1

A. MENGENAL DATABASE MICROSOFT ACCESS.

Microsoft Access adalah suatu aplikasi yang dapat membantu kita

membuat sebuah aplikasi database dalam waktu relatif singkat.
Biasanya program ini digunakan untuk pembuatan aplikasi-aplikasi
yang sederhana.
Database atau biasa disebut basis data adalah kumpulan data yang
berhubungan dengan suatu obyek, topik atau tujuan khusus
tertentu. Sebagai contoh buku telepon, data mahasiswa, data
pegawai, data pelanggan dan lain-lain.
Database bisa juga diartikan sebagai kumpulan data dan informasi
dalam jumlah yang banyak. Oleh sebab itu database harus disusun
dengan kriteria terpola yang jelas sejak awalnya.
Ada beberapa istilah dalam pembuatan database yang sering
digunakan. Istilah tersebut :
Database merupakan kelompok fakta atau keterangan yang
diatur berhubngan dengan pengolahan data, penyediaan
infromasi dan penggunaan referensi.
Field merupakan tempat peletakan suatu informasi
Record merupakan kumpulan fakta dan keterangan yang
berhubungan dengan informasi yang ada didalam field.
Pembuatan database tersebut dalam program Microsoft Access
diubah ke dalam bentuk tabel, query, form dan lain-lain.
Jadi pembuatan database dalam Microsoft Access mencakup dua
tindakan utama, yakni : penentuan struktur dari database dan
pengisian data ke dalamnya. Tindakan pertama berkaitan dengan
penentuan dari struktur database yang mencakup penentuan
bagian-bagian dari database , seperti : file tabel, field dan primary
key. Sedangkan tindakan kedua adalah pengetikan data ke dalam
struktur tersebut.
Dalam Microsoft Access, database itu sendiri merupakan kumpulan
dari beberapa tabel, query, form, report, page, makro dan modul
yang semuanya berhubungan atau saling terkait.
Tables, berupa tabel kumpulan data yang merupakan
komponen utama dari sebuah database.
Queries, digunakan untuk mencari dan menampilkan data
yang memenuhi syarat tertentu dari satu tabel atau lebih.

MEMBUAT DATABASE DENGAN ACCESS Halaman 1 Dari 40

 Forms, dipergunakan untuk menampilkan data, mengisi data
dan mengubah data yang ada dalam tabel atau queries
dengan tampilan (layout) hasil rancangan sendiri.
Reports, dipergunakan untuk menampilkan laporan hasil
analisis data berdasarkan kriteria tertentu (mencetak ke
lembar kerja).
Pages, dipergunakan untuk mebuat halaman Web (page)
berupa data access page yang dapat anda tempatkan di
server sistem jaringan internet.
Macros, untuk mengotomatisasi perintah-perintah yang
sering anda gunakan dalam mengolah data.
Modules, digunakan untuk perancangan berbagai modul
aplikasi pengolahan database tingkat lanjut sesuai kebutuhan
anda.

B. Cara Memulai Program MS Access

Untuk menjalankan program Microsoft Access terlebih dahulu

program tersebut harus sudah terinstall di komputer. Adapun
langkah pengoperasiannya sebagai berikut :

1. Dari layar utama Klik Start

2. Klik Program
3. Klik Microsoft Access sehingga muncul kotak dialog berikut :

Dalam kotak dialog ada beberapa pilihan, Yaitu :

Blank Access database, untuk membuat sebuah
database baru yang masih kosong.
Featured Online Template, untuk membuat sebuah
database baru dengan menggunakan panduan dari access.

MEMBUAT DATABASE DENGAN ACCESS Halaman 2 Dari 40

 Open Recent Database, untuk membuka file database
yang ada.
Pilih salah satu dari pilihan tersebut dengan cara mengklik
sehingga muncul titik disamping kata-katanya.

4. Sebagai langkah awal, Pilih Blank Access database lalu klik

dua kali
5. Sehingga muncul kotak dialog berikut

6. Ketikan nama file yang sesuai dengan keinginan anda pada

kolom File name. (misalnya nama file DATA MHS AP). Jangan
lupa tempatkan file anda pada folders yang anda inginkan
dengan cara klik gambar folder disebelah kanan file_name,
sehingga muncul tampilan sebagai berikut :

Kemudian klik ok, sehingga bila diperlukan mudah ditemukan.

7. Kemudian pilih Create pada kotak dialog di atas sehingga
muncul tampilan microsoft access berikut :

MEMBUAT DATABASE DENGAN ACCESS Halaman 3 Dari 40

 8. Selanjutnya anda menentukan dan membuat struktur dari
database DATA MHS AP. Langkah pertama adalah membuat
Tables dan seterusnya yang akan dijelaskan pada bab
berikutnya.

C. Menyimpan data dan Mengakhiri program MS Access

Setelah membuat struktur database (tabel, queries, report dll), maka

database tersebut perlu disimpan untuk keperluan selanjutnya.
Cara penyimpanan yang pertama adalah sebagai berikut :
Klik pada menu File kemudian Klik Save (pilih folder tempat
menyimpan data) ketikkan nama file kemudian klik save i atau
enter.
Cara menyimpan data yang kedua adalah :
Dari layar MS Access, langsung saja tekan Ctrl + S kemudian
beri nama file dan pilih folder tempat menyimpannya,
selanjutnya klik save atau enter.
Sedangkan untuk keluar dari program MS Access yaitu :
Klik Menu File kemudian klik exit
Atau
Klik tombol Close ( ) yang ada di pojok kanan atas jendela
program aplikasi MS Access.

