Anda di halaman 1dari 143

Pedoman

Pengelolaan
Jurnal
Elektronik
Standarisasi
2016
Kata Pengantar
Perkembangan jurnal elektronik yang pesat di Indonesia sayangnya tidak diimbangi dengan
kualitas dari tata kelola jurnal sesuai standar dan naskah yang diterbitkan begitu halnya di LIPI.
Peningkatan kualitas dan kuantitas jurnal terakreditasi dan bahkan bereputasi internasional ini
menjadi sesuatu yang penting dalam rangka menjadi world class research. Disamping peningkatan
jumlah dan kualitas riset-riset dari para Peneliti di lingkungan perguruan tinggi, perlu dikembangkan
juga media publikasi ilmiahnya agar artikel-artikel yang dihasilkan dari riset-riset tersebut tidak
semuanya lari ke jurnal di luar negeri saja, tetapi juga didiseminasi di jurnal-jurnal yang diterbitkan di
Indonesia. Di sisi lain, peningkatan aksesibilitas website jurnal-jurnal ilmiah menjadi sangat penting
pada era global saat ini, terutama jurnal-jurnal di Badan Standarisasi Nasional yang terakreditasi
nasional maupun jurnal-jurnal nasional yang belum terakreditasi dan rintisan jurnal bereputasi
internasional.
Peningkatan aksesibilitas website jurnal ini dapat ditandai dengan naiknya jumlah
pengunjung website dari waktu ke waktu yang dapat diartikan sebagai jumlah oplah, sehingga
visibility dan dampak ilmiah di mesin pencari terutama Google Scholar semakin banyak. Selain itu,
peningkatan aksesibilitas ini juga diindikasi dari jumlah halaman website dan jumlah dokumen PDF
artikel jurnal yang online yang ditangkap oleh mesin pencari. Dengan semakin banyaknya jurnal-
jurnal di Indonesia yang mengonlinekan artikel-artikelnya terutama yang back issue, maka peluang
untuk terindeksasinya jurnal-jurnal tersebut di mesin pengindeks jurnal semakin bertambah,
misalnya Google Scholar, DOAJ, CABI, EBSCO, SCOPUS, dan lain-lain. Pada akhirnya, dengan
penyediaan artikel ilmiah secara online di website masing-masing jurnal ilmiah, maka akan
meningkatkan jumlah sitasi terhadap hasil-hasil karya yang dihasilkan
Pengelolaan jurnal elektronik saat ini sudah mendesak untuk dilaksanakan mengingat
rendahnya sitasi dan terbatasnya akses dari jurnal yang diterbitkan di Indonesia khususnya di
lembaga litbang yang berdampak kurang dikenalnya hasil penelitan yang sudah dilakukan oleh
Peneliti baik secara nasional maupun internasional. Untuk mengatasi permasalahan tersebut maka
LIPI telah mengeluarkan Peraturan Kepala LIPI nomor 3 tahun 2014 dan Peraturan Dirjen Dikti nomor
1 tahun 2014 tentang akreditasi terbitan berkala ilmiah, dimana inti dari peraturan tersebut adalah
akreditasi jurnal yang sebelumnya dilaksanakan untuk jurnal yang terbit secara cetak mulai tahun
2015 dan berlaku efektif 1 April 2016 akan dilaksanakan untuk jurnal yang terbit secara elektronik,
sehingga jurnal yang terbit secara cetak tidak dapat lagi diakreditasi dan akreditasi dilaksanakan
secara daring (online) melalui portal Arjuna (Akreditasi Jurnal Nasional), http://arjuna.dikti.go.id/ ,
dimana pengelolaannya ada di bawah Subdit Fasilitasi Jurnal Ilmiah, Direktorat Pengelolaan
Kekayaan Intelektual Kementerian Ristek-Dikti.
Berdasarkan hal tersebut maka perlu dipersiapkan pengelolaan jurnal secara elektronik bagi
jurnal yang terbit di lingkungan Puslitbang Standarisasi, Badan Standarisasi Nasional. Oleh karena itu
Sekretariat Badan Standarisasi Nasional berupaya untuk memfasilitasi penerbitan secara elektronik
dan menerbitkan pedoman pengelolaan jurnal elektronik di lingkungan Badan Standarisasi Nasional
yang dapat dijadikan acuan pengelola jurnal untuk dapat secara optimal mengelola jurnal secara
elektronik sehingga yang sudah maupun belum terakreditasi dapat terakreditasi dengan peraturan
dan sistem yang baru.
Pedoman ini berisi standar dasar jurnal elektronik berdasarkan peraturan akreditasi terbitan
berkala ilmiah tahun 2014, kelembagaan dan pengelolaan jurnal, manajemen jurnal untuk
implementasi tata kelola jurnal elektronik dan manajemen penerbitan untuk menjalankan jurnal
secara elektronik.

Jakarta, Januari 2016

1|Panduan Pengelolaan Jurnal Elektronik Standarisasi


2|Panduan Pengelolaan Jurnal Elektronik Standarisasi
Daftar Isi

Kata Pengantar........................................................................................................................................ 1
Daftar Isi .................................................................................................................................................. 3
I STANDAR DASAR JURNAL ELEKTRONIK................................................................................................. 5
II KELEMBAGAAN DAN INFRASTRUKTUR ................................................................................................ 7
III MANAJEMEN JURNAL ........................................................................................................................ 8
MANAJEMEN PENERBITAN ................................................................................................................... 66
Penulis (Author) .................................................................................................................................... 67
Pengiriman Artikel (New Submission) ........................................................................................... 68
Submission in Review.................................................................................................................... 81
Submission in Editing .................................................................................................................... 82
Editor..................................................................................................................................................... 86
Submission Assignment ................................................................................................................ 86
Mengatur Edisi (Issue) ................................................................................................................... 89
Section Editor ........................................................................................................................................ 91
Submission in Review.................................................................................................................... 91
Submission in Editing .................................................................................................................. 103
Submission Scheduling ................................................................................................................ 104
Reviewer ............................................................................................................................................. 105
Copy Editor.......................................................................................................................................... 109
Initial Copyedit ............................................................................................................................ 109
Final Copyedit ............................................................................................................................. 110
Layout Editor ....................................................................................................................................... 112
Layout.......................................................................................................................................... 112
Proofreading ............................................................................................................................... 114
Proofreader ......................................................................................................................................... 115
PENDAFTARAN DIGITAL OBJECT IDENTIFIER ...................................................................................... 118
DOI Badan Kebijakan Fiskal (BKF) ....................................................................................................... 118
Followup Integrasi DOI................................................................................................................ 118
DOI Plugin Setting ............................................................................................................................... 118

3|Panduan Pengelolaan Jurnal Elektronik Standarisasi


Export XML DOI ................................................................................................................................... 121
Deposit DOI ......................................................................................................................................... 124
INDEKSASI ........................................................................................................................................... 126
Persiapan Indeksasi ............................................................................................................................. 126
Article Processing Charges .......................................................................................................... 126
Content Licensing ........................................................................................................................ 127
Plagiarism Checker ...................................................................................................................... 128
Lembaga Pengindek Nasional ............................................................................................................. 129
Lembaga Pengindek Internasional ...................................................................................................... 131
Bielefeld Academic Search Engine .............................................................................................. 131
Google Scholar ............................................................................................................................ 132
Lembaga Pengindek Internasional Bereputasi ................................................................................... 134
Directory of Open Access Journals.............................................................................................. 134
SCOPUS ....................................................................................................................................... 135
Reputasi Jurnal .................................................................................................................................... 140

4|Panduan Pengelolaan Jurnal Elektronik Standarisasi


I STANDAR DASAR JURNAL ELEKTRONIK

Perubahan paradigma terbitan berkala ilmiah cetak menjadi elektronik perlu diikuti oleh
peraturan yang mendukung. Pusbindiklat Peneliti-LIPI dan Direktrorat Penelitian dan Pengabdian
Masyarakat Dikti selaku lembaga yang memiliki kewenangan untuk melakukan penilaian akreditasi
Ilmiah pada tahun 2012 telah bersepakat untuk melakukan penyesuaian pedoman akreditasi
terbitan berkala ilmiah yang berlaku saat ini, yaitu Peraturan Kepala LIPI Nomor 04/E/2011 tentang
akreditasi majalah ilmiah dan Peraturan Dirjen Dikti nomor 49/DIKTI/Kep/2011 Tentang pedoman
Akreditasi Terbitan Berkala Ilmiah.

Kesepakatan antara LIPI dan DIKTI menghasilkan pedoman akreditasi terbitan berkala ilmiah
yang lebih menekankan pada penilaian penerbitan jurnal ilmiah secara elektronik. Selanjutnya, LIPI
menerbitkan Peraturan Kepala LIPI Nomor 3 Tahun 2014 dan DIKTI menerbitkan Peraturan Dirjen
Dikti nomor 1 Tahun 2014 tentang Pedoman Akreditasi Terbitan berkala Ilmiah walaupun peraturan
tersebut ditetapkan dengan nomor peraturan yang berbeda namun isi kedua peraturan tersebut
sama. Peraturan baru tersebut akan diberlakukan efektif mulai tahun 2016, sedangkan tahun 2015
ini merupakan masa transisi penerapan pedoman terbitan berkala ilmiah yang baru. Perbedaan
instrumen lama dan baru dapat dilihat dalam tabel 2 .

Tabel 1 Perbedaan Akreditasi Instrumen lama dan baru


Instrumen Lama Baru

Format/Media Jurnal Format Cetak Wajib, On-line Format Online Wajib, Cetak
optional optional

Manajemen Pengelolaan Terbitan Berbasis cetak dikelola secara E-Publishing System, dan
manual mempersyaratkan pengelolaan
secara full online (paperless)

Petunjuk Penulisan Bagi Penulis Belum mempersyaratkan Mempersyaratkan/menganjurkan


penggunaan template penggunaan template penulisan
penulisan naskah naskah untuk mempercepat
pengelolaan naskah
Pengacuan , Pengutipan dan Konsisten secara manual Mempersyaratkan/menganjurkan
Penyusunan Daftar Pustaka penggunaan aplikasi referensi

Manajemen Pengelolaan (Review) Penekanan Pada Hasil Penekanan pada Proses

Alamat Unik artikel Tidak Ada Mempersyaratkan/menganjurkan


memiliki identitas unik artikel
(Digital object identifier)

Indeks Tiap Jilid Manual Otomatis dengan E-Publishing


System
Penyebarluasan dan Dampak Berbasis Oplah dan Tiras Berbasis Akses dan Statistik
Ilmiah Penyebaran terbatas penyebaran luas (global) dengan
kunjungan unik

Indeksasi dan Internasionalisasi Sulit dilaksanakan Lebih mudah dilaksanakan


Dengan telah diberlakukannya Pedoman Akreditasi Terbitan berkala Ilmiah tahun 2015,
maka jurnal yang akan terbit harus dalam bentuk elektronik dengan persyaratan pengajuan sebagai
berikut;

5|Panduan Pengelolaan Jurnal Elektronik Standarisasi


1. Memiliki ISSN baik dalam versi elektronik (e-ISSN) dan atau cetak (p-ISSN) apabila terbitan
dalam dua versi;
2. Mencantumkan persyaratan etika publikasi (publication ethics statement) dalam laman
website jurnal;
3. Terbitan berkala ilmiah harus bersifat ilmiah, artinya memuat artikel yang secara nyata
mengandung data dan informasi yang memajukan pengetahuan, ilmu, dan teknologi serta
seni;
4. Terbitan berkala ilmiah telah terbit paling sedikit 2 tahun berurutan, terhitung mundur mulai
tanggal atau bulan pengajuan akreditasi;
5. Frekuensi penerbitan berkala ilmiah paling sedikit 2 kali dalam satu tahun secara teratur;
6. Jumlah artikel setiap terbit sekurang-kurangnya 5 artikel, kecuali jika berbentuk monograf;
7. Tercantum dalam salah satu lembaga pengindeks nasional (Indonesian Scientific Journal
Database (ISJD), Portal Garuda, Pustaka Iptek dan/atau yang setara).

Point penilaian untuk jurnal dapat terakreditasi yaitu pengelola jurnal harus dapat
memenuhi unsur penilaian seperti dalam tabel 3, dimana jurnal dapat terakreditasi setelah
memperoleh nilai minimal 70, dimana unsur penilaian terbagi menjadi dua yaitu tata kelola dan
substansi naskah.
Tabel 2 Perbedaan Unsur Penilaian Instrumen lama dan baru
Skor/ Skor/
Bagian Unsur Penilaian Bobot Lama Bobot Baru
(2011) (2014)
A Penamaan Terbitan Berkala Ilmiah 3 3
B Kelembagaan Penerbit 9 4
C Penyuntingan Dan Manajemen Pengelolaan Terbitan 17 17
(Nama lama Penyuntingan Dan Mitra Bestari)
D Substansi Artikel 36 39
E Gaya Penulisan 15 12
F Penampilan 8 8
G Keberkalaan 8 6
Penyebarluasan
H ( Nama Lama : Layanan Tambahan) 4 11
Jumlah 100 100

Berdasakan peraturan tersebut supaya dapat terakreditasi maka setiap penerbit jurnal di lingkungan
Kementerian Keuangan Republik Indonesia harus memiliki cek list persyaratan pengajuan dan
melakukan evaluasi diri terhadap jurnal masing-masing, sehingga mengetahui posisi jurnal saat ini
dan perbaikan yang harus dilakukan sehingga dapat terakreditasi, oleh karena itu dalam lampiran ini
tersedia cek list yang dapat digunakan sebagai bahan evaluasi jurnal sehingga dapat terakreditasi
nasional dan bereputasi internasional.

6|Panduan Pengelolaan Jurnal Elektronik Standarisasi


II KELEMBAGAAN DAN INFRASTRUKTUR

Pengelolaan jurnal ilmiah dalam rangka mencapai target utama menjadi jurnal ilmiah yang
terakreditasi nasional dan/atau jurnal yang bereputasi internasional memerlukan Sistem Manajemen
dan Pengelolaan Jurnal yang efektif dan efisien. Sistem Manajemen dan Pengelolaan Jurnal ini harus
mengacu kepada instrumen-intrumen dan kriteria-kriteria yang disyaratkan oleh akreditasi jurnal
nasional dan lembaga pengindeks internasional. Masalah ini dapat diselesaikan dengan adanya
komitmen antar pimpinan lembaga tempat jurnal berdiri, dan pengelola. Dimana pimpinan harus
mensupport dengan penyediaan infrastruktur baik secara single jurnal maupun multiple jurnal,
kemudian menyediakan sekretariat, pengelola tetap dan alokasi anggaran secara berkelanjutan.

7|Panduan Pengelolaan Jurnal Elektronik Standarisasi


III MANAJEMEN JURNAL
Manajemen Jurnal adalah proses atau kerangka kerja dalam pengelolaan konfigurasi jurnal meliputi
setup jurnal mengenai profil, kebijakan, pengguna, tampilan jurnal dan hal lain yang berkaitan
dengan jurnal

Manajemen Jurnal dalam sistem OJS hanya dapat dilakukan pengguna dengan peran sebagai
manager journal atau jurnal manajer. Peran jurnal manajer ini mempunyai akses penuh terhadap
segala sesuatu yang berkaitan konfigurasi jurnal, bahkan manajer jurnal dapat login sebagai semua
pengguna dengan peran apapun yang terdaftar jurnal tersebut (kecuali pengguna sebagai
administrator situs).

Mendaftarkan atau melakukan registrasi pengguna dengan peran sebagai manajer jurnal hanya
dapat dilakukan oleh administrator situs.

1. LOG IN

Pengelolaan jurnal dilaksanakan oleh pengelola jurnal dengan terlebih dahulu melakukan registrasi
dan masuk melalui menu LOG IN pada halaman utama dengan mengisi username dan password
seperti pada Gambar 3.1 berikut yang menampilkan beranda dan menu login.

