INSTITUTO PARA LA
PROTECCION DELA
NIEZ Y LA JUVENTUD
IDIPRON
2014
MANUAL DE GESTIN
DOCUMENTAL
Contenido
1. OBJETO ......................................................................................................................................... 4
2. ALCANCE ...................................................................................................................................... 4
3. GLOSARIO .................................................................................................................................... 4
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ............................................................................................. 8
5. CONDICIONES GENERALES ..................................................................................................... 8
6. MARCO NORMATIVO................................................................................................................. 9
7. LA GESTIN DOCUMENTAL EN LA PRODUCCIN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS Y COMUNICACIONES
OFICIALES................................................................................................................................... 14
7.1 PRODUCCIN DOCUMENTAL ................................................................................................ 15
7.1.1 CREACIN Y DISEO DOCUMENTOS .................................................................................................. 16
7.1.2 NORMALIZACIN DE LA PRODUCCIN DOCUMENTAL................................................................. 16
7.1.3 PRESENTACIN Y ESTILO DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES ............................................. 17
7.1.4 ESTRUCTURA DE LA NOTA INTERNA .................................................................................................. 19
7.1.5 RESOLUCIONES........................................................................................................................................ 20
7.1.6 DIRECTIVAS Y CIRCULARES ................................................................................................................. 23
7.1.7 ACTA ........................................................................................................................................................... 24
7.1.8 OFICIOS Y CARTAS .................................................................................................................................. 26
7.1.9 MEMORANDO ........................................................................................................................................... 29
8. RECEPCIN DE DOCUMENTOS ............................................................................................. 34
8.1 POLITICAS DE OPERACIN.................................................................................................... 34
8.2 ACTIVIDADES ............................................................................................................................ 34
8.3 RADICACIN DE DOCUMENTOS ........................................................................................... 36
8.3.1 COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS........................................................................................ 36
8.3.2 REGISTRO DE DOCUMENTOS.......................................................................................................................... 36
9. DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS ........................................................................................ 37
9.1 DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS EXTERNOS................................................................................... 37
9.2 PROGRAMACIN DE RECORRIDOS ..................................................................................... 37
9.2.1 MENSAJERA INTERNA .................................................................................................................................. 37
9.2.2 MENSAJERA EXTERNA ................................................................................................................................. 37
10. TRMITE DE DOCUMENTOS .................................................................................................. 37
10.1 TRMITE DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES ....................................................... 37
11. ORGANIZACIN DE LOS DOCUMENTOS ARCHIVO DE GESTIN ................................. 38
1. OBJETO
El Instituto para la Proteccin de la Niez y la Juventud IDIPRON elabora el presente manual con el
fin de dar alcance a la poltica de gestin documental reglamentada mediante acto administrativo y para
profundizar lineamientos y tcnicas pertinentes para el manejo del Archivo Total1concepto que hace
referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital donde comprende aspectos tales como
produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta, conservacin y disposicin final de
los documentos.
As mismo el manual fija polticas que permiten normalizar y racionalizar la produccin logrando
regularizar el flujo de los documentos, adems suministra las pautas necesarias para la adecuada gestin
de los documentos producidos y recibidos, en cumplimiento de sus funciones y garantizando la
conservacin del acervo documental del IDIPRON.
2. ALCANCE
Este manual se conceptualiza en un programa de gestin documental y se determinan los procesos que
estarn interrelacionados entre s y se desarrollarn en las unidades de correspondencia y durante las
etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico).
3. GLOSARIO
Acceso a los Archivos. Derecho de los ciudadanos a consulta la informacin que conservan los
archivos, en los trminos consagrados por la Ley.
Archivo Central. En l se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin
de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y
son objeto de consulta.
1
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN DE COLOMBIA, Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos
y se dictan otras disposiciones.
Archivo de Gestin. Comprende toda la documentacin producida o recibida por una oficina o
dependencia, que es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas
productoras u otras oficinas que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta
o solucin a los asuntos iniciados.
Archivo Histrico. Es aquel al que se transfieren desde el Archivo Central los documentos de
conservacin permanente, para facilitar la consulta y el apoyo a la investigacin acadmica.
Archivo privado de inters pblico. Aquel que por su valor para la historia, la investigacin, la
ciencia o la cultura es de inters pblico y declarado como tal por el legislador.
Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo
vital.
Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados
en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o
institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Comit de Archivo. Grupo asesor de la alta direccin, responsable de definir las polticas, los
programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los
archivos.
Ciclo Vital del documento. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
produccin o recepcin en la oficina y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o
integracin a un archivo permanente.
Comit de Archivo. Grupo asesor de la alta direccin, responsable de definir las polticas, los
programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los
archivos.
Disposicin final de los documentos. Seleccin de los documentos en cualquiera de sus tres
etapas, con miras a su conservacin, temporal, permanente o a su eliminacin.
Documento de archivo. Registro de informacin producida o recibida por una entidad pblica o
privada en razn de sus actividades o funciones.
Documento original. Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas
que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Estante. Mueble con anaqueles y entrepaos para colocar documentos en sus respectivas
unidades de conservacin.
Funcin archivstica. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico, que
comprende desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin permanente.
Instrumento de consulta. Documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que relaciona o
describe un conjunto de unidades documentales con el fin de establecer control fsico,
administrativo o intelectual de los mismos, que permita su adecuada localizacin y recuperacin.
Dependiendo de la fase de tratamiento archivstico de los documentos de la que deriven los
instrumentos. Se pueden distinguir instrumentos de control (fases de identificacin y valoracin)
e instrumentos de referencia (fase de descripcin y difusin).
Instrumento de Control. Es aquel que se elabora en las fases de identificacin y valoracin. Por
lo tanto, pueden ser instrumentos de control, entre otros en la fase de identificacin, lo siguientes.
Ficheros de organismos, ficheros de tipos documentales, reportorio de series, cuadros de
clasificacin, registros topogrficos; y en la fase de valoracin, tabla de retencin documental,
registro de entrada y salida, relaciones y actas de eliminacin.
Ordenacin. Operacin de unir elementos o unidades de un conjunto relacionadas unos con otros,
de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano. En el caso de los archivos, estos sern
los documentos o las unidades archivsticas dentro de las series.
Servidor Pblico. Son las personas que prestan sus servicios al Estado o a la administracin
pblica. El trmino de servidor pblico se utiliza desde la Constitucin de 1991, en donde se
afirma que stos son empleados al servicio del Estado y de la comunidad.
Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la informacin, segn los materiales
empleados. Adems de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotogrficos,
flmicos, informticos, orales y sonoros.
Tabla de retencin documental. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales,
a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Tipologa documental. Estudio de las diferentes clases de documentos que pueden distinguirse
segn su origen y caractersticas diplomticas.
Valoracin documental. Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de
los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo.
