Mengelola Data dan Informasi di Tempat Kerja

MAY 3, 2014LEAVE A COMMENT

BAB I
PENDAHULUAN

1. Latar Belakang Masalah

Pengumpulan data dilakukan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan dalam rangka
mencapai suatu tujujan yang bermanfaat.

1. Rumusan masalah
2. Apakah pengertian Data dan Informasi?
3. Apa sajakah metode pengumpulan data?

1. Batasan masalah
Sesuai dengan rumusan diatas maka sangat perlu dilakukan pembatasan masalah agar tidak
terjadi pelebaran masalah

1. Tujuan Penulisan
Adapun tujuan yang hendak dicapai adalah agar pembaca dapat mengetahui apa yang
dimaksud dengan Mengelola Data/Informasi

BAB II
PENGELOLA DATA ATAU INFORAMSI DI TEMPAT KERJA

1. Pengertian Data atau Informasi

Data berasal dari kata Datum yang berarti materi / kumpulan fakta yang dipakai untuk
keperluan suatu analisa. Data adalah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya
dan masih memerlukan adanya suatu pengolahan. Data menurut Kamus Besar Bahasa
Indonesia, adalah keterangan yang benar dan nyata.Data dapat berwujud suatu keadaan,
gambar, suara, huruf, angka, matematika, bahasa ataupun simbol-simbol lainnya yang
bisa kita gunakan sebagai bahan untuk melihat lingkungan, obyek, kejadian ataupun
suatu konsep.
Informasi merupakan hasil pengolahan dari sebuah model, formasi, organisasi, ataupun suatu
perubahan bentuk dari data yang memiliki nilai tertentu, dan bisa digunakan untuk
menambah pengetahuan bagi yang menerimanya. Dalam hal ini, data bisa dianggap sebagai
obyek dan informasi adalah suatu subyek yang bermanfaat bagi penerimanya. Informasi juga
bisa disebut sebagai hasil pengolahan ataupun pemrosesan data.

Keterangan :
INPUT : Tahap ini merupakan proses memasukan data kedalam proses komputer
lewat alat input.
PROCESSING : Tahap ini merupakan proses pengolahan dari data yang sudah dimasukan
yang dilakukan oleh alat pemroses, yang dapat berupa proses menghitung, membandingkan,
mengklasifikasi, mengurutkan, mengendalikan atau mencari di storage.
OUTPUT : Tahap ini merupakan proses menghasilkan output dari hasil pengolahan
data ke alat output yaitu berupa informasi.
ORIGINATION : Tahap ini berhubungan dengan proses pengumpulan data yang biasanya
merupakan proses pencatatan data ke dokumen dasar
DISTRIBUTION : Tahap ini merupakan proses dari distribusi output pada pihak yang
berhak dan membutuhkan informasi.
STORAGE : Tahap ini merupakan proses perekaman hasil pengolahan ke simpanan
luar. Hasil dari pengolahan yang disimpan di storage dapat digunakan sebagai bahan input
untuk proses selanjutnya.

