Anda di halaman 1dari 12

KEGAGALAN PROYEK SISTEM INFORMASI

LATAR BELAKANG
Proyek Sistem Informasi adalah proyek yang berhubungan perangkat
lunak/Sistem informasi dalam suatu sistem komputer. Tentunya dengan adanya
proyek sistem informasi ini sangat diperlukan adanya manajemen yang kuat yang
melatar belakangi proyek sistem informasi ini secara mendetail. Hubungan relasi
antar setiap bagian dalam proyek sangat diperlukan untuk mencegah terjadinya
kegagalan dalam proyek sistem informasi. Kegagalan dalam sistem informasi sendiri
terdiri dari banyak faktor yang meliputi scope (pandangan), time (waktu), cost
(biaya) dan quality (kualitas).
Pada dasarnya kematangan pada proses planning menjadi awal penerapan
dalam proyek sistem informasi mulai dari pemikiran mengenai scope pada suatu
proyek sehingga tahu kapan proyek ini dimulai dan kapan proyek ini mulai berakhir,
pemikiran mengenai time untuk mengetahui kapan proyek ini dapat selesai hingga
tepat pada waktu yang telah disepakati oleh customer. Pemikiran waktu juga dapat
mempengaruhi tingkat kepercayaan customer kepada perusahaan karena apabila
jika waktu sudah jatuh tempo tetapi proyek belum selesai akan sangat
mempengaruhi kepercayaan konsumen yang hilang. Selain itu pemikiran mengenai
cost juga sangat diperlukan. Biaya yang kecil dengan kualitas yang baik sangat
diinginkan oleh konsumen, oleh karena itu cost juga sangat mempengaruhi
konsumen dari segi kualitas yang dihasilkan oleh perusahaan dalam membuat
proyek tersebut.
Dengan persiapan memikirkan 4 konsep diatas perusahaan diharapkan
mampu untuk membuat pemikiran yang matang dalam setiap proses dalam proyek.
Setidaknya tingkat kegagalan proyek yang akan ditimbulkan dalam setiap proyek
akan mengecil presentasenya dibandingkan tanpa persiapan yang matang. Adapun
faktor kegagalan lain yang ditimbulkan dalam proyek sistem informasi seperti
tenaga kerja, proses pengontrolan dalam proyek, pihak supplier yang kurang
konsisten, dll. Kegagalan dalam satu proses proyek akan mengakibatkan
terhambatnya proses proyek yang lain karena dalam proses proyek akan saling
berhubungan antara yang satu dengan yang lainnya. Untuk itu, analisa untuk
mempelajari setiap kegagalan kegagalan proyek sangat diperlukan bagi
pembelajaran agar perusahaan tidak gagal pada kesalahan yang sama pada proyek
lain.
PEMBAHASAN
Proyek Sistem informasi hendaknya diperlukan tahapan dalam
pengelolaannya. Adapun beberapa tahap yang dilakukan dalam proyek sistem
informasi ini :
1. Melakukan investigasi awal
Investigasi awal sangat diperlukan setiap perusahaan dalam hal perencanaan awal
suatu proyek sistem informasi. Adapun hal hal yang dapat dilakukan pada tahap
awal ini :
a. Melakukan analisis awal, anda perlu mencari apa yang menjadi tujuan
organisasi dan sifat serta cakupan masalah, selanjutnya melihat apakah masalah
yang dipelajari cocok dengan tujuan tersebut.
b. Mengajukan solusi-solusi alternative, Solusi-solusi alternative bisa diperoleh
dengan mewawancarai orang dalm organisasi, klien ayau pelanggan yang
terpengaruh oleh sistem, pemasok dan konsultan.
c. Mendeskripsikan biaya dan keuntungan , anda perlu mendaftarkan biaya
maupun keuntungan secara terperinci. Biaya akan tergantung dari keuntungan
yang bisa menawarkan penghematan.
d. Menyerahkan rencana awal, Semua yang anda temukan digabung dalam
suatu laporan tertulis, pembaca laporan ini bisa saja eksekutif yang punya
wewenang untuk memutuskan dan menjalankan proyek. Anda harus
mendeskripsikan solusi-solusi potensial, biaya, dan keuntungan dan memberikan
rekomendasi bagi anda.