Gambar 3.1 Tampilan Beranda dan Log In melalui Journal Manager

8|Panduan Pengelolaan Jurnal Elektronik Standarisasi


Gambar 3.1 Tampilan Beranda dan Log In melalui Journal Manager

Setelah berhasil login, akan tampil halaman pengaturan, yaitu menu Journal Management yang
terdiri atas sub menu Management Pages, Users dan Roles.

2. Memulai Pengaturan Jurnal melalui Management Pages

Pengaturan jurnal dilakukan melalui Management Pages sub menu Setup seperti pada Gambar 3.2
berikut.

Klik Setup

Gambar 3.2 Pengaturan Jurnal pada Management Page

Kemudian pilih Setup sehingga muncul menu Journal Setup seperti pada Gambar 3. 3 berikut.

9|Panduan Pengelolaan Jurnal Elektronik Standarisasi


Gambar 3. 3 Pengaturan Jurnal pada Journal Setup

Pengaturan jurnal (Journal Setup) seperti terlihat pada gambar di atas, terdiri atas lima langkah
sebagai berikut.

1. Detail meliputi pengaturan informasi umum (general information); kontak penanggungjawab


jurnal (contactprinciple); kontak layanan teknis (technical support contact); penerbit (publisher);
organisasi sponsor (sponsoring organizations); tambahan organisasi yang mendukung jurnal (sources
of support); dan mesin pencari (search engine).

2. Policies berisi informasi cakupan dan fokus jurnal (focus and scope of journal); panduan beberapa
catatan; proses review; penilaian dan aturan untuk mitra bestari (peer review); tambahan kebijakan
jurnal melalui privacy statement; keputusan editor (editor decision); pengarsipan jurnal (journal
archieving); dan basisdata reviewer (database reviewer potential).

3. Submission meliputi informasi dan cara penulisan (author guideline); format penulisan (formatting
standard); beberapa aturan list persiapan pengiriman tulisan yang tampil dalam checklist
(submission preparation checklist); catatan hak cipta dalam jurnal (copyright notice); melakukan
indeks penulis (for author to index their work, register journal for indexing); catatan/pemeritahuan
kepada penulis (notification of author submission); penandaan sitasi (citation markup assistant).

4. Management meliputi pengaturan keamanan dan akses (access and security setting), penjadwalan
terbitan (publication scheduling); identifikasi isi jurnal (identification of journal content);
pengumuman terbit (announcements); tambahan instruksi atau penjelasan untuk penulis
copyeditors dan section editors (copyeditors); instruksi layout (layout instruction), dan petunjuk
untuk proofreading.

5. The Look meliputi pengaturan header homepage (journal homepage header); konten (journal
homepage content); header jurnal (journal page header), footer (journal page footer), navigasi
(navigation bar), layout jurnal (journal layout), keterangan singkat (information) dan tampilan jurnal
dalam 1 halaman (lists).

Langkah 1 : Pengisian Detail Jurnal (Getting Down the Details)

a. Mengisi informasi umum (General Information) yang ditunjukkan sebagaimana pada Gambar 3. 4
berikut.

10 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
jurnal

Wajib diisi dengan inisial jurnal

Diisi dengan Abbreviation jurnal, cara lengkap


perhatikan penjelasan dibawah

Diisi dengan ISSN versi print

Diisi dengan ISSN versi online/ elektronik

Diisi dengan alamat pos


pengelola/ instansi penerbit jurnal

Gambar 3. 4 Pengisian Informasi Umum Jurnal

Dalam mengisi abbreviation jurnal, ada cara khusus yang dapat dilakukan, yaitu sebagai
berikut :

Abbreviation adalah kependekan (singkatan itu 'acronym', red.). Terdapat banyak pedoman
untuk memendekkan sebuah kata seperti OED, CAS, Wilson, atau JAS. Namun, ketika kita
mendaftarkan jurnal kita ke lembaga pengindek (misalnya) SCOPUS, maka yang pertama kali SCOPUS
lakukan adalah mencocokkan nama jurnal ke database ISSN di Paris. Oleh karena itu, akan lebih baik
jika abrreviation dilakukan menggunakan tool resmi yang disediakan ISSN pada alamat :

http://www.issn.org/services/online-services/access-to-the-ltwa/

Tools ini otomatis merekomendasikan abreviation berdasarkan ISO 4 dalam 65 bahasa.


Mohon dapat diperhatikan apakah bahasa yang direkomendasikan oleh tool ini sudah sesuai dengan
keinginan kita.

Caranya :

Contoh misalnya kita ingin membuat abbreviation dari Journal of Mechatronic, maka kita
menelusur satu demi satu kata
pertama kita ketik kata journal pada kotak teks Search the list of abbreviations by word
maka nanti akan muncul abbreviation yang tepat yaitu : j.
selanjutnya kata of. Kata hubung dapat diabaikan dalam proses abbreviation.
selanjutnya kata Mechatronics, akan muncul abbreviation : mechatron.
maka abbreviation yang tepat untuk Journal of Mechatronics adalah j. mechatron.
jika teks yang ditelusur tidak ada atau No Results Found. maka pengelola disarankan untuk
menampilkan kata tersebut secara utuh.

11 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
b. Selanjutnya mengisi Kontak Penanggungjawab Jurnal (Principal Contact) seperti pada Gambar 3. 5
berikut.

Wajib Diisi dengan nama penanggung jawab


(ketua redaksi) jurnal
Diisi dengan gelar penanggung jawab
(ketua redaksi) jurnalWajib diisi dengan nama

Diisi dengan afiliasi penanggung jawab


(ketua redaksi) jurnal

Diisi dengan email penanggung jawab


(ketua redaksi) jurnal

Diisi dengan no telepon/ handphone


penanggung jawab (ketua redaksi) jurnal

Diisi dengan no faksimile penanggung jawab


(ketua redaksi) jurnal

Diisi dengan alamat pos penanggung jawab


(ketua redaksi) jurnal

Gambar 3. 5 Pengisian Informasi Umum Principal Contact

c. Isi Kontak Pendukung Teknis Jurnal (Technical Support Contact) seperti pada Gambar 3.6.

Nama, Email dan Telepon Kontak Teknis


terkait sistem WAJIB diisi, sehingga editor,
reviewer, penulis dan peran lain akan dapat
berkorespondensi apabila menemui kesulitan
masalah jurnal. Kontak teknis ini biasanya
adalah pengguna/ tenaga IT yang berperan
dalam mengembangkan dan memelihara
sistem

Gambar 3.6 Pengisian Kontak Pendukung Teknis Jurnal

12 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
d. Lengkapi Identifikasi Email Jurnal (Email Identification) seperti pada Gambar 3.7 berikut.

Diisi dengan penutup email / signature, akan


muncul disetiap footer email jurnal

Diisi dengan alamat email yang akan


difungsikan sebagai menampung email yang
tidak dapat terkirim (bounced email address)

Gambar 3.7 Pengisian Identifikasi Email Jurnal

e. Selanjut pengisian organisasi Penerbit Jurnal (Publisher) sebagaimana pada Gambar 3.8 berikut.

Diisi dengan deskripsi singkat/ catatan


mengenai organisasi penerbit

Diisi dengan institusi/ satuan kerja penerbit

Diisi dengan alamat website/situs penerbit

Gambar 3.8 Pengisian Organisasi Penerbit

13 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
f. Pengisian selanjutnya adalah data Organisasi Pemberi Sponsor (Sponsoring Organization) seperti
ditunjukkan pada Gambar 6.29 berikut.

Diisi dengan deskripsi singkat/ catatan


mengenai organisasi pemberi sponsor

Diisi dengan nama organisasi pemberi


sponsor

Diisi dengan alamat website


organisasi pemberi sponsor

Klik tombol add, jika ingin


menambahkan organisasi lainnya

Gambar 3. 9 Pengisian Organisasi Pemberi Sponsor

g. Pengisian data Penyandang Dana (Sources of Support) seperti ditunjukkan dalam Gambar 3.10
sebagai berikut.

Diisi dengan deskripsi singkat/ catatan


mengenai organisasi kontributor/
pendukung sebagai penyandang dana
atau dalam bentuk lainnya

Diisi dengan nama organisasi


kontributor

Diisi dengan alamat website


organisasi kontributor

Klik tombol add, jika ingin


menambahkan organisasi lainnya

Gambar 3.10 Pengisian Data Penyandang Dana

14 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
h. Selanjutnya data Search Engine Indexing dimaksudkan untuk membantu pengguna menemukan
jurnal apabila melakukan pencarian melalui mesin pengindeks. Untuk pengisian dapat dilakukan
seperti pada Gambar 3.11 sebagai berikut.

Diisi dengan deskripsi singkat tentang


jurnal

Diisi dengan kata kunci jurnal

Diisi dengan tag HTML header jurnal


(cara detail dijelaskan di bawah)

Gambar 3.11 Pengisian Data Search Engine Indexing

Untuk mengisi custom tags diperlukan tools generator untuk membuat tag html, tools generator
tersebut dapat diakses melalui alamat
http://www.metatags.org/meta_tags_code_generator,

Gambar 3.12 Meta tags generator


dengan cara sebagai berikut :
Isi form title, description, keyword dan abstraction sesuai dengan isian sebelumnya

15 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Gambar 3.13 title, description,keyword dan tag pada http://www.metatags.org
lalu klik tombol generate meta tags!

Gambar 3.13 tombol generate meta tags!

Maka akan muncul html code di teks box meta tags

Gambar 3.14 hasil metatags


Copy code tersebut paste ke dalam teks box HTML custom tags yang ada di OJS.

Gambar 3.15 paste metatags pada OJS

i. Journal History seperti yang ditunjukkan pada Gambar 3.16 dapat digunakan untuk menjelaskan
perubahan dari title, editorial board dan beberapa hal yang mempunyai relevansi dari sejarah
terbitan.

Diisi dengan informasi sejarah


publikasi jurnal yang berkaitan
dengan publikasi awal, perubahan
nama, perubahan dewan redaksi,
perubahan ISSN, dll

Gambar 3.16 Pengisian Journal History

Langkah 2. Pengaturan Kebijakan Jurnal (Journal Policies)

Kebijakan jurnal yang dimaksud adalah untuk menginformasikan tentang fokus dan lingkup kajian
dari jurnal yang diterbitkan sehingga penulis, pembaca, dan pustakawan dapat dengan mudah
menyesuaikan beberapa aturan dari jurnal yang dimaksud. Manajer jurnal memasukkan kebijakan-
kebijakan dari jurnal tersebut.

16 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
a. Fokus dan Lingkup Jurnal (Focus and Scope of Journal) sebagaimana Gambar 3.17 berikut.

Diisi dengan fokus kajian dan ruang


lingkup bagian jurnal

Gambar 3.17 Pengisian Focus and Scope of Journal

b. Mitra Bestari (Peer Review) meliputi pengisian data yang berkaitan dengan Peer Review yang
terdiri atas komponen Review Policy, Review Guidelines, Review Process, Review Options.

Review Policy adalah kebijakan melakukan review yang dapat dilihat oleh semua level user, sehingga
seluruh penjelasan yang berkaitan selama proses review jurnal oleh mitra bebestari harus dapat
dituliskan dengan jelas seperti pada Gambar 3.18 berikut.

Diisi dengan kebijakan dalam


melakukan peninjauan atau review,
pemrosesan untuk penulis, jumlah
reviewer, jangka waktu melakukan
review, prinsip melakukan rekruitmen
reviewer

Gambar 3.18 Pengisian Review Policy

Review Guidelines adalah intruksi-instruksi yang harus dilakukan oleh reviewer selama melakukan
review. Instruksi-instruksi tersebut harus jelas, dijabarkan secara detail langkah demi langkah dalam
melakukan review. Isian tersebut dituliskan dalam tampilan Gambar 3.19 berikut.

17 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Diisi dengan panduan
melakuan review untuk
reviewer, misalnya panduan
mengisi review form, panduan
melakukan review pada
microsoft word dengan
menggunakan track changes,
dll

Gambar 3.19 Pengisian Review Guidelines

Review Process memungkinkan untuk memilih metode terbaik untuk peer-review jurnal yang
dikelola. Secara default, proses review dilakukan di OJS dengan memilih Standard Review Process.
Proses review juga dapat dilakukan dengan proses tersendiri. Untuk membuat proses review
tersendiri Email-Attachment Review Process harus dipilih. Tampilan pilihan proses review adalah
seperti Gambar 3.20 berikut.

Gambar 3.20 Pilihan Proses Review

Selanjutnya, Review Options dalam OJS mempunyai konfigurasi sejumlah pilihan yaitu review time,
reviewer reminder, reviewer rating, reviewer access dan blind review.

Review time akan menentukan berapa lama waktu untuk menyelesaikan tugas dalam melakukan
review artikel yang terkirim seperti pada Gambar 3.21 berikut.

18 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Gambar 3.21 Pilihan Review Time

Reviewer reminder merupakan sistem pengingat kepada reviewer yang secara otomatis akan
mengirim pesan melalui email remainders apabila calon reviewer tidak merespon permintaan
sebagai reviewer atau apabila reviewer belum mengirimkan hasil review. Fungsi tersebut bisa
diaktifkan dengan cara mengubah settingan pada file config.inc.php, yaitu dengan mengaktifkan
scheduled_tasks yang sebelumnya off menjadi on, sebagaimana pada tampilan Gambar 3.22 berikut.

Gambar 3.22 Tampilan Review Reminder

Reviewer ratings adalah fasilitas yang memungkinkan editor melakukan pemeringkatan kualitas
dalam point 5 skala. Pilihan ini dapat dilihat sebagaimana pada tampilan Gambar 3.23 berikut.

Gambar 3.23 Tampilan Review Ratings

Reviewer access adalah fasilitas sistem penilaian apakah akan menggunakan sistem penilaian untuk
ulasan (hanya dapat dilihat oleh editor), dan satu klik akses untuk melakukan review. Dengan klik
pada pilihan Enable one-click reviewer access memungkinkan editor untuk mengirim email kepada
reviewer berupa alamat page URL (kehalaman artikel) yang harus di review tanpa perlu membuat
account atau login. Pilihan ini dimaksudkan untuk mengurangi hambatan teknis para reviewer,
namun agak tidak aman apabila orang yang tidak berwenang melakukan review dapat mengetahui
dan mengakses page URL tersebut. Pilihan reviewer access terlihat pada Gambar 3.24 berikut.

19 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Gambar 3.24 Tampilan Reviewer Access

Pilihan Blind Review memungkinkan tidak diketahuinya siapa penulis atau reviewer (link untuk
mengingatkan editor dan section editor agar naskah diproses Blind Review) seperti pada Gambar
3.25 berikut.

Gambar 3.25 Tampilan Blind Access

c. Privacy Statement adalah pilihan pernyataan privasi akan muncul pada bagian di situs jurnal
mengenai tambahan informasi kebijakan pengelolaan suatu jurnal. Pengisian pernyataan privasi
terlihat pada Gambar 3.26 berikut.

Gambar 3.26 Tampilan Privacy Statement

d. Keputusan Editor (Editor Decision) adalah memungkinkan editor melakukan pemberitahuan


keputusan mengenai proses naskah kepada penulis termasuk kepada penulis anggota (co-authors),
seperti ditunjukkan pada Gambar 3.27 berikut.

Gambar 3.27 Tampilan Editor Decission

e. Tambahan Penjelasan mengenai Jurnal (Add item to Appear in About the Journal) dimungkinkan
penerbit melakukan keterangan atau penjelasan tambahan seperti yang ditampilkan pada Gambar
3.28 berikut.