MEMBUAT DATABASE DENGAN ACCESS Halaman 4 Dari 40



Tabel Adalah kumpulan data yang berhubungan dengan topik

tertentu, misalnya, daftar mahasiswa atau daftar pegawai. Dengan
menggunakan tabel-tabel yang terpisah untuk tiap topik, artinya anda
menyimpan data hanya sekali untuk tiap data, yang mengakibatkan
database anda lebih efisien dan mengurangi kesalahan pemasukan
data. Tabel mengorganisasikan data ke dalam kolom-kolom
(dinamakan field) dan baris-baris (dinamakan record).
Field, tempat dimana data atau informasi dalam kelompok
yang sama atau sejenis dimasukkan. Filed pada umumnya
tersimpan dalam bentuk kolom secara vertikal pada tabel.
Contoh field yaitu NIM, NAMA MAHASISWA, JENIS
KELAMIN, ALAMAT, KOTA/KAB, KODEPOS, TELEPON.
Record, merupakan data lengkap dalam jumlah tunggal yang
biasanya tersimpan dalam bentuk baris horizontal pada tabel.
Contoh : 040006, Wini Mulyani, Perempuan, Jl Setiabudi 229,
Kota Bandung, 40154, (022) 2002575.

Untuk merancang/membuat tabel pada MS Access dapat

mengikuti langkah-langkah sebagai berikut :

1. Bukalah Program MS Access dengan mengikuti langkah-langkah

pada bab 1 (nama File Database : DATA PONDOK PUSTAKA)
sehingga muncul tampilan berikut :

MEMBUAT DATABASE DENGAN ACCESS Halaman 5 Dari 40

2. Setelah muncul layar tersebut, kemudian pilih View dengan
menggerakkan cursor ke sebelah kiri atas dengan lambangnya
sebagai berikut :

3. Lalu Klik maka akan muncul gambar

4. Selanjutnya pilih Design View, maka akan muncul kotak dialog Save
As, lalu ketik Tabel DATA ANGGOTA PONPUS lalu keitk OK. Maka
akan muncul gambar sebagai berikut :

5. Perhatikan ada tiga kolom yang harus diisi dalam membuat table,
yaitu Field Name, Data Type dan Description.

Filed Name Digunakan untuk memberikan nama field yang

akan dibuat. Biasanya singkat dan mudah
diingat.
Data Type Digunakan untuk menentukan jenis data dari
nama field. Ada 10 jenis data yangbisa anda pilih
yaitu :
Text; field diisi dengan huruf, angka, spasi dan
tanda baca lainnya (maks 255 karakter)
Memo; membuat catatan
Number; field diisi dengan nagka/bilangan
yang akan digunakan untuk perhitungan
matematis.
Date/Time; field diisi dengan tanggal atau
waktu.
Currency; Field diisi dengan nilai uang.
Autonumber; field diisi dengan bilangan
berurutan yang secara otomatis diberikan oleh
ACCESS.
MEMBUAT DATABASE DENGAN ACCESS Halaman 6 Dari 40
 Yes/No; field diisi 2 pilihan.
OLE Object; field diisi dengan obyek/gambar,
foto, grafik, atau sisipan dari lembar kerja excel
atau word.
Hyperlink; field diisi dengan alamat hyperlink
(URL) agar bisa terkait dengan obyek atau
data yang tersimpan dilokasi tertentu.
Lookup Wizard; field diisi dengan memilih
nilai dari daftar nilai yang didefinisikan sendiri
dengan menggunakan list box atau combo
box.
Description Digunakan untuk memberi penjelasan secara
detil dari nama field yang kita buat.

6. Kemudian isi field, data type dan description seperti tampilan pada
gambar berikut :

Khusus Field JK, Data Typenya pilih Lookup Wizard dengan

cara mengklik tanda panah disamping cell Data Type.

Setelah mengklik Lookup Wizard selanjutnya akan tampil kotak

dialog Lookup Wizard dan pilih I will type in the values that I
Want, selanjutnya Klik Next

MEMBUAT DATABASE DENGAN ACCESS Halaman 7 Dari 40

 Setelah di klik Next akan muncul dialog lagi lalu isilah kolom
(Col1) dengan Perempuan dan Laki-laki seperti nampak pada
gambar berikut :

Jika sudah memberikan pilihan pada Col1, selanjutnya klik Next,

jika muncul kotak dialog berikutnya, pilih/klik Finish. Sehingga
kembali ke struktur tabel.

Perhatikan juga Field Property yang dibawahnya. Untuk field

KODE ANGGOTA ganti Field Size nya menjadi 5 (secara
default 50), field NAMA dan ALAMAT field size nya tetap 50,
khusus field TLP RUMAH isi field size dan input mask. field
size 10 serta input mask diisi dengan 9999999

7. Selum menyimpan table, anda diharuskan membuat Primary Key

terlebih dahulu. Caranya klik field yang akan dijadikan primary key,
(klik KODE ANGGOTA), selanjutnya klik gambar kunci yang ada
diatas (menu toolbar). Sehingga muncul gambar kunci disamping
field KODE ANGGOTA. Perhatikan gambar berikut :

MEMBUAT DATABASE DENGAN ACCESS Halaman 8 Dari 40

8. Setelah selesai melakukan pendefinisian struktur tabel, simpan
hasilnya dengan cara mengklik menu File, Save (Ctrl + S) atau klik
tombol toolbar Save, maka kotak dialog Save As akan ditampilkan.

