SOP For Financial Accountability and Reporting Contractual Services and Self-Managed Pamsimas III

PAMSIMAS 2016
DAFTAR ISI
Hal
I. PENDAHULUAN......................................................................................................... 1
1. Gambaran Umum .................................................................................................. 1
2. Tujuan.................................................................................................................... 2
3. Pengguna Petunjuk Operasional............................................................................ 2
II. KETENTUAN UMUM PEMBAYARAN ........................................................................ 4
1. Jenis Pembayaran ................................................................................................. 4
2. Jenis Tagihan ........................................................................................................ 4
3. Pembayaran Pihak Ketiga Atas Biaya-Biaya Di Dalam Kontrak ............................. 5
4. Pembayaran Atas Biaya-Biaya Kegiatan Swakelola............................................... 8
5. Penagihan.............................................................................................................. 9
III. JENIS KEGIATAN .................................................................................................... 11
IV. KOMPONEN BIAYA ................................................................................................. 12
V. PERTANGGUNGJAWABAN DAN PELAPORAN .................................................... 15
1. Pertanggungjawaban ........................................................................................... 15
2. Pelaporan ............................................................................................................ 24
VI. VERIFIKASI TAGIHAN ............................................................................................. 26
LAMPIRAN
Lampiran 1. Format Buku Kas Fas, Regional, Propinsi, Kabupaten/Kota ......................... 29
Lampiran 2. Rekapitulasi Bukti Transfer ........................................................................... 30
Lampiran 3. Rekapitulasi Bukti Perjalanan Dinas ............................................................. 31
Lampiran 4. Surat Pernyataan Sewa Kantor .................................................................... 32
Lampiran 5. Surat Pernyataan Sewa Kendaraan.............................................................. 33
Lampiran 6. Rekapitulasi Pemeriksaan Fisik (Physical Count Checklist) .......................... 34
Lampiran 7. Rekapitulasi Hasil Konfirmasi Kepada Pihak Ketiga ..................................... 35
Lampiran 8. Mekanisme Verifikasi Tagihan Pihak Ketiga Dan Swakelola ......................... 36
PANDUAN
PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN DAN PELAPORAN i
PEKERJAAN JASA KONTRAKTUAL DAN SWAKELOLA PROGRAM PAMSIMAS
PAMSIMAS 2016
I. PENDAHULUAN
1. GAMBARAN UMUM
Program Penyediaan Air Minum dan Sanitasi Berbasis Masyarakat (Pamsimas) telah
menjadi salah satu program andalan nasional (Pemerintah dan Pemerintah Daerah)
untuk meningkatkan akses penduduk perdesaan terhadap fasilitas air minum dan
sanitasi yang layak dengan pendekatan berbasis masyarakat
Program Pamsimas bertujuan untuk untuk meningkatkan jumlah warga masyarakat

kurang terlayani di wilayah perdesaan dan peri-urban yang dapat mengakses
pelayanan air minum dan sanitasi yang berkelanjutan.
Untuk mencapai tujuan tersebut, didalam pelaksanaannya Pamsimas memerlukan

dukungan, selain Pengelola Program itu sendiri. Agar pendukung Pamsimas
mempunyai kapasitas dan dapat menyelaraskan dengan tujuan program, maka
diadakan peningkatan kemampuan (capacity building). Peningkatan kemampuan
pendukung ini dibangun melalui pelatihan, lokakarya, maupun sosialisasi. Kegiatan lain
yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut adalah rapat/pertemuan yang
diselenggarakan di luar kantor dalam rangka koordinasi dan penyelesaian pekerjaan
yang diperlukan secara intensif.
Penyelenggara pelaksanaan dukungan manajemen proyek maupun peningkatan

kapasitas tenaga pendukung dapat dilakukan melalui kegiatan Konsultan maupun
Bukan (Non) Konsultan. Baik kegiatan konsultan maupun non konsultan, didalam
pelaksanaannya dituntut akuntabilitas dan batas waktu pertanggungjawaban sesuai
dengan ketentuan yang berlaku. Berkaitan dengan pertanggungjawaban kegiatan,
perlu dilakukan proses verifikasi dokumen pertanggungjawaban oleh penyelenggara
kegiatan.
Pamsimas merupakan program lintas sektoral, dan setiap sektor atau pelaksana (PIU)
mempunyai tenaga pendukung dan kegiatan capacity building atau kegiatan sejenis.
Pelaksanaan kegiatan tersebut dilakukan sesuai dengan prosedur masing-masing,
oleh karena itu diperlukan suatu panduan, sehingga pelaksanaan kegiatan dapat
dipertanggungjawabkan secara akurat.
Secara garis besar pelaksanaan verifikasi antara lain harus berdasarkan hal-hal
sebagai berikut:
a. Kecukupan, validitas dan akurasi sistem pengelolaan keuangan proyek, yang
didalamnya telah termasuk pengendalian internal.
PANDUAN
PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN DAN PELAPORAN 1
PAMSIMAS 2016
b. Ketaatan terhadap ketentuan kesepakatan pendanaan (Loan Agreement dan Grant

Agreement), khususnya yang terkait dengan relevansi pelaksanaan akuntansi /
keuangan yang mencakup bahwa:
1) Semua dana eksternal telah digunakan sesuai dengan persyaratan dengan
memperhatikan prinsip ekonomi dan efisiensi dan sesuai dengan tujuan
pendanaan;
2) Semua pengeluaran yang dibebankan kepada proyek merupakan pengeluaran
yang layak dan telah dikelompokkan dengan benar;
3) Seluruh Barang dan Jasa yang didanai dan diadakan (pengadaan) sesuai
dengan kesepakatan pendanaan;
4) Semua bukti-bukti dokumen pendukung dan seluruh catatan pengeluaran telah
disimpan sesuai dengan kegiatan proyek.
Panduan ini juga dimaksudkan sebagai panduan untuk kegiatan swakelola. Swakelola
menurut Perpres nomor 4 tahun 2015 tanggal 16 Januari 2015 tentang Perubahan
Keempat Perpres nomor 54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah,
merupakan kegiatan pengadaan Barang/Jasa dimana pekerjaannya direncanakan,
dikerjakan dan/diawasi sendiri oleh Kementerian/Lembaga /Departemen/Instansi
(K/L/D/I) sebagai penanggung jawab anggaran, instansi pemerintah lain, dan /atau
kelompok masyarakat. Contoh kegiatan swakelola adalah penyelenggaraan diklat,
kursus, penataran, seminar, lokakarya,dan penyuluhan.
Pedoman ini berlaku untuk Pamsimas III, dengan sumber dana Pinjaman dan Hibah
Luar Negeri dari Bank Dunia.
2. TUJUAN
Panduan ini bertujuan untuk memberikan petunjuk minimal yang harus ada didalam
pertanggungjawaban pekerjaan kontraktual baik itu konsultan, non-konsultan, maupun
kegiatan swakelola sehingga memudahkan bagi semua pihak, baik itu pihak ketiga,
penyelenggara kegiatan (panitia pelaksana) dan atau verifikator.
3. PENGGUNA PETUNJUK OPERASIONAL
a. Penanggungjawab Kegiatan
Penanggungjawab kegiatan pada masing-masing Project Implementation Unit (PIU)
sebagai berikut :
PIU Kementrian PU (kontraktual, swakelola)
PIU Kementrian Kesehatan (kontraktual, swakelola)
PIU Kementerian Dalam Negeri (kontraktual, swakelola)
Sedangkan penanggungjawab pada pelaksana kegiatan adalah panitia pelaksana.
PANDUAN
PAMSIMAS 2016
b. Tim verifikasi
Tim Verifikator adalah tim yang ditunjuk untuk melakukan verifikasi dokumen
pertanggungjawaban kegiatan untuk masing-masing PIU. Verifikator melakukan
verifikasi dokumen invoice sesuai dengan Panduan ini. Hasil verfikasi dituangkan
didalam Berita Acara.
Penunjukkan verifikator dilakukan berdasarkan surat keputusan Kepala Satker
(mengikuti aturan PIU masing-masing).
PANDUAN
PAMSIMAS 2016
II. KETENTUAN UMUM PEMBAYARAN

