DOKUMEN

CENTRALIZED INTEGRATED PANDUAN

VENDOR DATABASE VENDOR
ver 1.1
DAFTAR ISI

DAFTAR ISI................................................................................................................................................ i
DAFTAR GAMBAR.................................................................................................................................... ii
DAFTAR TABEL ....................................................................................................................................... iii
I. Pendahuluan ................................................................................................................................... 1
1.1 Tentang Dokumen....................................................................................................................... 1
1.2 Deskripsi Umum Sistem .............................................................................................................. 1
1.3 Alur Konteks Bisnis ...................................................................................................................... 2
1.4 Definisi Singkatan ........................................................................................................................ 3
II. Penggunaan Aplikasi ....................................................................................................................... 4
2.1 Vendor Registrasi .................................................................................................................... 5
2.2 Login Vendor ........................................................................................................................... 9
III. Daftar Alamat dan Kontak KKKS CIVD ....................................................................................... 11
IV. PIC Kontraktor KKKS CIVD ......................................................................................................... 15

i
DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 - 1 Alur Konteks Bisnis CIVD ................................................................................................... 2

Gambar 2 - 1 Halaman Utama CIVD ........................................................................................................ 5
Gambar 2 - 2 Pilih KKKS ........................................................................................................................... 5
Gambar 2 - 3 Form Registrasi Vendor ..................................................................................................... 6
Gambar 2 - 4 Pengisian field pada form ................................................................................................. 7
Gambar 2 - 5 Form registrasi vendor berhasil dikirim ............................................................................ 8
Gambar 2 - 6 Email untuk membuat password CIVD ............................................................................. 8
Gambar 2 - 7 Halaman untuk membuat password CIVD ........................................................................ 9
Gambar 2 - 8 Halaman Utama CIVD ........................................................................................................ 9
Gambar 2 - 9 Halaman Login CIVD ........................................................................................................ 10

ii
DAFTAR TABEL

Tabel 1 - 1 Daftar Istilah ........................................................................................................ 3

iii
 I. Pendahuluan

1.1Tentang Dokumen

Dokumen Panduan merupakan dokumen yang dapat digunakan oleh pengguna dalam menggunakan
aplikasi web Centralized Integrated Vendor Database (CIVD). Dalam Dokumen Panduan ini akan
dijelaskan tata-cara dan langkah-langkah yang diperlukan dalam menggunakan aplikasi web ini.
Diharapkan dengan adanya Dokumen Panduan ini pengguna dapat mengguna aplikasi CIVD dengan
mudah.

1.2Deskripsi Umum Sistem

CIVD yang diperuntukkan bagi KKKS dan Vendor merupakan sistem database rekanan (vendor) yang
terpusat dan terintegrasi sehingga dapat meningkatkan efisiensi dalam proses penilaian persyaratan
administrasi pra-kualifikasi rekanan, yang meliputi dokumen seperti:
* Akta Pendirian Perusahaan
* SK Pengesahan Akta Pendirian
* SK Perubahan Terakhir (jika ada)
* Surat Izin Usaha
* Tanda Daftar Perusahaan
* Surat Keterangan Domisili
* NPWP
* Bukti Setoran Pajak Terakhir
* Neraca Rugi/Laba Terakhir
* SKT MIGAS (jika dibutuhkan)

1
1.3 Alur Konteks Bisnis

Internal Hierarchy
SPDA
Approval

Vendors Original
Documents
Verification

Vendor Update CIVD Admin

Required Docs Review

Username & Online Register

Password Endorsement

Online Register

Vendor Page Internal KKKS Page

KKKS CIVD Webpage

CIVD

Gambar 1 - 1 Alur Konteks Bisnis CIVD

Dari gambar alur konteks bisnis di atas, aplikasi CIVD dapat diakses oleh pengguna dari sisi KKKS
maupun Vendor. Vendor melakukan registrasi secara online dan memasukkan semua syarat-syarat
berupa dokumen yang kemudian akan direview oleh KKKS. Dalam proses tersebut dapat juga
dilakukan klarifikasi dokumen asli oleh KKKS jika diperlukan guna memverifikasi persyaratan yang
telah diajukan. Setelah KKKS selesai melakukan persetujuan secara online, Vendor akan terdaftar
dalam sistem sebagai anggota CIVD.

2
1.4 Definisi Singkatan

Berikut daftar istilah yang terdapat dalam dokumen panduan ini.