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Dentro del marco de documentacin e implementacin del Subsistema Interno de Gestin Documental y
Archivos (SIGA), se han generado un conjunto de criterios de estandarizacin para la elaboracin y
presentacin de documentos, segn en el Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nacin (AGN),
y le elaboracin de documentos desde la norma ICONTEC ( NTC 3393 Gua para la elaboracin de
cartas, NTC 3397 Gua para la elaboracin de memorandos, NTC 3393 Gua para la elaboracin de
circulares), en concordancia a otras normas que reglamentan la materia como las emitidas por la Real
Academia de la Lengua Espaola, y el Decreto 213 de 24 de Mayo de 2007 emitido por la Alcalda
Mayor de Bogot.
Ley 594 de 2000 expedida por el Congreso de la Repblica y por medio de la cual se dicta la Ley
General de Archivos y otras disposiciones.
5. CONDICIONES GENERALES
Los archivos son un componente bsico del proceso de modernizacin de IDIPRON y desde el punto de
vista de la informacin son la base para el logro de los objetivos. De aqu depende la necesidad de
instaurar normas que reglamenten la elaboracin y manejo de los documentos como algo exclusivo a la
administracin pblica, vigilando por su mantenimiento, clasificacin y ordenamiento que permita hacer
seguimiento a las funciones de IDIPRON.
Por tanto lo tanto es de vital importancia que el Instituto y la Gestin documental se realicen mediante
la observancia de las siguientes polticas:
Cada una de las reas, oficinas, dependencias, grupos de trabajo y Unidades de Proteccin Integral,
debe realizar y actualizar el inventario de documentos que respaldan la gestin de la misma y de
acuerdo a la tabla de retencin documental y al plan de transferencias realizar el envo de sus
documentos al archivo central.
Cada rea debe revisar las Series, Subseries y Tipos Documentales que forman su Tabla de
Retencin Documental TRD; al requerir ajustes, deben presentar en la solicitud al rea de
Administracin Documental para realizar la respectiva propuesta para ser aprobada por el Comit
de Archivo.
Todas las comunicaciones producidas por la Entidad y que tengan el carcter oficinal deben cumplir
con lo establecido en el presente manual.
6. MARCO NORMATIVO
Para que la Gestin Documental pueda ser gestionada de manera adecuada, es necesario que IDIPRON
responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, por el Archivo General de la
Nacin as como las dems normas2 aplicables a la entidad. A continuacin se sealan las normas de
carcter general relacionadas con la gestin documental:
2
ARCHIVO GENERAL DE LA NACINSISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS; Gua para la Implementacin de un Programa de Gestin Documental Bogot2005 pg. 9-
11
Artculo 8. Es obligacin del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la
Nacin.
Artculo 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre,
y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y
rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de
entidades pblicas y privadas.
La correspondencia y dems formas de comunicacin privada son inviolables. Slo pueden ser
interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la
ley.
Con el fin de prevenir la comisin de actos terroristas, una ley estatutaria reglamentar la forma y
condiciones en que las autoridades que ella seale, con fundamento en serios motivos, puedan interceptar
o registrar la correspondencia y dems formas de comunicacin privada, sin previa orden judicial, con
aviso inmediato a la Procuradura General de la Nacin y control judicial posterior dentro de las treinta
y seis (36) horas siguientes. Al iniciar cada periodo de sesiones el gobierno rendir informe al Congreso
sobre el uso que ha hecho de esta facultad. Los funcionarios que abusen de las medidas a que se refiere
este artculo incurrirn en falta gravsima, sin perjuicio de las dems responsabilidades a que hubiere
lugar. (Reforma Acto Legislativo 02 de 2003).
Artculo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones,
la de informar y recibir informacin veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicacin.
Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificacin en condiciones
de equidad. No habr censura.
Artculo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por
motivos de inters general o particular y a obtener pronta resolucin. El legislador podr reglamentar su
ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.
Artculo 27. El Estado garantiza las libertades de enseanza, aprendizaje, investigacin y ctedra.
Artculo 63. Los bienes de uso pblico, los parques naturales, las tierras comunales de grupos tnicos,
las tierras de resguardo, el patrimonio arqueolgico de la Nacin y los dems bienes que determine la
ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.
Artculo 70. El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los
colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educacin permanente y la enseanza
cientfica, tcnica, artstica y profesional en todas las etapas del proceso de creacin de la identidad
nacional.
Artculo 71. La bsqueda del conocimiento y la expresin artstica son libres. Los planes de desarrollo
econmico y social incluirn el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura....
Artculo 72. El patrimonio cultural de la Nacin est bajo la proteccin del Estado. El patrimonio
arqueolgico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la Nacin y son
inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecer los mecanismos para readquirirlos
cuando se encuentren en manos de particulares y reglamentar los derechos especiales que pudieran tener
los grupos tnicos asentados en territorios de riqueza arqueolgica.
Artculo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos pblicos salvo los casos que
establezca la ley.
Artculo 95. La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional. Todos
estn en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos y libertades reconocidos
en esta Constitucin implica responsabilidades. Toda persona est obligada a cumplir la Constitucin y
las leyes.
Son deberes de la persona y del ciudadano:
8. Proteger los recursos culturales y naturales del pas y velar por la conservacin de un ambiente
sano;
9. Contribuir al financiamiento de los gastos e inversiones del Estado dentro de conceptos de justicia
y equidad.
Artculo 112. Los partidos y movimientos polticos que no participen en el Gobierno podrn ejercer
libremente la funcin crtica frente a ste y plantear y desarrollar alternativas polticas. Para estos efectos,
salvo las restricciones legales, se les garantizan los siguientes derechos: de acceso a la informacin y a
la documentacin oficiales; de uso de los medios de comunicacin social del Estado de acuerdo con la
representacin obtenida en las elecciones para Congreso inmediatamente anteriores; de rplica en los
medios de comunicacin del Estado frente a tergiversaciones graves y evidentes o ataques pblicos
proferidos por altos funcionarios oficiales, y de participacin en los organismos electorales...
Artculo 113. Son Ramas del Poder Pblico, la legislativa, la ejecutiva y la judicial. Adems de los
rganos que las integran existen otros, autnomos e independientes, para el cumplimiento de las dems
funciones del Estado. Los diferentes rganos del Estado tienen funciones separadas pero colaboran
armnicamente para la realizacin de sus fines.
Ley 23 de 1981. Por la cual se dictan normas en materia de tica mdica. Artculos Nos. 33, 34, 35.
Regula archivos de las historias clnicas.
Ley 23 de 1982.
Artculo 2. Sobre derechos de autor (Reglamentada Dec. 1369/89 y Dec. 2145/85)
Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nacin, se establece el Sistema Nacional
de Archivos y se dictan otras disposiciones.
Ley 23 de 1995.
