MANUAL PROSEDUR

PENGURUSAN PEMAKAIAN KENDARAAN DINAS

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

2011

MANUAL PROSEDUR

0
 PENGURUSAN PEMAKAIAN KENDARAAN DINAS
FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Kode Dokumen : 00600 06007

Revisi : 0
Tanggal : 5 Juni 2011

Dibuat oleh : Kasubag Umum dan Perlengkapan

Ttd

Supriyadi, S. Sos.
Dikendalikan oleh : Pembantu Dekan II FTUB

Ttd

Dr. Ir. Pitojo Tri Juwono, MT

Disetujui oleh : Dekan Fakultas Teknik UB

Ttd

Prof. Ir. Harnen Sulistio, MSc, PhD

1
 DAFTAR ISI

Daftar Isi......................................................................2
I. Tujuan dan Pengertian...........................................3
II. Pihak-pihak yang terkait........................................4
III. Referensi...............................................................4
IV. Ruang Lingkup......................................................5
V. Mekanisme dan Prosedur......................................5
VI. Bagan Alir Pemakaian Kendaraan Dinas Harian...13
VII. Bagan Alir Pemakaian Kendaraan Dinas Peminjam
Perorangan..........................................................14
Lampiran 1. Form Permohonan Peminjaman Mobil... .15

2
I. Tujuan dan Pengertian
Tujuan Manual Prosedur Pengurusan Pemakaian
Kendaraan Dinas ini adalah sebagai acuan bagi
bagian Umum dan Perlengkapan dalam melakukan
pelayanan pemakaian kendaraan Dinas Fakultas
Teknik UB

Dalam Manual Prosedur ini terkait beberapa

pengertian :

Pembantu Dekan II adalah pejabat yang

bertanggungjawab atas penggunaan
kendaraan dinas milik Fakultas Teknik
Universitas Brawijaya.

Kepala Bagian Tata Usaha adalah pejabat

pelaksana administrasi atas penggunaan
kendaraan milik Fakultas Teknik
Kepala Subbag. Umum & Perlengkapan adalah
Kasubbag. yang bertugas mengkoordinasi
aktivitas pemakaian kendaraan Dinas.

Kendaraan Dinas adalah kendaraan yang dimiliki

oleh Fakultas Teknik Universitas Brawijaya.

Unit Kerja adalah suatu bagian yang mempunyai

tugas dan fungsi tertentu dibidang akademis,
penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat serta fungsi pengontrolan kinerja
di lingkungan FT UB.
Unit Kerja di FT UB terdiri dari :

3
 1. Dekanat
2. Jurusan/Program Studi

3. Program Magister dan Doktor

4. Badan Penelitian Pengabdian Masyarakat
/Dewan Penerbit
5. Gugus Jaminan Mutu

Peminjam Perorangan adalah semua Dosen dan

tenaga administrasi FT UB yang melakukan
peminjaman kendaraan dinas fakultas

II. Pihak-pihak yang terkait

a. Pembantu Dekan II FT UB
b. Kepala Bagian Tata Usaha
c. Kepala Sub Bagian Umum dan Perlengkapan
d. Kepala Urusan Keuangan
e. Unit Kerja
f. Sopir
g. Peminjam Perorangan

III. Referensi
Manual Mutu Fakultas Teknik (00600 05000)

4
IV. Ruang Lingkup
Berlaku bagi Jurusan/prodi/unit Kerja/PMD/GJM/BPP
dan seluruh civitas akademika di lingkungan
Fakultas Teknik Universitas Brawijaya.

V. Mekanisme dan Prosedur

Pemakaian Kendaraan Dinas Fakultas

Unit Kerja melakukan permohonan peminjaman

kendaraan Dinas dilengkapi surat tugas terkait
yang ditujukan kepada PD II

PD II memberikan disposisi terhadap usulan

pemakaian kendaraan

Kabag TU Meneruskan isi Disposisi dari PD II

kepada Kasubag. Umum & Perlengkapan

Kasubag. Umum & Perlengkapan melaksanakan isi

Disposisi pimpinan

Kasubag. Umum & Perlengkapan menunjuk

kendaraan beserta Sopir sesuai disposisi PD II

Sopir mengajukan blanko pemakaian BBM

kendaraan dinas kepada Kasubag. Umum &

5
 Perlengkapan lengkap beserta pemakainan km
terakhir.

Kasubag. Umum & Perlengkapan mengecek

kebenaran kebutuhan pemakaian BBM dan
honorarium sopirnya jika pemakaian di luar kota.

