Anda di halaman 1dari 11

Tblzatkezels alapjai, feladata, mveletei

A tblzatkezelsrl ltalban
A szmtgpen megvalstand feladatok legnagyobb csoportjt tblzat- vagy adatbziskezel
programokkal oldjuk meg. Adott feladat megoldsakor sok esetben nehz eldnteni, hogy tblzat-,
vagy adatbzis kezel programot hasznljunk. A vlaszt az nem dntheti el, hogy mely
programtpus kezelsben vagyunk jratosabbak, hiszen egyes feladatokat tblzatkezelvel
knnyebben megvalsthatunk, mg msokat szinte lehetetlen. Mindemellett az adatbzis- s
tblzatkezelsnl a programokat profi mdon ismernek is gondot okozhat az, hogy megtallja az
eredmnyhez vezet legmegfelelbb matematikai algoritmust.
Tovbbi klnbsg, hogy az adatbzis kezelsnl tbbnyire nem ltjuk egyben a teljes adathalmazt,
viszont knyelmesebbek a lekrdezsek, egyedi illetve pillanatnyi ignyek szerinti
adatkivlogatsok, tovbb jobban megvltoztathatk az adatbeviteli s megjelentsi mdszerek.
Tblzatkezelsnl inkbb az elre definilt szmolsi mdszer alapjn meghatrozott
adatmegjelents kerl eltrbe. Az adatbzis-kezelkkel tbbnyire brmilyen adat-struktra
felrhat, a tblzatkezelkkel viszont tbbnyire csak a kt- esetleg hromdimenzis tblzatok.

A tblzatok
Tblzatokkal, annak ellenre, hogy ezeket elssorban zleti tervezsre s knyvelsre terveztk,
alkalmasak tudomnyos szmtsokra s ltalnos adatkezelsre is. A tblzatban egy ktdimenzis
rcsba, sorokba s oszlopokba lehet berni az adatokat, s azutn szmtalan mdon lehet ezeket
manipullni.
A tblzatkezel programok teht elssorban klnbz szmtsi feladatok elvgzsre
szolglnak, rgebben gyakran neveztk ket szmoltblnak is. A szmtsok alapjul szolgl
adatokat tblzat formjban troljuk, ezrt is hvjk ket tblzatkezelknek.
A tblzatokban a szmokon kvl trolhatunk szveges adatokat is. Ezek leggyakrabban a szm
jelleg informcik kiegsztsre, azonostsra szolglnak. A tblzatban tallhat szmokkal
brmilyen matematikai mveletet elvgezhetnk. A tblzatkezel programok termszetesen
ismerik az aritmetikai alapmveleteket, de az alkalmazott program szolgltatskszlettl fggen
szmos magas szint matematikai, statisztikai, pnzgyi szmtst, vagy elemzst is elvgezhetnk
a fggvnyek s a klnbz elemzeszkzk alkalmazsval.
Az adatok kirtkelsben s elemzsben komoly segtsget nyjtanak a klnbz grafikonok,
diagramok, amelyek hasznlatval az adatokat ltvnyosan, grafikus formban jelenthetjk meg.
A tblzatokban trolt adatoknak nem kell felttlenl szrazon megjelennik, a programok szmos
lehetsget nyjtanak az adatok eszttikus formzsra. Hasznlhatunk klnbz bettpusokat s
betjellemzket, keretezhetjk a tblzatokat szeglyekkel, kiemelhetjk a fontos adatokat
rnykokkal, sznekkel.

A tblzat rszei
A tblzatok oszlopok bl s sorok bl llnak. A sorokat szmokkal, az oszlopokat az ABC
betivel azonostjuk. Az oszlopokbl s sorokbl ll tblzatot gynevezett cellk ra osztjuk. A
cellk azonostsa gy trtnik, hogy melyik betvel jelzett oszlop hnyadik szm sorrl van
sz. Az adatbziskezel programok mezi megfeleltethetk a tblzatkezel oszlopainak, mg a
rekordjai a soroknak. Eszerint a bal fels cellt A1 -vel, a harmadik oszlop negyedik sorban
tallhat cellt C4 -vel azonostjuk. Az azonosts az X, Y, Z utn AA, AB, AC -vel folytatdik.
A feladatvgzs sorn elfordul, hogy nem egy cellra, hanem tbb cellbl ll terletre kell
hivatkozni, ezt tartomny nak nevezzk. Egy sszefgg tartomnyra a bal fels s a jobb als
cella meghatrozsval hivatkozunk, egymstl kettsponttal elvlasztva - C4:E8.
Kijellhetnk olyan tartomnyt is, amely nem csak szomszdos, egy ngyszg alak terleten
elhelyezked cellkbl ll. Ezt nem sszefgg tartomnynak nevezzk. Az ilyen terletekre gy
hivatkozhatunk, hogy egymstl pontosvesszvel elvlasztva megadjuk az egyes ngyzet alak
rsztartomnyokat ( E3:E6;E9:F10 )
Azt a cellt, amelybe ppen adatot vihetnk be, aktv cellnak nevezzk. Ezt a cellt vastag
vonallal bekeretezve lthatjuk. Ha tartomnyt jelltnk ki, az aktv cella a fekete szn tartomnyon
bell, fehr sznnel hvja fel magra a figyelmet.