Artculo 37. Factura electrnica.
Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administracin
pblica y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupcin administrativa.
Artculos 27 y 79. Faltas y delitos en archivos.
Artculo 95. Sobre el uso de la tecnologa, medios tcnicos, electrnicos, informticos y telemticos en
la administracin de justicia. Los documentos emitidos por los citados medios, cualquiera que sea su
soporte, gozarn de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su
autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.
Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones.
Ley 795 de 2003. Ajusta algunas normas del Estatuto Orgnico del Sistema Financiera.
Artculo 22. Sobre administracin y conservacin de los archivos de las entidades financieras pblicas
en liquidacin.
Decreto 624 de 1989. Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la
Direccin General de Impuesto Nacionales.
Artculo 633. Informacin en medios magnticos. Para efectos del envo de la informacin que deba
suministrarse en medios magnticos, la Direccin General de Impuestos Nacionales prescribir las
especificaciones tcnicas que deban cumplirse.
Decreto 663 de 1993. Por medio del cual se actualiza el Estatuto Orgnico del Sistema Financiero y se
modifica su titulacin y numeracin.
Artculo 93. Red de oficinas.
Decreto 1748 de 1995. Por el cual se dictan normas para la emisin, clculo, redencin y dems
condiciones de los bonos pensinales y se reglamentan los Decretos Leyes 656, 1299 y 1314 de 1994, y
los artculos 115, siguientes y concordantes de la Ley 100 de 1993.
Artculo 47.Archivos laborales informticos.
Decretos 1094 de 1996; 1165 de 1996; 1001 de 1997. Sobre uso de la factura electrnica.
Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras
disposiciones relativas a los Archivos Privados.
Circular AGN No. 1 de 1997. Exhortacin al cumplimiento de la legislacin bsica sobre archivos en
Colombia.
Circular AGN No. 2 de 1997. Parmetros a tener en cuenta para implementacin de nuevas tecnologas
en los archivos pblicos.
Resolucin Interna 184 de 2012 Por la cual se establecen lineamientos de gestin documental en el
Instituto para la Proteccin de la Niez y la Juventud IDIPRON
Se entiende por el proceso archivstico que se deriva del anlisis y procesamiento de la informacin
contenida en cada uno de los documentos y se enmarca en el conjunto de actividades administrativas y
tcnicas diseccionadas al adecuado manejo de la informacin producida o recibida por el Instituto para
la Proteccin de la Niez y la Juventud en ejercicio de sus funciones.
2. ORGANIZACIN
Ordenacin Documentacin
Valoracin Documental
Inventario Documental
3. CONSULTA
Descripcin Documental
Seleccin
Microfilmacin/
Digitalizacin
Conservacin Total
Eliminacin
La produccin documental, como proceso comprende aspectos de origen, creacin y diseo de actos
administrativos y comunicaciones oficiales paralelo al desarrollo de las entidades Distritales, aqu se orienta
sobre los formatos de uso comn a la administracin que sern adoptados por el Instituto para la proteccin
de la Niez y La Juventud.
Es necesario que el documento sea producido bajo especificaciones tcnicas dadas por su funcin, su
valor administrativo e histrico y la vigencia de consulta con el fin de contrarrestar factores de
deterioro para garantizar la permanencia de los documentos y por ende, de la informacin.
Los documentos que se producen tienen un carcter de esenciales y se definen en uno de los siguientes
ciclos:
Los que se producen y permanecen en el archivo de gestin: son documentos de apoyo y son
eliminados en esta etapa; por ejemplo las planillas de reparto de correspondencia, copias normas
o procedimientos que consulta la dependencia etc.
Los que se producen o se transfieren del Archivo de Gestin al Archivo Central: son
considerados de conservacin temporal y son eliminados una vez agotados los valores primarios
(Administrativos, legales, fiscales, contables) por ejemplo los informes de gestin, los documentos
contables, etc.
Para mantener la uniformidad, el estilo y la buena presentacin de los actos administrativos y las
comunicaciones oficiales se deben seguir las recomendaciones de carcter tipogrfico, gramatical y de
estilo, (puntuacin, fuentes, mrgenes, titulaciones) que se presentan a continuacin:
7.1.5 RESOLUCIONES
Son actos administrativos que definen o resuelven situaciones de carcter particular y concreto. Se
radicaran y conservaran originales en el rea de Administracin Documental.
1. Estilo
2. Partes
Logotipo: centrado en los mrgenes superiores se inserta el escudo de IDIPRON, como lo establece
el manual de identidad Visual o las directrices que para el efecto haya establecido La Administracin
Distrital.
Nota: La circular N 005 de 30 de enero de 2004 del Secretario General de la Alcalda Mayor de
Bogot D.C., adopt el manual de identidad visual de la administracin 2004-2008. Por lo que es la
nica imagen corporativa que se debe aplicar en las comunicaciones.
Por lo tanto, no se deben agregar, suprimir o modificar los textos e imgenes adoptados por la actual
administracin.
Encabezado: constituido por el epgrafe, la descripcin del cargo del funcionario que firma la
indicacin de las facultades legales del firmante para la expedicin de la resolucin. Se consideran
las siguientes directrices:
Ejemplo:
El Director General del Instituto Distrital para la Proteccin de la Niez y la Juventud IDIPRON, en
uso de sus facultades legales conferidas mediante el Artculo 7 del Acuerdo 80 de 1967 y el Artculo 59
del Decreto Ley 1421 de 1993
Contenido: hacen parte del contenido los considerando y la parte resolutiva, se tendrn en cuenta las
siguientes directrices:
La palabra considerando se escribe a dos (2) espacios o interlneas de las facultades legales,
centrada, en mayscula sostenida y sin negrita, seguida del signo dos puntos (:)
(CONSIDERANDO:).
La palabra resuelve o decreta se escribe a dos (2) espacios o interlineas del ltimo prrafo de
los considerandos, centrada, en mayscula sostenida y sin negrilla seguida del signo dos puntos
(:) (RESULEVE: DECRETA:); aplica igualmente si se utiliza la palabra captulo y frases tales
como ttulos que indiquen reas temticas al interior de la norma por expedir.
La palabra artculo que precede cada uno de los prrafos de la parte resolutiva se escribe con
mayscula inicial, sin negrilla y a dos (2) espacios de la palabra RESUELVE. Despus del
nmero del artculo se aconseja colocar una palabra o frase que resuma el contenido del artculo.
Los artculos van separados entre s por (1) interlnea o espacio.
