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Auditora Operacional

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA


FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS
JORNADA FIN DE SEMANA
LIC TITULAR: LUIS ALFREDO GUZMN MALDONADO
SEMINARIO DE AUDITORA
SALN 303
EDIFICIO S-3

ANLISIS
AUDITORA OPERACIONAL
GRUPO # 2

GUATEMALA 17 DE SEPTIEMBRE DE 2016

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Auditora Operacional

SEMINARIO DE AUDTORA
INTEGRANTES GRUPO No. 2

CARN INTEGRANTES
9517776 Anglica Mara arias lvarez
9518340 Lesvia Zurama Villagran Palacios
200013316 Claudia Gabriela de Len de Len
200913156 Gustavo Adolfo Cruz Gmez
200913535 Astrid Diasmin Car Cruz
200913934 Aura Ambrocio Lorenzana
200914127 Gricelda Yohana Prez Mndez
200920342 Carlos Enrique Ran Reyes
201111571 Idania Odeth Hernndez Mndez
201215985 Kimberly Luzvely Prez Corado (Coordinadora)
Auditora Operacional

NDICE

Contenido Pgina
INTRODUCCIN............................................................................................................ i
CAPTULO I................................................................................................................. 1
AUDITORA OPERACIONAL......................................................................................... 1
1.1 DEFINICIN.................................................................................................... 1
1.2 AUDITORA OPERACIONAL COMO AUDITORA DE LAS TRES E (EFICACIA
EFICIENCIA Y ECONOMA)........................................................................................ 1
1.3 OBJETIVOS..................................................................................................... 4
Los objetivos de la auditora operacional se pueden sealar a corto, mediano y largo plazo.. 4
1.3.1 Objetivos a corto plazo:............................................................................. 4
1.3.2 Objetivos a mediano y largo Plazo:............................................................4
1.3.3 Objetivos especficos................................................................................ 4
1.4 ALCANCE....................................................................................................... 5
1.5 CAMPO DE APLICACIN..................................................................................... 6
1.6 IMPORTANCIA................................................................................................. 7
1.7 FUNCIONES.................................................................................................... 7
1.8 DIFERENCIAS BSICAS CON LA AUDITORIA FINANCIERA Y SU RELACIN
CON OTROS TIPOS DE AUDITORAS.........................................................................8
Cuadro No. 1................................................................................................................ 9
Diferencias entre Auditora Financiera y Operacional.....................................................9
1.9 RELACIN DE LA AUDITORIA OPERACIONAL CON OTROS TIPOS DE....10
AUDITORA............................................................................................................. 10
1.10 BOLETNES DE AUDITORA OPERACIONAL...................................................11
1.10.1 Boletn No.1 Esquema Bsico de la Auditoria operacional...........................11
1.10.2 Boletn No.2 Metodologa de la Auditoria Operacional................................12
Diagnstico......................................................................................................... 15
1.10.3 Boletn No.3 Auditoria operacional de compras..........................................16
1.10.4 Boletn No.4 Auditoria operacional de ventas.............................................18
1.10.5 Boletn No.5 Auditoria operacional de cobranzas.......................................21
1.10.6 Boletn No.6 Auditoria operacional de la administracin de Recursos
Humanos............................................................................................................ 24
1.10.7 Boletn No.7 Auditoria operacional de centros de proceso electrnico de
datos.................................................................................................................. 27
Auditora Operacional
1.10.8 Boletn No.8 Auditoria operacional de otorgamiento de crdito....................32
1.10.10 Boletn No.10 Auditoria operacional de los sistemas administrativos de
informacin......................................................................................................... 39
1.11 FASES DE LA AUDITORA OPERACIONAL......................................................43
1.11.1 FASE I: ESTUDIO PRELIMINAR...................................................................43
1.11.2 FASE II: COMPRENSIN DE LA ENTIDAD A AUDITAR.................................45
1.11.3 FASE III REVISIN Y EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO.....................46
1.11.4 FASE IV EXAMEN DETALLADO DE REAS CRTICAS................................48
1.11.5 FASE V COMUNICACIN DE RESULTADOS O INFORME............................52
1.12 Tcnicas y procedimientos aplicables..............................................................56
CAPTULO II.............................................................................................................. 58
CASO PRCTICO....................................................................................................... 58
METODOLOGA DEL DESARROLLO DE LA AUDITORA...............................................58
PROPUESTA DE SERVICIOS PROFESIONALES...........................................................60
INFORME DE LA AUDITORA OPERACIONAL..............................................................88
ANEXO No. 1........................................................................................................ 103
ANEXO NO. 2........................................................................................................ 105
CONCLUSIONES.......................................................................................................... ii
RECOMENDACIONES.................................................................................................. iv
BIBLIOGRAFA............................................................................................................ vi
ANEXOS....................................................................................................................... i
AUDITORA OPERACIONAL................................................................................. vii

ii
Auditora Operacional

INTRODUCCIN

Una auditoria operacional est compuesta por trabajos de examen administrativo, ya que su
propsito principal es promover la eficiencia de las entidades. En otras palabras,
podemos decir que la auditoria operacional busca evaluar y controlar que los recursos
materiales y financieros de la empresa se utilicen de forma eficiente y eficaz; como
tambin que sus objetivos alcancen maximizar resultados para el desarrollo y
fortalecimiento de la empresa.

Esta auditora pretende identificar las reas de reduccin de Costos, y as mejorar los
mtodos operativos e incrementar la rentabilidad en las reas examinadas y con
deficiencias. A la hora de aplicar una auditoria operacional en una entidad debe de
realizarse de forma analtica objetiva y sistemtica, ya que de esta forma su ejecucin
ser ms breve y nuestra opinin sobre si la empresa cumple sus polticas y
procedimientos aceptables al igual que las operaciones en todos los diversos
departamentos de la empresa.

En cuanto a la metodologa de dicha auditoria, es relevante mencionar que el auditor


operativo utiliza su criterio de acuerdo a su experiencia como auditor y que por ende no
existe una metodologa que aplique al auditor operativo. Esta auditora va dirigida o
enfocada a lo Administrativo, es decir a todas las operaciones de la empresa en el
presente con influencia al futuro y relacionado al pasado cercano. Un aspecto notable es que a la
hora de ejecutar una auditoria operacional muy frecuente, se tiende a observar y
encontrar deficiencias y as poderlas mejorar para beneficiar a la empresa ya sea en el
presente o en el futuro. La verificacin de la auditoria requiere que auditores examinen
a profundidad una muestra selecta de transacciones

i
Auditora Operacional

CAPTULO I

AUDITORA OPERACIONAL

1.1 DEFINICIN

Es una revisin y evaluacin parcial o total de las operaciones y procedimientos


adoptados en una empresa, con la finalidad principal de auxiliar a la direccin a
eliminar las deficiencias por medio de la recomendacin de medidas correctivas.

Comprende adems de la financiera, el examen y evaluacin de la planeacin,


organizacin, direccin y control interno administrativo; de la eficacia, eficiencia, y
economa con que se han empleado los recursos humanos, materiales y financieros; y
de los resultados de las operaciones programadas para saber si se han logrado o no
los objetivos propuestos.

El Boletn No. 1, del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, indica que por
auditora operacional debe entenderse como el servicio que presta el Contador Pblico
cuando examina ciertos aspectos administrativos, con la intencin de hacer
recomendaciones para incrementar la eficiencia operativa de la entidad. 1

1.2 AUDITORA OPERACIONAL COMO AUDITORA DE LAS TRES E (EFICACIA


EFICIENCIA Y ECONOMA)

Los conceptos de Eficacia, Eficiencia y Economa estn indisolublemente asociados a


esta clase de auditora. Uno de los objetivos primordiales de la auditora moderna
es la evaluacin de las operaciones para determinar y aumentar su grado de eficacia,
eficiencia y economa; criterios conocidos en la ciencia administrativa como las tres
E de la Gerencia.

1
Boletn No. 1 Instituto Mexicano de Contadores Pblicos

1
Auditora Operacional

a) Eficacia: Tambin denominada efectividad, consiste en alcanzar los objetivos


propuestos, las metas programadas, o los resultados deseados por la administracin
del negocio, de tal forma que las actividades, operaciones, proyectos, programas y
gestiones, sean efectivas. La eficacia es la esencia de cualquier gestin pues su misin
es conducir a la empresa hacia el logro de sus objetivos. Por principio no puede
concebirse ningn ente sin propsitos, pues no tendra razn de ser.

El logro de los objetivos estratgicos es responsabilidad de la gerencia de la empresa,


para lo cual se apoya en el control interno operacional, siendo necesario desarrollar
dichos objetivos de la organizacin, fijando metas a alcanzar, las cuales podrn ser
cuantitativas y cualitativas.

Metas cuantitativas: Son aquellas que son medibles y cuantificables para un


determinado periodo de tiempo, como por ejemplo el volumen de ventas para un
determinado periodo de tiempo .Este tipo de metas debe estar claramente
sealado en la programacin de operaciones de cada ao.

Metas Cualitativas: Son metas difciles de cuantificar porque estn influenciadas


por la subjetividad, como por ejemplo: mejorar la atencin a los clientes, mejorar
la calidad de la capacitacin, mejorar la calidad de la mercadera, etc. Este tipo de
metas corresponde a los objetivos de los diferentes programas que deben
desarrollar en la empresa y su medicin presenta mayor dificultad, que de las
metas cuantitativas.

b) Eficiencia: La eficiencia es el criterio principal que fundamenta la auditora


operacional, pues relaciona la productividad de las operaciones, con un estndar de
desempeo a una medida que se utiliza para criterio de comparacin.

No obstante, para la auditora operacional se manejan en forma independiente los


criterios de eficacia, eficiencia y economa. La eficiencia se expresa normalmente en
trminos porcentuales.

2
Auditora Operacional

Frmula

EFICIENCIA = Estndar de Desempeo x 100


ndice Actual

Por ejemplo, la medicin de la eficiencia en las recepciones de bobinas de plstico en


una industria maquiladora de bolsas, contado desde que el producto arriba a las
instalaciones de la empresa, puede ser medida de la siguiente forma:

EFICIENCIA = 23 minutos x 100


31 minutos

EFICIENCIA = 74%

c) Economa: Economa desde el punto de vista de la auditora operacional, consiste


en el desarrollo de las operaciones al costo mnimo posible, o sea gastar solamente lo
razonablemente necesario o prudente para alcanzar un objetivo, meta o resultado
deseado.

En auditora operacional lo ms econmico es no gastar dinero, pero l no gastar


impide alcanzar los objetivos y las metas deseadas para la organizacin, por lo tanto la
economa debe visualizarse en funcin de dichos objetivos y metas optimizando el uso
de los recursos disponibles.

La administracin financiera, el control interno y la auditora, tienen como piedra


angular suministrar informacin razonable y oportuna acerca de los costos en el logro
de los objetivos, metas y resultados deseados; o en el proceso para lograrlos, por lo
tanto la economa de las operaciones en las empresas se expresa en trminos
monetarios.

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Auditora Operacional

1.3 OBJETIVOS

Los objetivos de la auditora operacional se pueden sealar a corto, mediano y largo


plazo.2

1.3.1 Objetivos a corto plazo:

Diagnosticar y formular recomendaciones profesionales para mejorar la eficacia, la


economa y la eficiencia de las operaciones involucradas en los hallazgos, este objetivo
se logra al finalizar un trabajo de auditora operacional.

1.3.2 Objetivos a mediano y largo Plazo:

Lograr la prosperidad razonable de la empresa o entidad. La prosperidad razonable de


una empresa pblica de carcter mercantil se observar en la mejora de los beneficios
econmicos (rentabilidad) y en una entidad u organismo pblico (sin nimo de lucro) en
la mejora de la prestacin del servicio a la comunidad (valor a cambio de dinero).

1.3.3 Objetivos especficos

Dentro de los objetivos especficos estn:

Promover mejoras en las operaciones


Determinar si la administracin cumple con los planes y objetivos del negocio.
Comprobar si las operaciones se llevan de manera efectiva, eficiente y
econmica.
Evaluar si las polticas de la administracin responden y son congruentes con los
planes generales y especficos establecidos en funcin de las metas y objetivos
de la empresa.
Examinar y evaluar los sistemas de Control Interno gerencial, para comprobar el
grado de confiabilidad de la Administracin, en el ejercicio directo del control
sobre los recursos humanos, materiales y financieros.
2
http://artemisa.unicauca.edu.co/~gcuellar/audioperacional.htm

4
Auditora Operacional

Determinar el exceso o deficiencia del personal utilizado.


Evaluar la cantidad y calidad de los recursos administrativos (excesivo o
innecesario) de material, equipo y otros bienes.
Evaluar el flujo y disponibilidad de recursos financieros y materiales necesarios.
Evaluar el rendimiento y productividad de la empresa y su personal.
Identificar duplicacin de esfuerzos y falta de coordinacin entre departamentos.
Investigar existencia de actividades, departamentos, o tareas obsoletas o de
poca importancia cuya eliminacin signifique ahorro de recursos.

1.4 ALCANCE

El alcance de la auditora operacional es ilimitado debido a que todas las operaciones o


actividades de una entidad pueden ser auditadas, sin considerar que sea una
operacin financiera o no, y en cada hallazgo la auditoria operacional cubre todos los
aspectos internos o externos que lo interrelacionan.

Esta ilimitacin y la diversidad de hallazgos que pueden encontrarse, implica que, una
auditora operacional especfica, puede requerir profesionales de diferentes disciplinas.
Generalmente es un trabajo interdisciplinario, pero normalmente su conduccin o
direccin debe confiarse a contadores pblicos, por su estructuracin profesional en
auditora.

En relacin con los elementos del proceso administrativos que deben ser tomados en
cuenta en un examen de auditora operacional, la revisin debe ser integral, abarcando
todos los pasos de dicho proceso oportuno como son: (planeacin, organizacin,
direccin y control) y no slo debe restringirse al control del departamento, seccin o
institucin en su totalidad que se est examinando.

1.5 CAMPO DE APLICACIN

Se han determinado como ms frecuentes:

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Auditora Operacional

a) Para aportar recomendaciones que resuelven un problema conocido.

b) Cuando se tienen indicadores de ineficiencia pero se desconocen las razones

c) Para contar con un respaldo para la prevencin de ineficiencias o para el sano


crecimiento de las entidades.

d) Proponer los objetivos y aplicar las polticas establecidas dentro de los


objetivos generales de la empresa, vigilar y coordinar su cumplimiento.

La auditoria operacional puede realizarse en cualquier poca y con cualquier


frecuencia; lo recomendable es que se practique peridicamente, a fin de que rinda sus
mejores frutos.

As, puede prepararse un programa de revisiones peridicas en el cual un rea sea


revisada por lo menos cada ao, mantenindose un examen permanente de aquellas
operaciones que requieran especial atencin del monto de recursos invertidos en ellas
o por su importancia critica.

Dentro de los campos de aplicacin podemos mencionar:


a) Compras
b) Ventas
c) Cobranzas
d) Administracin de recursos humanos
e) Centros de proceso electrnico
f) Otorgamiento de crdito
g) Administracin de inventario
h) Sistemas administrativos de informacin.
1.6 IMPORTANCIA

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Auditora Operacional

Mediante la Auditora operativa se pueden conocer los problemas que dificultan el


desarrollo operativo y obstaculizan el crecimiento de la empresa. Es importante para
esta disciplina valorar la importancia de los problemas, encontrar sus causas y
proponer soluciones adecuadas e implantarlas. El anlisis y evaluacin de factores
tanto internos debe hacerse de manera sistemtica e integral abarcando la totalidad de
la empresa

La Auditora Operacional sirve para comprobar la capacidad de la administracin en


todos los niveles. En un servicio especializado proyectado para la administracin, que
determina los puntos donde hay un peligro potencial y por otro lado, resalta las
oportunidades de mejorar, de reducir costos, de eliminar desperdicios y prdidas de
tiempo innecesarias, as como tambin evala la eficacia de los controles, observa si
se sigue en todos los niveles la direccin de las polticas y objetivos y determina si la
empresa est operando con las utilidades que debera.

1.7 FUNCIONES

Entre las principales funciones de la auditora operacional estn las siguientes:

Determinar el cumplimiento, en su mbito de accin, de las disposiciones


legales, reglamentarias y administrativas.
Verificar que se establezcan planes, objetivos y metas; y evaluar los
procedimientos utilizados por la empresa para controlar su grado de
cumplimiento.
Examinar el grado de eficiencia y eficacia en la organizacin y operacin de la
empresa.
Evaluar el sistema de control interno del rea operacional y documentar el
estudio mediante la preparacin de los papeles de trabajo.
Obtener evidencia suficiente y competente sobre los procedimientos y controles
establecidos para lograr los objetivos.
Dar seguimiento de campo a los informes para comprobar el cumplimiento de las
recomendaciones emitidas por la auditora.
Participar en la elaboracin del Plan de Trabajo anual de la Auditora.
Asesorar a otros departamentos y a las dems reas de la auditora, en materia
de su competencia y de legalidad.

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Auditora Operacional

Preparar el Informe anual de Labores de la auditora interna.


Realizar el seguimiento de recomendaciones y solicitudes de informacin que
emita la auditora externa.

1.8 DIFERENCIAS BSICAS CON LA AUDITORIA FINANCIERA Y SU RELACIN


CON OTROS TIPOS DE AUDITORAS

En principio es importante definir los dos conceptos, con la finalidad de determinar el


objetivo de cada una, de ah parten las diferencias bsicas las cuales analizaremos de
una forma comparativa segn factores como: objetivos, mtodos, alcance, etc.

a. Auditora Financiera
Se refiere a la revisin, verificacin de la informacin financiera que presentan los
Estados Financieros de las empresas preparados por la administracin, con la finalidad
de emitir una opinin tcnica y profesional e emitir un Dictamen sobe la razonabilidad
de los mismos.

b. Auditora Operacional
Se refiere al anlisis integral de una unidad operativa o de una organizacin completa,
para evaluar los controles y desempeo que se miden en funcin de los objetivos de la
administracin.

A continuacin se presenta un cuadro comparativo para entender las diferencias entre


la auditora financiera y operacional:

Cuadro No. 1
Diferencias entre Auditora Financiera y Operacional

Aspecto Auditora Financiera Auditora Operacional


Opinar o dictaminar sobre la Evaluar la eficacia, la eficiencia y
razonabilidad de las cifras economa de las operaciones para

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Auditora Operacional

presentadas en los estados formular las recomendaciones que


financieros de una entidad a corrijan dichas deficiencias para
OBJETIVO
un determinado periodo. mejorar las mismas.
Limitado a las transacciones Ilimitado porque puede abarcar
financieras y de control todas los procesos y operaciones de
ALCANCE
interno. la empresa.
Hacia la situacin financiera Hacia las operaciones y procesos
y resultados de las del negocio en el presente con
ORIENTACIN
operaciones de la entidad proyeccin a futuro.
desde un punto de vista
histrico.

Razonabilidad de las cifras Los determina la Administracin y/o


el Auditor de acuerdo a los objetivos
MEDICIN
de la organizacin

Normas internacionales
Auditora (NIAS)
Boletnes de Auditora operacional
Normas Internacionales de que aseguran eficiencia, eficacia y
MTODO
Informacin Financiera para economa en las operaciones
las Pequeas y Medianas
Entidades (NIIF para las
PYMES)
Principalmente usuarios En primer plano usuarios internos
externos tales como: tales como: la alta direccin,
Accionistas, ente fiscal, gerentes de reas y supervisores. Y
INTERESADOS Bancos e Inversionistas en segundo plano el punto de vista
potenciales. externo los accionistas.

