Anda di halaman 1dari 6

MEKANISME KOMUNIKASI DAN

KOORDINASI PROGRAM

No.Dokumen :
No. Revisi :
SOP
Tanggal Terbit :

Halaman :
PUSKESMAS Dr. Nurully A.L
PAMOTAN
NIP. 195311152009042002
5.4.2.1
MALANG

1. Pengertian 1.1. Mekanisme komunikasi dan koordinasi lintas program adalah


komunikasi oleh penanggung jawab program kepada pelaksana program
serta lintas program agar ada kesamaan persepsi untuk efektifitas
pelaksanaan program
1.2. Mekanisme komunikasi dan koordinasi dilaksanakan melalui
pengarahan penanggung jawab kepada pelaksana program maupun
pertemuan lintas program
1.3. Komunikasi dan koordinasi program dilaksanakan oleh pelaksana dan
penanggung jawab program
1.4. Komunikasi dan koordinasi dilaksanakan setiap bulan dan sewaktu-
waktu apabila diperlukan
2. Tujuan Sebagai panduan dalam pertemuan lintas program demi efektifitas proses
maupun hasil pengelolaan program
3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas Nomor tentang mekanismes komunikasi
dan koordinasi program
4. Referensi Program Penyuluhan Depkes RI 2005
5. Alat dan - Undangan
bahan - ATK
- Materi setiap program
- Daftar hadir
- Notulen
6. Prosedur 5.1.1. Sebagai Penyelenggara
1. Koordinator dan pelaksana program mengadakan pertemuan untuk
membicarakan hal hal yang akan dibicarakan didalam pertemuan
lintas program .
2. Koordinator dan pelaksana progam menentukan program mana yang
akan diundang
3. Pelaksana progam yang ditunjuk membuat surat undangan, dan
meminta tandatangan kepada koordinator progam
4. Koordinator program menandatangani surat undangan.
5. Pelaksana program yang ditunjuk menyampaikan undangan /
memberikan informasi kepada koordinator program
lain yang diundang.
6. Pada hari pelaksanaan pertemuan, koordinator program membuka
dan memimpin pertemuan.
7. Koordinator program memberikan waktu kepada pelaksana yang
ditunjuk untuk menyampaikan hal hal yang akan dibicarakan.
8. Koordinator program memberikan kesempatan kepada peserta
pertemuan / koordiator lain / yang mewakili.
9. Koordinator program membahas apa yang disampaikan oleh program
lain maupun yang disampaikan oleh program
10. Koordinator program memimpin kesepakatan bersama dan
pembagian tugas sesuai dengan peran, tugas dan kewenangan masing
masing.
11. Pelaksana administrasi mencatat pertemuan didalam notulen
pertemuan.
12. Pelaksana administrasi meminta tandatangan peserta pertemuan.
13. Pelaksana Administrasi membacakan hasil pertemuan.
14. Koordinator program menandatangani surat tugas dari peserta rapat /
pertemuan.
15. Koordinator program menutup pertemuan.
16. Peserta pertemuan melakukan kegiatan sesuai dengan peran tugas dan
kewenangan masing masing dengan didokumentasikan pada buku /
kegiatan individu.

5.1.2. Penyelenggaraan oleh Program lain.


1. Koordinator program menerima undangan dari program lain.
2. Koordinator dan pelaksana program membicarakan surat undangan
dan menunjuk siapa yang ditugaskan ( bisa pelaksana maupun
koordinator sendiri )
3. Pelaksana / Koordinator yang akan menghadiri pertemuan
mempersiapkan materi pertemuan dan surat tugas.
4. Pelaksana / Koordinator menghadiri pertemuan sesuai dengan
undangan.
5. Pelaksana / Koordinator mengikuti pertemuan dengan menyampaikan
hal hal yang ada kaitannya dengan pembahasan pertemuan.
6. Pelaksana / Koordinator mencatat dalam proses pertemuan.
7. Pelaksana / Koordinator meminta tandatangan surat tugas yang
dibawa.
8. Pemimpin pertemuan menutup pertemuan.
9. Apabila yang mengikuti pertemuan pelaksana melapor kepada
koordinator.
10. Apabila yang mengikuti pertemuan koordinator, koordinator dan
pelaksana membahas hasil pertemuan dengan lintas sektoral dan
pembagian tugas apabila hasil pertemuan ada yang perlu ditindak
lanjuti.
11. Koordinator dan pelaksana melakukan kegiatan sesuai dengan tugas
masing masing dan mencatat dibuku / kegiatan individu.
7. Diagram 1. Sebagai Penyelenggara
Alir Koordinator dan pelaksana program mengadakan pertemuan
Koordinator dan pelaksana progam
untuk membicarakan hal hal yang akan dibicarakan didalam
menentukan program mana yang
pertemuan lintas program
akan diundang

Pelaksana progam yang ditunjuk


Pelaksana program yang ditunjuk menyampaikan membuat surat undangan, dan
undangan / memberikan informasi kepada koordinator meminta tandatangan kepada
program lain yang diundang koordinator progam

Pada hari pelaksanaan pertemuan, Koordinator program memberikan waktu kepada


koordinator program membuka dan pelaksana yang ditunjuk untuk menyampaikan hal
memimpin pertemuan hal yang akan dibicarakan

Koordinator program memberikan kesempatan Koordinator program memberikan


kepada peserta pertemuan / koordiator lain / kesempatan kepada peserta pertemuan /
yang mewakili koordiator lain / yang mewakili

Koordinator program membahas apa yang Koordinator program memimpin


disampaikan oleh program lain maupun yang kesepakatan bersama dan pembagian tugas
disampaikan oleh program sesuai dengan peran, tugas dan kewenangan
masing masing