Kasubag. Umum & perlengkapan memaraf blanko

pemakaian BBM dan mengagendakan
pemakaiannya.

Sopir memintakan persetujuan pemakaian BBM

kepada Kabag TU

Kabag TU melakukan persetujuan jika sudah ada

paraf Kasubag. Umum & Perlengkapan

Sopir melakukan pencairan uang pemakaian BBM

di Kaur. Keuangan

Sopir melakukan tugas harian atau luar kota

Sopir mengembalikan kendaraan dinas dalam

keadaan bersih di tempat semula

Sopir menyerahkan bukti pemakaian BBM kepada

Kaur Keuangan

Kaur Keuangan menerima bukti pemakaian BBM

6
Pemakaian Kendaraan Dinas Harian

Sopir mengajukan blanko pemakaian BBM

kendaraan dinas kepada Kasubag. Umum &
Perlengkapan dan melaporkan pemakaian km
terakhir.

Kasubag. Umum & Perlengkapan mengecek

kebenaran kebutuhan pemakaian BBM dan
honorarium sopirnya jika pemakaian di luar kota.

Kasubag. Umum & Perlengkapan memaraf blanko

pemakaian BBM dan mengagendakan
pemakaiannya.

Sopir memintakan persetujuan pemakaian BBM

kepada Kabag TU

Kabag TU melakukan persetujuan jika sudah ada

paraf Kasubag. Umum & Perlengkapan

Sopir melakukan pencairan uang pemakaian BBM

di Kaur. Keuangan

Sopir melakukan tugas harian

Sopir mengembalikan kendaraan dinas dalam

keadaan bersih di tempat semula

Sopir menyerahkan bukti pemakaian BBM kepada

Kaur Keuangan

Kaur Keuangan menerima bukti pemakaian BBM.

7
Pemakaian Kendaraan Dinas Peminjaman
Perorangan

Bag. Umum & Perlengkapan menyediakan blanko

peminjaman untuk peminjam perorangan

Peminjam perorangan mengisi blanko peminjaman

mobil di bag. Umum & Perlengkapan

Peminjam menyerahkan blanko peminjaman yang

telah diisi kepada Bag. Umum & Perlengkapan

Bag. Umum & Perlengkapan menentukan jenis

mobil yang akan dipakai beserta sopirnya

Bag. Umum & Perlengkapan memintakan ijin ke

PD II

PD II menyetujui pemakaian kendaraan dan

sopirnya

Bag. Umum & Perlengkapan mengembalikan

blanko peminjaman yang telah diberikan
keterangan mobil yang dipakai beserta sopirnya
kepada peminjam

Peminjam melakukan pembayaran biaya

perawatan mobil dinas, keperluan BBM dan
honorarium sopir sesuai ketentuan yang berlaku di
bagian keuangan FT.

8
 Bagian keuangan menerima pembayaran biaya
perawatan mobil Dinas, keperluan BBM dan
Honorarium sopir

Bagian keuangan memberikan tanda bukti

pembayaran kepada peminjam

Sopir mengajukan blanko pemakaian BBM

kendaraan dinas kepada Kasubag. Umum &
Perlengkapan dan melaporkan pemakainan km
terakhir

Kasubag. Umum & Perlengkapan mengecek,

mengagenda & memarafnya

Sopir memintakan persetujuan pemakaian BBM

kepada KTU

KTU melakukan persetujuan jika sudah ada paraf

Kasubag. Umum & Perlengkapan

Sopir melakukan pencairan uang pemakaian BBM

dan honorarium di Kaur. Keuangan

Sopir melakukan tugas peminjaman perorangan

Sopir mengembalikan kendaraan dinas dalam

keadaan bersih di tempat semula

Sopir menyerahkan bukti pemakaian BBM kepada

Kaur Keuangan

Kaur Keuangan menerima bukti pemakaian BBM.