Continua Cuadro No. 1


Diferencias entre Auditora Financiera y Operacional

Aspecto Auditora Financiera Auditora Operacional


Un equipo formado
Contadores pblicos y

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Auditora Operacional

QUIN LA PRCTICA Un equipo de contadores auditores y profesionales


pblicos y auditores. de otras disciplinas
especialistas del rea.
Su contenido est basado Su contenido esta
esencialmente en aspectos relacionado con cualquier
INFORME
de los estados financieros. aspecto de importancia de
la administracin o de las
operaciones de la empresa.
Determinar la naturaleza y Determinar las reas
alcance de los dbiles o crticas ms
EVALUACIN DEL
procedimientos de auditora importantes para hacia
CONTROL INTERNO
que se aplicaran. ellas orientar todos los
esfuerzos de auditora
operacional.
Fuente: Elaboracin propia

1.9 RELACIN DE LA AUDITORIA OPERACIONAL CON OTROS TIPOS DE


AUDITORA

a) Con la auditora interna


Es una actividad de evaluacin establecida dentro de una entidad como un servicio a la
misma. Sus funciones incluyen, entre otras cosas, examinar, evaluar y monitorear, lo
adecuado y efectivo del control interno. Es aquella llevada a cabo por los empleados
de una misma empresa: mediante la cual se crean y evalan procedimientos
financieros, se revisan los registros contables y los procedimientos de operacin, se
evala el sistema de control interno existente, hace recomendaciones para mejorar los
procedimientos e informa a la alta gerencia acerca de los resultados de sus hallazgos

b) Con la auditora externa


Previo a la realizacin de una auditoria operacional, las normas de auditoria obligan al
Contador Pblico Independiente a realizar un estudio y evaluacin del control interno
existente que le permita determinar el grado de confianza, la naturaleza, alcance y
oportunidad que le otorgar a sus procedimientos.

c) Con la auditora administrativa

10
Auditora Operacional

Consiste en revisar los mtodos y procedimientos utilizados por la organizacin, para


realizar sus actividades y alcanzar sus objetivos, es decir, para constatar el grado de
efectividad y de conveniencia de la estructura orgnica y funcional de la empresa o
entidad que se audita.

1.10 BOLETNES DE AUDITORA OPERACIONAL

1.10.1 Boletn No.1 Esquema Bsico de la Auditoria operacional

Este boletn persigue definir el concepto, objetivo, alcance y aplicacin de la auditoria


operacional, as como su relacin y diferenciacin con la auditoria interna, la externa, la
consultora y otro tipo de trabajos profesionales de naturaleza anloga.

Concepto de Auditoria operacional


Por auditoria operacional debe entenderse: el servicio que presta el Contador Pblico
cuando examina la entidad.

Objetivo de la auditoria operacional


El objetivo de la auditoria operacional se cumple al presentar recomendaciones que
tiendan a incrementar la eficiencia en las entidades a que se practique. Existen tres
niveles en que el Contador Pblico puede participar de apoyo en las entidades:

Primero. En la emisin de opiniones sobre el estado actual de lo examinado.


(Diagnstico de obstculos).

Segundo. En la participacin para la creacin o diseo de sistemas, procedimientos,


etc interviniendo en su formacin.

Tercero. En la implantacin de los cambios e innovaciones. (Implantacin de sistemas)

En la prctica de una auditoria operacional, el Contador Publico se circunscribir al


primer nivel de apoyo, ya que su participacin en los dems niveles queda nula de la

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Auditora Operacional

prctica de auditoria operacional. Los niveles segundo y tercero quedan enmarcados


dentro de lo que se conoce como trabajos de reorganizacin, desarrollo de sistemas y
consultora administrativa.

1.10.2 Boletn No.2 Metodologa de la Auditoria Operacional

Este boletin da a conocer la metodologa claramente definida que permita sistematizar


todas y cada una de pasos de la revisin, coadyuva a la formulacin de conclusiones
valederas, en el menor tiempo posible. El mtodo por s mismo no garantiza una
eficiente auditoria operacional, pero apunta la veracidad del diagnstico.

Propsito
Es exponer conceptos generales sobre la actuacin del auditor operacional, su hbito
de trabajo la metodologa que debe emplearse en el desarrollo de una auditoria
operacional. En otros boletines que traten de operaciones especficas (compras,
ventas, etc.) se discutirn procedimientos de examen aplicados a casos concretos.

Con el objeto de lograr este propsito, el presente boletn se ha divido en las siguientes
secciones:
Directrices de actuacin
Operaciones
Metodologa
Informe

En la primera seccin se hace referencia a los aspectos de actuacin profesional que


debe tomar en cuenta el Contador Pblico, al llevar a cabo una Auditoria Operacional.

En la segunda se define y se comenta el concepto de operacin y se dan ejemplos de


las mismas. La tercera se expone las herramientas de trabajo con que se cuenta para
el desarrollo del examen y en la ltima se indica cmo debe informarse de los
resultados obtenidos en la auditoria.

Directrices de actuacin
La auditora operacional no es privativa del contador pblico, ni tiene que ser
desarrollada por un profesional independiente. Sin embargo el concepto de mantener
una actitud objetiva es vlido.

12
Auditora Operacional

Esto evitar influencias o presiones por parte de las personas a quin se va a informar
o de las personas que tienen a su cargo las operaciones, objeto del examen. En este
sentido la tradicional independencia del contador pblico, como auditor o consultor
externo, aunque no es un requisito, si resulta conveniente.

Debe insistirse en la necesidad de una actitud mental, conocimiento y experiencia


adecuados por parte del contador pblico a fin de que est en posibilidades de llevar a
cabo auditorias operacionales

Al igual que en cualquier otro trabajo profesional, cuando se delega por parte de su
ejecucin a colaboradores, el contador pblico tiene la obligacin de cerciorarse de su
capacidad y experiencia, y debe ejercitar una adecuada supervisin de sus labores.

Por ltimo, es necesario indicar que el contador pblico deber obtener evidencia
suficiente que respalde las opiniones o sugerencias que contenga su informe, debiendo
quedar en los papeles de trabajo del auditor de operaciones.

Operaciones
En auditoria operacional se define a una operacin con al conjunto de actividades
orientadas al logro de un fin u objetivo particular dentro de la empresa, tales como
vender, comprar, producir, etc.

En el enfoque de trabajo de la auditoria operacional, las operaciones que realiza una


empresa deben considerarse de manera integral, independientemente de que en la
mayora de los casos la ejecucin de una operacin en particular est asignada a
varios departamentos, oficinas, secciones o dependencias.

La investigacin deber determinar si el personal encargado de la operacin tiene


capacidad para ejecutar las operaciones.

Metodologa de la auditoria operacional


La metodologa que se comenta en este boletn que se simplifica en tres pasos
fundamentales: familiarizacin, investigacin y anlisis, y diagnstico, tiene un carcter
genrico y deber adecuarse a las situaciones especficas que se encuentren en el
desarrollo de la revisin.

13
Auditora Operacional

Familiarizacin
El auditor debe familiarizarse con la operacin u operaciones que revisar dentro del
contexto dela empresa que est auditando.

Enseguida se incluyen algunos lineamientos que permitan al auditor sistematizar sus


esfuerzos para familiarizarse con la empresa en general y con la operacin que se
revisar en particular.

Estudio Ambiental
Estudio de la gestin administrativa
Visita a las instalaciones

Investigacin y anlisis
El objetivo de esta segunda fase de la metodologa es analizar la informacin y
examinar la documentacin relativa para evaluar la eficiencia y la efectividad de la
operacin en cuestin.

En esta fase, en la que se realizan pruebas de detalle de muy diversa ndole,


utilizando especialmente pruebas selectivas a juicio del auditor o por medio de
muestreo estadstico.

Para lograr la objetividad aludida es recomendable la utilizacin de tcnicas con las que
enseguida se mencionan.
Entrevistas
Evaluacin de la gestin administrativa
Examen de la documentacin

Diagnstico
El objetivo de la etapa de diagnstico es explorar en una forma eficiente las reas de
responsabilidad identificadas durante la etapa de Anlisis General y profundizar el
conocimiento y la comprensin inicial de las relaciones de responsabilidad y las
actividades claves de la administracin, as como los sistemas y controles aplicados.

Una vez haya sido aprobado el plan de diagnstico, el director de la auditora deber
reunirse con la administracin de la entidad auditada para presentar a los miembros del

14
Auditora Operacional

equipo de auditora encargados de desarrollarla y discutir las generales previstas en la


auditora. Resulta adems bastante til reunirse con los auditores para minimizar la
duplicacin de esfuerzos en la ejecucin de la auditora.

Informe
El informe sobre auditoria operacional es el producto terminado del trabajo realizado y
frecuentemente es lo nico que conocen los altos funcionarios de la empresa de la
labor del auditor.
Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente, en su caso, los problemas
detectados en relacin con la eficiencia operativa de la empresa y con los controles
operacionales establecidos, lo que coincide fundamentalmente con la finalidad del
examen realizado. Este enfoque permitir as mismo, que de la solucin dada a dichos
problemas, surjan oportunidades que coadyuven al logro de mejoras en la eficiencia
operativa y en ltima instancia en la productividad.

Para que la auditoria operacional sea til a la empresa, el informe debe ser gil y
orientado hacia la accin. Adems siempre que sea posible, debe cuantificarse el
efecto de los problemas existentes y de los posibles cambios.

1.10.3 Boletn No.3 Auditoria operacional de compras

La operacin de compras es el conjunto de actividades que desarrolla una empresa


para adquirir los recursos necesarios, principalmente de carcter material para la
realizacin de sus objetivos.

Objetivo
Es examinar las actividades que la integran, con el propsito de mejorar los controles
operativos componentes y la propia eficiencia en desarrollo de dichas actividades.

Metodologa
En este boletn se dan algunas orientaciones concretas para llevar acabo la auditoria
operacional de compras.

Familiarizacin

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Auditora Operacional

El auditor debe familiarizarse en lo particular con la operacin de compras,


llevando a cabo un estudio general de sus objetivos, polticas, organizacin,
ubicacin de la operacin de compras en el flujo de las operaciones.
Estudiar los expedientes de auditoras e Informes y cortos de recomendaciones o
sugerencias cuando esto ser aplicable.
Visita a las Instalaciones
Inspeccionar las instalaciones de compras, e incluyendo todas las reas de
recepcin, almacenaje, etc.

Anlisis Financiero y de Informacin operativa


Analizar la informacin existente relativa a compras, tanto de carcter interno
como externo.
Estudiar cifras estadsticas y proyecciones de compra, tanto en unidades como en
valores.
Comparar los datos de compras con los de ejercicios anteriores y de ser posible
con los de empresas similares.

Entrevistas
Elaborar cuestionarios y guas de entrevistas que permitan conocer cmo se realiza las
operaciones de compras, para entrevistar a los responsables de la ejecucin de las
compras y verificar la aplicacin de las polticas en esa rea.

Examen de la documentacin e investigaciones especficas


Estudiar los diversos registros, formas, archivos relativos a compras,
proveedores, requisiciones, anlisis de precios, condiciones de compra,
estadsticas, anlisis de casos significativos, etc.
Cuantificar el posible efecto de cambios en algunos artculos, materiales y en los
mtodos de compra, por ejemplo, compras de volumen, determinacin del
lote econmico de compras, alternativas de compras o fabricar, etc.
Conviene investigar si se tiene establecida una poltica de rotacin de
compradores cuando el volumen de las compras permita esta prctica.

Resumen y discusin previa de los problemas detectados


Resumir las observaciones hechas y los resultados de las investigaciones que
permitan captar de alguna omisin en el trabajo desarrollado.
Discutir las recomendaciones con los interesados. Este trabajo debe desarrollarse
a medida que progrese el examen y tiende a aprovechar la experiencia del

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Auditora Operacional

personal de la empresa, motivar su participacin y afinar la interpretacin del


auditor.

Elaboracin del informe


A continuacin se insertan algunos aspectos concretos sobre los que puede informarse
en una auditoria operacional de compras:
Inexistencia de polticas u objetivos para la operacin o falta de vigilancia sobre
las mismas.
Desconocimiento de los proveedores o fabricantes de los artculos que se
compren.
Ausencia de los registros para control de las alternativas de abastecimiento de
algn artculo (archivo de proveedores).

1.10.4 Boletn No.4 Auditoria operacional de ventas


Los propsitos del presente boletn son:
Establecer el concepto bsico y el alcance que se le dar para los efectos
particulares.
Orientar respecto a manera en que se puede tomarse de los resultados
obtenidos en la auditoria operacional de ventas.

Concepto y alcance de la operacin de ventas


La operacin de ventas es el conjunto de actividades que realiza una empresa para
satisfacer las necesidades y deseos de los clientes.

La operacin de ventas comprende las siguientes actividades:

Proponer los objetivos y aplicar las polticas establecidas para ventas, dentro de
los objetivos generales de la empresa y vigilar su cumplimiento.
Participar en el establecimiento de las listas de precios.
Persuadir al cliente de que adquiera los productos de la empresa, surtirlos y
establecer condiciones de pago.
Participar en el establecimiento de las polticas de crdito y respetar su
cumplimiento.

17
Auditora Operacional

Vigilar la correcta secuencia de las ventas desde el movimiento en que se coloca


un pedido, hasta que se hace la entrega del artculo en cuestin, con
oportunidad y a satisfaccin del interesado.
Coordinar la operacin de ventas con la operacin de publicidad para
incrementar la efectividad de ambos.
Realizar promociones de ventas.
Adiestrar al personal de ventas en la obtencin de sus objetivos, cumplimiento
de las polticas de comercializacin y crdito y su aplicacin.

Metodologa
En el boletn No. 2 esta comisin establece la metodologa general para la auditoria
operacional, la cual es aplicable a la auditoria de ventas, los procedimientos
deben determinarse fundamentalmente por los objetivos y las circunstancias
particulares de la empresa y por el criterio del auditor.

Los aspectos particulares de la metodologa se comentan a continuacin:

Familiarizacin
En esta etapa se pueden detectar fallas tales como la carencia de aspectos que se
pretendan estudiar, la falta de adecuacin de los objetivos especficos de ventas con
los generales de la empresa.

La familiarizacin puede llevarse a cabo investigando, entre otros, las caractersticas y


estratificacin de los siguientes aspectos:
Los productos que vende la empresa; los mercados que surte, sus
competidores; la porcin del mercado que absorbe; sus canales de distribucin;
el nmero de clientes que maneja.
Las caractersticas de los productos: Artculos de Primera necesidad o de lujo;
de la demanda permanente, estacional o de Moda etc.

Visitas a las instalaciones


Inspeccin de las instalaciones del departamento de ventas y sus nexos con los
departamentos de (compras, produccin, publicidad, facturacin, almacenaje,
embarques, crdito y cobranzas).

Investigacin y anlisis financiero y de informacin operativa

18
Auditora Operacional

Anlisis de la informacin tanto interna como externa. Comparacin de las ventas con
las efectuadas con aos anteriores, apreciando su tendencia y aplicacin de
razones financieras.

Entrevistas
Elaboracin de guas de entrevista y cuestionarios que permitan conocer cmo se
realiza la operacin de ventas. Es conveniente la elaboracin de diagramas de flujos
para ver la secuencia de la operacin.

Examen de la documentacin
Seleccin de los productos ms importantes de la empresa y determinar:
Si su mercado, su promocin y publicidad estn de acuerdo a los estudios y
planes previos.
Si los incentivos son congruentes con el rendimiento de los productos.
Revisin de los costos de los canales de distribucin, en comparacin con los
volmenes de ventas de cada uno.
Conocimiento de la preparacin del personal que ejecuta la operacin para
tener una idea general de la forma como se atienden las ventas.

Diagnstico resumen y discusin previa de los problemas detectados


Discusin de las recomendaciones con los interesados. Este trabajo debe desarrollarse
a medida que progresa el examen y tiende a aprovechar la experiencia.
Elaboracin del Informe
Elaboracin de informes al cliente, para lo cual es recomendable hacer una
recapitulacin de los resultados obtenidos para detectar omisiones y jerarquizar
hallazgos.

1.10.5 Boletn No.5 Auditoria operacional de cobranzas


La operacin de cobranzas es el conjunto de actividades que realiza una empresa para
la recuperacin del precio de los productos o servicios que fueron proporcionados a sus
clientes mediante el uso de su crdito.

Objetivo de Auditoria operacional de cobranzas


La auditora operacional de cobranzas tiene como objetivo promover la eficiencia de las
actividades que integran esta operacin, las cuales fueron descritas anteriormente.

19
Auditora Operacional

La eficiente operacin de cobranzas, puede ser examinada considerando, los


siguientes aspectos:
Que al establecer las politicas de cobranza se considere la repercusin en
otras polticas de la empresa.
Que al efectuar la cobranza se promuevan las ventas y se mantenga la buena
voluntad de los clientes.
Que el perodo de cobro sea el minimo.
Que la rotacin de las cuentas por cobrar se aproxima al promedio de crdito
concedido a los clientes.
Que las cuentas incobrables sean las minimas.
Que la cobranza se realice al menor consto posible.
Que exista una adecuada coordinacin con las operaciones afines.

Metodologa
Para realizar la auditoria operacional de cobranzas, como para la de cualquier otra
operacin, la metodologa y las tcnicas de que dispone el auditor son similares. Sin
embargo, se comentan los siguientes aspectos:
Familiarizacin
Adems de la familiarizacin de carcter general con la empresa, ser necesario
conocer la estructura de organizacin del departamento de Cobranzas y la ubicacin
organizacional de las reas de credito, embarques y caja, as como las relaciones con
ventas y contabilidad. Deber familiarizarse con los objetivos, polticas y sistemas de
las reas anteriormente mencionadas.

Visita a las Instalaciones


Inspeccionar las instalaciones de los departamentos de crdito y cobranzas,
facturacin, embarques y caja.

Investigacin y anlisis
Obtencin de la informacin que se considere necesaria para formarse un juicio
adecuado de la situacin operacional de cobranzas, como relacin de saldos de
clientes, antigedad de los mismos, rotacin de las cuentas por cobrar, importes

20
Auditora Operacional

cobrados peridicamente, consumos anuales de clientes, experiencias crediticias de


los clientes, gastos fijos y variables de la cobranza.

Entrevistas
Elaboracin de guas de entrevistas y cuestionarios que permitan conocer cmo
se realiza la operacin de cobranzas.
Las entrevistas deben ser efectuadas al personal que ejecuta la operacin de
cobranzas para conocer las actividades que realizan, las cargas del trabajo, el
nivel de preparacin del personal, los elementos materiales utilizados y los
sistemas y procedimientos vigentes.

Examen de documentacin e investigaciones especficas


Deber analizar entre otros, los formatos, archivos, registros e informes que se
mencionan a continuacion:

Formatos. Relacion de cobranza, valores recibidos por correo, notas de cargo y


credito, facturas y documentos (pagares, letras de cambio), informes de
cobradores, etc.

Archivos. De prosecucion, de antecedentes de los clientes, de cobranza en trmite,


de cobranza en poder de abogados y agencias de cobro, etc.

Registros. De control de clientes (condiciones generales de crdito y cobro), de


cobranzas realizadas por cobrador o agente, de documentos descontados o al cobro en
instituciones bancarias, etc.

Informes. Relacin de saldos de clientes, su antiguedad, informes de cobranza,


consumos de clientes, estadisticas que muestren tendencias, etc.

Elaboracin del informe


Consiste en la elaboracin del informe de la auditoria operacional. Conviene destacar
en este proceso la necesidad de comprobar continuamente la informacin obtenida y

21
Auditora Operacional

cuantificar, cuando sea posible, el efecto de los problemas o soluciones que sern
incluidos en el informe.

Informe
Los elementos bsicos que debe contener el informe de la auditoria operacional de
cobranzas son los que se mencionan a continuacin:
Modificaciones a la estructura de organizacin de departamentos involucrados
en la operacin.
Comentarios sobre los equipos utilizados y posibilidades de mecanizacin.
Incluye desde archivos hasta la elaboracin de correspondencia y
sistematizacin parcial o total de la operacin.

1.10.6 Boletn No.6 Auditoria operacional de la administracin de Recursos


Humanos

Son propsitos de este Boletn:


Establecer el concepto bsico de la Administracin de Recursos Humanos y el
alcance que se da a esta actividad para efectos de una revisin operacional.
Sealar la metodologa aplicable a esta revisin, orientando acerca de las
tcnicas disponibles.

Concepto y alcance de la Administracin de Recursos Humanos


Es el conjunto de actividades encaminadas a planear y reclutar el personal necesario a
la empresa; establecer las bases de remuneracin ms adecuadas.

Para efectos de este boletn la Administracin de Recursos Humanos abarca, por lo


menos las siguientes actividades:

Contratacin y despido de personal.


Administracin de sueldos y salarios.
Relaciones industriales: actividad encaminada al estudio y mejoramiento
de comunicaciones entre el personal y de ste con la alta direccin de la
empresa.

22
Auditora Operacional

Organizacin, capacitacin y desarrollo, que implican coordinar con la alta


gerencia.
Servicio a empleados, que involucra servicios mdicos, facilidades de trabajo al
personal, instalaciones, mtodos adecuados de proteccin y seguridad
industrial, as como los servicios que permitan esparcimiento, etc.
Vigilancia del rgimen legal, actividad tendente a cuidar del cumplimiento de las
disposiciones laborales y fiscales relacionadas con las percepciones del
personal

Metodologa
El meto que en seguida se describe deber adecuarse a las caractersticas concretas
de cada caso explica en el boletn 2 de esta comisin.

