PANDUAN KEGIATAN

RUANG PENDAFTARAN DAN REKAM MEDIS

PEMERINTAH KABUPATEN SITUBONDO

DINAS KESEHATAN KABUPATEN SITUBONDO
UPTD. PUSKESMAS SITUBONDO
TAHUN 2016

BAB I
PENDAHULUAN
 A. DEFINISI
1. Front Office
Front Office adalah salah satu tempat yang berada paling depan yang merupakan
pintu gerbang utama dari suatu kantor intansi sehingga mudah diakses oleh pihak luar,
baik dalam hal informasi maupun secara operasional
2. Loket Pendaftaran
Loket pendaftaran adalah Sarana Penyedia Layanan tempat pendataan dan pencatatan
data pasien untuk mendapatkan pelayanan
3. Pasien
Pasien adalah setiap orang yang melakukan konsultasi tentang masalah kesehatannya
untuk memperoleh pelayanan kesehanan yang diperlukan baik secara langsung
maupun tidak langsung kepada dokter, dokter gigi, dan kepada petugas kesehatan
lainnya
4. Identifikasi Pasien
Identifikasi Pasien adalah Proses pengumpulan data dan pencatatan segala keterangan
serta bukti bukti dalam penentuan status pasien
5. Pasien Baru
Adalah Pasien datang berkunjung sebagai pengunjung untuk pertama kalinya, pasien
baru dengan nomer regester lama adalah kunjungan pasien untuk yang pertama kali
tetapi salah satu anggota keluarga pasien sudah pernah melakukan kunjungan ke
penyedia layanan
6. Pasien Lama
Pasien datang untuk kunjungan berikutnya, dan sudah tercatat dengan nomer register
sebagai kunjungan lama
7. Pasien Umum
Pasien datang berkunjung dengan tanpa adanya jaminan kesehatan dari badan atau
lainnya yang telah menjalin kerja sama dengan penyedia layanan

8. Pasien dengan Jaminan Kesehatan (JKN)

Pasien datang berkunjung dengan adanya jamiman kesehatan dari badan atau lainnya
yang telah menjalin kerja sama dengan penyedia layanan (Jamkesmas, Askes,
Jamkesda, Pemegang Kartu KIS )
9. Pasien Khusus
Pasien Khusus adalah pasien dengan kereteria tertentu ( Usia > 60 tahun, Disabilitas,
Pasien pengobatan TBC, Pasien penderita gangguan kesehatan jiwa, Pasien Gawat
Darurat )
10. Rekam Medis
Adalah berkas yang berisi catatan atau dokumen tentang identitas pasien, hasil
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada setiap
pasien
11. Kartu Pengenal Pasien
Adalah kartu Identitas yang diberikan penyedia layanan yang berisi tentang data
pasien, nomer induk regester yang dimiliki dalam satu keluarga, daftar nama nama
anggota keluarga tertanggung
12. Family Folder
Family Folder adalah arsip Rekam Medis dalam satu keluarga yang dikemas dalam
satu folder dengan satu nomer register induk
13. Individu Folder
Individu Folder adalah arsip satu Rekam Medis yang berdiri sendiri atas nama pasien
dengan nomer register sendiri
14. Kasir
Kasir adalah sarana penyelesaian administrasi keuangan
15. Informasi
Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang mengandung
nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun penjelasannya yang dapat dilihat,
didengar, dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi baik secara elektronik ata
upun non-elektronik dengan tujuan agar mereka mengetahui atau memahaminya.
16. Penyampaian Informasi
Penyampaian informasi adalah proses pemberian pengetahuan mengenai tatacara
pendaftaran pasien kepada pasien dan / atau keluarga pasien oleh petugas pendaftaran
untuk mendapatkan pelayanan kesehatan
17. Hak
Hak adalah kekuasaan atau wewenang yang dimiliki seseorang untuk mendapatkan
atau memutuskan berbuat sesuatu
18. Hak Pasien
Hak pasien adalah hak-hak pribadi yang dimiliki manusia sebagai pasien
19. Kewajiban
Kewajiban adalah sesuatu yang harus diperbuat atau harus dilakukan oleh seseorang
20. Kewajiban Pasien
Kewajiban Pasien adalah sesuatu yang harus diperbuat atau harus dilakukan oleh
seseorang Pasien
21. Alur Pendaftran
Alur Pendaftaran adalah tata urutan tata cara yang harus dilalui pasien dalam hal
melakukan pendaftran
22. Alur Pelayanan
Alur Pelayanan adalah tata urutan tata cara yang harus dilalui pasien secara
keseluruhan bagi pasien untuk memperoleh pelayanan
23. SOP ( Standar Operasional Prosedur)
SOP adalah suatu intruksi atau perintah kerja atau tata cara yang teperinci dan tetulis
yang harus diikuti demi mencapai keseragaman dalam menjalankan suatu pekerjaan
 BAB II

RUANG LINGKUP PELAYANAN

Ruang lingkup dari kebijakan ini adalah pelayanan klinis yang ada di Puskesmas
situbono, meliputi

