Ringkasan Kasus

Knowledge Management and Collaboration at Tata Consulting Services

Tata Consulting Services adalah perusahaan jasa IT, solusi bisnis, dan
perusahaan outsourching yang menawarkan portofolio tentang IT dan
memungkikan servis IT untuk semua konsumen diseluruh dunia dengan berbagai
tingkatan. TCS memiliki lebih dari 10800 konsultan IT di 47 negara.
TCS memperkenalkan konsep Knowledge Management (KM) dan
meresmikan tim KM yang disebut Corporate Groupware pada tahun1998. Pada
pertengahan tahun1999 KM mengcover hampir semua fungsi, mulai dari jaminan
kualitas hingga Manajemen Sumber Daya Manusianya. Ketika itu 50
kantor/perusahaan di India telah memiliki saluran komunikasi, perusahaan yang
diluar negeri pun sudah memiliki koneksi dengan jaringan. Sehingga para
karyawan bisa mengakses informasi tentang gudang yang berada diperusahaan
maupun yang berada dicabang-cabang perusahaan yang telah dihubungkan
server ke Internet.
Dengan konsep KM TCS membangun 2 kelompok yakni kelompok formal
dan informal, kelompok formal dibentuk pada akhir tahun 1990, sedangkan
Informal, yaitu CoPs sudah ada sejak 1980, ketika ada sekitar 1000 karyawan.
Awalnya mereka bermigrasi keteknologi. Kemudian membentuk mainframe, Unix,
dan database. Didalam kelompok-kelompok yang telah terbentuk ada 1 atau 2
tenaga ahli dimasing-masing lahan. Semua kegiatan yang dilakukan pada saat itu
didokumentasikan secara formal. Hingga pada tahun 80an dihitung ada 1500
kasus tentang mainframe.
Tahap selanjutnya TCS mambentuk PALs yang menyediakan informasi
yang berhubungan dengan teknologi, proses, dan kasus untuk kepala proyek.
Setelah itu Ultimatix, yaitu membuat web EKM yang memungkinkan
dibangunnya pengetahuan secara global. Ada administrasi disetiap kegiatan dan
subject yang betujuan untuk pertanggung jawaban.
Untuk membangun komunikasi antar karyawan TCS benar-benar
memperhatikan architecture bangunan inti dan jarak lokasi.
TCS juga mengadakan beberapa program pelatihan, diantaranya: lanjutan
pembelajaran, dan pembangunan jiwa kepemimpinan.
KM system dibuat menggunakan Microsoft sharepoint portal server di
2007, yang memberikan TCS akses hampir 40 tahun pengalaman dan kegiatan
terbaik. Ini semua didukung oleh leih dari 60 Knowledge asset dan kemudahan
akses via Ultimatix untuk semua asosiasi TCS.
Untuk membuat keseimbangan karyawan, TCS berinisiatif mengadakan
kursus, yang menggabungkan karyawan yang memiliki ketertarikan yang sama
kemudian menyalurkannya pada berbagai macam kegiatan.
Hasil kolaborasi antar negara luar dan lokal offices meningkat secara
instan dan mengurangi biaya 40%.
Pertanyaan:

Menganalisis upaya manajemen pengetahuan di Tata Consulting Services (TCS)

dengan menggunakan manajemen pengetahuan model rantai nilai. alat yang atau
kegiatan yang digunakan untuk mengelola pengetahuan tacit dan mana yang
digunakan untuk pengetahuan eksplisit?

MENJAWAB:

Menggunakan model rantai nilai, upaya manajemen pengetahuan di TCS dapat

dibagi menjadi kegiatan sebagai berikut:

Pengetahuan Akuisisi: Selama bertahun-tahun, TCS telah memperoleh tubuh besar

pengetahuan dan pengalaman di beberapa bidang melalui on-shore dan off-shore
proyek untuk klien di seluruh dunia termasuk GE Asuransi, Kesehatan GE, Hewlett
Packard, Prudential, Standard Chartered Bank dll Selain itu, TCS teratur diputar
orang di berbagai fungsi dan dalam perusahaan lain Tata Group untuk mendapatkan
pengalaman lintas-industri. Karyawan juga didorong untuk menjadi bagian dari
badan luar seperti IEEE, dan masuk untuk sertifikasi.

