BAB I

PENDAHULUAN

Rumah Sakit harus menyelenggarakan sistem informasi manajemen rumah sakit yang
bersumber pada rekam medis yang handal dan profesional.
Unit kerja rekam medis dipimpin oleh seorang kepala dengan latar belakang pendidikan
minimal D3 rekam medis dan pengalaman yang sesuai, serta kualifikasi staf harus diupayakan
sesuai dengan tugas yang dilaksanakan.
Fasilitas dan peralatan yang cukup harus disediakan untuk menunjang pelayanan yang
efisien. Unit kerja rekam medis harus mempunyai lokasi yang sedemikian rupa sehingga
pengambilan dan distribusi rekam medis lancar. Ruang kerja harus memadai bagi kepentingan
staf, penyimpanan rekam medis, serta penempatan peralatan.
Ruang yang ada harus cukup menjamin bahwa rekam medis aktif dan non aktif tidak
hilang, rusak atau diambil oleh yang tidak berhak. Ruang penyimpanan harus cukup untuk rekam
medis aktif yang masih digunakan, dan ruang terpisah untuk menyimpan rekam medis non aktif
yang tidak digunakan lagi sesuai dengan peraturan yang ada.
Kebijakan dan prosedur penyelenggaraan rekam medis harus selalu mengikuti
perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi mutakhir.
Penyelenggaraan rekam medis merupakan bagian dari program pengendalian mutu rumah
sakit, untuk itu harus ada prosedur baku dan pedoman untuk menilai kualitas pelayanan dan
menanggulangi masalah yang timbul.

1
 BAB II
GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT

RSUD dr. Abdoer Rahem Situbondo merupakan rumah sakit milik Pemerintah Daerah
Kabupaten Situbondo yang secara resmi menjadi rumah sakit Type C berdasarkan perda Nomor
5 tahun 1985 tanggal 23 Pebruari 1985 dan SK Menkes RI Nomor 303/Menkes/SK/IV/1987
tanggal 30 April 1987. Adapun dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya berpedoman pada
Peraturan Daerah Kabupaten Situbondo Nomor 08 tahun 2008 tentang Susunan Organisasi dan
Tata Kerja Rumah sakit umum daerah Kabupaten Situbondo.
Dalam perjalanannya, RSUD dr. Abdoer Rahem Situbondo saat ini telah berstatus BLUD
penuh sesuai dengan amanat UU No. 44 tahun 2009 pasal 20 tentang Rumah sakit dan PP nomor
23 tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan Badan layanan Umum ( PPK - BLU ), yang
ditindak lanjuti dengan SK Bupati Situbondo Nomor 188/623/P/004.2/2009 tertanggal 23
Desember 2009. Penerapan PPK-BLUD diharapkan bisa memberikan pelayanan kesehatan
perorangan secara paripurna. Status BLUD dapat diraih, karena atas komitmennya dalam
menjalankan amanah tersebut dapat berberfungsi sebagai pusat pelayanan kesehatan rujukan di
Kabupaten Situbondo yang paripurna dan bermutu yang menekankan pada pelayanan yang cepat,
tepat dan profesional dengan harga yang terjangkau serta menekankan pada kepuasan pelanggan.
Jenis Pelayanan di RSUD dr. Abdoer Rahem

a. Pelayanan Instalasi Gawat Darurat

b. Pelayanan Rawat Jalan.
1) Poliklinik Anak
2) Poliklinik Penyakit Dalam
3) Poliklinik Bedah
4) Poliklinik Pegawai/Umum
5) Poliklinik Orthopedi
6) Poliklinik THT
7) Poliklinik Syaraf

2
 8) Poliklinik Mata
9) Poliklinik Gigi

c. Pelayanan Rawat Inap (disebutkan baik berdasarkan kelas ruang maupun

pengelompokan penyakit)
1) Rawat Inap Anggrek (VVIP & VIP)
2) Rawat Inap Flamboyan (Kelas Utama)
3) Rawat Inap Melati (Kelas I)
4) ICU
5) ICCU
6) Rawat Inap Dahlia(UPF Syaraf)
7) Rawat Inap Teratai (UPF Anak)
8) Rawat Inap Bougenville (UPF Penyakit Dalam)
9) Rawat Inap Nusa Indah (Kelas III)
10) Rawat Inap Seroja (Perinatologi)
11) Rawat Inap Seruni (UPF Obgyn)
12) Rawat Inap Mawar (UPF Bedah)
13) Rawat Inap Wijaya Kusuma
14) Rawat Inap Jantung
d. Instalsi Bedah Sentral
e. Instalasi Gawat Darurat :
f. Pelayanan Penunjang
1) Instalasi Radiologi
2) Instalsi Gizi
3) Instalasi Laboratorium
4) Instalasi Farmasi
5) Instalasi Pemeliharaan Sarana dan Prasarana
6) Haemodialisa (12 unit mesin HD)

3
 7) CSSD

Jumlah tenaga Medis

NON Standar RS
NO JENIS TENAGA PNS Jumlah
PNS type C
A Pelayanan Medis Spesialis dasar
1 Dokter Spesialis Kandungan 1 1 2 2
2 Dokter Spesialis Bedah 2 - 2 2
3 Dokter Spesialis Anak 2 1 3 2
4 Dokter Spesialis Penyakit Dalam 2 - 2 2
Jumlah : 9 8
B Pelayanan medis spesialis penunjang
1 Dokter Spesialis Radiologi 1 - 1 1
2 Dokter Spesialis Anestesi - 1 1 1
3 Dokter Spesialis Patologi Klinik - 1 1 1
4 Dokter Spesialis Patologi Anatomi - 1 1 1
Jumlah : 4 4
C Pelayanan medis spesialis gigi
1 Dokter Gigi Spesialis Penyakit Mulut 1 - 1 1
2 Dokter Gigi Spesialis Konservasi Gigi 1 - 1 1
Jumlah : 2 2
D Pelayanan medi spesialis Lain 0
1 Dokter Spesialis Syaraf 1 - 1 0
2 Dokter Spesialis Mata 1 - 1 0
3 Dokter Spesialis Ortopedi 1 - 1 0
4 Dokter Spesialis Kulit dan Kelamin 1 - 1 0
5 Dokter Spesialis THT 1 - 1 0
Dokter Spesialis Jantung dan Pembuluh 1
6 Darah 1 - 0
Jumlah : 6 0
E Staf Medis Umum
1 Dokter Gigi 5 2 7 2
2 Dokter Umum 9 3 12 9
Jumlah 19 11
NON Standar RS
F Farmasi PNS Jumlah
PNS type C
1 Apoteker 2 3 5 8
Tenaga teknis kefarmasian /
2 a. D3 Farmasi 5 4 18 18
b. SMF 2 7
4
 BAB III
KLASIFIKASI, MOTO, VISI DAN MISI RUMAH SAKIT