Adapun penjelasan informasi tambahan yang wajib sebagai persyaratan lembaga indeksasi (misal
DOAJ), yaitu Pernyataan pengecekan plagiarism (plagiarism check), pernyataan bahwa artikel yang
disubmit oleh penulis tidak dikenakan biaya (article processing charges), Pernyataan Publication
ethics dan Malpractice Statement, pernyataan Retained Rights/Terms and Conditions of Publication,

20 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
pernyataan penggunaan aplikasi manajemen referensi (references management), pernyataan bahwa
jurnal telah terindeks di beberapa endexer.

21 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Gambar 3.29 Tampilan Penjelasan Tambahan yang ada di Tampilan tentang Jurnal

f. Pengarsipan Jurnal (Journal Archiving) adalah fasilitas yang memungkinkan untuk menyimpan arsip
secara aman dan permanen. Proses pilihan tersebut ditunjukkan pada Gambar 3.30 berikut.

Klik pada check box, untuk


mengaktifkan sistem arsip
yang permanen dan aman.
Untuk mengetahui informasi
lengkap silahkan akses alamat
http://www.lockss.org/

Gambar 3.30 Sistem Pengarsipan yang Aman dan Permanen Dalam OJS

22 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
g. Basis data Reviewer Potensial (Potential Reviewer Database) memungkinkan pendaftaran dan
penyimpanan reviewer potensial yang ditunjukkan pada Gambar 3.31 berikut.

Digunakan untuk menambahkan


link ke database reviewer
eksternal dan menyediakan
sumber referensi cepat untuk
bagian Editor atau untuk mencari
reviewer yang potensial dalam
jurnal

Judul Link
Alamat link (URL)
Menambah link baru

Gambar 3.31 Tampilan Pendaftaran dan Penyimpanan Basis Data Reviewer Potensial

Langkah 3. Panduan Pengiriman Artikel (Guiding Submission)

a. Panduan untuk penulis (Author Guidelines) seperti pada Gambar 3.32 dapat berisikan format atau
layout penulisan, cara mensitasi buku atau jurnal, penulisan data set, penyebutan alat serta
beberapa yang secara langsung berkaitan dengan tampilan dan penyajian data dari artikel dalam
jurnal tersebut.

Diisi dengan petunjuk


penulisan dalam jurnal seperti
format, gaya selingkung, gaya
sitasi, penulisan data set,
penyajian grafik, penyebutan
alat, dsb. Selain itu disediakan
link download file word
template artikel

Gambar 3.32 Tampilan Panduan untuk Penulis

b. Dalam pengiriman artikel oleh penulis dapat ditambahkan beberapa aturan atau ketentuan yang
disajikan dalam checklist persiapan pengiriman yang harus dipenuhi oleh penulis. Penulis tidak akan
dapat melakukan proses selanjutnya apabila yang bersangkutan belum memenuhi atau menyetujui
checklist sebelumnya. Tampilan checklist sebagaimana Gambar 3.33 berikut.

23 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Diisi dengan checklist,
Tergantung dari
kebijakan jurnal masing-
masing

Gambar 3.33 Checklist dalam Pengiriman Artikel

c. Catatan Hak Cipta (Copyrigth Notice) merupakan pemberitahuan informasi hak cipta ini akan
muncul pada halaman Jurnal dan mengharuskan penulis memahami dan menyetujui tentang hak
cipta yang tertulis dalam jurnal. Pemberitahuan ini adalah bagian dari proses pengiriman jurnal
untuk diterbitkan. Catatan Hak Cipta dapat dituliskan pada Gambar 3.34 berikut.

Diisi dengan catatan hak


cipta, contoh dapat diakses
link EXAMPLE, dianjurkan
untuk menambahkan link
file PDF Copyright Transfer
Agreement

Gambar 3.34 Tampilan Catatan Hak Cipta

24 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Gambar 3.35 contoh copyright transfer agreement Jurnal MEV LIPI

Pemegang Hak Cipta, jika


pemegang hak cipta adalah
instansi, dapat
menggunakan radio button
Other

HAK Cipta tahunan artikel


berbasis pada

Kesepakatan sebelum
submission yang
mengharuskan penulis
untuk menyetujui catatan
hak cipta

Menampilkan pernyataan hak


cipta dengan konten (dianjurkan
untuk memberitahu penulis
tentang pemegang hak cipta).
Tombol untuk melakukan reset
settingan/ ijin informasi yang
Lisensi Common creative, untuk
telah melekat pada artikel, hal
Menampilkan lisensi pada mendapatkan jenis lisensi nya silahkan
ini dilakukan jika dilakukan
artikel yang di publish akses:
perubahan
http://creativecommons.org/choose/

Gambar 3.36 Tampilan setup hak cipta

25 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Mengisi pilihan lisensi yang
ditetapkan jurnal masing-
masing kemudian akan
secara otomatis akan
muncul logo yang sesuai

Gambar 3.37 Tampilan

memilih lisensi creative commons

d. Melakukan Indeks untuk penulis (For Author to Index Their Works) seperti pemilihan disiplin ilmu
yang paling sesuai, sistem klasifikasi, dan kata kunci akan meningkatkan kemampuan orang lain
untuk menemukan artikel yang dimaksud. Pada OJS, pengajuan indeks akan dilakukan oleh penulis
sendiri, tetapi informasi ini dapat diperiksa berulang dan diubah oleh editor setiap saat. Seperti yang
terlihat pada Gambar 3.38, formulir ini memungkinkan untuk memilih dari sejumlah format indeks,
tambahkan contoh yang relevan untuk memandu penulis, dan menyediakan mereka dengan sebuah
link ke sebuah sistem klasifikasi subjek (seperti Mathematics Subjects Classification, Library of
Congress Classification).

26 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Diisi dengan disiplin ilmu

Diisi dengan judul dan


alamat situs subjek
klasifikasi

Diisidengan
Diisi dengandisiplin
kata kunci
ilmu

Diisi dengan cakupan


(coverage)

Diisi dengan terms sejarah


yang relevan

Diisi salah satu karakteristik


sampel penelitian

27 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Diisi dengan jenis penelitian
terkait, metode dan
pendekatan penelitian yang
Diisi dengan jenis penelitian
terkait, metode dan
pendekatan penelitian yang
digunakan

Gambar 3.38 Tampilan Pengindeksan Penulis

e. Pencatatan artikel untuk proses indeksasi (Register Journal for Indexing) dapat dilakukan oleh
Penulis dengan melakukan resgistrasi. Namun demikian biasanya hal ini telah dilakukan oleh seorang
administrator jurnal.

f. Pemberitahuan untuk penulis adalah berisi email pemberitahuan (ucapan terima kasih submission)
yang akan dikirim ke kontak penulis, tembusan (CC) ke editor (kontak utama jurnal pada setup tahap
1) dan CC ke alamat email yang ditambahkan pada pilihan check box kedua, dengan tampilan
sebagaimana pada Gambar 3.39 berikut.

Berisi email pemberitahuan


(ucapan terima kasih
submission)

Gambar 3.39 Tampilan Pemberitahuan untuk Penulis, CC ke editor dan CC ke alamat email yang
ditambahkan

g. Bantuan koreksi/ asisten sitasi (Citation Markup Assistant) merupakan fasilitas yang memungkinan
sistem OJS dapat membantu editor dalam melakukan koreksi sitasi penulis secara online sesuai
dengan referensi yang telah didaftarkan. Dengan mengklik pilihan enable, maka akan mengaktifkan
layanan bantuan koreksi (ekstraksi, pengecekan dan menghasilkan) sitasi dan gaya sitasi yang sesuai.
Pilihan tersebut sebagaimana terlihat dalam Gambar 3.40.

Gambar 3.40 koreksi sitasi

Langkah 4. Mengelola Jurnal (Managing the Journal)

a. Pengaturan Keamanan dan Akses (Access and Security Settings)

28 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Akses ke Konten Journal (Access to Journal Content): Pemilihan Jurnal dapat dipilih sebagai jurnal
dengan akses terbuka penuh atau penggunaan langganan untuk mengontrol akses ke beberapa
konten atau semua. Sebagai contoh, jika dipilih kontrol berlangganan dimungkinkan untuk
pengelolaan yang lebih spesifik seperti edisi, jenis jurnal, dan kebijakan berlangganan.

Tambahan Situs dan Pembatasan Akses Artikel dapat dibatasi berdasar tingkat akses melalui
pendaftaran pengguna dan memutuskan bagaimana pengguna yang diizinkan untuk mendaftarkan
diri. Keuntungan memilih opsi ini adalah siapapun yang ingin membaca artikel yang dimaksud perlu
mendaftar terlebih dahulu. Tampilan tambahan situs dan pembatasan akses dapat dilihat dalam
Gambar 3.41.

Mengaktifkan layanan untuk


akses terbuka pnuh

Menambah informasi lisensi mengenai


kebijakan akses terbuka creative
commons yang sudah didapatkan dari
langkah sebelumnya

Mengaktifkan hak akses dengan cara


pendaftaran dan berlangganan
(subscription) terlebih dahulu

Selalu menampilkan link file full


teks pada item yang memiliki
akses terbatas

Pilihan agar OJS tidak


dapat mempublish
untuk public konten
secara online

29 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Pembatasan akses situs dan artikel,
pengguna public dapat di batasi aksesnya
/ harus terdaftar dan login terlebih dahulu
ketika mengakses situs jurnal dan artikel

Mengaktifkan registrasi dapat dilakukan


sendiri oleh pengguna publik

Mengaktifkan registrasi hanya dapat


dilakukan oleh manajer jurnal

Gambar 3.41 Tampilan Tambahan Situs dan Pembatasan Akses Artikel

b. Jadwal Terbit (Publication Scheduling)

Jadwal terbit dapat dilakukan dengan format yang tersedia di OJS, yaitu berdasar Volume, Nomor,
Tahun, Judul yang kemudian dapat didetailkan dengan penjelasan jumlah terbit Volume/tahun dan
Jumlah Nomor/tahun. Untuk mengatur dapat dilakukan dalam Pubication Scheduling sebagaimana
terlihat pada Gambar 3.42 dan 3.43 berikut.

Diisi dengan informasi jadwal


publikasi dan beberapa
tambahan format publikasi
(berdasar: volume, number, year,
title, pertama terbit dan frekuensi
terbit)

Mencentang semua pilihan (bila


diperlukan) agar semua
metadata edisi dapat diinput

Gambar 3.42 Tampilan Jadwal Terbitan

30 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Diisi dengan edisi poin pertama
kali awal terbit berdasarkan pada:
volume, nomor, tahun, edisi per
volume, volume per tahun

Gambar 3.43 Lanjutan Tampilan Jadwal Terbitan

c. Identifikasi dari Isi Jurnal (Identification of Journal Content) merupakan penciri atau penandaan
yang dapat digunakan dalam artikel dan isu dari isi dalam suatu terbitan misalnya dengan Digital
Object Identifier (DOI). Untuk melakukan pilihan tersebut dapat dilakukan melalui pilihan
Identification of Journal Content sebagaimana pada Gambar 3.44 berikut.

Pilih identifikasi berdasarkan


issues, published, galleys, dan
supplement artikel

Pilih identifikasi berdasarkan


halaman dalam daftar isi

Gambar 3.44 Identifikasi dari Isi Jurnal

d. Pengumuman (Announcements) sebagaimana pada Gambar 3.45 adalah fasilitas pengumuman


sehingga pengelola memungkinkan untuk menyampaikan informasi ke pembaca mengenai berita-
berita jurnal atau even. Dimungkinkan untuk membuat pengumuman lebih dari satu dan ditampilkan
berdasarkan pengumuman terbaru.

31 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Memungkinkan jurnal manajer
dapat membuat pengumuman,
misalnya : membuat
pengumuman mengenai call for
paper, konferensi, dll

Memungkinkan untuk mengatur


tampilan jumlah pengumuman
dalam satu halaman yang
diumumkan

Diisi dengan informasi tambahan


yang akan muncul pada halaman
pengumuman untuk pembaca
Gambar 3.45 Tampilan Fasilitas Pengumuman

Copyeditor seperti yang ditunjukkan pada Gambar 3.46 difungsikan untuk meningkatkan tata bahasa
dan kejelasan, bekerja dengan penulis untuk memastikan semuanya sesuai dengan aturan penulisan
jurnal termasuk gaya jurnal bibliografi dan tekstual. Jika kita bertindak sebagai copyeditor (pengguna
khusus yang berperan sebagai copy editor), maka dipilih opsi pertama. Jika copyeditor akan
ditangani oleh editor atau editor section, maka dipilih opsi yang kedua. Secara default, copyedit
sudah tersedia baik untuk copyeditor, author, maupun section editor. Pengubahan instruksi-instruksi
tersebut dapat dilakukan oleh Journal Manager.

Diisi dengan petunjuk/


insruksi untuk copy editor
dalam melakukan copy
editing (koreksi tata
bahasa)

Gambar 3.46 Tampilan Instruksi Copyeditor

e. Layout Editors adalah berkaitan dengan penjelasan, penggunaan dan instruksi yang ditujukan
kepada para editor yang meliputi layout, template dan reference linking seperti yang ditunjukkan
pada Gambar 3.47 sampai dengan gambar 3.49.

32 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Layout Instruction: Para Layout Editor mengubah versi copy edited (galley) ke dalam HTML, PDF, PS,
dll, dan file tersebut siap untuk dipublikasikan.

Gambar 3.47 Tampilan Instruksi Layout

Template Layout: Template ini dapat dibuat dalam format file (misalnya, Microsoft Word) dan
digunakan oleh Layout Editor untuk memastikan desain yang konsisten.

Diisi dengan judul


template

Diisi dengan file template


(browse file lalu klik
upload)

Gambar 3.48 Tampilan Layout Template

Referensi Penghubung (Reference Linking) memungkinkan Layout Editor untuk menambahkan link
referensi ke artikel sehingga para pembaca dapat melihat langsung secara online jurnal yang disitasi
oleh penulis. Hal ini bukan keharusan, tetapi jika fitur tersebut tersedia maka sangat berguna untuk
pembaca. Instruksi Referensi Penghubung ditunjukkan sebagaimana Gambar 3.49 berikut.

33 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Diisi dengan intruksi
layout untuk reference
linking

Gambar 3.49 Tampilan Reference Linking

f. Proofreader seperti yang ditampilkan pada Gambar 3.50 merupakan fasilitas yang dapat digunakan
untuk membaca, memperbaiki dan meneliti kesalahan penulisan termasuk format penulisan dari
artikel yang akan diterbitkan bersama penulis. Kesalahan tipografi dan format akan diperbaiki oleh
Layout Editor.

34 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Diisi dengan intruksi
proofing

Gambar 3.50 Tampilan Proofreader

Langkah 5. Pengaturan Tampilan Jurnal di Homepage (Customizing the Look)

Tampilan dari Jurnal dapat diatur melalui Customizing the Look. Pengaturan tampilan tersebut
meliputi Journal Header Homepage, Journal Hompage Content, Journal Page Header, Journal Page
Footer, Navigation Bar, Journal Layout, Information dan List . Bagian-bagian yang dapat dilakukan
dalam Pengaturan Tampilan dapat dilihat pada Gambar 3.51 sampai dengan Gambar 6.65.

Fasilitas Pengaturan Header dari Homepage Jurnal terdiri dari :

1. Journal Title

- Title text : Judul jurnal

- Title image : untuk melengkapi header berupa judul jurnal (file berformat: gif, jpg atau png) yang
diunggah dalam homepage.

2. Logo Image

- Logo-image : yaitu gambar (file berformat: gif, jpg atau png) yang diunggah dalam homepage.

35 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Diisi dengan teks nama
jurnal

Pilih dan unggah


imagenama jurnal

Gambar 3.51 Pengisian Homepage Header

Hompepage Jurnal (Journal Homepage Content) dapat berisi beberapa hal sebagai berikut.