Berikut ini adalah pengertian dan definisi informasi menurut beberapa ahli :
1. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, informasi adalah penerangan,
pemberitahuan, kabar/ berita tentang sesuatu.
2. Menurut Burch and Starter Informasi adalah pengumpulan dan pengolahan data
untuk memberikan pengetahuan atau keterangan.
3. Menurut Drs. The Liang Gie, informasi atau keterangan adalah rangkaian perkataan,
kalimat, gambar, atau tanda tulis lainnya yang mengandung pengertian buah pikiran atau
pengetahuan apapun yang dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat
keputusan-keputusan yang tepat berdasarkan kenyataan yang ada.
4. Menurut situs Wikipedia, informasi adalah pengetahuan yang didapatkan dari
pembelajaran, pengalaman, atau instruksi.
5. Secara etimologi, informasi berasal dari bahasa Perancis kuno informacion (1387)
yang diambil dari bahasa latin informationem yang berarti garis besar, konsep, ide.
Informasi merupakan kata benda dari informare yang berarti aktivitas dalam pengetahuan
yang dikomunikasikan. Informasi juga dapat diartikan sebagai data yang telah diolah
menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
6. Dijelaskan oleh George R. Terry, Ph. D. bahwa informasi adalah data yang penting
yang memberikan pengetahuan yang berguna.
7. Menurut Gordon B. Davis, informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu
bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata yang dapat
dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan
datang.
8. Menurut Joner H. Sugian, informasi adalah sebuah konsep yang universal dalam
jumlah muatan yang besar, meliputi banyak hal, dalam ruang lingkupnya masing-masing
dan terekam dalam sejumlah media.
9. Menurut Kenneth C. Laudon, informasi adalah data yang sudah dibentuk ke dalam
sebuah formulir bentuk yang bermanfaat dan dapat digunakan untuk manusia.
10. Menurut Anton M. Moeliono, informasi adalah penerangan, keterangan,
pemberitahuan kabar atau berita. Informasi juga merupakan keterangan atau bahan nyata
yang dapat dijadikan dasar kajian analisis atau kesimpulan.
11. Menurut Robert G. Murdick, informasi terdiri atas data yang telah didapatkan,
diolah/ diproses, atau sebaliknya yang digunakan untuk tujuan penjelasan/ penerangan,
uraian, atau sebagai sebuah dasar untuk pembuatan ramalan atau sebuah keputusan.
12. Menurut Kusrini, informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk
yang berarti bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau
mendukung sumber informasi.
13. Menurut MC Leot, informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki
arti.
14. Menurut Firmanzah, informasi adalah data dan angka yang sudah diberi makna dan
nilai.
15. Menurut Jeremy Pope, informasi adalah kekuasaan, semakin banyak orang memiliki
informasi, pembagian kekeuasaan akan semakin luas.

1. Jenis-Jenis Data
2. Data Menurut Cara Memperolehnya
a) Data Primer adalah data yang secara langsung diambil dari objek / obyek penelitian
oleh peneliti perorangan maupun organisasi. Contoh : Mewawancarai langsung penonton
bioskop 21 untuk meneliti preferensi konsumen bioskop.
b) Data Sekunder adalah data yang didapat tidak secara langsung dari objek penelitian.
Peneliti mendapatkan data yang sudah jadi yang dikumpulkan oleh pihak lain dengan
berbagai cara atau metode baik secara komersial maupun non komersial. Contohnya adalah
pada peneliti yang menggunakan data statistik hasil riset dari surat kabar atau majalah.
2. Data Menurut Sumber Datanya
a) Data Internal merupakan data yang menggambarkan situasi dan kondisi pada suatu
organisasi secara internal. Misal : data keuangan, data pegawai, data produksi, dsb.
b) Data Eksternal yaitu data yang menggambarkan situasi serta kondisi yang ada di luar
organisasi. Contohnya adalah data jumlah penggunaan suatu produk pada konsumen, tingkat
preferensi pelanggan, persebaran penduduk, dan lain sebagainya.
3. Data Menurut Sifat Datanya
a) Data kualitatif adalah data yang disajikan dalam bentuk kata-kata (tidak dapat dihitung).
Contoh : berat badan ibu-ibu pkk sumber ayu, nilai rupiah dari waktu ke waktu, persepsi
konsumen terhadap botol air minum dalam kemasan, anggapan para ahli terhadap
psikopat.
b) Data kuantitatif adalah data dalam bentuk angka (dapat dihitung). Contohnya :
penggunaan kata sekitar, kurang lebih, kira-kira, sebanyak dan sebagainya. jumlah pembeli
saat hari raya idul adha, tinggi badan siswa kelas 3 ips 2, dan lain-lain, dinas pertanian
daerah mengimpor bahan baku pabrik pupuk kurang lebih 850 ton.
4. Data Menurut Waktu Pengumpulannya
a) Cross section / insidentil adalah dikumpulkan pada suatu waktu tertentu.
b) Data berkala / time series data adalah data yang dikumpulkan secara berkala.