Familiarizacin
El auditor debe familiarizarse con la Administracin de Recurso Humanos de la
empresa que esta examinando a travs del estudio de:
Los problemas especialesinherentes al ramo de la actividad econmica en que se
desenvuelve y que inciden en l manejo de su personal.
La infraestructura especfica establecida para la Administracin de Recursos
Humanos (planeacin, organizacin, direccin y control)
Los antecedentes respecto de deficiencias habidas, a travs de cartas de
sugerencias u otos informes emitidos en el pasado por auditores internos,
externos o consultores.

Estudio Ambiental
En esta primera fase puede llegarse a obtener informacin orientada de gran vala que
permita al auditor diagnosticar las reas criticas. Los principales aspectos a investigar
en esta fase son los siguientes:

La importancia que, en materia de costos, representa el personal de la empresa,


un dato indicativo de este aspecto es el porcentaje de ventas representado por las

23
Auditora Operacional

nominas u el costo de las prestaciones al personal.

Los resultados obtenidos en el manejo del personal. Indicadores de los resultados


son: la rotacin de personal (por departamentos, por tipo de separacin, etc,)
ausentismo, puntualidad, quejas, paros de trabajo, tiempos perdidos en paros,
nmeros de demandas laborales, accidentes de trabajo, etc.

Los programas establecidos, formales e informales, relativos a seleccin,


reclutamiento, entrenamiento, desarrollo, evaluacin de puestos, etc.
Las polticas fijadas por la alta gerencia, tanto explicita como implcitamente para
la administracin de recursos.

Visitas a lugares en que labora el personal


Deber visitarse por lo menos las instalaciones en las que trabaja la mayora de los
obreros y empleados y hacerse observaciones sobre:
Apariencia de la salubridad y situacin de las instalaciones.
Relaciones entre jefes y subordinados y de stos entre s.

Investigacin y anlisis
El auditor deber cuidar que sus investigaciones se planeen y desarrollen de tal
manera que en el menor tiempo necesario, obtenga la informacin ms objetiva.

Entrevistas
Desarrollar cuestionarios y seleccionar las tcnicas de encuestas ms apropiadas al
tipo de evidencia que se desea recopilar a fin de determinar el tamao de muestra y
oportunidad de la entrevista.

Diagnstico
Informe definitivo
Se incluyen algunos ejemplos de hallazgos y sus interpretaciones que podran hacerse
en el curso de una Auditora Operacional de la Administracin de Recursos Humanos y
servir de base para la elaboracin del informe final

La escala de sueldos establecida para remunerar al personal es inadecuada. En una

24
Auditora Operacional

muestra seleccionada, de quince de los treinta y dos departamentos con que cuenta la
empresa, se encontr desequilibrio en sueldos entre jefe y subordinados en todos los
casos, excepto dos.

Un ejemplo de ello es el siguiente.


PERSONA PUESTO ANTIGEDAD SUELDO MENSUAL
J. Prez Jefe de Auxiliares 4 aos 700,000.00
A. Reyes Auxiliar 3 aos 700,000.00
J. Hernndez Auxiliar 5 aos 840,000.00
F. Rodrguez Auxiliar 4 aos 620,000.00

1.10.7 Boletn No.7 Auditoria operacional de centros de proceso electrnico


de datos
El avance de la tecnologa y el consecuente con abatimiento de los costos de los
equipos de proceso electrnico de datos (PED), ha originado que cada vez sea mayor
el nmero de empresas que utilizan estos equipos como una herramienta para el
proceso de informacin.

Para efectos de este Boletn, el Centro de PED. Abarca, por lo menos, las siguientes
actividades:
El manejo de archivos de datos grabados en un medio legible por el equipo de
PED y la actualizacin de los mismos, en los sistemas que as lo requieran.

La condicin de los datos incluidos en los reportes con la formacin de los


documentos fuente, cuando sea aplicable y la distribucin de los reportes.

La identificacin y control de las transacciones errneas detectadas durante el


proceso y el seguimiento de su correccin y reincorporacin al proceso.

25
Auditora Operacional

El desarrollo de nuevos sistemas susceptibles de automatizarse (o la conversin


de sistemas manuales o mecnicos), incluyendo el estudio preliminar, la
definicin de requerimientos y especificaciones tcnicas.

El mantenimiento (modificaciones a los sistemas y programas existentes y el


desarrollo de la documentacin respectiva).
El desarrollo, establecimiento y documentacin de poltica, procedimientos y
estndares relacionados con las actividades del Centro.

Objetivos de la Auditoria operacional de Centros de PED


El objetivo de la auditoria Operacional de Centros de PED, es examinar crticamente
las actividades indicadas en el apartado anterior.

Metodologa
El mtodo para auditar la operacin de los centros de PED que a continuacin se
describe, est organizado de conformidad a la estructura de la metodologa sealada
en el boletn No. 2 de esta comisin.

Familiarizacin
El auditor debe familiarizarse con el Centro PED mediante el estudio de:
Los planes a corto y largo plazo relacionados con el PED y su coordinacin con los
planes y objetivos generales de la empresa.
Los informes resultantes de revisiones efectuadas anteriormente por auditores
internos y externos y consultores.
Los antecedentes del Centro de PED, con relacin a su origen, desarrollo, equipo
de proceso de datos original y sus modificaciones, relaciones, con usuarios,
prioridades en el desarrollo de sistemas, etc.

Asimismo, el auditor deber conocer:


Cuales son las principales reas que reciben servicio del Centro de PED y
que importancia tienen estas en relacin a la empresa, tanto financiera como
operativamente

Cuales sistemas estn automatizados y en qu grado y cules sistemas


importantes, susceptibles de automatizarse, no lo estn.

26
Auditora Operacional

Una descripcin detallada de la configuracin del equipo de PED y del sistema


operativo, la cual deber incluir; marca, modelo, cantidad, capacidad y velocidad
de la unidad central de proceso, de las unidades perifricas y otro equipo auxiliar;
tipo versin y proveedor del sistema operativo y otros programas de operacin,
as como una descripcin de las modificaciones que se le hayan hecho, en su
caso.

Visita a las Instalaciones


Debern visitarse las instalaciones correspondientes al Centro de PED, incluyendo los
lugares en donde se guardan los archivos de respaldo y hacer observaciones sobre:

Los controles y aparatos para conservar la temperatura y El grado de humedad


dentro de los lmites especificados por El proveedor Del equipo de cmputo,
dentro del rea en que se encuentra ste instalado
Las medidas establecidas para la deteccin y contencin de incendios
(Detectores de humo, prohibicin de fumar, cisternas de extincin de fuego, etc.
Las relaciones de trabajo entre jefes y subordinados y de estos entre s.

Anlisis de la informacin financiera y operativa


En caso que la informacin solicitada no se prepare como parte de las actividades
normales del Centro de PED, el auditor debe evaluar el esfuerzo requerido y la
disponibilidad de datos para que se le proporcione y solicitar su preparacin cuando lo
considere justificable; independientemente, en la mayora de los casos, la falta de este
tipo de informacin normalmente representa ausencia de elementos de evaluacin y
control de las actividades del Centro de PED:

Estadsticas sobre la captura de datos fuente (nmero de golpes por hora y


errores por operador)
Estadsticas de uso de la unidad central de proceso y Del equipo perifrico
(Incluyendo terminales remotas)

Entrevista
Tcnica que roporciona al auditor informacin valiosa para el desarrollo de su
trabajo, se deber:

27
Auditora Operacional

Planear las entrevistas necesarias para obtener informacin sobre la ejecucin


prctica de las polticas y procedimientos estudiados en la fase de
familiarizacin.

Utilizar cuestionarios que sirvan de gua para obtener informacin sobre el


Centro de PED y las actividades que en l se realizan.

Entrevistas con el personal que el auditor considere conveniente y deber


abarcar: Personal que trabaja en el Centro de PED incluyendo otras reas.
Directivos de la empresa,
Usuarios de los servicios de PED,
Auditores internos y externos,
Personal de organizacin y mtodos manuales

Examen de la documentacin
Adems de los documentos estudiados en las etapas de familiarizacin y anlisis de la
informacin financiera y operativa, el auditor deber examinar otra documentacin, que
puede ser:
Descripciones de puestos.
Documentacin de algunos sistemas importantes.
Registro de flujo de documentos y datos dentro del Centro de PED.

Durante la ejecucin de su revisin el auditor deber tener presente aquellos aspectos


que deben existir en un Centro de PED y cuya ausencia puede afectar la eficiencia de
sus operaciones, con objeto de evaluar la informacin obtenida en El desarrollo de los
pasos anteriores y determinar la existencia de posibles problemas. A continuacin se
menciona algunos de los principales aspectos a considerar.
Estructura de organizacin balanceada y con una adecuada segregacin de
funciones.
Existencia de procedimientos relacionados con el desarrollo de nuevos sistemas
y el mantenimiento de los existentes, que permitan una administracin adecuada
de los proyectos.
Existencia de procedimientos para programar y controlar adecuadamente el uso
del equipo del PED.

Diagnstico recapitulacin de hallazgos

28
Auditora Operacional

Una vez estudiada y finalizada la operacin se har un resumen de los problemas y


tallas detectados, agrupados de acuerdo con el tipo de situacin que afecten.
Posteriormente debern visualizarse las posibles causas y efectos de los problemas
detectados.

Discusin del borrador con los involucrados


Debe discutirse con los involucrados el borrador del informe con el objeto de:
Asegurarse que se trata de hallazgos reales
Que los involucrados coincidan con su existencia, precisamente en la forma que
describe en el borrador.

Informe definitivo
En concepto de informe para auditoria operacional. Enseguida se incluyen algunos
ejemplos de hallazgos, y sus interpretaciones que podran hacerse en el curso de una
auditoria operacional de centros del PED y servir de base para la elaboracin del
informe final.

No se prepara un programa diario para la utilizacin del computador.


La utilizacin del computador no se lleva a cabo con base en un programa en el
que se asignen prioridades y tiempos estimados de proceso.
No existen estndares para la documentacin del desarrollo de sistemas y sus
modificaciones.
1.10.8 Boletn No.8 Auditoria operacional de otorgamiento de crdito
Este boletn se refiere a los lineamientos bsicos que deben tomarse en cuenta para
llevar a cabo la auditoria operacional de otorgamiento de crdito en las empresas
industriales y comerciales.

Existe una estrecha relacin la operacin de otorgamiento de crdito con la de


cobranzas, por lo que se sugiere que en lo posible se realicen ambas auditorias en
forma simultnea, con la finalidad de obtener resultados ms completos e integrales.

Propsitos del boletn


Sealar la metodologa que se considera aplicable e indicar algunos de los
instrumentos y tcnicas de que dispone el auditor para la ejecucin del trabajo.

29
Auditora Operacional

Destacar algunos aspectos importantes que deben considerarse al informar


los resultados de la auditoria.

Concepto y alcance de la operacin otorgamiento del crdito


La operacin de otorgamiento de crdito es el conjunto de actividades que realiza una
empresa para otorgar plazo en el pago de los productos o servicios que proporciona a
sus clientes, sujeto a ciertas condiciones y caractersticas que regulan su recuperacin.

Para establecer el marco de referencia que delimita la operacin de otorgamiento de


crdito, se mencionan a continuacin las actividades bsicas que la integran:

Establecer lmites de crdito a los clientes de acuerdo al tipo de actividades que


realicen, sus referencias crediticias.

Autorizar los pedidos de los clientes de acuerdo a las polticas generales de


crdito y a las especficas de aprobacin establecidas.

Establecer y actualizar permanentemente los archivos de clientes, en los que se


encuentre su capacidad de crdito.

Informar oportunamente sobre los niveles generales de crdito mantenidos en la


empresa en determinado momento.

Objetivo de la auditora operacional de otorgamiento de crdito


Su objetivo primordial es promover la eficiencia de las actividades que integran
esta operacin, indicadas anteriormente.

Se puede considerar adems los siguientes aspectos:


El apego a las polticas de crdito y su relacin con las estrategias y tcticas
financieras de la empresa.
Que las cuentas incobrables sean las mnimas.
Que el costo de la operacin de otorgamiento de crdito sea el mnimo posible.

Metodologa
Para realizar la auditora operacional de otorgamiento de crdito como para la de
cualquier otra operacin, la metodologa, los instrumentos y tcnicas de que dispone el
auditor son similares y se encuentran claramente descritos en el boletn No. 2 de esta
comisin. A continuacin se comentan algunos aspectos particulares que seconsideran

30
Auditora Operacional

de inters.

Familiarizacin
Conocer la estructura de organizacin de crdito, adems deber familiarizarse con los
objetivos, polticas y sistemas de las reas anteriormente mencionadas, as como con
la de procesamiento electrnico de datos.

Visita a las instalaciones


Inspeccionar las instalaciones para observar recursos materiales, relaciones
interpersonales, ambiente de trabajo, etc.
Investigacin y anlisis de la informacin financiera y operativa
Obtencin y anlisis de la informacin que se considere necesaria para formarse un
juicio adecuado de la situacin operacional de los crditos. Adicionalmente debe
obtenerse o consultarse informacin de cobranzas, como ndice de la eficiencia en la
concesin y manejo de los crditos.

Entrevistas
Las entrevistas deben ser efectuadas al personal que ejecuta la operacin de
otorgamiento de crdito para conocer las actividades que realizan.

Deber entrevistarse tambin al personal de otras reas relacionadas, tales como:


Al personal de cobranzas, fundamentalmente al responsable del rea y los
cobradores en lo relativo a problemas de recuperacin de la cartera.
Al personal de contabilidad para conocer sobre estados de cuenta de clientes.
Al personal de procesamiento electrnico de datos cuando procedan para
conocer los procedimientos en vigor que correspondan, los mecanismos de
control interno establecidos, los equipos utilizados, etc.

Examen de documentacin e investigaciones especficas


El auditor deber examinar necesariamente y efectuar los estudios e investigaciones
que se estimen pertinentes para obtener suficientes elementos de juicio y verificar los
datos obtenidos en el anlisis de la informacin y en la realizacin de las entrevistas.

A continuacin se describen algunos de ellos:


Seleccin y estudio de los crditos concedidos para cerciorarse de que se estn
realizando de acuerdo a las polticas y procedimientos establecidos

31
Auditora Operacional

Anlisis del tiempo promedio requerido para la autorizacin de los crditos y


para la aprobacin de los pedidos.
Anlisis de las horas requeridas para el proceso (hombre o
maquina) para determinar, aunque sea de manera general, la conveniencia de
utilizar, ampliar, modificar o sustituir equipos electromecnicos o electrnicos.
Diagnstico recapitulacin y reverificacin de hallazgos
Despus de haber estudiado y analizado las operaciones se har un resumen de los
problemas y fallas detectadas, agrupndolas de acuerdo con el tipo de situaciones que
afecten, posteriormente debern visualizarse las posibles causas y efectos de los
problemas detectados.

Discusin de las observaciones con los involucrados


Debe discutirse con los interesados el borrador del informe con objeto de afinar la
interpretacin del auditor, asegurarse de que se trata de hallazgos reales y hacer
partcipe a los afectados en la labor creativa.

Elaboracin del Informe


El informe de auditora operacional de otorgamiento de crdito debe hacer referencia a
la carencia o incumplimiento de alguno de los elementos descritos en el alcance de
este boletn, tales como: objetivos, polticas, procedimientos e informes.

Igualmente deber mencionar las deficiencias que se localicen en el empleo de los


recursos y la forma en como estos se planean, organizacin dirigen y controlan. Tal
seria el caso de inadecuada interpretacin del mercado crediticio, planes
descoordinados de las estrategias financieras de la empresa, organizacin inadecuada,
lentitud en los procesos operativos, elementos materiales ineficientes para los
volmenes y complejidad de las actividades e informacin incompleta e inoportuna.

1.10.9 Boletn No. 9 Auditoria operacional de la administracin de inventarios


Este boletn se refiere a los lineamientos bsicos que deben tomarse en cuenta para
levar a cabo la auditoria operacional de la Administracin de Inventarios, en empresas
industriales y comerciales de tipo comn; es decir, se exceptan aquellas con
caractersticas especiales, tales como constructoras, extractivas, de servicio, etc.

32
Auditora Operacional

Propsitos del boletn


Definir el objetivo de la auditoria operacional de la administracin de inventarios.

Sealar la metodologa aplicable a esta revisin, orientando acerca de


algunos instrumentos y tcnicas de que dispone el auditor para la ejecucin de su
trabajo.

Concepto y alcance de la administracin de inventarios


Para los efectos de este boletn, la Administracin de Inventarios, es el conjunto
de actividades que desarrollan los gerentes de una empresa, para asegurar las
existencias para produccin y/o venta en la cantidad, calidad y oportunidad necesaria,
a costos ptimos.

Objetivo de la Auditoria operacional de la administracin de inventarios


El objetivo de la Auditoria Operacional de la Administracin de Inventarios, es examinar
las actividades que la integran, con el propsito de identificar problemas,
deficiencias y oportunidades de mejorar los controles operacionales existentes, a fin de
incrementar su eficiencia operaciona

Metodologa
La metodologa de que dispone el Auditor es similar a las de la revisin operacional de
cualquier otra operacin.

Familiarizacin
Como primer paso en la realizacin de su trabajo, el auditor debe familiarizarse con el
entorno general de la empresa en cuanto al marco econmico y legar en que se
desenvuelve, as mismo, con la actividad especfica de administracin de inventario,
referente a los siguientes aspectos:

Objetivos, polticas, sistemas y procedimientos.


Estructura organizacional de las reas o departamentos correlacionados, directa o
indirectamente, con la administracin de inventarios.

33
Auditora Operacional

Caractersticas de los artculos de la empresa y del mercado de su ramo de


actividad.
Importancia de los inventarios en relacin a la situacin financiera de la empresa y
del costo de ventas en relacin a los resultados de operacin de la misma

Investigacin y anlisis de informacin financiera y operativa


El auditor deber obtener la informacin necesaria para tomarse un juicio de la
situacin operacional de los inventarios.
Asimismo deber efectuar anlisis comparativos de la informacin recabada, con
perodos anteriores y de ser posible con empresas similares.

Entrevistas
Mediante entrevistas el auditor deber:
Enterarse de las polticas de inventarios con el personal que ejecuta las actividades y
tambin con personal de otras reas o departamentos relacionados, como compras,
ventas, produccin, investigacin, desarrollo de productos nuevos, mercadotecnia, etc.

Examen de documentacin e investigaciones especficas


Con el objeto de verificar los datos obtenido en el anlisis de informacin y en las
entrevistas, as como obtener suficientes elementos de juicio, el auditor deber
examinar la documentacin selectivamente y realizar las investigaciones
especficas que considere necesarias.

Analizar los manuales de sistemas y procedimientos y asegurarse de su


actualizacin y cumplimiento.
Estudiar los diversos registros, archivos y formas existentes, para comprobar su
funcionalidad.

Evaluar la forma, oportunidad, grado de detalle, periodicidad, destino y utilidad de


los informes que se elaboran, relativos a la actividad de inventarios.
Elaborar en su caso, diagramas de flujo que muestren grficamente la secuencia
que sigue la operacin en sus diferentes fases.

Diagnstico.

34
Auditora Operacional

Resumen de observaciones y discusin previa

Conceptuar las oportunidades de mejoras encontradas y evaluarlas en su


conjunto, considerando los siguientes aspectos
Asegurar que se trate de problemas cuya solucin es factible, en las
circunstancias prevalecientes en la empresa o en un futuro inmediato
Cuantificar o estimar el impacto que tienen en la operacin y resultados de la
empresa.

Informe
En el boletn No. 2 de esta Comisin, establece los conceptos de informe para Auditoria
Operacional.

A continuacin se mencionan algunos ejemplos de aspectos que pueden informarse


como resultado de la auditoria operacional de inventarios

Falta de definicin, carencia o cumplimiento de objetivos y poltica para la


operacin de inventarios.
Fallas en la estructura orgnica del Departamento de inventarios.
Deficiencia en el control fsico y/o contable de los inventarios.
Falta de planeacin de requerimientos de materiales.
Niveles de inventarios ptimo, alto costo en la administracin de los mismos.