Pengetahuan Storage: TCS telah mengembangkan berbagai repositori dan

database untuk penyimpanan pengetahuan seperti KBases, Proses Asset
Perpustakaan, KnowMax, dan Ultimatix.

Pengetahuan Diseminasi: Pengetahuan disebarkan menggunakan berbagai teknik

seperti Ultimatix - pengetahuan elektronik manajemen portal berbasis web;
mendorong sesi yang membawa bersama-sama karyawan dengan minat yang
sama; Hidup Meeting dan Pengetahuan Transisi sesi di tingkat proyek; dan "Tip of
the Day" email terdiri keterampilan teknis, konseptual atau manusia kiat dibagikan
dalam organisasi sehari-hari.

Pengetahuan Aplikasi: Siswa harus mengunjungi situs TCS untuk mengeksplorasi

kemampuan baru yang dikembangkan oleh TCS dan bagaimana kaitannya dengan
pengetahuan yang mereka telah terakumulasi selama bertahun-tahun tentang
pelanggan, pasar, pengembangan sistem, dan teknologi.

Untuk mengelola pengetahuan eksplisit, TCS telah menggunakan KBases, Proses

Asset Perpustakaan, KnowMax, dan Ultimatix.

Pengetahuan tacit dikelola melalui desain ulang dari pusat pengembangan, Propel
sesi, Pengetahuan Transisi Sesi, dan praktek masyarakat.
PERTANYAAN 2:

Menggambarkan pertumbuhan sistem manajemen pengetahuan di TCS? Bagaimana

memiliki sistem ini membantu TCS di bisnis?

MENJAWAB:

Konsep manajemen pengetahuan (KM) diperkenalkan pada TCS pada tahun 1995
dan tim KM khusus yang disebut "Groupware Perusahaan" dibentuk pada tahun
1998. Kelompok ini meluncurkan KM-pilot pada pertengahan tahun 1999. Pada saat
itu, KM di TCS menutupi hampir setiap fungsi, dari jaminan kualitas untuk
manajemen SDM. Karyawan bisa mengakses repositori pengetahuan yang tinggal
pada server perusahaan dan cabang melalui intranet, dengan browser front-end
atau klien Notes. Repositori pengetahuan, juga disebut KBases, terdapat berbagai
informasi tentang proses, bidang usaha, garis teknologi, dan proyek.

Langkah berikutnya adalah untuk menciptakan Proses Asset Perpustakaan (PAL)

yang berisi informasi yang berkaitan dengan teknologi, proses, studi kasus bagi
para pemimpin proyek yang dibuat tersedia untuk semua pusat pembangunan
melalui intranet. Hal yang sama dilakukan melalui portal manajemen pengetahuan
elektronik berbasis web yang disebut Ultimatix, yang PAL adalah prekursor.
Perpustakaan PAL dan KBases, yang host di intranet, digabung dengan Ultimatix,
yang memiliki sub-portal untuk sistem manajemen mutu, peningkatan produktivitas
perangkat lunak, materi pelatihan, dan alat informasi. Pada tahun 2007, TCS
dikembangkan Knowmax, sistem manajemen pengetahuan, menggunakan Microsoft
Sharepoint Portal server yang memberi TCS konsultan akses ke hampir 40 tahun
pengalaman dan praktik terbaik diatur oleh jenis keterlibatan, teknologi yang
digunakan, dan kebutuhan pelanggan. Ini didukung lebih dari 60 aset pengetahuan
dan dapat diakses melalui Ultimatix untuk semua rekan TCS. Setiap asosiasi bisa
berkontribusi pada K-Bank dan petugas Pengetahuan dibuat bertanggung jawab
untuk menjaga kualitas konten.

Manfaat dari alat-alat dan sistem untuk TCS dijelaskan secara rinci di Q5.
PERTANYAAN 3:

Menggambarkan alat-alat kolaborasi digunakan pada TCS? Manfaat apa yang TCS
menuai dari alat-alat ini?

MENJAWAB:

TCS menggunakan berbagai alat kolaborasi - Infinity yang meliputi instant

messaging, IP telephony, dan video conferencing; blog dan wiki; IdeaStorm, TIP, dan
MySite.