A cella tartalma igen sokfle lehet, melyek kzl hrmat clszer kiemelni.
a fejlcet vagy informcis szveget tartalmaz cella ez egy elre meghatrozott szveg,
amely arra utal, hogy abban a sorban vagy oszlopban milyen adatok llnak, azok az adatok
mire vonatkoznak. Ilyen cellk llhatnak a tblzatban brhol nllan is. E cellk tartalmt a
munka sorn tbbnyire nem mdostjuk.
adatcella ebbe a cellba rdnak be a felhasznl ltal a szerkeszt sorba begpelt adatot
a szmolt cellk a tblzatokat tbbnyire azrt ksztjk el, hogy a folyamatosan bevitt
adatok alapjn mindig aktulis kpet kapjunk adatainkrl. Ez csak gy megy, ha a szmolhat
adatokat nem neknk kell llandan jraszmolni. Ilyen szmolt cella lehet pldul egy
tblzat sszesen oszlopban tallhat rtk, vagy az sszesen sor brmelyik cellja. E cellkba
teht nem a felhasznlnak kell adatot rni, hanem a tblzat elksztsekor kell meghatrozni,
hogy az adott cella tartalmt a gp hogyan szmolja ki. Ennek megfelelen e cellkba
tbbnyire valamilyen matematikai formulk aritmetikai alapmveletek, kpletek,
fggvnyek, logikai mveletek kerlnek. Termszetesen a tblzatban nem a matematikai
kplet ltszik, hanem annak eredmnye.

A cellkba rt adatokat az adatbzis-kezelkhz hasonlan megklnbztethetjk tpus szerint is,


ennek megfelelen lehet pldul karakteres, numerikus, szzalkos, pnznem, dtum, logikai, ler,
stb. adattpus. A nagyobb mret tblzat esetn, a kperny korltozott mretnl fogva, csak egy
rsze lthat a tblzatnak, ez klnsen akkor jelenthet problmt, ha nem tudjuk, hogy az adott
cella mit tartalmaz, hiszen a fejlc mr nem lthat a monitoron. A tblzatkezelk e problmt
gy kszblik ki, hogy a tblzat ksztje meghatrozhat nhny sort s oszlopot, amelyek a
munka sorn mindig a kpernyn maradnak. Az gy kijellt fejlcet akkor is lthatjuk, ha a
kpernyre mondjuk 15 sor fr ki, de mi a huszadik sorban lv adatokkal akarunk dolgozni. A
fejlc rgztst termszetesen kln kell krni a programban.

Milyen feladatot clszer tblzatkezelvel megoldani


Az zleti let adathalmazainak legnagyobb rszt gynevezett ktdimenzis adatbzisok
kpezik, azaz tblzatok formjban is felrhatk. Ez esetben a feldolgozand adatokat
sorokban s oszlopokban (esetleg tovbbi lapokban) rgzthetjk. Jellemz, hogy egy-egy
adathalmazt egy tblzatra gy visznk fel, hogy ha az bvl, akkor ez fgglegesen lefel
eredmnyezzen tblzatnvekedst. Ennek megfelelen pldul ha ismerseink adatait
szeretnnk egy tblzatban rgzteni, akkor egyms mell (termszetesen kln oszlopba) rjuk
az egy adott ismers nevt, cmt telefonszmt stb. jabb ismers nevt az elz al kell
felvinni gy, hogy az azonos jelleg adatok azonos oszlopba kerljenek. Teht, mivel a
tblzatkezels ktdimenzis adatfeldolgozsi folyamat, amelyben az adatokat sorokban s
oszlopokban rjuk fel, ezrt a tblzatkezel programokkal az gy lerhat, tbbnyire szmolt-
adatokat tartalmaz feladatokat clszer megoldani.