1. Deskripsi Jurnal (Journal Description); biasanya berisi penjelasan singkat dari jurnal yang terdiri
atas 20-25 kata.

2. Gambar dari homepage yang dilengkapi dengan Alternate text.

3. Daftar isi (table of contents) dari terbitan paling baru (current issue).

4. Additional content sebagai penjelasan tambahan dari jurnal yang dimaksud.

36 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Diisi dengan gambaran singkat jurnal

Gambar 3.52 Pengisian Homepage Content

Pilih dan unggah file


image untuk halaman
beranda jurnal pada
bagian tengah

Menambahkan daftar isi


pada edisi terkini

Infromasi tambahan yang


akan muncul pada
halaman beranda pada
bagian bawah image
homepage

Gambar 3.53 Lanjutan Pengisian Homepage Content

Journal Page Header

Journal Page Header merupakan versi grafik dari judul dan logo yang akan tampil pada setiap header
halaman. Selain itu pada bagian ini juga dimungkinkan penambahan favicon dan alternate header.
Penggunaan dan pengisian dari Journal Page Header yaitu dengan cara melengkapi tampilan
sebagaimana Gambar 3.54 berikut.

37 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Diisi dengan nama/judul
untuk page header

Pilih dan unggah


imagenama jurnal untuk
page header (halaman
selain beranda)

Pilih dan unggah


imagelogo jurnal untuk
page header

Gambar 3.54 Tampilan Journal Page Header

Catatan kaki di halaman jurnal (Journal Page Footer)

Catatan kaki (Footer) dapat ditambahkan dan akan tampil dalam setiap halaman. Penulisan footer
dilakukan dengan format HTML mengikuti Gambar 3.55 berikut.

Diisi dengan teks yang


akan muncul pada bagian
bawah / footer setiap
halaman jurnal.
Misalnya: teks informasi
akreditasi, alamat
secretariat jurnal, ISSN,
EISSN, dll

Gambar 3.55 Tampilan Journal Page Footer

38 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Navigation Bar

Fungsi Navigation Bar untuk menambahkan link navigasi yang meliputi pengisian Label Name serta
alamat URL yang akan dihubungkan. Penambahan pada Navigasi Bar tersebut dapat dilakukan
seperti pada Gambar 3.56 berikut.

Diisi dengan nama label menu


baru

Diisi dengan url yang didapatkan


dari static pages plugin, caranya
akan dijelaskan pada uraian
dibawah
Centang pilihan URL is an
absolute URL.

Gambar 3.56 Tampilan Navigation Bar

Untuk mendapatkan url menu baru, caranya adalah sebagai berikut:

Klik new tab pada link journal management (agar tidak mengganggu tab yang sedang diinput)
Klik System Plugins lalu klik generic plugin
Klik enable pada bagian Static Pages Plugin
Kemudian klik add/edit pada bagian Static Pages Plugin
Akan masuk pada halaman Static Pages Plugin
Klik add static page
Isi form: path dengan nama link tanpa spasi, title dengan judul link, konten dengan isi
url akan secara otomatis degenerate oleh OJS dengan pola sebagai berikut:
http://domain/folderojs/index.php/pathjurnal/pages/view/menu_baru
Copy url tersebut, lalu paste pada bagian teks box URL setup tahap 5.5

Journal Layout

Seperti yang ditampilkan pada Gambar 3.57, default OJS sudah menyediakan layout tema (Journal
Theme) dari jurnal sebagai Journal Stylesheet sehingga memudahkan bagi pengelola untuk memilih
layout jurnal yang sesuai.

39 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Memilih tema tampilan, hal ini
tidak perlu dilakukan, jika sudah
melakukan modifikasi file CSS
secara langsung

Pilih dan Unggah file


tampilan (*.css)

Mengatur posisi, khusus


untuk tampilan Ejournal
LIPI ini, ruang sebelah kiri
(left sidebar) tidak bisa
digunakan, jadi yang bisa
digunakan hanya memilih
block untuk di hidden
(unselected)

Gambar 3.57 Tampilan Pengaturan Journal Layout

Informasi Singkat Jurnal (Information)

Pengelola jurnal dimungkinkan untuk menambahkan informasi dan catatan tambahan kepada
pembaca, calon penulis, dan pengelola perpustakaan sebagaimana Gambar 3.58 berikut.

Gambaran singkat
mengenai jurnal yang
diujukan untuk pembaca

Gambaran singkat
mengenai jurnal, link
pedoman yang diujukan
untuk penulis

40 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Gambaran singkat
mengenai jurnal yang
diujukan untuk pustakwan
untuk mengkaji
Gambar 3.58 Tampilan Pengisian Informasi Tambahan

List

Pengelola jurnal dimungkinkan untuk membatasi tampilan (submissions, user, editing assignments)
pada setiap halaman. Untuk mengaturnya dapat dilakukan dengan mengisi jumlah nomor yang akan
ditampilkan sebagaimana pada Gambar 3.59 berikut.

Diisi dengan list jumlah


item dan link halaman
yang akan muncul pada
setiap satu halaman

Gambar 3.59 Tampilan Pengaturan List

Setelah proses penyimpanan untuk pengaturan Tampilan Jurnal di Homepage (Customizing the
Look) selesai maka akan terlihat proses update selesai sebagaimana tampilan Gambar 3.60 berikut.

Gambar 3.60 Status Keberhasilan Pengaturan Jurnal

3. Penelusuran File (File Browser)

Penelusuran file dapat menggunakan fasilitas FILES BROWSER. Penelusuran dapat melihat
folder/direktori dan file-file yang ada di situs web jurnal. Dengan memanfaatkan fitur Files Browser
ini juga dimungkinkan menampilkan dan menghapus file yang dicari serta digunakan untuk
mengunduh dan mengunggah file. Pada menu File Browser ini juga dimungkinkan untuk pengelolaan
file dalam direktori. Klik folder/ direktori artikel untuk melihat file atau folder/direktori di dalamnya.
Pemanfaatan dan tampilan Penulusuran File ditunjukkan pada Gambar 3.61.

41 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Pilih dan unggah file

Membuat direktori baru

Gambar 3.61 Tampilan Penelusuran File di Parent Directory

4. Bagian Jurnal (Journal Sections)

Dalam suatu jurnal dimungkinkan untuk dibagi-bagi menjadi bagian (section). Secara default, OJS
mempunyai bagian artikel (articles). Untuk menambah bagian atau section tahapan awal yang harus
dilakukan adalah dengan mengklik Create Section seperti yang ditunjukkan dalam Gambar 3.61
berikut.

Gambar 3.61 Tampilan Menambah Bagian

Selanjutnya bagian (section) yang baru dibuat dilengkapi dengan isian yang meliputi bahasa, judul
bagian, singkatan, dan kebijakan, seperti ditunjukkan dalam Gambar 3.62 berikut.

42 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Diisi dengan judul bagian jurnal misalnya
front pages (cover, daftar isi, kata
pengantar,dll). Atau berupa tipe konten
jurnal, misalnya short communication, book
review

Diisi dengan abbreviation judul bagian


jurnal, cara mendapatkan abbreviation
sudah dijelaskan pada bagian sebelumnya

Diisi dengan penjelasan kebijakan yang


Memilih menggunakan
ditetapkan dalam bagian jurnal tersebut,
review form atau tidak
misalnya kebijakan review, dan lainnya

Kebijakan indeksasi, apakah tidak


mensyaratkan abstrak, dsb

Pilihan pembatasan penyerahan/


submission, apakah submission hanya bisa
dilakukan oleh Editor dan Editor bagian atau
tidak. Ini berfungsi ketika kita ingin
membuat bagian jurnal seperti front pages
yang isinya seperti cover, sehingga hanya
bisa di submit oleh Editor dan Editor Bagian

Gambar 3.62 Tampilan untuk Melengkapi Section

Pada bagian gambar berikut ini merupakan suatu fasilitas bypass bagian jurnal, maksudnya jika kita
ingin proses submission langsung ditangani oleh Editor Bagian, misalnya jika artikel yang si submit
oleh penulis akan langsung ditangani oleh Editor Bagian, tidak melalui Editor, meskipun secara hak
akses Editor dapat melihat submission yang masukPada bagian ini merupakan suatu fasilitas bypass
bagian jurnal, maksudnya jika kita ingin proses submission langsung ditangani oleh Editor Bagian,
misalnya jika artikel yang si submit oleh penulis akan langsung ditangani oleh Editor Bagian, tidak
melalui Editor, meskipun secara hak akses Editor dapat melihat submission yang masuk

43 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Gambar 3.63 Section Editor pada review form

Setelah proses pengisian Section selesai maka dilakukan penyimpanan isian dengan mengklik tombol
save

5. Membuat Formulir Review (Review Form)

Langkah berikutnya adalah membuat Formulir Review (Review Form) dengan mengklik CREATE
REVIEW FORM sebagaimana ditampilkan pada Gambar 3.64.

Gambar 3.64 Tampilan untuk Membuat Formulir Review

44 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Tampilan Create Review Form dilengkapi dengan pilihan bahasa, judul, dan deskripsi. Setelah Create
Review Form dilengkapi selajutnya dilakukan penyimpanan dengan mengklik Save seperti Gambar
3.65 berikut.

Gambar 3.65 Tampilan Penyimpanan Isian Formulir Review

Setelah Create Review Form berhasil disimpan maka daftar dari formulir Review akan tampil
sebagaimana pada Gambar 3.66 berikut. Selanjutnya klik edit pada kolom action, lalu klik link form
item untuk menambahkan pertanyaan/ form.

Gambar 3.66 Tampilan Daftar Formulir Review

Selanjutnya akan muncul tampilan form item, dalam halaman ini kita akan membuat Pertanyaan/
form. Klik link CREATE NEW ITEM untuk menambah pertanyaan baru seperti pada gambar 3.67.

Gambar 3.67 link CREATE NEW ITEM

45 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Setelah itu akan muncul tampilan inputan create new item, seperti gambar 3.68. berikut

Diisi dengan pertanyaan penelitian yang


bersifat substansi0Diisi dengan pertanyaan
penelitian yang bersifat substansi

Dicentang, jika reviewer wajib mengisi,


sehingga reviewer tidak dapat melewati
pertanyaan

Dicentang, jika ingin penulis mengetahui


hasil pengisian pertanyaan

Tipe pertanyaan, dipilih sesuai dengan


kebutuhan, misalnya jika ingin pertanyaan
bersifat satu jawaban (jawaban yes/no),
maka pilih radio button, jika ingin jawaban
bersifat komentar maka pilih extended text
Gambar 3.68 Create New Item Detail box, dan lainnya

Jika kita memilih radio button, atau tipe yang membutuhkan pilihan, maka diwajibkan mengklik
tombol add selection, kemudian isi pilihan tersebut sesuai kebutuhan, misalnya jika jenis pertanyaan
yes/no, maka pilihannya adalah ya dan tidak; jika pertanyaan nya membutuhkan pilihan lebih dari 2 ,
silahkan klik add selection untuk menambah pilihan. Seperti pada gambar 3.69. berikut:

Gambar 3.69 Membuat jawaban pada jenis pertanyaan dengan radio button

Kemudian klik save, Setelah membuat beberapa item dengan tipe yang berbeda, maka akan muncul
tampilan sebagai berikut Gambar form item yang sudah dibuat, seperti pada gambar 3.70.

46 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Gambar 3.70 Daftar form items

Jika ingin membuat pertanyaan dengan tipe item yang sama, silahkan pilih pertanyaan yang
dimaksud, kemudian klik copy, lalu pilih pada judul form review yang diinginkan, sehingga kita tidak
perlu membuat pertanyaan dari awal.Untuk melihat hasil nya, silahkan klik Preview Form

Gambar 3.71 link preview form

Setelah mengklik link PREVIEW FORM maka akan muncul tampilan seperti gambar 3.72. berikut:

Gambar 3.72 Preview Form detail

6. Membuat Susunan Dewan Redaksi

OJS dilengkapi dengan fasilitas penyusunan dewan redaksi secara otomatis atau manual. Untuk
mengakses nya silahkan kembali ke halaman utama jurnal manager klik link Masthead pada menu
management pages, lalu akan muncul seperti gambar 3.73. berikut

47 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Gambar 3.73 Halaman Utama Menu Masthead

Berdasarkan gambar tersebut ada dua pilihan: jika ingin OJS secara otomatis membuat daftar dewan
redaksi sesuai pengguna dan peran sesuai dengan yang telah terdaftar di OJS maka pilih radio
button yang pertama, tetapi konsekuensi nya pilihan ini tidak bisa membuat posisi atau jabatan yang
tidak ada di OJS (misalnya: secretariat, web administrator, dsb). Maka pilihan kedua adalah pilihan
yang paling tepat jika ingin membuat dewan redaksi secara kostumisasi artinya kita bisa membuat
nama jabatan/ posisi sesuai kebutuhan dan menambahkan pengguna ke dalam jabatan/ posisi
tersebut. Caranya adalah dengan mengklik pilhan kedua, lalu klik record, klik CREATE POSITION
TITLE, seperti pada gambar 3.74. berikut:

Gambar 3.74 link create position title

Selanjutnya akan masuk pada halaman create title, isi title dengan nama posisi atau jabatan, lalu
centang publish member email sehingga email nya akan dapat diakses public, kemudian centang
pilihan pertama have title appear under editorial team sehingga posisi ini akan dapat diakses public
melalui menu about the journal>people>editorial team. Kemudian Klik save, seperti pada gambar
3.75. berikut:

48 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Gambar 3.75 create title

Selanjutya akan muncul tampilan awal dengan kolom title yang sudah terisi nama jabatan, klik
membership untuk menambah pengguna kedalam nama jabatan tersebut, lalu akan muncul
tampilan baru klik add member, selanjutnya muncul tampilan daftar pengguna, klik add member
pada salah satu pengguna yang ingin di daftarkan dalam jabatan yang dimaksud, seperti pada
gambar 3.76. berikut :

Gambar 3.76 daftar posisi/ hasil Jabatan yang sudah dibuat

Gambar 3.77 add member

Hasilnya akan muncul pada halaman about the journal>people>editorial team, seperti pada gambar
3.78 berikut :

49 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Gambar 3.78 tampilan hasil masthead pada halaman about the journal

7. fasilitas pemberitahuan melalui email secara otomatis

OJS dilengkapi dengan fasilitas pemberitahuan melalui email otomatis yang ditujukan kepada
pengguna jurnal mulai dari Editor, Reviewer sampai kepada Penulis. Isi email dapat diubah sesuai
dengan bahasa dan keperluan yang dimaksudkan. Pengubahan isi dapat dilakukan dengan mengklik
edit seperti yang ditunjukkan pada Gambar 3.79 berikut.

Gambar 3.79 Fasilitas Pemberitahuan Melalui Email untuk Seluruh Pengguna

Gambar 3.80 berikut menampilkan Edit Email yang memungkinkan pengubahan isi pesan. Dengan
mengganti subjek jika diperlukan, Ubah atau tambahan isi email jika dibutuhkan

50 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Gambar 3.80 Tampilan Penulisan notifikasi Pesan Email

8. Statistik dan Pelaporan (Stats & Reports)

OJS juga menyediakan statistik dan pelaporan (Stats & Reports) yang berisi rekaman data transaksi
pada jurnal yang dikelola. Pengaktifan statistik dan pelaporan sebagaimana ditampilkan dalam
Gambar 3.81 berikut. Caranya adalah dengan Pilih artikel untuk menampilkan statistic jurnal
berdasarkan bagian jurnal artikel. klik centang pada bagian yang ingin ditampilkan dalam statistik
Klik record untuk menyimpannya

51 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Gambar 3.81 Tampilan Isian Statistik dan Pelaporan

Rekaman data transaksi dapat disimpan dalam file dengan format CSV sehingga dapat ditampilkan
menggunakan aplikasi pengolah data (seperti MS Excel) dan dicetak sewaktu-waktu jika diperlukan.
Laporan data transaksi yang bisa ditampilkan antara lain laporan artikel, penilaian (review),
langganan (subscriptions), dan pembaca (view). Untuk melakukan pilihan laporan data transaksi
dapat dilakukan dengan mengklik pilihan komponen yang ingin ditampilkan, misalnya Review
Report pada menu Report Generator seperti yang terlihat pada Gambar 3.82 berikut

52 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Gambar 3.82 Tampilan Review Generator

9. Pengelolaan Pengguna (User)

Pendaftaran Pengguna dapat dilakukan oleh Pengelola Jurnal (Journal Manager) atau penulis secara
langsung tergantung kebijakan pengelola. Journal Manager dapat menampilkan pengguna yang
sudah terdaftar pada jurnal yang dikelola. Tampilan pengguna bisa dipilih berdasarkan perannya
pada menu Enrollment, sebagaimana terlihat pada Gambar 3.83 dan Gambar 3.84 berikut.