1. Pengelolaan Data
Pengelolaan diartikan sebagai suatu rangkaian pekerjaan atau usaha yang dilakukan oleh
sekelompok orang untuk melakukan serangkaian kerja dalam mencapai tujan tertentu.
Definisi pengelolaan oleh para ahli terdapat perbedaan-perbedaan hal ini disebabkan karena
para ahli meninjau pengertian dari sudut yang berbeda- beda. Ada yang meninjau pengelolaan
dari segi fungsi, benda, kelembagaan dan yang meninjau pengelolaan sebagai suatu
kesatuan. Namun jika dipelajari pada prinsipnya definisi- definisi tersebut mengandung
pengertian dan tujuan yang sama.
Tujuan Pengolahan Dataadalah untuk menghasilkan dan memelihara record perusahaan
yang akurat dan up to date.
Berikut ini adalah pendapat dari beberapa ahli:
1. Menurut Wardoyo (1980:41) memberikan definisi sebagai
berikut pengelolaan adalah suatu rangkai kegiatan yang berintikan perencanaan
,pengorganisasian pengerakan dan pengawasan dalam mencapai tujuan yang telah
ditetapkan sebelumnya .
2. Menurut Harsoyo (1977:121) pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal dari
kata kelola mengandung arti serangkaian usaha yang bertujuan untuk mengali dan
memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien guna mencapai
tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya.

Dari uraian diatas dapatlah disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan pengelolaan adalah
suatu rangkaian kegiatan yang berintikan perncanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan
pengawasan yang bertujuan menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki
secara efektif untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan

1. Metode Pengumpulan Data

Definisi Metode Pengumpulan Data
Teknik atau cara yang digunakan untuk mengumpulkan data.
Untuk memperoleh pengumpulan data dibutuhkan metode khusus, yaitu :
1. Pengamatan Langsung (Observasi)
Pengumpulan data dengan observasi langsung atau dengan pengamatan langsung adalah cara
pengambilan data dengan menggunakan mata tanpa ada pertolongan alat standar lain untuk
keperluan tersebut.
Menurut Nawawi & Martini (1991) observasi adalah pengamatan dan pencatatan secara
sistimatik terhadap unsur-unsur yang tampak dalam suatu gejala atau gejala-gejala dalam
objek penelitian. Menurut Patton (dalam Poerwandari 1998) tujuan observasi adalah
mendeskripsikan setting yang dipelajari, aktivitas-aktivitas yang berlangsung, orang-orang
yang terlibat dalam aktivitas, dan makna kejadian di lihat dari perpektif mereka yang terlihat
dalam kejadian yang diamati tersebut.
Macam-Macam Observasi
1. Observasi Partisipatif
Dalam observasi ini, peneliti secara langsung terlibat dalam kegiatan sehari-hari orang atau
situasi yang diamati sebagai sumber data.
Misalnya seorang guru dapat melakukan observasi mengenai bagaimana perilaku siswa,
semangat siswa, kemampuan manajerial kepala sekolah, hubungan antar guru, dsb.
1. Non participant Observation
Berlawanan dengan participant Observation, Non Participant merupakan observasi yang
penelitinya tidak ikut secara langsung dalam kegiatan atau proses yang sedang diamati.
Misalnya penelitian tentang pola pembinaan olahraga, seorang peneliti yang menempatkan
dirinya sebagai pengamat dan mencatat berbagai peristiwa yang dianggap perlu sebagai data
penelitian.
Kelemahan dari metode ini adalah peneliti tidak akan memperoleh data yang mendalam
karena hanya bertindak sebagai pengamat dari luar tanpa mengetahui makna yang terkandung
di dalam peristiwa.
Alat yang digunakan dalam teknik observasi ini antara lain : lembar cek list, buku catatan,
kamera photo, dll.
Kelebihan dan Kekurangan Pengamatan langsung (Observasi)