1.10.10 Boletn No.10 Auditoria operacional de los sistemas administrativos de


informacin
Los objetivos de la auditoria operacional de los sistemas administrativos de informacin
son los siguientes:

35
Auditora Operacional

Recomendar la obtencin de reportes adicionales para cubrir las carencias de


informacin importante para la administracin de la entidad econmica, as como el
medio ms apropiado para lograrlo.
Estudiar la relacin costo-beneficio que representa para la empresa el proceso de
los datos y la obtencin de reportes, con el fin de proponer medidas tendientes a
lograr que esta relacin sea favorable y que el costo se mantenga en niveles
aceptables.

Metodologa
La metodologa general para llevar a cabo una auditoria operacional, debe considerar
que los procedimientos se determinan fundamentalmente por los objetivos y por el
criterio de la persona encargada de realizar la auditoria.

Familiarizacin
Adems de la familiarizacin de carcter general, ser necesario conocer la estructura
organizacin de operacin y los sistemas que la organizacin tiene instalados para
obtener informacin.

Es importante determinar el enfoque de los diferentes sistemas de informacin, sus


objetivos, los polticos que son aplicables a estos sistemas que se utilizan en la
empresa de entidad.

Visita a las instalaciones


No se debe olvidar que el principal objetivo de las visitas a las instalaciones es el de
obtener un conocimiento detallado de la forma de operacin de la entidad e
involucrarse a un mas con sus polticas, administracin y procedimientos de control.
Es importante considerar que el optimo entendimiento de organizacin, ayuda a
enfocar mejor las recomendaciones que resulten del anlisis que se realice de la
situacin de los sistemas administrativos de informacin

Investigacin inicial
En la investigacin preliminar conviene determinar cmo se lleva a cabo la planeacin
de las operaciones, con el objeto de identificar el grado de detalle y la calidad de los
procedimientos que se utilizan para pronosticar los resultados y la situacin financiera o
futuro.

36
Auditora Operacional

Investigacin y anlisis
Dentro de esta etapa de investigacin y anlisis, tiene relevancia la obtencin de
ejemplos de la informacin que se genera en el proceso de plantacin estratgica

Una vez investigada en detalle la situacin de los sistemas de informacin, de haber


documentado y conformado los papeles de trabajo, es necesario proceder al anlisis de
la informacin recolectada se recomienda lo siguiente:

Evaluar detalladamente la calidad de la informacin


Evaluar la presentacin que utiliza para los informes y la informacin escrita visual
Evaluar la calidad de las bases de comparacin que se utiliza para medir los
resultados de operacin de la empresa.
Evaluar en forma preliminar y general la carga de trabajo del personal y
de los directivos que reciben los informes, considerando el tiempo de consulta y
otros recursos con que cuenta par analizarlos.
Evaluar si el grado de detalle incluido en los informes es suficiente para poder
tomar una decisin o accin con respecto a su contenido.
Deternimar el costo de la informacin y evaluar en un anlisis de la relacin costo
beneficio, si los resultados son favorables para la empresa que obtiene dicha
informacin.

Diagnstico
En la etapa de diagnstico, el auditor operacional deber asegurarse de la validez de
los puntos detectados en el anlisis y su efecto respecto de los objetivos de la
empresa.

No deber perder de vista el correcto enfoque de sus recomendaciones, las cuales


debern de ser prcticas y realistas.

Elaboracin y discusin del informe


En esta etapa se elabora un informe describiendo los resultados de la revisin.
conceptos asociados a la informacin que requieren las empresas

37
Auditora Operacional

Con el propsito de motivar la creatividad de los auditores operacionales de sistemas


administrativos de informacin a continuacin se mencionan algunos puntos que deben
de considerarse al redisear los informes sobre al situacin de los recursos en las
empresas o entidades.

Relativos a las finanzas


Informar acerca del cumplimiento del plan estratgico.
Informar sobre los planes y programas especficos que realizan los
ejecutivos, comparados con los presupuestos mensuales, semanales, etc.

Relativos a la maquinaria y los equipos


Caracteristica fsica de la maquinaria y equipo, incluyendo su antigedad y
estadisticas de explotacion y utilizacin.
Estudio del estado tecnolgico que guarda la maquinaria que se utiliza en la
planta o de los equipos.
Anlisis de los proyectos para erogaciones adicionales para compra o renta
de equipos.

Relativos a la funcin de produccin y al mantenimiento de inventarios


Situacin de las ordenes de venta por surtir.
Situacin de las ordenes de compra por recibir.
Respuesta y desarrollo de proveedores.
Programacin de produccin, incluyendo tiempos ociosos o muertos.
Posicin de inventarios y su rotacin.

Relativos a los productos o servicios que ofrece la compaa


Anlisis de las reclamaciones a las garantas y costos que se ha incurrido.
Evaluacin de la competencia
Rentabilidad y contribucin por lnea de productos; por producto o servicio.

Relativos a la funcin de mercado


Situacin del inventario en poder de clientes

38
Auditora Operacional

Rentabilidad por cliente, por distribuidor, por rea geogrfica.


Efectividad de la fuerza de ventas.

Relativos a los costos


Anlisis de los costos de produccin
Desviaciones en funcin a costos predeterminados.
Productividad y eficiencia de la mano de obra, tiempos extras, destajos, maquila.

Relativo a planeacin de los Recursos Humanos


Nmero de empleados y obreros que participan en la empresa.
Anlisis de la rotacin de personal, incluyendo la investigacin sobre las causas
que llevan a la rotacin excesiva
Anlisis de los puestos vacantes que existen dentro de la organizacin, asi como
de aquellos que pueden reestructurarse.

1.11 FASES DE LA AUDITORA OPERACIONAL

1.11.1 FASE I: ESTUDIO PRELIMINAR

El objeto de esta fase del proceso de Auditora Operacional, es el de obtener


informacin sobre la entidad, organismo o empresa pblica, la cual deber servir como
instrumento para el desarrollo de las siguientes etapas del examen y para la ilustracin
general del personal de Auditora que sea agregado a la ejecucin del trabajo.

Recopilacin de Informacin
Se debe recopilar en esta fase la mxima informacin til en el tiempo ms corto
posible sobre, por lo menos, sobre los siguientes aspectos:

a) Antecedentes
Por qu y para qu se cre la empresa o entidad

39
Auditora Operacional

Cambios en los objetivos inciales

Informes financieros recientes

Informes tcnicos recientes

b) Marco Legal
Disposicin legal de creacin
Estatutos

Reglamentos

Pacto o Convenio Laboral

Leyes, decretos y dems normas de carcter legal externo que tengan


incidencia directa en el desarrollo de las operaciones de la entidad, organismo
o empresa.

c) Organizacin
Organigrama
Asignacin de responsabilidad

Delegacin de autoridad o grado de autonoma

Manual de funciones

Reglamento Interno o Manual General Administrativo

d) Operaciones
Operaciones actividades de importancia
Manuales de procedimiento

e) Financiamiento
Fuentes de financiamiento
Presupuesto

f) Control

40
Auditora Operacional

Manual de auditora interna


Manuales especficos de control

g) Informacin adicional
La dems informacin de carcter interno o externo, que tenga relacin con la
naturaleza de las operaciones o actividades de la entidad, organismo o empresa y que
se considere de importancia o utilidad para la auditora operacional.

Caractersticas de la Fase I de Estudio Preliminar


La Fase de Estudio Preliminar presenta las siguientes caractersticas:
No es una lectura detallada de informacin o de manuales
Es un proceso rpido de recopilacin de informacin escrita y mediante
entrevistas con funcionarios. Si en la ejecucin de esta fase se observan indicios de
reas crticas, no se deben examinar; solamente se dejar constancia en los
papeles de trabajo para ser tenidos en cuenta posteriormente.

Procedimientos generales para el desarrollo de la Fase de Estudio Preliminar


A continuacin se relacionan los procedimientos de carcter general que deben
desarrollarse durante esta fase de la auditora.
Entrevista con el titular de la entidad, organismo o empresa (Ministro, Director o
Gerente) y dems funcionarios de importancia, para obtener informacin.
Recopilacin de la informacin sobre dichos aspectos.

Visita de familiarizacin a las oficinas e instalaciones de la entidad, organismo o


empresa, para: conocer su ubicacin fsica, apreciar su tamao, y conocer
brevemente a los funcionarios responsables.

Clasificacin y referenciacin de la informacin de acuerdo con la recopilacin de


informacin.

41
Auditora Operacional

En sntesis la fase de estudio preliminar en auditora operacional es similar a la


auditora financiera y solamente se diferencia en la diversidad y cantidad de la
informacin a recopilar, especialmente cuando se trata de la primera auditora, y, en
que para su revisin y anlisis existe una fase especfica en el proceso.

1.11.2 FASE II: COMPRENSIN DE LA ENTIDAD A AUDITAR

En esta etapa el auditor debe examinar la informacin recopilada en la etapa anterior


con la finalidad de determinar y analizar los objetivos, polticas y normas de la entidad,
organismo o empresa pblica. Es de importancia en esta etapa determinar los objetivos
principales del ente auditado, la autoridad delegada por la Junta Directiva, el Directorio
o el titular de la entidad a los funcionarios principales, las restricciones para el
financiamiento de las operaciones, etc.

a) Actividades Mnimas para comprender la entidad auditada


Determinar por qu se cre la entidad, organismo o empresa pblica. Cul fue la
necesidad de su creacin y los propsitos u objetivos que sealaron su creacin.

Determinar si los objetivos inciales han cambiado durante el transcurso del


tiempo.
Determinar con claridad la misin primordial de la entidad, organismo o empresa
pblica y cules son los objetivos principales para alcanzar la misin primordial.

Determinar las operaciones o actividades de importancia para alcanzar los


objetivos principales y los propsitos de cada actividad.

Determinar con claridad la regulacin de carcter legal, aplicable a la entidad,


organismo o empresa. Este aspecto tiene gran importancia cuando se trata de
una entidad pblica.

42
Auditora Operacional

Revisar nicamente los documentos que contengan disposiciones generales con


respecto a las operaciones de la entidad. Los manuales de procedimiento sern
o no revisados posteriormente segn la determinacin de las reas crticas.

Al final de esta fase o etapa del proceso de auditora operacional el Auditor habr
adquirido un buen grado de conocimiento sobre la entidad en que est actuando como
auditor operacional, interno o externo, que le permita intercambiar opiniones
vlidamente con los funcionarios de la administracin.

1.11.3 FASE III REVISIN Y EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO

a) Identificacin de reas crticas


El alcance ilimitado de la auditora operacional enfrenta el problema respecto a una
entidad determinada, que para poder evaluarla en su totalidad se requieren varios aos
de auditora. Por lo tanto, para llevar a cabo esta clase de auditora es necesario
reducir la cantidad de operaciones o actividades de la entidad a un nmero que
razonablemente pueda ser medido en trminos de eficacia, economicidad y eficiencia
en un tiempo tambin prudencial o razonable, generalmente de cuatro a seis meses,
con un grupo no menor de cinco auditores calificados.

El hecho de que la auditora operacional se aplique a solo una parte de las operaciones
de una entidad no reduce su utilidad y beneficio. Adems tratndose del sector pblico,
una adecuada planificacin del control externo posterior a mediano o largo plazo
permite que una entidad pblica de significativa importancia pueda ser evaluada
operacionalmente en sus reas ms importantes en el transcurso de varios aos, que
se contemplaran en el plan general.

Si no existe ninguno de los indicios mencionados se debe recurrir a la evaluacin del


sistema de control interno para establecer las reas con debilidades en el sistema de
control, lo cual resulta un buen camino pues es fcilmente demostrable que en una
unidad, rea, operacin o actividad que presente deficiencia de controles internos, el

43
Auditora Operacional

logro de las metas no se da (efectividad o eficacia), los costos son excesivos


(economicidad) y consecuencialmente la eficiencia no ser ptima.

Adems, la evaluacin del sistema de control interno, como medio de identificacin de


reas criticas, reduce la subjetividad y garantiza la independencia de la accin de
auditora.

Si la entidad ha realizado auditora financiera previamente a la auditora operacional


que se practicar, la evaluacin del control interno que se haya efectuado debera
indicar las reas dbiles de la entidad, resultado que sera utilizado en la auditora
operacional, evitando repetir dicho trabajo y permitiendo que en esta fase se reduzca a
la seleccin del rea a examinar y evaluar.

b) Control Interno Operacional


El control interno operacional para una entidad o de un rea determinada, implica un
proceso cuyos elementos son los siguientes:

El Desarrollo de los objetivos


La medicin de los resultados
Comparacin del rendimiento actual o real con los objetivos y metas propuestas
Anlisis de las causas de las diferentes desviaciones
La determinacin de la accin gerencial apropiada
La toma de accin
Revisin contina

1.11.4 FASE IV EXAMEN DETALLADO DE REAS CRTICAS

Esta etapa es la ms extensa en un proceso de auditora operacional. Tiene por


objetivo evaluar los posibles hallazgos que puedan existir en el rea o reas crticas
seleccionadas, para determinar el grado de eficacia o efectividad, economa y eficiencia
de las operaciones y para formular recomendaciones para mejorar dicho grado.

44
Auditora Operacional

Al terminar el examen detallado de las reas crticas o dbiles, el auditor operacional


tendr identificados plenamente los hallazgos de auditora que sean significativos y
tendr competentemente fundamentadas las conclusiones y recomendaciones que va a
proponer en su informe.

a) Programas de Auditora para el examen de las reas crticas


Las actividades anteriores pueden plasmarse en un programa de procedimientos
generales de auditora operacional para desarrollar la Fase IV, pero ser necesario
elaborar programas de trabajo detallados y a la medida, que contengan los pasos a
seguir en el desarrollo de dichos procedimientos, segn sean el tipo y la naturaleza del
rea, unidad u operaciones que sern evaluadas.

Los programas de trabajo debern tener una estructura lgica que conduzca a alcanzar
los objetivos de establecer y mejorar el logro de las metas propuestas (efectividad) o a
reducir el costo de las operaciones (economa) o a determinar y mejorar el nivel de
eficiencia. Como ya se indic en la seccin dedicada a la metodologa, en auditora
operacional los programas debern ser lo suficientemente flexibles que le permitan al
auditor desarrollar la iniciativa profesional ante las circunstancias imprevistas que
pueden presentarse en el desarrollo de la evaluacin.

b) Caractersticas del hallazgo de auditora operacional


Las operaciones o actividades que se encuentran afectadas en la efectividad,
economa o eficiencia, constituyen los denominados hallazgos de auditora operacional.

En cumplimiento del examen detallado de las reas crticas o dbiles (4ta.fase o etapa
del proceso), el auditor debe evaluar dichos hallazgos lo cual consiste en desarrollar e
identificar con claridad cada una de sus caractersticas.

Las caractersticas del hallazgo de auditora operacional son cuatro a saber:

La Condicin

45
Auditora Operacional

Constituye la situacin deficiente encontrada, referente a la operacin, actividad o


transaccin.

El Criterio
El criterio, est dado por las unidades de medida, las disposiciones legales o normas
aplicables, los indicadores o ndices y en general por los parmetros que el auditor
utiliza para comparar o medir la situacin actual. Puede decirse que el criterio es lo
que debe ser, es decir la situacin ideal.

El Efecto
Es el resultado adverso de la comparacin de la condicin contra el criterio. Hay
efectos que se pueden rescatar en el futuro, pero tambin hay efectos irrescatables.

La Causa
Es el motivo o razn de las evaluaciones o efectos establecidos al comparar la
condicin contra el criterio; es el porqu del efecto o de la condicin.

c) Conclusiones y Recomendaciones sobre los HAO


Una vez que el auditor operacional haya desarrollado las caractersticas de un hallazgo
estar en condiciones de concluir sobre el mismo y de proceder a identificar la mejor
solucin, para formular finalmente la recomendacin o recomendaciones, propsito de
su trabajo.

La Conclusin es la sntesis redactada con objetividad y con impacto, de las


caractersticas del hallazgo (condicin, criterio, efecto y causa). Dicha sntesis no
debe exceder de dos frases presentando la gravedad del problema.

Las Recomendaciones son las sugerencias presentadas por el Auditor para


corregir o mejorar la eficacia, economa y eficiencia de las operaciones
involucradas en el hallazgo. Las recomendaciones estarn orientadas a evitar

46
Auditora Operacional

que la causa del hallazgo se repita en el futuro y a rescatar los efectos cuando
estos sean recuperables. Igualmente las recomendaciones de auditora
operacional, deben ser practicables, tiles y costeables.

Finalmente, la evaluacin del hallazgo finaliza con los comentarios de los funcionarios
involucrados en el respectivo hallazgo.

d) Papeles de trabajo en auditora operacional


Los papeles de trabajo en auditora operacional son el conjunto de cdulas y
documentos que el auditor utiliza para dejar constancia o evidencia de:
Informacin obtenida en el transcurso del examen.
Evaluacin de la efectividad del control interno contable financiero y
operacional, y de la identificacin y seleccin de las reas crticas.

La evaluacin o desarrollo de los hallazgos.

d.1) Cdulas
Son los papeles de trabajo preparados directamente por el auditor y se dividen en
sumarias y analticas. Las cdulas sumarias resumen todo lo concerniente al HAO
(condicin, criterio, efecto, causa, conclusin y recomendacin). Las cdulas analticas
sustentan, fundamentan o demuestran los HAO.

d.2) Documentos
Son los papeles de trabajo preparados o suministrados por personas distintas al Auditor
(la entidad, terceros, etc.), que sirven para soportar o demostrar las aseveraciones del
Auditor.

d.3) Utilidad de los Papeles de Trabajo


En auditora operacional los papeles de trabajo sirven para:

47
Auditora Operacional

Sustentar y demostrar competentemente los hallazgos de auditora operacional,


las conclusiones y recomendaciones para mejorar la efectividad o eficacia,
economa y eficiencia.
Suministrar informacin suficiente para la preparacin del Informe de Auditora
Operacional

Demostrar la solidez y calidad profesional del trabajo de Auditora.

Permitir la supervisin del trabajo de Auditora.

Guiar la conduccin de Auditoras Operacionales subsiguientes.

d.4) Normas de preparacin de los Papeles de Trabajo


Debe tener un encabezamiento que indique el rea bajo examen o evaluacin, la
fecha de la evaluacin y el ttulo de su contenido.
Deben ser redactados con claridad, objetividad y adecuada gramtica.
Deben ser elaborados con limpieza y matemticamente exactos
Deben incluir las evidencias que sustentan las afirmaciones del Auditor.
Deben contener las informaciones que demuestren la realizacin de las pruebas
y procedimientos realizados.
Deben estar totalmente terminados, referenciados y cruzados de tal forma que
su revisin no requiera de la presencia de quien los elabor.

e) ndice
Es la codificacin de las reas y de los diferentes hallazgos, sirve para referenciar,
cruzar y archivar adecuadamente los papeles de trabajo.
f) Marcas
Son signos convencionales que el Auditor utiliza para indicar el trabajo realizado o para
efectuar notas, observaciones y explicaciones.

g) Archivo de los Papeles de Trabajo

48
Auditora Operacional

Archivo corriente est compuesto por los papeles de trabajo de inters exclusivo
para una Auditora determinada y por lo tanto no son de uso continuo en
auditoras posteriores, como son los anlisis que respaldan las pruebas
realizadas, la correspondencia relativa al examen, los programas de auditora.

Archivo Permanente est integrado por los papeles de trabajo de utilizacin


continua o necesarios en auditoras posteriores como son: disposiciones legales,
polticas, procedimientos, organizacin de la entidad, evaluacin de control
interno, etc.

Finalmente, es importante sealar que en auditora operacional es posible utilizar


papeles de trabajo de auditoras financiera ya elaborados, como cdulas analticas o de
soporte de la sumaria de un HAO. Esta circunstancia generalmente se da cuando la
auditora operacional es parte de una auditora con enfoque integral.

1.11.5 FASE V COMUNICACIN DE RESULTADOS O INFORME

a) Aspectos bsicos de la comunicacin de resultados


El auditor operacional debe ir comunicando los resultados de su examen, verbalmente
durante el transcurso de la cuarta etapa, para obtener el punto de vista de los
funcionarios de la empresa, y para debatir con ellos los hallazgos de auditora.
Igualmente, al final del trabajo el auditor debe tener una conferencia, un ciclo de
conferencias o un seminario con los funcionarios principalmente responsables de las
operaciones examinadas para comunicarles y discutir los resultados de su examen.