9
Aturan Bantuan Biaya Perawatan Mobil
Peminjaman mobil untuk keperluan dinas tidak
dipungut bantuan biaya perawatan. Keperluan
BBM dan honorarium sopir ditanggung oleh
Fakultas atau jurusan

Peminjaman mobil untuk keperluan pribadi, dan

lain-lain untuk warga FT ditetapkan besarnya
bantuan perawatan mobil sebagai berikut:

No Kota Tarip/hari Waktu Tarip/hari Waktu

1 Dalam Kota 100.000 12 jam 100.000 > 1
Malang hari
2 Jawa Timur 150.000 12 jam 100.000 > 1
hari
3 Jawa Tengah 200.000 Min. 2 150.000 > 3
hari hari
4 Jawa 250.000 Min. 3 200.000 > 6
Barat/Jakart hari hari
a
5 Bali 200.000 Min. 3 150.000 >4
hari hari

Catatan :

1. Penggunaan normal untuk 1 hari = 12 jam

2. Daftar arif tersebut tidak termasuk BBM dan

sopir

10
 Peminjaman mobil untuk keperluan pekerjaan luar
(proyek) ditetapkan besarnya bantuan perawatan
mobil sama dengan tarif tabel No. 2 dan
Keperluan BBM serta honorarium sopir ditanggung
oleh peminjam

Besarnya honorarium sopir diatur sebagai berikut:

1. Untuk keperluan selama jam kerja tidak ada

honorarium sopir

2. Untuk keperluan diluar jam kerja diberikan

honorarium sebagai berikut:

No. Keperluan diluar jam kerja Honorarium

1. Lokal/Kabupaten/Malang Rp. 40.000,- per
Raya hari
2. Luar Kota Rp. 75.000,- per
hari
3. Pada Hari Libur Rp. 85.000.- per
hari
4. Bermalam di sekitar malang Rp. 60.000,- per
raya malam
5. Bermalam di lingk. Prov. Rp. 125.000,- per
Jatim malam
6. Bermalam diluar Prov. Jatim Rp. 200.000,- per
malam

Ketentuan BBM

1. Surabaya Raya = 30 Liter

2. Malang Raya = 20 Liter

11
Aturan Tambahan
Kedinasan

1. Bukti resi/nota pembelian BBM menggunakan

cek digital

2. Kendaraan Dinas Fakultas setelah digunakan

supaya ditempatkan di garasi FT yang telah
disediakan dalam keadaan bersih

3. Setiap hari sopir wajib melaporkan jumlah

pemakaian BBM & kilometer kendaraan
sebagaimana tertera di panel Mobil

4. Apabila sopir tidak mendapatkan tugas, maka

yang bersangkutan wajib hadir.

Peminjam Pribadi

1. Kendaraan pada saat keluar dari garansi

dalam keadaan tangki penuh, peminjam
bertanggungjawab untuk mengembalikan
kendaraan dalam keadaan tangki penuh.

2. Apabila terjadi kerusakan pada saat

peminjaman yang disebabkan oleh
kecelakaan, maka biaya perbaikan dan biaya
urusan yang terkait ditanggung sepenuhnya
oleh peminjam.

3. Kendaraan Dinas Fakultas setelah

dipinjam/digunakan supaya ditempatkan di

12
 garasi FT yang telah disediakan dalam
keadaan bersih

4. Apabila peraturan ini tidak dipatuhi oleh

peminjam maupun sopir, maka akan
dikenakan sangsi sesuai peraturan yang
berlaku.

13
VI. Bagan Alir Pemakaian Kendaraan Dinas Harian

14
VII. Bagan Alir Pemakaian Kendaraan Dinas Peminjam Perorangan

15
16
Lampiran 1. Form Permohonan Peminjaman
Mobil

KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL

UNIVERSITAS BRAWIJAYA
FAKULTAS TEKNIK
Jl. Mayjend. Haryono no. 167, Malang,
65145, Indonesia
Telp. : +62-341-587710, 587711; Fax :
+62-341-551430
http://teknik.ub.ac.id
E-mail : teknik@ub.ac.id

Nomor : /UN10.6/LK/2011
Lampiran : -
Perihal : Permohonan peminjaman mobil

Kepada Yth.: Pembantu dekan II

Fakultas Teknik Universitas Brawijaya
Malang.

Sehubungan dengan adanya kegiatan ....

........, kami
mengajukan permohonan untuk peminjaman mobil
Dinas Fakultas Teknik, jenis kendaraan..........................
...... .untuk kepentingan Dinas / Pribadi yaitu
pada :

Hari :
Tanggal :
Pukul : WIB
Tujuan :
Tgl.Berangkat/kembali :

17
Demikian atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan
terima kasih.

Setuju/Tidak Setuju :
Pembantu Dekan II, Pemohon,

..................................................
.
NIP. NIP.

Catatan :
Dinas, ada surat/dokumen pendukung
Pribadi, HR. Pengemudi, BBM dan kerusakan
dalam perjalanan ditanggung peminjam/pemakai.

Tembusan Yth:

Kepala bagian Tata Usaha FT UB

Driver :
Kasubag.Umum dan Perlengkapan FT UB
Cp :

18