Kelebihan Kekurangan
 Dapat mengetahui fakta secra langsung
atau nyata
Mendapatkan data yang tidak
diragukan lagi (pasti)
Tidak merugikan orang lain
Waktu pengamatan yang lama
Biaya yang banyak
Tenaga yang cukup melelahkan

2. Penelitian Dengan Mengambil Sample

Sampel adalah bagian dari populasi yang diharapkan mampu mewakili populasi dalam
penelitian
Syarat Sample Yang Baik
Dalam penyusunan sampel perlu disusun kerangka sampling yaitu daftar dari semua unsur
sampling dalam populasi sampling, dengan syarat:
1. Harus meliputi seluruh unsur sampel.
2. Tidak ada unsur sampel yang dihitung dua kali
3. Harus up to date
4. Batas-batasnya harus jelas
5. Harus dapat dilacak dilapangan
Menurut Teken (dalam Masri Singarimbun dan Sofyan Efendi) Ciri-ciri sample yang ideal
adalah:
1. Dapat menghasilkan gambaran yang dipercaya dari seluruh populasi yang diteliti
2. Dapat menentukan presisi (precision) dari hasil penelitian dengan menentukan
penyimpangan baku (standar) dari taksiran yang diperoleh
3. Sederhana, sehingga mudah dilaksanakan
4. Dapat memberikan keterangan sebanyak mungkin dengan biaya yang rendah
Kelebihan dan Kekurangan Pengamatan langsung (Observasi)

Kelebihan Kekurangan

Menghemat waktu

Menghemat biaya
 Menghemat tenaga
Hasil yang diperoleh belum akurat
(tidak pasti)
Sample dapat dipalsukan
Data yang diperoleh meragukan
Merugikan orang lain

Cara / Teknik Pengumpulan Sample

Ada beberapa teknik dalam pengambilan sampel, namun secara garis besar dapat dibagi
menjadi dua:
1. Probability Sampling atau Random Sampling
Simple random sampling, pengambilan sample secara acak sederhana, ialah sebuah sample
yang diambil sedemikian rupa sehingga tiap unit penelitian atau satuan elemen dari populasi
mempunyai kesempatan yang sama untuk dipilih menjadi sample. Metode yang digunakan
dengan cara (1) undian (digoncang seperti arisan), (2) ordinal (angka kelipatan), (3)tabel
bilangan random
Proportionate stratified random sampling, misal dengan siswa sebagai sampelnya,maka
perlu ada kalsifikasi siswa berdasar strata (misal kelas I, II dan III)
Disproportional stratified random sampling,
Area Sampling, teknik pengambilan sample berdasar wilayah
Kluster sampling, teknik pengambilan sample berdasar gugus atau clusters, misal: sebuah
penelitian ingin mengetahui pendapatan keluarga dalam suatu desa, dengan berbagai klaster,
missal dari segi pekerjaan: Tani, Buruh, PNS, Nelayan
2. Non-Probability Sampling.
Non probability sampling terdiri dari:
1. Sampling sistematis, yaitu memilih sampel dari suatu urutan daftar menurut urutan
tertentu, missal tiap individu urutan no ke-n (10, 15, 20 dst)
2. Sampling kuota, (quota sampling), teknik sampling yang didasarkan pada
terpenuhinya jumlah sample yang diinginkan (ditentukan)
3. Sampling aksidental, sample yang diambil dari siapa saja yang kebetulan ada,
misalnya dengan menanyai siapa saja yang ditemui dijalanuntuk meminta pendapat
tentang kenaikan harga sembak
4. Purposive sampling, teknik pengambilan sample didasrkan atas tujuan tertentu. (orang
yang dipilih betul-betul memiliki kriteria sebagai sampel)
5. Sampling jenuh (sensus),
6. Snowball sampling, dimulai dari kelompok kecil yang diminta untuk menunjukkan
kawan masing-masing. Kemudian kawan tersebut diminta untuk menunjukkan kawannya
lagi dan seterusnya sampai secukupnya.
Teknik Penentuan Jumlah Sampel
Salah satu cara untuk menentukan jumlah sample adalah dengan menggunakan rumus dari
Taro Yamane:
n= Jumlah sample,
N= Jumlah Populasi,
d = Presisi yang inginkan (misal 5 % atau 10 %)
Jenis-Jenis Sample
Menurut Rath & Strongs, ada dua jenis sampel, yaitu
Sampel judgemental yaitu sampel dipilih berdasarkan pendapat analis dan hasul
penelitian digunakan untuk menarik kesimpulan tentang item-item di dalam sampel yaitu
pada observasi sesungguhnya.
Sampel statistical yaitu sampel dipilih secara acak/random dari seluruh populasi dan
hasil penelitiannya dapat digunakan untuk menarik kesimpulan tentang seluruh populasi.