Istilah Deksripsi
KKKS (K3S) Kontraktor Kontrak Kerja Sama
SPDA Surat Pengganti Dokumen Administrasi
CIVD Centralized Integrated Vendor Database

Tabel 1 - 1 Daftar Istilah

3
 II. Penggunaan Aplikasi

Untuk memulai akses terhadap aplikasi CIVD ini:

1. Bukalah aplikasi CIVD melalui web browser (direkomendasikan IE versi 10 ke atas, Chrome latest,
atau Mozila FireFox latest) dengan alamat url sebagai berikut:
https://www.civd-migas.com/
2. Kemudian tekan Enter pada tombol keyboard atau klik tombol Go pada browser.
3. Akan muncul tampilan halaman depan aplikasi CIVD sebagai berikut.

Gambar 2. 1 Halaman Utama CIVD

Gambar di atas adalah halaman awal yang akan muncul ketika mengakses situs CIVD, pada halaman
tersebut ada list pengumuman dari KKKS dan juga menu untuk masuk ke dalam sistem dan juga
registrasi untuk vendor baru.

4
2.1 Vendor Registrasi

Untuk masuk ke dalam sistem dan terdaftar pada KKKS, vendor baru harus melakukan registrasi
terlebih dahulu, dengan mengklik menu link Vendor Registrasi.

Gambar 2 - 1 Halaman Utama CIVD

Tahap awal yang harus dilakukan adalah vendor memilih KKKS yang akan bertindak sebagai
verificator dan approver data profil vendor seperti gambar dibawah ini.

Gambar 2 - 2 Pilih KKKS

Jika suatu saat Vendor ingin diverifikasi oleh KKKS yang berbeda maka Vendor dapat memindahkan
proses verifikasi setelah persetujuan profilnya tahap pertama sudah final terlebih dahulu (akan
dijelaskan pada bagian berikutnya).

5
Setelah memilih salah satu KKKS maka halaman yang akan muncul selanjutnya form pengisian
registrasi vendor, sebagai berikut.

Gambar 2 - 3 Form Registrasi Vendor

Form tersebut digunakan untuk mengisi informasi mengenai vendor yang akan mendaftar ke KKKS,
perlu di ingat bahwa nomor NPWP bersifat unik, artinya satu nomor NPWP hanya bisa digunakan oleh
satu vendor selama terdaftar di CIVD akan dikunci dan tidak bisa dirubah lagi dikemudian, jadi agar
dipastikan input nomor NPWP tidak salah. Email yang digunakan juga harus email yang aktif, karena
username dan tautan untuk membuat password yang akan digunakan di dalam sistem CIVD akan
dikirim ke email tersebut, jadi agar dipastikan input email juga tidak salah. Dokumen NPWP dan
Lampiran Form Registrasi yang akan diunggah adalah file dengan tipe PDF. Template untuk Lapiran
Form Registrasi bisa di download lewat tombol Download Form Registrasi di bagian kanan atas form.

6
 Gambar 2 - 4 Pengisian field pada form

Ketika form registrasi sudah diisi dengan benar dan lengkap, jangan lupa mengisikan komentar yang
akan dibaca oleh KKKS Admin, dan juga bagian captcha untuk keamanan sistem (captcha boleh ditulis
dalam huruf kecil semua) kemudian klik tombol Kirim maka konfirmasi final akan muncul. Klik tombol
Ya untuk mengkonfirmasi.
Setelah itu akan muncul notifikasi seperti gambar di bawah ini yang berarti bahwa permohonan
registrasi vendor telah diterima sistem, dan sistem mengirimkan username dan tautan untuk
membuat kata sandi melalui email yang telah dimasukkan sebelumnya yang akan digunakan oleh
Vendor untuk mengakses aplikasi. Sementara itu proses verifikasi akan dilanjutkan ke Admin KKKS.

7
 Gambar 2 - 5 Form registrasi vendor berhasil dikirim

Email yang akan diterima vendor adalah sebagai berikut.

Gambar 2 - 6 Email untuk membuat password CIVD

Setelah tautan di klik maka, akan muncul halaman untuk membuat password. Isikan password (kata
sandi) dengan ketentuan sebagai berikut:
- Sekurang-kurangnya terdiri dari 8 digit gabungan angka (0 9) dan huruf (a - z)
- Setidaknya mengandung 1 digit huruf kapital

8
 - Setidaknya mengandung 1 digit huruf kecil
- Tidak menggunakan special karakter # (hashtag).
Klik tombol Kirim jika kata sandi sudah sesuai dan harap agar diingat. Jika sukses maka halaman awal
CIVD akan ditampilkan kembali.