9. Pada kotak isian Table Name, ketikan nama file untuk tabel
tersebut. (ketikan TABEL DATA ANGGOTA). Kemudian klik OK.

10. bila tidak dibutuhkan lagi, tutup jendela pendefinisian tabel tersebut
dengan cara mengklik tombol close atau tanda silang ( )
disamping atasnya.

11. Setelah selesai merancang dan membuat struktur tabel, langkah

berikutnya adalah mengisi atau memasukkan data pada tabel
tersebut dengan cara :
Klik nama tabel yang diinginkan (TABEL DATA ANGGOTA)
Kemudian Klik tombol Open
Atau dengan cara meng klik dua kali nama tabel yang kita inginkan.
Sehingga dilayar monitor ditampilkan datasheet berikut :

12. Dari jendela kerja tersebut, lakukan pengisian data pada setiap sel
sesuai dengan keinginan anda. Sebagai contoh isilah dengan data
berikut :

13. Jangan lupa lakukan penyimpanan (Save). Setelah selesai mengisi

data tutup jendela pengisian tabel (Close).

TUGAS 1 :

MEMBUAT DATABASE DENGAN ACCESS Halaman 9 Dari 40

Buatlah sebuah database dengan nama file DATA ADPEND. Kemudian
buat struktur tabelnya dengan ketentuan :

Nama Field Tipe Data Field Catatan

Size
NIM Text 6 Hanya bisa diisi angka
NAMA MHS Text 30
TEMPAT LAHIR Text 20
TANGGAL LAHIR Date/Time Long Date/Medium Date
JENIS KELAMIN Lookup Wizard Buat Pilihan
AGAMA Lookup Wizard Buat pilihan
ALAMAT DI BDG Text 50
TLP RMH Text 7 Hanya bisa diisi angka
HP Text 13 Hanya bisa diisi angka
MOTTO HIDUP Text
NAMA AYAH Text
PEKERJAAN AYAH Text
ALAMAT AYAH Text
TLP AYAH Text
PENGHASILAN AYAH Number Long Integer
NAMA IBU Text
PEKERJAAN IBU Text
ALAMAT IBU Text
TLP IBU Text
PENGHASILAN IBU Number Long Integer

Lanjutan :

Nama Field Tipe Data Field Catatan

Size
TINGGI BADAN Text
BERAT BADAN Text
WARNA KULIT Text
JENIS RAMBUT
UKURAN BAJU
NOMOR SEPATU
HOBI
WARNA KESUKAAN
FILM FAVORIT
MUSIK FAVORIT
ASAL SLTA Text
DOSEN PA Text
BEASISWA Text
IP 1 Number
IP 2 Number
IP 3 Number
IP 4 Number
IP 5 Number
MEMBUAT DATABASE DENGAN ACCESS Halaman 10 Dari 40
IP 6 Number
IP 7 Number
IP 8 Number
IP 9 Number
JUDUL SKRIPSI Text
PEMBIMBING 1 Text
PEMBIMBING 2 Text
IPK Number
YUDICIUM Text
LULUS THN Date/Time

Catatan :
Field NIM dijadikan Primary Key
Tipe Data dan Field Size bisa diisi sesuai keinginan anda.
Simpan struktur tabel tersebut dengan nama file TABEL DATA
MAHASISWA AP
Jika sudah selesai membuat struktur tabel, kemudian isilah
dengan data mahasiswa sesuai keinginan anda (kurang lebih 5).

MEMBUAT DATABASE DENGAN ACCESS Halaman 11 Dari 40

 3

Query adalah permintaan data kita berupa bahasa bisnis. Query

digunakan untuk melihat, mengubah dan menganalisa dalam berbagai
cara. Anda juga dapat menggunakan query sebagai sumber untuk
record-record yang akan digunakan pada form dan report. Membuat
query bisa berdasarkan pada satu tabel saja atau atas dasar dua/lebih
tabel.
Ada beberapa manfaat membuat query antara lain :
Menampilkan data-data tertentu pada suatu tabel. Contohnya
kita hanya ingin melihat data pada tabel data mahasiswa yang
hanya NIM, NAMA, ALAMAT saja.
Menampilkan data dengan dari dua tabel atau lebih dengan
syarat antar tabel tersebut ada field yang saling berhubungan
Dapat melakukan operasi penghitungan

Langkah-langkah membuat query dengan Query In Design

View sebagai berikut :

1. Buka program ACCESS.

2. Buka file database DATA ADPEND (hasil tugas 1), lalu pilih Create
di toolbar sehingga muncul dialog berikut :

3. Pada jendela database tersebut dengan pilihan obyek queries lalu

klik dua kali Create Query In Design View. Atau pada jendela
database tersebut Klik Create Query In Design View lalu klik New
terus pilih Design View kemudian klik OK, maka akan muncul
jendela kerja Select Query dengan kotak dialog Show Table akan
ditampilkan. Lihat gambar berikut :

MEMBUAT DATABASE DENGAN ACCESS Halaman 12 Dari 40

4. Pada kotak dialog Show Table (All Table)s, pilih dan klik tabel yang
diinginkan. Caranya pada Show Table Klik TABEL DATA
MAHASISWA AP Klik Add. Atau bisa juga dengan klik 2 kali TABEL
DATA MAHASISWA AP sehingga tabel tersebut muncul pada kotak
dialog Query1. Dari Kotak dialog Show Table klik Close. Sehingga
tampilan select query seperti berikut :

