9/7/2010

Ayuningtyas
ayuningtyas@lserver.lab.kom

Digitally signed by AYUNINGTYAS

DN: CN = AYUNINGTYAS
Reason: I am the author of this document
Date: 2010.09.07 11:30:19 +07'00'

Tujuan & Penilaian

Tujuan Umum Penilaian
Mahasiswa mampu UTS : 30%
memanfaatkan email dan UAS : 30%
manajemen jadwal, Tugas/Quiz/Lain-lain : 40%
protable document format,
serta diagramming software
yang mendukung bidang
kesekretariatan dan
perkantoran modern.

1
 9/7/2010

Kepustakaan
Buku Mini PC Media : More Organized with
Outlook 2007, Joko Nurjadi, pdf file
Microsoft Visio 2007 ; Panduan Praktis,
Wahana Komputer
Portable Document Format,
http://en.wikipedia.org/wiki/Portable_Document_Format

Kepustakaan
Panduan Praktis Membuat Diagram &
Gambar Teknik Dengan Microsoft Visio
2003, Wahana Komputer, Elex Media
Komputindo, 2003, Jakarta
Diagramming software,
http://en.wikipedia.org/wiki/Diagramming_software
http://en.wikipedia.org/wiki/Organization

2
 9/7/2010

Kepustakaan
Anjuran:
Microsoft Office Outlook 2003 : Seri Panduan
Lengkap, Madcoms, Penerbit Andi, 2004, Yogyakarta
Tip Dan Trik Mengelola Beban Email dengan Microsoft
Outlook 2002, Rudy Siahaan,Elex Media Komputindo,
2003, Jakarta
Teknik Jitu Mengelola Kreativitas Menggunakan
Mindmanager, Wiwit Siswoutomo, Elex Media
Komputindo, 2005, Jakarta
Teori Organisasi Dan Pengorganisasian, J. Winardi, Pt.
Raja Grafindo Persada, 2003, Jakarta

Pokok Bahasan
Pengenalan email dan penjadwalan
Pengelolaan email
Pengelolaan kalender
Pengelolaan file data email dan pencetakan
email
Really Simple Syndication (RSS) dengan email
Konsep file PDF
Pembuatan File PDF

3
 9/7/2010

Pokok Bahasan
Security dan bookmark file PDF
Diagramming software
Struktur organisasi bisnis dan membuat
diagram organisasi
Manajemen proyek
Bisnis proses
Pembuatan peta jalan 2D dan 3D
Pembuatan diagram brainstorming

Pengenalan email
&
Penjadwalan
Pertemuan I

4
 9/7/2010

Tujuan Materi
Mahasiswa dapat Pengenalan & setting
menggunakan aplikasi email Address book & contact
dan penjadwalan Mengirim email

Pendahuluan
Manajemen Jadwal Scheduling
Manajemen Jadwal
Pengaturan waktu
menyelesaikan pekerjaan sesuai waktu
yang ditentukan
dipengaruhi tingkat kedewasaan
seseorang profesionalitas

5
 9/7/2010

Pendahuluan
Pengaturan waktu :
Manusia semakin lama semakin sibuk
Kebanyakan tuntutan dihadapi oleh seorang yang
bertanggung jawab

Pendahuluan

Penjadwalan MS Outlook pengaturan

secara online e-mail (internet)
Perlu suatu koneksi internet
Koneksi :
Discontinuous dial - up
Continous Lease line / dedicated line

6
 9/7/2010

Pendahuluan

Pendahuluan

Internet
Internet

Internet Service Provider (ISP)

Kabel Langsung
PSTN / Selular / Antena

Client Client

Discontinuous Continuous

7
 9/7/2010

Pendahuluan

Internet
Internet

protocol protocol protocol

protocol protocol

Server Server Server

protocol protocol
protocol protocol

protocol
Client Client Client Client

Protocol : http, ftp, smtp, pop3, imap, dll

Pendahuluan

Internet
Internet

Server Server
Server Server
Server
Mail Server
Web Based Mail

Browser

Mail Client Mail Client Mail Client

PC Client

8
 9/7/2010

Pendahuluan

IP (SMTP)
Mail Server Mail Server

POP3 SMTP POP3 SMTP

Mail Client Mail Client

Pendahuluan

SMTP : Simple Mail Transfer Protocol suatu

protokol aplikasi yang merupakan sistem pengiriman
message/pesan atau
e-mail.
POP3 : Post Office Protocol ver 3
suatu protokol aplikasi yang digunakan untuk
mengambil pesan yang berada di Mail Server

9
 9/7/2010

Pendahuluan

Email Ethics
Dalam dunia e-mail, teks yang diketik dengan
huruf besar berarti TERIAKAN (SHOUTING) dan
beberapa pembaca mengartikannya sangat kasar.
Gunakan huruf besar hanya untuk menekankan
hal penting.
Penekanan dilakukan dengan bold atau *asterik*
Memforward:Tuliskan referensi sumbernya dan
bagaimana memperoleh kopian-nya.

