PEDOMAN PENYELENGGARAAN TERTIB ADMINISTRASI

A. PENDAHULUAN

1. Latar belakang

Keutuhan dan kesatuan gerak organisasi tercermin antara

lain pada sistem tertib administrasi yang diterapkan oleh

organisasi yang bersangkutan. Dalam upaya mewujudkan

sistem administrasi yang dapat menunjang berjalannya

mekanisme kerja organisasi di lingkungan pemerintahan, maka

diperlukan adanya seperangkat aturan sebagai usaha unifikasi

aturan yang wajib dilaksanakan dan disosialisasikan terus

menerus agar menjadi tradisi organisasi yang baik dan positif

dalam rangka pelaksanaan program organisasi guna mencapai

tujuan.

Kecuali untuk memelihara keutuhan dan kesatuan gerak

organisasi, adanya sistem administrasi itu juga untuk

menegakkan wibawa organisasi dan disiplin organisasi bagi

segenap organisasi bagi segenap anggota dan fungsionaris di

1
seluruh tingkatan organisasi secara vertikal. Oleh karena itu

terbitnya Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi

merupakan suatu jawaban aktual ditengah-tengah

mendesaknya keperluan akan adanya pedoman yang berlaku

secara Nasional di lingkungan Pemerintahan dari tingkat

Pengurus tertinggi sampai pengurus terkecil Rukun Tetangga.

2. Pengertian

Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA)

adalah serangkaian aturan mengenai penyelenggaraan

organisasi dengan administrasi yang meliputi tertib

kesekretariatan dan atribut organisasi yang berlaku tunggal

untuk semua tingkatan organisasi Pemerintahan secara

nasional.

3. Tujuan

a. Mempermudah upaya pembinaan, pengembangan dan

pemantauan pelaksanaan administrasi disemua tingkatan

organisasi pemerintahan.

2
b. Menyelenggarakan pola sistem pengorganisasian pada

bidang kesekretariatan disemua tingkatan organisasi

pemerintahan.

c. Menegakkan wibawa dan disiplin organisasi serta

menumbuhkan kesadaran, semangat dan kegairahan

berorganisasi di kalangan anggota.

4. Sasaran

Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA)

memiliki sasaran sebagai berikut :

a. Terwujudnya suatu aturan tunggal organisasi dibidang

administrasi yang baru dan berlaku secara nasional.

b. Terpeliharanya nilai, jiwa dan semangat kebersamaan

dalam memperkokoh keutuhan, persatuan dan kesatuan

organisasi serta disiplin dan wibawa organisasi.

B. PEDOMAN PENYELENGGARAAN TERTIB

ADMINISTRASI

1. Pedoman Umum

3
a. Surat

Yang dimaksud dengan surat didalam pedoman ini adalah

sarana komunikasi timbal balik yang mengandung pesan-

pesan resmi organisasi yang tertulis diatas kertas yang khusus

diperlukan untuk kepentingan tersebut. Surat adalah alat

komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan

informasi oleh suatu pihak kepada pihak lain.

Macam-macam surat seperti:

Surat dinas adalah surat yang dibuat oleh

lembaga/instansi berisi hal-hal penting berkenaan dengan

kelembagaan/organisasi.

Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis

tangan oleh atasan kepada bawahan tenang pokok persoalan

kedinasan.

Nota dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada

bawahan atau oleh bawahan kepada atasan atau

antarkaryawan setingkat yang berisi catatan singkat tentang

tugas.

4
 Surat pengantar adalah surat yang ditujuakan kepada

seseorang atau pejabat yang berisi penjelasan singkat tentang

surat, dokumen dan atau barang, bahan lain yang dikirimkan.

Ketentuan surat-surat yang berlaku dan dapat dijadikan sarana

komunikasi itu harus memenuhi ketentuan sebagai berikut :

1) Sistematika Surat Surat menyurat resmi organisasi

dengan sistimatika sebagai berikut :

(1) Nomor surat, disingkat No.

(2) Lampiran surat, disingkat Lamp.

(3) Perihal surat, disingkat Hal.

(4) Si alamat surat, Kepada Yth dst.