Pelaksana Administrasi membacakan hasil


pertemuan. Pelaksana administrasi mencatat pertemuan
didalam notulen pertemuan.Dan meminta tanda
tangan peserta pertemuan

Peserta pertemuan melakukan kegiatan sesuai


Koordinator program
dengan peran tugas dan kewenangan masing
menandatangani surat tugas dari
masing dengan didokumentasikan pada buku /
peserta rapat / pertemuan dan
kegiatan individu.
menutup pertemuan

2. Penyelenggaraan oleh Orang Lain


Koordinator program menerima undangan Koordinator dan pelaksana program
dari program lain membicarakan surat undangan dan menunjuk
siapa yang ditugaskan ( bisa pelaksana
maupun koordinator sendiri )

Pelaksana / Koordinator menghadiri Pelaksana / Koordinator yang akan


pertemuan sesuai dengan undangan dan menghadiri pertemuan mempersiapkan
mengikuti pertemuan dengan menyampaikan materi pertemuan dan surat tugas
hal hal yang ada kaitannya dengan
pembahasan pertemuan

Pelaksana / Koordinator mencatat dalam proses Pemimpin pertemuan menutup


pertemuan dan meminta tandatangan surat pertemuan
tugas yang dibawa.

Apabila yang mengikuti pertemuan pelaksana melapor


kepada koordinator.

Apabila yang mengikuti pertemuan koordinator,


koordinator dan pelaksana membahas hasil pertemuan
dengan lintas sektoral dan pembagian tugas apabila hasil
Koordinator dan pelaksana melakukan kegiatan
sesuai dengan tugas masing masing dan mencatat
dibuku / kegiatan individu.

8. Hal-hal -
yang perlu
diperhatikan
9. Unit Terkait 1. Koordinator Program
2. Koordinator program lain yang terkait
3. Pelaksana program
10. Dokumen 1. Undangan Pertemuan
2. Notulen Pertemuan
terkait
11. Rekaman No Yang Dirubah Isi Perubahan Tgl Mulai
Historis Diberlakukan

Perubahan

MEKANISME KOMUNIKASI DAN


KOORDINASI PROGRAM
No.Dokumen :

DAFTAR No. Revisi :

TILIK Tanggal Terbit :

Halaman :
PUSKESMAS Dr. Nurully A.L
PAMOTAN
MALANG NIP.195311152009042002

No. Uraian Kegiatan Ya Tidak

A. Penyelenggara oleh program


1 Apakah koordinator dan pelaksana program mengadakan
pertemuan membicarakan hal-hal yang akan dibicarakan didalam
pertemuan lintas program ?
2 Apakah koordinator dan pelaksana program menentukan program
mana yang akan diundang?
3 Apakah pelaksana program yang akan di tunjuk membuat surat
undangan dan meminta tandatangan kepada koordinator program ?
4 Apakah koordonator program menandatangani surat undangan?
5 Apakah pelaksana program yang ditunjuk menyampaikan
undangan/ memberikan informasi kepada koordinator program
lain yang diundang?
6 Apakah pada hari pertemuan koordinator program membuka dan
memimpin pertemuan?
7 Apakah koordinator program memberikan waktu kepada
pelaksana yang di tunjuk untuk menyampaikan hal hal yang akan
dibicarak an ?
8 Apakah koordonator program membahasa apa yang disampaikan
oleh program lain maupun yang disampaikan program ?
9 Apakah koordinator program memberikan kesempatan peserta
peserta pertemuan/ koodinator lain /yang mewakili ?
10 Apakah koordinator program memimpin kesepakatan bersama
dan pembagian tugas sesuai dengan peran tugas dan wewenang
masing-masing?
11 Apakah pelaksana administrasi /memcatat pertemuan yang
ditunjuk mencacat didalam notulen pertemuan?
12 Apakah pelaksana administrasi meminta tandatangan peserta
pertemuan?
13 Apakah pelaksana administrasi/ notulen membacakan hasil
pertemuan ?
14 Apakah koordinator program menandatangani surat tugas dari
peserta rapat /pertemuan ?
15 Apakah koordinator program menutup pertemuan?
16 Apakah peserta pertemuan melakukan kegiatan sesuai dengan
peran tugas dan wewenang masing masing dengan
didokumentasikan pada buku /kegiatan individu?

B. Penyelenggaraan oleh program lain


1 Apakah koordinator menerima undangan dari program lain ?
2 Apakah kordinator dan pelaksana program membicarakan surat
undangan dan menunjuk siapa yang ditugaskan? (bisa pelaksana
maupun Koordinator sendiri)
3 Apakah pelaksana /koordinator yang akan menghadiri pertemuan
mempersiapkan materi pertemua dan surat tugas ?
4 Apakah pelaksana /koordinator mengikuti pertemuan sesuai
dengan undangan?
5 Apakah pelaksana /koordiator rmengikuti pertemuan dengan
menyampaikan hal-hal yang ada kaitannya dengan pembahasan
pertemuan?
6 Apakah pelaksana /koordinator mencatat dalam proses
pertemuan?
7 Apakah pelaksana / koordinator meminta tandatangan surat tugas
yang di bawa?
8 Apakah pemimpin pertemuan menutup pertemuan?
9 Apabila yang mengikuti pertemuan apakah pelaksana melapor
kepada koordinator?
10 Apabila yang mengikuti pertemuan koordinator ,apakah
koordinator dan pelaksana membahas hasil pertemuan dengan
lintas sektoral,dan pembagian tugas apabila hasil pertemuan ada
yang perlu ditindak lanjuti?
11 Apakah koordinator dan pelaksana melakukan kegiatan sesuai
dengan tugas masing-masing dan mencatat di buku / kegiatan
individu ?
JUMLAH

Malang,
AUDITOR

.......................................