3. Wawancara
Wawancara adalah pertemuan dua orang untuk bertukar informasi dan ide melalui tanya
jawab sehingga dapat dikonstruksikan makna dalam suatu topik tertentu dan dengan
wawancara, peneliti akan mengetahui hal-hal yang lebih mendalam tentang partisipan dalam
menginterprestasikan situasi dan fenomena yang terjadi yang tidak mungkin bisa ditemukan
melalui observasi.
Menurut Prabowo (1996) wawancara adalah metode pengmbilan data dengan cara
menanyakan sesuatu kepada seseorang responden, caranya adalah dengan bercakap-cakap
secara tatap muka.Pada penelitian ini wawancara akan dilakukan dengan menggunakan
pedoman wawancara. Menurut Patton dalam proses wawancara dengan menggunakan
pedoman umum wawancara ini, interview dilengkapi pedoman wawancara yang sangat
umum, serta mencantumkan isu-isu yang harus diliput tampa menentukan urutan pertanyaan,
bahkan mungkin tidak terbentuk pertanyaan yang eksplisit.
Pedoman wawancara digunakan untuk mengingatkan interviewer mengenai aspek-aspek apa
yang harus dibahas, juga menjadi daftar pengecek (check list) apakah aspek-aspek relevan
tersebut telah dibahas atau ditanyakan. Dengan pedoman demikian interviwer harus
memikirkan bagaimana pertanyaan tersebut akan dijabarkan secara kongkrit dalam kalimat
Tanya, sekaligus menyesuaikan pertanyaan dengan konteks actual saat wawancara
berlangsung (Patton dalam poerwandari, 1998).
Kelebihan dan Kelemahan dari Wawancara yaitu :

Kelebihan Kekurangan

Informasi yang didapat tidak 100%benar,

Data dapat segera diperoleh tergantung dari narasumber
Dapat secara langsung bertatap muka Menurut kemampuan bahasa yang
dengan narasumber dimiliki si pewawancara atau interviewer
Adanya pengaruh subjektif pewawancara

Wawancara dapat dilakukan dengan tatap muka maupun melalui telpon.

1. Wawancara Tatap Muka

Kelebihan Kekurangan

Bisa membangun hubungan dan

memotivasi responden
Bisa mengklarifikasi pertanyaan ,
menjernihkan keraguan, menambah
pertanyaan baru
Bisa membaca isyarat non verbal
Bisa memperoleh data yang banyak
Membutuhkan waktu yang lama
Biaya besar jika responden yang akan
diwawancara berada di beberapa daerah
terpisah
Responden mungkin meragukan
kerahasiaan informasi yang diberikan
Pewawancara perlu dilatih
 Bisa menimbulkan bias pewawancara
Responden bias menghentikan
wawancara kapanpun