El encabezado se ubica a 2.5 cm del borde superior. Las cornisas o el texto del encabezado que se repite
en todas las pginas, a un tamao de fuente 11, est constituido por la frase RESOLUCIN N DE
y a continuacin la indicacin de la pgina actual y el nmero total de pginas de la resolucin,
as; hoja de dos espacios o interlineas, y despus coloca la frase, como lo muestra el siguiente
ejemplo:
Continuacin de la resolucin
Por la cual se adjudica el concurso por Mritos Sistema Abierto N 003 de 2009, cuyo objeto es
CONSULTORA DEL ANLISIS Y DISEO, DESARROLLO, IMPLEMENTACIN,CARGUE
DE INFORMACIN, PRUEBA Y PUESTA EN MARCHA DEL PORTAL INSTITUCIONAL DEL
IDIPRON
Vigencia y Derogatorias
Cuando la vigencia sea de carcter general, debern indicarse, en el ltimo artculo de la resolucin, las
disposiciones que sean derogadas, subrogadas, modificadas, adicionadas o sustituidas, si alguno de estos
efectos se produce con la expedicin del acto. Igualmente, deber indicarse a partir de cundo rige la
norma expedida. A dos (2) interlneas del ltimo prrafo del ltimo artculo se escribe en mayscula
sostenida, sobre la margen izquierda y en negrilla la frase Publquese, Comunquese y Cmplase, o se
coloca la parte en la misma que aplique al acto expedido. En la lnea siguiente y con margen a la izquierda
y sin negrilla se indica la ciudad y la fecha de expedicin as:
Dado en Bogot, D.C., a los (fecha espacio blanco para estampar por el rea de Administracin
Documental)
Firma
A cinco (5) interlneas o espacios verticales de la ciudad y fecha de expedicin, se escribe el nombre del
servidor (a) que firma la resolucin, en mayscula sostenida, centrado y en negrilla. En la lnea siguiente,
el cargo con mayscula inicial.
Nombre y Apellido
Proyect:
Cargo XxxxxxxXxxxx
Nombre y Apellido
Revisin Tcnica:
Cargo XxxxxxxxXxxx
Nombre y Apellido
Revisin Jurdica: Cargo XxxxxxXxxxx
Directiva: Son aquellos actos que determinan o establecen lineamientos o directrices que impliquen
polticas de gobierno en la Entidad. Se radicaran y conservaran originales en el rea de Administracin
Documental.
Circular: Es toda aquella informacin de inters general cuyo contenido es importante o trascendente
para la Administracin distrital; tambin se utiliza como medio para requerir una misma informacin a
cada uno de los organismo o a las entidades de la Administracin distrital. Se radicaran y conservaran
originales en el rea de Administracin Documental.
1. ESTILO
1. La directiva y la circular se presentarn en estilo bloque justificado donde todas las lneas parten
del margen izquierdo, a excepcin del encabezado que ir centrado sobre los mrgenes izquierdo
y derecho.
2. El interlineado ser siempre sencillo, y se sugiere el uso de la letra Times New Roman. 12 puntos.
3. Los prrafos van separados por dos (2) interlneas.
2. PARTES
Logotipo: Centrado en los mrgenes se inserta el escudo de IDIPRON, como lo establece el Manual
de Identidad Visual.
Encabezado:
Cuerpo o contenido
Despedida: a dos interlneas de la ltima lnea de texto, de la misma forma que en el oficio.
Firma: tanto la directiva como la circular contienen informacin de inters general, de importancia
o trascendencia para la Administracin Distrital; en ella se determinan o establecen lineamientos o
directrices que impliquen polticas de gobierno. El texto de la directiva se inicia a tres o cuatro
interlneas del asunto, y se dejan dos espacios entre prrafos. (yo, nosotros) y de forma breve, clara,
sencilla y corts. A dos interlneas de la ltima lnea del texto, de la misma forma que en el oficio.
A cuatro o seis espacios de la despedida, centrado, en mayscula y en negrita. Comprende el
nombre, cargo y firma del funcionario autorizado.
7.1.7 ACTA
Es un documento en el que consta de sucedido, tratado y acordado en las reuniones celebradas por las
comisiones o los comits su archivo y radicacin se realizarn en el rea productora que diligencia un
acta como soporte a una reunin de trabajo.
Toda acta expresa lo tratado en una reunin sin describir detalles intrascendentes.
Los prrafos deben se concisos, claros, y deben hacer nfasis en las determinaciones tomadas.
Con la firma del presidente y el secretario se entiende aprobado lo consignado en el acta.
Se indica el nombre de la persona que presenta una mocin, pero no es necesario anotar el nombre
de quienes la adhieren a ella.
Cuando sea necesario mencionar la intervencin de uno de los asistentes se hace con su nombre
completo.
Cuando haya lugar a votaciones se indica el nmero de votos emitidos a favor, en contra y en
blanco. En caso de nombramientos, se registran los resultados y los nombres completos.
En caso de acta registrada se escribe el nombre de la persona que, de acuerdo con los estatutos,
debe presidir la reunin, as como el de la persona que acta en calidad de secretario.
Anexos: Cuando en una reunin se presentan documentos que sustentan una informacin, stos
se detallan en el desarrollo y se adjuntan al acta. A dos interlneas de los firmantes, contra el
margen izquierdo se escribe la palabra o seguida de dos puntos (:) y con maysculas inicial. A
dos espacios, la cantidad; de preferencia, clarificar el nmero de hojas.
2. ESTILOS
Escriba siempre en el encabezado el nombre del grupo que se rene. Aclare si se trata de reunin ordinaria
o extraordinaria.
Numere el orden del da y el desarrollo, en forma consecutiva y sin interrupcin. Las actas administrativas
se redactan en pasado. Ningn prrafo se inicia con gerundio. No se debe redactar en lenguaje telegrfico;
tampoco debe presentar errores tcnicos, ortogrficos, gramaticales no de puntacin.
3. PARTES
Encabezado: Se sita a 2.5 cm. del borde superior, contra el margen izquierdo y con maysculas
inicial. Se identifica el documento con el nombre de la reunin (asamblea, junta, comit) y el
nmero correspondiente separado por un guin.
Identificacin del documento y nmero: Despus del ttulo, a una interlnea, se ubica la palabra
ACTA en mayscula sostenida, centrada y, a continuacin, el nmero consecutivo que le
corresponde. No se escribe el smbolo nmero (#) ni su abreviatura (N.).
Fecha: Contra el margen izquierdo, a tres interlneas de la denominacin del documento, se
escribe la palabra FECHA, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota
la ciudad donde fue realizada la reunin y la fecha completa (das, mes, ao), separado por coma
(,).
Hora: en la casilla siguiente, se digita la palabra HORA en mayscula sostenida y seguida de dos
puntos (:). Al frente se anota la hora de inicio y de finalizacin de la reunin.
Lugar: En la casilla siguiente de la hora se digita la palabra LUGAR en mayscula sostenida y
seguida de dos puntos (:). Al frente se anota el sitio de la reunin.