La comunicacin oficial y formal de los resultados de la auditora operacional, se


efecta en un informe escrito en el cual el auditor presenta debidamente documentados
dichos resultados, teniendo cuidado de que las expresiones sean efectivamente
convincentes al lector de la importancia de los hallazgos, la razonabilidad de las
conclusiones y la conveniencia de aceptar las recomendaciones.

En consecuencia, debe tener en cuenta por lo menos, los siguientes requisitos:

49
Auditora Operacional

Importancia.
Utilidad y Oportunidad
Sustentacin exacta, suficiente y adecuada
Objetividad y Concisin
Integridad

b) El Informe de auditora operacional


El informe final es el producto de la auditora practicada y frecuentemente es lo que
esperan con inters los responsables de la administracin de la empresa, su contenido
debe ser objetivo indicando los problemas detectados y las recomendaciones
pertinentes. Aunque el informe final se puede, considerar como el ltimo paso de la
auditora operacional en el transcurso de la misma pueden presentarse informes de
carcter parcial.

Muchos hallazgos de la auditora operativa deben ser comunicados en ,el transcurso


del trabajo, esto depender lo crtico y de la trascendencia del problema y de la
urgencia de la correccin, esta informacin puede ir trasladndose a los funcionarios
responsables para que procedan a tomar las medidas necesarias y dependiendo la
importancia podr informarse a la alta gerencia para poder cambiar las polticas y
normas existentes, algunos casos presentados pueden ser: falta de controles internos
en los sistemas de informacin, no se cumple los procedimientos de contratacin como
estn designados en los manuales de procedimientos y se violan las polticas de las
estructuras salariales, existen embotellamientos, desperdicios exagerados, mtodos
obsoletos, etc.
Una prctica comn es que el auditor redacte su informe borrador a medida que realiza
el trabajo, ello le permite ir evacuando por medio de sus papeles de trabajo las
debilidades y sugerencias que se plantearn en la revisin, por otro lado debe ir
preparando su informe considerando a quienes ira dirigido, redactarlo de manera
comprensible, claro y breve, haciendo las ampliaciones pertinentes en forma verbal o

50
Auditora Operacional

con la ayuda de cuadros anexos, debe resaltar aquellos puntos de mayor inters para
los usuarios del informe sin olvidar la importancia relativa de los datos.

No hay un formato estndar para la presentacin del informe, sin embargo debe tener
una imagen mental de lo que presentar en forma uniforme y de acuerdo al plan
general, sin perder la propia personalidad y estilo del Auditor encargado y debe
contener bsicamente los tres elementos siguientes:

b.1) Alcance y limitaciones del trabajo


En esta seccin debe identificarse los objetivos del trabajo realizado y el periodo
abarcado en la revisin, indicar que todas las operaciones se han evaluado o hacer la
excepcin de algn proceso no evaluado, las prioridades establecidas en la evaluacin
que tienen relacin con la definicin del objetivo, as como la utilizacin de especialistas
y la responsabilidad asumida en el trabajo, las limitaciones que existieron.

Detalle de los problemas que entorpecieron la realizacin del plan general, la utilizacin
de tiempo y los recursos empleados, las limitaciones pueden ser de origen interno
como las fuentes de informacin propias de recursos humanos y externas las fuentes
de informacin ajenas a recursos humanos como otras direcciones dentro de la propia
organizacin y otras instituciones o entidades con las cuales no se pudo realizar las
pruebas pertinentes y que pueden alterar el resultado de la opinin del auditor
operacional.

b.2) Eventos que afectan la eficiencia operacional


En esta seccin se presenta un resumen jerarquizado en el que resalten los hallazgos
ms significativos y se indique el efecto negativo sobre la buena marcha del negocio,
sealan las causas de los problemas detectados, y sus consecuencias. Son

51
Auditora Operacional

conclusiones a las que se llegan despus del examen de auditora operacional


practicado.

b.3) Recomendaciones para mejorar la eficiencia


Es conveniente que las recomendaciones se incluyan inmediatamente despus de que
se sealaron los eventos desfavorables, estas sugerencias pueden ser especficas o
generales.

Las recomendaciones deben estar enfocadas a que se mejore la eficiencia, citando


casos especficos en los cuales puedan modificarse los procedimientos, prediciendo en
lo posible los resultados del cambio, hasta poder dar cifras de ahorros o aumentos de
productividad que se "obtendrn con los cambios.

b.4) Responsabilidad del Informe

La elaboracin del informe es el punto final del trabajo del auditor y probablemente el
paso ms importante despus de un laborioso proceso de captacin y tratamiento de
informacin suficiente y competente para que el auditor operacional se forme una
opinin de acuerdo con su experiencia y conocimientos y sea capaz de realizar un
diagnstico y recomendaciones objeto para lo cual ha sido contratado, por lo tanto el
auditor debe ser muy hbil en el manejo de la informacin porque se trata de aspectos
muchas veces poco definidos y muy amplios para ser limitados a un criterio
cuantitativo.

La responsabilidad de Auditor Operacional consiste en informar sobre los problemas


detectados, sugerir y recomendar las soluciones, coadyuvar a su implementacin y
verificar los resultados.
Es responsabilidad directa y plena de la administracin de la entidad
auditada, cumplir con las recomendaciones luego de ser aprobadas por la Gerencia
General, en el caso del informe sobre recursos humanos debe ser la Gerencia de dicha
unidad administrativa la responsable del cumplimiento de lo recomendado.

52
Auditora Operacional

1.12 Tcnicas y procedimientos aplicables

Tcnicas
Estudio General
La Observacin
Descripciones
Entrevista
Cuestionario
Mtodo Grafico

El Estudio General: Se concentra mediante el examen de la documentacin.

La Observacin: Es Informacin ocular, es la apreciacin real obtenida por el auditor.

Las Descripciones: Su importancia esta en escribir, explicar o narrar las funciones,


caractersticas de las actividades y procedimientos que se realizan por el personal en
las diversas unidades administrativas de la empresa llevando procedimientos, registros,
archivos y recursos.

El mtodo es detallado y analtico, ideal para aplicarlo a pequeas empresas que


cuentan con un bajo volumen de operaciones. Tambin es aconsejable en empresas
que cuentan con un control interno deficiente, que haga necesario realizar una
descripcin detallada de las operaciones que se realizan.

La Entrevista: Es obtener informacin formulando preguntas verbales a los empleados


relacionados con el problema lo cual nos indique algn punto ptimo, negativo o
debilidad.

El Cuestionario: Consiste en el empleo de cuestionarios previamente elaborados por


el auditor, los cuales incluyen preguntas respecto a cmo se efecta el manejo de las
operaciones y quin tiene a su cargo las funciones.

53
Auditora Operacional

Mtodo Grfico: Seala por medio de Cuadros y graficas el flujo de las operaciones a
travs de los puestos o lugares donde se encuentran establecidas las medidas de
control para el ejercicio de las operaciones.

Procedimientos
Objetivos de la Auditoria Operacional
Investigacin y anlisis de las polticas y procedimientos de la empresa
Anlisis financiera y de informacin operativa
Investigaciones especficas
Resumen y discusin previa de los problemas detectados
Elaboracin del informe.

CAPTULO II

CASO PRCTICO
AUDITORA OPERACIONAL AL DEPARTAMENTO DE CRDITOS Y COBROS DE
UNA EMPRESA COMERCIALIZADORA DE LLANTAS

A travs de este captulo se presentar el caso prctico, que pretende dar a


conocer la metodologa a ser considerada por el Contador Pblico y Auditor para la
realizacin de una auditora operacional al departamento de crditos y cobros en
una empresa que se dedica a la comercializacin de llantas.

54
Auditora Operacional

METODOLOGA DEL DESARROLLO DE LA AUDITORA

Comercializadora Vitallantas, S.A. ha contratado los servicios de la firma de


auditores PCA Consultores, S.C., para que realice una auditora operacional al
departamento de crditos y cobros durante el perodo comprendido del 01 de
enero al 31 de diciembre del ao 2008, de la cual se espera un informe que
establezca las principales deficiencias encontradas y sus respectivas
recomendaciones que ayuden al fortalecimiento de los procedimientos que utiliza
actualmente este departamento y por lo tanto a mejorar el porcentaje de
recuperacin de las cuentas por cobrar de la empresa.

CPA Consultores, S.C., de conformidad con su experiencia en este tipo de


trabajos, enfocar el trabajo de la siguiente manera:

a) Familiarizacin con la estructura general de la empresa y el departamento de


crditos y cobros objeto de estudio:
Se iniciar con el proceso de familiarizacin que permita comprender la
estructura del departamento.
Se realizar un proceso de conocimiento general del negocio a travs de
narrativas.

b) Trabajo de documentacin: Se realizar un proceso de documentacin de


operaciones importantes tales como:
Proceso para otorgar crdito.
Proceso para realizar ventas al crdito (facturacin).
Proceso para recuperar las cuentas por cobrar.
Proceso para emitir notas de crdito.

c) Informe del trabajo realizado: El informe documentar los problemas y


deficiencias a fin de proporcionar sugerencias para corregir las deficiencias
encontradas.

55
Auditora Operacional

Se tendr como marco de referencia y gua los Boletines de la Auditora


Operacional del Instituto Mexicano de Contador Pblicos. Especficamente los
boletines siguientes: a) Boletn Nmero 2: Metodologa de la Auditora
Operacional, b) Boletn Nmero 5: Auditora Operacional de Cobranzas y c)
Boletn Nmero 8: Auditora Operacional de Otorgamiento del Crdito.

PROPUESTA DE SERVICIOS PROFESIONALES

El acuerdo y compromiso entre la entidad y la firma de auditora, se estableci de


mutua comprensin con relacin a los objetivos que se pretenden alcanzar y se
determin el alcance del compromiso de auditora, las responsabilidades, la visin,
la metodologa y la estrategia de la ejecucin del trabajo en las oficinas de la
entidad.

A continuacin se presenta la carta propuesta de servicios profesionales para la


realizacin de la Auditora Operacional al rea de Crditos y Cobros de la
Comercializadora Vitallantas, S.A.

56
Auditora Operacional

Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A.


Auditora Operacional al Departamento de Crditos y Cobros
Propuesta de Servicios
Auditora al 31/Dic/2008 PT PSP 1/4

HECHO POR: PAC Fecha: 21/10/2009


Guatemala, octubre 21 de 2009 REVISADO POR: MGS Fecha: 21/10/2009

Ing. Gabriel Campos


Gerente General
Comercializadora Vitallantas, S.A.
Ciudad

Estimado Ingeniero Campos:

57
Auditora Operacional

De acuerdo a lo conversado con usted, tengo el agrado de presentarle un detalle del


trabajo que estaremos realizando, para evaluar los procedimientos del departamento
de crditos y cobros durante el perodo comprendido del 01 de enero al 31 de
diciembre del ao 2008, y as determinar si dichos procedimientos son adecuados o
estn incidiendo en el aumento de morosidad de la cartera de clientes.

I INFORMACIN BSICA
Antecedentes de la Entidad
La compaa Comercializadora Vitallantas, S. A., distribuye llantas de las marcas
Hankook, y Bridgestone Firestone, para transporte pesado y automviles, las ventas
se realizan a travs de una cadena de sucursales ubicadas tanto en la ciudad capital
como en el interior del pas. Las actividades administrativas se desarrollan en las
oficinas centrales ubicadas en la ciudad capital del pas, en Calzada Aguilar Batres
56-78 zona 11. La compaa fue fundada por la familia Campos, quienes a la vez
ocupan los cargos de direccin en la compaa. El Gerente Financiero Administrativo
toma la mayor parte de las decisiones basndose en la informacin que le
suministran los restantes tres gerentes, con quienes discute los asuntos
correspondientes a sus respectivas reas cuando considera necesario.
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A.
Auditora Operacional al Departamento de Crditos y Cobros
Propuesta de Servicios PT PSP 2/4
Auditora al 31/Dic/2008 HECHO POR: PAC Fecha: 21/10/2009

REVISADO POR: MGS Fecha: 21/10/2009

El Departamento de Crditos y Cobros es responsable por el mantenimiento de un


alto nivel de calidad de cartera al vender a clientes que representen niveles de riesgo
prudentes. Es su responsabilidad el no asumir riesgos innecesarios y velar por que
los pagos de los clientes sean realizados de conformidad con los trminos de ventas,
e informar al Departamento de Ventas acerca de clientes que representen situaciones
de riesgo y hacer esfuerzos para limitar su exposicin en estas reas.

58
Auditora Operacional

Se ha decidido contratar los servicios de CPA Consultores, SC como asesores, para


evaluar las actividades del departamento de crditos y cobros, determinar la
eficiencia de los procedimientos que a la fecha utiliza y recomendar las
modificaciones que se consideren adecuadas.

Objetivos, finalidad o propsito de la entidad


Llegar a ser una cadena exitosa entre proveedores y clientes, adems exceder las
expectativas en servicio y calidad de estos ltimos.

Personal clave del rea de crditos y cobros de la entidad


Nombre Puesto
Jos Campos Gerente Financiero Administrativo
Beatriz Canseco Asistente A
Alma Linares Prez Asistente B
Luisa Lima Archila Asistente C
Luis Jos Morales Ruiz Cobrador
Mario Letona Garca Mrida Cobrador

II ESTRATEGIA DEL TRABAJO A REALIZAR


El trabajo consiste en desarrollar sobre la base de la metodologa que se establece en
los Boletines de Auditora Operacional del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos,
una Auditora Operacional al Departamento de Crditos y Cobros, llevada a cabo entre
el 27 de octubre y 11 de noviembre de 2009.

Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A.


Auditora Operacional al Departamento de Crditos y Cobros
Propuesta de Servicios
PT PSP 3/4
Auditora al 31/Dic/2008
HECHO POR: PAC Fecha: 21/10/2009
REVISADO POR: MGS Fecha: 21/10/2009

59
Auditora Operacional

III OBJETIVOS DEL TRABAJO


Evaluar a travs de la Auditora Operacional, las actividades ms representativas del
Departamento de Crditos y Cobros, para determinar la efectividad de sus
procedimientos y recomendar modificaciones de acuerdo a las necesidades de la
empresa y establecer aspectos generales y la estructura organizacional del
Departamento de Crditos y Cobros de la empresa objeto de estudio, para determinar
si son adecuados y recomendar modificaciones de acuerdo a las necesidades de la
empresa.

IV ADMINISTRACIN DEL TRABAJO


Tomando en consideracin la naturaleza del trabajo a realizar, se asignar un gerente
a la revisin y dos asistentes para que brinden apoyo administrativo en la recopilacin
de informacin.

El socio de la firma, proporcionar asesora al trabajo. A continuacin se detallan los


nombres de las personas claves asignadas a la revisin:

Nombre Puesto
Ana Luca Pirir Elvira Socia
Mara Gonzlez Salazar Gerente
Pablo Archila Crdova Asistente
Melinda Mrida Campos Asistente

Solicitamos la cooperacin total de su personal y confiamos en que ellos pondrn a


nuestra disposicin todos los registros y documentacin que se requiera en relacin
con el trabajo a realizar.

V HONORARIOS

60
Auditora Operacional

Los honorarios fijados para el desarrollo de la auditora se basan en el tiempo


requerido por las personas designadas al trabajo, de acuerdo a tarifas establecidas
por el despacho, los cuales asciende a un valor total de Q. 31,000.00 (treinta y un mil
quetzales exactos) ms el Impuesto al Valor Agregado.

Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A.


Auditora Operacional al Departamento de Crditos y Cobros
Propuesta de Servicios
Auditora al 31/Dic/2008 PT PSP 4/4
HECHO POR: PAC Fecha: 21/10/2009
REVISADO POR: MGS Fecha: 21/10/2009

Los honorarios se facturarn en un 50% al inicio del trabajo y el otro 50% al entregar el
informe final.

Favor de firmar y devolver la copia adjunta de esta carta para indicar su aceptacin y
acuerdo sobre el desarrollo de nuestro trabajo.

Atentamente,

61
Auditora Operacional

PCPA Consultores, SC

Ana Luca Pirir Elvira


Contador Pblico y Auditor
Reg. 200114644

APROBACIN:

Nombre: ___Gabriel Campos____________


Puesto: ___Gerente General___________
Firma: _____________________________
Fecha: ____Octubre, 23 de 2009_______

PLANEACIN DE LA AUDITORA OPERACIONAL AL DEPARTAMENTO DE


CRDITOS Y COBROS.

El objetivo de la planeacin es establecer la estrategia, gua y tiempos del trabajo,


su fin es identificar posibles sesgos y riesgos que deben ser comunicados al
equipo de trabajo para guiar y enfocar apropiadamente el trabajo. El siguiente plan
de auditora se desarroll por el gerente que est a cargo de la auditora, quien
gui la auditora al comienzo de las actividades de la planeacin preliminar, en
base a su conocimiento, experiencia y juicio profesional.

62
Auditora Operacional

Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A.


Auditora Operacional al Departamento de Crditos y Cobros
Memorndum de Planeacin
PT MP 1/3
Auditora al 31/12/2008 HECHO POR: MMC Fech 23/10/20
a: 09
REVISADO POR: Fech 26/10/20
1. Objetivo de la Auditora
MGS a: 09
El trabajo consiste en desarrollar
utilizando como base la metodologa que se establece en los Boletines de Auditora
Operacional del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, la Auditora Operacional
al Departamento de Crditos y Cobros, llevada a cabo del 27 de octubre al 11 de
noviembre del 2009. Ver P.T. PSP 2/3.

2. Alcance de la Auditora
Se evaluar el perodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre del ao 2008,
para tener un parmetro de medicin de saldos de las cuentas por cobrar y otras que
se consideren necesarios.

63
Auditora Operacional

3. Antecedentes del Negocio


Fue constituida en 1974, con el propsito de comercializar llantas nuevas para
transporte pesado, agrcolas y para automviles. Actualmente, para exceder las
expectativas del cliente en servicio y calidad se ofrecen productos con precios
competitivos en el mercado, de ptima calidad y con excelentes servicios a travs de
ocho sucursales en el permetro de la ciudad capital y siete sucursales
departamentales.

4. Actividad Principal
Su principal actividad es la importacin y venta al por mayor y menor de llantas para
camiones, automviles, vehculos agrcolas e industriales.

5. Identificacin de las reas Crticas


Se identificaron como reas crticas los procesos para otorgar crdito, emitir una
factura y el procedimiento de cobro
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A.
Auditora Operacional al Departamento de Crditos y Cobros
Memorndum de Planeacin PT MP 2/3
Auditora al 31/Dic/2008
HECHO POR: MMC Fecha: 23/10/2009

REVISADO POR: MGS Fecha: 26/10/2009

1. Cronograma de Actividades

Comercializadora Vitallantas, S.A.


Auditora Operacional al Departamento de Crditos y Cobros
Cronograma de Actividades

64
Auditora Operacional

Fecha de Inicio: 19 de octubre 2009

Fecha de finalizacin: 20 de noviembre 2009 Ver P.T. PSP 2/3.

2. Personal clave del rea de crditos y cobros de la empresa


comercializadora de llantas para el desarrollo del trabajo.

Nombre Puesto
Jos Campos Gerente Financiero Administrativo
Beatriz Canseco Asistente A
Alma Linares Prez Asistente B
Luisa Lima Archila Asistente C
Luis Jos Morales Ruiz Cobrador
Mario Letona Garca Mrida Cobrador

65
Auditora Operacional

Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A.


Auditora Operacional al Departamento de Crditos y Cobros
Memorndum de Planeacin
PT MP 3/3
Auditora al 31/Dic/2008
HECHO POR: MMC Fecha: 23/10/2009

REVISADO POR: MGS Fecha: 26/10/2009

Personal clave del equipo de auditora asignado para el desarrollo del trabajo.
Nombre Puesto Iniciales de Aos de
Referencia Experiencia
Ana Luca Pirir Elvira Socia ALPE 10 aos
Mara Gonzlez Salazar Gerente MGS 7 aos
Pablo Archila Cordova Asistente PAC 4 aos
Melinda Mrida Campos Asistente MMC 4 aos

Clculo de tiempo a invertir para la determinacin de honorarios

66
Auditora Operacional

PROGRAMA GENERAL PARA EL DESARROLLO DE LA AUDITORA


OPERACIONAL AL DEPARTAMENTO DE CRDITOS Y COBROS.
A travs del programa general se pretende desarrollar la auditora y obtener resultados
satisfactorios, guiar a los auditores en el desarrollo de su trabajo, establecer el avance
del trabajo y servir de base para futuras auditoras.