A. KLASIFIKASI RUMAH SAKIT

RSUD dr. Abdoer Rahem Situbondo merupakan rumah sakit milik Pemerintah
Daerah Kabupaten Situbondo yang secara resmi menjadi rumah sakit Type C berdasarkan
perda Nomor 5 tahun 1985 tanggal 23 Pebruari 1985 dan SK Menkes RI Nomor
303/Menkes/SK/IV/1987 tanggal 30 April 1987.

B. VISI RUMAH SAKIT

Terwujudnya RSUD dr. Abdoer Rahem Yang bermutu dan menjadi kebanggaan masyarakat
Situbondo

C. MISI RUMAH SAKIT

a) Meningkatkan pelayanan medik dan keperawatan kepada pasien sesuai standar
pelayanan rumah sakit
b) Meningkatkan sarana dan prasarana penunjang pelayanan kesehatan yang optimal
c) Meningkatkan pengelolaan keuangan yang transparan dan akuntabel
d) Meningkatkan kualitas dan kuantitas SDM rumah sakit
e) Meningkatkan pelayanan administrasi yang tepat, cepat dan informatif kepada
masyarakat

D. KOMITMEN RUMAH SAKIT

1. Memberikan pelayanan secara ikhlas dan sepenuh hati
2. Menjaga kedisiplinan dan tanggung jawab terhadap pekerjaan yang di amanahkan
3. Menjaga kerjasama dengan seluruh bagian di rumah sakit
4. Memiliki keyakinan bahwa RSUD dr. Abdoer Rahem bias menjadi yang terbaik

5
 BAB IV
STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT

Struktur Organisasi Rumah Sakit Umum Daerah dr. Abdoer Rahem Situbondo adalah
sebagai berikut :
Berdasarkan SK Diruktur

DIREKTUR
RSUD dr. Abdoer Rahem Situbondo

dr. TONY WAHYUDI, M.Kes

Nip. 19630210 199011 1 001
6
 BAB V
STRUKTUR ORGANISASI UNIT REKAM MEDIS

A. VISI UNIT REKAM MEDIS

Tertib Rekam medis demi terselenggaranya pelayanan Rumah Sakit yang bermutu

B. MISI UNIT REKAM MEDIS

1. Menyelenggarakan administrasi rekam medis Rawat Jalan, Unit Gawat Darurat dan
Rawat Inap yang efektif dan efisien.
2. Mengembangkan sistem administrasi rekam medis untuk mendukung pelayanan rumah
sakit yang bermutu.

C. MOTTO UNIT REKAM MEDIS

CEKATAN (Cepat, Akurat, Aman, Nyaman)

D. TUGAS UNIT REKAM MEDIS

Unit Rekam Medis mempunyai tugas menyelenggarakan kegiatan pelayanan yang
meliputi: pendaftaran, pencatatan, pengkodean, pengolahan data dan penyimpanan berkas
rekam medis dalam rangka menunjang tertib administrasi pelayanan kesehatan rumah sakit
dr. Abdoer Rahem Situbondo.

E. TANGGUNG JAWAB UNIT REKAM MEDIS

Unit rekam medis mempunyai tanggung jawab menyelenggarakan kegiatan pelayanan
dalam rangka menunjang tertib administrasi pelayanan kesehatan rumah sakit.

F. SUSUNAN ORGANISASI UNIT REKAM MEDIS

Susunan Organisasi Unit Rekam Medis RSUD dr. Abdoer Rahem terdiri dari:
1. Kepala Bidang Penunjang

7
 2. Kepala Seksi Penunjang Non Medis
3. Kepala Unit Rekam Medis
4. Staf Pendaftaran Pasien
5. Staf Assembling
6. Staf Koding
7. Staf Analising
8. Staf Distribusi
9. Staf Logistik
10. Staf Filing

G. BAGAN SUSUNAN ORGANISASI UNIT REKAM MEDIS

SUSUAN ORGANISASI UNIT REKAM MEDIS

RSUD dr. ABDOER RAHEM
Kepala Bidang
Penunjang

Kepala Seksi
Penunjang Non Medis

Ka. Unit
Rekam Medis

Staf Staf Assembling

Pendaftaran Pasien

Staf Koding Staf Analising

Staf Distribusi Staf Logistik

Staf Filling Staf pelaporan

8
 Mengacu pada Struktur Organisasi Rumah Sakit, Unit Rekam Medis berada di
bawah bagian Kepala Bagian Penunjang bersama dengan Kepala Seksi Penunjang Non
Medis.
Kepala Seksi Rekam Medis dibantu oleh tenaga tenaga teknis yang terbagi
menjadi:
1. Staf Pendaftaran Pasien Rawat Jalan
2. Staf Assembling
3. Staf Koding
4. Staf Analising
5. Staf Logistik
6. Staf Filing
7. Staf Distribusi
8. Staf Pelaporan
Masing masing urusan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Unit Rekam
Medis.
Kepala Seksi Rekam Medis wajib membina, mengkoordinir, memantau dan
mengawasi staf dilingkungannya.Dalam rangka melaksanakan tugas tugasnya wajib
membuat laporan hasil kegiatan yang telah dilaksanakan dan mengajukan rencana ke
Direktur RSUD dr. Abdoer Rahem Situbondo.