Keterangan :
Dalam jendela kerja Select Query ada kolom yang harus diisi :
Field = Nama Field yang ingin ditampilkan
Table = Nama Table dari Field tersebut
Sort = Mengurutkan data hasil query
Show = Mengatur Field ditampilkan tidak
Criteria = Syarat dari data yang ingin ditampilkan

MEMBUAT DATABASE DENGAN ACCESS Halaman 13 Dari 40

5. Pada jendela kerja Select Query tersebut, tempatkan field-field yang
anda inginkan pada kolom yang disediakan. Utnuk itu gunakan
salah cara berikut :
Cara 1 :
Mulai dengan kolom pertama, dengan menggunakan tombol
daftar pilihan yang ada pada baris Table pilih dan klik tabel yang
diinginkan (TABEL DATA MAHASISWA AP), kemudian dengan
menggunakan tombol daftar pilihan yang ada pada baris Field
pilih dan klik field yang ingin ditampilkan (Pilih Field NIM).
Dengan langkah yang sama, lanjutkan pengisian kolom-kolom
berikutnya. Untuk latihan pilih field selanjutnya yaitu NAMA MHS,
TEMPAT LAHIR, TANGGAL LAHIR, JENIS KELAMIN, AGAMA,
ALAMAT DI BDG, TLP RMH, HP dan MOTTO HIDUP.

Cara 2 :
Pada kotak daftar pilihan field yang ada dibagian atas jendela
kerja Select Query, pilih dan klik nama field yang ingin
ditampilkan kemudian geser (drag) ke posisi kolom yang anda
inginkan.

Cara 3 :
Pada kotak daftar pilihan field yang ada di bagian atas jendela
kerja Select Query, pilih dan klik dua kali nama field yang ingin
ditampilkan. Dengan langkah ini secara otomatis field yang anda
pilih akan ditempatkan pada posisi kolom berikutnya yang masih
kosong.

6. Dari salah satu cara di atas dilayar monitor dihasilkan seperti

berikut :

MEMBUAT DATABASE DENGAN ACCESS Halaman 14 Dari 40

7. Jika sudah mendefinisikan field yang akan ditampilkan dalam query,
Simpan (Save) dan beri nama file QUERY DATA PRIBADI dan
Tutup (Close) jendela kerja Select query.

8. Untuk membuka hasil query yang anda buat, pilih dan klik query
yang diinginkan (pilih file QUERY DATA PRIBADI) kemudian klik
tombol perintah Open. Untuk membuka bisa juga dengan Klik dua
pada nama query yangingin dibuka. Tampilan sebagai berikut :

TUGAS 2 :

Buat 3 query dari Tabel TABEL DATA MAHASISWA AP dengan

field-field yang ditampilkan sebagai berikut :

1. NIM, NAMA MHS, NAMA AYAH, PEKERJAAN AYAH, ALAMAT

AYAH, TLP AYAH, PENGHASILAN AYAH, NAMA IBU,
PEKERJAAN IBU, ALAMAT IBU, TLP IBU, PENGHASILAN IBU.
Selanjutnya simpan dan beri nama file QUERY DATA ORTU MHS

2. NIM, NAMA MHS, TINGGI BADAN, BERAT BADAN, WARNA

KULIT, JENIS RAMBUT, UKURAN BAJU, NOMOR SEPATU, HOBI,
WARNA KESUKAAN, FILM FAVORIT, MUSIK FAVORIT.
Selanjutnya simpan dan beri nama file QUERY DATA FISIK

3. NIM, NAMA MHS, ASAL SLTA, DOSEN PA, BEASISWA, IP1, IP2,
IP3, IP4, IP4, IP5, IP6, IP7, IP8, IP9, JUDUL SKRIPSI,
PEMBIMBING 1, PEMBIMBING 2, IPK, YUDICIUM, LULUS THN.
Selanjutnya simpan dan beri nama file QUERY DATA AKADEMIK

MEMBUAT DATABASE DENGAN ACCESS Halaman 15 Dari 40
 4

Form digunakan untuk mempermudah anda memasukkan data

pada tabel, menampilkan data, mencari data, memperbaiki data dan
mencetaknya. Kita dapat membuat form dengan fasilitas Create form in
Design View atau dengan Create form by using Wizard.
Yang akan dipelajari dalam pertemuan ini adalah membuat form
dengan Create form in Design View. Dengan cara ini kita bisa berkreasi
sendiri membuat form sesuai dengan keinginan sendiri dan tampilan
serta warna yang sesuai selera kita sendiri.

Langkah-langkah pembuatan form dengan Create Form in Design

View adalah sebagai berikut :

1. Buka program Access.

2. Buka file database yang kita inginkan (DATA ADPEND), kemudian
pada jendela kerja database pilih Create lalu klik Forms maka akan
muncul tampilan sebagai berikut :

3. Pada jendela database tersebut klik Create form in Design view,

kemudian klik New, sehingga muncul kotak dialog New Form, lihat
gambar berikut :

MEMBUAT DATABASE DENGAN ACCESS Halaman 16 Dari 40

4. Dari kotak dialog New Form, klik Design View (pada kotak putih di
atas), sedangkan kotak putih di sebelah kiri untuk membuat form
berdasarkan data yang sudah ada. Anda bisa memilih dengan
mengklik data mana yang diinginkan untuk membuat form,
selanjutnya anda sorot data yang diinginkan kemudian double klik ,
sehingga muncul kotak dialog berikut :

5. Kemudian simpan (Save) form tersebut dan beri nama file FORM
DATA PRIBADI.

6. Bila perlu anda dapat memodifikasi kembali rancangan form yang

telah dibuat agar sesuai dengan kebutuhan. Caranya klik dan pilih
form yang ingin anda modifikasi kemudian klik tombol toolbar
Design, maka jendela kerja perancangan form (design view) akan
ditampilkan.