2. Menganalisis Sistem
Setelah melakukan tahap investigasi tahap selanjutnya adalah menganalisis sistem
yang dibutuhkan oleh customer. Analisis ini merupakan tugas awal perancangan
scope suatu proyek sistem infomasi.
Hal hal yang harus dilakukan pada tahap analisis sistem :
a. Mengumpulkan data, dalam upaya mengumpulkan data, anda akan meninjau
dokumen tertulis, mewawancarai pegawai dan manager, membuat kuesioner dan
mengobservasi rang dan proses-proses di tempat kerja.
b. Menganalisa data, data yang telah dikumpulkan kemudian dianalisis. Ada
banyak piranti analitik yang dapat dipakai, piranti pemodelan memungkinkan
analisis sistem menampilkan representasi sistem dalam bentuk gambar, misal data
flow diagram atau diagram aliran data. Dan Perangkat CASE (Computer Aided
Software Engineering) adalah program yang mengotomatisasi berbagai aktivitas
SDLC. Contoh programnya ialah Analyst Pro, Visible Analyst dan Sistem Architect.
c. Menulis laporan, perlu membuat laporan setelah selesai melakukan analisis.
Ada 3 bagian, yang pertama, harus menjelaskan cara bekerja sistem yang sudah
ada. Kedua, harus menjelaskan masalah-masalah pasa sistem yang ada. Ketiga
harus mendeskripsikan ketentuan-ketentuan untuk sistem baru dan memberikan
rekomendasi tentang apa yang akan dilakukan selanjutnya.

3. Mendesain Sistem
Tahap selanjutnya adalah mendesain sistem. Tujuan fase ini adalah membuat desai
awal, lalu desain yang detail, dan membuat laporan.
Hal hal yang perlu dilakukan dalam mendesain sistem :
a. Membuat desain awal, desin awal mendeskripsikan kpabilitas fungsional secar
umum dari sistem sistem informasi yang diusulkan. Perangkat yang digunakan pada
fase ini adalah perangkat CASE dan perangkat lunak managemen proyek.
Prototyping juga digunakan pada tahap ini, prototyping ialah pengguna workstation,
perangkat CASE dan aplikasi perangkat lunak lain untuk membuat model kerja dari
komponen sistem sehingga sistem baru bisa segera diuji dan dievaluasi. Jadi
prototype adalah sistem dengan kemapuan kerja terbatas yang dikembangkan
untuk menguji konsep-konsep desain.
b. Membuat desain yang detail, desain yang detail menggambarkan bagaimana
sistem informasi yang diusulkan mampu memberikan kapabilitas yang digambarkan
secara umum dalam desain awal.
c. Menulis laporan, semua pekerjaan dala desain awal dan desain yang detail
akan dikemas dalam laporan yang terperinci. Anda bisa melakukan persentasi atau
diskusi saat menyerahkan laporan ini kepada manajemen senior.

4. Mengembangkan Sistem
3 langkah yang diperlukan dalam mengembangkan sistem :
a. Mengembangkan atau mendapatkan perangkat lunak, analisis sistem harus
membuat keputusan yang disebut keputusan membuat-atau-membeli. Dalam
keputusan tersebut, anda menentukan apakah akan membuat program atau
membelinya, yang artinya hanya tinggal membeli paket perangkat lunak yang
sudah ada.
b. Mendapatkan perangkat lunak, setelah memilih perangkat lunak, maka
selanjutnya meng-uprade perangkat keras untuk menjalankan perangkat lunak
tersebut. Namun bisa saja sistem tidak membutuhkan perangkat keras, atau
perangkat keras tersebut dapat disewa tanpa harus dibeli.
c. Menguji sistem, dengan perangkat lunak dan perangkat keras yang telah
diperoleh,maka dilakukan pengujian. Biasanya dilakukan dalam 2 tahap, yaitu :
- Pengujian unit : kinerja dari masing-masing bagian diteliti dengan
menggunakan data uji (disusun atau sampel). Jika program ditulis sebagai usaha
kerja sama dari banyak programmer, maka masing-masing bagian dari program
diuji terpisah.
- Pengujian sistem : bagian-bagian dihubungkan bersama-sama dengan
menggunakan data uji untuk mengetahui apakah bagian-bagian itu dapat bekerja
sama. Sistem juga dapat diuji dengan data sesungguhnya dari organisasi.