9
H. PENGORGANISASIAN UNIT REKAM MEDIS
PENGORGANISASIAN UNIT REKAM MEDIS

TPP

Assembling

Koding

Analising

Distribusi

Logistik

Filling

Pelaporan

10
 1. Dalam penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit, terdapat kegiatan kegiatan
sebagai berikut :
a. Penerimaan Pasien
b. Assembling
c. Koding
d. Analising
e. Logistik
f. Filing
g. Distribusi
h. Pelaporan
2. Pembinaan dan Pengawasan
a. Direktur RSUD dr. Abdoer Rahem wajib melakukan pembinaan terhadap petugas
yang berkaitan dengan rekam medis serta pengetahuan dan keterampilan mereka.
b. Direktur RSUD dr. Abdoer Rahem wajib menetapkan prosedur kerja
penyelenggaraan rekam medis di RSUD dr. Abdoer Rahem.
c. Dalam melakukan pembinaan dan pengawasan, Direktur RSUD dr. Abdoer Rahem
dapat membentuk dan atau dibantu Panitia Rekam Medis.

I. WAKTU PELAYANAN REKAM MEDIS

Waktu pelayanan rekam medis adalam penerimaan pasien selama 24 jam per hari dan 7
hari seminggu dan pengelolaan rekam medis dengan pembagian shift sebagai berikut:

No Waktu Pelayanan Senin - Kamis Jumat Sabtu

1 Shift Pagi 07.00 14.00 07.00 11.00 07.00 12.30
2 Shift Siang 10.00 17.00 10.00 17.00 10.00 17.00
3 Shift Sore 14.00 21.00 14.00 21.00 14.00 21.00
4 Shift Malam 21.00 07.00 21.00 07.00 21.00 07.00

11
 BAB VI
URAIAN TUGAS UNIT REKAM MEDIS

A. URAIAN TUGAS
Mengacu pada tugas dan tanggung jawab unit rekam medis maka ditetapkan uraian
tugas dari Unit Rekam Medis sebagai berikut:
1. Mengawasi dan bertanggung jawab terhadap semua kegiatan di Unit Rekam Medis agar
dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku meliputi :
a. Penyelenggaraan penerimaan pasien di Tempat Penerimaan Pasien
b. Menyediakan dokumen rekam medis bagi setiap pasien, yang berkunjung ke rumah
sakit
c. Menyimpan dokumen rekam medis,menjamin keamanan dan kerahasiaannya
d. Merekapitulasi data pelayanan medis yang terekam dalam dokumen rekam medis,
kemudian dianalisis untuk bahan laporan tentang pelayanan medis di rumah sakit
2. Menyusun progam kerja Unit Rekam Medis dalam rangka menyusun progam kerja
Rumah Sakit
3. Mengajukan kebutuhan tenaga, peralatan, dan anggaran biaya untuk menunjang
kegiatan dan pelaksanaan tugas serta pangembangan Unit Rekam Medis
4. Mengawasi dan bertanggungjawab terhadap tata tertib, disiplin, kebersihan dan
keamanan dan kelancaran tugas di lingkungan Unit Rekam Medis
5. Melaksanakan pembinaan petugas di lingkungan Unit Rekam Medis sehingga terdapat
semangat kerja dan keterampilan yang memadai
6. Melaksanakan pendidikan dan latihan kepada pegawai di lingkungan Unit Rekam
Medis, sehingga lebih menguasai keterampilan dan pengetahuan di bidang tugasnya
7. Mengatur dan mengawasi serta tanggungjawab terhadap semua sarana dan peralatan
yang berada di Unit Rekam Medis agar selalu dalam keadaan baik, lengkap dan selalu
siap pakai
8. Menyelenggarakan administrasi umum

12
 9. Mengadakan koordinasi dengan unit kerja lain yang terkait dengan Unit Rekam Medis
untuk menyusun laporan kegiatan palayanan kesehatan medis dan penyelenggaraan
pelayanan rekam medis
10. Menetapkan uraian tugas bagi staf yang berada dibawah Unit Rekam Medis
11. Melakukan evaluasi terhadap semua kegiatan di lingkungan Unit Rekam Medis dan bila
mana perlu memberikan saran-saran perbaikan sesuai kebutuhan dan kemampuan

B. URAIAN TUGAS STAF UNIT REKAM MEDIS

Uraian tugas di Unit Rekam Medis ditetapkan sebagai berikut:
1. Kepala Unit Rekam Medis
Tugas Pokok:
a. Merencanakan kegiatan baik pelayanan maupun non pelayanan di Unit Rekam Medik
b. Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan pegawai di Unit Rekam Medik sesuai dengan
uraian tugas dan jadwal kerja serta beban tugas tambahan yang diberikan
c. Mengadakan koordinasi kerja secara vertical dan horizontal dalam lingkungan
kedinasan.
d. Memberikan pembinaan dan penilaian pelaksanaan pekerjaan terhadap bawahannya
sesuai dengan kewenangan yang diberikan oleh atasan
e. Memberikan pertanggung jawaban dalam penyelenggaraan kegiatan pelayanan yang
meliputi : pendaftaran, pencatatan, pengkodean dan penyimpanan berkas rekam
medis, pengumpulan, penyusunan dan analisa data pasien rawat jalan dan rawat inap
serta pelaporan

Tugas Integrasi:
a. Membantu melaksanakan kegiatan penerimaan pasien, assembling, coding, indexing,
filing dan pelaporan
b. Melaksanakan tugas beban tambahan yang diberikan dari atasan

2. Petugas Pendaftaran Pasien

Tugas Pokok:
a. Menerima pendaftaran pasien

13
 b. Memverifikasi syarat-syarat pasien JKN.
c. Membuatkan SEP
d. Menyiapkan berkas rekam medis pasien baru.
e. Menjaga ketersediaan ATK, sarana dan prasarana yang digunakan di TPP RJ.
f. Menjaga kebersihan dan kerapian counter TPP RJ.
Tugas Integrasi:
a. Membantu melaksanakan kegiatan penerimaan pasien, assembling, coding, indexing,
filing dan pelaporan
b. Melaksanakan tugas beban tambahan yang diberikan dari atasan