(5) Kata pembukaan surat. Assalamualaikum dst.

(6) Kalimat Pengantar, salam silaturrahmi dst.

(7) Maksud surat

(8) Kata penutup, Wallahul Muwaffiq dst,

Wassalamu`alaikum dst.

(9) Tempat dan tanggal pembuatan surat

5
(10) Nama Pengurus organisasi beserta jabatan.

2) Bentuk Surat

Seluruh surat organisasi (resmi), kecuali jenis surat

khusus, ditulis dengan bentuk Block Style, yaitu seluruh bentuk

surat yang ketikannya dari kata pembukaan sampai nama

penandatangan surat berada di tepi yang sama.

3) Jenis Surat

Surat-surat resmi organisasi dikelompokkan kedalam dua

jenis surat, yakni Umum dari Khusus. Surat umum adalah

surat biasa yang rutin diterbitkan sebagai sarana komunikasi

tertulis dikalangan internal maupun eksternal organisasi. Surat

khusus adalah jenis surat yang menyatakan penetapan

keputusan organisasi, produk normatif organisasi dan

landasan pijak organisatoris., jenis tersebut diklasifikasikan ke

dalam dua sifat; intern dan ekstern.

4) Kertas Surat

6
 Seluruh surat diketik diatas kertas berukuran folio berat 70

gram dan berkop (kepala surat pemerintahan). Kop berikut

amplop berisikan :

(1) Lambang tingkat pemerintahan,

(2) Tulisan berupa tingkat kepengurusan dan alamat

organisasi.

5) Nomor Surat

Seluruh surat resmi organisasi di semua tingkatan memiliki

nomor yang terdiri atas:

(1) Nomor urut surat.

(2) Tingkat dan periode Kepengurusan.

(3) Jenis surat dan nomor surat.

(4) Penanda tanganan surat.

(5) Bulan pembuatan surat

(6) Tahun pembuatan surat.

6) Bahasa surat :

7
(1) Menggunakan bahasa yang komunikatif, dapat dimengerti

artinya oleh penulis surat

(2) Bahasa baku/resmi, yaitu sesuai dengan kaidah Bahasa

Indonesia

b. Stempel

Stempel resmi organisasi berisi :

(1) Lambang pemerintahan disebelah kiri

(2) Tulisan disebelah kanan terdiri atas :

Tingkatan kepengurusan,

Nama organisasi tingkatan,

Nama tempat atau daerah, Seluruh jenis stempel disemua

tingkatan menggunakan tinta stempel (stamp-ink) warna

ungu.

c. Buku Agenda

1) Ukuran Buku Pada dasarnya seluruh jenis buku dapat

digunakan sebagai buku agenda, asalkan sesuai dengan

kolom yang diperlukan.

8
2) Model Buku Buku agenda surat terdiri atas buku agenda

surat keluar dan buku agenda surat masuk, model yang

digunakan keduanya sebagai berikut :

Buku agenda surat keluar, terdiri atas kolom;

tanggal pembuatan

tanggal pengiriman

Perihal surat

Keterangan Buku agenda surat masuk, terdiri atas kolom

Nomor urut penerimaan

Nomor surat

Alamat surat / pengirim

Tanggal surat; tanggal pembuatan tanggal

penerimaan

Perihal surat

Keterangan

d. Buku Kas

9
1) Ukuran Buku Kas Semua jenis buku dapat digunakan

sebagai buku kas, asalkan sesuai dengan kolom yang

diperlukan.

2) Model Buku Kas Buku kas untuk seluruh jenis kegiatan

pada semua tingkatan organisasi menggunakan model

buku kas yang terdiri dari atas kolom;

(1) Nomor urut penerimaan

(2) Uraian sumber kas

(3) Jumlah uang yang diterima

(4) Nomor urut pengeluran

(5) Uraian penggunaan kas

(6) Jumlah uang yang dikeluarkan

e. Buku Inventaris

1) Ukuran Buku Inventaris

Buku Inventaris dapat menggunakan pelbagai jenis dan

ukuran buku yang sesuai dengan kolam yang diperlukan

2) Model Buku Inventaris

10
 Buku inventarisasi untuk semua tingkatan organisasi

menggunakan model buku yang terdiri atas kolom :

(1) Nomor urut.

