Caracteristicas de un codigo contable

Todo cdigo contable debe ser diseado bajo ciertos parmetros que le
permiten cumplir con los requerimientos de informacin que solicitan los
usuarios. Debe estar diseado de tal forma que cumpla con los distintos
objetivos de la contabilidad, se ajuste siempre a las necesidades especficas de
la empresa y adems, cubra las circunstancias especiales y los casos
individuales que puedan presentarse. La gerencia de una cadena de
supermercados, por ejemplo, necesitar tener informacin contable de las
ventas realizadas por la zona geogrfica, por cada establecimiento y por tipos
de artculos, pero no a nivel de cajeros que trabajen en cada supermercado. Por
esta razn, el cdigo contable es la estructura principal de un sistema contable
que permitir generar informacin optima y relevante. Un principio que debe
tenerse en cuenta para disear un cdigo de cuentas, es la sencillez del
mismo, sin perder de vista el sentido comn. Muchas veces, los errores se
generan por la innecesaria complicacin que se le asigna al sistema contable.
La complejidad y volumen de operaciones de una entidad pueden ocasionar
que el sistema sea ms complicado y por ello se haganecesaria una mayor
supervisin para el procesamiento de los datos. Veamos cuales son las
caractersticas que debe poseer un cdigo contable:

FLEXIBILIDAD
Significa que un cdigo contable debe estar diseado de tal forma que permita,
posteriormente, agregar nuevas clasificaciones o detalles que se requieran
bajo las condiciones existentes. Esta caracterstica es sumamente importante
cuando surgen nuevos requerimientos de informacin aplicables a los
negocios.

ADECUADA CLASIFICACION
Indica que un cdigo contable debe estar clasificado de acuerdo con las
normas contables que establece la profesin. Por ejemplo, el activo fijo no
puede ser clasificado como activo disponible ya que no corresponde con la
practica contable general. La situacin ideal u objetivo de todo sistema
contable desde el punto de vista de la clasificacin debe recibir las partidas en
los estados financieros es la de elaborar estos en forma directa a partir de las
cuentas que conforman las cifras en un balance de comprobacin por ejemplo
y efectuar una mnima cantidad de ajustes y las reclasificaciones en los
reportes.

JERARQUIZADO
La jerarquizacion de un cdigo contable debe establecer subdivisiones para
cada uno de losgrupos y subgrupos de partidas que conforman los estados
financieros, a fin de presentar al informacin hasta el nivel de detalle que sea
requerido.

CLARIDAD EN LAS DESCRIPCIONES

Es uno de los aspectos importantes del diseo de un cdigo contable, con el
objetivo de asociar y establecer una relacin directa entre la descripcin de la
cuenta y su naturaleza. Generalmente los sistemas de contabilidad
mecanizados proveen el suficiente espacio de posiciones para las descripciones
o denominaciones de las cuentas
DISEO DE UN CODIGO DE CUENTAS

Hasta ahora hemos adquirido los conocimientos bsicos de codificacin para

disear apropiadamente un cdigo contable. El siguiente paso consiste en unir
tales conocimientos bsicos con toda la teora contable, a fin de disear
correctamente el cdigo de cuentas.
Para elaborar el cdigo contable de una compaa, el contador debe seguir una
serie de pasos mnimos con objeto de confeccionar la estructura de las
cuentas. Estudiaremos ahora, los pasos a seguir para elaborar la estructura de
las cuentas que servir para el registro de las operaciones.

Paso 1: especificar o asignar nmeros a los generales de partidas, tanto del

balance general como del estado deganancias y prdidas. Ejemplo:

1 Activo 3 Patrimonio 5 Cuentas de resultado acreedor

2 Pasivo 4 Cuentas de resultado deudor

Paso 2: definir o especificar el formato del cdigo contable en dgitos y niveles.

Esta definicin estar siempre sujeta a la flexibilidad que tenga el software
contable que se este usando, y a la definicin de los parmetros de las
cuentas.