Gambar 3.83 Tampilan Pengelolaan Pengguna

Gambar 3.84 Tampilan Pilihan Username dan Peran

53 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Sebagaimana tampilan pada Gambar 3.85 sampai dengan Gambar 3.86, pembuatan akun
pengguna dapat dilakukan oleh Journal Manager dengan cara mengklik CREATE NEW USER. Tahapan
berikutnya adalah melengkapi isian data pengguna. Isian dengan tanda asterisk (*) wajib diisi dan
dilengkapi.

Isi user penggunaPilih peran pengguna

Isi password minimal 6 karakter

Gambar 3.85 Tampilan Isian Akun Pengguna dan Peran

54 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Isi email pengguna

Lengkapi form lainnya sesuai profil


pengguna, lau klik save

Gambar 3.86 Lanjutan Tampilan Isian Akun dan Peran Pengguna

55 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Pendaftaran Pengguna agar memiliki wewenang (peran) sebagai Editor, Reviewer atau peran lain
dapat dilakukan dengan mengklik ENROLL USER atau memberi centang pada pengguna yang akan
diberi peran. Untuk mendaftarkan dan memberikan wewenang pada pengguna dimaksud dapat
dilakukan pada tampilan sebagaimana dalam Gambar 3.87.

Pilih peran yang diinginkan

Klik ENROLL USER jika


ingin mendaftarkan
pengguna pada peran
tertentu

Klik Enroll Selected Users jika ingin mendaftarkan beberapa


pengguna sekaligus (dengan cara men centang check box pada
beberapa pengguna)

Gambar 3.87 Pemberian Wewenang Akun

Penggabungan Pengguna dimungkinkan jika ada pengguna yang memiliki akun lebih dari satu. Cara
menggabungkan adalah dengan mengklik MERGE USER pada akun yang akan digabung sebagaimana
ditunjukkan pada Gambar 3.88 berikut.

56 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Klik link Merge User jika ingin
menggabungkan salah satu
pengguna

Klik tombol Merge User jika ingin


mendaftarkan beberapa pengguna
sekaligus (dengan cara men centang
check box pada beberapa
pengguna)

Gambar 3.88 Tampilan Penggabungan Pengguna

10. Membuat Pengumuman

OJS memiliki fasilitas untuk membuat pengumuman secara dinamis, klik link Announcements pada
menu Management pages.

Gambar 3.89 link Announcements

57 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Selanjutnya akan muncul tampilan halaman Announcements, klik link Announcements types untuk
membuat tipe pengumuman, selanjutnya klik link Create Announcement Type. Isi teks box nama
pada halaman Create Announcement Type dengan jenis pengumuman, misalnya: call for paper.
Selanjutnya klik save untuk menyimpan. Hal ini dilakukan untuk membuat struktur pengelompokkan
jenis pengumuman yang lebih terstruktur. Seperti pada gambar berikut:

Gambar 3.90 link Create Announcement

Gambar 3.91 link Announcement type

Gambar 3.92 Pengisian Nama Announcement Type

58 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Setelah membuat jenis pengumuman, selanjutnya adalah membuat item pengumumannya, dengan
cara klik Announcements. Selanjutnya klik CREATE New Announcements

Gambar 3.93 link membuat pengumuman baru

Selanjutnya pada halaman inputan pengumuman, mengisi detail pengumuman, seperti pada gambar
berikut :

Pilih tipe pengumuman yang sudah


dibuat pada langkah sebelumnya

Diisi dengan judul pengumuman

Diisi dengan deskripsi singkat


pengumuman

3.94 Gambar pengisian


detail pengumuman

Diisi dengan deskripsi lengkap


pengumuman

Plih waktu Tanggal Bulan dan tahun


publish dan dead line pengumuman
(bukan waktu call for paper)

Dengan mencentang pilihan ini, maka


notifikasi tersimpannya pengumuman
akan terkirim secara otomatis ke email
administrator dan pengelola jurnal

59 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Gambar 3.95 Lanjutan pengisian detail pengumuman

11. Fasilitas Pegaya/ Plugins

OJS memiliki fasilitas pegaya/ plugins yang berfungsi untuk memperkaya fitur, seperti pada gambar
3.96 sebagai berikut:

60 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Gambar 3.96 tampilan utama Plugin Management

Dalam panduan ini tidak akan dijelaskan semua, hanya beberapa plugins penting yang biasa
digunakan, dengan penjelasan sebagai berikut :

Membuat menu profile journal dengan block, tujuannya adalah agar semua sub menu dalam about
link nya muncul langsung dibagian samping block, sehingga tidak tersembunyi di dalam menu about,
caranya:

klik menu Plugin Management klik menu Generic Plugins


klik setting (jika belum enable, klik enable terlebih dahulu, lalu klik setting)
pada menu custom block managerklik add block, lalu ketik pada teks box :" journal profile"klik
save
kembali ke menu system plugins (atau dengan mengklik menu system plugins di bagian atas
navigasi)klik menu block plugin, cari kata statistik pengunjung (Custom Block Plugin) dan klik
edit pada menu tersebut, lalu biarkan tab /jangan disclose
klik menu about
Copy semua link yang di dalam menu about (pastikan menu aboutnya sudah lengkap)
Kembali ke tab block plugin, paste di kotak teks tiny mce editor
klik save

Fasilitas Ekspor dan Impor data artikel, issue dan user (Migrasi data antar OJS ) dapat dilakukan
dengan menggunakan import/export plugins. Untuk migrasi data artikel dan issue dapat
menggunakan Articles & Issues XML Plugin. Migrasi data user dapat menggunakan Users XML Plugin.
Jika jurnal sudah terdaftar di indeksasi eksternal, maka dapat menggunakan fasilitas ekspor tertentu,
misalnya jika sudah terdaftar pada DOI Crossref, maka dapat menggunakan CrossRef
Export/Registration Plugin; begitu pula DOAJ dapat menggunakan DOAJ Export Plugin

Mempublish back issue dengan fasilitas QuickSubmit Plugin. Sebelum masuk pada plugin ini
sebaiknya dibuat terlebih dahulu edisi atau issue oleh pengguna dengan peran Editor pada menu
CREATE ISSUE. Misalnya membuat issue Vol 1. No. 1 tahun 2015. Lalu isi dan upload keterangan lain
sesuai kebutuhan, selanjutnya klik save. Seperti pada tampilan berikut:Gambar membuat edisi/

61 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
issueSelanjutnya kembali ke menu journal management, lalu klik Import/Export Data pada bagian
QuickSubmit Plugin akan muncul tampilan inputan nya, isi sesuai petunjuk sebagai berikut:

Isi judul dan abstrak artikel sesuai dengan yang tertulis pada artikel
Isi Profil penulis sesuai dengan yang tertulis pada artikel
Pilih file artikel yang lengkap (sudah memiliki cover, isi, backcover dalam satu file pdf), lalu klik
tombol upload (penting, karena sering kali terlewat klik tombol upload terlebih dahulu)
Pilih tanggal sesuai dengan tanggal terbit
Pilih edisi/ issue yang sesuai (sudah dibuat di langkah sebelumnya)
Isi bahasa sesuai additional codes, misal bahasa indonesia = id
Diisi dengan nama organisasi Kontributor dan supporting dengan Nama instansi Satker
Diisi dengan daftar pustaka, alangkah lebih baik dengan memberi nomor/bullet/ poin pada
setiap daftar pustaka

Petunjuk tersebut jika disajikan dalam gambar 3.97, sebagai berikut :

62 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Gambar 3.97 input data back issue dengan Quicksubmit plugin

63 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Gambar 3.98 lanjutan input data back issue dengan Quicksubmit plugin

64 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Gambar 3.99 lanjutan input data back issue dengan Quicksubmit plugin

65 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
MANAJEMEN PENERBITAN
Bisnis proses Manajemen Penerbitan secara garis besar akan tampak seperti Gambar 0.1.

Gambar 0.1 Outline Manajemen Penerbitan

Manajemen Penerbitan akan melibatkan tujuh peran untuk merampungkan bisnis proses OJS dari
Submission sampai dengan Publish. Ketujuh peran tersebut antara lain: Author, Editor, Section
Editor, Reviewer, Copy Editor, Layout Editor, dan Proofreader ()

66 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Author
Proofread
Editor
er

Manajemen
Layout Penerbitan Section
Editor Editor

Copy
Reviewer
Editor

Gambar 0.2 Tujuh peran dalam manajemen penerbitan

Penulis (Author)
Penulis dapat mendaftar dan mengirim artikel pada jurnal secara langsung lewat website jurnal.
Penulis mengunggah file artikel serta menyediakan informasi yang berkaitan dengan artikel agar
memudahkan pencarian informasi secara online baik untuk kepentingan penelitian maupun jurnal
itu sendiri.

Penulis juga dapat mengunggah file tambahan seperti gambar dan data yang mendukung artikel.
Disamping itu penulis dapat melacak pengiriman artikel yang sedang diproses dan berpartisipasi
dalam penyuntingan bahasa dan pengoreksian versi akhir dari artikel yang dikirim dengan cara login
menggunakan username dan password yang dimiliki.

Langkah-langkah yang dilakukan untuk mendaftarkan sebagai penulis di website jurnal adalah
menuju alamat porta jurnal LIPI http://ejournal.lipi.go.id, dengan tampian sebagaimana pada

Selanjutnya Pilih jurnal yang dikunjungi dengan cara klik View Journal, misalnya Jurnal Ilmiah A Dua.
Selanjutnya klik menu Register jika ingin mendaftar sebagai Penulis.

Tahap selanjutnya, Penulis memasukkan data-data identitas sesuai dengan form isian.

Setelah berhasil melakukan proses pendaftaran maka muncul halaman beranda pengguna (user
home) Penulis sebagaimana pada Gambar 0.3.

67 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Gambar 0.3 Tampilan user home penulis

Pengiriman Artikel (New Submission)


Untuk mengirim artikel, Penulis terlebih dahulu login dan mengklik new submission pada user home
seperti pada gambar III.3. Selanjutkan Penulis dapat melakukan lima langkah proses pengiriman
artikel.

Upload
Pass the Upload Enter
Suplementary Confirmation
checklist SM file metadata
file

Gambar 0.1 lima langkag pengiriman artikel

Langkah 1: Start
Penulis melakukan konfirmasi setiap item yang sesuai dengan kondisi dan informasi berkaitan
artikel yang akan dikirim termasuk persetujuan proses review dan pernyataan hak cipta.
Selanjutnya Penulis dapat menambahkan komentar untuk Editor jika diperlukan. Komentar
yang telah ditulis dapat disimpan dengan mengklik Save and Continue.

68 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
69 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
70 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Gambar 0.4 Langkah pertama pengiriman artikel

Langkah 2: upload submission


Langkah selanjutnya adalah mengunggah artikel sebagaimana ditunjukkan pada Gambar 0.5 dengan
tahapan sebagai berikut.

71 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Gambar 0.5 Langkah 2 mengunggah artikel

Mengklik Choose fie untuk membuka window browser.


Memilih file artikel yang akan diunggah.
Mengklik Open pada window Choose File.
Mengklik Upload untuk mengunggah file.
Menyimpan dan lanjutkan dengan mengklik Save and Continue.

Note: tidak perlu menyiapkan nama khusus untuk file yang akan diunggah karena setelah file selesai
diunggah, OJS akan otomatis me-rename nama file sesuai dengan format penamaan OJS.

72 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Langkah 3: Enter Metadata
Setelah unggah artikel selesai maka tahapan selanjutnya adalah Penulis memasukkan metadata
naskah dengan tahapan sebagai berikut.

Mengisi informasi lengkap tentang Penulis seperti Gambar 0.6, semakin lengkap pengisian
metadata, semakin memudahkan proses peng-index-an.
Penulis yang namanya terdiri dari satu kata harap mengisikan namanya di Iast name tanpa
mengu

Gambar 0.6 Author Metadata

73 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Jika terdapat lebih dari satu penulis dalam naskah tersebut, maka penuis kedua dan seterusnya
dapat ditambahkan dengan mengklik add author. Fungsi delete author dapat ditemukan di akhir
setiap kolom penulis.
Naskah dengan beberapa penulis dapat diatur urutan kemunculan penulisnya dengan mengklik
tanda panah seperti Gambar 0.7. Tanda panah tersebut akan mengubah posisi dari seorang
penulis naik dan turun.
Naskah dengan beberapa penulis harus menentukan siapa corresponding author yang nantinya
akan bertugas melakukan korespondensi dengan editor. Corresponding author yang dipilih
dapat diindikasikan dengan mengklik radio button bertuliskan principal contact for editorial
corresponcence

Gambar 0.7 modifikasi naskah dengan beberapa penulis

Mengisi judul dan abstrak artikel, dalam beberapa bahasa jika diperlukan.
Memasukkan kata kunci untuk indek.

74 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
75 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Memasukkan nama sponsor, jika ada.
Memasukkan referensi atau daftar pustaka

Menyimpan dengan mengklik Save and Continue.

Langkah 4: Supplentary file


Penulis dapat mengunggah file tambahan seperti instrumen penelitian dan data dengan tahapan
berikut.

Pilih nama file artikel yang akan diunggah.


Klik Upload untuk mengunggah file.

76 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Penulis mengisi metadata dari supplementary file
Untuk mengungah file baru, penulis dapat memilih file yang lebih update dan menggunakan
tombol save untuk mengunggah file.

77 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
78 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Setelah menekan tombol save, akan muncul tampilan ringkasan suplementary file yang telah
diunggah.
Simpan dan lanjutkan dengan mengklik Save and Continue.

Langkah 5: Confirmation
Setelah selesai mengunggah fie tambahan, akan tampil ringkasan dari seluruh file yang teah
diupoad. Untuk menyelesaikan pengiriman naskah, klik Finish Submission seperti pada Gambar
berikut.

79 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Setelah melakukan lima langkap penyerahan naskah, penulis dapat melihat status perjalanan naskah
dengan mengklik active submission pada user home.

Pada halaman active submission, dapat dilihat bahwa status naskah adalah sedang menunggu
penugasan. Lebih lanjut lagi, status naskah di proses reviewing dan editing dapat dilihat dihalaman
ini juga.

80 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Submission in Review
Penulis dapat mengikuti perkembangan status naskah yang dikirmkan dengan melihat halaman
active submission. Ketika naskah telah memasuki tahap review, penulis akan memperoleh status in
review. Penulis dapat melihat detail proses review dengan mengklik status tersebut. Setelah diklik,
penulis akan diarahkan ke halaman review.

Pada halaman ini penulis dapat melihat status peer review setiap ronde, tanggal inisasi, file
review version, editor version, berikut author version.

81 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Penulis juga dapat melihat file review yang diunggah oleh para reviewer.