Gambar 2 - 7 Halaman untuk membuat password CIVD

2.2 Login Vendor

Setelah pengguna membuat kata sandi (password) yang akan digunakan, maka pengguna akan
diarahkan kembali ke halaman awal aplikasi.

Gambar 2 - 8 Halaman Utama CIVD

9
Pengguna yang telah memiliki username dan password kini dapat masuk kedalam sistem dengan
memilih menu Masuk.

Gambar 2 - 9 Halaman Login CIVD

Jangan lupa untuk menginput captcha untuk keamanan sistem. Captcha boleh diketik huruf kecil
semua. Setelah data sesuai tekan tombol Enter atau klik tombol Masuk. Setelah login berhasil maka
akan muncul halaman daftar pekerjaan, pada saat ini mungkin daftar pekerjaan vendor masih kosong,
karena vendor harus menunggu verifikasi terlebih dahulu dari admin KKKS.

10
 III. Daftar Alamat dan Kontak KKKS CIVD

Berikut ini alamat kontak masing-masing KKKS untuk melakukan konfirmasi lebih lanjut.

I. ConocoPhillips
Vendor Management Team
COPI Receiving Facilities (CRF) Cilandak Commercial Estate No. 401
Jakarta 12075, Indonesia
Email : civd [at] conocophillips [dot] com

II. PT Pertamina EP
a. PT Pertamina EP Head Office: Menara Standard Chartered LT. 21, Jl. Prof Dr. Satrio
Kav 164, Jakarta. (PT Pertamina EP Head Office, Asset 1, Asset 4 dan Asset 5)
b. PT Pertamina EP Asset 2: Jl. Jend. Sudirman No. 3 Prabumulih, Sumatera Selatan.
c. PT Pertamina EP Asset 3: Jl. Patra Raya No. 1 Klayan, Cirebon, Jawa Barat.
Email : pep-srm [dot] scm [at] pertamina [dot] com

III. Star Energy

Gedung Wisma Barito Pacific Lt.11 Tower A
Jl. Let. Jend. S. Parman Kav.62-63, Slipi, Jakarta 11410.

IV. JOB PERTAMINA TALISMAN JAMBIMERANG

PHE TOWER lt. 12-15, jl TB Simatupang kav 99, Jakarta 12520
Email : mira [dot ] fajar [at] jambimerang [dot] co [dot] id

V. Premier Oil
Gedung Bursa Efek Indonesia Tower 1, Lantai 10
Jl. Jend. Sudirman Kav. 52-53 Jakarta 12190
Yuliana Angely Constance Email: Yconstance [at] premier-oil [dot] com
Telp: 021-5151800

VI. Petrochina Internal Companies in Indonesia.

Gedung Menara Kuningan 16th,19th,21st- 27th Floor, Jl. HR. Rasuna Said Blok X-7, Kav.5,
Jakarta 12940
PO.BOX 1209, Jakarta 10012, Indonesia.
Telp: (021) 57945300 Fax: (021) 57945301,57945302,57945303

Penyedia Barang:
Arifin Wayner Manurung : a [dot] manurung [at] petrochina [dot] co [dot] id
Sumadi Sumanto : Sumadi [dot] sumanto [at] petrochina [dot] co [dot] id

11
 Penyedia Jasa
Parno : Parno [at] petrochina [dot] co [dot] id

VII. Chevron Indonesia Company

Jakarta:
Sentral Senayan 1 Office Tower, Lt. 11
Jl. Asia Afrika No. 8
Jakarta Selatan 10270

Rumbai:
PT. Chevron Pacific Indonesia
Loket Pendaftaran Tender
South Office Rumbai
Pekanbaru, Riau 28271
Prihartanto Setiawan
Telp. : 0761-944541, E-mail: prihart [at] chevron [dot] com

Balikpapan:
Chevron Indonesia Company
Komplek Pasir Ridge
Balikpapan
Kalimantan Timur

VIII. Kangean Energy Indonesia Ltd

Gedung Wisma Mulia Lt. 25 & 26
Jl. Jend. Gatot Subroto No. 42 Jakarta 12710
Telp. 021-25504880
Fax. 021-2550-4888