Reunin convocada por: en mayscula sostenida, y en el cuadro siguiente se escribe el rea y
persona que convoca la reunin
Convocados: en el cuadro se escribe CONVOCADOS en mayscula sostenida y seguida de dos
puntos (:). Al frente se escribe la relacin de nombres, con mayscula inicial, el cargo que
desempea cada una de las personas en la reunin se separa del nombre con coma (,), y se sigue
el orden jerrquico establecido para la reunin. En caso de que haya dos persona de igual
jerarqua, se ordenarn sus nombres en orden alfabtico por apellidos. Cuando el nmero de
asistentes para de 15, se elabora una lista aparte que se incluyen como primer anexo en el acta y
se especifica as: ASISTENTES: lista adjunta (120 personas).
Temas: el nombre y con mayscula sostenida, se escribe la palabra ORDEN DEL DA seguida
de dos puntos (:). De 1.5 a 2 interlneas y contra el margen izquierdo se enumeran los temas que
Cra. 27A No. 63B 07
Tel. 3100411
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PROCESO GESTION DOCUMENTAL CDIGO A-GDO-MA-001
SUBPROCESO GESTION DE DOCUMENTOS VERSIN 02
PGINA 26 de 45
MANUAL GESTION DOCUMENTAL
VIGENTE DESDE 21/04/2014
fueron motivo de la reunin, con mayscula inicial, identificndolos con nmeros arbigo. Si el
tema requiere de dos o ms renglones, el segundo y subsiguientes se escriben contra el margen
izquierdo a interlineacin sencilla. Entre tema y tema se dejan 1.5 a 2 interlneas.
Conclusiones: de manera precisa y concisa se mencionan las conclusiones de los temas tratados.
Compromisos: se registran los compromisos adquiridos dentro de conversatorio del evento con
nombre del responsable en ejecutar o gestionar el compromiso estipulando el plazo mximo para
cumplir con el compromiso.
Prxima Reunin: Si se programa una nueva reunin, se escribe la palabra PROXIMA
REUNIN contra el margen izquierdo, con mayscula sostenida seguida de punto (.) A
continuacin se anotan la fecha y hora de la prxima reunin. En caso de cambio de sede se indica
el lugar.
Nombre, cargo y Firma: El nombre completo de los firmantes responsables se escribe con
mayscula inicial, de cuatro a seis renglones a partir de la ltima lnea del acta. El cargo se anota
debajo del nombre, a espacio sencillo, con mayscula inicial y sin centrar.
Los nombres y cargos se reparten de manera tal que el de mayor jerarqua quede contra el margen
izquierdo, y que le sigue, en el mismo regln a la derecha. En caso de varios firmantes, sus
nombres se escriben de cuatro a seis interlneas uno del otro, distribuidos por pares. Cuando el
nmero de asistentes es impar, el ltimo nombre va centrado. En la pgina donde terminan el
desarrollo de los temas, deben quedar como mnimo dos firmas.
7.1.8 OFICIOS
Los oficios son las comunicaciones externas que se producen en cualquier dependencia de las entidades
distritales, y en las privadas que cumplen funciones pblicas, las cuales se envan a otras entidades
pblicas, privadas o a personas naturales o jurdicas.
1. PARTES
Datos del destinatario: Siempre que sea posible, los oficios se dirigirn en forma
personalizada.
Nombre completo del destinatario: En la segunda lnea, en mayscula sostenida o con
mayscula inicial. Se escribe nombre y en lo posible los dos apellidos.
Cargo: Se escribe con mayscula inicial. Cuando el cargo, oficio o profesin lo ejerce una
mujer, se escribe en femenino.
Entidad: Se escribe con mayscula inicial, cuando es una sigla compuesta por la letra inicial
de cada palabra, se escribe con mayscula sostenida; cuando es acrnimo (que no corresponde
exactamente a la primera letra de cada palabra), se escribe con mayscula inicial.
Direccin o apartado: Las palabras: calle, carrera, transversal, diagonal, deben escribirse
completas; a dos espacios se escribe el nmero procedido de la abreviatura N. , separado por
un guin intermedio.
Ciudad de destino: Se identifica la ciudad por su nombre, aun tratndose de correspondencia
local.
El Asunto: Debe resumir en mximo 4 palabras el contenido de la carta. Redctelo como
titular de noticia (Aprobado solicitud de norma) y evite decir lo obvio (Carta para ciudadano
1-2005-37569).
Escriba la referencia o el nmero de solicitud o expedicin que responde. Si es ms de uno
no repita; si es una referencia nueva debe escribirla completa. 3-200545389.
Escriba siempre un saludo (Apreciada seora Carolina) (Respetado doctor Augusto).
Agregue el nombre o apellido despus del antenombre (seor, doctor, licenciado, ingeniera).
No escriba Apreciado doctor, sino apreciado doctor Rodrguez.
Cuerpo
Se escribe a dos interlneas del saludo, a una interlnea entre reglones y a dos entre prrafos.
Para facilitar su comprensin, todo prrafo no debe ser mayor de diez interlneas o renglones.
Si hay varios asuntos, dedique un prrafo a cada uno. Deje espacios blancos: lneas y media
o dos lneas entre prrafo y prrafo.
No use negrilla ni mayscula fija para destacar conceptos, ideas, datos o nombres; pues eso
equivale a un grito disonante en la comunicacin.
Tampoco use comillas para destacar. Las comillas deben usarse solamente para encerrar citas
textuales.
Si su carta ocupa ms de una pgina, numere las hojas.
Use una cara de cada hoja.
Pie
Antes de la firma agregue una pequea despedida (Cordialmente, Atentamente.)
No use frmulas anticuadas. Su atento y seguro servidor, Dios guarde a usted
Su firma debe ir escrita a mano, salvo que razones tcnicas del equip con que se elabora la
carta o del volumen de la correspondencia que usted expide hagan imposible tal
procedimiento.
Despida: a dos interlineas del ltimo prrafo del cuerpo del oficio.
Datos del remitente: En los datos del remitente se debe tener en cuenta la utilizacin de la
direccin del correo electrnico. De ahora en adelante ser imprescindible su colocacin.
Por ejemplo
Anexos: a dos o tres interlneas del remitente de se colocar la palabra o seguida de dos puntos y
a continuacin se especifica en nmeros la cantidad y tipo de anexos.
Copias extras: a dos o tres interlneas del remitente si no lleva anexos; si los lleva, a dos espacios
del anexo.
Se puede escribir la palabra Copia o la indicacin c.c., seguida de dos puntos y a continuacin los
destinatarios, as: tratamiento de cortesa, nombre cargo y la entidad. Si se dirige a un funcionario
de IDIPRON, se omite la entidad.
Aprobacin, redaccin y/o transcripcin: se escribe a dos interlneas del ltimo rengln escrito.
Se anotarn quien Proyecto: con Nombre completo, Reviso / Aprob. Nombre completo. Esta se
puede ajustar en letra Times New Roman fuente 7.
