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Organizao Setor Financeiro

Recursos
A. Caixa com divises, para entrada de documentos:
Notas Fiscais a pagar/Contas a pagar
Notas Fiscais pagas/Contas pagas

B. Pasta com subdivises de meses, para o arquivo de Contas a Pagar


C. Pasta com subdivises de meses, para o arquivo de Contas Pagas
D. Pasta da Tesouraria com subdivises para:
Valores recebidos na data
Valores em espcie e cheques vista
Cheques pr-datados
E. Pasta do Contador
F. Caixas arquivo
G. Talo de recibos Para pagamento de contas que no tenham documento
original
H. Talo de vales
I. Extratos bancrios
J. Extratos das administradoras de cartes

Rotina
1. No decorrer do dia ou em horrios previamente estabelecidos, os diversos
setores da empresa, inclusive a Tesouraria, devero depositar todas as notas
fiscais de compras ou servios recebidas e contas pagas, na subdiviso
apropriada da Caixa de entrada (A);

2. No decorrer do dia ou em horrios previamente estabelecidos, o Caixa dever


encaminhar Tesouraria os recebimentos do dia, acompanhados da
documentao correspondente, devendo os valores/documentos serem
depositados na Pasta da Tesouraria (D), na subdiviso Valores Recebidos na
Data;

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3. O processamento da movimentao financeira e atualizao das informaes
devero ser realizados diariamente e, preferencialmente na manh do dia
seguinte, conforme segue:

Contas recebidas/receber
3.1. Separao dos valores recebidos em espcie ou cheques retirar da Pasta
da Tesouraria (D), subdiviso Valores Recebidos na Data;
3.2. Lanamento dos recebimentos em espcie ou cheques vista na Planilha
de Controles Financeiros dar entrada no caixa dos valores em espcie e
cheques vista, transferir os valores/cheques para a subdiviso Valores em
espcie e cheques vista, da Pasta da Tesouraria;
3.3. Lanamento das Contas a Receber na Planilha de Controles Financeiros
provisionar os cheques pr-datados e cartes de crdito a receber na coluna
previsto, transferir os cheques pr datados para a subdiviso Cheques Pr
Datados, da Pasta da Tesouraria;

Contas pagas/pagar
3.4. Separao das contas pagas do dia anterior retirar da caixa de entrada
(A);
3.5. Lanamentos das contas pagas do dia anterior na Planilha de Controles
Financeiros;
3.6. Arquivamento das contas pagas do dia anterior na Pasta de Contas Pagas
(C) ou na Pasta do Contador (E), se for o caso;

3.7. Separao das Notas Fiscais a pagar/Contas a Pagar retirar da caixa de


entrada (A);
3.8. Lanamento das Notas Fiscais a pagar/Contas a Pagar na Planilha de
Controles Financeiros;
3.9. Arquivamento das Notas Fiscais a pagar/Contas a pagar na Pasta
correspondente (B) ou na Pasta do Contador (E), se for o caso;
3.10. Separao das Contas a Pagar do dia retirar da pasta correspondente (B);
3.11. Conferncia dos documentos de Contas a Pagar (boletos, recibos, etc) com
a relao de contas a pagar da Planilha de Controles Financeiros;
3.12. Selecionar as contas que devero ser pagas no dia;

Conciliao bancria e pagamentos


3.13. Emisso dos extratos bancrios (I);
3.14. Atualizao e conferncia dos saldos de caixa e bancos na Planilha de
Controles Financeiros, conforme os extratos bancrios;
3.15. Realizao dos pagamentos, conforme o que foi selecionado;
3.16. Colocao das contas pagas no dia, na Caixa de entrada de documentos
(A), para processamento no dia seguinte.

Arquivamentos peridicos
3.17. Envio da Pasta do Contador (E), com a periodicidade que for combinada
com o Escritrio Contbil;
3.18. Arquivo da documentao retornada pelo Contador, conforme o tipo de
documento, em Caixa Arquivo (F), devidamente identificada (ms ou ano).

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4. Recomendaes
4.1. Nenhum pagamento ou recebimento pode estar desacompanhado do
documento correspondente. Utilizar o Talo de Recibos (G) para os casos em
que o fornecedor ou prestador de servio no apresente o documento;
4.2. Nos casos em que for entregue valor em espcie para funcionrios ou
mesmo os scios, para o fim de gastos cuja prestao de contas se d a
posteriori, dever ser preenchido vale (H), com assinatura do requerente. O
vale dever permanecer na Pasta da Tesouraria (D) at o momento da
prestao de contas, oportunidade em que o requerente dever apresentar a
nota fiscal ou recibo correspondente ao gasto realizado, momento em que o
vale dever ser baixado ou eliminado;
4.3. Os extratos das administradoras (J) tm por fim a conferncia dos valores
creditados nas contas bancrias, alm de possibilitar o ajuste dos
lanamentos de forma a contabilizar a receita pelo valor real, mais o registro
do valor das taxas de administrao e juros por antecipao, se for o caso.
4.4. Os lanamentos na Planilha de Controles Financeiros devero ser feitos
com alguma riqueza de detalhes, registrando os nomes de clientes e
fornecedores, numerao de documentos, etc, de forma que possibilite
identificao mais fcil, na hiptese de necessidades de conferncias ou
esclarecimentos.
4.5. Especial ateno deve ser dada para a separao dos documentos que
devam ser enviados ao Contador, de forma que no falte nenhum envio ou
deixe de ser realizado algum lanamento na Planilha. Uma opo utilizar
segundas vias ou emitir cpias dos documentos, de forma que haja sempre
uma via de controle na empresa.
4.6. As Caixas Arquivo (F) serviro tambm para o arquivamento da
documentao que j tenha sido processada e no necessite de envio ao
Contador.