1. Wawancara Via Phone

Kelebihan Kekurangan

Biaya lebih sedikit dan lebih cepat dari

warancara tatap muka
Bisa menjangkau daerah geografis yang
luas
Anomalitas lebih besar dibanding
wawancara pribadi (tatap muka)
Isyarat non verbal tidak bisa dibaca
Wawancara harus diusahakan singkat
Nomor telpon yang tidak terpakai bisa
dihubungi, dan nomor yang tidak terdaftar
pun dihilangkan dari sampel

4. Perkiraan Koresponden
Koresponden adalah metode pengumpulan data dengan cara mengambil pendapat orang lain
atau komentar yang diterima oleh pemakai dengan surat. Contohnya : ada suatu produk
sabun, spg yang membawa produk sabun ini memberikan format pengisian data-data dari
hasil yang telah diperoleh dari penggunaan produk sabun mereka, untuk seminggu kemudian
diambil hasil dari apa yang sipembeli itu buat. Sehingga format yang di buat oleh si pembeli
dapat sianalisa lagi.
Keuntungan dan kekurangan yang diperolah dari perkiraan koresponden yaitu :

Kelebihan Kekurangan

Menghemat waktu tenaga dan biaya

Hasil yang diperoleh kurang akurat,
mungkin hanya bohong belaka
5. Daftar Pernyataan Berupa Koesioner
Kuesioner adalah teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara memberikan
seperangkat pertanyaan atau pernyataan kepada orang lain yang dijadikan responden untuk
dijawabnya.
Kuesioner merupakan suatu teknik pengumpulan data secara tidak langsung (peneliti tidak
langsung bertanya jawab dengan responden). Instrumen atau alat pengumpulan datanya juga
disebut angket berisi sejumlah pertnyaan-pertanyaan yang harus dijawab atau direspon oleh
responden. Responden mempunyai kebiasaan untuk memberikan jawaban atau respon sesuai
dengan presepsinya.
Kuesioner merupakan metode penelitian yang harus dijawab responden untuk menyatakan
pandangannya terhadap suatu persoalan. Sebaiknya pertanyaan dibuat dengan bahasa
sederhana yang mudah dimengerti dan kalimat-kalimat pendek dengan maksud yang jelas.

Prinsip Penulisan angket menyangkut beberapa faktor antara lain :

Isi dan tujuan pertanyaan artinya jika isi pertanyaan ditujukan untuk mengukur maka
harus ada skala yang jelas dalam pilihan jawaban.
Bahasa yang digunakan harus disesuaikan dengan kemampuan responden. Tidak
mungkin menggunakan bahasa yang penuh istilah-istilah bahasa Inggris pada responden
yang tidak mengerti bahasa Inggris, dsb.
Tipe dan bentuk pertanyaan apakah terbuka atau terturup. Jika terbuka artinya
jawaban yang diberikan adalah bebas, sedangkan jika pernyataan tertutup maka responden
hanya diminta untuk memilih jawaban yang disediakan.
Penggunaan kuesioner sebagai metode pengumpulan data terdapat beberapa Kelebihandan
Kekurangan, yaitu :

Kelebihan Kekurangan

Responden dapat menjawab kuesioner

pada waktu luangnya (waktu yang dipakai

tidak terlalu banyak)
Pertanyaan yang akan diajukan pada
responden dapat distandarkan,
Pertanyaan yang diajukan dapat
 dipikirkan terlebih dahulu
Serta pertanyaan yang diajukan akan
lebih tepat dan seragam.
Kadang-kadang orang yang mengisi
koesioner tidak mengisi sesuai hati nurani
Macam-Macam Kuisioner
1. Kuesioner tertutup
Setiap pertanyaan telah disertai sejumlah pilihan jawaban. Responden hanya memilih
jawaban yang paling sesuai.
1. Kuesioner terbuka
Dimana tidak terdapat pilihan jawaban sehingga responden haru memformulasikan
jawabannya sendiri.
1. Kuesioner kombinasi terbuka dan tertutup
Dimana pertanyaan tertutup kemudian disusul dengan pertanyaan terbuka.
1. Kuesioner semi terbuka
Pertanyaan yang jawabannya telah tersusun rapi, tetapi masih ada kemungkinan tambahan
jawaban.