1. Primer dgito

El primer dgito identifica el elemento de la contabilidad

2. Segundo dgito

Identifica la clasificacin de cada uno de los elementos anteriores, as:

1. Activo
1.1 Activo Corriente

3. Tercer dgito

Corresponde al rubro de agrupacin, e identifica la posicin de ste dentro de

cada una de las clasificaciones anteriores, por ejemplo:
1. Activo
1.1 Activo Corriente
1.1.01 Efectivo y equivalentes
4. Cuarto dgito
Corresponden a la cuenta e identifican la posicin de sta dentro de cada
rubro, as:
1. Activo
1.1 Activo Corriente
1.1.01 Efectivo y equivalentes
1.1.01.01 Caja General
5. Dgitos quinto y sexto
Corresponden a la subcuenta, e identifican su posicin dentro de cada cuenta,
as:
1.1.01.03 Efectivo en bancos
1.1.01.03.01 Depsitos en Cuenta Corriente

Diseo de un cdigo
Para elaborar el cdigo contable de una compaa, el contador debe de seguir
una serie de pasos mnimos con objeto de confeccionar la estructuras de las
cuentas. En algunos casos, la asignacin de nmeros es realizada
automticamente por el software contable mecanizado.
2. Cdigo contable, dgitos y niveles Los cdigos contables son utilizados en
los sistemas contables mecanizados estn compuestos por dgitos y niveles.
3. Los dgitos representan el numero de posiciones utilizadas por el cdigo
contable.
4. Los niveles son el numero de agrupaciones que se especifica entre todos
los dgitos, a fin de diferenciar cada una de las clasificaciones que requieren los
estados financiaron , de acuerdo con la norma de la contabilidad y las
necesidades de informacin de la empresa.

IMPORTANCIA DE LOS REGISTROS CONTABLES

Es difcil concebir un proyecto de empresa a futuro desligado de algo tan

importante como una contabilidad profesional y eficaz. La necesidad de
mantener este apartado de los proyectos en constante alerta es la base sobre
la que se pueden configurar realmente los clculos econmicos del futuro,
pero, sobre todo, la realidad del da a da de una empresa.

La contabilidad debe ser capaz de asumir e interpretar el devenir contable del

proyecto, de manera que permita la toma de decisiones en funcin de datos
contrastados. En muchas ocasiones no se presta la atencin debida a este gran
proyecto empresarial, pero, no hacerlo es efectivamente un error de bulto que
tarde o temprano tendr consecuencias.

REGISTRO DE OPERACIONES EN ASIENTOS DE LIBRO DIARIO.

En el libro diario se anotan las operaciones que realiza una empresa de manera
cronolgica y ordenada, informando una serie de datos como:

Folio (nmero de la pgina).

Fecha de la operacin
Nmero progresivo de las operaciones.
Folio de las cuentas de libro mayor que se afectan a travs de cargos y abonos.
Nombre de las cuentas que se ven afectadas en las operaciones.
Breve explicacin de cada una de las operaciones efectuadas, destacando en
ellas la clase y nmero de documentos comprobatorios que ampara a las
mismas.
Importe de las cantidades que afecten a las subcuentas, las cuales se anotarn
en la columna parcial.

A la anotacin de cada una de las operaciones contenidas en este libro se le

conoce tcnicamente como "asiento de diario".
Existen 2 tipos de asiento de diario:

Asientos simples (que son aquellos que se componen nicamente de un cargo

y un abono).

Asientos compuestos (aquellos que se componen de uno o mas cargos, y uno o

ms abonos).

REGISTRO DE OPERACIONES EN ESQUEMAS DE LIBRO MAYOR.

Contiene por separado las cuentas individuales de contabilidad (catalogo de

cuentas) que necesita la cantidad econmica para registrar sus operaciones.
Las operaciones se transfieren del Libro Diario General al Libro Mayor, cuenta
por cuenta, para clasificar y resumir las operaciones por cada uno de los
conceptos que integran la informacin financiera de la entidad. Existen otros
sistemas de registro en diarios especiales, los que sern tratados
posteriormente, que sumarizan operaciones iguales, pero siempre se
transfieren al mayor todas ellas, generalmente en periodos mensuales.