Setelah penulis memperoleh email notifikasi dari section editor, penulis dapat melakukan revisi
naskah berdasarkan dua hal. Pertama berdasarkan komen reviewer yang terdapat pada email
notifikasi dari editor, kedua berdasarkan file-file yang diunggah oleh reviewer.
Penulis meunggah naskah hasil revisi pada fitur upload pada bagian bawah halaman.
Setelah mengungah file revisi, penulis menunggu keputusan lebih lanjut dari editor apakah akan
masuk ke ronde 2 atau dilanjutkan ke copyedit.

Submission in Editing
Tahap editing terdiri dari 3 tahap yaitu copyedit, layout, dan proofread. Dari sisi antarmuka penulis,
penulis akan berinteraksi secara aktif pada tahap copyedit dan proofread.

82 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Author copyedit
Pada tahap copyedit, author akan menerima email notifikasi yang memberitahukan bahwa Copy
Editor (CE) telah selesai melakukan initial copyedit. Penulis dapat melakukan author copyedit
dengan langkah sebagai berikut.

Penulis dapat menemukan file initial copyedit pada baris initial copyedit. Klik nama file untuk
mengunduh. Dalam tahap ini, penulis diharap melakukan author copyedit sesuai masukan CE
pada initial copyedit.

Setelah melakukan author copyedit, penulis dapat mengunggah file author copyedit pada fitur
upload.

83 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Selain melakukan author copyedit, penulis juga disarankan untuk mengecek kesesuaian
metadata naskah dengan mengklik REVIEW METADATA.
Setelah selesai mengunggah, penulis dapat menyelesaikan tahap author copyedit dengan
mengklik ikon COMPLETE dan mengirim email notifikasi kepada CE.
Setelah complete, penulis dapat mengikuti status perjalanan naskah pada tahap final copyedit
dan layout sampai penulis memperoleh email notifikasi proofread.

Author proofreading
Pada tahap proofreading, author akan menerima email notifikasi yang memberitahukan bahwa
Layout Editor (LE) telah selesai melakukan layout. Penulis dapat melakukan author proofread dengan
langkah sebagai berikut.

84 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Pada halaman editing active submission, penulis dapat mengklik VIEW PROOF pada Galley
Format untuk melihat apakah initial galley sudah layak untuk dicetak.
Jika author mempunyai saran masukan tentang initial galley, penulis dapat menulis saran
masukannya pada fitur Proofreading Corrections dibagian bawah segmen proofreading.
Selain mengecek VIEW PROOF, penulis juga disarankan untuk mengecek kesesuaian metadata
naskah dengan mengklik REVIEW METADATA.

85 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Setelah selesai melakukan author proofread, penulis dapat mengklik ikon COMPLETE dan
otomatis menginisiasi proses proofreading kepada proofreader.
Sampai tahap ini, tugas penulis sudah selesai dan menunggu Editor untuk menjadwalkan
naskahnya pada edisi yang sudah ditentukan.

Editor
Editor melaksanakan tugas mengatur penyuntingan secara menyeluruh dan memproses penerbitan.
Pada proses penyuntingan, Editor mendelegasikan naskah yang telah masuk ke ke Editor Bagian
untuk diproses review dan editing. Editor dapat memantau keseluruhan proses dari halaman user
home editor.

Tugas lain dari seorang Editor adalah mengatur edisi (issue) yang akan diterbitkan. Editor akan
bertanggung jawab untuk membuat issue, mengatur Daftar Isi di setiap issue, serta menjadwalkan
publikasi dari issue yang telah siap terbit.

Untuk memulai penyuntingan, Editor harus login ke OJS sehingga muncul tampilan halaman utama
sebagai Editor seperti Gambar berikut.

Setelah login, Editor dapat melihat status artikel yang sudah dikirimkan oleh penulis. Status artikel
dikategorikan sebagai Unassigned (belum diproses), In Review (sedang direview), In Editing (sedang
diedit) dan Archives (arsip).

Submission Assignment
Setiap artikel yang dikirimkan oleh penulis akan mucul pertama kali di bagian Unassigned. Tugas dari
editor adalah memastikan artikel yang baru dikirim sudah sesuai dengan aim and scope jurnal dan
kemudian mendelegasikannya kepada Section Editor.

86 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Klik Unassigned sehingga muncul daftar artikel yang belum diproses.

Klik judul artikel yang akan diproses sehingga muncul article summary.

87 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Jika artikel tersebut tidak layak untuk diproses lebih lanjut, klik REJECT AND ARCHIVE
SUBMISSION maka akan dikirimkan email notifikasi kepada penulis dan submission tersebut
akan tersimpan di archive.

Jika artikel tersebut layak untuk diproses lebih lanjut, klik ADD SECTION EDITOR untuk
meneruskan artikel tersebut ke Editor Bagian.
Pilih nama Editor Bagian yang akan ditugasi dengan cara mengklik ASSIGN.

Selanjutnya akan dikirim email pemberitahuan ke Editor Bagian dan status artikel akan berubah
menjadi in Review.

88 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Email pemberitahuan dapat juga ditambahkan dengan suatu attachments file.
Satu submission dapat didelegasikan kepada lebih dari satu Section Editor (SE) dengan deskripsi
tugas masing-masing. Misalnya: SE1 bertanggung jawab atas proses review sedangkan SE2
bertanggung jawab atas proses editing.

Setelah mendelegasikan suatu makalah kepada SE, Editor menunggu sampai makalah tersebut
dijadwalkan disebuah edisi tertentu oleh SE. Jika dalam suatu kondisi SE berhalangan dalam
mengawal sebuah artike, Editor dapat masuk menggantikan SE untuk mengawal naskah tersebut.

Mengatur Edisi (Issue)


Membuat dan mengatur sebuah issues (edisi) adaah tanggung jawab Editor. Editor dapat
menemukan menu Create Issue di halaman user home, dan dapat juga menemukan Notify Users,
Future Issues, dan Back Issues di halaman Editor Home.

Membuat Edisi
Untuk membuat edisi baru dapat dilakukan sebagai berikut.

89 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Klik Create Issue untuk membuat Edisi baru sehingga muncul pilihan identifikasi dan cover.
Masukkan informasi tentang Volume, Issue (Edisi), Year (Tahun), dan Title (Judul) di bagian
identifikasi.
Pilih format identifikasi (hanya Tahun, Volume/Tahun, Issue/Valume/Tahun) tergantung pada
frekuensi penerbitan.
Tambahkan Judul (Title) dari Edisi Khusus dan dekripsinya jika diperlukan.
Tambahkan file cover jika diperlukan. Umumnya file cover dibuat dan diupload ketika edisi
tersebut sudah siap untuk diterbitkan
Klik tombol Save setelah melakukan penyimpanan.

Future Issue (Edisi Mendatang)


Setelah di-save, sebuah issue yang baru dibuat akan otomatis muncul di bagian Future Issue. Untuk
melihat Edisi yang akan datang, pilih Future Issues sehingga muncul daftar semua edisi yang sudah
dibuat.

Back Issue (Edisi Lalu)


Setelah sebuah issue diterbitkan, maka otomatis issue tersebut akan pindah dari Future Issue
menjadi Back Issue. Untuk melihat edisi yang sudah terbit, pilih Back Issues sehingga muncul daftar
semua edisi yang sudah terbit.

Selanjutnya untuk mengetahui artikel-artikel yang dimuat di edisi tersebut, dapat mengklik judul
Issue dan akan tampil Daftar Isi atau Table of Content (ToC).

Selanjutnya, setiap artikel di Back Issue dapat ditampilkan dengan mengklik judul artikel untuk
mengetahui history artikel seperti catatan review, editing, atau lainnya.

90 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Current Issue (Edisi Saat Ini)
Current Issue dapat dipilih pada halaman back issue. Dari sekian banyak back issue yang telah
diterbitkan, Editor dapat memilih salah satu edisi untuk ditetapkan sebagai current issue. Current
issue biasanya akan muncul di halaman beranda jurnal.

Table of Content
Salah satu tanggung jawab Editor adalah mengatur Table of Content (ToC). Setelah submission
melewati proses reviewing dan editing, naskah akan dimasukkan kedalam daftar isi sebuah issue.
Dalam ToC tersebut, editor dapat mengatur naskah tersebut sebagai berikut.

Editor dapat mengatur urutan naskah menggunakan tanda panah keatas dan kebawah.
Editor dapat memberikan nomor halaman secara manual sesuai kesepakatan dewan editor.
Editor juga dapat memberikan Public ID secara manual sesuai kesepakatan dewan editor.

Section Editor
Editor Bagian atau Section Editor (SE) bertugas mengelola proses review dan editing pada artikel
yang telah didelegasikan oleh Editor. Ketika artikel diterima untuk diproses, Editor Bagian akan
memantau proses penyuntingan lebih sering dibandingkan dengan Editor. Untuk memulai tugasnya,
Editor Bagian harus login ke OJS sesuai dengan kewenangannya sehingga muncul halaman utama
Editor Bagian.

Submission in Review
Setelah login, Editor Bagian dapat melihat status artikel yang sudah didelegasikan oleh Editor untuk
diproses lebih lanjut. Status tersebut adalah In Review (sedang direview), In Editing (sedang diedit)
dan Archives (arsip).

91 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Submission summary
Tahap pertama yang dilakukan SE adalah mengklik judul artikel. Secara otomatis, halaman pertama
yang ditampilkan adalah halaman Review. Namun sebelum lebih jauh, SE diharapkan memeriksa
halaman summary untuk memastikan apakah naskah sudah layak diproses review.

Memeriksa submission file apakah sudah layak untuk proses review


Memeriksa supplementary file (jika perlu) apakah sesuai dengan permintaan dewan editor
Memeriksa metadata naskah apakah seluruh author telah diinput serta memeriksa apakah
judul, abstract, kata kunci, dan referensi telah diisi.

92 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Ensuring A Blind Review
Pada jurnal yang menerapkan kebijakan Blind Review, SE bertanggung jawab untuk memastikan
bahwa naskah telah blind sebelum dikirimkan ke review. Hal-hal yang perlu diperiksa ketika
ensuring blind review antara lain

Memastikan tidak ada nama atau instansi penulis didalam naskah. Biasanya identitas penulis
muncul di halaman pertama dibawah judul, footer, badan naskah, atau di ucapan terima kasih
(acknowedgement).
Penghapusan identitas penulis dapat diganti dengan kata dihapus untuk tujuan review atau
deleted for review purpose.
SE juga harus memeriksa File properties untuk memastikan tidak ada identitas penulis pada
metadata file.
Setelah melakukan blind review, SE menggunggah kembali file yang telah di-blind di bagian
revised Review Version.

Working with Peer Reviewer


Proses peer review pada setiap artikel dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut.

Mengklik SELECT REVIEWER untuk menampilkan halaman Reviewers.

Pada halaman Reviewers, klik ASSIGN untuk menugaskan reviewer yang telah disepakati.

93 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Setelah diklik, akan dikirimkan email notifikasi kepada reviewer yang ditugaskan dan nama
reviewer akan muncul di halaman review.

Pada tahap ini, jika SE menyadari bahwa terjadi kesalahan pemilihan reviewer dan ingin memilih
ulang reviewer lainnya, SE dapat mengklik CLEAR REVIEWER untuk menghilangkan reviewer
tersebut dan memilih reviewer lain yang sesuai.

94 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
SE memilih review form yang telah dibuat oleh Journal Manager dengan mengklik SELECT
REVIEW FORM.

Jika terjadi kesalahan pemilihan, SE dapat mengklik SELECT REVIEW FORM lagi atau
mengosongkannya dengan mengklik CLEAR REVIEW FORM.

95 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Due date (batas akhir review) akan otomatis diset oleh OJS sesuai dengan setup journal. Apabila
SE ingin mengubahnya, SE dapat mengklik tanggal tersebut dan akan muncul pilihan perubahan
tanggal berdasar hari atau berdasar minggu.

Setelah review form dan due date telah dipastikan, SE dapat mengirimkan permintaan
mereview kepada reviewer dengan mengklik icon REQUEST.

96 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
SE dapat melihat bahwa reviewer telah direquest dengan melihat bahwa tombol request yang
awalnya tidak mempunyai tanggal, sekarang sudah menampilkan tanggal dimana SE me-request
Reviewer.

97 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Setelah request dilayangkan, SE menunggu respon kesediaan dari Reviewer. Apabila reviewer
menolak, SE akan memperoleh notifikasi penolakan dan reviewer otomatis hilang dari bagian
peer reviewer ini. Apabila reviewer bersedia, SE akan memperoleh notifikasi kesediaan dan
kolom UNDERWAY yang awalnya kosong akan berubah menampilkan tanggal mulainya reviewer
bekerja.
Pada tahap ini, setelah request dilayangkan, SE dapat membatalkan permintaan review dengan
mengkilk CANCEL REQUEST

Note: Reviewer yang sudah pernah di-cancel request tidak akan dapat di-request lagi pada
submission yang sama. Mohon SE dapat mempertimbangkan baik-baik sebelum cancel request.

OJS akan otomatis mengingatkan reviewer apabila reviewer tidak merespon sampai due date
tercapai. Setting pengingat otomatis dapat ditemukan di setup jurnal oleh Journal Manager.
Terlepas dari otomatis reminder oleh OJS, SE dapat mengingatkan reviewer secara manual
dengan menggunakan SEND REMINDER.

98 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Setelah reviewer menyelesaikan tugasnya, SE akan memperoleh email notifikasi dan SE dapat
mengetahui rekomendasi dari reviewer, membaca komentar reviewer melalui review form,
serta mengakses file yang diunggah oleh reviewer.
File yang diunggah oleh reviewer dapat ditampilkan di user inteface penulis dengan memilih
Let author view file dan mengkilik RECORD.
Setelah proses review selesai, SE diharapkan mengirimkan ucapan terima kasih kepada reviewer
dengan mengirimkan email acknowledge.

Working as peer reviewer


Dalam beberapa kasus, SE perlu membantu reviewer dalam menyelesaikan proses review melalui
baris Editor to Enter.

Setelah melayangkan request, SE dapat mengeksekusi kesediaan atau penolakan reviewer


dengan mengklik WILL DO THE REVIEW atau UNABLE TO DO.
SE dapat membantu reviewer untuk mengunggah file review dari reviewer melalui bagian
Upload Review.
SE dapat membantu reviewer dalam memberikan rekomendasi dengan mengklik
RECOMMENDATION

Editor Decision
Setelah rekomendasi para reviewer telah diterima, SE diharapkan memberikan keputusan (Editor
Decision) untuk menentukan proses selanjutnya. Pilihan yang akan muncul antara lain:

o Accept Submission: memenerima artikel untuk dipublikasikan. Selanjutnya, naskah akan


dikirimkan ke proses ke tahap Editing.
o Revision Required: artikel perlu direvisi. Selanjutnya SE menunggu revisi penulis dan
menentukan apakah sudah dapat diterima dan dikirim ke proses Editing.
o Resubmit for Review: artikel perlu direvisi dan direview kembali di Ronde 2. Selanjutnya
SE menunggu revisi penulis dan kemudian mengirimkannya ke Ronde 2.
o Decline Submission: menolak artikel. Selanjutnya submission akan hilang dari active list
dan disimpan di bagian archieve.

Setelah memilih keputusan, Editor Bagian dapat menyimpan keputusan dengan cara mengklik
Record Decision dan memberitahukan keputusan tersebut kepada penulis.

99 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
SE memilih keputusan sesuai rekomendasi reviewer
SE menyimpan keputusan dengan mengklik record decision.
SE memberi tahukan kepada penulis terkait keputusan editor ini.
Ketika SE notify author, SE diharuskan mengimport komentar reviewer dengan mengklik import
peer review
SE tidak perlu mengattach file yang diunggah oleh reviewer karena file tersebut akan otomatis
muncul di halaman penulis apabila Let author view file telah direcord.
SE harus memastikan bahwa keputusan editor, apakah itu accept, revisison required, resubmit
for review ataupun decline harus disebutkan di badan email atau di subject email.