Akibat mengadopsi Infinity, kolaborasi kantor di luar negeri dan lokal

ditingkatkan messaging seperti instant (IM) menyingkirkan perbedaan budaya dan
pengucapan yang bisa terjadi di telepon. Selanjutnya, komunikasi perusahaan
mampu menjalankan 24 jam siaran berita internal untuk semua kantor TCS di dunia.
Selain itu, biaya perjalanan dan telekomunikasi berkurang 40 persen dan 6 persen.

Perangkat lainnya ditingkatkan kolaborasi, komunikasi, dan berbagi di antara

karyawan pengetahuan.
PERTANYAAN 4:

Bagaimana Web 2.0 tools membantu TCS mengelola pengetahuan dan kolaborasi di
antara karyawannya?

MENJAWAB:

Blog, wiki, dan alat-alat lain yang digunakan untuk meningkatkan komunikasi dan
produktivitas antara karyawan. Wiki digunakan untuk berkolaborasi pada materi
yang berhubungan dengan proyek, mendukung sesi brainstorming, dan
mengembangkan presentasi. Karyawan yang digunakan blog sebagai sarana untuk
mengumpulkan masukan tentang masalah yang mereka hadapi pada sebuah
proyek. JustAsk Sistem karyawan diizinkan untuk mengajukan pertanyaan dan pada
gilirannya mendapatkan jawaban dari rekan-rekan lain, kadang-kadang
menyebabkan pembahasan rinci. Jika seseorang sering menjawab pertanyaan pada
domain tertentu, kelompok spesialis yang relevan diundang orang itu ke dalam
kelompok domain dan dengan demikian memberikan visibilitas untuk bakat dalam
perusahaan. The IdeaStorm, digunakan oleh manajemen, membantu dalam
generasi ide-ide tentang topik yang diposting oleh tim perusahaan. TIP digunakan
sebagai portal untuk inovasi produk dan ide-ide baru. Ini membantu manajemen
untuk mengumpulkan ide-ide yang berhubungan dengan produk inovasi / jasa dan
membantu dalam memecahkan masalah. TCS juga digunakan jejaring sosial seperti
MySite untuk membantu karyawan berkomunikasi lebih baik dengan satu sama lain.
PERTANYAAN 5:

Bagaimana menurut Anda KM alat telah mengubah beberapa proses operasional

kunci di TCS, seperti penawaran untuk proyek-proyek baru, pengembangan dan
implementasi proyek, layanan pelanggan, dan sebagainya?

MENJAWAB:

TCS bertujuan untuk bergerak ke atas rantai nilai dan untuk terus mengajukan
tawaran untuk proyek-tingkat yang lebih tinggi, di luar yang pemeliharaan dan
pembangunan. Dengan mengumpulkan pengetahuan, telah membangun
kemampuan untuk memahami bagaimana untuk melayani klien melalui konsultasi
dan di daerah strategis lainnya. Jadi KM telah memungkinkan TCS untuk terus
bergerak lebih tinggi-up dan tawaran untuk proyek-proyek yang lebih strategis. KM
repositori yang menangkap praktik terbaik dalam proyek itu telah dilakukan
membuat perusahaan lebih efisien dalam melayani klien. Ini berarti dapat
mengeksekusi lebih baik. Dengan demikian, pengembangan sistem dan
pelaksanaan kegiatan lebih mungkin untuk dilakukan oleh TCS dengan cara yang
tepat waktu, efektif, dan efisien biaya. Sama untuk layanan pelanggan - dengan
mengetahui kebutuhan pelanggan dan juga mengambil ide dari industri lain yang
disimpan dalam database KM, perusahaan dapat memberikan solusi baru dan
inovatif untuk menyelesaikan permintaan pelanggan.

Secara keseluruhan, alat KM telah menjadi sumber daya strategis di perusahaan

dan semua karyawan diwajibkan untuk belajar mereka sebagai bagian dari orientasi
mereka. Alat ini juga yang pertama pergi-untuk sebelum memulai setiap proyek
atau mendekati klien. Pengetahuan dalam database ini memungkinkan TCS
konsultan untuk cepat mengumpulkan informasi intelijen tentang klien atau proyek-
proyek serupa dan dengan demikian menyesuaikan diri lebih baik dengan apa yang
klien mungkin ingin. Hal ini telah menyebabkan tingkat keberhasilan yang lebih
tinggi dalam penawaran dan dalam pelaksanaan proyek.