CONTRIBUCIONES EN EL REGISTRO DE LAS OPERACIONES.

En los sistemas de contbilidd, el proceso para el registro de las operaciones y la

obtencion de informacin financiera, se debe estructurar como alguno de los
sistemas contables:

Sistema manual: la operacin medida, cuantificada y clasificada con base en el

catalogo de cuanteas:

Se registran en el libro diario.

Se pasan o transfieren el libro mayor
Simultaneamente el inciso B se registra en auxiliares.
Se obtiene el saldo del mayor.
Se obtiene una balanza de comprobacion.
Se prepara la informacin financiera.

Sistema mecanizado de registro directo: la operacin medida, cuantificada y

clasificada con base en el catalogo de cuantas:

Se operan los auxiliares de cuenta mayor y se descarga la suma de los

importes registrados en la cuenta de mayor correspondiente.
Simultaneamente, a travs de copia al carbon se obtienen el registro en el libro
diario. El libro diario y mayor de este sistema se conforman a travs de hojas
sueltas que se empastan despues de ser usadas, formando los libros
correspondientes.
Se obtiene una balanza de comprobacion.
Se prepara la infrmacion financiera.

DEFINICION DE AJUSTE
El trmino ajuste, generalmente y en la mayora de los diversos contextos en
los cuales puede aplicarse refiere siempre a lo mismo, la unin, adaptacin o
acomodacin de una cosa respecto de otra que est estrechamente vinculada
a la primera y que de este modo permite el correcto funcionamiento, ya sea de
una pieza mecnica que se halla en el motor del auto y que permite entonces
que arranque, o bien, ya en un contexto totalmente distinto, como puede ser la
mesa de dilogo entre un sindicato que representa los intereses de un grupo
determinado de trabajadores con el gobierno, el acuerdo a favor de un ajuste,
por ejemplo, implica y sirve para hablar del acuerdo que alcanzaron y el punto
final a las discrepancias que estaban en cuestin entre ellos.

El ajuste, entonces, es una relacin ampliamente estudiada y necesaria de

estar presente en la mecnica de precisin, ya que como bien anticipamos ms
arriba, del acople entre dos piezas claves que pertenecen a un equipo o
mquina industrial depender la vida de ste.

DEFINICION DE ASIENTO
Un asiento es una anotacin en el libro de contabilidad que refleja los
movimientos econmicos de una persona o institucin. Se realiza cada vez que
la empresa contabiliza una entrada contable relacionada con la actividad que
realiza.

En el sistema de contabilidad de partida doble, crear una entrada en un libro

de diario implica dos apuntes (2 asientos) en dos cuentas distintas pero
relacionadas entre s, una en el debe y otra en el haber.

ASIENTO DE AJUSTE
Son los que se realizan habitualmente al cierre del respectivo ejercido. El
registro de una transaccin contable que tiene por objeto corregir un error;
contabilizar una acumulacin; dar de baja en libros un partida; hacer una
provisin para cuentas incobrables; considerar una depreciacin u otro motivo
similar

Que pasara a una empresa si no se realiza los asientos de ajustes?

El contador debera hacer los asientos de ajuste porque estos le van a permitir
una historia completa de todas las operaciones realizadas durante todo el
periodo, si no los hace la empresa podra quebrar

BALANCE DE COMPROBACION
Es un documento por medio del cual se comprueba que los asientos del Libro
Diario han sido pasados correctamente al Libro Mayor.
Se puede decir que el Balance de Comprobacin es una lista de todas las
cuentas que se han abierto en el Mayor Principal, e indican en un momento
determinado el total de cargos y abonos que se han registrado. Su
presentacin es mensual, o con la frecuencia que se estima conveniente.

Partes del Balance de Comprabacin

Encabezamiento: Comprender el nombre de la empresa, la denominacion del
documento y la fecha.
Contenido: Es la relacin o lista de cuentas del Mayor Principal con sus
respectivos importes o saldos. Contiene cuentas del Activo, Pasivo, Capital,
Ingresos y Egresos.