1. JENIS PEMBAYARAN
Jenis pembayaran yang dilakukan oleh pihak proyek kepada pihak penyedia jasa
adalah pembayaran uang muka dan pembayaran atas hasil pelaksanaan pekerjaan.
1.1 Pembayaran Uang Muka

a. Pekerjaan kontraktual (Konsultan dan Non Konsultan)
Pekerjaan kontraktual yang ada dalam Pamsimas III adalah NMC, ROMS,
TDS, BIES, FAS, EO; Konsultan Individu.
Pembayaran uang muka kepada penyedia jasa digunakan sebagai modal
kerja yang besarannya telah ditentukan dalam dokumen kontrak. Uang muka
ini merupakan hak penyedia jasa dengan masa pengembalian maksimum 12
bulan atau ketentuan lain yang diatur dalam dokumen kontrak. Pembayaran
uang muka dilakukan pada saat pekerjaan akan dilaksanakan, atau setelah
Surat Perintah Kerja (SPK) ditandatangani dengan mewajibkan penyedia jasa
untuk menyerahkan jaminan uang muka yang diterbitkan oleh bank
umum/lembaga keuangan dengan nilai nominal sekurang-kurangnya sama
dengan uang muka yang dibayarkan kepada penyedia barang atau jasa.
b. Swakelola
Kegiatan swakelola yang diselenggarakan oleh Satker, pembayaran uang
muka oleh satker melalui bendaharawan mengikuti ketentuan dari
Kementerian Keuangan.
Kegiatan swakelola yang diselenggarakan oleh manajemen NMC, ROMS,
TDS, BIES, pembayaran uang dari manajemen kepada pejabat yang ditugasi
sebagai penanggung jawab kegiatan sesuai dengan kebijakan manajemen.
1.2 Pembayaran Hasil Pelaksanaan Pekerjaan

a. Pekerjaan kontraktual (Konsultan dan Non Konsultan)
Pembayaran hasil pelaksanaan pekerjaan kegiatan kontraktual (NMC,ROMS,
TDS, BIES, FAS, EO; Individual Consultant) kepada penyedia jasa dilakukan
setelah adanya surat tagihan yang disebut invoice. Invoice dapat dibayarkan,
berdasarkan pembuktian yang akuntabilitasnya dapat dipertangungjawabkan.
b. Swakelola
Pembayaran kegiatan swakelola dilakukan mengikuti ketentuan dari
Kementerian Keuangan.
2. JENIS TAGIHAN
1.1 Pekerjaan kontraktual (Konsultan dan Non Konsultan)
PANDUAN
PAMSIMAS 2016
Untuk tagihan hasil pelaksanaan pekerjaan terdiri dari dua jenis, yaitu tagihan
uang muka dan tagihan untuk pembayaran hasil pelaksanaan pekerjaan, tagihan
pembayaran hasil pelaksanaan pekerjaan terdiri dari; tagihan langsung personil
(remuneration) dan tagihan non personil yang terdiri dari duty travel, mobilization
and demobilization, rental expenses, utilities expenses, office equipment,
communication cost, reporting, dan training and socialization. Jenis tagihan
langsung personil dan non personil sesuai dengan jenis pembiayaan didalam
kontrak.
1.2 Swakelola
Pertanggungjawaban pembayaran perjalanan dinas, akomodasi (penginapan dan
penyelenggaran), serta pembayaran perlengkapan kegiatan lainnya.
3. PEMBAYARAN PIHAK KETIGA ATAS BIAYA-BIAYA DI DALAM KONTRAK
Manajemen melakukan pembayaran atas biaya-biaya yang terdapat didalam kontrak

melalui mekanisme transfer baik transfer langsung ataupun transfer tidak langsung
Transfer langsung adalah transfer dari manajemen langsung kepada rekening yang
dituju yang didasari oleh ikatan perjanjian, contoh : transfer pembayaran gaji tenaga
ahli, transfer biaya sewa kendaraan roda empat, transfer biaya sewa bangunan kantor.
Manajemen wajib membukukan setiap transfer tersebut sebagai dasar pengajuan
invoice.
Transfer tidak langsung adalah transfer dari manajemen kepada orang yang ditunjuk
oleh manajemen sebagai perantara pembayaran.nama orang tersebut harus tercantum
didalam dokumen kontrak dalam hal ini office manager, project manager, provincial
coordinator, district coordinator. Transfer tidak langsung dilakukan karena jenis biaya
yang akan dibayarkan relatif kecil sehingga digabung dengan pembayaran lainnya
(contoh: transfer untuk biaya office running cost digabung dengan transfer utilities
expenses digabung dengan biaya komunikasi). Manajemen wajib membukukan setiap
transfer tersebut sebagai dasar pengajuan invoice, dan penerima transfer wajib
membukukan setiap transfer yang diterimanya seperti pada Lampiran 1, 2, 3 dan bukti-
bukti pembelanjaan harus diadministrasikan dengan baik dan disimpan di kantor
masing-masing dengan tertib dan aman. Bukti-bukti asli akan diperiksa pada saat ada
kunjungan lapangan dan harus tersedia apabila dibutuhkan baik dalam rangka
konfirmasi maupun pemeriksaan oleh pihak yang berkepentingan.
Berikut adalah mekanisme transfer dan pengajuan penagihan :
ROMS, Manajemen STBM
PANDUAN
PAMSIMAS 2016
Catatan:
*) diperuntukkan pembayaran remunerasi dan BOP untuk personal yang ditunjuk
**) BOP dan pembayaran lain melalui personal yang ditunjuk
FAS
Penagihan oleh FAS didahului dengan pelaporan yang disusun baik oleh Fasilitator
Masyarakat maupun Senior Fasilitator. Mekanisme pelaporan Fasilitator Masyarakat
maupun Senior Masyarakat:
PANDUAN
PAMSIMAS 2016
Bagan Arus Pelaporan Fasilitator Masyarakat dan Senior Fasilitator.
PANDUAN
PAMSIMAS 2016
Bagan Arus Mekanisme Penagihan FAS
#dilakukan menggunakan aplikasi
4. PEMBAYARAN ATAS BIAYA-BIAYA KEGIATAN SWAKELOLA
Pembayaran atas biaya-biaya kegiatan swakelola melalui mekanisme:
4.1 Transfer (langsung melalui KPPN-SP2D LS) untuk pembayaran kontrak yang
terkait langsung dengan kegiatan yang diselenggarakan (misal: hotel, material kit,
dan lain-lain), serta perjalanan dinas.
4.2 Pertanggungjawaban kegiatan (misal: biaya perjalanan dinas peserta, operasional

atas penyelenggaraan kegiatan).
Mekanisme pembayaran melalui transfer dan pertanggungjawaban biaya mengikuti

aturan dari Kementerian Keuangan.
PANDUAN
PAMSIMAS 2016
5. PENAGIHAN
5.1 Pekerjaan kontraktual (Konsultan dan Non Konsultan)

Proyek akan melakukan pembayaran tagihan pelaksanaan setelah pihak proyek
menerima hasil pelaksanaan pekerjaan berupa laporan-laporan (Laporan Awal
Penugasan, Laporan Bulanan, Tiga Bulanan, Tahunan, dan Laporan Akhir
Penugasan).
5.2 Swakelola
Untuk pekerjaan yang dikerjakan sendiri (swakelola), proyek akan
mempertanggungjawabkan penggunaan dana dan mengajukan permintaan dana
ke KPPN.
Pembayaran atau pertanggungjawaban kegiatan dapat diajukan kepada proyek

dengan melampirkan dokumen pendukung berupa:
Nomor Event
Jenis dokumen pendukung Kontraktual Swakelola
Urut Organizer (EO)
1 Kwitansi dalam rangkap lima (5) bermaterai cukup,
bernomor, tanggal, dan ditandatangani oleh
Direktur/Pimpinan Perusahaan
2 Laporan Kegiatan (Laporan Awal Penugasan,
Bulanan, Tiga bulanan, Tahunan, dan Laporan Akhir
Penugasan).
Laporan suatu kegiatan
pelatihan/workshop/sosialisasi, rapat koordinasi.*

3 Berita Acara Serah Terima Pekerjaan, dibuat
rangkap lima (5) dan telah ditandatangani oleh
panitia penerima pekerjaan.
4 Rekapitulasi Tagihan (Invoice) beserta bukti- bukti
pengeluaran dibuat rangkap 2 (dua) dan

menyertakan bukti transfer untuk pengeluaran yang
mensyaratkan bukti transfer (1 asli dan 1 foto copy)
*Sesuai dengan kegiatan didalam kontrak
1. Jika salah satu persyaratan didalam tabel diatas tidak terpenuhi maka, pihak
proyek/verifikator menolak dan mengembalikan permohonan pembayaran
invoice/tagihan tersebut.
2. Jika seluruh bukti pengeluaran tidak disusun sesuai dengan urutan Rencana
Anggaran dan Biaya (RAB), maka tim verifikasi berhak menolak permohonan
Pembayaran invoice/tagihan tersebut.
3. Bukti-bukti pengeluaran yang dinyatakan tidak valid oleh tim verifikasi (seperti: bukti
pengeluaran dalam bentuk tidak asli/scan/fotocopy, bukti pengeluaran yang tidak
wajar, dan sejenisnya) akan dikembalikan ke pihak penyedia jasa pada kegiatan
kontraktual. Ketidaksesuaian akan dikomunikasikan (dalam waktu dua hari) kepada
penyedia jasa dan penyedia jasa diberi kesempatan menjelaskan/memperbaiki.
PANDUAN
PAMSIMAS 2016
Verifikasi akan dilakukan 10 hari kerja dari diterimanya dokumen penagihan.