3. Petugas Assembling
Tugas Pokok:
a. Menerima pengembalian berkas rekam medis rawat inap dari ruangan kemudian
mencatat di buku pengembalian berkas rekam medis
b. Mengassembling berkas rekam medis rawat inap yang dikembalikan dari ruangan
c. Meminta kelengkapan pengisian berkas rekam medis rawat inap kepada semua
pemberi layanan kesehatan
d. Mensortir berkas rekam medis yang telah di assembling ke rak sortir sesuai digit
terakhir
e. Menganalisis kuantitatif terkait kelengkapan pengisian berkas rekam medis
f. Menjaga ketersediaan ATK, sarana dan prasarana yang digunakan untuk assembling
g. Menjaga kebersihan, kerapian pada sarana dan prasarana yang digunakan untuk
assembling

Tugas Integrasi:

a. Membantu melaksanakan kegiatan penerimaan pasien, assembling, coding, indexing,

filing dan pelaporan
b. Melaksanakan tugas beban tambahan yang diberikan dari atasan

4. Petugas Coding
Tugas Pokok:

14
 a. Menetapkan kode diagnosa pada berdasarkan ICD-10
b. Meminta kelengkapan pengisian diagnosa pada dokter apabila diagnosa belum ada
c. Meminta penjelasan diagnosa pada dokter apabila diagnosa tidak terbaca
d. Menjaga ketersediaan ATK, sarana dan prasarana yang digunakan untuk coding
e. Menjaga kebersihan, kerapian pada sarana dan prasarana yang digunakan untuk
coding

Tugas Integrasi:
a. Membantu melaksanakan kegiatan penerimaan pasien, assembling, coding, indexing,
filing dan pelaporan
b. Melaksanakan tugas beban tambahan yang diberikan dari atasan

5. Petugas Filing
Tugas Pokok:
a. Menerima permintaan berkas rekam medis pada tracer
b. Mengambil berkas rekam medis sesuai tracer di Roll O Pack
c. Mensortir berkas rekam medis yang telah di assembling ke rak sortir sesuai digit
terakhir
d. Menyimpan berkas rekam medis di Roll O Pack dengan sistem Terminal Digit Filing
e. Menyusutkan berkas rekam medis berdasarkan tahun kunjungan terakhir periksa
f. Mengentri berkas rekam medis yang akan keluar atau masuk pada Sistem Informasi
Mnajemen Rumah Sakit (SIMRS)
g. Menyimpan berkas rekam medis yang telah disusutkan di ruang rekam medis inaktif
dengan sistem Terminal Digit Filing
h. Menjaga ketersediaan ATK, sarana dan prasarana yang digunakan untuk filing
i. Menjaga kebersihan, kerapian pada sarana dan prasarana yang digunakan untuk filing

Tugas Integrasi:
a. Membantu melaksanakan kegiatan penerimaan pasien, assembling, coding, indexing,
filing dan pelaporan
b. Melaksanakan tugas beban tambahan yang diberikan dari atasan

15
6. Petugas Distribusi
Tugas Pokok:
a. Mendistribusikan berkas pasien baru dan lama ke klinik tujuan
b. Mensortir berkas rekam medis yang telah di assembling ke rak sortir sesuai digit
terakhir
c. Menyusutkan berkas rekam medis berdasarkan tahun kunjungan terakhir periksa
d. Mengentri berkas rekam medis yang akan keluar atau masuk pada Sistem Informasi
Mnajemen Rumah Sakit (SIMRS)
e. Menjaga ketersediaan ATK, sarana dan prasarana yang digunakan untuk filing
f. Menjaga kebersihan, kerapian pada sarana dan prasarana yang digunakan untuk filing

Tugas Integrasi:
a. Membantu melaksanakan kegiatan penerimaan pasien, assembling, coding, indexing,
filing dan pelaporan
b. Melaksanakan tugas beban tambahan yang diberikan dari atasan

7. Petugas Pelaporan
Tugas Pokok:
a. Mengentry sensus harian rawat inap secara komputerisasi
b. Membuat BOR, LOS, TOI, BTO, laporan ke Dinas Kesehatan Angkatan Udara dan
grafik Barber Johnson
c. Menyiapkan laporan internal, laporan eksternal dan laporan insidentil
d. Menjaga ketersediaan ATK, sarana dan prasarana yang digunakan untuk pelaporan
e. Menjaga kebersihan, kerapian pada sarana dan prasarana yang digunakan untuk
pelaporan

Tugas Integrasi:

16
 a. Membantu melaksanakan kegiatan penerimaan pasien, assembling, coding, indexing,
filing dan pelaporan
b. Melaksanakan tugas beban tambahan yang diberikan dari atasan

8. Petugas Analising
Tugas Pokok:
a. Melaksanakan Analisa Kulitatif dan Kuantitatif pada berkas rekam medis.
b. Merekapitulasi hasil analisa setiap akhir bulan
c. Melaporkan hasil rekapitulasi kepada Kasi Rekam Medis
d. Menjaga ketersediaan ATK, sarana dan prasarana yang digunakan untuk analising
e. Menjaga kebersihan, kerapian pada sarana dan prasarana yang digunakan untuk
analising
Tugas Integrasi:
a. Membantu melaksanakan kegiatan penerimaan pasien, assembling, coding, indexing,
filing dan pelaporan
b. Melaksanakan tugas beban tambahan yang diberikan dari atasan

9. Petugas Pembuat Surat Keterangan Medis

Tugas Pokok:
a. Menerima permintaan Surat Keterangan Medis (SKM) seperti Visum Et Repertum,
Jasa Raharja, Asuransi, dll
b. Menyerahkan formulir beserta berkas rekam medis kepada dokter yang menangani
pasien.
c. Menghubungi pasien apabila Surat Keterangan Medis (SKM) yang dibutuhkan telah
selesai dibuat.
d. Menjaga ketersediaan ATK, sarana dan prasarana yang digunakan untuk analising
e. Menjaga kebersihan, kerapian pada sarana dan prasarana yang digunakan untuk Surat
Keterangan Medis

Tugas Integrasi:

17
 a. Membantu melaksanakan kegiatan penerimaan pasien, assembling, coding, indexing,
filing dan pelaporan
b. Melaksanakan tugas beban tambahan yang diberikan dari atasan