10
 9/7/2010

Email Ethics
Jangan melakukan forward ke mailing list
tanpa seijin penulis asalnya
Tindakan tidak layak via email (dan tidak
hanya terbatas kepada hal berikut):
Memposting sesuatu yang melanggar hukum
dalam sebuah sistem

Email Ethics
Pemakaian bahasa/pesan yang kasar baik untuk
pesan pribadi maupun untuk umum,
Mengirimkan pesan yang memungkinkan
kerusakan di tempat penerima
Pengiriman surat berantai atau menyebarkan
surat pribadi
Tindakan-tindakan yang menyebabkan
terganggunya jaringan komputer

11
 9/7/2010

Pendahuluan
Web Mail yahoo,gmail,hotmail,dll
Mail Client MS Outlook, Outlook
Express, Eudora dll.
MS Outlook Mail Client +
Groupware(Scheduling, Organizer dll)

Web Mail
Ada beberapa layanan web mail yang juga
menyediakan layanan untuk penjadwalan,
diantaranya yaitu :
Yahoo (mail.yahoo.com)
Hotmail (hotmail.com)
Gmail (mail.goole.com)

12
 9/7/2010

Yahoo mail

Hotmail

13
 9/7/2010

Gmail

Yahoo Mail
Webmail yahoo versi terbaru tampilannya
sudah lebih baik
Tersedia layanan yang umumnya terdapat
pada Aplikasi Mail Client
Layanan yang disediakan:
Mail : Inbox, Draft, Sent, Deleted/Trash,
Junk/Spam
Contact
Calendar

14
 9/7/2010

Web Mail
Penjadwalan pada yahooMail hampir sama
dengan penjadwalan pada Microsoft Outlook
Terdapat range waktu, isian nama kegiatan,
reminder
Hanya sebagai pengingat awal kegiatan
Dapat berbagi jadwal dengan contact yang
terdaftar pada Friend List

Penjadwalan pada webmail

15
 9/7/2010

Penjadwalan pada webmail

Task
Kegiatan yang harus dilakukan

16
 9/7/2010

Contacts

Mengenal Microsoft Office

Outlook 2007
MS Outlook sarana komunikasi
online melalui jaringan internet dengan
menggunakan email sarana untuk
membantu pengaturan jadwal (scheduling
+ to do list + jurnal)

17
 9/7/2010

Memulai MS Outlook 2007

Menu Bar
Standard Toolbar
Advanced Toolbar
Web Toolbar

Toolbar Options Calendar

Folder List

Navigation Pane

18
 9/7/2010

Navigation Pane
Navigasi Pane terletak di bagian kiri jendela
outlook yang berisi beberapa shortcuts,
seperti Mail, Calendar, Contacts, Tasks,
Notes, Folder Lists, dan shortcuts today.
Navigasi Pane ini berfungsi sebagai pusat
navigasi pada bagian utama MS Outlook
sehingga memudahkan pengguna / user
untuk melihat / mendapatkan informasi
yang diinginkan

Favorites Folders
Folder e-mail yang sering digunakan bisa di
tambahkan dalam Favorite Folders guna
mempermudah pembacaan e-mail
Selain Favorite Folders terdapat fasilitas lain yang
digunakan untuk mempermudah pembacaan e-
mail, yaitu Search Folders
Search Folders merupakan tempat untuk
menampung beberapa folder yang menampilkan
seluruh item e-mail yang sesuai dengan kriteria
pencarian tertentu

19
 9/7/2010

To Do Bar Pane

Dari Jendela ini dapat ditampilkan

Tanggal, Jadwal kegiatan, Tasks
(tugas-tugas) yang telah dibuat
sebelumnya.

Calendar Window
Dari calendar window (jendela calendar),
anda dapat menampilkan jadwal jadwal
kegiatan yang telah anda buat sebelumnya
dan anda juga bisa melakukan pembuatan
suatu jadwal kerja melalui menu ini
Di sini anda juga bisa menampilkan calendar
rekan kerja anda dengan menggukan Share
Calendar

20
 9/7/2010

Tampilan Calendar

Secara umum terdapat 4 macam tampilan

Calendar :
Tampilan 1 bulan penuh (31 hari)
Tampilan 1 minggu (7 hari)
Tampilan 1 minggu kerja (disesuaikan dengan hari
kerja kita bisa 5 6 atau 7 hari, sesuai dengan
setting pada Tools Option Calendar Option )
Tampilan 1 hari

Tampilan Calendar

21
 9/7/2010

Contacts Window

Contacts Window merupakan

tempat penyimpanan data (nama,
alamat, email, dll.) rekan kerja anda /
contact person.