MEMBUAT DATABASE DENGAN ACCESS Halaman 17 Dari 40

7. Setiap kita melakukan modifikasi jangan lupa untuk melakukan
penyimpanan (Ctrl + S).

TUGAS :

1. Buat Form dari file QUERY DATA ORTU MHS Selanjutnya

simpan dan beri nama file FORM DATA ORTU MHS

2. Buat Form dari file QUERY DATA FISIK Selanjutnya simpan

dan beri nama file FORM DATA FISIK

3. Buat Form dari file QUERY DATA AKADEMIK Selanjutnya

simpan dan beri nama file FORM DATA AKADEMIK

MEMBUAT DATABASE DENGAN ACCESS Halaman 18 Dari 40

 5

Salah satu tujuan membuat form adalah merancang tampilan

pengisian data agar lebih menarik dan bagus sesuai selera kita. Karena
itu kita harus pandai-pandai berkreasi mengatur posisi, warna dan jenis
huruf yang kita kehendaki. Berikut beberapa cara berkreasi dengan
form.
A. Mengatur Posisi dan Ukuran Obyek Field pada Sebuah
Rancangan Form.
Untuk mengatur posisi dan ukuran obyek field pada sebuah
rancangan form, ikuti langkah berikut :
1. Pilih dan klik form yang ingin dimodifikasi (file : FORM DATA
PRIBADI), kemudian klik tombol toolbar Design. Jendela
kerja design view akan ditampilkan. Lihat gambar berikut :

Gambar Design Form yang belum diubah

Keterangan :
Kotak yang putih seperti disebut obyek
field, tulisan ini tidak boleh diubah karena kotak ini
digunakan untuk mengisi data.
Kotak yang berwarna seperti disebut label.
Tulisan ini yang bisa diubah atau dimodifikasi misalnya
diubah menjadi .

2. Pilih dan klik obyek field yang akan diubah posisinya (titik
pegangan obyek field akan ditampilkan). Arahkan petunjuk
MEMBUAT DATABASE DENGAN ACCESS Halaman 19 Dari 40
 mouse pada bingkai obyek field hingga ditampilkan gambar
tangan hitam, kemudian geser (drag) obyek field tersebut ke
posisi baru yang anda inginkan. Dengan langkah ini obyek field
beserta labelnya akan ditempatkan di posisi baru.
Catatan :
Untuk memilih beberapa obyek field secara
sekaligus, sambil menekan tombol Shift, klik field-
field yang anda inginkan.
Untuk memilih seluruh obyek field, pilih dan klik
menu Edit, Select All (Ctrl + A)
3. Apabila anda bermaksud memindahkan obyek fieldnya saja
tanpa dengan labelnya, arahkan penunjuk mouse pada titik
pegangan (kotak hitam) yang berada di pojok atas sebelah kiri
obyek hingga ditampilkan gambar telunjuk tangan hitam,
kemudian geser (drag) ke posisi baru yang anda inginkan.
4. Anda juga dapat mengatur posisi obyek field yang anda pilih
dengan memilih dan mengklik menu Format, Align. Kemudian
pilih dan klik perataan obyek field yang anda inginkan. Anda
dapat memilih rata kiri (Left), rata kanan (Right), rata atas
(Top), rata bawah (Bottom) dan rata terhadap garis bantu (To
Grid).
5. Pilih dan klik obyek field yang akan anda ubah ukurannnya
(titik pegangan obyek field akan ditampilkan). Arahkan
penunjuk mouse pada salah satu titik pegangan hingga
ditampilkan gambar panah dua arah, kemudian geser (drag)
titik pegangan tersebut sesuai dengan ukuran yang anda
inginkan.
6. Simpan hasil modifikasi perancangan form tersebut (Ctrl + S).
7. Untuk melihat tampilan formnya, pilih dan klik menu View,
Form View atau klik tombol toolbar Form View. Berikut
gambar form hasil modifikasi :

MEMBUAT DATABASE DENGAN ACCESS Halaman 20 Dari 40

B. Menempatkan Label pada sebuah Rancangan Form
Untuk menempatkan label pada sebuah rancangan form, ikuti
langkah berikut :
1. Pilih dan klik form yang ingin anda modifikasi (klik file FORM
DATA PRIBADI) kemudian klik tombol toolbar Design sehingga
jendela kerja design view akan ditampilkan. Jangan lupa pula
menu toolbox harus ditampilkan. Berikut gambar Toolbox :

2. Pada toolbox klik tool Label (klik pada )

3. Geser pointer (mouse) tempatkan pada rancangan form (pada
+
pointer muncul tanda A )
4. Klik penunjuk mouse tersebut (tekan saja terus) selanjutnya
geser dan tentukan panjang lebarnya label yang akan kita
buat, jika sudah yakin lepaskan tekanan pada mouse sehingga
muncul kotak putih seperti berikut :

5. Setelah titik sisip ditempatkan pada rancangan form, ketikkan

teks yang anda inginkan.
6. Untuk mengatur jenis huruf, posisi huruf, besarnya huruf,
warna huruf dan efek lainnya tinggal klik field yang akan kita
ubah, kemudian pilih yang ada pada toolbar (sama seperti MS
WORD).