Vegynk most egy igen jellegzetes pldt, melyben egy cg klnbz bevtelei s kiadsai
szerepelnek havi bontsban.
A tblzatban teht egyrszt fel kell tntetnnk a hnapokat s az ves sszestst, msrszt a
klnbz bevteli s kiadsi adatokat valamint ezek sszestst is. Nzzk, hogy lehetne ezeket a
legclszerbben felrni az elzek figyelembevtelvel

Bevtelek Kiadsok
Hnap sszesen
Eladsok rendszeres br s jr. anyagktsg.
Janur
Februr
Mrcius
prilis
Mjus
Jnius
Jlius
Augusztus
szeptember
Oktber
November
December
sszesen

Termszetesen egy valdi clokat szolgl tblzat ennl tbb oszlopot tartalmaz, de mr ezen a
kis tblzaton is jl ltszik az adatfelvitel mdja.
ltalban a tblzatkezels is kt jl elklnthet feladatbl ll. Az egyik feladatrsz a tblzat
elksztse, definilsa, amikor meghatrozzuk, hogy a tblzat hogy nzzen ki, milyen elemeket,
milyen formban tartalmazzon. A msik, pedig a tblzat hasznlata, adatokkal val feltltse,
vagy a benne lv adatok mdostsa. Persze az egsz feladatnak semmi rtelme nem lenne, ha a
felhasznlnak a hasznlat sorn brmit is szmolni kellene. A tblzatkezelsnek pont az a
lnyege, hogy a szmtgp a meglv adatok figyelembe vtelvel a szmolhat adatokat
llandan aktulis rtken tartja. gy teht az sszesen sorokat nem neknk kell llandan
szmolgatni, hanem azt a gp tlti ki a meglv adatok alapjn.
Tblzatok ksztsnek alternatvi
Tblzatok elksztshez tbb program kzl is vlaszthatunk, melyek kztt ma taln a
legismertebb a Microsoft Office programcsomagjnak Excel programja, vagy a korbban hasznlt
Lotus 1-2-3, a Quattro, melyek kezelse nagymrtkben hasonlt egymsra.
Azt, hogy melyik tblzatkezelt alkalmazzuk, igen sokfle tnyez befolysolhatja
Az egyik lnyeges tnyez a hardver. Egyszerbb szmtgpen ( 286 os ) nem igazn
knyelmes Windows alatt dolgozni, s az Excel program is lassan mkdni. A tblzat
nyomtatst vesszk figyelembe, DOS alatti tblzatkezel program ( Quattro ) a
mtrixnyomtatt a tkletesen mkdteti, mg a Windows alatt futtathat programok igen
lassak. A j minsg lzernyomtatk adta lehetsgeket DOS alatti programok esetn (
Quattro ) nem tudjuk kihasznlni, mg az Excelhez szinte tkletes.
A msik lnyeges tnyez az ember. A Quattro program kezelse lnyegesen egyszerbb,
kevesebb ismeretet ignyel, de igen sok hasznos szolgltatst nyjt funkci hinyzik belle,
amelynek ms mdon val ptlsa bonyolthatja a feladat-vgrehajtst. Ezzel szemben az
Excel sokkal tbb mindent tud, melyeket persze nem felttlenl kell mind ismerni, de
hasznlathoz lnyeges a Windows alapvet ismerete.

Microsoft Excel
Az Excel tblzatkezel programot a Windows opercis rendszerbl indthatjuk. A program
indtsnak felttele a sikeres telepts, mivel az Excel egy igen nagymret egyedileg teleptend
program. Az Excel indtst kveten elszr a Microsoft Excel feliratot tartalmaz bra jelenik
meg, majd ez eltnve egy res tblzat.

A program felptse
A program a tbbi Windows -hoz hasonlan menrendszer. A klnbz tevkenysgek
kivlasztsa gy trtnik, hogy a program-ablak fels sorban tallhat megfelel menpontra
llva egyszer megnyomjuk az egr gombjt, majd a legrdl menbl a kvnt menpontot,
rkattintva, kivlasztjuk.
Adott funkci kivlasztsa trtnhet az azt szimbolizl, mensor alatt tallhat szimblummal
is. Ez esetben a kvnt gombra kell lltani az egrkurzor nylhegyt, majd egyet kattintani az
egr billentyjvel. A gombok hasznlatrl tjkoztatst is ad a program olymdon, hogy az
egrkurzorral a gombra llva, nhny msodperc elteltvel megjelenik a gomb funkcijt ler
informci.
A program brmely ismeretlen funkcijhoz, szolgltatshoz rve, ignybe vehetjk az n.
sg szolgltatsait, amely a tbbi Windows alkalmazshoz hasonlan itt is segt, ha feladat
megoldsa kzben elakadtunk.

