Prez, se puede presionar reasignar lo
que permitir elegir quin requiere redistribucin, pero lo que hace es mover en el tiempo la

MS Project 2010

215
tarea:

Reasignamos la tarea dejando un 50% a Juan Prez y 50% a Pedro H en la informacin de la


tarea:

Vemos que sigue sobrecargado el recurso con 4 horas en un da, si se presiona reasignar todo,
lo que hace es mover la actividad para que no haya cruce.

Por lo mismo, si requiere que esa actividad se haga en esa misma fecha y no se mueva, se
debe reasignar directamente la actividad 1.2 y ponerla a Pedro H.

MS Project 2010

216
Regresando a los recursos, el primero era un material denominado Ladrillos y se da un precio
por unidad, debiendo en cada tarea que los requiera poner la cantidad de unidades. Si
hubiera un costo por uso como por ejemplo el traslado se debera incluirlo en el atributo
Costo/Uso.

Detalle para el recurso Ladrillos una vez que se incluy 1000 en la Actividad
1.1.

Para el recurso tipo costo: Permisos debe ubicarse en la tarea que lo contendr y all en el
tabulador recursos incluir el costo, o a su vez junto al recurso entre parntesis incluir el costo.

MS Project 2010

217
Al asignar los recursos, pueden aparecer la sobrecarga, para ello si no hay ms recursos se
puede extender el cronograma con la redistribucin, o de ser posible valorar si se requiere de un
100% de la capacidad en cada actividad, como se hizo hasta antes de que se presentara la alerta
en que se sobrecargo al recurso, si bajamos al 50% el uso, la alerta permite seleccionar
una opcin de reducir el tiempo o disminuir el trabajo, as:

Con lo que se nivelo la carga:

MS Project 2010

218
Lo ideal es usar los recursos en su mxima capacidad de manera que se aprovechen los
valores pagados.

Si se quisiera ver los costos se puede ir al men proyectos y seleccionar informes visuales,
elegir el de costo, lo que nos lleva a Excel y se puede ver.

Para validar esto veamos: en la primera semana (la 45) hay 2 das jueves y viernes, trabajo de
Juan Prez de 8 horas diarias a $5 por hora dan $80, sumamos los $150 de Permisos y por
ltimo el proporcional de los 1000 ladrillos para 2 de los 5 das de la tarea son 400 y si valen $1
c/u entonces son $400, dando $630.

Segunda semana la 46, quedaban 600 ladrillos total $600 dlares, 3 das de trabajo de Juan
Prez $120; la actividad 1.2 un recurso Pedro H por 1 da son $40; para la actividad 2.1 se
tienen 600 ladrillos de a $1 para 7 das dejando 2 das en esta semana daran $171,428 y
Pedro H al 50% por dos das son 8 horas es decir $40; y, para la actividad 3 est Juan Prez al
50% por 1 da lo que da $20, dando $991,428.

Para la ltima semana tenemos: la actividad 2.1 con 5 das de Pedro H al 50% son 20 horas es
decir $100, el resto de ladrillos $428,57; la actividad 2.2 con 300 ladrillos entonces son
$300 dlares ms Juan Prez al 50% por 3 das dan 12 horas que son $60; la actividad 2.3 con
1 recurso pedro H al 50% que son 4 horas total $20; y, por ltimo la actividad 3 con 2 das de
Juan Prez al 50% es decir 8 horas que dan $40, para dar un gran total de la semana de:
$948,57.

Si se elige otros grficos a visualizar como por ejemplo el Informe del flujo de caja y en el se
abre a semanas se tiene:

Otro grfico, sera el Informe del resumen de costos de los recursos en los que se ven
en porcentaje por tipo de recurso, en azul el humano (trabajo), en verde los permisos (Costo)
y en rojo los ladrillos (materiales).

MS Project 2010

219
Otro donde se puede ver el uso de los recursos de tipo trabajo Informe del resumen de trabajo
de los recursos, en este caso se puede apreciar que estn subutilizados los recursos en la
segunda y tercera semanas.

MS Project 2010

220
VISTAS
DIAGRAMA DE RED

Visualizar de una manera grfica la secuencia de las tareas del proyecto, pudiendo visualizar
fcilmente las rutas crticas y las dependencias.

Tarea>Ver>Diagrama de Red

CALENDARIO

Visualiza un calendario mensual, semanal o personalizado con las tareas programadas cada da.

Tarea>Ver>Calendario

MS Project 2010
221
Tarea>Ver>Escala de Tiempo

Visualizar tareas o hitos seleccionados

Vista combinada: Visualizando Diagramas de Gannt, activamos la casilla de


verificacin Vista> Vista en paneles> Escala de Tiempo; de esta semana se sincroniza
con diagrama de Gannt:

Zoom y moverse por el proyecto


Para agregar tarea a escala de tiempo:
Tarea>Propiedades>Agregar a escala de Tiempo(Tb Botn derecho)

FORMULARIO DE TAREAS

Tarea>Ver>Formulario de tareas
Vista combinada: Visualizando Diagramas de Gannt, activamos la casilla de
verificacin Vista> Vista en paneles>Detalles
Botn derecho sobre esta vista para seleccionar:
Predecesoras y sucesoras
Recursos y predecesores
Recursos y sucesores
Programacion
Trabajo
Costo
Notas
Objetos

MS Project 2010

222
Universidad Privada Cesar Vallejo SJLLima Este

ORG
ANIZ
ADOR DE EQUIPOS

Asignar recursos a tareas y arreglar problemas de sobreasignacin.

Tarea>Ver>Organizador de Equipos

MS Project 2010