MEMBUAT DATABASE DENGAN ACCESS Halaman 21 Dari 40

 7. Untuk melihat tampilan formnya, pilih dan klik menu View,
Form View atau klik tombol toolbar Form View. Berikut
gambar form hasil modifikasi :

C. Membuat Tombol Perintah (Command Button)

Untuk memudahkan anda bekerja dengan form, bila perlu anda

dapat membuat dan menempatkan tombol perintah berupa
Command Button pada rancangan form. Untuk itu ikuti langkah
berikut :
1. Pilih dan klik form yang ingin dimodifikasi
rancangannya,kemudian klik tombol toolbar Design. Jendela
kerja form design akan ditampilkan. (buka form FORM DATA
PRIBADI). Jangan lupa toolbar toolbox harus ditampilkan.
2. Pada toolbox klik tool Commond Button (klik pada ).

3. Arahkan penujuk mouse pada posisi yang anda inginkan pada

layar form, kemudian geser (drag) seluas tombol perintah yang
akan dibentuk atau cukup klik diposisi yang anda inginkan.
Dengan langkah ini kotak dialog Command Button Wizaed
yang pertama akan ditampilkan.

MEMBUAT DATABASE DENGAN ACCESS Halaman 22 Dari 40

 4. Pada kotak dialog tersebut, lakukan pemilihan kategori
(Categories) dan aksi (Action). Pada latihan ini pilih Record
Navigation pada kotak Categories dan pilih Goto Next
Record pada kotak Action. Kemudian klik tombol perintah
Next, sehingga kotak dialog Command Button Wizard yang
kedua akan ditampilkan.

MEMBUAT DATABASE DENGAN ACCESS Halaman 23 Dari 40

 5. Pada kotak dialog tersebut, pilih dan klik bentuk tampilan
tombol perintah yang anda inginkan. Anda dapat memilih
bentuk tampilan teks (Text) atau gambar (Picture). Untuk
latihan ini Klik Picture pilih Go to Next. Kemudian klik tombol
perintah Next,

6. Pada kotak putih, ketikkan nama yang anda berikan pada

tombol perintah tersebut. Untuk latihan ketikan : Data Selanjutnya.

7. Kemudian klik Finish, sehingga hasilnya dapat dilihat sebagai

berikut :

MEMBUAT DATABASE DENGAN ACCESS Halaman 24 Dari 40

TUGAS :

1. Modifikasi Form dari file FORM DATA ORTU MHS sesuai

dengan selera anda. Pilih jenis huruf, warna huruf, warna
backround, yang sesuai selera anda. Tambahkan pula commond
button yang diperlukan.

2. Modifikasi Form dari file FORM DATA FISIK sesuai dengan

selera anda. Pilih jenis huruf, warna huruf, warna backround,
yang sesuai selera anda. Tambahkan pula commond button
yang diperlukan.
3. Modifikasi Form dari file FORM DATA AKADEMIK sesuai
dengan selera anda. Pilih jenis huruf, warna huruf, warna
backround, yang sesuai selera anda. Tambahkan pula commond
button yang diperlukan.

MEMBUAT DATABASE DENGAN ACCESS Halaman 25 Dari 40

 6

Report digunakan untuk merepresentasikan hasil olahan data

menjadi informasi yang siap dicetak ke lembaran kertas. Report dapat
dibuat dengan berbagai cara diantaranya kita dapat membuat report
dengan fasilitas Create report by using wizard atau ditata secara
manual dengan fasilitas Create report in design view.
Berikut cara membuat report dengan fasilitas Create by
Using Wizard :

1. Buka program Access.

2. Buka file database yang kita inginkan (DATA ADPEND), kemudian
pada jendela kerja database PILIH CREATE, kemudian klik
Reports .

MEMBUAT DATABASE DENGAN ACCESS Halaman 26 Dari 40

3. Pada jendela kerja database dengan pilihan obyek reports tersebut,
klik dua kali Create report by using wizard. Kotak dialog Report
Wizard yang pertama akan ditampilkan.

4. Pada tombol daftar pilihan Tables/Queries, pilih dan klik tabel atau
query yang ingin anda jadikan report. (sebagai latihan pilih query
dengan nama file QUERY DATA PRIBADI).
5. Pada kotak daftar pilihan Available Fields muncul nama-nama field
yang bisa dijadikan report, kemudian pilih field yang kita inginkan
dan klik tombol sehingga field tersebut pindah ke kotak daftar
pilihan Selected Fields. Lakukan hal yang sama untuk memilih
nama-nama field yang lain. (Sebagai latihan pilih field NIM, NAMA
MHS, TEMPAT LAHIR, TANGGAL LAHIR DAN JENIS KELAMIN
sehingga field tersebut pidah ke kotak Selected Fields).

MEMBUAT DATABASE DENGAN ACCESS Halaman 27 Dari 40

 Catatan : Apabila anda ingin memindahkan seluruh field yang ada di
Available Fields klik tombol maka seluruh field akan berpindah ke
kotak daftar pilihan Selected Fields.

6. Setelah memilih tabel dan field yang ingin disertakan, klik tombol
perintah Next untuk melanjutkan ke langkah berikutnya. Kotak
dialog Form Wizard yang kedua akan ditampilkan.