10. Petugas Logistik

Tugas Pokok:
a. Mengajukan permohonan amprahan setiap bulannya.
b. Memantau ketersediaan barang-barang yang dibutuhkan di Unit Rekam Medis.
c. Mengevaluasi ketersediaan barang di Unit Rekam Medis.
d. Melaporkan apabila ada peralatan di Unit Rekam Medis yang mengalamikerusakan.
e. Menjaga ketersediaan ATK, sarana dan prasarana yang digunakan untuk analising

Tugas Integrasi:
a. Membantu melaksanakan kegiatan penerimaan pasien, assembling, coding, indexing,
filing dan pelaporan
b. Melaksanakan tugas beban tambahan yang diberikan dari atasan

18
 BAB VII
TATA HUBUNGAN KERJA

1. Unit rekam medis, Unit keperawatan umum, Unit Gawat Darurat dan unit unit lain yang
terkait, bertanggung jawab atas terlaksananya kegiatan rekam medis sesuai batas wewenang
dan tanggung jawabnya.
2. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Unit rekam medis wajib menerapkan koordinasi,
integrasi dan sinkronasi baik dalam lingkungan intern Unit, dengan unit unit lain yang
terkait, sesuai dengan tugasnya masing masing.
3. Kepala unit rekam medis dan unit yang terkait dengan pelaksanaan kegiatan rekam medis
bertnggung jawab dan mengkoordinasikan bawahannya masing masing serta memberikan
petunjuk pelaksanaan bagi petugas bawahannya.
4. Kepala unit rekam medis dan unit lain yang terkait dengan pelaksanaan kegiatan rekam
medis wajib mengikuti dan memenuhi petunjuk dan tanggung jawab kepada atasan masing
masing dan menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya.
5. Dalam melaksanakan tugasnya Kepala Unit Rekam Medis dan unit lain yang terkait dalam
pelaksanaan kegiatan rekam medis dalam rangka pembinaan dan pemberian bimbingan
wajib mengadakan rapat berkala baik anatara petugas rekam medis maupun antara pimpinan
unit rekam medis dengan unit lain yang terkait dengan pelaksanaan kegiatan rekam medis di
rumah sakit
6. Unit rekam medis mempunyai hubungan koordinatif dengan unit lain pada bagian
sekertariat, intalasi keperawatan umum, Unit gawat darurat, Unit penunjang dan Unit yang
berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan rekam medis di rumah sakit.

19
20
 BAB VIII
POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL

1. Jabatan Kepala Unit Rekam Medis

Kepala Unit Rekam Medis dalam pengelolaan rumah sakit khususnya dalam aspek
penyelenggaraan pelayanan rekam medis dan pelaporan hasil kegiatan pelayanan medis.
Oleh sebab itu dalam penempatan diupayakan dapat memenuhi persyaratan.
Persyaratan Jabatan :
a. Memahami manajemen pada umumnya serta memahami peraturan yang berlaku pada
bidang tugasnya.
b. Mempunyai kemampuan dalam menganalisa dan penyusunan program
c. Memahami masalah Rekam Medis
Kriteria Jabatan :
a. Jabatan : Kepala Unit Rekam Medik
b. Pendidikan formal : Diploma III (DIII)
c. Pendidikan penjenjangan : Perekam Medis
d. Kepangkatan minimal : PNS Gol III
2. Staf Pendaftaran Pasien
Pendaftaran pasien adalah penanggung jawab dalam penerimaan pasien. Oleh sebab itu
dalam penempatan petugas yang ditunjuk diupayakan dapat memenuhi persyaratan.
Persyaratan Jabatan :
a. Memahami dan mempunyai kemampuan tentang Pelayanan Prima
b. Mempunyai kemampuan dalam bidang Penerimaan Pasien , pencatatan, pedistribusian
dan penyimpanan Rekam Medis Rawat jalan.
c. Memahami masalah manajemen rekam medis
d. Rajin dan teliti
e. Disamping itu dituntut suatu prestasi yang baik, dedikasi dan loyalitas yang tinggi

3. Staf Assembling

21
 Staf Assembling merupakan penanggung jawab pelaksana pelayanan assembling, yaitu
merakit/menata ulang sususan lembaran rekam medis sesuai tata urutan yang ditetapkan.
Tugas Integrasi:
a. Membantu melaksanakan kegiatan penerimaan pasien, assembling, coding, indexing,
filing dan pelaporan
b. Melaksanakan tugas beban tambahan yang diberikan dari atasan
Persyaratan Jabatan :
a. Memahami dan mempunyai kemampuan tentang penggelolaaan dokumen rekam medis
b. Memahami ketentuan pengisian rekam medis
c. Rajin dan teliti
d. Disamping itu dituntut suatu prestasi yang baik, dedikasi dan loyalitas yang tinggi.
4. Staf Coding
Koordinator pengkodean (coding) merupakan penanggung jawab pelaksanan penetapan
kode diagnose. Oleh sebab itu dalam penempatan petugas yang ditunjuk diupayakan dapat
memenuhi persyaratan.
Persyaratan Jabatan :
a. Memahami dan mempunyai kemampuan tentang penggelolaaan dokumen rekam medis
dan pengkodean (coding)
b. Mahir dan menguasai tata cara pengkodean berdasarkan ICD 10 dan ICD-9-CM
c. Rajin dan teliti
d. Disamping itu dituntut suatu prestasi yang baik, dedikasi yang tinggi, loyalitas yang
tidak meragukan dan tidak tercela
Kriteria Jabatan:
a. Jabatan : Staf Urusan Coding
b. Pendidikan formal : Diploma III (DIII)
c. Pendidikan penjenjangan : Perekam Medis
5. Staf Filing
Staff filing merupakan penanggung jawab pelaksana pelayanan penyimpanan dan
pengampilan kembali berkas rekam medis.Oleh sebab itu dalam penempatan petugas yang
ditunjuk diupayakan dapat memenuhi persyaratan
Persyaratan Jabatan :