Az Excel tblzat felptse


Az Excel tblzat felptse szintn sor s oszlopszerkezet, annyi kiegsztssel, hogy a
program egyszerre tbb ilyen tblzattal kpes dolgozni olymdon, hogy minden tblzatot
kln munkalapra helyez, de ezeket egy llomnyban trolja. Termszetesen e munkalapok
kztt is ltrehozhatunk matematikai kapcsolatot, azaz hivatkozhatunk a msik munkalapra.
Tovbbi lehetsg, hogy egyszerre tbb llomnnyal is dolgozhatunk, br ennek hasznlata mr
nem javasolt.
Az Excel ablaknak jobb fels rszben a Windows szablyainak megfelelen a programablak
kezelshez szksges szimblumokat talljuk. Ez alatt helyezkedik el a mensor, majd alatta a
klnbz tevkenysgeket realizl nyomgombok. A nyomgombok alatti sor igen fontos,
hiszen itt jelzi az Excel az aktulis cella azonostjt, s mellette a tartalmt.
A fels sorban a cmsor lthat, melynek bal szls rszn vezrl doboz tallhat, rkattintva az
Excel bezrsa ( Close ) s ablakkezel feladatokat indt opcik vannak. A jobb oldaln, pedig
hrom ablakvezrl gomb van, amelyek kzl a baloldalival ideiglenesen minimalizlhat az
ablak, a kzpsvel teljes kpernys megjelentsre trhetnk t, a jobb-szlsvel, pedig bezrhat
az ablak..
A cmsor alatt a mensor s az eszkzsor van, amelyek a leggyakrabban hasznlt parancsok gyors
kiadst teszik lehetv. Ha a kurzormutatt rvisszk ezekre a szimblumokra, megjelenik alattuk
a funkcijuk neve, ha pedig rjuk kattintunk, vgrehajtdik a hozz rendelt mvelet.
Az eszkzsor alatt tallhat a formz sor, ez alatt, pedig a parancssor, ahol adatok vihetk be a f
munkatblba. Az ltalunk begpelt szvegen kvl mg a kvetkezk lthatk ebben a sorban

nv doboz a kivlasztott cella azonost nevt mutatja. A cella neve az oszlop betjelnek s
a sor szmnak a kombincija,
mgsem ( x ) ez a szimblum csak adatbevitelkor vlik lthatv. Az aktv cella tartalmnak
javtsa sorn elfordulhat, hogy az j adatok begpelse nem megfelel, ezrt a javts
visszavonhat.
elfogad ( 3 ) ez a szimblum csak adatbevitelkor vlik lthatv. Az aktv cellba begpelt
adatok elfogadst, jvhagyst hajtja vgre.
fggvnyvarzsl ( fx ) segtsgvel knnyedn kivlaszthatk s beilleszthetk az Excel
beptett fggvnyei a szmolt-cellk tartalmnak, ill. rtknek meghatrozsakor.

Egy Excel llomny Munkafzetbe van szervezve, s mindegyik munkafzet legalbb 1, legfeljebb
csak 256 Munkalapot tartalmazhat. Az Excel indtsa utn az res munkafzet jelenik meg,
amelynek Munkafzet1, ill. Munka1Munka256 a neve. A munkafzetben tallhat munkalapok
szmt a Mensor -> Belltsok pontjban lehet belltani, egybknt legfeljebb csak 256 lehet
egy munkafzetben. Az egyes munkalapok a kperny aljn lthat kapcsolsor segtsgvel
vlaszthatk ki.
Az alkalmazs elindtsa utn egy res tblzat nylik meg a f ablakban, mely az aktulis tblzat,
aktv munkafzetnek munkalapjait tartalmazza. Egy aktv tblzat maximum 256 db oszlopbl,
amelyet betkkel jellnek ( A, B, C, ... AA, AB, AC, ) s maximlisan 65.536 db szmmal jellt
sorbl ll ( 1, 2, 3,...), melyekbl csak nhny fr a kpernyre. Az oszlopok s sorok cellkra
osztjk fel a tblzatot, amelyek adatbevitelre, ill. adattrolsra hasznlhatk. Az egyes cellkra az
oszlop betjelnek s a sor szmnak a kombincijval hivatkozhatunk, pl. a legels cella
azonostja A1.
Az aktv cella kiemelt vastag stt kerettel van megjellve, s egy kis fekete tglalap tallhat a
jobb als sarkban.
Az Excel ablaknak legals sorban egy olyan sttuszsort tallunk, amely egyrszt megmutatja a
program llapott ( Ksz, Tblzat jraszmolsa, stb. ), msrszt a klnbz billentyk helyzett
( Ins, Scroll Lock, stb. ).

Excel oktatprogram hasznlata


Az Excel program tartalmaz nhny beptett oktatprogramot, amelyek a mkdtets, ill. a
mkds alapelveinek bemutatst segtik. Ez a funkci brmely futsi szituciban elrhet.
Az indtshoz a Sg men, Gyors ttekints menpontjt kell vlasztani. Ngy interaktv
leckbl ll bevezetst tartalmaz. A Sg men segtsgvel elrhet egy Pldk s dem,
funkci is, amelyek abban nyjtanak segtsget, hogy az alkalmazs ltal nyjtott
szolgltatsok alaposabban megismerhetk legyenek.
Fontos s rdemes megjegyezni, hogy az F1 billenty megnyomsval brmikor segtsget
krhetnk, mely nagyon egyszerv s gyorss teheti munknkat.