7. Dari kotak dialog tersebut, klik tombol perintah Next, sehingga

muncul kotak dialog Report Wizard yang ketiga.

8. Apabila report yang terbentuk ingin ditampilkan dengan urutan

tertentu, pada tombol daftar pilihan yang disediakan, pilih dan klik
nama field yang akan dijadikan kunci pengurutan serta klik tombol
metode pengurutan (ascending/descending) yang anda inginkan
untuk latihan Pilih NIM dan urutkan secara Ascending). Kemudian
klik Next, maka kotak dialog Report Wizard yang keempat akan
ditampilkan.

MEMBUAT DATABASE DENGAN ACCESS Halaman 28 Dari 40

9. Pada kotak dialog Report Wizard yang keempat, lakukan pemiliha
sebagai berikut :
Pada kotak dialog Layout, beri tanda atau klik tombol
pilihan bentuk layout report yang anda inginkan (sebagai
latihan pilih Tabular)
Pada kotak Orientation, beri tanda atau klik tombol pilihan
oreientasi report, apakah report ingin tercetak secara
tertidur (Landscape) atau secara tegak (Portrait).
Kemudian klik tombol perintah Next, maka kotak dialog Report
Wizard yang kelima akan ditampilkan.

MEMBUAT DATABASE DENGAN ACCESS Halaman 29 Dari 40

10. Pada kotak daftar pilihan gaya tampilan report (style), pilih dan klik
salah satu gaya report yang anda inginkan. Kemudian klik tombol
perintah Next, untuk melanjutkan langkah berikutnya. Kotak dialog
Report Wizard yang terakhir akan ditampilkan.

11. Pada kotak isian What title do you want for your report? Ketikkan
judul report yang anda rancang (ketikkan LAPORAN DATA
MAHASISWA ADMINISTRASI PENDIDIKAN). Kemudian untuk
mengakhiri perancangan report, klik tombol perintah Finish.

MEMBUAT DATABASE DENGAN ACCESS Halaman 30 Dari 40

12. setelah tampil preview dari report yang kita buat, maka selesailah
pembuatan report. Tutup jendela kerja tersebut. Sehingga kembali
ke jendela kerja database ADPEND.

13. untuk merubah tampilan report anda tinggal memilih file report yang
akan diubah, kemudian pilih Design.
14. Untuk mencetak ke kertas, buka file report yang ingin kita cetak,
kemudian pilih danklik menu File, Print (Ctrl + P) kotak dialog Print
akan ditampilkan. Definisikan dan kllik OK.

TUGAS :

1. Buat file report dari file QUERY DATA ORTU MHS sesuai
dengan selera anda. Pilih tampilan yang sesuai selera anda. Beri
nama file LAPORAN DATA ORTU MHS.

2. Buat file report dari file QUERY DATA FISIK sesuai dengan
selera anda. Pilih tampilan yang sesuai selera anda. Beri nama
file LAPORAN DATA FISIK.

3. Buat file report dari file QUERY DATA AKADEMIK sesuai

dengan selera anda. Pilih tampilan yang sesuai selera anda. Beri
nama file LAPORAN DATA AKADEMIK.

MEMBUAT DATABASE DENGAN ACCESS Halaman 31 Dari 40

 7

Untuk memudahkan menu navigasi semua obyek pada file

database yang telah anda rancang, kita dapat membuat menu navigasi.
Untuk membuat menu navigasi bisa dengan Switchboard atau berupa
Form yang bisa anda buat sendiri.
Menu navigasi ini dibuat untuk mengaitkan satu file ke file yang
lain dengan satu klik saja, sehingga kita tidak perlu lagi mengklik nama
file yang kita tuju, tetapi dengan satu klik kita lagsung bisa membuka
file yang kita inginkan.
Dalam latihan ini kita akan membuat menu navigasi dengan
Form. Langkah-langkahnya sebagai berikut :
1. Buka file database yang anda inginkan (buka file database DATA
ADPEND),klik Forms yang ada di bawah Objects. Sehingga
muncul tampilan forms berikut :

2. Pada jendela kerja database dengan pilihan obyek forms tersebut,

klik dua kali Create form in Design view, maka jendela
perancangan form akan ditampilkan.

MEMBUAT DATABASE DENGAN ACCESS Halaman 32 Dari 40

3. perbesar area form yang akan kita gunakan untuk penempatan
menu, dengan cara menggeser (drag) garis batas kiri dan
bawahnya. Bila perlu beri warna latar belakang dengan memilih
dan mengklik tombol toolbar Fill/Back Color.
4. Gunakan tombol toolbox Label untuk membuat teks dan judul.
Sebagai contoh lihat gambar berikut :

5. Lanjutkan dengan membuat tombol perintah pemilihan menu. Klik

Command Button pada toolbox. Penunjuk mouse akan berubah
bentuk menjadi simbol tombol perintah dengan tanda + .
Arahkan penunjuk mouse lalu geser (drag) atau klik di posisi yang
kita inginkan pada lembar form. Dengan langkah ini anda akan
masuk pada kotak dialog Comman Button Wizard tang pertama.

6. Pada kotak dialog tersebut, lakukan pemilihan ketgori dan aksi.

Pada kotak Categories pilih Form Operations dan pada kotak
Actions pilih Open Form. Kemudian klik tombol perintah Next
sehingga kotak dialog Comman Button Wizard yang kedua
ditampilkan.