Ejemplo
1. Recomendaciones
Fuente Times New Romas, entre 11 y 12 puntos (segn la extensin del texto)
En la segunda hoja no pueden ir solamente las firmas del remitente, en ese caso se acomodan las
mrgenes para que aparezcan en una sola hoja.
Los oficios no llevaran visto bueno en ningn caso, excepto por lo dispuesto en la Resolucin
0012/97 y dems normatividad que la modifique.
Si el oficio lleva dos o ms firmas, stas aparecern en el orden jerrquico correspondiente. EN
ORDEN DESCENDENTE U HORIZONTAL DEJANDO EL DE MS ALTO NIVEL A LA
MARGEN IZQUIERDA.
7.1.9 MEMORANDO
7.1.9.1 ESTILO
Procure que destinatario y receptor del memorando estn identificados como personas (jefe de
sistemas, revisora fiscal) y no como antes del organigrama (jefatura de sistemas, subdireccin
administrativa).
Escriba el asunto en mximo 4 palabras que resumen el contenido, al estilo de un titular de
noticias: nuevos formatos de contratacin y no Mensaje de la subdireccin administrativa y
financiera. Este ltimo no informa nada.
Memorando con el mismo contenido para diferentes destinatarios: se elabora el contenido del
memorando dejando en blanco la lnea de destinatario que debe llenar individualmente mediante
la herramienta combinacin de correspondencia.
Encabezado: debe ir identificado con el logo de IDIPRON y en pie de pgina con el logo de
Bogot positiva.
Cdigo: despus de dos tabulaciones, consignar los nmeros que identifican la dependencia
productora seguida de guin (-), se coloca el nmero de radicado el cual es asignado por el rea
de correspondencia de IDIPRON.
Ciudad y fecha: seguido de dos tabulaciones, anotar el nombre de la ciudad y la fecha (este
ltimo dato debe venir en blanco para ser radicado por el rea de correspondencia de IDIPRON.)
Datos del destinatario: despus de dos tabulaciones, se debe escribir en maysculas sostenidas
el nombre del funcionario a quien va dirigido el memorando. En la lnea siguiente escribir el
cargo.
Asunto: constituye la sntesis del tema del memorando, a continuacin de dos tabulaciones,
debe expresarse el mximo 6 palabras, con mayscula inicial y sin subrayar.
Texto: se escribe a una lnea entre renglones y a dos prrafos, se debe redactar el texto en forma
clara, breve, directa, sencilla y corts; omitiendo temas personales y tratando slo un asunto por
memorando.
Despedida: expresin de cortesa que puede ser breve seguida de coma (,) (atentamente,) o frase
de cortesa terminada en punto (.) (agradecemos su gentil colaboracin.).
Todas las oficinas elaborarn comunicaciones de acuerdo con las funciones asignadas y las podrn firmar
los subdirectores, jefes de oficinas asesoras, responsables de rea, responsables de UPIS, administradores
de proyectos de inversin. Para los casos de directrices generales y respuestas externas solo firmaran
los subdirectores y jefes de oficina. Sin embargo, puede requerirse elaborar comunicaciones que no tienen
que ver con la funcin asignada.
En estos casos se elaborarn las comunicaciones para la firma del competente y se registrar el cdigo
de la oficina que la produjo, an cuando el jefe y/o responsable del rea que proyect no sea quien la
firme. Deber consignarse en el final del oficio el nombre de la persona y el cargo que proyecta el
documento.
Se elaborarn en original y mximo dos copias, excepto en los casos en los cuales se anuncien copias
para otros destinatarios. El original para el destinatario, la primera copia para el consecutivo de
administracin documental y la segunda copia para la serie documental de la oficina productora.
8. RECEPCIN DE DOCUMENTOS
Conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin debe realizar para la admisin de
los documentos que son remitidos por una persona natural o jurdica.
Todos los documentos que ingresen a IDIPRON debern radicarse obligatoriamente en la ventanilla
nica de radicacin en el sistema de informacin CORDIS.
Slo el nmero y hora de radicacin generada por el sistema de gestin documental CORDIS, dar
validez para todos los efectos, a los documentos que ingresen a la entidad.
El funcionario que reciba documentos directamente en las oficinas, ser responsable Disciplinariamente
de las implicaciones que ello acarree.
8.2 ACTIVIDADES
Recepcin de documentos: se debe verificar que estn completos, que estn dirigidos a funcionarios
vinculados a la Entidad que correspondan a lo anunciado y sean competencia del Instituto para efectos
de su radicacin y registr con el propsito de dar inicio a los trmites correspondientes.
El funcionario a cargo de la Unidad de Correspondencia recibir los documentos producidos para radicar
(comunicaciones oficiales y otros envos) por entrega personal por parte de la Oficina Productora o a
travs de las valijas, bolsas o sobres de recorrido a dependencias.
En las reas que cuenten con el aparato y servicio de fax, deber asignar un funcionario responsable de
su recepcin, organizacin y envo al rea de Administracin Documental para su radicacin,
distribucin y se encargar de llevar los controles necesarios. Dicho funcionario responder por las
implicaciones del mal trmite dado a alguno de estos documentos. Documento que no se tramite por el
rea de Administracin Documental no ser considerado como una comunicacin oficial.
Cuando se reciben oficios en sobre sellado tramitados por empresas de mensajera se remitirn al rea
competente para su apertura y posterior radicacin en el sistema de informacin CORDIS.
Como constancia de recepcin de correspondencia externa el Instituto podr registrar con el sello o reloj
radicado en la copia del documento a quien la presente, pero el funcionario de la ventanilla de
correspondencia proceder a radicarlo inmediatamente en el sistema de informacin CORDIS, la fecha
y hora oficial del radicado ser la del sistema de informacin en mencin.
Cuando una comunicacin no est firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su
contenido, se considerar ANNIMA y deber ser radicada y remitida a la oficina de su competencia,
donde se determinarn las acciones a seguir (Acuerdo 060 de 2001 Artculo Dcimo Pargrafo).
Toda correspondencia recibida con caractersticas de Derecho de Peticin, Tutelas, Peticiones, Quejas y
reclamos se coloca el sello con la siguiente informacin:
RESPUESTA
Plazo: ____________________
N:______________________
Fecha Lmite: ______________
Y se clasifica en:
Tiempo de respuesta
Tipo de derecho de peticin
(das hbiles)
Peticiones de informacin 10
Derechos de Peticin de Inters general o particular 15
Quejas y reclamos 15
Solicitudes o consultas en materia de ejecucin Contractual3 3 meses
Consultas 30
Otras comunicaciones4 20
Organismos de control, entidades jurisdiccionales y
5
representantes de los medios de comunicacin5
Solicitud oficiosa por parte de las entidades pblicas6 10
3
En relacin con los derechos de peticin en materia de ejecucin contractual, stos se encuentran regulados en el numeral 16 del artculo 25 de la Ley 80 de 1993 y en el artculo
15 del Decreto 679 de 1994, normas que establecen un plazo de 3 meses para su obtencin.