Gyorsbillentyk
A tblzatok ltrehozsa sokflekppen tehet gyorsabb. Gyorsmenk ha az egrkurzor egy
cellra mutat s lenyomja a jobboldali egr gombot, egy men jelenik meg, ami a
leggyakrabban hasznlt parancsokat tartalmazz. Mivel ez a funkci megtallhat minden jabb
Microsoft felhasznli programban, rdemes megismerni s hasznlni.

Mozgs a tblzatban
Az Excel indtsa utn a kurzor mindig az A1 es, aktv cellra mutat. Az aktv cella mindig
kerettel van megjellve, melynek hivatkozsi cme megjelenik a nv dobozban. A tblzatban a
ngy nylbillentyvel, vagy a fggleges s vzszintes grdtsvok segtsgvel lehet
mozogni.
Ezeken kvl hasznlhatk mg az albbi billentyk is :
o Ctrl + Home ugrs alaphelyzetbe (A1)
o PgDn lapozs egy ablakkal lejjebb
o PgUp lapozs egy ablakkal feljebb
o Tab kvetkez cellra ugrs (jobbra)
o Shift + Tab elz cellra ugrs (balra)
o Alt + PgDn lapozs egy ablakkal jobbra
o Alt + PgUp lapozs egy ablakkal balra
o Ctrl + End ugrs az utols cellra.

Adatbevitel
A cellkba trtn adatbevitelhez elszr ki kell jellni a cellt a nyl gombokkal, vagy
rkattintssal. Ezutn be kell gpelni a szveget, majd lenyomni az Enter billentyt, vagy
rkattintani az Elfogad ( 3 ) szimblumra.

A cella tartalma lehet cmke, szm, vagy kplet


o cmkk norml szvegek, amelyek gy jelennek meg, ahogy begpeltk ket.
Ha a szveg szmjeggyel vagy mveleti jellel kezddik, a program szmknt prblja
rtelmezni. Ezrt ilyenkor aposztrffal kell kezdeni a szveget, ami a cellban nem
jelenik meg, de a Nv dobozban igen.
o szmok numerikus informcik, begpelsk hrmas szmcsoportokban vesszvel
elvlasztva, vagy a nlkl trtnhet. Az angol nyelvben az ezreseket vesszvel, a
tizedes rszt pedig ponttal vlasztjk el, a magyarban pontosan fordtva. Azt, hogy a
program mit fogadjon el a Windows/Sajtgp/Vezrlpult/Terleti belltsok rszben
lehet belltani !
o kpletek lehetnek az alapvet matematikai alapmveletek, egyszer kalkulcik,
matematikai, statisztikai, egyb fggvnyek s szmtsok, amelyek egy vagy tbb
cella aktulis tartalmn hajtdnak vgre. Minden ilyen esetben a cmkktl, vagy a
szmoktl val megklnbztets rdekben egyenlssg-jellel ( = ) kell kezdeni az
adatbevitelt.
Az adatbevitelnl a cella begpelt tartalma megjelenik a parancs- vagy szerkeszt sorban.

A cella tartalmnak vltoztatsa


Adatmdostskor, az adott cella adatainak jraszerkesztsekor elkerlhet a teljes tartalom
jragpelse. Ehhez a cellra dupln r kell kattintani, vagy rvinni a kurzort s megnyomni az
F2 billentyt.
Mindkt esetben a kurzor megjelenik a cellban, ami az egrrel, vagy a jobbra/balra nyllal
jellt kurzorvezrlkkel pozcionlhat. Az ezutn begpelt szveg be-inzertldik a vonal
mg. A vonaltl balra es karaktereket a Backspace, a jobbra esket a Delete billentyvel
lehet trlni. A szerkeszts az Enter lenyomsval fejezhet be.

Tartomny kivlasztsa
J nhny Excel parancs egynl tbb cellra is vonatkozhat. A tartomny egy, vagy tbb
tglalap alak rsz, n. blokk a tblzatban. Nhny specilis tartomny kivlasztsa a
kvetkezkppen trtnik
o Egyetlen cella rkattints a cellra
o Teljes oszlop rkattints az oszlop betjelre
o Teljes sor rkattints a sor sorszmra
A teljes tblzat rkattints a bal fels cellra, ahol a sorszmok oszlopa s az oszlopbetk sora
metszi egymst.
Egyszeres tartomny ( blokk ) n. folytonos tartomny egyetlen tglalap alak blokk
hromfle mdon vlaszthat ki...
Pozcionljunk a tartomny bal fels celljra, nyomjuk le a bal egr gombot s lenyomva
tartva azt vonszoljuk t a kurzort a tartomny jobb als sarkba, azaz meszeljk le" a
kvnt terletet.
Jelljk ki a tartomny bal fels celljt, ezutn vigyk t a kurzort a jobb alsra, majd
nyomjuk le a Shift billentyt, s mg lenyomva tartja, kattintson az egrrel erre a cellra.
Pozcionljunk a tartomny bal fels celljra, nyomjuk le az F8 billentyt, s a nyl
gombokkal jelljk ki a kvnt terletet.