(2) Nama barang.

(3) Merk barang.

(4) Tahun pembelian.

(5) Jumlah barang

(6) Keadaan barang

2. Pedoman Teknis

a. Surat

1) Sebelum proses pengetikan surat,sedapat mungkin

membuat draf atau konsep untuk surat terlebih dahulu

guna menghindari kesalahan atau kekeliruan dalam

pengetikan

11
2) Agar mempermudah pemantauan dan pengecekan surat,

maka seluruh jenis surat harus dibuatkan copy atau

salinannya buat di file atau di arsip

3) Dalam pembuatan surat resmi organisasi yang harus

diperhatikan adalah kode atau sandi yang terkandung

dalam nomor surat. Pembatasan pada setiap item kode

atau sandi ditandai dengan titik dan bukan dengan garis.

Contoh nomor surat

Nomor : 016.PRW-IX. 02-007.A-I.01.2002

016 = Nomor urut surat

PRW = kode tingkat Pengurus

RW -IX = Periode kepengurusan

02 = Jenis surat ekstern

-007 = Nomor urut surat jenis tersebut

A-I = Ditandatangani Ketua dan Sekretaris/

B-II = Ditandatangani Wakil Ketua dan Wakil Sekretaris

01 = Bulan ditetapkannya surat

12
2012 = Tahun pembuatan surat keterangan

(1) Nomor surat : diisi berdasarkan urutan pengeluaran surat

(2) Tingkat kepengurusan : kode berdasarkan tingkatan

pemerintahan

(3) Jenis Surat dan Nomor urut :

Internal khusus,seperti surat keputusan ditandai dengan

kode : 01

Internal Umum,seperti surat-surat biasa selain surat

keputusan, ditandai kode : 02

Eksternal khusus,seperti surat mandat khusus,audensi

dengan pejabat dll, dipakai kode : 03

Eksternal umum adalah surat yang bersifat umum,ditandai

dengan kode : 04.

(4) Penandatanganan Surat

Jika penendatangan surat adalah ketua dan sekertaris,

ditandai dengan A-I

13
 Jika penandatangan surat adalah ketua dan wakil sekertaris,

ditandai dengan A-II

Jika penandatanganan surat adalah wakil ketua dan wakil

sekertaris, ditandai dengan B=II

(5) Bulan Surat Kode bulan surat sesuai dengan bilangan

bulan dan ditulis dengan angka Arab.

(6) Tahun Surat Kode tahun ditulis sesuai dengan bilangan

tahun dibuatnya surat.

Contoh Surat

SENAT MAHASISWA

FAKULTAS DAKWAH DAN KOMUNIKASI

KBM UIN Sunan Gunung Djati Bandung

Sekretariat : Jl. A.H Nasution 105. Gedung Study Center Lantai

II. Kampus UIN Sunan Gunung Djati Bandung. 14046

No. : 004.SEMA-F-III.AI.004.V.2011

Lamp : Satu lembar

14
Hal : Pemberitahuan

Kepada Yth Pudek III

Fakultas Dakwah dan Komunikasi UIN SGD Bandung

di

Tempat,

Assalamualaikum Warahmatullah Wabarakatuh

Salam silaturahmi teriring doa kami sampaikan semoga

Bapak/Ibu/Sahabat senantiasa dalam lindungan-Nya, serta

eksis dalam memperlancar aktifitas keseharian. Amin

Selanjutnya, sehubungan dengan proseses

keberlangsungannya kinerja kepengurusan SEMA-F dakwah

dan komunikasi. Dengan ini kami memberitahukan kepada

Bapak/Ibu bahwa demi tewujud dan terlaksanakannya frogram-

frogram kinerja senat yang menjadi amanat pada rapat kerja

(Raker). Maka dipandang perlu untuk mempersiapkan segala

hal yang akan mendukung suksesnya frogram tersebut, kami

selaku pengurus mengharapkan dukungan dan partisipasinya

15
demi tewujudnya kinerja SEMA-F yang optimal dan sesuai

dengan harapan.