Klarifikasi atas hasil verifikasi dilakukan segera atau paling lambat dalam kurun
waktu 10 hari kerja setelah proses verifikasi selesai, dimana pihak ketiga diberikan
waktu selama tiga (3) hari kerja untuk memberikan penjelasan maupun melakukan
perbaikan atas klarifikasi tersebut.
Sedangkan apabila kegiatan swakelola, terhadap bukti yang tidak valid, tidak dapat
diajukan pertanggungjawaban dan atau pengajuan pembayaran ke KPPN.
Terhadap bukti yang belum lengkap dapat dilengkapi sepanjang tidak merubah bukti
utama dan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya (paling lambat dalam kurun
sepuluh (10) hari kerja tersebut).
Harap merujuk pada diagram alur di Lampiran 8 mengenai mekanisme verifikasi
tagihan pihak ketiga dan swakelola.
4. Bukti tagihan yang bersifat pembelian / pengadaan (purchase) dinyatakan valid
apabila pembelian tersebut dilakukan paling lambat 2 (dua) bulan setelah
tandatangan kontrak, kecuali pembelian dengan spesifikasi khusus (indent) dan
harus mendapat persetujuan dari pemberi pekerjaan.
5. Personil yang ada/ditugaskan harus sesuai dengan nama, posisi / jabatan yang
tertera dalam kontrak atau surat mobilisasi, sesuai dengan periode dimulainya
kontrak yang bersangkutan. Bilamana terjadi ketidak sesuaian maka tidak dapat
ditagihkan.
6. Kelengkapan bukti pendukung harus merujuk pada:
Persyaratan kontrak (untuk pekerjaan kontraktual) yaitu:
- Biaya dengan plafon (ceiling cost) yaitu merupakan penagihan atas
pengeluaran dari jenis biaya dengan pagu atas; wajib disertai bukti pendukung
asli yang menunjukkan jumlah biaya aktual, dilengkapi dengan rekapitulasi
sesuai RAB yang disiapkan oleh office manager (manajemen). Wajib pula
disertai bukti transfer asli dari office manager (manajemen) ke rekening
personal/ pihak ketiga/ project manager/ koordinator propinsi/ koordinator
kabupaten-Kota;
- Biaya yang bersifat tetap (fixed cost) yaitu merupakan biaya yang bersifat
tetap sesuai dengan unit cost didalam kontrak. Penagihan jenis biaya dengan
fixed cost ini wajib disertai bukti transfer asli dari Office Manager (manajemen)
ke rekening penerima masing-masing personal/pihak ketiga / petugas
administrasi / Koordinator Propinsi / Koordinator Kabupaten-Kota / Fasilitator
disertai dengan rekapitulasi bukti transfer yang disiapkan oleh Office Manager
(Manajemen).
RAB (untuk kegiatan baik yang dilakukan sendiri/swakelola) yaitu biaya biaya
yang dapat ditagihkan oleh pihak penyelenggara kegiatan atau
dipertanggungjawabkan adalah komponen biaya didalam RAB yang telah
disepakati atau telah mendapat persetujuan dari donor/lender.
PANDUAN
PAMSIMAS 2016
III. JENIS KEGIATAN
Bagan Kegiatan Pamsimas
NMC/
Konsultan (4) Individual
NMC: Kemen PU;

Individual: Kemen PU,
Kontraktual (2) Kesehatan; Dalam
Negeri; Kemendes
Non Konsultan ROMS,

(5) TDS, EO,
Mgmn
KEGIATAN (1) STBM,
Swakelola (3) FAS
Kemen PU; Kesehatan; ROMS, TDS: Kemen PU;

Dalam Negeri; Kemendes EO: Kemen PU,
Kesehatan; Dalam Negeri;
Kemendes
FAS: PSPAM Provinsi
Penjelasan:
(1) Kegiatan adalah aktivitas yang dilaksanakan didalam program Pamsimas.
(2) Kegiatan kontraktual adalah kegiatan yang dilakukan oleh pihak ketiga melalui suatu proses pengadaan.
(3) Swakelola menurut Perpres nomor 4 tahun 2015 tanggal 16 Januari 2015 tentang Perubahan Keempat
Perpres nomor 54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, merupakan kegiatan pengadaan
Barang/Jasa dimana pekerjaannya direncanakan, dikerjakan dan/diawasi sendiri oleh Kementerian/ Lembaga
/ Departemen/ Instansi (K/L/D/I) sebagai penanggung jawab anggaran, instansi pemerintah lain, dan/atau
kelompok masyarakat. Contoh kegiatan swakelola adalah penyelenggaraan diklat, kursus, penataran,
seminar, lokakarya, dan penyuluhan.
(4) Jasa Konsultasi menurut Perpres nomor 4 tahun 2015 tanggal 16 Januari 2015 tentang Perubahan Keempat
Perpres nomor 54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, adalah jasa layanan profesional
yang membutuhkan keahlian tertentu diberbagai bidang keilmuan yang mengutamakan adanya olah pikir
(brainware). Sedangkan Penyedia Barang/Jasa adalah badan atau orang perseorangan yang menyediakan
barang/konstruksi/jasa konsultan/jasa lainnya.
1
(5) Non konsulting services adalah layanan dimana aspek-aspek dari suatu kegiatan yang utama/dominan.
Kegiatan yang utama tersebut yang dilelang dan dikontrak berdasarkan kinerja dari output fisik yang terukur,
dan dimana standar kinerja dapat dengan jelas diidentifikasi dan secara konsisten dijalankan.
1Guidelines Procurement of Goods, Works, and Non-Consulting Services Under IBRD Loans and IDA Credits & Grants byWorld Bank
Borrowers
PANDUAN
PAMSIMAS 2016
IV. KOMPONEN BIAYA

Komponen biaya yang ada dalam kontrak masing-masing mempunyai unit cost dengan sifat
yang berbeda, perbedaan itu terletak pada keharusan menyertakan bukti-bukti pendukung
untuk pengajuan pembayaran (invoice).
Tabel di bawah ini harus dijadikan acuan bagi penyedia jasa didalam melakukan
pembayaran kepada pelaksana.
Kelengkapan bukti pendukung harus merujuk kepada:

1. Sifat Unit Cost (ceiling / fixed)
Untuk item biaya dengan sifat unit cost ceiling (biaya dengan plafon): pengajuan
pembayaran (invoice) wajib disertai bukti pendukung belanja asli dan rekapitulasinya
yang sesuai dengan struktur yang ada dalam RAB kontrak, bukti transfer asli dari
manajemen ke Office Manager atau dari Office Manager ke Provincial Coordinator dan
Dictrict Coordinator lengkap dengan rekapitulasi bukti transfer.
Untuk item biaya dengan sifat unit cost fixed (biaya yang bersifat tetap): pengajuan
pembayaran (invoice) wajib disertai bukti transfer asli dari manajemen ke Office
Manager atau dari Office Manager ke Provincial Coordinator dan District Coordinator
lengkap dengan rekapitulasi bukti transfer.
Biaya Personal (THP): manajemen transfer langsung kepada masing-masing
personal.
Biaya perjalanan Dinas: Manajemen transfer kepada Office Manager.
Biaya kantor: manajemen transfer ke Office manager, Korprov, Korkab/kot
Biaya sewa: manajemen transfer kepada pihak ketiga
2. RAB yang disetujui oleh donor/lender (swakelola) (ceiling cost/fixed cost)
Untuk pembayaran kegiatan swakelola, pembayaran biaya dengan persyaratan ceiling
cost maupun fixed cost wajib disertai bukti asli dan rekapitulasi sesuai dengan RAB.
Tabel A Komponen Biaya dan Sifat Unit Cost
No. Komponen Biaya NMC Individu ROMS TDS EO ****) FAS Swakelola
A Biaya Personil (Remuneration) Fixed*) Fixed***) Fixed**) Fixed***) Fixed*****)
B Biaya Yang Dapat Digantikan (Reimbusable Cost)
1 Perjalanan Dinas (Duty Travel) Ceiling Ceiling Ceiling Ceiling
Biaya Transpotasi (transportation
2 Fixed
allowance)
Biaya penempatan tenaga dan
2 pengembalian ke tempat asal NA Ceiling/NA Ceiling NA NA
(Mobilisation dan Demobilisation)
3 Sewa Kantor (Office Space -Rental) Ceiling NA Fixed Ceiling NA
Biaya Rumah tangga (Utilities
4 Ceiling Fixed Fixed Ceiling
Expense)
PANDUAN
PAMSIMAS 2016
No. Komponen Biaya NMC Individu ROMS TDS EO ****) FAS Swakelola
5 Peralatan Kantor (Office Equipment) Ceiling NA Fixed Ceiling Fixed