4
Las dos ltimas categoras se incluyen a fin de estandarizar los tiempos para todos los documentos que ingresan al Instituto. En caso de comunicaciones provenientes de organismos
de control y entidades jurisdiccionales, si stas no incluyen un trmino de respuesta determinado, el Instituto deber dar respuesta
en 3 das hbiles.
5
Ibi
6
Cuando las entidades de la Administracin Pblica requieran comprobar la existencia de alguna circunstancia necesaria para la solucin de un procedimiento o peticin de los
particulares, que obre en otra entidad pblica, procedern a solicitar a la entidad el envo de dicha informacin.
El consecutivo ser asignado por el sistema de informacin CORDIS se deber reiniciar cada ao y estar
constituido por un nmero de cinco dgitos, desde el 00001 hasta n, nmero de radicacin asignado el
ltimo da hbil del ao.
Las comunicaciones oficiales enviadas, se elaborarn en original y mximo dos copias, remitindose el
original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento,
teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposar en el consecutivo de la
unidad de correspondencia.
En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarn igual cantidad de copias adicionales,
para las comunicaciones internas se anexara el formato Copias Comunicados Internos (A-GDO-FT-
019). Ver anexos.
Todos los anexos deben presentarse foliados en su totalidad y enunciados o relacionados en la carta
remitente.
Toda comunicacin oficial deber registrar en el asunto el nmero de radicado al que da respuesta
y la referencia.
El encargado de correspondencia revisar que las comunicaciones cumplan con las Normas ICONTEC
adoptadas por IDIPRON para su elaboracin y con las recomendaciones generales.
Adems, revisar que estn acompaadas de sus antecedentes y anexos, as como de las copias que se
anuncian y de los sobres correspondientes para su envo.
Si la comunicacin no se ajusta a los modelos y a los requerimientos establecidos el funcionario a cargo
de la radicacin devolver la comunicacin a la oficina productora para que se efecte la correccin
respectiva y as, poder continuar con su trmite.
9. DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS
9.1 DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS EXTERNOS
Una vez registrada la informacin en el sistema de informacin CORDIS, el funcionario encargado del
proceso de radicacin proceder a distribuir en cada uno de los casilleros7 las comunicaciones y otros
envos de acuerdo con sus destinatarios: dependencias del Instituto y/o personas naturales o jurdicas.
El rea de Administracin Documental programar como mnimo dos recorridos para todas las
dependencias administrativas, que se encuentren ubicadas en la misma sede, el funcionario encargado
del recorrido registrara en el formato control de correspondencia cdigo A-GDO-FT-003 como respaldo
de la entrega en cada rea productora.
Uno en la maana de 8 a 10 am. y otro en la tarde de 2 a 4 pm., para tal efecto se utilizara carpetas de
color azul y rojo, identificadas con el cdigo y nombre de cada dependencia.
Se entregar en cada dependencia la carpeta, junto con el comprobante de entrega para que el encargado
de su recibo confronte los documentos relacionados en el formato de entrega y firme el recibido a
satisfaccin o deje constancia de las observaciones que sean necesarias, en el formato mencionado.
El rea de Administracin Documental programara sus servicios de mensajera externa, de acuerdo con
las solicitudes oficiales recibidas de las distintas dependencias y as se proceder a entregar a la empresa
de mensajera especializada la planilla de control de entrega para su revisin y firma de acuerdo con los
documentos que contienen cada una de las comunicaciones.
7
En el rea de Administracin Documental hay un clasificador de madera con las dependencia destinataria las
comunicaciones oficiales u otros envos postales
2. Respuesta
Los documentos que se asignen de una dependencia a otra debe hacer el respectivo pase por el rea de
administracin documental, para hacer el respectivo seguimiento hasta la culminacin del asunto.
Los servidores y funcionarios de IDIPRON son responsables de la organizacin, uso, manejo de los
documentos y tienen la obligacin de velar por la integridad, veracidad y fidelidad de la informacin.
Cualquier novedad que se genere en la Tablas de Retencin Documental debe ser informada al
responsable del rea de Administracin Documental o en su defecto al Comit Interno de Archivo de
IDIPRON.
3. Identificacin: Las carpetas se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita
su ubicacin y recuperacin. Dicha informacin general ser:
Si varias carpetas contienen la misma pieza documental, en virtud de su volumen, deben llevar el
mismo ttulo pero con la designacin, del nmero de orden que le corresponde en el total. En el
caso de tener tres (3) carpetas a la primera se le coloca (1 de 3), a la segunda (2 de 3) y a la tercera
(3 de 3).Igualmente, la etiqueta debe contener las fechas extremas de la documentacin legajada.
Por seguridad, los documentos contenidos en las carpetas deben ser foliados (Ver Anexo
Instructivo Foliacin), Si los documentos estn acompaados por soportes (los cuales deben
seguir el consecutivo de folios), no se deben separar cuando se abra otra carpeta del mismo tema.
En tal caso es preferible pasarse de los doscientos (200) folios o bien dejar menos de los
doscientos (200) folios.
6. Inventario Documental:Para asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases, todas
las dependencias debern elaborar los inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio
de sus funciones
La actualizacin peridica del formato de inventario documental evitar tener que utilizar varias
jornadas para efectuar las transferencias o hacer entrega de la documentacin en caso de retiro
temporal o definitivo de sus cargos y facilitar el control y consulta constante de la
documentacin.
Una vez sean transferidos los documentos al Archivo Central de la Florida, la responsabilidad y manejo
de los documentos est a cargo del personal del archivo y solo a travs de ellos se efectan consultas.
No se permite el retiro parcial o total de los documentos de las unidades de conservacin (Carpetas-
Tapas).
Los usuarios podrn solicitar fotocopias de uno o varios folios de una unidad de conservacin
dependiendo el nivel de autorizacin para dicho trmite.
La salida de documentos originales del rea de Administracin Documental est restringida. En caso de
ser Autorizado el prstamo de un documento el plazo mximo de devolucin es de (5) cinco das.
Los locales y espacios que destine el IDIPRON como sedes de archivo central debern cumplir con las
condiciones de edificacin, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que
garanticen la adecuada conservacin de los acervos documentales.
Se debe prever que el local que se destine no tenga problemas de humedad, riesgo de incendio o de
estabilidad y que cuenta con el espacio suficiente para albergar la documentacin acumulada y su natural
incremento. Deben acondicionarse con temperatura, humedad y ventilacin adecuadas que permitan
proteger los documentos contra daos producidos por roedores, polillas y otros insectos.