Sending the submission to Round 2


Ketika keputusan editor adalah resubmit to review, maka SE menunggu revisi dari penulis dan
kemudian mengirimkannya ke proses review ronde 2.

Setelah penulis mengunggah revisi, maka di baris author version akan muncul satu atau lebih
file revisi dari penulis.
SE harus memilih salah satu file yang paling update dari ronde 1 untuk dikirimkan ke ronde 2.
File yang terpilih di ronde 1 akan menjadi file review version di ronde 2.

100 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Untuk menginisiasi ronde 2, SE dapat mengklik resubmit. Halaman review kemudian akan
otomatis menampilkan proses review ronde 2.

Pada proses ini, reviewer yang telah bekerja di ronde 1 akan otomatis muncul namun tidak
semua reviewer perlu direquest ulang tergantung kebijakan pengelola jurnal.
Untuk mengetahui proses yang telah terjadi di ronde sebelumnya, SE dapat mengklik VIEW
REGRETS, CANCELS, PREVIOUS ROUNDS.

101 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Proses review yang harus dilakukan di ronde 2 adalah serupa dengan proses di ronde 1.

Sending the submission to Copyedit


Setelah proses review selesai, SE akan mengirimkan submission tersebut ke proses editing. Tahap
pertama dari tiga tahapan editing adalah copyedit.

Naskah dengan editor decision Aceppted dapat langsung dikirim ke copyedit


Naskah dengan editor decision Revision reqquired perlu menunggu revisi dari penulis terlebih
dahulu. Setelah revisi author sudah sesuai dengan permintaan reviewer, maka SE harus
memberikan editor decision baru yaitu accepted kemudian mengklik record decision dan
memberitahu penulis melalui icon notify author.
Setelah sebuah submission tercatat accepted, maka akan muncul tombol send to copyediting
dan serangkaian radio button untuk memilih file mana yang kan dikirim ke proses copyedit.
Pada jurnal yang menerapkan proses blind review, SE diharapkan mengembalikan bagian-
bagian yang telah dihapus kemudian mengunggah file tersebut di editor version. File ini akan
menjadi file yang dipilih untuk dikirim ke copyedit.

Note: setiap proses review harus diakhiri dengan keputusan editor accepted. Tanpa keputusan
accepted, submission akan tetap berada di proses review dan tombol send to copyediting tidak akan
muncul.

Note: SE diharuskan memilih radio button dari file yang akan dikirim sebelum mengklik send to
copyediting. Jika terlupa, maka file initial copyedit akan kosong dan proses initial copyedit tidak
dapat diinisiasi.

102 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Submission in Editing
Proses editing terdiri dari tiga tahap utama yaitu copyedit, layout edit, serta proofread. SE bertugas
mendelegasikan dan mengawal ketiga tahap tersebut kepada copyeditor, layouteditor, serta
proofreader.

Copyediting Layout Proofread


Initial Copyedit Layout version Author
Author Copyedit Galley version Proofreader
Final Copyedit Supplementary file Layout Editor

Gambar 0.2 tiga tahap editing naskah

Penyuntingan Tata Bahasa (Copyediting)


Pada tahap copyediting, SE menugaskan copyeditor (CE) untuk melakukan penelaahan tata bahasa
terhadap naskah yang telah lolos review. Tahapannya adalah sebagai berikut:

SE memilih CE untuk melakukan telaah tata bahasa dengan mengklik ASSIGN COPYEDITOR
Berikutnya akan masuk ke halaman Assign Copyeditor dimana SE harus memilih CE dengan cara
mengklik ASSIGN.
Setelah nama CE muncul di halaman editing, SE memulai proses copyediting dengan mengklik
ikon request. Berikutnya, email notifikasi akan dikirimkan ke CE.
Setelah mengirimkan email request, SE menunggu sampai CE menyelesaikan Final Copyedit.

Note: SE harus memastikan bahwa file Final Copyedit sudah diunggah oleh CE. Jika CE sudah meng-
complete final copyedit tanpa mengunggah file Final Copyedit, maka tugas SE adalah mengunggah
file final copyedit di fitur upload file dengan memilih radio button step 3. Kemudian SE mengunggah
file yang sama di bagian layout pada fitur fitur upload file dengan memilih radio button Layout
version. Hal ini untuk memastikan layout editor dapat memulai proses layout.

Penyunting Tata Letak (Layout)


Pada tahap layout, SE menugaskan Layout Editor (LE) untuk melakukan penelaahan tata letak
terhadap naskah yang telah lolos copyediting. Tahapannya adalah sebagai berikut:

SE memilih LE untuk melakukan telaah tata letak dengan mengklik ASSIGN LAYOUT EDITOR
Berikutnya akan masuk ke halaman Assign Layout Editor dimana SE harus memilih LE dengan
cara mengklik ASSIGN.
Setelah nama LE muncul di halaman editing, SE memulai proses layout dengan mengklik ikon
request. Berikutnya, email notifikasi akan dikirimkan ke LE.
Setelah mengirimkan email request, SE menunggu sampai LE selesai mengupload Initial Galley.

Note: SE harus memastikan bahwa file Initial Galley sudah diunggah oleh LE. Jika LE sudah meng-
complete initial layout tanpa mengunggah file Initial Galley, maka tugas SE adalah mengunggah file
Initial Galley di fitur upload file dengan memilih radio button Galley. Hal ini untuk memastikan
proses proofread dapat dimulai.

103 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Dummy Check / Cetak Coba (Proofread)
Pada tahap proofread, SE menugaskan Proofreader (PR) untuk melakukan dummy check atau cetak
coba terhadap galley yang diupload LE. Tahapannya adalah sebagai berikut:

SE memilih PR untuk melakukan dummy check atau cetak coba dengan mengklik ASSIGN
PROOFREADER
Berikutnya akan masuk ke halaman Assign Proofreader dimana SE harus memilih PR dengan
cara mengklik ASSIGN.
Setelah nama LE muncul di halaman editing, SE memulai proses layout dengan mengklik ikon
request pada baris author copyedit. Berikutnya, email notifikasi akan dikirimkan kepada penulis.
Setelah mengirimkan email request, SE menunggu sampai LE selesai mengupload Final Galley.

Note: SE harus memastikan bahwa file Final Galley sudah diunggah oleh LE. Jika LE sudah meng-
complete Final layout tanpa mengunggah file Final Galley, maka tugas SE adalah mengunggah file
Final Galley di fitur upload file di bagian layout dengan memilih radio button Galley. Setelah final
galley selesai diunggah, initial galley harus dihapus. Cara lain untuk mengunggah final galley adalah
dengan mengklik EDIT pada baris galley. Pada halaman Edit a Layout Galley, SE dapat mengunggah
final galley.

Submission Scheduling
Setelah Final Galley terunggah, tahap terakhir adalah menjadwal submission tersebut pada issue
yang telah disepakati dengan dewan editor. Tahapannya adalah sebagai berikut:

Pada bagian scheduling, pilih issue (mis: current issue, back issue, atau future issue) yang telah
disepakati dewan editor.

104 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Setelah dipilih issue yang disepakati, klik Record untuk memasukkan naskah tersebut ke daftar
isi (Table of Content).

Setelah menjadwalkan submission tersebut di issue yang disepakati, maka tugas SE dalam
mengawal sebuah naskah telah selesai. Pengaturan table of content (ToC) selanjutkan akan
menjadi tanggung jawab Editor.

Reviewer
Reviewer dipilih oleh Editor Bagian untuk mereview artikel yang dikirim oleh penulis. Reviewer
diminta untuk mengirimkan hasil review melalui OJS dan Reviewer dapat mengunggah file review
untuk Editor dan Penulis.

Untuk memulai proses review, reviewer login terlebih dahulu di OJS sehingga muncul halaman
utama. Selanjutnya Review dapat melakukan proses berikut ini.

Pada halaman utama, Reviewer dapat mengakses dua halaman submission yaitu active
submission dan archive. Halaman Active Submissions adalah untuk melihat artikel yang harus
direview, sedangkan halaman archive adalah untuk meliha submission-submission sebelumnya
yang pernah direview.

105 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Untuk melakukan review pada active submission, klik judul artikel yang akan diproses sehingga
muncul halaman Review.
Halaman Review berisi judul dan abstract diikuti dengan informasi metadata submission dan
jadwal review termasuk batas akhir pengiriman hasil review.

Pada beberapa jurnal, Reviewer dibatasi untuk dapat membaca abstract saja. Akses ke full text
hanya muncul apabila reviewer telah mengirimkan email kesediaan untuk mereview.
Reviewer diharap mengkonfirmasi kesediaan mereview dengan mengklik ikon Will do the
review atau konfirmasi penolkan dengan mengklik unable to do. setelah itu, Email balasan akan
dikirimkan kepada Editor.

106 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Setelah mengkonfirmasi kesediaan, full text dari naskah yang akan direview dapat diunduh
dengan mengklik nama file artikel (termasuk file tambahan jika ada).
Review dapat dilakukan dengan dua pilihan cara: mengisi review form atau mengunggah file
review.
Review form telah disediakan oleh editor dengan mengklik icon review form. komentar di dalam
review form dapat diimport ke email penulis.
Reviewer dapat menggunggah file review baik dalam bentuk word atau pdf apada fasilitas
upload. File ini dapat diatur oleh Editor untuk muncul di antarmuka penulis tanpa harus diattach
via email.

107 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Note: Reviewer diperbolehkan melakukan review menggunakan salah satu cara saja atau juga
melakukan dua-duanya. Tanpa melakukan salah satu dari dua cara tersebut, reviewer tidak akan
dapat memberikan rekomendasi final.

Langkah terakhir untuk Reviewer adalah memilih rekomendasi berdasarkan hasil review yang
terdiri atas pilihan sebagai berikut.
o Accept Submission: naskah dapat diterima tanpa syarat
o Revision Required: naskah harus direvisi oleh penulis
o Resubmit for Review: naskah harus direvisi oleh penulis kemudian dikembalikan lagi
untuk direview di ronde berikutnya.
o Resubmit Elsewhere: naskah disarankan untuk disubmit ke jurnal lain.
o Decline Submission: naskah ditolak.

108 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Setelah memberikan rekomendasi, reviewer mengakhiri proses review dengan mengklik submit
review to editor.

Note: sebelum mengklik submit review to editor, diaharapkan reviewer memastikan kelengkapan
review. Apabila pengiriman sudah dikonfirmasi, reviewer tidak dapat lagi mengunggah file tambahan
atau hasil review tambahan.

Note: reviewer tidak diperbolehkan melakukan kontak dengan penulis tanpa perantara editor,
begitu juga sebaliknya. Rekomendasi apapun yang diberikan oleh reviewer (mis: accept atau decline)
tidak akan dapat diketahui oleh penulis. Penulis hanya akan memperoleh informasi tentang
keputusan editor (editor decision).

Copy Editor
Copy Editor (CE) bertugas untuk melakukan telaah tata bahasa terhadap naskah yang telah lolos
review.

Initial Copyedit
Setelah menerima email request dari SE, CE dapat memulai proses telaah tata bahasa dengan
tahapan sebagai berikut.

Memastikan bahwa terdapat file initial copyedit yang disediakan SE.


Unduh file initial copyedit dan lakukan telaah tata bahasa pada file tersebut.

109 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Selain menelaah file initial copyedit, CE juga disarankan untuk mengecek kesesuaian metadata
naskah dengan mengklik REVIEW METADATA.
Setelah selesai menelaah, unggah file initial copyedit pada fitur upload.
Setelah menunggah file inital copyedit, kemudian CE mengklik ikon COMPLETE sehingga OJS
akan otomatis menginisiasi tahap author copyedit.
Setelah complete, CE menunggu notifikasi lebih lanjut dari penulis ketika author copyedit
rampung.

Note: File yang berhasil diunggah ditandai dengan nama file yang berubah pada segment ke-tiga.
Misalnya: yang awalnya 259-1358-1-CE.DOCX akan berubah menjadi 259-1358-2-CE.DOCX.

Final Copyedit
Setelah author meng-complete proses author copyedit, CE dapat memulai proses final copyedit
dengan tahapan sebagai berikut.

110 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Mengunduh file author copyedit dan memastikan bahwa author telah melakukan copyedit
sesuai masukan pada tahap initial copyedit.

Mengunggah file final copyedit pada fitur upload.

Menyelesaikan tahap copyedit dengan mengklik ikon COMPLETE kemudian mengirimkan email
notifikasi kepada SE bahwa proses copyedit telah rampung.

111 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Layout Editor
Layout Editor (LE) bertugas untuk melakukan telaah tata letak terhadap naskah yang telah lolos
copyediting. LE akan terlibat dalam dua tahap yaitu tahap layout dan tahap proofreading. Keluaran
utama dari LE di tahap layout adalah initial galley. Sedangkan keluaran utama LE di tahap
proofreading adalah final galley.

Layout
Setelah LE menerima email request dari CE, LE dapat melakukan proses layout dengan tahapan
sebagai berikut.

Mengunduh file layout version dan melakukan telaah tata letak terhadap file tersebut.
Menghasilkan file initial galley. File galley dapat berupa PDF, HTML, Postscirpt, atau yang
lainnya sesuai kesepakatan dewan editor. Dalam hal ini, diusahakan hanya terdapat satu file
galley untuk setiap jenis galley.

Mengunggah file initial galley menggunakan fitur upload file to dengan memilih radio button
Galley.

112 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Selanjutnya akan muncul halaman galley. LE dapat mengisi informasi yang dibutuhkan
kemudian mengklik Save.

Setelah file initial galley diunggah, LE dapat menyelesaikan tahap layout dengan mengklik
COMPLETE dan kemudian mengirimkan email notifikasi ke SE bahwa proses layout telah
rampung.

113 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Setelah complete, selanjutnya LE menunggu notifikasi proofreading dari SE.

Proofreading
Pada tahap proofread, LE akan memeriksa apakah ada masukan dari penulis atau proofreader dalam
menghasilkan final galley.

Setelah menerima email request, LE memeriksa apakah ada komentar masukan dari penulis dan
proofreader.
Jika ada masukan dari penulis atau proofreader, maka LE harus melakukan revisi pada initial
galley dan membuat final galley.
Selain menelaah komentar dari penulis dan proofreader, LE juga disarankan untuk mengecek
kesesuaian metadata naskah dengan mengklik REVIEW METADATA.
LE dapat mengunggah file Final Galley di fitur upload file to di bagian layout dengan memilih
radio button Galley. Setelah final galley selesai diunggah, initial galley harus dihapus.

114 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Cara lain untuk mengunggah final galley adalah dengan mengklik EDIT pada baris initial galley.
Pada halaman Edit a Layout Galley, SE dapat mengunggah final galley dan mengklik Save.

Setelah selesai mengunggah final galley, LE dapat menyelesaikan tahap proofreading dengan
mengklik tombol COMPLETE. Dengan begitu, email notifikasi akan dikirimkan ke SE.

Proofreader
Tugas utama Proofreader (PR) adalah melakukan dummy check atau cetak coba terhadap galley
yang diupload LE. Tahapannya adalah sebagai berikut:

115 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Setelah menerima email request, PR dapat mengklik VIEW PROOF pada Galley Format untuk
melihat apakah initial galley sudah layak untuk dicetak.
Jika PR mempunyai saran masukan tentang initial galley, PR dapat menulis saran masukannya
pada fitur Proofreading Corrections dibagian bawah segmen proofreading.
Selain mengecek VIEW PROOF, PR juga disarankan untuk mengecek kesesuaian metadata
naskah dengan mengklik REVIEW METADATA.