6 Sewa Kendaraan (Vehicle Rental) Ceiling Fixed Fixed Ceiling NA
Biaya Komunikasi (Communication
7 Ceiling Ceiling Ceiling Ceiling Fixed
Cost)
Pelatihan/pertemuan Ceiling/
8 Ceiling NA Ceiling NA
(Training/meeting) Fixed
Pembuatan laporan (Reproduction of
9 Fixed Fixed Fixed Fixed Fixed
Report)
C Paket Kegiatan
1 Honor Narasumber NA Fixed Fixed Fixed
2 Per diem peserta/OSA Fixed Fixed Fixed
Tiket pesawat/kapal laut/kereta/ Ceiling Ceiling Ceiling/ Ceiling
3 Ceiling
bus/travel Fixed
Fixed Ceiling Ceiling/ Ceiling
4 Paket Fullboard/Fullday/Halfday Ceiling
Fixed
Bahan Pelatihan (material training & Ceiling Ceiling Fixed Ceiling
5
Kit)
Fixed Fixed Ceiling/ Fixed
6 ATK
Fixed
Perlengkapan: NA Ceiling Ceiling/ Ceiling
7 - Sewa kamera video Fixed
- Sewa kendaraan
- Sewa printer
8 Percetakan: spanduk, poster, leaflet Fixed Ceiling Ceiling/ Ceiling
Fixed
Catatan:
Tabel mengenai sifat unit cost ceiling dan fixed di atas biasanya tercantum dalam kolom
keterangan/remarks masing-masing kontrak pekerjaan kontraktual, sedangkan untuk kegiatan swakelola
harus mengikuti ketentuan RAB yang disetujui dan pertanggungjawaban DIPA (per MAK dan Kegiatan).
Apabila terdapat perbedaan sifat unit cost dengan yang ada pada kolom keterangan/remarks kontrak, maka
keterangan di kontrak yang diberlakukan. Apabila dalam kontrak tidak terdapat keterangan yang
menyebutkan sifat masing-masing unit cost, maka tabel di atas dipakai. Untuk kontrak-kontrak baru tabel di
atas harus dijadikan acuan dalam menyusun kontrak.
*) Untuk konsultan harga satuan billing rate adalah fixed, termasuk didalamnya biaya overhead,
keuntungan perusahaan, dan lain lain. Perusahaan diharuskan menyiapkan bukti penugasan personil
yang ditagihkan dengan timesheet.
**) Untuk ROMS biaya satuan personal adalah fixed, termasuk di dalamnya keuntungan perusahaan
dan lain lain. Selain bukti penugasan perusahaan harus dapat membuktikan (bila diperlukan) bahwa
sejumlah pembayaran kepada personal yang bersangkutan tidak kurang dari angka minimum yang
disyaratkan dalam dokumen kontrak dengan didukung oleh bukti transfer.
***) Pada konsultan individu, termasuk yang dibayarkan melalui TDS, maka biaya satuan personal
konsultan individu adalah fixed rate dan merupakan pembayaran yang diterima oleh personal yang
bersangkutan. Untuk pembayaran konsultan individu dalam TDS maka pihak ketiga mendapatkan
fee sebesar yang tercantum dalam kontrak.
****) Sesuai dengan kontrak
*****) Untuk FAS biaya satuan personal adalah fixed. FAS tidak diperbolehkan memperoleh keuntungan
atas biaya personal. Pemotongan yang diperbolehkan adalah PPh 21, asuransi kesehatan
(kesepakatan dengan personal).
PANDUAN
PAMSIMAS 2016
Di dalam Kontrak Pamsimas terdapat kegiatan yang dititipkan kedalam pemegang kontrak
lain yang sedang berjalan. Hal ini dilakukan dalam rangka efisiensi. Misal: Kegiatan
pelatihan STBM dititipkan ke dalam kontrak TDS. Untuk kegiatan yang bersifat titipan
seperti ini, unit rate (ceiling/fixed/ fixed ceiling) mengikuti ketentuan didalam kontrak
yang dititipkan untuk item yang sama. Untuk item yang tidak ada di dalam kontrak yang
dititipkan, maka unit rate ditentukan berdasarkan negosiasi dengan disertai dokumen
pendukung. Untuk item yang unit ratenya ditentukan oleh Pemilik Pekerjaan, maka
penyedia jasa berhak untuk management fee.
PANDUAN
PAMSIMAS 2016
V. PERTANGGUNGJAWABAN DAN PELAPORAN
1. PERTANGGUNGJAWABAN
Semua pembayaran dilakukan dengan transfer. Pembayaran akan dilakukan untuk

pengeluaran yang ada bukti transfernya, baik untuk komponen biaya remuneration cost
maupun reimbusables cost. Rekap bukti transfer harus dilampirkan (lampiran 2)
termasuk detail pembayaran duty travel kepada penerima (lampiran 3) pada saat
pengajuan penagihan (invoicing). Rincian penggunaan reimbusables cost akan
menjadi obyek verifikasi pada saat kunjungan lapangan oleh tim verifikasi atau audit
oleh BPKP, atau review oleh Bank Dunia. Bukti-bukti yang dianggap valid (akurat) dan
dapat dipertanggungjawabkan akan diproses lebih lanjut. Sedangkan bukti yang
dianggap tidak valid (tidak akurat) tidak dapat di proses. Bukti-bukti yang tidak valid
antara lain bukti pengeluaran dalam bentuk scan/fotocopy, bukti pengeluaran yang
pola penulisan huruf atau angkanya sama pada nota yang berbeda serta besaran
volume bukti pengeluaran yang tidak wajar (yaitu pengeluaran dengan harga melebihi
harga pasar setempat). Terhadap bukti-bukti yang dinyatakan tidak valid atau tidak
wajar (dalam hal berkaitan dengan volume maupun biaya) dan telah dinyatakan dalam
berita acara antara penyedia jasa dengan tim verifikator, tidak dapat di tagihkan
kembali pada periode berikutnya.
Apabila terdapat dokumen yang tidak dapat dibuktikan kebenarannya, maka pihak
penyelenggara wajib memberikan penjelasan mengenai pengeluaran yang
dipertanyakan tersebut. Apabila tidak dapat dijelaskan, pembayaran tersebut tidak
dapat dibayar. Apabila setelah pembayaran dilakukan oleh KPPN transaksi tersebut
dinyatakan sebagai ineligible expenditure oleh donor/lender, maka atas pembayaran
tersebut pihak penyelenggara harus mengembalikan ke Rekening Khusus (mengikuti
mekanisme dari Ditjen Perbendaharaan Kementerian Keuangan).
Kelengkapan bukti pendukung harus merujuk kepada sifat masing-masing unit cost
(ceiling cost / fixed costs), dokumen yang diperlukan pada saat pertanggungjawaban
kontraktual dan non kontraktual adalah seperti terlihat didalam tabel dibawah ini.
1.1 Pengajuan Tagihan Pembayaran Kontraktual.
Tabel dibawah ini menjelaskan dokumen yang harus diserahkan ke tim verifikasi
saat pengajuan tagihan (invoice).
PANDUAN
PAMSIMAS 2016
Tabel B. Dokumen Pendukung Pengajuan Tagihan Pembayaran Kontraktual
Item Data yang dibutuhkan NMC Individual ROMS TDS

Biaya Personil (Remuneration)
Biaya Personil a. Bukti transfer atas
(Remuneration) pembayaran remunerasi
baik secara perorangan atau
payroll (daftar penggajian,
dimana transfer dilakukan
sekaligus dari satu rekening
ke rekening masing-masing
penerima yang terdapat
didalam daftar),
b. Melampirkan bukti setor
pajak baik yang disetor
secara perorangan maupun
kolektif oleh perusahaan,
berikut copy NPWP Tenaga
Ahli (copy NPWP
dilampirkan hanya pada
tagihan pertama). Lampiran
Bukti setoran pajak adalah
setoran bulan sebelumnya,
atau wajib memberikan pada
saat konfirmasi/pemeriksaan
(bulanan maupun tahunan)
c. Melampirkan kwitansi
penerima dengan
menyebutkan jabatan bukan
nama (masing-masing
jabatan 1 kwitansi)yang
NA
ditandatangani Manajemen
(direktur perusahaan)
sebesar take home pay
(THP) dengan
mencamtunkan rinciannya.
d. Daftar hadir/ absensi (Time Time sheet Time sheet Time Time
sheet)yang ditandatangani harus harus sheet sheet
seluruh personel atau finger disetujui disetujui harus harus
print oleh Team pengendali disetujui disetujui
Leader dan teknis dan oleh oleh Team
diketahui diketahui Project Leader
oleh oleh Pejabat Manager/ dan
Pejabat Pembuat Provincial diketahui
Pembuat Komitmen Coordiant oleh
Komitmen (PPK) or/ District Pejabat
(PPK) coordinato Pembuat
r dan Komitmen
diketahui (PPK)
oleh
Pejabat
Pembuat
Komitmen
(PPK)
Reimbursable Cost
PANDUAN
PAMSIMAS 2016