Contacts Window

Option untuk merubah

tampilan Contact Window

22
 9/7/2010

Menu Go

Menu Go berfungsi seperti

pada Jendela Navigasi.
Dalam menu ini juga
ditampilkan shortcut key
untuk memanggil menu
menu tersebut, contoh :
Ctrl+1 utk memanggil mail;
Ctrl+2 utk Calendar, dll.

Reading Window

Reading Window merupakan jendela yang

digunakan untuk melihat isi dari suatu mail yang
masuk ke account kita

23
 9/7/2010

Reading Window

Tampilan Reading Window dapat di rubah ke dalam

3 macam view, melalui
menu View Reading Pane

Reading Pane
Right

Bottom Off

24
 9/7/2010

Tampilan Multi-Line (Sorting)

Penampilan pesan / message yang masuk ke

dalam account kita dapat dikelompokkan / di-
sorting, sehingga memudahkan kita dalam
membaca / mencari pesan yang masuk. Cara
melakukan sorting adalah dengan cara meng-
klik judul dari kolom yang yang kita inginkan
(lihat gambar)

Tampilan Multi-Line (Sorting)

Form, Subject, dll. Merupakan judul kolom
yang bisa di-klik untuk mengelompokkan

25
 9/7/2010

Arrangements

Arrangements yang dimaksud di sini adalah

pengelompokkan view. Pengaturannya
dilakukan dari menu View - Arrange by.
Terdapat 13 macam pengaturan / kategori
pengelompokan yang bisa dilakukan dari
menu ini.

Arrangements

26
 9/7/2010

Setting E-mail Account

Sebelum email client yang kita gunakan dapat
menerima atau mengirimkan email, maka
harus dilakukan pengaturan terlebih dahulu
Setting email account dilakukan dari menu
Tools Email Accounts

Pembuatan Email Account

E-mail Account berfungsi sebagai identitas untuk
mengakses e-mail server atau e-mail provider
Hasil akses ini dapat digunakan untuk menampilkan,
menerima, dan mengirim pesan e-mail.
Pembacaan e-mail dapat dilakukan secara :
Web (senantiasa online) web based mail
Offline download e-mail dengan suatu mail client

7 September 2010 tyas@stikom.edu

27
 9/7/2010

Pembuatan Email Account

Salah satu kelebihan MS Outlook Office 2007
adalah dapat dijalankan dengan dua account
atau lebih pada satu program
Jika user memiliki mail account lebih dari satu,
dapat dijalankan secara bersama-sama dalam 1
MS Outlook Offic 2007

7 September 2010 tyas@stikom.edu

Pembuatan Email Account

Pada saat kita menjalankan suatu mail client
diminta untuk memasukkan suatu mail account
dan dapat diisi lebih dari satu (other profile /
user)
Mail Account didapat dari suatu mail server
User harus memiliki suatu mail account terlebih
dahulu sebelum mengisinya pada suatu mail
client

7 September 2010 tyas@stikom.edu

28
 9/7/2010

Pembuatan Email Account

Pembuatan suatu mail account bisa dilakukan
pada saat anda melakukan koneksi dengan
internet pada situs-situs provider email.
Contoh : www.telkom.net, www.hotmail.com,
www.yahoo.com, mail.google.com, dll.

7 September 2010 tyas@stikom.edu

Pembuatan Email Account

Setelah anda memiliki suatu e-mail account,
hendaknya untuk dicatat / diingat kelengkapan
dari mail account anda yang meliputi :
User & Password
Alamat e-mail anda
Nama Protokol yang digunakan (SMTP, POP3, IMAP,
dll)

7 September 2010 tyas@stikom.edu

29
 9/7/2010

Pembuatan Email Account

Prosedur account setting pada MS
Outlook 2007 adalah sebagai berikut :
Pilih perintah pada menu Tools Account
Settings
Pilih Pilihan Add a new e-mail account
Tekan tombol Next dan lakukan setting
terhadap koneksi mail client dengan
server, dan klik Next
Lakukan prosedur setting accounts yang
terakhir yang meliputi user, password, e-
mail address, alamat POP3 dan SMTP-nya

7 September 2010 tyas@stikom.edu

Pembuatan Email Account

7 September 2010 tyas@stikom.edu

30
 9/7/2010

Pembuatan Email Account

7 September 2010 tyas@stikom.edu

Pembuatan Email Account

Microsoft Exchange Server digunakan sebagai
penghubung server exchange untuk membaca
e-mail, mengakses folder, dan membagi
dokumen
POP3 (Post Office Protocol version 3) adalah
sebuah protokol yang digunakan untuk
menerima kembali pesan e-mail dari mail-
server.