116 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Setelah selesai melakukan proofread, PR dapat mengklik ikon COMPLETE dan otomatis
menginisiasi proses proofreading kepada layout editor.
Sampai tahap ini, tugas PR sudah selesai dan dapat memantau proses editing selanjutnya
sampai naskah dijadwalkan di edisi tertentu.

117 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
PENDAFTARAN DIGITAL OBJECT IDENTIFIER

Digital object identifier (DOI) adalah suatu sistem pengidentifikasi objek digital, dalam hal ini untuk
mengidentifikasi artikel jurnal. Sehingga semua metadata artikel jurnal disimpan secara permanen
(link permanen) pada database eksternal agen DOI. Manfaat doi untuk penerbit adalah: link
persistence, content visibility and accessibility, centralized linking agreement, open URL integration,
added value, internal as well as external linking, dan cost-effectiveness.

DOI Badan Kebijakan Fiskal (BKF)


BKF saat ini belum mempunyai DOI. Pendaftaran DOI dapat dilakukan dengan cara mengakses agen
DOI yaitu www.crossref.org dan mengikuti semua petunjuknya, termasuk didalamnya melakukan
pembayaran

Setelah melakukan pendaftaran selanjutnya crossref akan mengirimkan nomor prefix (awalan) 7
karakter, missal nya 10.1234. Selanjutnya dilakukan konfigurasi pada pada sistem e-journal plugin
setting DOI (tampilan pada halaman selanjutnya) oleh manajer jurnal dengan cara menginput akun
crossref dan prefiks, memilih pola akhiran (misalnya : 10.1234/insial_jurnal.tahun.vol.no.id_jurnal)
selanjutnya klik pada tombol reassign DOI, maka secara otomatis DOI akan muncul pada setiap
artikel.

Followup Integrasi DOI


Pengelola jurnal harus menyediakan persyaratan berikut:

Setiap abstract page harus mempunyai bagian References. Bagian ini dapat diaktifkan dengan
men-centang bagian Enable the Citation Markup Assistant pada Setup langkah 3.7.
Setiap poin bagian referensi harus diisikan di bagian references pada submission Summary
Edit Metadata.
Setiap referensi yang mempunyai alamat DOI harus dilengkapi dengan Outbound DOI link.
Aturan pembuatan outbounf link dapat dilihat pada http://help.crossref.org/outbound_linking
Pedoman penampilan DOI dapat dilihat pada
http://help.crossref.org/displaying_dois_in_print_and_online

DOI Plugin Setting


DOI Plugin setting dapat dilakukan oleh Journal Manager pada menu Journal Manager > Plugin
Management > Public Identifier Plugins > Setting. Setelah muncul halaman DOI Plugin Settings, JM
dapat mengisi setting sebagai berikut.

118 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Gambar 5.1 DOI Plugin setting DOI Prefix

Journal content dapat diisi sesuai kesepakatan pengelola untuk memberikan DOI kepada Edisi,
Arikel, Galley, atau juga Supplementary File.
DOI Prefix dapat diisi dengan DOI Prefix LIPI yaitu 10.14203

119 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Gambar 5.2 DOI Plugin setting DOI Suffix

DOI Suffix dapat diisi dengan pola yang telah disepakati oleh pengelola jurnal. Pola Suffix dapat
berupa pola yang diciptakan sendiri atau berupa pola umum bawaan dari OJS. Selain itu,
terdapat pilihan untuk memasukkan DOI Suffix secara manual.
Setelah di-Save, seluruh pattern DOI akan otomatis diterapkan kepada seluruh abstract page
yang telah dipublish dan dapat diexport dalam berbagai bentuk sesuai kegunaan.
Setiap perubahan pola atau nilai DOI, JM harus melakukan Reassign DOI sehingga seluruh DOI
pada jurnal tersebut otomatis terupdate.

120 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Export XML DOI
Proses export file XML dilakukan oleh Journal Manager melalui menu Journal Manager >
Import/Export Data > CrossRef Export/Registration Plugin

Gambar 5.3 Halaman CrossRef Export/Registration Plugin

Sebelum melakukan export XML DOI, pengelola mengkonfigurasi terlebih dahulu plugin registation.
Pada halaman ini pengelola mengisi nama editor yang bertanggungjawab atas penerapan DOI.

121 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Gambar 5.4 Halaman konfigurasi CrossRef Export/Registration Plugin

Export data DOI dapat dilakukan dalam tiga cara yaitu:

o All Issues: memilih proses export berdasarkan tiap edisi yang telah terbit. Pada pilihan ini,
setiap artikel pada edisi yang terpilih otomatis di-export.
o All Articles: memilih proses export berdasarkan tiap artikel yang telah terbit. Pemilihan
dapat dilakukan satu persatu atau dipilih semuanya.
o Unregistered Articles: serupa dengan All Articles, namun disini dapat dilihat artikel mana
saja yang belum terdaftar.

122 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Gambar 5.5 Contoh select issues pada crossref export plugin

Gambar 5.6 Contoh select articles pada crossref export plugin

Setelah dipilih, OJS akan menghasilkan sebuah file XML yang dapat dibuka menggunaka Internet
Explorer atau diedit menggunakan Notepad++. File XML akan mempunyai tampilan sebagi berikut.

123 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Gambar 5.7 Tampilan XML sebuah artikel.

Deposit DOI
Setelah berhasil menghasilkan file XML, JM diharapkan mengirimkan file tersebut ke pengelola DOI
untuk dideposit di crossref.org. Deposit file DOI dilakukan oleh PiC yang telah ditunjuk.

Jika tidak ada kesalahan dalam setting dan export file XML, pengelola jurnal akan memperoleh email
notifikasi success. Apabila ada kekurangan dalam setting atau export XML, pengelola akan
memperoleh email notifikasi Failure. Berikut contoh file notifikasi dari crossref.

124 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Gambar 5.8 Contoh email notifikasi Success

Gambar 5.9 Contoh email notifikasi Failure

Setelah menerima notifikasi sukses, maka DOI dari seluruh artikel yang dideposit akan otomatis aktif.
Jika masih terdapat notifikasi gagal, maka tim dari pengelola akan melakukan pembimbingan dalam
setting dan export XML DOI.

125 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
INDEKSASI
Indeksasi adalah upaya mendistribusikan metadata dan beberapa lembaga pengindeks full tex artikel
jurnal pada database eksternal. Manfaat jurnal terindeks adalah memungkinkan tingkat akses
metadata jurnal semakin tinggi oleh pengguna

Contoh macam-macam indexer:

Portal Garuda, ISJD


Google Scholar (h-index, i-10 index)
EBSCO, Gale, Proquest, CABI
Directory of Open Access Journal (DOAJ)
Cambridge Scientific Abstract (CSA), Inspec, Pubmed, Chemical Abstract Services (CAS)
Elsevier Products: SCOPUS, Compendex, Engineering Village, Reaxys, EnCompassLit, Embase
Impact Factor (SJR, SNIP)
Thomson Reuters / Web of Science Impact Factor (IF)
Others: Index Copernicus, CiteULike, Mendeley, Open J-Gate, Research Gate, WorldCat, , etc.

Terdapat dua kategori indexer dalam memberikan pelayanan indexing.

o Indexer Active: untuk dapat terindex pada indexer ini, pengelola harus memasukkan metadata
jurnal/artikel baik secara manual atau melalui file xml. Indexer tipe ini misalnya: ISJD, DOAJ,
EBSCOHost, SCOPUS
o Indexer Passive: indexer tipe ini mempunya mesin pencari yang otomatis meng-index artikel
begitu sebuah edisi diterbitkan. Pengelola tidak perlu meng-input metadata artikel pada
website indexer. Indexer tipe ini misalnya: Portal Garuda, Google Scholar, Academic Journal
Database.

Persiapan Indeksasi
Sebelum melakukan pendaftaran di lembaga pengindek, diharapkan pengelola jurnal menyiapkan
hal-hal berikut.

Article Processing Charges


Pengelola jurnal harus menampilkan di website jurnal (dalam url tersendiri) yang menjelaskan
tentang biaya-biaya yang akan diterapkan selama proses penerbitan. Salah satu contoh url adalah
sebagai berikut.

http://mevjournal.com/index.php/mev/about/editorialPolicies#custom-0

Gambar 5.10 Contoh pernyataan article processing charges di website journal

126 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Content Licensing
Sebagai jurnal berbasis open access, jurnal harus tetap memiliki lisensi. Jenis lisensi yang dapat
diambil dapat dibuka pada halaman berikut:

http://creativecommons.org/licenses/

Gambar 5.11 Jenis-jenis lisensi creative common

Pemilihan jenis lisensi dapat dipandu secara online dengan membuka alamat berikut.

http://creativecommons.org/choose/

127 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Gambar 5.12 Tool untuk menentukan jenis lisensi

Plagiarism Checker
Pemeriksaan plagiarisme dapat dilakukan menggunakan banyak alat. Salah satu alat yang digunakan
adalah crosscheck (powered by ithenticate). Crosscheck dapat menghasilkan nilai kemiripan
(similarity score) antara naskah yang dikirim dengan database crossref. Similarity score tiap jurnal
dapat ditetapkan secara internal oleh dewan editor.

128 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Gambar 5.13 Tampilan user interface crosscheck

Gambar 5.14 Tampilan analisis similarity score

Lembaga Pengindek Nasional


Terdapat beberapa lembaga pengindek nasional seperti ISJD LIPI dan Indonesian Publication Index
(Portal Garuda). Untuk dapat terdaftar di ISJD LIPI, pengelola cukup melakukan pengiriman terbitan
ke PDII LIPI sekaligus melakukan wajib simpan. Untuk terdaftar di IPI, pengelola dapat membuka
halaman New Journal Title Suggestion Form pada alamat url:

129 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
http://portalgaruda.org/?ref=home&mod=newsuggest

berikut contoh tampilan indeksasi di ISJD LIPI dan Portal Garuda.

Gambar 5.15 Contoh tampilan indeksasi di ISJD

Gambar 5.16 Contoh tampilan indeksasi di Portal Garuda

130 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Lembaga Pengindek Internasional
Bielefeld Academic Search Engine
Bielefeld Academic Search Engine (BASE) adalah salah satu contoh lembaga pengindek dari Bielefeld
University Library. Pengelola jurnal dapat membuka url berikut untuk melakukan pendaftaran.

http://www.base-search.net/about/en/suggest.php

Halaman pengajuan jurnal akan tampak seperti berikut:

Gambar 5.17 Halaman Suggest repository / e-journal BASE

Gambar 5.18 Contoh tampilan indeksasi di BASE

131 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Google Scholar
Pengelola jurnal dapat membuka situs Google Scholar di alamat berikut:

https://partnerdash.google.com/partnerdash/d/scholarinclusions?#p:id=new

Pengelola dapat memilih OJS pada halaman pertama journal inclusion


Setelah itu, pengelola akan diminta mengisi cheklist dan data jurnal.
Email diharapkan diverifikasi menggunakan email resmi instituti (@lipi.go.id) dan tidak dapat
menggunakan email generik (seperti yahoo atau gmail)
Setelah terindek, Google Scholar akan meminta pengelola untuk memasukkan dan
mengkonfirmasi metadata jurnal dan artikel.
Google Scholar akan otomatis mencari dan mengupdate artikel yang di-input kemudian
menampilkan jumlah sitasi yang terbaca oleh mesin pencari google.
Google Scholar kemudian mengkalkulasi nilai jumlah total sitasi, nilai h-index, dan nilai i-10
index.

Gambar 5.19 Langkah pertama Journal Inclusion pada Google Scholar

132 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Gambar 5.20 Check List Journal Inclusion pada Google Scholar

Gambar 5.21 Contoh tampilan indeksasi di Google Scholar

133 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Lembaga Pengindek Internasional Bereputasi
Directory of Open Access Journals
Directory of Open Access Journals (DOAJ) mengindek semua jurnal dengan konsep Open Access.
Untuk dapat terindek di DOAJ, pengelola jurnal harus membuka halaman berikut.

https://doaj.org/application/new

Pengelola jurnal diharuskan mengisi 58 pertanyaan terkait Identitas jurnal, kualitas dan transparansi
proses editorial, serta hak cipta dan perijinan.

Gambar 5.22 DOAJ Journal Application Form

134 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Gambar 5.23 Contoh tampilan indeksasi di DOAJ

SCOPUS
Untuk dapat terindek di SCOPUS, pengelola journal dapat membuka halaman title suggestion form
pada url:

http://suggestor.step.scopus.com/suggestTitle/step1.cfm

Selanjutnya, pengelola jurnal dapat melengkapi tujuh langkah pengajuan yaitu: agreement, before
completing the form, contact information, serial title information, upload document, additional
information, submit.

135 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Gambar 5.24 Step 1 SCOPUS title suggestion: agreement

Gambar 5.25 Step 2 SCOPUS title suggestion: Before completing the form

136 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Gambar 5.26 Step 3 SCOPUS title suggestion: Contact information

Gambar 5.27 Step 4 SCOPUS title suggestion: Serial title information

137 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Gambar 5.27 Step 5 SCOPUS title suggestion: Upload document

Gambar 5.28 Step 6 SCOPUS title suggestion: Additional information (1)

138 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Gambar 5.29 Step 6 SCOPUS title suggestion: Additional information (2)

Gambar 5.30 Step 6 SCOPUS title suggestion: Additional information (3)

139 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Gambar 5.31 Step 6 SCOPUS title suggestion: Additional information (4)

Gambar 5.32 Step 7 SCOPUS title suggestion: Submit

Reputasi Jurnal
Dengan membawa jurnal terindek di lembaga pengindek bereputasi, diharapkan jurnal dapat
memperoleh statistik yang meningkat dari waktu ke waktu. Statistik kunjungan dapat menampilkan
jumlah kunjungan unik per hari, per bulan atau per tahun. Statistik juga dapat menampilkan jumlah
dan variasi negara pengunjung. Berikut contoh statistik kunjungan dalam satu tahun terbit.

140 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Gambar 5.33 Contoh statistik kunjungan dalam satu tahun

Selain itu, jurnal juga dapat memperoleh reputasi dalam bentuk h-index, i10-index, Source
Normalized Impact per Paper (SNIP), SCImago Journal Rank (SJR), Impact Factor (IF), atau 5-Year
Impact Factor.

Gambar 5.34 Contoh metrik reputasi jurnal

141 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Lampiran I
Cek List Peryaratan Pengajuan dan Instrument Akreditasi Jurnal Elektronik

Nama Jurnal :
Satuan Kerja :
Nama Editor In Chief/
Pemimpin Redaksi :
No Syarat Pengajuan Ada Tidak
1 Memiliki ISSN baik dalam versi elektronik (e-ISSN) dan atau cetak (p-ISSN)
apabila terbitan dalam dua versi;
2 Mencantumkan persyaratan etika publikasi (publication ethics statement)
dalam laman website jurnal;
3 Terbitan berkala ilmiah harus bersifat ilmiah, artinya memuat artikel yang
secara nyata mengandung data dan informasi yang memajukan
pengetahuan, ilmu, dan teknologi serta seni;
4 Terbitan berkala ilmiah telah terbit paling sedikit 2 tahun berurutan,
terhitung mundur mulai tanggal atau bulan pengajuan akreditasi;
5 Frekuensi penerbitan berkala ilmiah paling sedikit 2 kali dalam satu tahun
secara teratur;
6 Jumlah artikel setiap terbit sekurang-kurangnya 5 artikel, kecuali jika
berbentuk monograf;
7 Tercantum dalam salah satu lembaga pengindeks nasional (Indonesian
Scientific Journal Database (ISJD), Portal Garuda, Pustaka Iptek dan/atau
yang setara).
8 Memiliki Statistik Akses
9 Mencatumkan Sitasi Jurnal di Google Scholar

142 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i