1. Identifikasi Pasien
2. Pendataan Pasien
3. Pembuatan Kartu Rekam Medis Baru
4. Pencarian Kartu Rekam Medis lama
5. Distribusi Kartu Rekam Medis ke Poli
6. Penyampaian Informasi Hak dan Kewajiban Pasien
7. Penyampaian Informasi Lainnya
8. Pencatan dan Pelaporan
9. Penyimpanan Kembali kartu Rekam Medis
 BAB III
TATALAKSANA PELAYANAN

A. Proses Pendaftaran Pasien

1. Petugas Loket di Front Office menerima Kedatangan Pasien

2. Petugas Loket di Front Office melakukan identifikasi pasien
- Petugas Loket di Front Office menanyakan Nama, Alamat tempat tinggal,
tanggal lahir, susunan anggota keluarga
- Petugas Loket di Front Office menyakan KTP / Kartu Pengenal yang dimiliki
pasien
- Petugas Loket di Front Office menanyakan kartu kepesertaan jaminan
kesehatan ( JKN, KIS, ASKES, Jamkeda )
3. Jika pasien baru, maka Petugas Loket di Front Office melakukan pendataan
pasien baru dan memberikan nomer antrian
4. Jika pasien lama, maka Petugas Loket di Front Office memberikan nomer antrian
pendaftaran, warna Putih untuk BP/Poli Umum, warna Merah untuk Poli Gigi,
warna Kuning untuk Poli KIA/KB, kecuali Pasien usia lanjut dan pasien dengan
kreteria tertentu (Khusus) akan diberikan kartu warna Hijau
5. Petugas Loket di Front Office mempersilahkan pasien untuk meletakkan nomer
antrian pada keranjang sesuai dengan warna kartu
6. Petugas Loket Pendaftaran pendaftaran mendahulukan pasien pemegang kartu
Hijau dan pasien gawat darurat
7. Petugas Loket Pendaftaran mempersilahkan pasien untuk menunggu di ruang
tunggu
8. Petugas Loket pendaftaran membuat kartu rekam medis baru untuk pasien baru
Pencatatan data pasien pada Kartu Rekam Medis baru meliputi
- Nama Pasien
- Nama KK
- Alamat Tempat Tinggal
- No. Register Kunjungan

9. Petugas Loket Pendaftaran membuat Kartu Pengenal Pasien baru yang berisi :
- Nama Unit Pelayanan
- Nama Kepala Keluarga
- Tanggal lahir / Umum KK
- Nomer Regester Kunjungan ( Famili Folder )
- Nama Pasien dalam daftar nama anggota keluarga
 10. Jika pasien lama, maka Petugas Loket Pendaftaran mencari dan mengambil Kartu
Rekam medis milik pasien sesuai dengan nomer regester yang dimiliki pasien,
adapun prosesnya adalah :
- Pencarian rekam medis pasien berdasarkan Alamat, Nama KK, No. Urut
- Buka aplikasi Ofice Exel data rekam medis Pasien Puskesmas Situbondo
- Buka desa / alamat pasien yang tercatat pertama kali
- Searcing Nomer regester pasien pada aplikasi
- Nomer rak rekam medis terdeteksi ( dalam Family Folder )
- Petugas mengambil kartu rekam medis sesuai dengan nama Pasien
11. Petugas Loket Pendaftran mencatat Kartu Rekam Medis yang didistribusikan ke
Poli yang dituju pada buku catatan akses Rekam Medis
12. Petugas Loket Pendaftaran membubuhkan tanggal kunjungan dan nomer
panggilan untuk poli yang dituju
13. Petugas Loket Pendaftaran mengembalikan KTP / Kartu Pengenal Pasien / Kartu
Kepesertaan Jaminan Kesehatan (JKN) berobat milik pasien
14. Petugas Loket Pendaftaran menginformasikan pada pasien untuk menunggu
panggilan dari poli yang dituju
15. Petugas Loket Pendaftaran mendistribusikan Kartu Rekam medis kepada poli
yang dituju

B. Proses Penyampaian Informasi Hak dan Kewajiban Pasien

1. Petugas Loket memperkenalkan diri kepada pasien
2. Petugas Loket mengutarakan maksud dan tujuan kegiatan
3. Petugas Loket membagikan leaflet tentang hak dan kewajiban kepada pasien
4. Petugas Loket menjelaskan tentang isi leaflet
5. Petugas Loket memberi waktu dan kesempatan kepada pasien untuk bertanya
apabila ada yang kurang jelas atau kurang dimengerti
6. Petugas Loket menjelaskan atas pertanyaan pasien tentang hak dan kewajiban
sebagai pasien
7. Petugas Loket menutup kegiatan
8. Hak Hak Pasien
- Pasien berhak memperoleh informasi mengenai tata tertib dan peraturan
yang berlaku di puskesmas

- Pasien berhak atas pelayanan yang manusiawi, adil dan jujur.