7 September 2010 tyas@stikom.edu

31
 9/7/2010

Pembuatan Email Account

IMAP (Internet Message Acces Protocol) tidak
seperti POP3, IMAP membuat folder di dalam
server untuk menyimpan atau mengatur pesan
untuk diambil informasinya pada komputer lain.
Anda dapat membaca hanya pada judul pesan
dan memilih hanya pada pesan yang di
download.

7 September 2010 tyas@stikom.edu

Pembuatan Email Account

HTTP (Hypertext Transfer Protocol) protocol
yang digunakan ketika anda mengakses Web
Page dari internet. Outlook menggunakannya
sebagai protocol email.
Additional Server Type untuk menghubungkan
workgroup lainnya atau 3rd party mail server.

7 September 2010 tyas@stikom.edu

32
 9/7/2010

Pembuatan Email Account

7 September 2010 tyas@stikom.edu

Pembuatan Email Account

Pada bagian User Information, ketik nama Anda
pada kotak Your Name
Ketik Alamat E-mail anda pada kotak e-mail
address. Alamat e-mail ini harus sesuai dengan
alamat yang diberikan oleh ISP / mail provider
ketika anda membuat membuat suatu mail
account di internet.

7 September 2010 tyas@stikom.edu

33
 9/7/2010

Pembuatan Email Account

Pada bagian Logon Information, klik User Name
untuk mengisi nama user anda. Biasanya bagian ini
akan terisi secara otomatis dengan text yang anda ketik
pada bagian e-mail address. Contoh : e-mail
addressnya ayuningtyas@lserver.lab.kom , maka pada
bagian user akan dituliskan secara otomatis =
ayuningtyas atau ayuningtyas@lserver.lab.kom

7 September 2010 tyas@stikom.edu

Pembuatan Email Account

Ketik password anda pada kotak password harus
sesuai dengan password pada mail account yang anda
buat pada suatu mail provider.
Pada bagian server information, klik kotak Incoming
Mail Server (POP3) yang digunakan untuk menentukan
alamat protokol pada mail server isikan alamat yang
diberikan / didapat dari mail provider

7 September 2010 tyas@stikom.edu

34
 9/7/2010

Pembuatan Email Account

Klik kotak Outgoing Mail Server (SMTP) yang digunakan
untuk mengaktifkan keluarnya e-mail pada mail server.
Isilah kotak ini sesuai dengan alamat SMTP yang
diberikan oleh mail provider
Mail Client siap dipakai
Jika anda ingin melakukan setting lebih lanjut, klik pada
tombol More Setting

7 September 2010 tyas@stikom.edu

Pembuatan Email Account

Jika setting sudah selesai anda bisa melakukan Test
Account Setting untuk melihat apakan setting yang
anda lakukan sudah benar atau belum.

Tampilan Test Account Setting

7 September 2010 tyas@stikom.edu

35
 9/7/2010

Pembuatan Email Account

7 September 2010 tyas@stikom.edu

Pembuatan Email Account

Setelah semuanya selesai, tekan tombol Next
dan setelah itu tekan tombol Finish
Untuk menambahkan e-mail account yang baru
lakukan dengan cara yang sama seperti
prosedur diatas.

7 September 2010 tyas@stikom.edu

36
 9/7/2010

Penambahan Email Account

7 September 2010 tyas@stikom.edu

Penambahan Email Account

7 September 2010 tyas@stikom.edu

37
 9/7/2010

Penambahan Email Account

7 September 2010 tyas@stikom.edu

Penambahan Email Account

Tampilan Navigation Window

Folder baru yang otomatis

dibuat oleh outlook

7 September 2010 tyas@stikom.edu

38
 9/7/2010

Manajemen Email Account

Mail Account yang telah dibuat dapat diatur
kembali (dihapus dan / atau dirubah)
Cara untuk manajemen ini terdapat pada menu
Tools E-mail account pilih View or Change
Existing e-mail Account

7 September 2010 tyas@stikom.edu

Manajemen Email Account

Tombol Change digunakan untuk merubah
setting mail account yang sudah dilakukan
Tombol Remove digunakan untuk menghapus
setting mail account
Tombol New digunakan untuk menambahkan
sebuah setting mail account yang baru

7 September 2010 tyas@stikom.edu

39
 9/7/2010

Manajemen Email Account

Tombol Set as Default merupakan tombol yang
membuat suatu setting mail account sebagai
default (sebagai suatu setting yang aktif untuk
dijalankan / yang diikuti berguna jika anda
memiliki lebih dari satu setting mail account)

7 September 2010 tyas@stikom.edu

Digitally signed by AYUNINGTYAS

DN: CN = AYUNINGTYAS
Reason: I am the author of this document
Date: 2010.09.07 11:30:48 +07'00'

40