Tbbszrs tartomny ( tbb blokk ) nem folytonos blokk kivlasztsa, legegyszerbben az


egrrel hajthat vgre. Elszr jelljnk ki egy blokkot a fenti hrom mdszer egyikvel, majd
a Ctrl billentyt nyomvatartsa mellett jelljk ki a kvetkez blokkot az egrrel.

Tartomny feltltse
Gyakori kvetelmny, hogy sorokat vagy oszlopokat folyamatosan vltoz rtkekkel tltsnk
fel. Pldul
1, 2, 3, 4, 5,
Htf, Kedd,
Janur, Februr,
Az Excel olyan lehetsgeket nyjt ehhez, amelyek meglepik a kevsb kifinomult
tblzatkezelkhz szokott felhasznlkat. Ugyanis az alkalmazs beptett szolgltatsa, hogy
kpes szmtani sorozatok automatikus ellltsra, vagy a ht, vagy a hnapok neveinek
automatikus generlsra adott egyms melletti vagy alatti, oszlop vagy sor celliba

Adatok kimentse s betltse ( Save, Open )


Az j munkalap ill. annak munkafzeteinek celliba felvitt adatok a szmtgp memrijban
vannak trolva, egyb adattrolra csak a felhasznl krsre trtnik meg a kimentsk.
Azrt fontos az adatok rendszeres kimentse, hogy elkerljk azok elvesztst. Van lehetsg
azonos idkznknt trtn automatikus mentsre is, ezt a funkcit kln be kell kapcsolni.
Ebben az esetben egy biztonsgi msolat kszl, ami az adatok normlis kimentse s a
programbl trtn kilps utn trldik. m ha ez, pl. ramsznet miatt, nem trtnt meg, a
program ismtelt indtsa utn betltdik ez a biztonsgi msolat s a fejlcben az llomnynv
eltt a Recovered ( visszallt ) felirat ltszik.
Az Excel els indtsakor a megnyl dokumentum a Munkafzet1 nevet kapja. Kimentshez
a Fjl men, Ments ( Save ) opcijt kell kivlasztani. Az Excel ltal felajnlott Munkafzet1
dokumentum-nv megvltoztathat egy max. 255 karakterbl ll brmilyen ms nvre.
Ha nem vltoztatja meg a dokumentum nevt, akkor Munkafzet1.xls knt kerl rgztsre.
Ha nem az Excel fknyvtrba akarja menteni a dokumentumot, a knyvtr s a meghajt
nevt is meg kell adni.
Egy korbban rgztett dokumentum betltshez a Fjl men Megnyits ( Open ) opcijt kell
vlasztani, majd a megfelel dokumentumot kivlasztani. Megjegyzend, hogy ms
programokkal ( pl. Lotus 1-2-3 ) ksztett dokumentumok is betlthetk. A konvertlhat
llomny-tpusok listja az Megnyits prbeszdablakban a Fjl tpusok kivlasztsval
tekinthetk meg.

Formulk s fggvnyek
Az alaprtelmezett aritmetikai opertorok minden cellban szerepelhetnek
+ sszeads,
- kivons
* szorzs
/ oszts
^ hatvnyozs
Az egyrtelm adatmegads rdekben zrjeleket kell hasznlni, mert aritmetikailag helyesen
kell az sszefggseket megadni. Mr csak azrt is, hiszen itt ktelezen figyelembe kell venni
a mveletek precedencijt, s mivel ezt knny eltveszteni, egyszerbb a zrjelezs.
Az Excel beptett fggvnyek szles vlasztkt knlja, ami nagyon hatkonny teszi a
hasznlatt. A fggvnyek teljes listja megtekinthet az Eszkzsor, Fggvnyvarzsl funkci
kivlasztsval.

Adatmozgats
Kivgs s beilleszts vlasszuk ki a mozgatni kvnt tartomnyt. Kattintsunk az Oll
szimblumra az eszkzsoron a tartomny kivgshoz, majd vigyk a kurzort abba a cellba,
amelyik a tartomny j kezdpozcija lesz. Kattintsunk a Beilleszt szimblumra, amikor is a
kivgott rsz berdik az j helyre.
Vonszols s elejts ( Drag and drop ) az elbbi mvelet gyorsabban hajthat vgre a fogd s
vidd mdszer segtsgvel. Vlasszuk ki a mozgatni kvnt tartomnyt. Pozcionljunk a
tartomny keretre gy, hogy a kurzor bekeretezett, bell res nyll vltozzon. A baloldali
egrgombot benyomva tartva vonszolja el a tartomnyt az j helyre, majd dobja le a gomb
elengedsvel.