- Pasien berhak memperoleh pelayanan medis yang bermutu sesuai dengan
standar profesi kedokteran / kedokteran gigi dan tanpa diskriminasi .
- Pasien berhak memperoleh asuhan keperawatan dengan standar profesi
keperawatan
- Pasien tidak diperkenankan memilih dokter dan paramedis sesuai dengan
keinginannya karena keterbatasan tenaga medis yang ada di puskesmas.
- Pasien berhak atas privacy dan kerahasiaan penyakit yang diderita
termasuk data-data medisnya.
 - Pasien berhak mendapat informasi yang meliputi :
penyakit yang diderita tindakan medik apa yang hendak dilakukan

kemungkinan penyakit sebagai akibat tindakan tsb sebut dan tindakan

untuk mengatasinya
alternatif terapi lainnya
prognosanva.
perkiraan biaya pengobatan
- Pasien berhak menyetujui/memberikan izin atas tindakan yang akan
dilakukan oleh dokter sehubungan dengan penyakit yang dideritanya

- Pasien berhak menolak tindakan yang hendak dilakukan terhadap dirinya

dan mengakhiri pengobatan serta perawatan atas tanggung jawab sendiri
setelah memperoleh informasi yang jelas tentang penyakitnya.
- Pasien berhak atas keamanan dan keselamatan dirinya selama dalam
perawatan dan pengobatan di puskesmas
- Pasien berhak mengajukan usul, saran, perbaikan dan keluhan atas
perlakuan pihak puskesmas terhadap dirinya.

9. Kewajiban Pasien
- Pasien berkewajiban membawa KTP, Kartu pengenal pasien, Kartu
kepesertaan JKN, serta menyerahkan Foto copy KSK bagi pasien yang
melakukan pendaftaran untuk pertama kalinya.
- Pasien dan keluarga pasien berkewajiban untuk mentaati segala peraturan
dan tata tertib yang ada di puskesmas
- Pasien berkewajiban mengikuti alur pendaftaran serta alur pelayanan yang
berlaku di puskesmas
- Pasien berkewajiban untuk mematuhi segala instruksi dokter, perawat,dan
bidan dalam menjalani pengobatan.
- Pasien berkewajiban memberikan informasi dengan jujur dan selengkapnya
tentang penyakit yang diderita kepada dokter yang merawat.
- Pasien dan atau penanggungnya berkewajiban untuk melunasi semua biaya
tindakan yang diterimanya sesuai dengan peraturan yang berlaku, kecuali
peserta JKN yang terdaftar di Faskes Puskesmas Situbondo

C. Proses Penyampaian Informasi lainya

Proses Penyampaian Informasi lainnya di loket adalah sebagai berikut :
1. Petugas Loket menemui pasien yang datang ke Puskesmas.
2. Petugas Loket menanyakan maksud dan tujuan pasien datang ke Puskesmas.
3. Petugas Loket menayakan/mendengarkan keluhan atau kesulitan pasien
 4. Petugas menyampaikan informasi secara lengkap dan runtut sesuai dengan apa
yang dibutuhkan pasien dengan menggunakan bahasa sesederhana mungkin
dan kalimat yang efektif, sehingga mudah diterima dan dipahami pasien.

D. Proses Pencatatan dan Pelaporan kunjungan

Proses Pencatatan dan Pelaporan Kunjungan Pasien adalah sebagai berikut :
a. Petugas dari Unit Layanan Klinis mengembalikan Kartu Reka Medis
b. Petugas Loket Pendaftaran melakukan pemeriksaan kelengkapan isi dari Kartu
Rekam Medis
c. Petugas Loket Pendaftaran Melakukan perhitungan jumlah Kartu Rekam Medis yang
keluar harus sama Kartu Rekam Medis yang kembali
d. Petugas Loket Pendaftaran melakukan pencatatan kunjungan pasien berdasarkan jenis
kunjungan dan jenis pasien pada buku regester kunjungan pada hari yang sama

E. Proses Penyimpanan Kembali Kartu Rekam Medis

Proses penyimpanan kembali Kartu Rekam Medis adalah sebagai berikut :
a. Petugas Loket Pendaftaran mengelompokkan menurut Alamat desa / kelurahan Pasien
yang tercatat pertama kali, Nama Inisial KK, dan nomer urut ( sesuai kode )
b. Petugas Loket Pendaftaran menata kembali Kartu Rekam medis ( Individu Folder )
pada Family Folder sesuai dengan kode yang tertera
 BAB IV
DOKUMENTASI

1. Nomer urut antrian

- Warna putih untuk poli BP/Umum
- Warna Kuning untuk poli KIA/KB
- Warna Merah untuk Poli Gigi
- Warna Hijau untuk pasien khusus
2. Kartu rekam medis
3. Kartu pengenal pasien
4. Buku Pencatatan Keluhan / Komplin Pasien
5. Buku Tindak Lanjut Komplin / Keluhan pasien / Pencatatan Penyampaian Informasi
6. Buku Pencatatan Akses Keluar Kartu Rekam Medis
7. Buku Pencatatan Kelengkapan Isi Rekam Medis
8. Buku Pencatatan Waktu Pengambilan Rekam Medis
9. Register Kunjungan
10. Format laporan
 LAMPIRAN
( Foto / Dokumentasi )

1. Nomer urut antrian

2. Kartu rekam medis

3. Kartu pengenal pasien

4. Buku Pencatatan

5. Register Kunjungan

6. Format laporan