5. Mengimplementasikan Sistem
Ada 2 hal yang perlu diperhatikan dalam pengimplementasian sistem :
- Konversi ke system baru, proses transisi dari system informasi yang lama ke
yang baru, melibatkan konversi perangkat keras, perangkat lunak, dan file. Ada 4
strategi untuk melakukan konversi, yaitu :
a. Implementasi langsung : pengguna hanya berhenti menggunakan system
yang lama dan mulai mengguanakn yang baru.
b. Implementasi parallel : Sistem lama dan system yang baru berjalan
berdampingan sampai system baru menunjukkan keandalannya di saat system
lama tidak berfungsi lagi.
c. Implementasi bertahap : bagian-bagian dari system baru dibuat dalam fase
terpisah-entah waktu yang berbeda(parallel) atau sekaligus dalam kelompok-
kelompok (langsung).
d. Implementasi pilot : seluruh system dicoba, namun hanya oleh beberapa
pengguna. Stelah keandalannya terbukti barulah system bisa diimplementasikan
pada pengguna lainnya.
- Melatih pengguna, ada banyak piranti yang bisa digunkan membuat
pengguna membuat pengguna mengenal system baru dengan baik,dari
dokumentasi hingga video tape hingga pelatiah diruang kelas secara langsung
ataupun satu per satu.

6. Memelihara Sistem
Pemeliharaan system ialah menyesuaikan dan meningkatkan system dengan cara
melakukan audit dan evaluasi secara periodic dan dengan membuat perubahan
berdasarkan kondisi-kondisi baru. Meskipun pengonversian sudah lengkap, bahkan
pengguna sudah dilatih, system tidak bisa berjalan dengan sendirinya. Inilah tahap
dimana system harus dimonitor untuk memastikan bahwa system itu berhasil.
Pemeliharaan tidak hanya menjaga agar mesin tetap berjalan, namun juga meng-
upgrade dan meng-update system agar bisa mengikuti perkembangan produk, jasa,
layanan, peraturan pemerintah, dan ketentuan lain yang baru.
Setelah beberapa saat, biaya pemeliharaan akan meningkat seiring makin
banyaknya usaha untuk mempertahankan system agar tetap responsive terhadap
kebutuhan pengguna. Dalam beberapa hal, biaya pemeliharaan ini bisa
membengkak, menandakan bahwa sekaranglah saat yang tepat untuk memulai lagi
SDLC.

FAKTOR FAKTOR YANG MEMENUHI KEGAGALAN DALAM PROYEK SISTEM INFORMASI


PERUSAHAAN
Kegagalan kinerja proyek sistem informasi dikarenakan dari beberapa hal
yang mungkin disebabkan bisa dari dalam lingkup proyek itu sendiri dan juga dalam
luar lingkup perusahaan seperti faktor alam, faktor kurangnya material, dll. Dari
beberapa contoh proyek yang gagal kebanyakan yang disebabkan karena
diskomunikasi antara pihak customer dan pihak perusahaan yang melaksanakan
proyek, sehingga terkadang dapat mempengaruhi hasil dari proyek atau bahkan
kesalahanpahaman yang terjadi dari hasil proyek.
Berikut adalah beberapa faktor yang mempengaruhi gagalnya suatu proyek :
1. Scope ( Pandangan )
faktor pertama dari penyebab kegagalan proyek adalah cakupan atau scope proyek
yang dilakukan. Scope berbicara masalah cakupan pekerjaan yang dilakukan.
Terkadang hal ini yang menjadi perdebatan antara pelaksana proyek dengan pemilik
proyek. Scope yang menjadi luas diakibatkan permintaan owner yang datang terus
menerus dapat mempengaruhi waktu pelaksanaan proyek dan biaya proyek.
Terkadang hal ini dianggap hal sepele bagi sebagian project manager, dimana
mereka membuat scope menjadi fleksibel, tanpa dibatasi secara jelas dan dibuat
mekanisme perubahan (change request) jika terjadi penambahan scope proyek.
Akibatnya terjadi penambahan scope diluar perencanaan yang berakibat pada
pembengkakan biaya dan molornya waktu pelaksanaan proyek. Dimensi ini juga
menentukan baik buruknya sebuah perencanaan proyek yang dilakukan, dimana hal
ini akan sangat menentukan keberhasilan pelaksanaan proyek.