Cellahivatkozsok
Alaprtelmezetten a cellahivatkozsok relatvek. Ez azt jelenti, hogy a cella tartalmnak
msolsakor a cellahivatkozsokat is viszi magval, az j helynek megfelelen.
Pld.: ha a C1 cella az A1+B1 kpletet tartalmazza, a ms helyre trtn msols a
kvetkez eredmnyeket adja :
C1 =A1+B1
C2 =A2+B2
C3 =A3+B3
stb.
Bizonyos esetekben fontos, hogy a cellahivatkozsok ne vltozzanak, teht abszolt legyen,
pldul amikor egy cella konstans matematikai kifejezst trol. Ha el karjuk kerlni a
cellahivatkozs megvltozst msolsnl, a cella oszlop s sor azonostja el dollr jelet kell
rni ( $ ).
Teht pldul B1 helyett $B$1-et kell rni. gy is abszoltt tehetjk a cellba eredetileg
dollrjelek nlkl bert formult, ha bers utn megnyomjuk az F4 funkcibillentyt.
Az elz pldnl maradva, ha a B1 cellra abszolt mdon hivatkozunk, akkor a msols
a kvetkez eredmnyeket adja
C1 =A1+$B$1
C2 =A2+$B$1
C3 =A3+$B$1
stb.
A cellahivatkozs brmikor abszoltt tehet, ha rkattintunk, majd megnyomjuk az F4
billentyt. Arra is lehetsg van, hogy csak a sor-, vagy csak az oszlophivatkozst tegyk
abszoltt ( B$1, vagy $B1 ), ezt vegyes cellahivatkozsnak nevezzk

Cellk s tartomnyok elnevezse


Eddig az A2C5 tpus cellahivatkozsokat hasznltuk a formulkban s kifejezsekben. A
kifejezsek knnyebben rthetv vlnak s cskken a hibalehetsg, ha a cellknak jelentssel
br neveket adunk s ezek utn ezekre hivatkozunk. Pldul rthetbbek lesznek a kpletek,
ha az FASZZALK ( VATRATE ) szveget hasznljuk az A2 konstans megjellsre.
A tartomnynv belltshoz ki kell vlasztani a cellt, majd az Beszrs menbl ki kell
vlasztani a Nv megadsa opcit.
Ha a cellhoz tartoz sornak, vagy oszlopnak van cm mezje, a program megprblja kitallni
a cella nevt. A felajnlott nevet el lehet fogadni, de t is lehet rni msra. Ha definiltunk egy
tartomny nevet, akkor azt a tovbbiakban hasznlhatjuk a formulkban. Ha pldul a B2
cellhoz az EGYSGR ( UNITCOST ), a C2 -hz pedig az FA ( VAT ) nevet rendeltk,
akkor a kvetkez kifejezs helyett :
=B2*C2
azt is rhatjuk, hogy
=UNITCOST*VAT
Nv termszetesen tbb cellt tartalmaz tartomnyhoz is rendelhet.

Dtumok hasznlata
Az Excel kezeli a bert dtumokat s ezekkel aritmetikai mveletek is vgezhetk. A program
az albbi formban bert karaktersorozatok brmelyikt automatikusan dtumknt rtelmezi
Formtum Plda
d/m/yy 14/6/92
d-mmm-yy 14-Jun-92
d-mmm 4-Jun
mmm-yy Jun-92
A dtumok valjban szmknt troldnak, ezrt knny velk szmtsokat vgezni. A dtum
is a nemzetkzi belltsoknl vltoztathat meg a Vezrlpult Terleti belltsok, pl. a
szmunkra kellemesebb, megszokott, n. Eurpai sorrendre, ami yy.mm.dd, azaz v, hnap,
nap, pl. 97.09.31.

A tblzat formattlsa
A munkalapok, tblzatok formtumnak megvltoztatsa tbbfle mdon a trtnhet. A
legegyszerbb lehetsg a kvnt tartomny belltsa utn a Formtum menben felajnlott
opcik kivlasztsa utn a tblzat, a kijellt tartomny, de akr egyetlen cella formtuma is
bellthat.

A szvegstlus vltoztatsa
A formzsor alaprtelmezett kellke a Stlus, a Bettpus, a Betmret opci. Ezekkel a
funkcikkal bellthat a lert karakter stlusa, bettpusa, betmrete.