Perjalanan Dinas Tiket adalah tiket yang
(duty travel) digunakan oleh personil baik
yang dipesan dari kantor pusat
atau dibeli di lapangan (dalam
kasus tertentu), baik dalam
bentuk elektronik tiketing
maupun reguler tiket.
a. Tiket pesawat-boarding
pass/kapal laut/ bis / tiket
kereta / sewa mobil /
kwitansi/ bukti transfer atas
penyerahan uang jalan
b. Surat Perintah Tugas
c. Laporan perjalanan Dinas
d. OSA (per diem) harus
didukung dengan bukti
transfer dan dibuatkan

rekapitulasi bukti perjalanan
dinas sesuai dengan
lampiran 3
Mobilisasi/ Tiket pesawat-boarding
demobilisasi pass/kapal laut/ bis / tiket kereta

/ sewa mobil / kuitansi atas
penyerahan uang jalan
Ruang Kantor Copy surat perjanjian sewa
(Office Space) kantor &Surat pernyataan dari
penyedia jasa yang diketahui
oleh pihak pemilik rumah/
bangunan atau yang
dikuasakan atau pihak yang
NA
berhak atas tanah dan
bangunan tersebut. Surat
pernyataan yang harus sesuai
dengan spesifikasi dalam
lampiran 4 dan harus dilengkapi
dengan dokumen:
a. Surat/tanda bukti lainya
yang mendukung keabsahan
dari kepemilikan bangunan

kantor/rumah, misal: Foto
Rumah, PBB atau tagihan
rekening listrik.
b. No telp & KTP Pemilik

bangunan kantor;
c. Bukti transfer dan kwitansi
pembayaran sewa
bangunan kantor
Biaya rumah a. Bukti pembayaran listrik, air, - -
PANDUAN
PAMSIMAS 2016

tangga (utility pembelian perlengkapan
expenses) dan kebutuhan rumah tangga
office running kantor (misalnya lampu, air
cost mineral, perlengkapan
sanitasi, dan pembelian
snack untuk rapat, yang
didukung dengan undangan,
absensi dan notulensi);
kebutuhan computer,
kebutuhan fotocopy.
b. Bukti transfer ke penerima

dana
Peralatan kantor a. Bukti-bukti pembayaran atas
(Office pembelian peralatan kantor.
Equipment) Bukti bukti tersebut
(invoice) mencantumkan
nama supplier, tanggal, -
tanda tangan penjual, jenis
barang yang dibeli, jumlah
barang, nilai rupiah per unit,
jumlah nilai uang
b. Untuk peralatan yang
disewa
a. Perjanjian/kesepakatan
sewa - -
b. Bukti pembayaran/
transfer sesuai dengan
kesepakatan pembayaran
didalam perjanjian.
c. Rekapitulasi Pengecekan
fisik (Physical count

checklist) dilakukan minimal
setahun 2 (dua) kali.
Sewa Kendaraan a. Surat perjanjian sewa
(Vehicle rental) &Surat pernyataan dari
penyedia jasa yang
diketahui oleh pihak pemilik
kendaraan (boleh pribadi
atau perusahaan) atau
yang dikuasakan atau pihak
yang berhak atas
kendaraan tersebut. Surat
pernyataan (lampiran 5)
harus sesuai dengan
spesifikasi kendaraan dan
harus dilengkapi dengan
dokumen (STNK, Asuransi
Kendaraan jika ada, serta
surat lainya yang
mendukung keabsahan dari
kepemilikan kendaraan);
b. Rekapitulasi pengecekan

fisik (Physical count
PANDUAN
PAMSIMAS 2016

checklist)
c. Fotocopy KTP, Pemilik
kendaraan/yang
dikuasakan;
d. No telp dan alamat pemilik

kendaraan
e. Surat Pernyataan

Menyewakan Kendaraan
f. Bukti pembayaran/ transfer
sesuai dengan kesepakatan

pembayaran didalam
perjanjian
Komunikasi dan a. Kwitansi yang diterima pihak
Pengiriman ketiga, bukti transfer

Dokumen (penerima sama dengan
tagihan)
b. Bukti tagihan dari provider,
bukti voucher (untuk pulsa
prabayar), nota/slip ATM
untuk pembayaran isi pulsa
elektronik.
Training/ a. Bukti kegiatan berupa SPK
workshop/ dari Wisma / Hotel / balai
pelatihan tempat diselenggarakan dan
kwitansi tanda terima
pembayaran yang
dikeluarkan oleh pihak
NA
manajemen Wisma / Hotel /
Balai dan bukti transfer
untuk pembayaran ke
hotel/tempat
diselenggarakannya
kegiatan
b. Bon / kwitansi pembelian
training kits (kelengkapan
penunjang seperti tas, ATK,

dll)
c. Kwitansi tanda terima
honorarium dari narasumber
(jika menggunakan tenaga

outsourcing)
d. TOR Kegiatan
e. Laporan Kegiatan
- Undangan peserta dan
narasumber
- Agenda Kegiatan
- Absensi peserta (daftar
hadir asli)
- Dokumentasi
- Notulensi
Pelaporan a. Bukti pendistribusian/
pengiriman dan atau tanda
PANDUAN
PAMSIMAS 2016

terima report kepada pihak-
pihak terkait
b. Kwitansi dan nota
pembayaran dari pihak
percetakan/toko yang
mencantumkan nama
pembeli, uraian rincian yang
jelas, tandatangan penjual
dan nama jelas serta
dibubuhi cap toko, alamat
toko dan no telp toko,
tandatangan dan nama jelas
penerima
Tabel C. Dokumen Pendukung Pengajuan Tagihan Pembayaran Kontraktual

FAS
Item Data yang dibutuhkan

Biaya Personil a. Bukti transfer atas pembayaran personil baik secara perorangan atau
(Remuneration) payroll (daftar penggajian, dimana transfer dilakukan sekaligus dari satu
rekening ke rekening masing-masing penerima yang terdapat didalam
daftar)
b. Melampirkan bukti setor pajak baik yang disetor secara perorangan
maupun kolektif oleh perusahaan, berikut copy NPWP Tenaga Ahli (copy
NPWP dilampirkan hanya pada tagihan pertama). Lampiran Bukti setoran
pajak adalah setoran bulan sebelumnya, atau wajib memberikan pada saat
konfirmasi/pemeriksanaan (bulanan maupun tahunan)
c. Melampirkan kwitansi penerima dengan menyebutkan jabatan bukan nama
(masing-masing jabatan 1 kwitansi) yang ditandatangani Manajemen
(direktur perusahaan) sebesar nilai didalam Kontrak dengan
mencamtunkan rinciannya
d. Daftar hadir / absensi (Time sheet) yang ditandatangani seluruh personel
Time sheet harus disetujui oleh District Coordinator (DC) dan diketahui oleh
District Project Management Unit (DPMU).
e. Laporan Kemajuan kegiatan KKM (progress) yang ditandatangani DC dan
DPMU, dan telah diinput didalam SIM Pamsimas.
f. Laporan kegiatan harian;
g. Rekapitulasi transfer;
a. Bukti transfer atas pembayaran personil baik secara perorangan atau
payroll (daftar penggajian, dimana transfer dilakukan sekaligus dari satu
rekening ke rekening masing-masing penerima yang terdapat didalam
daftar)
b. Melampirkan bukti setor pajak baik yang disetor secara perorangan
Office Manager (nama maupun kolektif oleh perusahaan, berikut copy NPWP Office Manager
sesuai dengan TOR FAS) (copy NPWP dilampirkan hanya pada tagihan pertama). Lampiran Bukti
setoran pajak adalah setoran bulan sebelumnya, atau wajib memberikan
pada saat konfirmasi/pemeriksanaan (bulanan maupun tahunan)
c. Melampirkan kwitansi penerima dengan menyebutkan jabatan bukan nama
(masing-masing jabatan 1 kwitansi) yang ditandatangani Manajemen
(direktur perusahaan) sebesar nilai didalam Kontrak dengan
PANDUAN
PAMSIMAS 2016
Item Data yang dibutuhkan