2. Time ( Waktu )
Dimensi berikutnya adalah waktu. Keterlambatan pelaksanaan suatu proyek dapat
berakibat fatal bagi proyek tersebut. Waktu yang terlambat tentunya akan
membutuhkan biaya ekstra diluar biaya proyek yang telah direncanakan. Selain itu,
keterlambatan juga dapat berakibat pada buruknya image pengembang di mata
pemberi proyek. Keterlambatan pelaksanaan proyek dapat disebabkan oleh
berbagai hal, diantaranya adalah penambahan scope, pergantian tim proyek di
tengah-tengah pelaksanaan proyek dan atau konflik internal yang terjadi pada
perusahaan pemilik proyek. Sehingga memanage waktu pelaksanaan proyek
dengan baik merupakan salah satu kunci keberhasilan dalam pelaksanaan proyek.

3. Cost ( Biaya )
Dimensi berikutnya adalah biaya proyek. Masih berkaitan erat dengan scope dan
time, biaya proyek pun merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan proyek.
Besar kecilnya alokasi biaya untuk pelaksanaan proyek akan mempengaruhi waktu
dan tentunya kualitas yang diharapkan. Permasalahan pada dimensi ini biasanya
terjadi ketika proyek sudah mengalami keterlambatan dan atau perkembangan
scope proyek diluar perencanaan.

4. Quality ( Kualitas )
Hal penting lain dalam pelaksanaan proyek adalah kualitas proyek tersebut. Untuk
proyek pengembangan sistem informasi, kualitas proyek ditentukan oleh user
melalui mekanisme user acceptance test, dimana user akan melakukan pengujian
apakah sistem yang dibangun telah memenuhi spesifikasi yang ditentukan
sebelumnya. Untuk beberapa kasus tertentu, terkadang kualitas dikorbankan
demi menekan kerugian atau memperbesar keuntungan.

5. Human Resource ( Sumber Daya Manusia )


Mengelola manusia dengan berbagai karakter bukanlah hal mudah dalam sebuah
proyek yang sifatnya sementara dan berlangsung dalam waktu yang relatif singkat.
Konflik antar anggota tim maupun konflik antara anggota tim dengan project
manager menjadi penghalang yang dapat menggagalkan tercapainya tujuan proyek
sesuai dengan perencanaan awal. Isu lain adalah rendahnya kompetensi SDM yang
dimiliki dapat mengancam selesainya proyek tepat waktu dengan kualitas yang
telah ditentukan. Permasalahan-permasalahan klasik seperti ini terkadang menjadi
penting untuk dipikirkan dalam suatu manajemen proyek. Menciptakan iklim kerja
yang kondusif mungkin dapat menjadi salah satu alternatif dalam mengatasi
permasalahan sumberdaya manusia dalam proyek.

6. Communication ( Komunikasi )
Kesalahpahaman yang terjadi baik antar tim proyek maupun antara tim proyek
dengan project manager dapat memicu konflik yang berpotensi memperburuk
atmosfir kerja yang dibangun. Dengan load yang tidak menentu, kesalahpahaman
bisa berujung menjadi pertikaian. Untuk itu, komunikasi yang baik antar sesama
anggota tim proyek perlu dijalin. Selain itu, kegagalan komunikasi biasanya terjadi
ketika mensosialisasikan project task kepada anggota dan atau transfer knowledge
tentang proyek yang akan dilaksanakan. Hal ini dapat berakibat fatal dimana
masing-masing anggota proyek akan mempunyai persepsi yang berbeda tentang
pekerjaan yang dilakukan. Bahkan besar kemungkinan apa yang dikerjakan oleh
anggota tim tidak selaras dengan tujuan dan scope proyek tersebut.

7. Risk ( Resiko )
Ada 3 (tiga) hal penting dalam memanage resiko terkait dengan pelaksanaan
proyek, yaitu bagaimana merencanakan tindakan korektif atas resiko yang
kemungkinan muncul (preventive action), atau mengambil tindakan yang
diperlukan ketika resiko tersebut terjadi dan tidak dapat lagi dicegah dengan tujuan
meminimalisasi dampak yang ditimbulkan akibat resiko tersebut(corrective action),
atau menerima resiko tersebut (accepted the risk) jika cost of risk yang ditimbulkan
lebih besar daripada mengatasi resiko tersebut.

