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ACTIVIDAD 2

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

PRESENTADO POR ANYIS FLOREZ BERRIO

PRESENTACION EN PREZI (LINK)

http://prezi.com/ybblnk2lm7fa/?utm_campaign=share&utm_medium=copy

1 Diferencias y caractersticas de dato, informacin, y documento.

- El dato:

Es un elemento pequeo de gran importancia, y la falta de uno solo, puede distorsionar el contenido de la
informacin, los datos se deben recolectar, procesar y transformar finalmente en informacin. Se
caracteriza por su representacin la cual puede ser a travs de un smbolo, letra o nmero para as
identificar una cualidad. Estos se pueden clasificar segn su funcionalidad en numricos, en cadena y
lgicos

- La informacin:

Es un conjunto de datos, debidamente organizados, que apoyan el objetivo de la comunicacin en una


actividad. Se caracteriza por transmitir un mensaje el cual lleva a la toma de decisiones, tanto a nivel
personal como empresarial que conllevara a un punto de dificultad, pero a su vez a una solucin y se puede
clasificar en : personal, institucional, y documental.

- El documento:

Es el material que contiene la informacin necesaria para realizar la transmisin del conocimiento humano,
es la materia prima del archivo la cual es una pieza clave, para poder dar el curso adecuado a la gestin
del documento y su ubicacin. Se caracteriza por su naturaleza, contexto personal o entidad que lo origina,
los cuales pueden ser de origen interno o externo.

2. Solucin del caso de contextualizacin

-Textuales: Notas, borradores, y apuntes rpidos.


-Grficos: Mapas, dibujos, y planos.
-Imagen: Fotografas y cuadros.
- Cinta: Cintas magnticas y videos.
-Otros soportes: Discos duro
3. Actividad interactiva (pantallazo)

4. Foro:

Teniendo en cuenta la temtica del tercer contenido de estudio, responda de forma clara, y argumentada las siguientes
preguntes:

a. Describa con sus palabras el procedimiento de cada de las etapas de un dato:

En lo que puede interpretar las tres etapas forman un sistema para poder llegar a un fin en comn.

Dichas etapas son:

La recoleccin: indica la entrada de datos o informacin a una entidad, empresa u organizacin, siendo este la tcnica
utilizada para obtener dichos datos.

El procesamiento: es la asimilacin, organizacin, y clasificacin de los datos ingresados

La transformacin: viene siendo el producto final obtenido es decir, el orden de la informacin ya clasificada y necesaria
que se requiere en la empresa.
b. Escriba las cuatro tipologas documentales que se presentan en el contenido y exponga la importancia
de cada una de ellas en el proceso de la administracin documental.

- Correspondencia comercial: son necesarias debido a que estas correspondencias nos ayudan a llevar un
registro de actividades dentro y fuera de la empresa donde podemos dar a conocer asuntos importantes de la
misma, es decir, esta permite la elaboracin de cartas comerciales,

- Documentos contables: Son importantes porque en ellos reposa todo lo relacionado con las actividades
comerciales, es donde se ve reflejado la situacin financiera de la empresa, la cual da a conocer la legalidad del
funcionamiento de la empresa como lo son las actas, las certificaciones la escrituras.

- Documentos legales: Son los documentos de gran importancia dentro de una empresa, debido a que en ellos
encontramos el manejo de la informacin de datos personales, as como legalidad de la misma y el buen
proceder dentro de la empresa.

c. Describa dos aportes generales que le brindara a la temtica de este contenido y explique el porqu de
sus aportes.

Poner en prcticas lo aprendido para mejorar en la administracin de documentos, pues en el rea de archivo llegan
todos los das documentos sin ningn orden y somos nosotros los que debemos darle una recoleccin,
procesamiento y transformacin a los mismos para darle un apoyo a la gestin administrativa a la entidad.

Promover la capacitacin sobre el tema para poder llevar un buen registro de archivos y manejo de documentacin,
manipulado siempre por una persona capacitada que pueda manejar los procedimientos, tramites y consultas de los
mismos.