mencamtunkan rinciannya
d. Daftar hadir / absensi (Time sheet) yang ditandatangani Office Manager
FAS. Time sheet harus disetujui oleh Provincial Coordinator (PC) dan
diketahui oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) pada Satker PAMS
province.
Alat Tulis Kantor a. Kwitansi yang diterima pihak ketiga, bukti transfer (penerima sama dengan
tagihan)
b. Bukti tagihan dari penyedia barang
Peralatan kantor Peralatan yang disewa
a. Perjanjian/kesepakatan sewa
b. Bukti pembayaran/ transfer sesuai dengan kesepakatan pembayaran
didalam perjanjian.
c. Rekapitulasi Pengecekan fisik (Physical count checklist) dilakukan minimal
setahun 3 (tiga) kali.
Komunikasi dan a. Kwitansi yang diterima pihak ketiga, bukti transfer (penerima sama dengan
Pengiriman Dokumen tagihan)
b. Bukti tagihan dari provider, bukti voucher (untuk pulsa prabayar), nota/slip
ATM untuk pembayaran isi pulsa elektronik.
Biaya Transportasi a. Laporan kegiatan harian;
b. Bukti Transfer
Pelaporan a. Bukti pendistribusian/ pengiriman dan atau tanda terima report kepada
pihak-pihak terkait ;
b. Kwintansi dan nota pembayaran dari pihak percetakan/toko yang
mencantumkan nama pembeli, uraian rincian yang jelas, tandatangan
penjual dan nama jelas serta dibubuhi cap toko, alamat toko dan no telp
toko, tandatangan dan nama jelas penerima
c. Bukti transfer pembauaran ke pihak ketiga
a. Pengajuan Tagihan Paket Kegiatan
Tabel biaya di bawah ini menjelaskan dokumen yang harus diserahkan untuk
pembayaran paket kegiatan yang akan dilaksanakan (misal: penyelenggaraan
diklat, kursus, penataran, seminar, lokakarya atau penyuluhan) oleh penyelenggara
(swakelola atau pihak ketiga).
Tabel D. Dokumen Pendukung Pengajuan Tagihan Paket Kegiatan
Event
Item Data yang dibutuhkan Swakelola ROMS TDS
Organizer (EO)
Honor Narasumber a. Bukti pembayaran sesuai

dengan nama di dalam
surat undangan
b. Surat tugas dari instansi
terkait
c. Undangan
Catatan: Narasumber yang
dibayar adalah bukan dari
PANDUAN
PAMSIMAS 2016
Event
Organizer (EO)
personil NMC, TDS, Individual,
ROMS dan pihak lain sesuai
dengan ketentuan penggunaan
Pinjaman/Hibah
Per diem peserta/OSA a. Bukti pembayaran sesuai
dengan nama didalam surat

tugas dan ketentuan
pembiayaan
b. Surat Tugas
c. Tiket Pesawat-boarding
pass/Kapal
Laut/Kereta/Bus/Travel
Catatan: Biaya perjalanan
hanya untuk peserta (ROMS,
NMC, TDS, Individual: tidak
termasuk)
Paket a. Bukti kegiatan berupa SPK
Fullboard/Fullday/ Half dari Wisma / Hotel / balai
day tempat diselenggarakan
dan kwitansi tanda terima
pembayaran yang
dikeluarkan oleh pihak

manajemen Wisma / Hotel /
Balai dan bukti transfer
untuk pembayaran ke
hotel/tempat
diselenggarakannya
kegiatan
b. Berita Acara Penerimaan

Pekerjaan
c. Kuitansi pembayaran atas

kegiatan paket full board.
d. Undangan / agenda

meeting
c. Daftar hadir lengkap
(selama waktu
pelaksanaan), lengkap
dengan tanda tangan asli
dari peserta
d. Laporan singkat hasil

training/workshop
e. Kwitansi lainnya untuk
keperluan kegiatan (contoh:
photocopy, dll)
ditandatangani oleh staff
yang bertanggung jawab
atas acara yang
diselenggarakan.
PANDUAN
PAMSIMAS 2016
Event
Organizer (EO)
f. Apabila ada tambahan

rental peralatan workshop
(contoh: proyektor, sound
system, dll) harus disertai
dengan jadwal acara
meeting dan kuitansi dari
penyedia jasa

g. Bukti transfer untuk
pembayaran ke
hotel/tempat
diselenggarakannya
kegiatan untuk pembayaran
diatas
Rp. 2.000.000,-
Bahan Pelatihan a. SPK dengan penyedia

(material training & Kit) supplier
b. Berita Acara Terima Barang
c. Tagihan (invoice) dari pihak

ketiga
d. Kwitansi pembayaran
ATK Bukti pembayaran dari

toko/pemasok
Perlengkapan: a. Perjanjian kerja (SPK)
- Sewa kamera video b. Tagihan (invoice)
- Sewa kendaraan
c. Kwitansi pembayaran dari
- Sewa printer
pihak ketiga
Percetakan: spanduk, a. Jumlah unit buku/spanduk/
poster, leaflet laporan/mediayang dicetak

harus sesuai dengan
kontrak
b. Laporan/berita acara serah
terima media yang telah
dicetak
c. Kwitansi dari perusahaan
percetakan / fotocopy yang
menjelaskan mengenai tipe
printing yang dilakukan,
jumlah, dan biaya total
d. Bukti penerimaan barang
(goods receipts atau

delivery order)sesuai
spesifikasi
e. Untuk percetakan yang
tidak dapat dilampirkan
(contoh: spanduk, banner),
harus dilam-pirkan dengan
fotonya.
PANDUAN
PAMSIMAS 2016
Event
Organizer (EO)
f. Untuk pembuatan data

elektronik (CD), cover CD
harus dilampirkan.
g. Bukti transfer untuk
pembayaran ke
hotel/tempat
diselenggarakannya
kegiatan untuk pembayaran
diatas
Rp. 2.000.000,-
2. PELAPORAN
a. NMC, ROMS, TDS, BIES, Individual Consultant

Penyedia jasa akan mengajukan permohonan pembayaran sesuai dengan
ketentuan dalam kontrak, sedangkan penyelenggara kegiatan yang dilakukan
sendiri akan mengajukan permohonan pembayaran/pertanggungjawaban setelah
kegiatan selesai dilaksanakan. Surat permohonan pembayaran (invoice) dilampiri
dengan dokumen pendukung antara lain kwitansi, dokumen pelaporan kegiatan,
berita acara serah terima pekerjaan, bukti-bukti pengeluaran, dan RAB invoice.
Penyedia jasa mengajukan berkas kelengkapan tagihan/invoice kepada verifikator
paling lama dua bulan sekali (untuk pembayaran biaya personal), sedangkan untuk
biaya perjalanan dinas, office running cost (biaya yang bersifat operasional) dapat
diajukan 3 bulan sekali, dengan dilampiri Berita Acara Serah Terima (BAST)
pekerjaan.
Apabila ada item kegiatan bulan berjalan yang tidak ditagihkan setelah dua bulan
(biaya personil) tiga bulan untuk biaya perjalanan dinas dan biaya operasional
maka tagihan tersebut tidak dapat ditagihkan lagi. Pengajuan tagihan atas
pembayaran selambat-lambatnya dalam waktu dua bulan setelah akhir periode
tagihan. Contoh: tagihan/invoice bulan Januari 2016, hanya bisa ditagihkan paling
lambat 31 Maret 2016. Setelah tanggal tersebut tagihan bulan Januari 2016 tidak
dapat ditagihkan. Biaya perjalanan dinas dan biaya operasional, selambat-
lambatnya tiga bulan setelah periode tagihan. Contoh: tagihan/invoice bulan
Januari 2016, hanya dapat ditagihkan paling lambat 31 April 2016. Dan setelah
tanggal tersebut tagihan bulan Januari tidak dapat ditagihkan.
FAS
Penyedia jasa akan mengajukan permohonan pembayaran sesuai dengan
ketentuan dalam kontrak. Surat permohonan pembayaran (invoice) dilampiri
dengan dokumen pendukung antara lain kwitansi, dokumen pelaporan kegiatan,
berita acara serah terima pekerjaan, bukti-bukti pengeluaran, dan RAB invoice.
PANDUAN
PAMSIMAS 2016
Penyedia jasa mengajukan berkas kelengkapan tagihan/invoice kepada verifikator