67
Auditora Operacional

Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A.


Auditora Operacional al Departamento de PT PGA 1/4
Crditos y Cobros HECHO POR: MMC Fecha: 26/10/2009
Programa General de Auditora
Auditora al 31/Dic/2008 REVISADO POR: MGS Fecha: 26/10/2009

OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS BSICOS

1. OBJETIVO
Recopilar informacin especfica sobre antecedentes,
marco legal, organizacin y operaciones relevantes que
permitan obtener la informacin necesaria para llevar a
cabo la Auditora Operacional al Departamento de Crditos
y Cobros de la empresa objeto de estudio.

No.
Hecho Pgina
2. METODOLOGA A UTILIZAR Ref. P.T.
por de
Tesis

2.1 FAMILIARIZACIN

Familiarizarse con las operaciones que se revisarn dentro


del contexto de la empresa que se est auditando, a travs
de un estudio ambiental, evaluacin de la gestin
administrativa y visita a las instalaciones, tal como se A-1 1/2
detalla a continuacin:

a) Determine la importancia financiera que para la


empresa representa la operacin
que se audita estableciendo la representacin de las
cuentas por cobrar en relacin al activo. PAC 81
b) Determine la rotacin de las cuentas por cobrar de
la compaa que se est auditando. A-1 2/2 PAC 82
c) Detalle la infraestructura fsica con que cuenta la
compaa para el desarrollo de sus operaciones.

- Visita a las instalaciones de la empresa auditada. A-2 1/2 PAC 83


- Obtencin de conocimientos generales de la empresa. A-3 1/2 PAC 85

68
Auditora Operacional

2.1 FAMILIARIZACIN

d) Solicite la estructura organizacional de la empresa


y del departamento de crditos y cobros y obtenga
conocimientos sobre aspectos generales de la
empresa y del departamento solicitando la
informacin siguiente:

- Organigrama actual de la empresa A-4 MMC 87


- Conocimientos generales del departamento A-5 MMC 88
- Organigrama actual del departamento A-6 1/6 MMC 89
- Funciones a cargo del Gerente Financiero Administrativo A-6 2/6 MMC 90
- Funciones a cargo de las Asistentes de Crditos y Cobros A-6 4/6 MMC 92
- Funciones a cargo de los Mensajeros A-6 6/6 MMC 94
- Organigrama propuesto para el Departamento de A-7 1/3 PAC 95
Crditos y Cobros
- Propuesta descriptor de puesto para el Jefe de Crditos y A-7 2/3 PAC 96
Cobros
- Revisin sistema de informacin utilizado por el Depto. A-8 1/3 MMC 98
De Crditos y Cobros
- Desarrollo de pruebas sobre la confiabilidad del sistema A-8 2/3 MMC 99
de informacin.
2.2 INVESTIGACIN Y ANLISIS

Analice la informacin y examine la documentacin para


evaluar la eficiencia y efectividad de las operaciones
sujetas a revisin, a travs de los siguientes pasos:

a) Determine los procesos a evaluar del Departamento


de Crditos y Cobros. A-9 MMC 101
b) Obtenga conocimiento de las polticas de crdito y A-10 1/2 MMC 102
cobro de la empresa.

69
Auditora Operacional
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A PT PGA 3/4
Auditora Operacional al Departamento de
Crditos y Cobros HECHO POR: MMC Fecha: 26/10/2009
Programa General de Auditora REVISADO POR: MGS Fecha: 26/10/2009
Auditora al 31/Dic/2008

OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS BSICOS

1. OBJETIVO
Recopilar informacin especfica sobre antecedentes, marco
legal, organizacin y operaciones relevantes que permitan
obtener la informacin necesaria para llevar a cabo la Auditora
Operacional al Departamento de Crditos y Cobros de la empresa
objeto de estudio.

Hecho No. Pgina


2. METODOLOGA A UTILIZAR Ref. P.T.
por de Tesis

c) Evale el proceso que utiliza la empresa para autorizar


un crdito nuevo.

- Cuestionario de control interno para autorizacin de un A-11


crdito nuevo. 1/11 PAC 104
- Narrativa procedimiento para autorizacin de un crdito A-11 MMC 106
nuevo. 3/11
- Flujograma del procedimiento actual para autorizacin de un A-11 MMC 109
crdito nuevo. 6/11
- Evaluacin cumplimiento del procedimiento para autorizacin A-11 PAC 112
de un crdito nuevo. 9/11
- Evaluacin del anlisis del riesgo crediticio realizado por el
A-11
departamento de crditos en base a los Estados Financieros del PAC 114
11/11
cliente.
d) Evale el proceso que utiliza la empresa para
facturacin.
A-12
- Cuestionario de control interno proceso de facturacin. 1/10 PAC 115
- Narrativa procedimiento de facturacin. A-12 PAC 116
2/10
- Flujograma procedimiento actual de facturacin. A-12 PAC 118
4/10
- Evaluacin cumplimiento procedimiento de facturacin. A-12 MMC 122
8/10
- Evaluacin integridad de informacin entre facturacin y A-12 MMC 124
cuenta por cobrar. 10/10

e) Evale el proceso que utiliza la empresa para recuperar A-13 MMC 125

70
Auditora Operacional
las cuentas por cobrar.

- Cuestionario de control interno para cobros. 1/11


- Narrativa procedimiento de cobro A-13 MMC 127
3/11
- Flujograma procedimiento actual de cobro A-13 MMC 129
5/11
- Evaluacin cumplimiento aplicacin de cobros A-13 PAC 132
8/11
- Evaluacin cumplimiento aplicacin de cheques rechazados A-13 PAC 134
y cheques prefechados 1011
- Evaluacin cumplimiento conciliacin mensual de la cartera A-13 PAC 135
de clientes vrs DMG 11/11
- Evaluacin cumplimiento elaboracin de conciliaciones A-13 PAC 135
bancarias 11/11
f) Realice un anlisis de la cartera de clientes de la
empresa a travs del desarrollo de los siguiente
procedimientos de auditora.

- Revisin y anlisis de la antigedad de saldos de la cartera


de clientes. A-14 1/7 MMC 136
- Anlisis de saldos vencidos a ms de 60 das A-14 2/7 MMC 137
- Realice la valuacin de la reserva de cuentas incobrables de A-14 5/7 MMC 140
la empresa
- Detalle confirmaciones de saldos de clientes A-14 7/7 MMC 142
g) Documente el procedimiento que la empresa utiliza
para la emisin de notas de crdito.

- Narrativa para conocer el procedimiento que la empresa


utiliza para emitir notas de crdito a sus clientes. A-15 1/4 PAC 143
- Evaluacin cumplimiento del procedimiento que la empresa A-15 2/4 PAC 144
utiliza para emitir notas de crdito a sus clientes.
- Propuesta procedimiento para emitir notas de crdito. A-15 3/4 PAC 145
- Propuesta formato para autorizar la emisin de notas de A-15 4/4 PAC 146
crdito.
2.3 DIAGNSTICO

Sumarice los hallazgos encontrados durante la auditora y


reporte aquellos que sean indicios de notorias fallas de eficiencia. IA MMC 147

PAPELES DE TRABAJO.

71
Auditora Operacional

El propsito de los papeles de trabajo es documentar las materias que son


importantes en la provisin de elementos de juicio, para respaldar la opinin del
auditor, por lo que deben auxiliar la planeacin, el desempeo de la auditora y en
la supervisin y revisin del trabajo de auditora.

Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A.


Auditora Operacional al Departamento de Crditos y Cobros
Representacin Cuentas por Cobrar en Relacin al Activo
Participacin del rubro de cuentas por cobrar en relacin al total de activo
(Cifras expresadas en quetzales) Al 31/12/2008

PT A-1 1/2

HECHO POR: PAC Fecha: 27/10/2009

REVISADO POR: MGS Fecha: 27/10/2009

Concepto Valor Porcentaje


Cuentas por Cobrar 20,953,491.61 26.60%
Total Activo 78,782,641.16 100%
^
Conclusin: La cuenta por cobrar representa el 26.60% del total del activo, superada
nicamente por el rubro de inventarios, lo que confirma que es importante evaluar si
son adecuados los procesos y procedimientos que actualmente se utilizan para
garantizar su recuperacin.

Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A.


Auditora Operacional al Departamento de Crditos y Cobros
Rotacin Cuentas por Cobrar
Auditora al 31/Dic/2008 PT A-1 2/2

HECHO POR: PAC Fecha: 27/10/2009

REVISADO POR: MGS Fecha: 27/10/2009

72
Auditora Operacional

Evaluacion tiempos necesarios para recuperar las cuentas por cobrar.

Razn de Rotacin de Cuentas Por Cobrar: Indica el nmero de veces que las ventas al
crdito se convierten en efectivo disponible, entre ms alta resulta la razn menor es el
tiempo de cobro.

ROTACION DE CUENTAS Ventas Netas Anuales 93,166,347.02 = 4.45


POR COBRAR AA al Credito 777= veces
Cuentas por Cobrar 20,953491.61 al
ao

Razn de Cuentas Por Cobrar en Das: Al igual que la razn anterior, sta muestra la
capacidad de la compaa en efectuar la recuperacin de ventas al crdito, slo que con la
particularidad de que esta razn muestra el nmero de das que las ventas se mantuvieron
con los clientes antes que stos efectuarn la cancelacin respectiva.

ROTACION DE CUENTAS qqqq Dias del ao 88888 365 = 82 das


POR COBRAR EN DIAS Rotacion de Cuebtas por Cobrar 4.45

Conclusin: Se determin que la rotacin de las cuentas por cobrar de acuerdo a la poltica
de crditos debera ser de 6 veces al ao, sin embargo de acuerdo al anlisis realizado, la
compaa present al 31 de diciembre del 2008 una rotacin de 4.45 veces al ao. Esta
razn financiera trasladada a das muestra que el tiempo que se tardan en recuperar las
cuentas por cobrar es un promedio de 82 das, influenciado por los saldos a ms de 60 das
de crdito que se encuentran fuera de la poltica de crditos.

Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A.


Auditora Operacional al Departamento de Crditos y Cobros
Obtencin de Conocimientos Generales
PT A-2 1/2
de la Empresa.
Auditora al 31/Dic/2008 HECHO POR: PAC Fecha: 27/10/2009

REVISADO POR: MGS Fecha: 27/10/2009

73
Auditora Operacional
Persona a Cargo de la Entrevista: Pablo Archila Crdova

La entrevista se hizo al Lic. Jos Campos, Gerente Financiero Administrativo. Inicialmente se


expuso el propsito del trabajo y posteriormente se procedi con la entrevista.

ASPECTOS GENERALES

1 Antecedentes Histricos de la Empresa?


Fue constituida en 1974, con el propsito de comercializar llantas nuevas para transporte
pesado, agrcolas y automviles.

Actualmente, para exceder las expectativas del cliente, se ofrecen productos con precios
competitivos en el mercado, de ptima calidad y con excelentes cobertura.

2 Cul es el objetivo, finalidad o propsito de la empresa?


Llegar a ser una cadena exitosa entre nuestros proveedores y clientes, adems de exceder las
expectativas de calidad de estos ltimos.

3 Con respecto al marco legal, hay alguna regulacin especfica para la


empresa?
La empresa est inscrita como una empresa comercial con la aplicacin de todas las leyes
existentes, no goza de ningn beneficio u obligacin especial.

4 Cmo est organizada la Junta Directiva de la empresa?


Existe una Junta Directiva, constituida por 4 hermanos, cada uno est cargo de una
Gerencia, (Gerencia General, Financiera Administrativa, Mercadeo y Ventas). El rea
Financiera tiene a cargo los departamentos de Contabilidad, Crditos y Cobros, Archivo,
Cmputo, Compras e Inventarios. Para una mejor visualizacin se presenta organigrama
proporcionado por la Gerencia Financiera. Ver P.T. A-4.
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A.
Auditora Operacional al Departamento de Crditos y Cobros
Obtencin de Conocimientos Generales de la Empresa.
Auditora al 31/Dic/2008
PT A-2 2/2
HECHO POR: PAC Fecha: 27/10/2009
REVISADO POR: MGS Fecha: 27/10/2009

74
Auditora Operacional
Persona a Cargo de la Entrevista: Pablo Archila Crdova

5 Qu nos puede comentar sobre las polticas establecidas ya sean escritas o


verbales?
Al inicio de la compaa no se crey necesario contar con polticas escritas, las
existentes son verbales y se han transferidos de persona a persona.

6 Posee un control especfico para evaluar las operaciones de su empresa?


Se cuenta con validaciones de sistema computarizado, stos se refieren que antes de
terminar cierta transaccin deber cumplir con determinados aspectos o procesos para que el
sistema le permita continuar con su transaccin. Adems, se cuenta con un Auditor Interno
para que implemente controles especficos para cada actividad en la empresa.

7 Nos puede proporcionar quines en su opinin sern nuestras personas


claves
para la este trabajo?
Gerente Financiero Administrativo y el personal del departamento de crditos y cobros.

Nombre Puesto
Jos Campos Gerente Financiero Administrativo
Beatriz Canseco Asistente A
Alma Linares Prez Asistente B
Luisa Lima Archila Asistente C
Lidia Mndez Paz Asistente D
Luis Jos Morales Ruiz Cobrador
Mario Letona Garca Mrida Cobrador

Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A.


Auditora Operacional al Departamento de Crditos y Cobros
Organigrama Actual de la Empresa PT A-3
Auditora al 31/Dic/2008
HECHO POR: MMC Fecha: 27/10/2009

REVISADO POR: MGS Fecha: 27/10/2009

75
Auditora Operacional

Junta Directiva

Auditor Interno

Gerente General

Gerente Financiero y Gerente de Ventas Gerente de Gerente de


Administrativo Recursos Humanos Mercadeo y
Publicidad

Contabilidad Fuerza de Ventas


Capital

Crditos y Cobros Fuerza de Ventas


Interior

Cmputo
Transportes

Compras

Inventarios

Fuente: Organigrama actual

Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A.


Auditora Operacional al Departamento de Crditos y Cobros
Conocimientos Generales del Departamento
PT A-4
Auditora al 31/Dic/2008 HECHO POR: MMC Fecha: 28/10/2009
REVISADO POR: MGS Fecha: 28/10/2009
Persona a Cargo de la Narrativa: Melinda Mrida Campos

76
Auditora Operacional

CDULA NARRATIVA
El recorrido en el Departamento de Crditos y Cobros se realiz en compaa de la seorita
Beatriz Canseco (asistente A de crditos y cobros). Las instalaciones del departamento de
Crditos y Cobros, estn ubicadas en la Calzada Aguilar Batres 56-78 Zona 11 (oficinas
centrales de la empresa). Est ubicado en el segundo nivel del edificio en la parte izquierda de
las instalaciones.

El jefe directo del departamento de Crditos y Cobros es el Gerente Financiero Administrativo


debido a que el proceso de cobro lo consideran de vital importancia para mantener un perfil
de negocio en marcha.

El departamento est compuesto por 4 asistentes y dos mensajeros, ubicadas dentro de una
misma oficina de unos 400 metros de largo, las cuatro asistentes son mujeres y cada una
posee un escritorio de regular tamao, un archivo (sin llave), computadora, sumadora.

Se utilizan dos tipos de impresoras, una laser para impresiones de cartas, memos y una de
cinta para la impresin del auxiliar de cuentas por cobrar y reportes que se envan
directamente del sistema que la compaa utiliza para el control de sus operaciones. Para
ingresar al sistema utilizan una contrasea que identifica a cada usuario.

Utilizan un sistema integrado de contabilidad, el cual est compuesto por mdulos, los cuales
estn automatizados para que cuando se registre una venta en el sistema de facturacin, se
generen los registros contables, que giran alrededor de las transacciones correspondientes a la
misma, tal como la venta, rebaja del inventario y registro de la cuenta por cobrar si la venta se
realiza al crdito. Al igual que el registro de un pago, genera la partida contable para rebajar la
cartera e ingresar el efectivo al banco. Ver evaluacin del sistema en A-5 2/4.
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A.
Auditora Operacional al Departamento de Crditos y Cobros
Organigrama Actual del Departamento
Auditora al 31/Dic/2008 PT A-5 1/4

HECHO POR: MMC Fecha: 28/10/2009

REVISADO POR: MGS Fecha: 28/10/2009

77
Auditora Operacional

Gerente Financiero
Administrativo

Asistente A (Cartera Asistente B (Cartera Asistente C (Cartera Asistente D (Cartera


Ingenios y Gobiernos) Vendedores Central) Centros de Servicio) Mayoreo)

Mensajero
Mensajero

Fuente: Organigrama actual del Departamento de Crditos y Cobros.

Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A.


Auditora Operacional al Departamento de Crditos y Cobros
Funciones a cargo del Gerente Financiero Administrativo
Auditora al 31/Dic/2008

PT A-5 2/4

HECHO POR: MMC Fecha: 28/10/2009

REVISADO POR: MGS Fecha: 28/10/2009

Persona a Cargo del detalle de funciones: Melinda Mrida Campos

Persona Entrevistada: Lic. Jos Campos (Gerente Financiero Administrativo)

78
Auditora Operacional
Objetivo: Detallar las funciones que actualmente realiza el Gerente Financiero Administrativo y
concluir si dichas funciones le permiten enfocarse en los problemas diarios que deben
enfrentarse como responsable directo del Departamento de Crditos y Cobros.

Nivel de Educacin: Licenciado en Administracin de Empresas.

Responsabilidades:

Encargado de velar por el adecuado funcionamiento del rea administrativa y financiera


de la compaa.

Responsable de la supervisin de los Jefes a cargo de los departamentos de


Contabilidad, Cmputo, Compras e Inventarios.

Responsable directo del departamento de Crditos y Cobros.

Reportar a la Gerencia General y Junta Directiva.

Funciones identificadas:

Anlisis de datos financieros a corto, mediano y largo plazo y administracin de los


recursos monetarios de la compaa.

Anlisis de costos y gastos crticos de la operacin e implementar planes de ahorro a


corto plazo, mediano y largo plazo.

Determinacin de la estructura y custodia de los activos de la compaa.

Supervisin y desarrollo del personal bajo su mando.

Maximizacin de los recursos.

79
Auditora Operacional
Fijacin de la estructura de capital.

Cualquier funcin anloga o inherente al puesto que la Gerencia General solicite.

Autorizacin de crditos a clientes nuevos.

Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A.


Auditora Operacional al Departamento de Crditos y Cobros
Funciones a cargo de cada Asistente de Crditos y Cobros
Auditora al 31/Dic/2008
PT A-5 3/4
HECHO POR: MMC Fecha: 28/10/2009

REVISADO POR: MGS Fecha: 28/10/2009

Reunin quincenal con las asistentes de crditos y cobros para revisar el


anlisis de antigedad de saldos y determinar planes de accin para recuperar
los saldos vencidos de la cartera de cuentas por cobrar.
Autorizacin de notas de crditos.
Autorizacin del registro de cuentas consideradas incobrables.

Conclusin: En base al detalle de funciones arriba identificadas que estn a cargo


del Gerente Financiero Administrativo, se lleg a la conclusin que existen funciones

80
Auditora Operacional

que l debera desempear como jefe directo del Departamento de Crditos y Cobros,
tales como:
a) Anlisis de expedientes para crditos PT A-5 4/4
nuevos
HECHO POR: MMC Fecha: 28/10/2009
b) Revisin de garantas de crditos
REVISADO POR: MGS Fecha: 28/10/2009
c) Custodia de expedientes de clientes
d) Aplicacin de intereses por pagos atrasados
e) Realizar visitas a clientes para asegurar la recuperacin la cuenta corriente, sin
embargo durante la entrevista nos indic que sus responsabilidades como Gerente
Financiero Administrativo no le permiten desarrollar stas funciones.

Se considera que las funciones listadas en el prrafo anterior son fundamentales para
mantener una cartera con saldos corrientes por lo que se har una propuesta del
nuevo organigrama del Departamento de Crditos y Cobros y de las funciones que
debern estar a cargo de la persona que desempee el puesto de Jefe del
Departamento de Crditos y Cobros. Ver P.T. A-7 1/3 y A-7 2/3.

Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A.


