Aunque estas estrategias resultan ser muy potentes para aumentar la eficacia de la
organizacin, pueden dificultar el control de las personas que trabajan para la organizacin.
Alguna vez se ha preguntado: Cmo est la rotacin del personal? Cul es el promedio de
ingresos de su personal? En qu reas se necesitan ms capacitaciones? Estamos dentro
del presupuesto? Estas preguntas son contestadas de manera rpida y sencilla despus de un
anlisis minucioso utilizando herramientas que puedan proveer esta informacin. han facilitado
en gran medida el control de los recursos humanos
Recordemos que en otras pocas los ingresos eran considerados el principal sustento de la
organizacin. Este concepto ha cambiado, hoy da se considera que el principal activo de una
organizacin (y el ms valioso) son los colaboradores.
Las organizaciones estn tomando medidas para la retencin de este tan preciado recurso, el
cual es tan difcil de conseguir y de retener.
Incluir lo que se conoce como "Reglas del negocio", es decir, las polticas y
reglamentos que posee la empresa en cuanto a la administracin del personal.
Informacin sobre empleados. Este programa crea una base de datos que ofrece
informacin sobre los empleados como nombre, direccin, telfono, fecha nacimiento, cargo y
salario.
Nmina. Este programa puede calcular el sueldo bruto y neto de los empleados y el pago
de los impuestos y lo correspondiente a la seguridad social. Igualmente, puede configurar la
realizacin de otras deducciones del sueldo (el pago de seguros mdicos, planes de jubilacin
y cuotas a sindicatos).
Los usuarios no autorizados de los SIRH pueden causar graves problemas a una empresa al
tener acceso a informacin confidencial de su personal. Por ello, es necesario que el
departamento de RRHH deba crear polticas y procedimiento para proteger la integridad y la
seguridad de estos sistemas que incluyan:
Permitir que los empleados verificar sus registros personales y permitir las
correcciones que fueran necesarias.
La gestin de recursos humanos (HR, por sus siglas en ingls) es una funcin
esencial, compleja y de gran densidad de informacin en todos los negocios.
Tambin est estrechamente regulada por las agencias federales y estatales. Por lo
tanto, la tecnologa de la informacin es una herramienta fundamental en la
ordenacin eficaz de los recursos humanos. Un sistema de gestin de recursos
humanos (HRMS, por sus siglas en ingls) utiliza el poder de la tecnologa de la
informacin para capturar, almacenar, analizar e informar sobre todos los aspectos
del recurso ms importante de una organizacin: las personas. Un HRMS tambin
se llama un sistema de informacin de recursos humanos (HRM, por sus siglas en
ingls), sistema de gestin de capital humano (HCMS, por sus siglas en ingls) y la
tecnologa de informacin de recursos humanos (HRIT, por sus siglas en ingls).
Soporte de cumplimiento
Los sistemas de gestin de recursos humanos generan los informes requeridos por
las agencias federales y estatales. Estos informes pueden ser transmitidos
electrnicamente a las agencias apropiadas, ahorrando tiempo y dinero. Por
ejemplo, una empresa debe presentar ante la Equal Employment Opportunity
Commission EEO-1 Employer Detail y el Informe de Sntesis y el Departamento de
Enfermedades de Trabajo y Reporte de lesionados de forma regular.
El uso de una intranet, una red informtica privada segura propiedad y operada por
una empresa, el departamento de recursos humanos puede utilizar los HRMS para
compartir informacin y comunicarse con la gente en toda la organizacin. Este
enlace de intranet es el rea de ms rpido crecimiento de los sistemas de recursos
humanos, ya que estimula la auto-servicio del empleado. Los empleados pueden
entrar en sus horas de trabajo, inscribirse en cursos de educacin continua, en
programas de beneficios, actualizar sus datos personales y consultar sus vacaciones
acumuladas y licencia por enfermedad sin tener que llamar o escribir al
departamento de recursos humanos.