6. Prediksi Atau Ramalan Berdasarkan Taksiran Atau Trend Yang Berlaku

Penggunaan prediksi sebagai metode pengumpulan data terdapat beberapa Kelebihandan
Kekurangan, yaitu :

Kelebihan Kekurangan

Jika prediksi tepat maka akan

mendapatkan keuntungan yang banyak
Jika tidak sesuai dengan prediksi akan
mendapatkan kerugian yang banyak.
Tidak sesuai dengan ketentuan-ketentuan
yang ada

1. Macam Sistem Pengelolaan Data

2. Sistem manual.
Sistem pertama adalah manual sistem ini hanya terdiri atas orang pulpen, pensil, dan buku
besar (ledger) untuk membuka entri. Buku besar menggambarkan record dari operasi
perusahaan.
2. Mesin Keydriven,
Penemuan mesin ini seperti cash register, mesin ketik dan kalkulator meja meringankan tugas
pengurusan data yang besar.
3. Mesin punched card,
Dengan cara yang sama sejumlah organisasi yang besar mencatat transaksi mereka dalam
bentuk punched card (kartu berlubang) dan menggunakan mesin puched card pemeliharaan
dan pengolahan file yang penting.
4. Komputer.
Sekarang, semua organisasi yang besar dan sebagian besar organisasi yang lebih kecil
mengandalkan komputer untuk melakukan mayoritas pengolahan data mereka.

1. Tugas Pengolahan Data

Tanpa memandang apakah sistem pengolahan data berupa manual, key driven komputer atau
kombinasi, ada empat tugas dasar yang dilakukan
1. Pengumpulan data
Sepanjang perusahaan memberikan barang dan jasa dan kepala lingkunganya, tiap tindakanya
ini digambarkan dalam record data. Jika tindakan tersebut melibatkan elemen lingkungan, hal
ini disebut transaksi.
2. Pengubahan data
Diperlukan untuk mengubah data untuk mentranformasikannya menjadi format yang dapat
digunakan.
3. Penyimpanan data
Pada perusahaan kecil, ada ratusan transaksi dan tindakan tiap harinya sedangkan
diperusahan yang lebih besar, mungkin saja ada ribuan. Epson, misalnya, menyatakan bahwa
tiap sepuluh detik, salah satu dari pelanggannya memasang atau menginstal komputer atau
printer Epson.
4. Pembuatan dokumen
Sistem pengolahan data menghasilkan output yang dibutuhkan oleh perorangan atau
kelompok baik yang berada didalam atau diluar perusahan.

1. Sumber Data atau Informasi

Sumber data di dapat dari :
1. Lingkungan kerja
2. Lembaga pendidikan.
3. Media massa.
4. Instansi pemerintah
5. Masyarakat
Data/Informasi dapat diperoleh melalui berikut ini :
1. Hasil penelitian yang dilakukan sebelumnya
2. Data yang telah lewat dengan memperhatikan trend dan taksiran di masa datang
3. Mengambil dari pusat data seperti Badan Pusat Statistik (BPS) dan Pusat Data
Informasi Pertanian (Pusdatin)
4. Media elektronik seperti televisi, radio, dan internet
5. Media cetak seperti buku, majalah, karya ilmiah, koran, proposal, dan profil pu
6. Forum seperti seminar, pelatihan, dan pendidikan

1. Proses Penghimpunan Data

Proses penghimpunan data meliputi :
1. Penerimaan data
2. Identifikasi data/informasi
3. Recalling (pemberitahuan/pengambilan kembali data)
4. Penduplikasian kembali file
5. Penyortiran data yang sudah terkumpul
6. Penjilidan/pengelompokan data menjadi satu jenis
7. Penyimpanan ke dalam media file box, filling cabinet, ordner.