IX. CNOOC SES Ltd.

Gedung Bursa Efek Indonesia, Tower 1 lantai 23
Jl. Jend. Sudirman Kav 52-53, Jakarta Selatan 12190

12
X. PT Medco E&P Indonesia

The Energy Building 23th Floor SCBD Area Lot 11A

Jl. Jend. Sudirman Kav. 52-53 Jakarta
Contact email : vpm [dot] admin [at] medcoenergi [dot] com

XI. PT PHE ONWJ

PHE Tower, 5th Floor
Jl. TB. Simatupang Kav.99 Jakarta 12520
Jusuf Samma 021 7854 3930 jusuf [dot] sama [at] pertamina [dot] com

XII. BOB PT. Bumi Siak Pusako Pertamina Hulu

RDTX Tower Lantai 20. Jl. Prof. Dr. Satrio
Kav. E IV/6. Mega Kuningan, Jakarta 12950
Telp. 021 57991552
Fax. 021 57991553

XIII. JOB PERTAMINA TALISMAN (OGAN KOMERING) LTD

Setiabudi Atrium 7th Floor
Jl. H.R. Rasuna Said Kav. 62
Jakarta 12920
Email :
PNovrizal [at] job-ptok [dot] com
OganKomeringCIVD [at] job-ptok [dot] com

XIV. Petrogas (Basin) LTD.

Sahid Sudiman Center 53rd Floor
Jl. Jend. Sudirman No. 86, Jakarta 10220
Telp. +62-21-29880628
Email: Anggayanti, anggayanti [at] rhpetrogas [dot] co [dot] id

XV. VICO Indonesia

Wisma Mulia 48-49 Floor
Jl. Jend Gatot Subroto No. 24 42 Jakarta 12710
Telp/Fax, 021-5236494 / 021-5236340
Email: Esther Elias, Admin.STLK [at] vico [dot] co [dot] id

13
 Alamat Verifikasi Dokumen Jakarta:
Wisma Mulia 48th Floor
Jl. Jend Gatot Subroto No. 42
Jakarta 12710

Alamat verifikasi Kalimantan Timur:

VICO Indonesia,
Annex Building 2 Floor
Jl. Cendrawasih No. 1
Muara Badak Kalimantan Timur 7538

XVI. PT. Hexindo Gemilang Jaya

Graha Ortus Lt.7
Jl Wahid Hasyim No.4, Jakarta Pusat, DKI Jakarta 10340
Telp. 0213043 4000
Email: Procurement Admin, Proc-admin [at] ramba [dot] co [id]

XVII. Husky CNOOC Madura Limited

Jakarta Office:
Indonesia Stock Exchange Building
Tower 1, 24th Floor
Jl. Jend. Sudirman Kav. 52 Jakarta 12190
Telp/Fax 021-5159710/021-5159880

Surabaya Office:
Intiland Tower 11th Floor
Jl. Panglima Sudirman 101-103 Surabaya 60271
Email:
Wendy Darman, Wendy_darman [at] hcml [dot] co [dot] id
Wahidin Rasmin, wahidin_rasmin [at] hcml [dot] co [dot] id

14
 IV. PIC Kontraktor KKKS CIVD

I. BOB BUMI SIAK PUSAKO PERTAMINA HULU : Rafiq Imtihan / Dhani

II. PT CHEVRON PACIFIC INDONESIA : Nuri Pradyamiralfi
III. CNOOC SES LTD. : Cattalya Nurhening
IV. CONOCO PHILIPS INDONESIA INC. LTD. : Fenny Tandra
V. JOB PERTAMINA TALISMAN (OK) LTD. : Putra Novrizal
VI. JOB PERTAMINA TALISMAN JAMBI MERANG : Mira Fajar
VII. EMP MALACCA SRAIT S.A : Wulan Pujiastuti
VIII. PT MEDCO E&P INDONESIA : Heru Setyo Ajie
IX. PT PERTAMINA EP : Ridwan Riyanto
X. PT PHE OFFSHORE NORTH WEST JAVA : Jusuf Sama
XI. PETROCHINA INTERNATIONAL JABUNG LTD. : Arifin W. Manurung
XII. PREMIER OIL NATUNA SEA B.V : Yuliana Angely Constance
XIII. KANGEAN ENERGY INDONESIA LTD. : Suherman Herang
XIV. STAR ENERGY (KAKAP LTD.) : Danu Yudhono

[ END DOCUMENT ]

15