22
 a. Memahami dan mempunyai kemampuan tentangpenggelolaaan dokumen rekam medis
b. Memahami ketentuan pengisian rekam medis
c. Rajin dan teliti
d. Disamping itu dituntut suatu prestasi yang baik, dedikasi dan loyalitas yang tinggi.
6. Staf Distribusi
Staf distribusi merupakan pelaksana pelayanan yang bertugas mendistribusikan berkas
rekam medis dari rekam medis ke poliklinik. Oleh sebab itu dalam penempatan petugas yang
ditunjuk diupayakan dapat memenuhi persyaratanPersyaratan Jabatan :
a. Memahami dan mempunyai kemampuan tentang penggelolaaan dokumen rekam medis
b. Memahami ketentuan pengisian rekam medis
c. Rajin dan teliti
d. Disamping itu dituntut suatu prestasi yang baik, dedikasi dan loyalitas yang tinggi.
7. Staf Pelaporan
Staf pelaporan dan pengolahan merupakan penanggung jawab pelaksana pengolahan dan
pelaporan data rekam medis.Oleh sebab itu dalam penempatan petugas yang ditunjuk
diupayakan dapat memenuhi persyaratan.
Persyaratan Jabatan :
a. Memahami dan mempunyai kemampuan tentang, Pengolahan dan Pelaporan Rekam
Medis
b. Memahami masalah pengumpulan data dokumen rekam medis
c. Bekerja secara rajin, teliti dan cekatan
d. Di samping itu dituntut suatu prestasi yang baik, dedikasi yang tinggi, loyalitas yang
tidak meragukan dan tidak tercela
Kriteria Jabatan :
a. Jabatan : Staf Urusan Pelaporan
b. Pendidikan formal : Diploma III (DIII)
c. Pendidikan penjenjangan : Perekam Medis
8. Staf analising
Staf analising merupakan penanggung jawab pelaksana analisis kelengkapan berkas rekam
medis rawat inap yang kembali ke unit rekam medis. Oleh sebab itu dalam penempatan
petugas yang ditunjuk diupayakan dapat memenuhi persyaratan.

23
 Persyaratan Jabatan :
a. Memahami dan mempunyai kemampuan tentang analisa rekam medis
b. Bekerja secara rajin, teliti dan cekatan
c. Di samping itu dituntut suatu prestasi yang baik, dedikasi yang tinggi, loyalitas yang
tidak meragukan dan tidak tercela
9. Staf Logistik
Staf Logistik bertugas dalam pelayanan penyediaan kebutuhan logistik yang dibutuhkan oleh
petugas dalam melaksanakan tugas dan fungsi dalam rekam medis.Oleh sebab itu dalam
penempatan petugas yang ditunjuk diupayakan dapat memenuhi persyaratan.
Persyaratan Jabatan :
a. Memahami dan mempunyai kemampuan untuk menganalisa kebutuhan di unit rekam
medis
b. Bekerja secara rajin, teliti dan cekatan
c. Di samping itu dituntut suatu prestasi yang baik, dedikasi yang tinggi, loyalitas yang
tidak meragukan dan tidak tercela.

Pola Ketenagaan
No Jenis SDM Standart ABK Kondisi Saat Ini Kebutuhan
1 Kepala Unit Rekam Medis 1 1 0
2 Petugas Rekam Medis 5 3 2
3 Petugas Arsip 4 4 0
4 Petugas Coding 6 2 4

24
 BAB IX
KEGIATAN ORIENTASI

Orientasi khusus di unit rekam medis adalah waktu yang harus dijalani seorang karyawan
baru untuk pengenalan sampai pemahaman sistem menejemen dan prosedur kerja di unit rekam
medis. Dengan program orientasi ini akan membantu karyawan baru untuk memahami secara
lebih dalam akan pekerjaannya selaras dengan struktur organisasi dan sistem manajemen yang
ada di dalamnya.
Dengan semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dan semakin banyaknya tuntutan dari
customer maka dibutuhkan SDM yang berkualitas dalam pekerjaan dan sikap. Oleh karena itu
dalam hal pelayanan di Unit Rekam Medis dibutuhkan SDM yang berkualitas, untuk itu perlu
dibuat program orientasi bagi karyawan baru di Unit Rekam Medis agar dapat mengenal dan
memahami sistem organisasi, uraian tugas dan prosedur kerja di Unit Rekam Medis. Dengan
orientasi diharapkan karyawan baru dapat dengan mudah beradaptasi dilingkungannya yang baru
dan hal itu akan mempengaruhi kinerja karyawan baru menjadi lebih baik.
A. Tujuan
1. Tujuan Umum
Karyawan memahami dengan baik tentang sistem organisasi di Unit Rekam Medis,
mengetahui dan mampu melaksanakan proses kerja yang ada dan mampu beradaptasi
dengan lingkungan dan rekan kerja dengan baik.
2. Tujuan Khusus
a) Karyawan mengetahui visi, misi, tugas dan tanggung jawab Unit Rekam Medis
b) Karyawan mengetahui struktur organisasi dan uraian tugas staf di Unit Rekam Medis
c) Karyawan memahami kebijakan, alur kerja dan prosedur kerja di Unit Rekam Medis
d) Karyawan mampu melakukan kegiatan penerimaan pasien baru dan lama rawat jalan
dan rawat inap
e) Karyawan mampu melakukan kegiatan penerbitan SEP
f) Karyawan mampu melakukan kegiatan pengambilan rekam medis dan distribusi
g) Karyawan mampu melakukan kegiatan penyimpanan rekam medis aktif dan in aktif
h) Karyawan mampu melakukan kegiatan penyusutan rekam medis in aktif

25
 i) Karyawan mampu melakukan kegiatan assembling rekam medis rawat jalan dan rawat
inap
j) Karyawan mampu melakukan kegiatan coding rawat jalan dan rawat inap
k) Karyawan mampu melakukan kegiatan indeksing
l) Karyawan mampu melakukan kegiatan pelaporan rumah sakit
m)Karyawan mampu melakukan kegiatan analisa kuantitatif

B. Kegiatan
1. Menyiapkan materi yang akan digunakan untuk orientasi
2. Menyusun jadwal orientasi
3. Melaksanakan kegiatan orientasi
4. Melakukan evaluasi orientasi
5. Menyusun laporan orientasi