8. Project Change ( Perubahan Rencana )


Perubahan lingkungan perusahaan pemilik proyek, baik lingkungan eksternal
maupun internal, dapat mengakibatkan munculnya permintaan-permintaan baru
yang secara langsung maupun tidak langsung akan mempengaruhi scope proyek
yang telah direncanakan. Perubahan tersebut otomatis akan mempengaruhi waktu
pelaksanaan dan biaya yang dibutuhkan. Jika perubahan terjadi tanpa adannya
penambahan biaya yang sesuai dan atau pemunduran waktu pelaksanaan proyek,
maka masalah ini bisa menjadi salah satu penyebab gagalnya proyek. Untuk itu
penting bagi project manager dalam mengelola perubahan yang terjadi, salah
satunya adalah dengan mengendalikan perubahan melalui change request form
yang berarti adanya kesepakatan baru dalam kontrak terkait perubahan yang
terjadi.

9. Desain
Informasi mungkin tidak disediakan secara cepat atau tersedia dalam sebuah
format yang tidak memungkinkan bagi pengguna atau menampilkan data yang
salah. Pengguna tidak memahami secara teknis dan harus berinteraksi dengan
sistem sering menjadi sangat kompleks dan membingungkan. Sistem informasi
dikatakan gagal jika desainnya tidak sesuai dengan struktur, budaya, dan tujuan
organisasi secara keseluruhan.

10. Data
Data dalam sistem mempunyai tingkat ketidakakurasian dan konsistensi yang
tinggi. Informasi dalam bidang-bidang tertentu bahkan membingungkan atau tidak
ditunjukan secara tepat untuk tujuan-tujuan bisnis. Informasi yang disyaratkan
dalam fungsi bisnis yang spesifik mungkin tidak dapat diakses karena datanya tidak
sesuai.

Mengukur Kesuksesan Sistem


Faktor-faktor yang dijadikan ukuran keberhasilan penerapan suatu sistem menurut
Laudon yaitu:

Sistem tersebut tingkat penggunaannya relatif tinggi yang diukur melalui polling
terhadap pengguna, pemanfaatan kuesioner, atau monitor parameter seperti
volume transaksi on-line.
Kepuasan pengguna terhadap sistem yang diukur melalui kuesioner atau
interview.
Sikap yang menguntungkan para pengguna terhadap sistem informasi dan staff
dari sistem informasi.
Tujuan yang dicapai.
Imbal balik keuangan untuk organisasi baik melalui pengurangan biaya atau
peningkatan penjualan dan profit.

Kelima ukuran tersebut dipertimbangkan menjadi limited value walaupun telah


diambil keputusan untuk mengembangkan sistem tertentu. Manfaat dari sistem
informasi tidak seluruhnya dapat dikuantitatifkan.
Dari beberapa faktor diatas dapat dibuktikan bahwa perencanaan ( planning ) harus
dilakukan secara matang agar tidak terjadi kegagalan yang diakibatkan terhadap
faktor faktor diatas. Adapun hal yang perlu dilakukan sebelum suatu perusahaan
merencanakan planning terhadap suatu proyek sistem informasi :
1. Negosiasi Pengurangan Scope
Orientasi manajemen proyek adalah bagaimana menyelesaikan proyek secepat
mungkin sehingga kerugian akibat pembengkakan biaya operasional proyek dapat
ditekan. Untuk itu, mau tidak mau, project manager harus mempersiapkan seorang
negosiator ulung agar dapat melobi pihak pemilik proyek untuk menurunkan /
mengurangi scope pekerjaan yang ada, dengan harapan kualitas dapat
dipertahankan. Pengurangan scope pekerjaan tentunya akan menjadi lelucon belaka
jika tidak disertai strategi yang tepat dalam melakukan lobi, misalnya dengan
menjanjikan versi berikutnya (pada proyek pengembangan TIK) pada proyek
selanjutnya. Hal ini memungkinkan manajemen proyek untuk mendapatkan
injection cost secara tidak langsung dengan menempatkan scope proyek yang
dikurangi pada proyek selanjutnya, tentunya dengan project cost yang baru.