Auditora Operacional al Departamento de Crditos y Cobros
Funciones a cargo de cada Asistente de Crditos y Cobros
Auditora al 31/Dic/2008

Persona a cargo del detalle de funciones: Melinda Mrida Campos

Personas entrevistadas: Las cuatro asistentes del Departamento de Crditos y Cobros:


Nombre Puesto
Beatriz Canseco Asistente A
Alma Linares Prez Asistente B
Luisa Lima Archila Asistente C
Lidia Mndez Paz Asistente D

81
Auditora Operacional
Objetivo: Documentar las funciones de las asistentes del Departamento de Crditos y Cobros
y determinar si dichas funciones son adecuadas de acuerdo al cargo que desempean.

Nivel de Educacin: Nivel Medio, especficamente Peritos Contadores.

Responsabilidades:
Cada una de las asistentes de Crditos y Cobros, identificadas en el organigrama como A, B, C
y D, tienen a cargo funciones la cartera a su cargo y de reportar al Gerente Financiero
Administrativo.

Funciones identificadas:
Asistente A, B, C y D: Encargadas de llevar el control de los cobros diarios de la
cartera a su cargo.
Asistente A y B: Encargadas de realizar los cortes de forma para recibos de caja a
cobradores y vendores.
Asistente A y B: Encargadas de separar liquidacin de cobros por cliente para que la
encargada de cada cartera realice la liquidacin de pagos y depsito de cheques.
Asistente A: Ingresa datos de clientes nuevos al sistema utilizando de base los
expedientes aprobados por el rea financiera para crearles un cdigo para ventas al
crdito. La funcin la desempea porque no existe un jefe de crditos y cobros.
Asistente A: Anlisis de documentacin e investigacin para autorizacin de lneas de
crdito. La funcin la desempea porque no existe un jefe de crditos y cobros.
Asistente A, B, C y D: Cuadrar y solicitar se procese la cobranza de clientes en el
sistema mediante la documentacin de soporte (recibos de caja).
Asistente A, B, C y D: Quincenalmente emite un reporte al Gerente Financiero
Administrativo sobre la situacin de clientes.
Asistente A, B, C y D: Reciben llamadas de clientes y atiende directamente
inconformidades o resuelven consultas a los mismos.
Asistente A: Realizar modificacin a la base de datos de clientes previa autorizacin de
gerencia financiera. La funcin la desempea porque no existe un jefe de crditos y
cobros.
Asistente A, B, C y D: Responsables del seguimiento de cobro a clientes, a travs de
llamadas telefnicas, correos electrnicos, cartas.
Asistente A y B: Planeacin de la ruta de cobro de los mensajeros.

82
Auditora Operacional
Asistente A, B, C y D: Envo mensual de estados de cuenta a los clientes.

Conclusin: En base a ste detalle de actividades se lleg a la conclusin que la asistente


de crditos A, para mantener una adecuada segregacin de funciones no debe desempear
las siguientes atribuciones: a) La creacin de cdigos de clientes nuevos en el sistema y b)
Anlisis de expedientes de clientes que solicitan crdito y c) Realizar modificaciones a la base
de datos de clientes porque tiene a su cargo funciones de seguimiento a clientes y cobros; lo
que podra ocasionar que se escondan errores o se manipule la base de datos de los clientes
en perjuicio de los intereses de la empresa.

INFORME DE LA AUDITORA OPERACIONAL

Guatemala, enero 15 de 2010

Seores
Junta Directiva
Comercializadora Vitallantas, S. A.
Ciudad

Estimados Seores:

Hemos efectuado la Auditora Operacional al Departamento de Crditos y Cobros de la


empresa Comercializadora Vitallantas, S.A., por el perodo del 01 de enero al 31 de
diciembre del ao 2008, en cumplimiento a la propuesta de fecha 21 de octubre del
ao 2009, aprobada por ustedes. El trabajo incluyo la evaluacin de las actividades
del Departamento de Crditos y Cobros para el otorgamiento de crditos a clientes
hasta la recuperacin de las cuentas por cobrar.

I OBJETIVOS DEL TRABAJO

83
Auditora Operacional

La Auditora Operacional al Departamento de Crditos y Cobros se realiz utilizando la


metodologa que indican los Boletines de Auditora Operacional del Instituto Mexicano
de Contadores Pblicos, con el objetivo de efectuar la evaluacin de las actividades de
dicho departamento, determinar la efectividad de los procedimientos y recomendar las
modificaciones de acuerdo a las necesidades de la empresa para mejorar el proceso
de recuperacin de las cuentas por cobrar.

Especficos
a) Conocer aspectos generales y la estructura organizacional de la empresa
comercializadora de llantas, que puedan tener influencia en el proceso de
recuperacin de las cuentas por cobrar.
b) Evaluar los procesos actuales para el otorgamiento de crditos y la
realizacin del cobro.
c) Proporcionar recomendaciones para mejorar las deficiencias encontradas.
II ALCANCE DEL TRABAJO
El trabajo se realiz por el perodo del 01 de enero al 31 de diciembre al ao 2008. Se
evalu la eficiencia de la estructura organizacional del departamento de Crditos y
Cobro, la eficiencia del procedimiento que se utiliza para otorgar crdito a un cliente, la
eficiencia del procedimiento que se utiliza para facturacin y la eficiencia del
procedimiento que utiliza para recuperar las cuentas por cobrar.

III DEFICIENCIAS, EFECTOS Y RECOMENDACIONES


Los resultados de la evaluacin realizada son los siguientes:

1. Procedimiento para evaluar y autorizar lneas de crdito nuevas.

Se realiz la revisin del procedimiento que utiliza la empresa para anlisis y


autorizacin de lneas de crdito con base en expedientes de clientes autorizados
durante el 2008. A continuacin se detallan las deficiencias encontradas:

84
Auditora Operacional

No. de Nombre del cliente Monto de


expendiente Crdito
seleccionado Autorizado

4 Tcnica Universal, S.A. 205,000.00


12 Rentrak 300,000.00
18 Mara Hortencia de 100,000.00
Arenales
21 Juan Carlos Ros 240,000.00
27 Transportes Fortalezas 340,000.00
del Sur
30 Sistemas y Equipos, S.A. 200,000.00

Deficiencias:
a) No exista evidencia del anlisis realizado para determinar la capacidad de
pago del cliente.

b) Ninguno de los expedientes revisados tena completa la documentacin que


la empresa solicita para el anlisis de crditos nuevos.

c) Se confirm que el monto de crdito autorizado lo determin el Gerente


Financiero Administrativo de acuerdo a su criterio, ya que no existe una
poltica que indique estratos de clientes y lmite de crdito por estratos.

d) Dentro de la documentacin que la empresa solicita al cliente para el anlisis


del crdito no se incluye un flujo de caja proyectado por un ao.

85
Auditora Operacional

e) Se estableci que no se realiza una actualizacin peridica de la situacin


econmicafinanciera-patrimonial y legal de los clientes con lnea de crdito
autorizada.

Efecto:
Debido a las deficiencias detectadas en el procedimiento de anlisis y autorizacin de
lneas de crdito existen en cuentas por cobrar saldos vencidos por un monto de
Q. 475,835.27 que no se han recuperado por falta de liquidez de los clientes.
A continuacin se detalla la lista de clientes con saldos pendientes de pago por falta de
liquidez:

Cdi Nombre Cliente Saldo al


go 31/12/2008
379 Saan International 37,918.00
3
390 Transportes y Servicios Correccin 7,840.00
4
398 Transportes Fortalezas del Sur 13,969.90
5
464 Transportes Terrestres y Aereos 250,950.50
5
587 Administradora de Servicios MU 43,629.28
4
623 Transportes Jag, S.A. 8,166.72
3
642 Mara Hortencia de Arenales 75,950.69

86
Auditora Operacional

1
676 Rutas Aracely Calzada 8,572.18
6
878 Tesorera Municipal Zacapa 28,838.00
6
Total 475,835.27

Recomendaciones:
a) El Jefe de Crditos y Cobros debe incluir dentro del listado de documentos a
requerir a los clientes que solicitan crdito en la empresa, un flujo de caja
proyectado por un ao, para evaluar la disponibilidad de efectivo que tiene el
cliente para cumplir con sus obligaciones.

b) El Jefe de Crditos y Cobros debe realizar un anlisis de la capacidad de pago


de los clientes que solicitan se les autorice una lnea de crdito, a travs de
razones financieras de liquidez, rentabilidad y endeudamiento basadas en los
Estados Financieros comparativos del cliente sujeto a anlisis.

c) El Jefe de Crditos y Cobros debe desarrollar una matriz para evaluacin de


crditos que indique rangos de crdito y el tipo de riesgo que conlleva cada
rango, especificando los requisitos que se le deben solicitar a cada cliente de
acuerdo monto de crdito a otorgar.
d) El Jefe de Crditos y Cobros debe solicitar se realice una actualizacin anual de
la situacin econmica-financiera-patrimonial y legal de los clientes con crdito
autorizado, que permita anticipar problemas que provoquen una reduccin en la
recuperacin de la cartera de cuentas por cobrar.

2. Procedimiento para emisin de facturas por ventas al crdito.

Se realiz la revisin del procedimiento que se utiliza para facturacin. A continuacin


se detallan las deficiencias encontradas:

87
Auditora Operacional

Deficiencias:
a) Se realizaron ventas al crdito a clientes sin lmite de crdito disponible o con
saldos vencidos por pagar a la empresa, autorizadas por el Gerente Financiero
Administrativo. No existe una poltica que detalle el lmite en monto de la
Gerencia Financiera Administrativa para ste tipo de autorizaciones. A
continuacin se detallan las facturas detectadas con stas caractersticas:

Tipo Nmero de Fecha


Documento Nombre del Factura Emisin
Monto
Cliente

FAC Transportes V-243240 18/02/2008 222,580.12


Medina, S.A.
FAC Transportes G M-152358 22/05/2008 112,830.20
FAC Comerciaizadora V-244640 25/05/2008 75,810.32
La X, S.A.
FAC Transportes M-155158 12/12/2008 166,987.45
TransAmrica, S.A.

b) El Departamento de Crditos y Cobros no participa en las reuniones en las


cuales el vendedor y los clientes definen si existe algn documento o
procedimiento especial adicional requerido para asegurar la transparencia de la
venta y garantizar el pago de las facturas en tiempo.

c) Las facturas detalladas a continuacin no tenan una cotizacin autorizada


emitida por el cliente:
Tipo Nombre del Cliente Nmero Fecha Monto
Documento de Emisin

88
Auditora Operacional

Factura

FAC Telgua S-16711 05/02/2008 24,126.01


FAC Transportes V-242540 16/02/2008 151,820.40
TransAmrica, S.A.
FAC Transportes J Y M S-16035 21/02/2008 34,171.27
FAC Juan Carlos Ros V-246040 28/08/2008 31,620.10
FAC Transportes Medina, M-155858 15/12/2008 36,584.14
S.A.

d) Las facturas detalladas a continuacin no tenan constancia de recepcin del


producto por parte del cliente:

Tipo Nmero de Fecha


Documento Nombre del Factura Emisin Monto
Cliente

FAC Tcnica Universal, S-16011 04/02/2008 24,136.83


S.A.
FAC Luis Javier S-18811 14/08/2008 43,902.50
Morales

Efecto:
Debido a las deficiencias detectadas en el procedimiento de facturacin existen en
cuentas por cobrar saldos vencidos por un monto de Q. 504,310.01 por documentacin
pendiente de completar para soportar la transparencia de la venta y saldos vencidos
por ventas realizadas a clientes sin lmite de crdito disponible autorizadas por la
Gerencia Financiera Administrativa por un monto de Q. 2, 222,940.82. A continuacin
se detalla la lista de clientes que integran stos saldos:

89
Auditora Operacional

Cdigo Nombre Cliente Saldo al 31/12/2008

Cliente requiere documentacin de


soporte adicional
3547 INDE 92,453.62
6587 Telgua 127,406.39
8540 EMT 284,450.00
Sub-total
504,310.01
Clientes sin lmite de crdito
disponible
3658 Transportes TransAmrica, S.A. 721,769.57
5987 Transportes G 378,160.27
520 Transportes Medina, S.A. 1,123,010.98
Sub-total
2,222,940.82
Total 2,727,250.83

Recomendaciones:
a) El Jefe del Departamento de Crditos y Cobros debe asistir a las reuniones en
las cuales el vendedor y los clientes definan si existe algn documento o
procedimiento especial adicional para asegurar la transparencia de la venta y
garantizar el pago de las facturas en tiempo.

b) La Junta Directiva debe autorizar una poltica que establezca un monto mximo
a autorizar por parte de la Gerencia Financiera Administrativa, para ventas a
clientes que ya sobrepasaron el lmite de crdito autorizado o que tengan saldos
vencidos sin pagar. Adicionalmente, se debe autorizar una poltica que
establezca que para ventas que sobrepasen el lmite autorizado a la Gerencia
Financiera Administrativa, ser necesario que un Comit de Crditos que puede
estar conformado por el Jefe de Crditos y Cobros, el Auditor Interno y un
miembro nombrado por la Junta Directiva, realicen el anlisis del expediente del

90
Auditora Operacional

cliente y determinen si es viable autorizar una ampliacin en el crdito previo a


concretar la venta.

c) El Gerente Financiero Administrativo debe autorizar, publicar y aplicar sanciones


a los vendedores que realicen una venta al crdito sin cumplir con cada uno de
los pasos que establece el procedimiento que la empresa tiene vigente para
ste tipo de facturacin.

3. Procedimiento para realizar la recuperacin de las cuentas por cobrar.

Se realiz la revisin del procedimiento que se utiliza para el cobro de ventas al crdito.
A continuacin se detallan las deficiencias encontradas:

Deficiencias:
a) Las facturas por ventas al crdito no son entregadas al departamento de
crditos y cobros un da despus de su emisin para que se inicie el proceso de
solicitud de contrasea y posteriormente de cobro, tal como lo establece el
procedimiento vigente. A continuacin se detallan las facturas que fueron
entregadas para proceso de cobro varios das despus de su facturacin.

Tiempo entre
fecha de
Nombre del
No. No de factura Monto facturacin y
Cliente
fecha de entrega
a depto cobros

Transportes
1 TransAmrica, S.A. S-12521 11,650.59 15 das

2 Transportes J Y M S-14035 27,630.06 10 das

3 Luis Javier Morales S-15212 38,117.25 6 das

4 Transportes S-15512 33,064.72 8 das


Fortalezas del Sur

91
Auditora Operacional

5 Imitaciones M-151281 59,696.01 4 das


Especiales, S.A.

b) Las asistentes de crditos y cobros se renen quincenalmente con el Gerente


Financiero Administrativo para discutir los problemas de cobro de la cartera de
cuentas por cobrar. Se considera que ese lapso de tiempo es muy amplio y no
permite otorgar el seguimiento y apoyo oportuno para solucionar los problemas
que presente la cartera.

c) Se verific que no se envan mensualmente estados de cuenta a todos los


clientes de la compaa.

Efecto:
La rotacin de cuentas por cobrar de la empresa se encuentra en 82 das debido a que
existe un total de Q.4, 111,343.60 que representan el 19.62% de la cartera de
clientes con saldos vencidos a ms de 60 das, porque no se realiza un seguimiento
oportuno de los problemas que existen para concretar los cobros a los clientes.

A continuacin se detalla una muestra de los clientes que componen ste saldo
vencido:
Cdigo del Saldo al
Nombre Cliente 31/12/2008
Cliente
3547 INDE 92,453.62
3658 Transportes TransAmrica, S.A. 721,769.57
3985 Transportes Fortalezas del Sur 13,969.90
4645 Transportes Terrestres y Aereos 250,950.50
5641 Ancass 125,810.81
5874 Administradora de Servicios 43,629.28
MU
5956 Transportes Santa Luisa 156,743.37

92
Auditora Operacional

5987 Transportes G 378,160.27


6120 Transportes Tala 93,109.00
6284 Repuestos Pullman Teja, S.A. 40,538.40
8540 EMT 284,450.00

Recomendaciones:
a) El Jefe de Crditos y Cobros debe solicitar se implemente en el sistema de
cuentas por cobrar un reporte diario que indique el detalle de facturas por
ventas al crdito por cada segmento de la cartera de cuentas por cobrar, para
que cada asistente de crditos y cobros pueda imprimirlo y chequear qu
ventas al crdito se realizaron y as determinar qu facturas por ventas al
crdito an no les han sido entregadas para proceso de cobro. ste reporte les
permitir contar con ms tiempo para solucionar problemas que puedan
interferir en la realizacin del cobro de acuerdo a la poltica de la empresa.

b) La reunin para revisin de los saldos de la cartera de cuentas por cobrar debe
llevarse a cabo semanalmente por parte de las 4 asistentes y el Jefe de
Crditos y Cobros. Se recomienda que las asistentes de crditos y cobros
presenten en sta reunin un informe de las facturas que presentaron
problemas al momento de enviarse a cobro. Este informe y su continuo
seguimiento permitir que el jefe de departamento conozca los puntos en los
cuales debe enfocarse para alcanzar las metas de cobro que se hayan
planificado y evitar que existan saldos fuera de la poltica de crdito de la
empresa.

c) Las asistentes de crditos y cobros A, B, C y D deben cumplir con enviar


mensualmente estados de cuenta a los clientes y realizar el seguimiento de
posibles diferencias para subsanar los problemas de manera oportuna.

4. Ajuste a reserva de cuentas incobrables.

93
Auditora Operacional

Deficiencia:
La provisin de cuentas incobrables registrada en el Balance General al 31 de
diciembre es el 3% que permite la Ley del Impuesto Sobre la Renta, sin embargo se
determin que existe una insuficiencia en la reserva de cuentas incobrables de
Q. 755,488.02, tal como se muestra a continuacin:

5. Detalle de valuacin realizada:


Segn empresa

Concepto
Saldo cuentas por cobrar al 31/12/2008 20,953,491.61
Porcentaje mximo permitido por la ley del ISR 3%
Reserva Cuentas Incobrables 628,604.75

Segn auditora

De acuerdo a Normas Internacionales


de Informacin Financiera debe provisionarse el
valor por el riesgo existente a la fecha dentro del
estado financiero.

() Saldos considerados incobrables que no


fueron ajustados por la empresa
(782,446.69)
() Saldos de clientes sin liquidez (475,835.27)
() Saldos de clientes en cobro judicial (125,810.81)
Insuficiencia en reserva de cuentas (755,488.02)
incobrables al 31/12/2008

Efecto:
No se muestra el saldo real de las cuentas por cobrar al 31 de diciembre del ao 2008.

94
Auditora Operacional

Recomendacin:
El Jefe de Crditos y Cobros nombrado debe solicitar la autorizacin del Gerente
Financiero Administrativo para ajustar la reserva de cuentas incobrables de acuerdo a
la insuficiencia detectada.

6. Procedimiento para emisin de notas de crdito

Deficiencia:
No existe un formato pre-impreso para documentar el motivo de la emisin y el proceso
de autorizacin de las notas de crdito.

Efecto:
No existe un formato de control que documente las razones de la emisin y
autorizacin de las notas de crdito, por lo que existe el riesgo que se emitan
documentos de ste tipo en contra de los intereses de la empresa.

Recomendacin:
Implementar un procedimiento y un formato para documentar la solicitud y autorizacin
de notas de crdito. En el anexo 1 de ste informe se hace una propuesta del
procedimiento y formato para la solicitud y autorizacin de notas de crdito.

7. Funciones del Gerente Financiero Administrativo

Deficiencia:
El Gerente Financiero Administrativo es el responsable directo del Departamento de
Crditos y Cobros sin embargo existen funciones que l debera desempear tales
como: a) Anlisis de expedientes para crditos nuevos, b) Revisin de garantas de
crditos, c) Custodia de expedientes de clientes, d) Aplicacin de intereses por pagos

95
Auditora Operacional

atrasados, d) Realizar visitas a clientes para asegurar la recuperacin la cuenta


corriente, e) Realizar modificaciones a la base de datos de clientes, que sus funciones
como Gerente Financiero Administrativo no le permiten desempear.

Efecto:
Inadecuado seguimiento a los objetivos y problemas que pueda presentar el
Departamento de Crditos y Cobros al no contar con una persona que tenga la
totalidad de su tiempo disponible para revisar procedimientos de trabajo e implementar
los cambios que considere adecuados para mejorar su funcionamiento. Adicionalmente
no existe una adecuada segregacin de funciones ya que la Asistente de Crditos y
Cobros a desempea funciones tales como anlisis de expedientes para crditos
nuevos y modificaciones a los cdigos de los clientes, qu por control interno no
concuerdan con sus funciones de seguimiento de cobros y atencin a clientes.