13.2 MOBILIARIO
Acorde con las dimensiones de las unidades que contendr, evitando bordes o aristas que produzcan
daos sobre los documentos y quienes los manipulan.
Deben estar construidos en lminas metlicas slidas, resistentes y estables con tratamiento
anticorrosivo y recubrimiento horneado qumicamente estable, con una altura de 2.20 mts y cada
bandeja soportar un pesos de 100kg/mt lineal.
La estantera total no deber tener ms de 100 mts de longitud.
Si se disponen mdulos compuestos por dos cuerpos de estanteras, se deben utilizar los parales y
tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se debern anclar los estantes con
sistemas de fijacin a piso.
La balda superior debe estar a un mximo de 180 cms, para facilitar la manipulacin y el acceso del
operario a la documentacin.
La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cms del piso.
Las baldas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas, para posibilitar el
almacenamiento de diversos formatos, permitiendo una graduacin cada 7 cm. o menos.
Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar desgarres en la
documentacin.
El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de documentos ni de
ningn otro material.
La estantera no ir recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio mnimo de 20 cm., entre
stos y la estantera.
El espacio de circulacin entre cada mdulo de estantes debe tener un mnimo de 70 cm., y un
corredor central mnimo de 120 cm.
La estantera deber tener un sistema de identificacin visual de la documentacin acorde con la
signatura topogrfica.
Para la documentacin de imagen anloga como microfilmacin, cintas fonogrficas, cintas de video,
rollos cinematogrficos o fotografa entre otros o digital como disquetes o CDs, se deben contemplar
sistemas de almacenamiento especiales con diseos desarrollados acordes con las dimensiones y tipo de
soporte a almacenar y los recubrimientos antioxidantes y antiestticos a que haya lugar.
1. Soporte Papel
2. Ventilacin
El caudal debe garantizar la renovacin continua y permanente del aire de una a dos veces por hora.
Esto se debe establecer de acuerdo con las condiciones ambientales internas que se quieren mantener
y al espacio.
La disposicin de las unidades de conservacin en los estantes deber permitir una adecuada
ventilacin a travs de ellos.
4. Mantenimiento
Las unidades de conservacin requieren de un programa de limpieza en seco y para el efecto se deben
emplear aspiradoras.
As mismo debe tenerse en cuenta los protocolos de limpieza y lineamientos de bioseguridad y salud
ocupacional para manipulacin de documentos (Ver Anexos)
Aplica para todo los documentos definidos en la tabla de retencin documental de IDIPRON.
La seleccin, descarte y eliminacin es un proceso tcnico mediante el cual se destruyen los documentos
que hayan cumplido con su tiempo de retencin y no son relevantes a nivel histrico de la entidad, de
acuerdo a la disposicin final establecidas en las TRD.
No se podrn efectuar ninguna eliminacin sin la autorizacin previa del comit de Archivo de IDIPRON.
Cuando los documentos entregados presentan un soporte diferente del papel, deben cumplir con
determinadas normas de calidad que garanticen su conservacin permanente. Es el caso de microfilmes,
bandas sonoras y video grficas, cintas magnticas y otros ms.
14.1ELIMINACIN
8
Archivo General de la Nacin. Gua para la Implementacin de un Programa de Gestin Documental, Bogot 2005
9
Archivo General de la Nacin. Gua para la Implementacin de un Programa de Gestin Documental, Bogot, 2005
9
Mini- manual tabla de retencin y trasferencias documentales: versin actualizada, AGN, 2001. p.28-29.) (Acta de
Eliminacin Formato AGN-FTR135)
Un principio que debe observarse es aquel segn el cual los documentos que deben eliminarse
corresponden a lo sealado en las tablas de retencin documental o en los asuntos de las tablas de
valoracin documental.
Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la correspondiente
tabla de retencin. La eliminacin deber realizarse atendiendo lo estipulado al respecto.
Las eliminaciones deben formar parte del proceso de preparacin de las transferencias primarias y
secundarias, es decir, cuando los archivos de gestin transfieren al central y este al histrico. En todos
los casos deber levantarse un acta (Ver anexos) acompaada de su respectivo inventario.10
Por otra parte, el Acuerdo 489 de 2012 por el cual se adopta el Plan de Desarrollo Econmico, Social,
Ambiental y de Obras Pblicas para Bogot D.C., 2012-2016 Bogot Humana, en el captulo III eje 2
un territorio que enfrenta el cambio climtico y se ordena alrededor del agua, se busca reducir en forma
permanente y creciente la generacin de residuos en todas las actividades, reciclar y revalorizar, por
medio del Programa Basura Cero, como responsabilidad en la produccin y manejo de residuos de los
generadores.
El Director General de la entidad adopta para su aplicacin dentro de la entidad las siguientes prcticas
para reducir el uso de papel:
10
(Mini- manual tabla de retencin y trasferencias documentales: versin actualizada, AGN, 2001. p.28.)
Lectura y correccin en pantalla- utilizar el computador para hacer la revisin en pantalla, utilizar
correctores ortogrficos y gramaticales antes de dar la orden de impresin, de esta manera solo se
imprime la versin final del documento para su firma o radicacin.
Evitar copias e impresiones innecesarias y de temas no institucionales.
Uso de la Intranet.
Uso del correo electrnico.
Para este fin se debe garantizar la autenticidad, fiabilidad, inalterabilidad y disponibilidad de los
documentos segn lo establecido en las Leyes 527 de 1999, 594 de 2000, 1437 de 2011, la Resolucin
Interna 184 del 27 de julio de 2012 y las normas que las regulen o modifiquen en materia de gestin
documental y directrices especificas externas.
16 CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
VERSIN DESCRIPCIN DE CAMBIOS ELABORO
(DD/MM/AO)
Se genera el manual con las indicaciones respecto
a produccin, recepcin, distribucin, trmite, JOSE DARIO GUERRERO
1 28/07/2011
organizacin, consulta, conservacin y disposicin FIGUEROA
final de los documentos.
Actualizacin normatividad vigente aplicable al
sistema nacional de archivos y normatividad
interna en cuanto a lineamientos de gestin FIRMA EN ORIGINAL
documental, inclusin de criterios para JOSE DARIO GUERRERO
2 codificacin de reas productoras segn 09/01/2014 FIGUEROA
codificacin CORDIS, inclusin de parmetros de Profesional Universitario Responsable
gestin documental en fases de produccin, rea Gestin Documental
contestacin de comunicaciones oficiales y
reduccin de uso de papel.
17 REVISIN Y APROBACIN
PROFESIONAL
FIRMA EN
REVIS YULI VIVIANA MELO MORENO UNIVERSITARIO 21/04/2014
ORIGINAL
OAP
SUBDIRECTOR FIRMA EN
APROB ROBERTO ANTONIO CONTRERAS 21/04/2014
ADMINISTRATIVO ORIGINAL