RAPAT ANGGOTA TAHUNAN

KOPMA IST AKPRIND

2015

Sabtu, 24 Januari 2015

Waktu Kegiatan Perkap Tempat Pengisi / Penanggung jawab

08.00-09.00 Meja panjang (2buah), pulpen (4 buah), Di depan Sekretaris (2 org) : juga formulir pendaftaran sambil menjelaskan dan
formulir daftar hadir tamu undangan kopma auditorium IST mengisi daftar hadirnya mau yg formulir panitia/peserta/pengurus dan
lain, panitia/pengurus/anggota kopma ista, AKPRIND sticker diberikan bersamaan dengan snacknya.
ukm/hmj ista. Map biasa buat tempat formulir Konsumsi (3 org) : bagikan snack
daftar hadir (3), sticker, Pembina, FKKMI, Konsumsi (2 org) : memberikan snack dan aqua botol ke
HKMY, DISPERINDAGKOP, Purek 3 & Pembina/pemateri jika sdh dtg dan pakai nampan taplak.
Rektor, Ketum Kopma, Pengawas, Ketua
panitia.
Snack peserta (semua diusahakan pakai kardus
karena acara resmi), taplak 8: buat meja daftar
hadir, nampan, meja tamu undangan (VIP) 2,
meja proyektor, taplak meja MC. butuh jarik
(banyak) beserta paku payung dan palu. Rafia,
paku (buat banner).
Pembukaan RAT ke XXIX Siapkan kata2 buat MC (minta adminhum), Auditorim IST MC (2) : silakan ditunjuk jauh2 hari sebelum acara, jadi dia sudah
 dengan pembacaan Kalam siapkan sambutan bagi ketua panitia dan ketua AKPRIND siap mental (yoga, mila), ada latihan dari ketum atau mbak yanita.
ILLAHI umum kopma (ingatatkan h-7). MC harus bener bersedia.
Nanang Tribowo
09.00-10.00 Tamu undangan ( pembina, purek 3, rektor)
1. Sambutan Ketua Panitia Johari
2. Sambutan Ketua Kopma sekitar jam 8, humas mendatangi dan
3. Sambutan Pembina Pembina Kopma : Cyrilla Indri, ST. MT. ,
menanyakan (mengkonfirmasi) kedatangan.
Kopma Sambutan Pembantu Rektor III.
Jika benar hadir humas menjemput para tamu
4. Sambutan Pembantu DISPERINDAGKOP silakan yg memberikan sambutan plg akhir
ketika RAT benar sudah ingin dimulai.
Rektor III sekaligus diminta sekalian membuka acara jika memungkinkan memukul gong.
5. Sambutan Dinas Koperasi
(jika kiranya sambutan sudah mau selesai, pemukul gong segera
Wilayah Yogyakarta
disiapkan)

10.00-10.15 Persiapan Sidang Siapkan papan nama notulen, Pimsid 1 & 2 , Auditorim IST Pimpinan sidang 1, 2, notulen harus siap duduk di depan.
diletakan diatas meja panjang. Palu sidang, AKPRIND Acara mengingatkan peserta yang molor.
laptop untuk notulen, buku LPJ pengurus
(dibagikan ke semua peserta sidang), 3 kursi
untuk meja panjang. Softcopy tata tertib sidang,
anggaran dasar, anggaran rumah tangga, rapat
anggota, GBHK (garis besar haluan kerja),
Peraturan Organisasi (po).