2. Menambah kerugian untuk mempertahankan image baik


Alternatif lain adalah menyelesaikan proyek tersebut sesuai dengan scope yang
disepakati semaksimal mungkin, dengan mengambil resiko meningkatnya
operasional cost. Strategi ini digunakan apabila orientasi manajemen perusahaan
adalah mempertahankan citra baik di depan pelanggannya, atau jika pemilik proyek
merupakan pelanggan potensial perusahaan. Sehingga, walaupun perusahaan
menderita kerugian dari sisi biaya proyek (tangible lost), namun perusahaan tetap
berusaha untuk mempertahankan nama baik di depan pelanggannya (intangible
benefit) dengan harapan kerjasama masih dapat terjalin di masa yang akan datang.

3. Cut the project


Pilihan berikutnya adalah memutuskan proyek tersebut dan menyerahkan hasil
yang telah dilakukan apapun resikonya. Dalam risk management, istilah ini
dinamakanaccept the risk. Hal ini dilakukan dengan pertimbangan cost of risk yang
harus ditanggung lebih kecil daripada usaha menangani resiko tersebut (baik
tangible maupun intangible ). Sehingga tidak ada pilihan lain selain mengakhiri
proyek tersebut dengan menerima segala konsekuensinya.
Dengan adanya hal hal diatas diharapkan perusahaan mampu
mengendalikan kegagalan yang nantinya akan ditimbulkan oleh beberapa faktor
tadi. Dengan begitu kerugian yang ditimbulkan perusahaan tidak parah dan
membengkak sehingga cost yang dikeluarkan menjadi jauh dari yang diperkirakan
oleh perusahaan.
Adapun saran yang perlu diperhatikan dalam proyek sistem informasi :
1. Melibatkan bisnis/perencanaan teknologi informasi serta dalam pengembangan
aplikasi.
2. Memilih metode konversi penerapan teknologi informasi/aplikasi e-business yang
tidak secara langsung. Metode konversi lain yang dapat dipilih antara lain metode
bertahap, metode percontohan, atau metode paralel. Hal ini dilakukan untuk
mengurangi retensi para pegawai karena shock atas adanya penerapan teknologi
informasi yang baru.
3. Menjalankan prinsip continuous learning agar seluruh pegawai selalu merasakan
kedinamisan dalam sebuah organisasi. Sebanyak mungkin orang dalam melakukan