C. Rincian Kegiatan
Kegiatan orientasi yang dilakukan meliputi pengenalan, pemahaman dan praktek.
1. Menyiapkan materi yang akan digunakan untuk orientasi
a) Visi, misi, tugas dan tanggung jawab Unit Rekam Medis
b) Struktur organisasi dan uraian tugas staf di Unit Rekam Medis
c) Kebijakan, alur kerja dan prosedur kerja di Unit Rekam Medis
d) Formulir rekam medis
2. Menjelaskan materi orientasi secara teori kepada karyawan baru tentang :
a) Visi, misi, tugas dan tanggung jawab Unit Rekam Medis
b) Struktur organisasi dan uraian tugas staf di Unit Rekam Medis
c) Kebijakan, alur kerja dan prosedur kerja di Unit Rekam Medis
d) Formulir rekam medis
3. Melaksanakan kegiatan di tempat penerimaan pasien rawat jalan dan rawat inap
4. Melaksanakan kegiatan penerbitan SEP
5. Melaksanakan kegiatan pengambilan rekam medis dan distribusi
6. Melakukan kegiatan penyimpanan rekam medis aktif dan in aktif
7. Melakukan kegiatan penyusutan rekam medis in aktif

26
 8. Melakukan kegiatan assembling rekam medis rawat jalan dan rawat inap
9. Melakukan kegiatan coding rawat jalan dan rawat inap
10. Melakukan kegiatan indeksing
11. Melakukan kegiatan pelaporan rumah sakit
12. Melakukan kegiatan analisa kuantitatif
13. Melakukan evaluasi orientasi
14. Menyusun laporan orientasi

D. Sasaran Orientasi
1. Karyawan memahami dengan baik tentang sistem organisasi di Unit Rekam Medis,
mengetahui dan mampu melaksanakan proses kerja yang ada dan mampu beradaptasi
dengan lingkungan dan rekan kerja dengan baik.
2. Karyawan mengetahui visi, misi, tugas dan tanggung jawab Unit Rekam Medis
3. Karyawan mengetahui struktur organisasi dan uraian tugas staf di Unit Rekam Medis
4. Karyawan memahami kebijakan, alur kerja dan prosedur kerja di Unit Rekam Medis
5. Karyawan mampu melakukan kegiatan penerimaan pasien baru dan lama rawat jalan dan
rawat inap
6. Karyawan mampu melakukan kegiatan penerbitan SEP
7. Karyawan mampu melakukan kegiatan pengambilan rekam medis dan distribusi
8. Karyawan mampu melakukan kegiatan penyimpanan rekam medis aktif dan in aktif
9. Karyawan mampu melakukan kegiatan penyusutan rekam medis in aktif
10. Karyawan mampu melakukan kegiatan assembling rekam medis rawat jalan dan rawat
inap
11. Karyawan mampu melakukan kegiatan coding rawat jalan dan rawat inap
12. Karyawan mampu melakukan kegiatan indeksing
13. Karyawan mampu melakukan kegiatan pelaporan rumah sakit
14. Karyawan mampu melakukan kegiatan analisa kuantitatif

27
E. Jadwal Kegiatan Orientasi

JADWAL KEGIATAN ORIENTASI

NO KEGIATAN PELAKSANAAN WAKTU PIC SASARAN

1. 1. Menyiapkan Menyiapkan buku 3 hari Ka.Unit Buku Pedoman
materi yang akan pedoman sebelum RM Pengorganisasian
digunakan untuk pengorganisasian orientasi RM tersedia
orientasi RM
a) Visi, misi, tugas
dan tanggung
jawab Unit
Rekam Medis
b) Struktur
organisasi dan
uraian tugas staf
di UnitRekam
Medis
c) Kebijakan, alur
kerja dan
prosedur kerja
di Unit Rekam
Medis
d) Formulir rekam
medis

2 Pelaksanaan Orientasi
1. Menjelaskan Diskusi 2 hari Ka.Unit Karyawan baru
materi orientasi RM memahami materi
secara teori kepada orientasi
karyawan baru
tentang :

28
 a) Visi, misi, tugas
dan tanggung
jawab Unit
Rekam Medis
b) Struktur
organisasi dan
uraian tugas staf
di UnitRekam
Medis
c) Kebijakan, alur
kerja dan
prosedur kerja
di UnitRekam
Medis
d) Formulir rekam
medis

2. Melaksanakan Teori dan praktek 12 hari Ka.Unit Karyawan baru

kegiatan di RM dapat
tempat mengaplikasikan
penerimaan materi orientasi
pasien rawat
jalan dan rawat
inap
3. Melaksanakan Teori dan praktek 6 hari Ka.Unit Karyawan baru
kegiatan RM dapat
penerbitan SEP mengaplikasikan
4. Melaksanakan materi orientasi
kegiatan Teori dan praktek 6 hari Ka.Unit Karyawan baru
pengambilan RM dapat
rekam medis mengaplikasikan

29
 dan distribusi materi orientasi
5. Melakukan
kegiatan Teori dan praktek 6 hari Ka.Unit Karyawan baru
penyimpanan RM dapat
rekam medis mengaplikasikan
aktif dan in aktif materi orientasi
6. Melakukan
kegiatan
penyusutan Teori dan praktek 6 hari Ka.Unit Karyawan baru
rekam medis in RM dapat
aktif mengaplikasikan
7. Melakukan materi orientasi
kegiatan
assembling Teori dan praktek 6 hari Ka.Unit Karyawan baru
rekam medis RM dapat
rawat jalan dan mengaplikasikan
rawat inap materi orientasi
8. Melakukan
kegiatan coding
rawat jalan dan Teori dan praktek 6 hari Kasi Karyawan baru
rawat inap RM dapat
9. Melakukan mengaplikasikan
kegiatan materi orientasi
indeksing
Teori dan praktek 6 hari Kasi Karyawan baru
10. Melakukan RM dapat
kegiatan mengaplikasikan
pelaporan materi orientasi
rumah sakit Teori dan praktek 6 hari Kasi Karyawan baru
11. Melakukan RM dapat
kegiatan analisa mengaplikasikan