1. Jenis-Jenis Data di Tempat Kerja

2. Data keuangan, di antaranya data upah karyawan, keuntungan, pemasukan,
pengeluaran (belanja), hutang serta piutang perusahaan dll.
3. Mengklasifikasi Data atau Informasi
1. Data administrasi umum, di antaranya data kegiatan organisasi, data kebutuhan
alat tulis (ATK) dll.
2. Data kepegawaian, diantaranya data karyawan, data absensi, dan data jam
kerja lembur.
3. Data pemasaran/bisnis, di antaranya data barang yang akan dipasarkan, data
kantor cabang, dll.
4. Data pembelian, di antaranya data pembelian bahan baku, data data pembelian
mesin serta suku cadang dll.
5. Data produksi, di antaranya data waktu produksi, data kapasitas produksi, dan
data jumlah produksi.
6. Data gudang, di antaranya data persediaan barang, data barang rusak, dan data
sisa barang.
7. Data penjualan, di antaranya data pemasukan, data biaya promosi, dan data
barang terjual.
8. Data distribusi, di antaranya data pengiriman, pengembalian barang, dan
penerimaan barang.
Klasifikasi informasi
Saat ini, dimana informasi telah menjadi aset penting yang menentukan ketangguhan sebuah
organisasi, pengamanan informasi menjadi lebih diperlukan dari sebelumnya. Untuk itu
diperlukan adanya klasifikasi data atau informasi.

Tujuan klasifikasi data atau informasi:

1. Melindungi perjanjian kontrak (informasi) dengan mitra bisnis atau konsumennya.
2. Memberikan pengamanan yang sesuai, sehingga menghemat sumber daya organisasi
dan membuat pengelolaan informasi menjadi efisien dan efektif.
3. Membantu meningkatkan kualitas data/ informasi yang digunakan sebagai bahan
untuk mengambil keputusan.
4. Kualitas dari suatu Data atau Informasi
5. Akurat : Tidak menyesatkan, pasti, tidak bias, dan terbebas dari kesalahan.
Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.
6. Relevan : Informasi mempunyai manfaat untuk pemakainnya serta data sesuai
dengan kondisi pada saat dibutuhkan.
7. Tepat Waktu : Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.
8. Terkini : Data yang disajikan harus menggambarkan keadaan terkini atau
sekarang.
9. Faktual : Data yang disajikan sesuai dengan fakta dan kenyataan yang sedang
terjadi serta benar adanya yang berguna bagi pengambilan keputusan.
10. Akuntabel : Sata dapat dipertanggung jawabkan baik jumlah maupun kualitasnya.
1. Manfaat Data atau Informasi
Data atau Informasi memiliki manfaat yaitu:
1. Meningkatkan wawasan dan pengetahuan organisasi.
2. Mengurangi resiko kesalahan dalam pengambilan keputusan.
3. Menggambarkan kondisi yang terjadi masa kini.
4. Memberi gambaran trend atau kecenderungan di masa depan.
5. Mengurangi ketidak pastian kondisi karena adanya kesimpangsiuran fenomena.
6. Menjadi dasar bagi pemecahan masalah cepat.
7. Menghasilkan arus kerja menjadi lebih efektif dan efisien.
8. Meningkatkan citra pesitif perusahaan.
9. Menambah relasi.
10. Meningkatkan kepercayaan pemegang saham.
11. Memberi arahan bagi promosi yang lebih jelas.
12. Menjadi dasar pertanggung jawaban atas segala tindakan yang sudah diambil.
13. Memberikan bukti, bukan kesan, isu, atau opini dari pihak lain.

BAB III
Penutup

Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat kita ambil dari paparan diatas adalah bahwa data yang telah kita
peroleh dapat kita olah menjadi informasi yang bermanfaat.