CONTOH KASUS :
PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk. PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk sukses
menerapkan sistem informasi online ticketing dan juga gagal dalam menerapkan
sistem kendali operasi terpadu (Integrated Operasional Control System/IOCS). PT
Garuda Indonesia (Persero), Tbk adalah perusahaan yang bergerak dibidang
transportasi udara komersial untuk penumpang yang menangani rute penerbangan
nasional dan internasional. PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk menerbangkan
armadanya ke 31 tujuan domestik dan 19 tujuan internasional, memiliki 49 branch
office dengan total sekitar 5500 karyawan. PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk
memiliki 3 SBU (citilink, kargo, GSM) dan 4 anak perusahaan (aerowisata, asyst,
GMF, abacus) yang saling berkoordinasi untuk menigkatkan performansi
perusahaan. PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk juga merupakan flag-carrier dari
negara Indonesia. Dengan sistem informasi online ticketing ini, konsumen dengan
mudah dapat memesan tiket melalui fasilitas internet, dan komunikasi internal
dalam perusahaan terjadi melalui fasilitas intranet dan ekstranet. Proses
pemesanan tiket dimulai dengan input data dari pengguna sistem, dalam hal ini
konsumen. Data ini masuk ke dalam program pemesanan tiket yang telah didesain
khusus oleh PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk melalui Internet Booking Payment
(IBP) dan Air Reservation Garuda Airlines (ARGA)). Hasil akhir dari IBP dan AGRA
adalah selembar tiket pesawat, melalui booking code yang siap dipakai terbang
menuju tujuan. Dalam melakukan konversi perubahan aplikasi dengan online
ticketing ini, PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk serta merta melibatkan
karyawannya dalam perencanaan strategi perubahan. Namun karena banyaknya
kantor cabang yang dimiliki oleh PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk sebelum
penggunaan aplikasi ini, PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk melakukan program
pelatihan agar tujuan perusahaan dalam perubahan ini dapat tercapai. Kesuksesan
penggunaan aplikasi ini tentunya telah membawa PT Garuda Indonesia (Persero),
Tbk menjadi perusahaan penerbangan terbesar di Indonesia dengan capaian laba
sebesar Rp1 triliun pada tahun 2009. Sistem kendali operasi terpadu (Integrated
Operasional Control System/IOCS) merupakan sistem informasi yang gagal
diterapkan oleh PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk. Sistem ini merupakan
gabungan sistem yang memantau pergerakan pesawat, penjadwalan awak kabin,
dan manajemen penumpang dengan investasi sebesar US$ 1.5 juta. Salah satu
kondisi yang terjadi pada saat kegagalan sistem informasi tersebut adalah jadwal
kru pesawat yang kacau, jadwal pilot yang bertabrakan, sampai-sampai ada pilot
yang sedang sakit mendapat jadwal menerbangkan pesawat. Salah satu spekulasi
kegagalan yang diprediksi adalah karena terjadi ketidak sinkronan data dalam
migrasi dari sistem lama ke sistem baru, sehingga mengakibatkan jadwal awak
kabin menjadi kacau. Selain itu juga dikarenakan operator hanya memasukkan data
terbaru itu ke sistem baru. Padahal, seharusnya data krusial itu dimasukkan ke
dalam sistem lama maupun ke IOCS. Kegagalan PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk
dalam aplikasi sistem IOCS ini terletak pada kesalahan dari SDM yang
menggunakan aplikasi tersebut karena kurangnya pelatihan dan karena kegagalan
dalam sistem konversi data. Kegagalan yang dialami ini menimbulkan kerugian bagi
PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk yang telah mengeluarkan uang 220 juta rupiah
untuk kompensasi kepada penumpang, nama baik Garuda tercoreng akibat
peristiwa ini, bertambahnya budget iklan permohonan maaf di media-media
nasional, dan lain-lain
Tanggapan :
Masalah dalam hal ini adalah mengenai Human Resource (Sumber daya manusia).
Dalam hal seperti dalam PT Garuda Indonesia (Persero) diatasa seharusnya pihak
garuda melakukan pelatihan SDM sebelum mengganti aplikasi dengan yang baru
karena kemampuan SDM dalam hal aplikasi yang baru sangat terbatas bahkan yang
terfatal adalah seperti kasus PT Garuda Indoenesia (Persero) yakni memasukan data
yang sudah ada sehingga akibatnya jadwal penerbangan pilot menjadi kacau dan
tertumpuk tumpuk. Dalam hal ini pihak perusahaan yang membuat aplikasi juga
bisa melakukan pelatihan tersendiri terhadap sumber daya manusia yang ada pada
PT Garuda Indonesia (Persero). Kurangnya kesadaran pihak PT Garuda Indonesia
(Persero) terhadap pentingnya manajemen SDM menjadi sumber dari gagalnya
sistem ini. Perencanaan SDM memiliki hubungan teritegrasi dengan manajemen
SDM. Mengunakan informasi berbagai aktifitas SDM. Sehingga Perencanaan SDM
dipandang bukan hanya sekedar fungsi personalia namun sebagai suatu proses
manajemen. Komponen Utama dalam perencanaan sumber daya manusia adalah
penentuan tipe sumber daya manusia yang dibutuhkan suatu organisasi atau
perusahaan dalam jangka waktu tertentu. Perencanaan SDM merupakan kegiatan
mengidentifikasi jumlah sumber daya manusia yang dibutuhkan organisasi untuk
mencapai tujuan di masa depan. Untuk menyusun rencana tenaga kerja, seorang
manajer SDM akan memproyeksikan penawaran dan permintaan terhadap SDM.
Perencanaan lalu menentukan perbedaan antara permintaan dengan suplai, yakni
terdapat kekurangan atau kelebebihan. Dengan demikian perencanaan tenaga
kerja. Pada dasarnya pengadaan tenaga kerja merupakan fungsi operasional
manajemen personalia, sedangkan analisis jabatan atau pekerjaan merupakan
proses mempelajari dan mengumpulkan dari berbagai informasi yang berhubungan
dengan pekerjaan atau jabatan.
1. Pengadaan tenaga kerja
Pengadaan tenaga kerja dimaksudkan untuk mendapatkan jumlah dan jenis tenaga
kerja yang tepat untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja guna mencapai tujuan
organisasi.Fungsi ini menyangkut penentuan kebutuhan tenaga kerja, rekruitmen ,
seleksi dan penempatannya.
Penentuan kebutuhan tenaga kerja menyangkut jumlah dan mutu tenaga kerja.
Sedangkan seleksi dan penempatan menyangkut masalah memilih dan menarik
tenaga kerja seperti menyeleksi formulir lamaran, test psikologi dan wawancara.