10.15-10.30 Pemilihan Presidium Panitia menawarkan kepada forum pimpinan Auditorim IST pimpinan sidang 1 & 2 serta notulen mengambil alih acara dari MC.
sidang 1 & 2 dan notulen sementara, jika tidak AKPRIND
ada yg bersedia, kita tawarkan 3 orang yang
telah dipersiapkan.
10.30-10.45 Pembahasan Tata Tertib Diingatkan untuk notulen, selalu mengesave
Sidang. semua perubahan softcopy yang ada.
11.15-12.45 ISHOMA (menu makan dan jumlah harus tau)
Snack makan siang dan minum (2 jam sebelum
acara & jumlah harus tau, cara
pengambilannya), kresek besar tempat sampah.
Formulir daftar hadir untuk pengambilan
makan, snack diletakan di atas meja depan.
12.45-14.00 Sidang Pleno I, Pembahasan Semua pengurus dan semua peserta wajib on
Laporan Pertanggung jawaban time datang.
(LPJ)
14.00-15.30 Sidang Pleno II, Pembahasan Hal-hal yang telah berubah tolong di save.
AD/ART
15.30-16.00 ISHO Snack sore menunya apa, jumlahnya berapa,
ngambilnya dimana, siapa yang mau ngambil
(harus memikirkan waktu pengambilan). Sama
minumnya pakai apa (galon atau aqua gelas).
Snack dan minum ditempatkan di meja depan.
Formulir daftar hadir untuk pengambilan snack
dan minum.
Kresek sampah. Perkap dan konsumsi
Auditorim IST
AKPRIND
Auditorim IST Acara menjelaskan kepada semua peserta untuk mebuang sampah
AKPRIND& sendiri di kresek yg disediakan.
Mushola Waktu istirahat jangan sampai molor, acara sebagai pengingat.
Dipersilahkan yang mau makan dulu makan, yang mau sholat dulu
silahkan.
Kebersihan diperhatikan.
Auditorim IST Susunan tempat duduk diganti (berhadapan).
AKPRIND Kursi VIP bisa di pinggirkan (perkap).
Auditorim IST pimpinan sidang 1 & 2 dan notulen
AKPRIND Peserta yg kurang patuh tolong diingatkan.
Jika mau pulang, harus izin ke ketua umun kopma dan menyertakan
alasannya (harus penting).
Auditorim IST Konsumsi dan serketaris. (semua hal yang ada di isho ditanyakan).
AKPRIND 2 jam sebelumnya harus dipersiapkan.
& Mushola Kontrol waktu oleh acara.
Kalau mau sholat dulu atau makan dulu diperbolehkan.
 membuang sampah pada tong besar depan HM
Mesin dan satpam dan depan BAA.
16.00-18.00 Sidang Pleno III, Pembahasan Auditorim IST pimpinan sidang 1 & 2, serata notulen.
GBHK AKPRIND
18.00-19.15 ISHOMA Makan malam menunya apa, jumlahnya berapa, Auditorim IST Minum misalkan dengan galon, alat harus siap semua. Galon,
ngambilnya dimana, siapa yang mau ngambil AKPRIND& dispenser, gelas plastik. (jumlah galon dan dispenser berapa),
(harus memikirkan waktu pengambilan). Sama Mushola diletakan dibelakang.
minumnya pake apa (galon atau aqua gelas). Kontrol waktu oleh acara.
Snack dan minum ditempatkan di meja depan. Kalo mau sholat dulu atau makan dulu diperbolehkan.
Form daftar hadir untuk pengambilan makan 2 jam sebelumnya harus sudah dicek.
dan minum.
Kresek sampah. Perkap dan konsumsi
membuang sampah pada tong besar depan HM
Mesin dan satpam dan depan BAA.
20.00-20.30 Pemilihan Ketua KOPMA dan Dibutuhkan papan tulis (ada di kopma), spidol. Auditorim IST Tempat duduk dirapikan kembali (jika tidak teratur sejak sidang pleno
Ketua Pengawas Baru Periode Kertas hvs kosong, pulpen, 1 kotak untuk AKPRIND sebelumnya).
2015/2016 pengumpulan voting (ada di kopma). MC untuk acara ini fleksibel.
Siapkan 1 buah LPJ (diserahkan dari

Catatan :

Berhak mengingatkan konsumsi, sendok, kopi, teh, gula. Toples gula, piring, jumbo, air panas.

Saat acara coffe break, disiapkan peralatannya.

: Keperluan Perkap

1. Palu sidang + Gong (surat)

2. Taplak
3. Meja Panjang
4. Jarik
5. Wireless (surat)
6. Microphone
7. Proyektor + layar (surat)
8. Speaker
9. Laptop 2
10. Kamera
11. Galon
12. Dispenser
13. Toples
14. Jumbo 2
15. Sofa + meja BEM (surat)

Minta softcopy list terbaru dari perkap!!!

Saat memberikan undangan ke dinas, ditanyakan konfirmasinya (benar ditanya langsung) diingatkan ke humas.

Peminjaman ruang audit : auditorium beserta seluruh fasilitasnya itu bagi sekretaris jangan sampai salah tulis, booking auditnya jg ke bapak pegawai di sebelah utara kamar mandi
deket parkiran, pinjam seperangkat sofa, misalkan mau dibuat resmi pas pembukaan RAT. dinas silakan membuka RAT dengan memukul gong (pinjam pemukul gong).
Susunan acara silakan di print dan tiap sie acara harus punya dan memikirkan bareng2 plan B, C jika plan A tidak memungkinkan

Sehari sebelumnya ruangan auditorium dipersiapkan dahulu dipasang banner (palu, paku, raffia, banner) dan disiapkan susunan kursi mau seperti apa,

Dipersiapkan desain sticker (jika pakai), banner, kamera DSLR 3 buah

Snack dan makan siang disiapkan mau pesan dimana, diusahakan 1,5 jam sebelum acara makan tsb sudah di auditorium jadi sudah tenang

Diusahakan dokumen penting dipegang oleh yang bersangkutan misal seperti daftar hadir ya sekertaris yang pegang

Panitia yang tidak ada tugas atau kegiatan saat itu langsung disuruh masuk ke audit agar suasana kondusif dan memancing peserta lain langsung masuk ke audit, silakan keamanan
kondisikan suasana

Saran diusahakan acara pembukaan resmi, MC juga resmi namun saat acara selanjutnya silakan santai dan bahasa tidak resmi

Silakan tetap menjaga koordinasi