MEMBUAT DATABASE DENGAN ACCESS Halaman 33 Dari 40

7. Pada kotak dialog tersebut, pilih dan klik form yang ingin anda
buka. (pilih FORM DATA PRIBADI). Kemudian klik tombol peritah
Next, maka kotak dialog Command Butuun Wizard yang ketiga
akan ditampilkan.

8. Agar form dibuka dengan menampilkan seluruh record yang ada,

beri tanda atau klik tombol pilihan Open the form and show all
the record. Kemudian klik tombol perintah Next, maka kotak
dialog Command Button Wizard yang ke empat akan ditampilkan.

MEMBUAT DATABASE DENGAN ACCESS Halaman 34 Dari 40

9. Pada kotak dialog tersebut, pilih dan klik bentuk tampilan tombol
perintah yang anda inginkan. Dalam latihan ini pilih Text,
kemudian ganti teks yang ada (ketikkan DATA PRIBADI
MAHASISWA). Kemudian klik Next, maka kotak dialog Command
Button Wizard yang kelima akan ditampilkan.

10. Pada kotak dialog tersebut, klik tombol perintah Finish. Dengan
langkah ini tombol perintah berupa menu akan ditempatkan.

11. Coba anda modifikasi tampilan tombol DATA PRIBADI

MAHASISWA sesuai selera anda. Ubah jenis huruf, warna huruf
serta ukurannya. Seperti contoh berikut :

MEMBUAT DATABASE DENGAN ACCESS Halaman 35 Dari 40

12. Simpan hasil modifikasi perancangan form tersebut dan beri
dengan nama file MENU UTAMA.
13. Pastikan layar kembali ke Object Form.
14. untuk melihat tampilan formnya pilih dan klik menu View, Form
View atau klik tombol toolbar Form View.

TUGAS :

Dari form MENU UTAMA tersebut, tambahkan menu-menu perintah

dengan Common Button. Perintah tersebut untuk membuka FORM
DATA AKADEMIK, FORM DATA FISIK, dan FORM DATA ORTU MHS
serta perintah Menutup Program atau tombol-tombol perintah yang
diperlukan oleh anda. Sebagai contoh perhatikan gambar berikut.

MEMBUAT DATABASE DENGAN ACCESS Halaman 36 Dari 40

 8

Sebagai penutup dalam latihan pembuatan database ini adalah

mengatur agar menu navigasi berupa form otomatis ditampilkan.
Sehingga setiap kita membuka database ini akan langsung tampil form
yang kita jadikan navigasi (dalam hal ini FORM MENU UTAMA).
Untuk mengatur agar menu navigasi berupa form secara
otomatis ditampilkan pada saat file database dibuka, langkah-
langkahnya sebagai berikut :
1. Pilih dan klik menu Tools, pilih Startup, maka kotak dialog Startup
akan ditampilkan.

2. Pada kotak dialog tersebut, lakukan pemilihan dan pengaturan

berikut :
Pada tombol daftar pilihan Display Form/Page, pilih dan
klik FORM MENU UTAMA.
Hilangkan tanda yang ada disamping Display
Database Windows dan Display Status Bar dengan
cara mengklik pada kotak putih tersebut.
Bila perlu pada kotak isian Application Title, ketikkan
nama baris judul yang anda inginkan.
Bila perlu pada kotak isian Application Icon, ketikkan
lokasi dan nama file icon yang ingin digunakan.
3. Klik OK

MEMBUAT DATABASE DENGAN ACCESS Halaman 37 Dari 40

4. Tutup file database dan program aplikasi Access, kemudian buka
atau aktifkan kembali file database tersebut (database DATA
ADPEND). Dengan langkah ini menu navigasi berupa form akan
otomatis ditampilkan. Sehingga pada layar monitor akan langsung
tampil file FORM MENU UTAMA.

TUGAS AKHIR :
Buatlah sebuah database (nama file : NAMA dan NIM ANDA).
Kemudian buatlah strukturnya serta field-fieldnya sesuai dengan selera
anda. Ketentuan struktur menunya adalah sebagai berikut :

MEMBUAT DATABASE DENGAN ACCESS Halaman 38 Dari 40

 SELAMAT DATANG DI LABORATORIUM
ADMINISTRASI PENDIDIKAN

DATA MAHASISWA
DATA DOSEN/TU

DATA PRIBADI
DATA PRIBADI

DATA ORANG TUA

DATA KELUARGA

DATA AKADEMIK
DATA MENGAJAR

DATA FISIK
DATA FISIK

FIELD-FIELD YANG ANDA FIELD-FIELD YANG ANDA

BUAT SENDIRI (BUAT BUAT SENDIRI (BUAT
FORMULIR ATAU FORMULIR ATAU
PENGISIAN DATA) PENGISIAN DATA)

MEMBUAT DATABASE DENGAN ACCESS Halaman 39 Dari 40

 Budi Permana, 2000, 36 Jam belajar Komputer Microsoft Access,
Elex Media Komputindo, Jakarta

Fathansyah, 1999, Basis Data, Informatika, Bandung

Tim Instruktur Lab Adpend, 2004, Modul Microsoft Access,

Laboratorium Jurusan Administrasi Pendidikan FIP UPI,
Bandung

Raymond McLeod Jr, 2004, Sisitem Informasi, (terjemah oleh

Hendra Teguh), Indeks, Jakarta

Rijanto Tosin, 1999, Kursus Kilat 24 Jurus Microsoft Access,

Dinastindo, Jakarta

MEMBUAT DATABASE DENGAN ACCESS Halaman 40 Dari 40