setiap bulan.
Jenis pelaporan dan waktu penyampaian pelaporan sesuai dengan kontrak. Pihak
ketiga dapat menagihkan pembayaran kepada Satker setiap bulan setelah
menyerahkan laporan.
b. Penyelenggara Kegiatan
Penyelenggara wajib membuat laporan kegiatan sebagai satu kesatuan dari proses
pertanggungjawaban penyelenggaraan kegiatan. Kewajiban dari penyelenggara
acara untuk memastikan kelengkapan dokumen dan menyiapkan Laporan
Pertanggung Jawaban (LPJ) paling lambat 2 (dua) minggu setelah acara selesai.
PANDUAN
PAMSIMAS 2016
VI. VERIFIKASI TAGIHAN
Untuk memastikan bahwa sistem pengelolaan keuangan berjalan dengan baik, maka setiap
pengeluaran harus diperiksa secara cermat dan teliti, sehingga sesuai dengan kesepakatan
yang tercantum di dalam dokumen kontrak dan memenuhi ketentuan dan aturan yang
berlaku.
Verifikasi dilakukan terhadap data-data pendukung tagihan dan berpedoman pada kontrak.
Verifikasi terhadap seluruh dokumen/bukti pendukung harus mengacu pada prinsip kehati-
hatian, kejujuran dan dapat dipertanggung jawabkan, sehingga dapat mencegah terjadinya
pembayaran yang ineligible dan terhindar dari terjadinya pinjaman yang tidak dapat
direplenish (tidak dapat dibiayai oleh donor).
Untuk penyelenggaraan kegiatan yang menggunakan jasa pihak ketiga, maka pemberi kerja
dapat menugaskan stafnya untuk memfasilitasi dan memonitor jalannya acara, memastikan
OSA / per diem dan penggantian transport dibayarkan kepada peserta dan narasumber yang
bersangkutan dengan jumlah yang sesuai dengan tanda terima (bukti). Apabila dibutuhkan,
staff verifikasi akan melakukan konfirmasi kepada peserta dan atau narasumber secara
langsung.
Tugas verifikasi dilakukan oleh tim resmi yang dibentuk oleh Kepala Satker (Kasatker).
Tugas utama tim ini adalah memverifikasi keabsahan dokumen dan kelengkapan bukti-bukti
pendukung. Proses verifikasi harus diselesaikan dalam 10 hari kerja setelah dokumen
diterima oleh tim verifikasi. Selama 10 hari kerja tersebut, hasil dan temuan dari tim verifikasi
akan dikomunikasikan dan diselesaikan dengan pihak ketiga (firms dan panitia kegiatan-
swakelola). Apabila diperlukan pihak ketiga akan memberikan jawaban atau perbaikan
dalam kurun waktu 10 hari tersebut.
Hasil pemeriksaan wajib dituangkan kedalam sebuah berita acara resmi yang disepakati
oleh kedua belah pihak.
ROMS
Tim verifikasi juga diharuskan untuk melakukan pengamatan dan pemeriksaan fisik, serta
pemeriksaan kelengkapan dokumen bukti pembayaran ke Kantor Regional, Propinsi,
maupun Kabupaten/kota (ROMS) yang mencakup:
Verifikasi sewa, maupun pembelian dan pembayaran lainnya yang diajukan sebagai
pendukung invoice penagihan. Penagihan atas sewa harus dilengkapi dengan surat
pernyataan sewa yang menyatakan spesifikasi ketentuan didalam kontrak (lampiran 4,
lampiran 5)
PANDUAN
PAMSIMAS 2016
Melakukan pengamatan dan pemeriksaan fisik langsung ke Kantor Regional, Propinsi,

dan Kabupaten/Kota secara acak sekurang-kurangnya dua kali dalam setahun (setiap
ROMS) (lampiran 6)
Memeriksa administrasi dan pembukuan di Kantor Regional, Propinsi, dan
Kabupaten/Kota.
Melakukan tugas-tugas khusus lain yang diperintahkan oleh Kasatker terhadap hal-hal
yang berkaitan dengan keabsahan alat-alat bukti secara langsung di lapangan.
Konfirmasi kepada pihak ketiga secara acak dan dituangkan didalam rekapitulasi hasil
konfirmasi (lampiran 7)
FAS
Tim verifikasi diharuskan untuk melakukan pengamatan dan pemeriksaan fisik, serta
pemeriksaan kelengkapan dokumen bukti pembayaran, serta konfirmasi secara acak yang
mencakup:
Memeriksa Kelengkapan dokumen pembayaran kepada fasilitator, termasuk bukti
transfer, dan konfirmasi langsung kepada fasilitator, sewa yang dilakukan oleh FAS
(Lampiran 7).
Melakukan pengamatan dan pemeriksaan fisik langsung atas sewa.
Memeriksa administrasi dan pembukuan sekretariat FAS.
Melakukan tugas-tugas khusus lain yang diperintahkan oleh Kasatker terhadap hal-hal
yang berkaitan dengan keabsahan alat-alat bukti secara langsung di lapangan.
Untuk penyelenggaraan kegiatan (swakelola) verifikasi mencakup:

Verifikasi pembayaran yang dilakukan dalam penyelenggaraan suatu kegiatan.
Verifikasi peserta dan narasumber yang hadir. Apabila dibutuhkan staff verifikasi akan
melakukan konfirmasi positif (yaitu konfirmasi yang mengharuskan jawaban) kepada
peserta dan atau narasumber secara langsung.
PANDUAN
LAMPIRAN
PAMSIMAS 2013
dibuat oleh penerima dana
LAMPIRAN 1.
FORMAT BUKU KAS FAS, REGIONAL, PROPINSI, KABUPATEN/KOTA
Fas/ROMS/Provinsi/Kabupaten : .....................................#
BUKU KAS
Bulan: ........................ 20..........
Transaksi
Tanggal Uraian No. Bukti Saldo
Debet Kredit
1 2 3 4 5 6
# diisi sesuai dengan lokasi, coret yang tidak perlu
Cara Pengisian
1. Diisi tanggal transaksi secara urut
2. Diisi dengan uraian sesuai dengan transaksi yang dilakukan
3. Diisi dengan nomor bukti sesuai dengan ketentuan/aturan manajemen
4. Diisi dengan transaksi debet (yang menambah) kas/uang di tangan
5. Diisi dengan transaksi yang berakibat mengurangi uang di tangan
6. Diisi dengan penambahan pada sisi debet dikurangi dengan sisi kredit pada tanggal
yang sama
LAMPIRAN 1:
PANDUAN PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN DAN PELAPORAN 29
PEKERJAAN JASA KONTRAKTUAL DAN SWAKELOLAPROGRAM PAMSIMAS
PAMSIMAS 2013
dibuat oleh penerima dana
LAMPIRAN 2.
REKAPITULASI BUKTI TRANSFER
Bukti Transfer
No. Bank No. Rek. Jumlah
No. Bukti Tanggal Nama Penerima Jabatan Keterangan# Item di dalam Kontrak Periode
Penerima Penerima (Rp.)
Jumlah
# diisi sesuai dengan komponen biaya sesuai kontrak
LAMPIRAN 2:
PAMSIMAS 2013
dibuat oleh Office manager (OM)
LAMPIRAN 3.
REKAPITULASI BUKTI PERJALANAN DINAS
PT. XXXX
NMC/ROMS..................................
Rekapitulasi Bukti Perjalanan Dinas
Periode.......................... (invoice XX)
Regional/Provinsi/Kabupaten/Kota .......................................
Rekapitulasi Bukti Perjalanan Dinas
No. No. Bukti Transfer Nama Penerima No. Item di Dalam
Posisi Jumlah (Rp) Keterangan
Kontrak
Jumlah
LAMPIRAN 3:
PAMSIMAS 2013
dibuat oleh pihak ketiga
LAMPIRAN 4.
SURAT PERNYATAAN SEWA KANTOR
SURAT PERNYATAAN
Bertanda tangan dibawah ini:
Nama : Aaaaaa Bbbbbbbb

Jabatan : Office Manager PT XYZ
Alamat Kantor : Jl. Pasadena Blok C4 nomor 5 RT 003 RW 23 Berlian Indah
Tangerang Selatan - Banten
Menyatakan bahwa benar PT XYZ (ROMS aa) telah menyewa 1 (satu) unit kantor secara
bulanan dengan penyewa sebagai berikut:
Nama Pemilik : Ccccccc

Nomor Telepon : 021-5996666, 0821223013854
Alamat : Jl. Rumah Kaca 10 nomor 3 RT 001 RW 014 Kelurahan
Kalisat, Kec. Pangkalan Kulon
Kota Tangerang Banten
Luas Tanah : 400 m2

Luas Bangunan : 600 m2 (2 Lantai)
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya untuk dapat dipergunakan
sebagaimana mestinya.
Banten, 1 Juni 2016
Mengetahui Yang Menyatakan
Ccccccc Aaaaaa Bbbbbbbb

Pemilik Kantor Penyewa
LAMPIRAN 4:
PAMSIMAS 2013
dibuat oleh pihak ketiga
LAMPIRAN 5.
SURAT PERNYATAAN SEWA KENDARAAN
SURAT PERNYATAAN
Bertanda tangan dibawah ini:

Nama : ...............................................
Jabatan : ...............................................
Bertindak atas nama : ...............................................
Alamat Kantor/Rumah : ...............................................
Menyatakan bahwa benar telah menyewakan kendaraan kepada PT ...................(ROMS....

untuk propinsi/kabupaten/Kota)secara bulanan/tahunan dengan spesifikasi sebagai berikut:
STNK Jml bi.sewa/
Model/ Perbaikan,
No Jenis Tahun (Nama, Warna Asuransi Pengemudi bulan/tahun
Type/CC Perawatan
Nomor) (Rp)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya untuk dapat dipergunakan
sebagaimana mestinya.
................................., ..........................20....
Mengetahui Yang Menyatakan
................................. .................................
Penyewa Pemilik Kendaraan
LAMPIRAN 5:
PAMSIMAS 2013
dibuat staf yang ditugaskan

melakukan pemeriksaan fisik
LAMPIRAN 6.
REKAPITULASI PEMERIKSAAN FISIK (PHYSICAL COUNT CHECKLIST)
Pemeriksaan Dilakukan oleh : ...................................