Recomendacin:
El departamento debe tener un jefe de crditos y cobros que reporte al Gerente
Financiero Administrativo para garantizar la adecuada atencin a los problemas y
objetivos fijados. En el anexo nmero 2 de ste informe se presenta la propuesta del
detalle de funciones que podra tener a cargo la plaza de Jefe de Crditos y Cobros.

8. Atribuciones de los mensajeros de crditos y cobros

Deficiencia:
Los mensajeros del departamento de Crditos y Cobros tienen asignado recoger o
entregar documentacin de carcter administrativa que les soliciten del Departamento
de Contabilidad o Gerencia General que no tienen relacin con el proceso de cobro.

Efecto:
Debido a que es una actividad establecida como atribucin, se les solicita cumplan con
estas actividades adicionales a la ruta de cobro, lo que les resta el tiempo disponible

96
Auditora Operacional

para visitar a los clientes, afectando la recuperacin de la cartera de cuentas por


cobrar.

Recomendacin:
Dentro de las atribuciones de los mensajeros de Crditos y Cobros no debe
contemplarse realizar actividades de otros departamentos ya que los desvan de su
objetivo principal que es la recoleccin de los pagos de los clientes.

9. Documentacin de Polticas y Procedimientos del Departamento de Crditos


y Cobros.

Deficiencia:
Como resultado de la revisin se confirm que las polticas y procedimientos de la
empresa y por lo tanto del departamento de crditos y cobros, as como los cambios o
actualizaciones a estas polticas y procedimientos no estn por escrito, son verbales y
se transmiten de persona a persona.

Efecto:
Los cambios o modificaciones a los procesos para otorgar crditos o realizar cobros no
llegan a todas las personas involucradas en el proceso en tiempo, causando atrasos
en las actividades por desconocimiento del procedimiento.

Recomendacin:
Debido a la importancia que tienen las polticas y procedimientos, se sugiere que la
Gerencia Financiera Administrativa contrate los servicios de un especialista que realice
el diseo e implementacin de estos procedimientos, para que el personal del
departamento de crditos y cobros cuente con un documento de referencia para
consulta. Adems, es necesario que la Gerencia Financiera Administrativa informe a
todos los empleados involucrados en los procesos los cambios que modifiquen algn
procedimiento que se encuentre vigente.

97
Auditora Operacional

Atentamente,

CPA Consultores, S.C.


Lic. Ana Luca Pirir Elvira
Socia Directora

ANEXO No. 1
1.1 Propuesta: Procedimiento para autorizar la emisin de notas de crdito.

PROCEDIMIENTO PARA EMISIN DE NOTAS DE CRDITO

1. OBJETIVO
Establecer el procedimiento a seguir por los empleados que soliciten la emisin de una
nota de crdito a fin de documentar y validar la procedencia de la misma.

2. POLTICAS DE OPERACIN
Las notas de crdito se emitirn a favor del cliente en los casos siguientes:

Por devoluciones de llantas efectuadas por el cliente por desperfectos de


fbrica.
Por descuentos otorgados al cliente no fueron aplicados en la factura.
Por la aplicacin de descuentos de menor porcentaje al autorizado.
Por diferencias de ms en el precio del producto vendido.
Otras que se demuestren que son necesarias.

3. PROCESO PARA SOLICITAR AUTORIZACIN Y EMISIN DE LA NOTA DE


CRDITO.
3.1 El rea de ventas o crditos y cobros debern solicitar la autorizacin mediante el
formato de Solicitud de Nota de Crdito.

98
Auditora Operacional

3.2 El formato de solicitud deber estar firmado por la persona que solicita la emisin
de la nota de crdito, por el Jefe de Crditos y Cobros y por el Gerente Financiero
Administrativo.
3.3 Al momento que el formato est autorizado el facturadora proceder a emitir la
nota de crdito.
3.4 El original de la nota de crdito se entregar al cliente y a la vez se solicitar firme
la copia como constancia de entrega. La solicitud de la nota de crdito y la copia
firmada por el cliente se enviarn a archivo.
1.2 Propuesta: Formato para autorizar la emisin de notas de crdito.

99
Auditora Operacional

SOLICITUD NOTA DE CRDITO


( Antes de dos meses de emitida la factura )

Nmero Correlativo: Fecha:

Empresa: Fax:
Nit: Telfono:
Contacto:

Descripcin del producto:


No. Factura Fecha Valor Razn de la solicitud

Observaciones:

Solicita: ( f).__________________

Autoriza (Jefe de Crditos y Cobros): ( f).__________________

Autoriza (Gerente Financiero Administrativo): ( f).__________________

ANEXO NO. 2
PROPUESTA DESCRIPTOR DEL PUESTO DE JEFE DE CRDITOS Y COBROS

100
Auditora Operacional

Objetivo: Eliminar las actividades que actualmente realiza el Gerente Financiero


Administrativo como jefe directo del Departamento de Crditos y Cobros, al colocar un
jefe al frente del departamento que tenga como funciones especficas trabajar para
alcanzar los objetivos que se le establezcan al departamento de acuerdo a la planes de
la compaa.

Nivel de educacin:
Licenciatura en Administracin de Empresas o
Ingeniero Industrial.

Experiencia:
Mnimo de 5 aos de experiencia en el rea de crditos y cobros. De
preferencia con conocimiento sobre el rea de la empresa.

Jefe inmediato: Gerente Financiero Administrativo.

Responsabilidades:
Velar por el adecuado funcionamiento del departamento de crditos y
cobros.
Supervisin de los asistentes.
Emisin de reportes a gerencia financiera y gerencia general.

Funciones:
Junto al comit de crditos ser el encargado de la autorizacin de los crditos
otorgados a clientes especiales previo anlisis.

Anlisis de expedientes de clientes que solicitan autorizacin de crdito.

Programar, planear y realizar los cobros a clientes.

101
Auditora Operacional

Tener la autoridad para solucionar problemas con clientes en relacin a los


crditos.

Acceso para realizar cambios en las bases de datos de clientes, por ejemplo,
cambios de direccin, razn social, ampliacin de crdito.

Coordinar el seguimiento a clientes morosos y de los que se consideren


incobrables, trasladar un informe a contabilidad para la depuracin contable,
con la autorizacin previa de la Gerencia Financiera.

Revisar la informacin que preparen sus asistentes.


Revisin de garantas de crditos

Custodia de expedientes de clientes.

Mantener los das de crdito de acuerdo a las polticas de crdito de la


compaa.

Aplicacin de intereses por pagos atrasados.

102
Auditora Operacional

CONCLUSIONES

1) El propsito del Boletn No. 1, Esquema Bsico de la Auditoria Operacional, es


eliminar divergencias que hayan existido e identificar polmicas que ayudan al objetivo
que el contador pblico presta cuando examina o estudia a la entidad para incrementar
la eficiencia y apoyo a las entidades para presentar recomendaciones para simplificar
el trabajo.

2) El alcance la Auditoria Operacional es evaluar el desempeos y determinar qu tipos


de investigaciones adicionales deben hacerse para lograr avances y as los encargados
de las areas sean sometidos a evaluacin para que las operaciones sean acorde a las
funciones tradicionales y obtener los resultados deseados.

3) Llevar a cabo una auditoria operacional de ventas es sumamente necesario para una
organizacin, considerando que el departamento de ventas, es el encargo de la
generacin de fuentes de trabajo y la principal donde se cumplen los objetivos
econmicos.

4) La actividad principal de Cobranzas es la recuperacin de los precios de los


productos que se brindaron a los clientes por medio del crdito. se requiere por parte
de la empresa que incluye esta actividad en sus operaciones, la coordinacin de
objetivos, polticas y procedimientos, tendientes a lograrla eficiencia de esta operacin
de recuperacin del crdito.

5) La Auditora Operacional de la Administracin de Recursos Humanos, lleva como


objetivo determinar la capacidad del su personal para manejo de sus operaciones.

6) La auditora operacional de los centros de procesamiento de datos es importante ya


que califica y evala el cumplimiento de los estndares y mtodos con respecto al
procesamiento de la informacin.

ii
Auditora Operacional

7) El departamento de crditos y cobros de una empresa comercializadora de llantas


es aquel que ayuda a alcanzar los objetivos de toda empresa en el rea de crditos y
cobros, tal como generar flujos de efectivo al realizar efectivamente la cobranza. Para
lograrlo es importante que los procedimientos que se utilicen se encuentren
documentados adecuadamente y sean transmitidos de forma apropiada al personal
involucrado

8) El Contador Pblico y Auditor en la Auditoria Operacional de la Administracin de


Inventarios, debe examinar las actividades que la integran, a efecto de identificar
problemas, deficiencias y oportunidades de mejorar los controles operacionales
existentes, con la finalidad de incrementar su eficiencia operativa.

9) La auditora operacional de los sistema de administrativos de informacin tiene una


importancia en una entidad que desea lograr sus objetivos y crecer en sus operaciones
y uno de los pasos para llegar a ellos es sabiendo que los informes que le proporcionan
es fiable y que viene de un sistema excelente de informacin.

iii
Auditora Operacional

RECOMENDACIONES

1) Es muy importante que el objetivo, alcance y aplicacin de la auditoria operacional


as como su relacin y diferenciacin con la auditora interna, interna y consultora sean
aplicados por parte de las administraciones para que se consiga detectar problemas y
as poder proporcionar las soluciones para evitar obstculos a la eficiencia.

2) La auditoria operacional es recomendable hacerla con frecuencia a fin de que rinda


sus mejores frutos al encontrar las deficiencias y hacer as las correcciones y obtener
mejores resultados al mismo tiempo determinar de esta manera la confianza en los
resultados y en tiempo mnimo y no cuando ya no tenga solucin alguna.

3) El CPA debe conocer las polticas de la empresa y del departamento de ventas con
el fin de contar con el conocimiento de los objetivos de la entidad y que sus
recomendaciones y observancias vayan de la mano.

4) El alcance de la Auditoria Operacional de Cobranzas nos ayuda a obtener los


objetivos, generales de la empresa que toma en cuenta la metodologa las tcnicas
los instrumentos y tcnicas que el Contador Pblico y Auditor posee para la
realizacin de la misma.

5) La administracin debe proponer programas de capacitacin constantemente, as


como determinar pruebas que permitan confiar que el personal ha aprendido bien
la tarea que deber desempear.

6) El auditor debe sugerir planes de accin para mejorar la calidad de la informacin


que se obtiene a todos los niveles de la organizacin.

7) El Contador Pblico y Auditor como asesor en el desarrollo de una auditoria


operacional al departamento de crditos y cobros de la empresa comercializadora de

iv
Auditora Operacional

llantas, debe recomendar modificaciones de acuerdo a las necesidades de la empresa,


utilizando como metodologa de trabajo: la familiarizacin, visita a las instalaciones,
entrevistas, examen de documentacin

8) Es recomendable que el Contador Pblico y Auditor examine las actividades que


integran la administracin de inventarios, identificar los problemas, deficiencias y
oportunidades de mejoras existentes en la administracin de inventarios.

9) Se recomienda que las empresas tomen en cuenta que una de sus prioridades debe
de ser su informacin ya que sin una informacin bien calificada y resguardada
difcilmente podrn llega sus objetivos.

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Auditora Operacional

BIBLIOGRAFA

El presente trabajo de investigacin basado en:


Instituto Mexicano de contadores pblicos, Comisin de Auditora Operacional,
BOLETINES DE AUDITORIA OPERACIONAL, Mxico. Dcimo Segunda Edicin,
ao 2005, 75 pp.

Cuya versin en lnea se encuentra en el siguiente link

http://www.monografias.com/trabajos-pdf4/boletines-auditoria-operacional/boletines-
auditoria-operacional.pdf

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Auditora Operacional

ANEXOS
Auditora Operacional

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA


FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS
JORNADA PLAN FIN DE SEMANA
SEMINARIO DE AUDTORIA

El presente documento tiene fines estrictamente acadmicos, y su objetivo principal es


contribuir con el conocimiento al formular preguntas sobre el tema que a continuacin
se describe:

AUDITORA OPERACIONAL

1. Qu es la auditora operacional de acuerdo al boletn No. 1, del Instituto


Mexicano de Contadores Pblicos?
Es el servicio que presta el Contador Pblico cuando examina ciertos aspectos
administrativos, con la intencin de hacer recomendaciones para incrementar la
eficiencia operativa de la entidad.

2. Qu comprende la Auditora Operacional para obtener resultados y saber si


han logrado o no los objetivos propuestos?
El examen y evaluacin de la planeacin, organizacin, direccin y control interno
administrativo; de la eficacia, eficiencia, y economa con que se han empleado los
recursos humanos, materiales y financieros

3. Qu significa en Auditoria Operacional las tres E?


Eficacia, Eficiencia y Economa.

4. Cmo se aplica la eficacia en la auditora operacional?


Consiste en alcanzar los objetivos propuestos, las metas programadas, o los
resultados deseados por la administracin del negocio, de tal forma que las

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Auditora Operacional

actividades, operaciones, proyectos, programas y gestiones, sean efectivas.

5. Qu son Metas Cuantitativas?


Son aquellas que son medibles y cuantificables para un determinado periodo de
tiempo, este tipo de metas debe estar claramente sealado en la programacin de
operaciones de cada ao.

6. Qu son Metas Cualitativas?


Son metas difciles de cuantificar porque estn influenciadas por la subjetividad.
Este tipo de metas corresponde a los objetivos de los diferentes programas que
deben desarrollar en la empresa y su medicin presenta mayor dificultad, que de
las metas cuantitativas.

7. Es el criterio principal que fundamenta la auditora operacional, pues


relaciona la productividad de las operaciones, con un estndar de desempeo
a una medida que se utiliza para criterio de comparacin?
Eficiencia

8. Qu es la economa desde el punto de vista de la auditora operacional?


Consiste en el desarrollo de las operaciones al costo mnimo posible, o sea gastar
solamente lo razonablemente necesario o prudente para alcanzar un objetivo, meta
o resultado deseado.

9. De un ejemplo de objetivo a corto plazo de la Auditoria Operacional?


Diagnosticar y formular recomendaciones profesionales para mejorar la eficacia, la
economa y la eficiencia de las operaciones involucradas en los hallazgos, este
objetivo se logra al finalizar un trabajo de auditora operacional.

10. De un ejemplo de objetivo a mediano y largo plazo de la Auditoria


Operacional?
Es lograr la prosperidad razonable de la empresa o entidad. La prosperidad
razonable de una empresa pblica de carcter mercantil se observar en la mejora

viii
Auditora Operacional

de los beneficios econmicos y en una entidad u organismo pblico en la mejora de


la prestacin del servicio a la comunidad.

11. De dos ejemplos de objetivos especficos de la Auditoria Operacional?


Comprobar si las operaciones se llevan de manera efectiva, eficiente y
econmica.
Evaluar si las polticas de la administracin responden y son congruentes con
los planes generales y especficos establecidos en funcin de las metas y
objetivos de la empresa.

12. Mencione los campos de aplicacin que podemos mencionar en la Auditoria


Operacional?
a) Compras
b) Ventas
c) Cobranzas
d) Administracin de recursos humanos
e) Centros de proceso electrnico
f) Otorgamiento de crdito
g) Administracin de inventario
h) Sistemas administrativos de informacin.

13. Cul es la importancia de aplicar la Auditoria Operacional?


Conocer los problemas que dificultan el desarrollo operativo y obstaculizan el
crecimiento de la empresa. Valorar la importancia de los problemas, encontrar sus
causas y proponer soluciones adecuadas e implantarlas.

14. Escriba tres funciones de la Auditoria Operacional


Verificar que se establezcan planes, objetivos y metas; y evaluar los
procedimientos utilizados por la empresa para controlar su grado de
cumplimiento.

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Auditora Operacional

Examinar el grado de eficiencia y eficacia en la organizacin y operacin de la


empresa.
Dar seguimiento de campo a los informes para comprobar el cumplimiento de
las recomendaciones emitidas por la auditora.

15. La Auditoria Operacional con que otros tipos de Auditoria se puede


relacionar?
Con la auditora interna
Con la auditora externa
Con la auditora administrativa

16. Cules son los niveles que el contador pblico puede practicar como apoyo
a las a las entidades de acuerdo al Boletn No. 1 de Auditoria Operacional?
Opinin
Participacin
Implantacin

17. Cul es el alcance de la auditoria operacional de ventas?


Este da orientaciones acerca de algunos instrumentos, tcnicas y procedimientos
de que puede valerse el auditor para llevar a cabo la auditoria operacional de
ventas.

18. Parte de la metodoliga operacional de ventas que se encarga de realizar un


estudio del entorno econmico, social, poltico y legal de la entidad?
Familiarizacin

19. Mencione un objetivo de la Auditoria Operacional de Cobranza:


Que al efectuarla cobranza se promuevan las ventas y se mantenga la buena
voluntad de los clientes.

20. Cules son las actividades que abarca la administracin de


Recursos Humanos de acuerdo al boletn No, 6 de Auditoria
Operacional?
Contratacin y despido de personal

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Auditora Operacional

Administracin de sueldos y salarios


Relaciones industriales
Organizacin, capacitacin y desarrollo.
Servicio a empleados.
Vigilancia del rgimen legal.

21. Tcnica de mayor uso en una Auditora Operacional de la


Administracin de Recursos Humanos? Entrevista

22. Qu es lo que debe considerar el auditor al visitar la instalaciones del centro


PED? Adecuada ubicacin de las reas fsicas del centro de PED en relacin con
aspectos como el aire acondicionado, iluminacin, instalaciones y todo componente
fsico necesario para el bienestar y comodidad de los usuarios del sistema

23. Cules son los aspectos que integran la metodologa para realizar una
auditoria operacional de otorgamiento de crdito?
Familiarizacin
Visita a las instalaciones
Entrevistas
Examen de Documentacin

24. Con que boletn est relacionado el otorgamiento de crdito?


Con el boletn No. 5 Cobranzas

25. A que debe hacer referencia el informe de auditora operacional de


otorgamiento de crdito?
Debe hacer referencia a la carencia o incumplimiento de objetivos, polticas,
procedimientos e informes

26. Mencione el nmero de boletn que establece los lineamientos bsicos que
deben tomarse en cuenta para llevar a cabo una auditora operacional, de la
administracin de inventarios, en empresas industriales y comerciales de tipo
comn: Boletn Nmero 9.

27. Cul es el objetivo de la Auditoria Operacional de las Administracin de


Inventarios? Examinar las actividades que la integran, con el propsito de

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Auditora Operacional

identificar problemas, deficiencias y oportunidades de mejorar los controles


operacionales existentes, a fin de incrementar su eficiencia operativa

28. Qu deber el auditor tomar en cuenta en una entrevista segn el boletn


No. 10 de Auditora Operacional? El auditor operacional deber asegurarse de la
validez de los puntos detectados en el anlisis y su efecto respecto de los objetivos
de la empresa.

29. Cul es el objetivo de la fase I de estudio preliminar en el proceso de


Auditoria Operacional? Es el de obtener informacin sobre la entidad, organismo
o empresa pblica.

30. Cul es el objeto de la fase II, Compresin de la Entidad a Auditar en ese


proceso de Auditoria Operacional?
En esta etapa el auditor debe examinar la informacin recopilada en la etapa
anterior con la finalidad de determinar y analizar los objetivos, polticas y normas de
la entidad, organismo o empresa pblica.

31. Cules son los elementos de un Control interno operacional para una
entidad o de un rea determinada de acuerdo a la fase III de una Auditoria
Operacional?
El Desarrollo de los objetivos
La medicin de los resultados
Comparacin del rendimiento actual o real con los objetivos y metas propuestas
Anlisis de las causas de las diferentes desviaciones
La determinacin de la accin gerencial apropiada
La toma de accin
Revisin contina
32. Cundo hablamos que son las sugerencias presentadas por el Auditor para
corregir o mejorar la eficacia, economa y eficiencia de las operaciones
involucradas en el hallazgo. A que nos referimos?
Las Recomendaciones

33. Qu es el informe de auditora operacional?

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Auditora Operacional

El informe final es el producto de la auditora practicada y frecuentemente es lo que


esperan con inters los responsables de la administracin de la empresa, su
contenido debe ser objetivo indicando los problemas detectados y las
recomendaciones pertinentes.

34. Cules son las tcnicas aplicables para la Auditoria Operacional?


Estudio General
La Observacin
Descripciones
Entrevista
Cuestionario
Mtodo Grfico

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