Szmformtum megvltoztatsa
A szmformtum megvltoztatsa a Formtum Cellk Szmok vlaszts utn megjelen
opcik segtsgvel lehetsges. Hrom kategriban trtnhet a vltoztats, megvltoztathat a
tizedes-jegyek szma, pnznemjelzs szrhat be s meghatrozhat, hogy szzalkban vagy
trtformban rdjanak-e ki a szmok.

Szvegek s szmok igaztsa


Alapbelltsban a szvegek a cellk bal szlhez, a szmok a cellk jobb szlhez igazodnak.
Ez a bellts nagyon egyszeren megvltoztathat. Kivlasztva egy vagy tbb cellt az
eszkzsoron lv ikonokra kattintva a cellk tartalma a baloldalhoz, kzpre, jobboldalhoz
igazthat. A negyedik lehetsg az, hogy ha tbb cellt egyestnk, s azok kzephez
igaztjuk a szveget.

Grafikonok ksztse
A grafikonkszts az Excel fontos rszt kpezi, s erre nagyon hatkony s rugalmas eszkzk
llnak rendelkezsre. A grafikonok egy munkalap rszt is kpezhetik, de elllthatk kln
munkalapon is. A grafikonok mindkt esetben, dinamikus kapcsolatban vannak a tblzat
adataival, vagyis ha az adatokat megvltoztatjuk, a grafikon ennek megfelelen azonnal
mutatja az adatok vltozst.

Adatcsere ms alkalmazsokkal
Az alaprtelmezett Windows rendszer sajtossgainak megfelelen, amikor az Excelben
adatokat msolunk, vagy kivgunk, ezek vglapra kerlnek a kvetkez ilyen mveletig. Ezek
az adatok beilleszthetk ms alkalmazi programmal ksztett dokumentumokba is. Klnsen
fontos ez a lehetsg Excelben ksztett grafikonok esetben, amiket pldul a Word -vel
ksztett dokumentumokba illeszthetk be. Ehhez hasonlkppen a ms alkalmazsokban
ellltott adatok is beilleszthetk az Excel munkalapokba, teht a Word ben ksztett tblzat
adatai integrlhatak az Excel tblzatba.

Lista rendezse
Az adatok trolsnak egyik formja a lista. Ez egy olyan tblzat, amelyben az els sor
tartalmazza a ttelek cmeit, a kvetkez sorok, pedig az adatok trolsra szolglnak. Ez a
mdszer teljesen megegyezik a relcis adatbzis-kezelsben szoksos trolssal, az els sor a
mezneveket, a kvetkez sorok az egyes rekordokat tartalmazzk. Egybknt, ha relcis
adatbzist importlunk Excelbe, pl. dBASE -bl vagy ACCESS -bl, ugyanilyen formban
jelenik meg az adatbzis, s az ilyen tblzatok exportlhatk is relcis adatbzis-kezelk
szmra olvashat llomnyokba.
Excelben sokfle feladat sorn van szksg listk nvekv vagy cskken sorrendbe
rendezsre, s ezrt a program egyszer s komplex eszkzket biztost ehhez.

Cellk igaztsa s sortrdelse


Ezek nagyon fontos lehetsgek az Excelben. Arra szolglnak, hogy a szveget a Word -hz
nagyon hasonl mdon igazthassuk, trdelhessk. Ezen tl, az Excel az egyetlen olyan
program a Microsoft Office programcsomagban, amellyel a cellk szvege 90-kal
elfordthat.

Nyomtats
Nyomtats eltt a Fjl menben vlassza ki az Oldalbellts menpontot s lltsa be a
nyomtatsi paramtereket, belertve a lap belltsait
ll ( portrait )
Fekv ( landscape )
Margkat
Fej- s lblcek ( Header s Footer )
Cellarcsozat ( cell gridlines ) be- vagy kikapcsolst (on/off).
Vgl a File menben vlassza ki a Nyomtatsi kp a kpernyre menpontot, amivel
ellenrizheti, hogy a nyomtats megfelel lesz-e. Ebben az zemmdban a margk
vonszolssal megvltoztathatk, egyes rszek, pedig kinagythatk a pontosabb ellenrzshez.
Az opci hasznlata megakadlyozhatja a felesleges nyomtatsokat.

Munkalapok sszekapcsolsa
Az Excel Munkafzet egy vagy tbb munkalapbl llhat. Mindegyik munkalap tartalmazhat
tblzatos adatokat s grafikonokat, de lehetsg van arra is, hogy ezeket a lapokat linkeljk,
vagyis sszekapcsoljuk, lncoljuk egymssal. gy az adatokat alcsoportokba sorolhatjuk,
amelyek adatai egymstl fggetlenl vltoztathatk, mg az sszegz jelleg lapok a
klnbz munkalapok adataitl fggen vltoznak meg.