30
 kuantitatif materi orientasi
12. Melakukan Teori dan praktek 6 hari Ka.Unit Karyawan baru
evaluasi RM dapat
orientasi mengaplikasikan
materi orientasi
Presentasi Diskusi 3 hari Ka.Unit Karyawan baru
RM menyampaikan
presentasi laporan
kegiatan orientasi
RM
13. Menyusun Membuat Laporan 6 hari Ka.Unit Laporan orientasi
laporan RM tersedia
orientasi

F. Evaluasi
No Evaluasi Metode Bahan PIC
1 Materi tentang :
a) Motto, Visi dan misi RSUD dr. Abdoer Diskusi Form Kegiatan Ka.Unit
Rahem Situbondo Orientasi RM
b) Visi dan Misi serta tugas dan tanggung
jawab Unit Rekam Medis
c) Struktur organisasi dan uraian tugas staf di
Unit Rekam Medis
d) Kebijakan, alur kerja dan prosedur kerja di
Unit Rekam Medis
e) Formulir rekam medis

2 Kegiatan Sistem Pengorganisasian Rekam Medis Diskusi Form Kegiatan Ka.Unit

Orientasi RM

31
G. Bukti Kegiatan
1. Form Kegiatan Orientasi
No Hari/Tanggal Kegiatan Paraf Staf Baru Paraf PIC

2. Form Penilaian Kegiatan Orientasi

No Kegiatan Nilai Paraf PIC
1. Materi tentang : Paham/ Tidak
a) Motto, Visi dan misi RSUD dr. Abdoer
Rahem
b) Visi dan Misi serta tugas dan tanggung
jawab Unit Rekam Medis
c) Struktur organisasi dan uraian tugas staf
di Unit Rekam Medis
d) Kebijakan, alur kerja dan prosedur kerja
di Unit Rekam Medis
e) Formulir rekam medis
2. Kegiatan Sistem Pengorganisasian Rekam Baik/Cukup/
Kurang Baik/
Medis
Tidak Baik

BAB X
PERTEMUAN/RAPAT

Pertemuan / rapat di unit rekam medis merupakan kumpulan sekelompok orang yang
bersifat formal dengan melibatkan empat orang atau lebih dengan tujuan untuk berkomunikasi,

32
perencanaan, penetapan, kebijakan, pengambilan keputusan, dan pemberian motivasi. Sasaran
akhir diadakannya rapat yaitu untuk mempertemukan peserta rapat secara langsung demi
terjalinnya komunikasi, agar peserta rapat dapat berkontribusi langsung dalam pembicaraan
sehingga pemikiran ide untuk penyelesain masalah dapat tersampaikan langsung, agar peserta
rapat dapat terangsang secara lansung dalam memahami setiap permasalahan yang dihadapi, agar
peserta rapat dapat sama-sama berkontribusi dalam pencapaian tujuan tertentu.
A. Tujuan Rapat
1. Berkomunikasi dalam perencanaan kebutuhan dan program Unit Rekam Medis
2. Berkomunikasi dalam penetapan kebijakan dan prosedur di Unit Rekam Medis
3. Berkomunikasi dalam pengambilan keputusan di Unit Rekam Medis
4. Berkomunikasi dalam pemberian motivasi di Unit Rekam Medis
5. Berkomunikasi dalam penyampaian masalah secara langsung di Unit Rekam Medis

B. Jadwal Rapat
Rapat Unit Rekam Medis diselenggarakan sekurang-kurangnya sekali dalam sebulan.

33
 BAB XI
PELAPORAN

Laporan dikerjakan oleh Kepala Unit rekam medis dengan cara mengolah data yang sudah
dikirimkan oleh petugas di poliklinik, ruang perawatan dan penunjang untuk disajikan dalam
bentuk laporan berupa Laporan Internal dan Laporan Eksternal
1. Laporan Internal merupakan laporan data yang dilaporkan setiap bulan kepada pihak
manajemen internal di RSUD dr. Abdoer Rahem yang terdiri dari laporan:
a. Laporan kunjungan pasien rawat jalan
b. Laporan kunjungan pasien rawat inap
c. Laporan 10 besar penyakit rawat jalan
d. Laporan 10 besar penyakit rawat inap
e. Laporan Indikator Pelayanan (BOR, LOS, TOI, GDR, NDR)
2. Laporan Eksternal merupakan laporan data yang dilaporkan setiap bulannya kepada Pihak
dinas Kesehatan yang terdiri dari laporan:
a. Laporan bulanan macam penyakit atau jumlah penderita rawat jalan (A-01-BL)
b. Laporan bulanan pelayanan rawat jalan (A-02-BL)
c. Laporan bulanan pelayanan rawat inap (A-03-BL)
d. Laporan bulanan jumlah kematian (A-04-BL)
e. Laporan bulanan jumlah kelahiran dan kematian ibu karena melahirkan (A-05-BL)
f. Laporan bulanan pengunjung dan kunjungan Poliklinik Gigi (A-08-BL)
g. LAporan bulanan Kasus penyakit Gigi dan Mulut (A-10-BL)
h. Laporan Bulanan Jumlah Pekerjaan Dan Kegiatan Laboratorium Gigi (A-11-BL)
i. Laporan Bulanan Kegiatan UGD (A-13-BL)
j. Laporan Bulanan Kegiatan Pembedahan (A-14-BL)
k. Laporan Bulanan Pemeriksaan Laboratorium Klinik (A-15-BL)
l. Laporan Bulanan Penunjang Diagnosa (A-16-BL)
m. Laporan Bulanan Kegiatan Radiologi (A-17-BL)
n. Laporan Bulanan Kegiatan Rehabilitasi Medik Atau Fisioterapi (A-18-BL)
o. Laporan Bulanan Jumlah Kehilangan Hari Kerja (A-20)
Pengiriman laporan eksternal ke Dinas Kesehatan Angkatan Udara oleh petugas pelaporan
data selambat lambatnya tanggal 15 tiap bulannya. Sedangkan untuk laporan ke Dinas
Kesehatan (Dinkes) hanya laporan surveillance yang dikirim lewat email tiap bulannya, dan
laporan KDRS setiap ditemukan kejadian yang haruskan dilaporkan dengan laporan KDRS.

Direktur
RSUD dr. Abdoer Rahem

34
dr. TONY WAHYUDI, M.KES
NIP. 19630210 199011 1 001