Nama/Jabatan : ...................................
Tanggal Pemeriksaan : ...................................
Spesifikasi di Dalam Spesifikasi Sesuai
No. Obyek Pemeriksaan Nomor dan Tanggal Kontrak Sesuai/Tidak Sesuai# Lokasi
Kontrak Pemeriksaan
#: apabila tidak sesuai diberi keterangan Dibuat oleh Mengetahui

(yang melakukan cek fisik PT. ............................
(Managemen)
Kesimpulan:
............................................
............................................ (............................) (............................)
LAMPIRAN 6:
PAMSIMAS 2013
dibuat oleh Verifikator/staf

yang dtugaskan untuk
melakukan konfirmasi
LAMPIRAN 7.
REKAPITULASI HASIL KONFIRMASI KEPADA PIHAK KETIGA
Pemeriksaan Dilakukan oleh : ...................................

Nama/Jabatan : ...................................
Tanggal Pemeriksaan : ...................................
No. Obyek Pemeriksaan Nama yang Dikonfirmasi Alamat Nilai Hasil Konfirmasi Sesuai/Tidak Sesuai#
Jumlah
% Nilai yang konfirmasi : Total biaya yang diajukan
#: apabila tidak sesuai diberi keterangan Dibuat oleh Mengetahui

(yang melakukan konfirmasi) PT. ............................
(Managemen)
Kesimpulan:
............................................
............................................ (............................) (............................)
LAMPIRAN 7:
PAMSIMAS 2013
LAMPIRAN 8.
MEKANISME VERIFIKASI TAGIHAN PIHAK KETIGA DAN SWAKELOLA
BAPP
LAMPIRAN 8:
PAMSIMAS 2013
Keterangan:
1. Pihak Ketiga, Panitia Penyelenggara menyiapkan Tagihan (invoice) beserta 7. Kelengkapan pembayaran dan dokumen tagihan diajukan ke
bukti-bukti pendukung dan laporan yang disyaratkan. Bendaharawan Satker
2. Dokumen tersebut diajukan kepada Tim verifikasi Tagihan. 8. Bendaharan melakukan uji: dengan hasil diterbitkan SPM
3. Berdasarkan dokumen yang diajukan pada no. 2 diatas, tim melakukan verifikasi 9. Bendahara mengajukan SPM ke KPPN
selama maksimum 10 hari kerja
4. Hasil verifikasi: 10. KPPN akan menerbitkan SP2D berdasarkan SPM dari bendahara
1. Tidak OK (masih ada kekurangan dan atau ketidakjelasan 11. SP2D akan dikirim/diterima bendahara (baik SP2D pihak ketiga maupun
SP2D an. Bendahara untuk swakelola)
a. Pihak Ketiga
Untuk memberikan tanggapan dan bukti pendukung, apabila hasil 12. Bendahara menerima transfer (swakelola)
tanggagapn tidak memenuhi persyaratan pembayaran, maka tim
Pihak ketiga menerima transfer atas tagihan yang diajukan.
verifikasi akan memberikan rekomendasi item pembayaran yang
tidak bisa ditagihkan.
b. Panitia Penyelenggara Swakelola
Melengkapi dokumen sepanjang tidak merubah subtansi.
2. OK
5. Tanggapan dan bukti pendukung disiapkan maksimum 3 hari. Dokumen
tanggapan beserta bukti pendukung diajukan kembali tim verfikasi.
6. Atas dokumen tagihan yang sudah OK, tim verifikasi akan menyiapkan
kelengpakan pengajuan pembayaran (BAP, SPTJB, SPP dst)
LAMPIRAN 8:

Bahasa

SOP For Financial Accountability and Reporting Contractual Services and Self-Managed Pamsimas III

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

SOP For Financial Accountability and Reporting Contractual Services and Self-Managed Pamsimas III

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PAMSIMAS 2016

Program Pamsimas bertujuan untuk untuk meningkatkan jumlah warga masyarakat

Untuk mencapai tujuan tersebut, didalam pelaksanaannya Pamsimas memerlukan

Penyelenggara pelaksanaan dukungan manajemen proyek maupun peningkatan

b. Ketaatan terhadap ketentuan kesepakatan pendanaan (Loan Agreement dan Grant

3. PENGGUNA PETUNJUK OPERASIONAL

Sedangkan penanggungjawab pada pelaksana kegiatan adalah panitia pelaksana.

II. KETENTUAN UMUM PEMBAYARAN

1.1 Pembayaran Uang Muka

1.2 Pembayaran Hasil Pelaksanaan Pekerjaan

1.1 Pekerjaan kontraktual (Konsultan dan Non Konsultan)

3. PEMBAYARAN PIHAK KETIGA ATAS BIAYA-BIAYA DI DALAM KONTRAK

Manajemen melakukan pembayaran atas biaya-biaya yang terdapat didalam kontrak

Berikut adalah mekanisme transfer dan pengajuan penagihan :

ROMS, Manajemen STBM

Bagan Arus Pelaporan Fasilitator Masyarakat dan Senior Fasilitator.

Bagan Arus Mekanisme Penagihan FAS

#dilakukan menggunakan aplikasi

4. PEMBAYARAN ATAS BIAYA-BIAYA KEGIATAN SWAKELOLA

Pembayaran atas biaya-biaya kegiatan swakelola melalui mekanisme:

4.2 Pertanggungjawaban kegiatan (misal: biaya perjalanan dinas peserta, operasional

Mekanisme pembayaran melalui transfer dan pertanggungjawaban biaya mengikuti

5.1 Pekerjaan kontraktual (Konsultan dan Non Konsultan)

Pembayaran atau pertanggungjawaban kegiatan dapat diajukan kepada proyek

Verifikasi akan dilakukan 10 hari kerja dari diterimanya dokumen penagihan.

III. JENIS KEGIATAN

Bagan Kegiatan Pamsimas

NMC: Kemen PU;

Non Konsultan ROMS,

Kemen PU; Kesehatan; ROMS, TDS: Kemen PU;

IV. KOMPONEN BIAYA

Kelengkapan bukti pendukung harus merujuk kepada:

Tabel A Komponen Biaya dan Sifat Unit Cost

5 Peralatan Kantor (Office Equipment) Ceiling NA Fixed Ceiling Fixed

****) Sesuai dengan kontrak

V. PERTANGGUNGJAWABAN DAN PELAPORAN

Semua pembayaran dilakukan dengan transfer. Pembayaran akan dilakukan untuk

1.1 Pengajuan Tagihan Pembayaran Kontraktual.

Tabel B. Dokumen Pendukung Pengajuan Tagihan Pembayaran Kontraktual

Item Data yang dibutuhkan NMC Individual ROMS TDS

Item Data yang dibutuhkan NMC Individual ROMS TDS

Biaya rumah a. Bukti pembayaran listrik, air, - -

Item Data yang dibutuhkan NMC Individual ROMS TDS

Item Data yang dibutuhkan NMC Individual ROMS TDS

Item Data yang dibutuhkan NMC Individual ROMS TDS

Tabel C. Dokumen Pendukung Pengajuan Tagihan Pembayaran Kontraktual

Item Data yang dibutuhkan

Item Data yang dibutuhkan

a. Pengajuan Tagihan Paket Kegiatan

Tabel D. Dokumen Pendukung Pengajuan Tagihan Paket Kegiatan

Honor Narasumber a. Bukti pembayaran sesuai

f. Apabila ada tambahan

f. Untuk pembuatan data

a. NMC, ROMS, TDS, BIES, Individual Consultant

Penyedia jasa mengajukan berkas kelengkapan tagihan/invoice kepada verifikator

VI. VERIFIKASI TAGIHAN

Melakukan pengamatan dan pemeriksaan fisik langsung ke Kantor Regional, Propinsi,

Untuk penyelenggaraan kegiatan (swakelola) verifikasi mencakup:

dibuat oleh penerima dana

# diisi sesuai dengan lokasi, coret yang tidak perlu

dibuat oleh penerima dana

# diisi sesuai dengan komponen biaya sesuai kontrak