2. Analisis Jabata dan Pekerjaan


Nilai pekerjaan, baik bagi individu maupun organisasi adalah sebagai berikut:
Bagi Individu :
Mempengaruhi dan menentukan standart kehidupan, serta menggambarkan status
sosial ekonomi
Semakin besar penghasilan seseorang semakin terbuka peluang memenuhi
kebutuhan secara berkualitas dan memutuskan
Bagi Organisasi : Wahana perwujudan eksistensi dan pencapaian tujuannya.
Pekerjaan yang dilaksanakan secara produktif dan berkualitas yang mampu
menghasilkan produk pelayanan yang berkualitas.
Pengertian analisis jabatan atau pekerjaan:
a. proses menghimpun informasi setiap jabatan atau pekerjaan yang berguna
mewujudkan tujuan bisnis sebuah perusahaan.
b. Proses menghimpun dan mempelajari berbagai informasi yang berhubungan
dengan pekerjaan secara operasional beserta tanggungjawabnya.
c. Kegiatan menghimpun dan menyusun informasi berkenaan dengan tugas, jenis
pekerjaan dan tanggungjawab yang bersifat khusus.
Ada dua tujuan dari kegiatan analisis jabata atau pekerjaan:
a. Untuk menyusun uraian jabatan (job description) dan persyaratan jabatan (job
spesification).
b. Sebagai dasar untuk penilaian kerja, dan tanggungjawabnya.

3. Deskripsi Jabatan atau Pekerjaan


Hasil nanalisis jabatan atau pekerjaan sebagai rangkaian kegiatan atau proses
menghimpun dan mengimformasikan mengenai suatu jabatan atau pekerjaan yang
dirumuskan lam bentuk tertulis. Uraian tertulis tersebut berisi tentang tugas pokok
dari suatu jabatan atau pekerjaan sebagai hasil analisis jabatan atau pekerjaan.

4. Spesifikasi jabatan atau pekerjaan.


Spesifikasi jabatan adalah karateristik atau syarat-syarat pekerjaan yang harus
dipenuhi untuk dapat melaksanakan suatu jabatan atau pekerjaan tersebut.
Persyaratan pengetahuan , ketrampilan, kemampuan mental, kemampuan fisik, dan
sifat kepribadian tertentu yang dipersyaratkan pada pekerja untuk dapat
melaksanakan pekerjaan tertentu secara efektif dan efisien

KESIMPULAN
1. Langkah-langkah yang dilakukan dalam siklus pengembangan sistem
informasi (information system development cycle) mencakup: 1) investigasi, 2)
analisis, 3)desain, 4) implementasi, dan 5) pemeliharaan.

2. Setiap perubahan dalam sebuah organisasi yang dilakukan oleh manjemen


pasti akan menimbulkan resistensi dari orang-orang yang mengalaminya. Oleh
karena itu, diperlukan suatu ilmu yang dapat mengatasi hal tersebut secara tepat,
misalnya dengan dapat menggunakan aplikasi tersebut agar dapat digunakan
dengan baik. keterlibatan pemakai akhir (end user involvement) dalam perubahan
organisasi tersebut.

3. Apabila resistensi pegawai masih dirasakan dapat muncul, ada baiknya


perusahaan menggunakan pihak ketiga (outsourcing) untuk melakukan perubahan
yang mendasar terhadap aplikasi bisnis perusahan dan pengembangannya serta
untuk memberikan pelatihan kepada para pegawai agar dapat menggunakan
aplikasi tersebut agar dapat digunakan dengan baik.