Demikian surat pemberitahuan ini kami buat atas perhatian

dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Wallahul Muwafieq ilaa Aqwaamith Tharieq

Wassalamualaikum Warahmatullah Wabarakatuh

Bandung, 2 Mei 2011

Mengetahui,

Ketua Umum,

Sekretaris Umum,

Yudi Rahman

Anggi Afriliani

16
4) Seluruh jenis surat keluar yang dikirim melewati hirarki

organisasi secara vertikal, wajib memberikan tembusan.

5) Untuk surat kepanitiaan sedapat mungkin berpedoman

pada tata cara penomoran surat sebagaimana tercantum

diatas.

6) Penandatanganan seluruh jenis aurat- surat harus

menggunakan tinta warna hitam.

b. Stempel

(1) Pembubuhan stempel organisasi pada surat resmi

organisasi diusahakan sedapat mungkin agar tertera

ditengah tengah antara dua tandatangan pengurus dan

tidak menutupi nama pengurus yang bertandatangan.

(2) Pengurus yang berwenang stempel organisasi adalah

Ketua Umum atau atau Sekretaris Umum.

(3) Pembuatan stempel kepanitiaan harus mencantumkam

lambang pemerintahan disebelah kiri dan tulisan yang

menunjukan jenis kepanitiaan disebelah kanan,dengan

ukuran yang serasi dan seimbang.

17
c. Buku Agenda

(1) Buku agenda berfungsi untuk mendokumentasikan

seluruh jenis surat, baik surat keluar ataupun surat masuk,

agar buku tersebut dapat berfungsi sebagaimana

mestinya, maka perlu dipelihara dan disimpan secara baik

setelah dipergunakan.

(2) Buku agenda harus senantiasa ditempatkan diatas meja

kerja, terutama kita sedang membuat surat atau ketika

menerima surat dari instansi lain.

(3) Kolom-kolom yang terdapat dalam buku agenda surat,

baik keluar maupun kedalam berjumlah 6 ( enam ) kolom.

Agenda Surat Keluar

Tgl.
No Asal Tgl. Nomor Isi Tujuan
Terima Pengirim Penerima Ket.
Urut Surat Surat Surat Ringkas Surat
Surat
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)

Agenda Surat Masuk

Pen

Tgl/

Tgl/

Disposisi

18
 tujuan

isi
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) ( 8) ( 9) (10) (11)

Keterangan :

(1) No.Urut : diisi nomor urut surat masuk di unit kearsipan

(2) Tgl. Terima Surat : diisi tanggal surat diterima di unit kearsipan

(3) Asal Surat : diisi nama atau instansi pengirim surat

(4) Tanggal Surat : diisi tanggal yang tertera pada surat

(5) Nomor Surat : diisi nomor yang tertera pada surat

(6) Isi Ringkas : diisi isi ringkas dari surat

(7) Tujuan Surat : diisi alamat tujuan yang tertera pada surat

(8) Unit Pengolah : diisi unit pengolah tujuan surat setelah

diarahkan sesuai dengan isi ringkas surat

(9) Penerima pengolah

(10)Paraf dan nama : diisi paraf dan nama penerima surat di

unit

19
(11)Tgl. : diisi tanggal penerimaan

surat di unit pengolah (11) Ket. (Keterangan) : diisi

hal -hal yang tidak tercakup dalam kolom lain seperti

surat berupa faks/email, tidak ada lampiran atau lampiran

tidak lengkap.

d. Buku kas

3) Seluruh jenis kegiatan yang berkaitan dengan penerimaan

dan pengeluaran dana organisasi, harus tercatat dalam

buku Kas, terdiri atas:

(1) Buku Harian

(2) Neraca Bulanan

(3) Neraca Tahunan

4) Segala penerimaan dana harus dicatat di dalam Buku Kas

bagian kiri (debet) dan pengeluaran dana bagian kanan

(kredit). Kelebihan atau kekurangan dalam penjumlahan

uang disebut saldo.

20
5) Pengurus yang berwenang menyimpan dan

mempergunakan Buku Kas adalah Bendahara/wakil

bendahara, pada setiap jenjang kepengurusan organisasi.

Contoh :

21