A importncia de gerenciar o valor das despesas

Por Alberto Lott, scio da FALCONI

A esta altura, a maioria das empresas j elaborou seu oramento para o ano de 2017 e,
dessa forma, definiu suas metas de resultado operacional e de investimentos, entre
outros importantes indicadores para o sucesso de seus negcios.

O oramento um instrumento gerencial de enorme importncia, pois reflete o impacto

financeiro de tudo o que deve ser executado em determinado perodo para que a
empresa caminhe em direo s suas metas estratgicas e alcance os resultados
esperados.

Por isso, o oramento deve ser construdo a partir de anlises consistentes,

fundamentadas em fatos e dados, incorporando os desafios necessrios para que a
empresa se torne mais eficiente e competitiva. Ainda existem empresas que no
praticam esses conceitos de modo consistente e tratam seu oramento apenas como uma
projeo dos resultados com base no comportamento verificado no passado.

Em relao ao oramento de despesas operacionais, por exemplo, deve-se evitar a

prtica, que ineficiente, de partir dos gastos realizados no ano anterior e acrescentar-
lhes a projeo de inflao para o perodo, incorporando ainda os novos gastos previstos
tudo sem uma anlise detalhada. Outra prtica comum: a rea de controladoria
solicitar que cada gestor informe quanto ir gastar, atuando apenas como consolidador
dos nmeros.

Nenhuma dessas abordagens questiona efetivamente as despesas passadas e a real

necessidade para o futuro. As despesas de uma empresa, sem o devido controle,
aumentam todo dia. Gestores com poder da deciso para aprovar novos gastos esto em
todas as reas, e nem sempre a alta administrao tem cincia das decises que esto
sendo tomadas e se a alocao de recursos se d de modo produtivo.

Como resultado, a empresa incorre em uma srie de despesas desnecessrias que

agregam pouco ou nenhum valor ao negcio e aos clientes, alm de sugarem recursos
que deveriam ser direcionados a atividades que gerem retorno efetivo aos acionistas.

No cenrio econmico atual, muitas empresas apresentam dificuldade de alcanar suas

metas de receita. Nesses casos, em especial, a sustentabilidade do negcio depender
necessariamente do desenvolvimento de um modelo mais avanado de gerenciamento
de despesas.

Tradicionalmente, a gesto de despesas adota uma estrutura de controle que desdobra o

planejamento de cima para baixo, orientando cortes de despesas em todas as reas.
Cada departamento gerencia as despesas isoladamente, com baixo nvel de interao em
relao aos demais.

Na FALCONI, ajudamos nossos clientes a desenvolver suas prticas de gesto de

despesas adotando modelos e tcnicas de anlise que permitem ganhos consistentes e
perenes de eficincia.

Normalmente, em dois ciclos de melhoria, os gestores aprendem a utilizar esse

conhecimento de modo estruturado. No primeiro ciclo, a estrutura de gerenciamento
transversal, com a definio de pacotes de despesas agrupadas por afinidade, permite o
compartilhamento de boas prticas entre os departamentos. A cada pacote se atribui um
gestor especialista responsvel por identificar as melhores prticas e orientar as anlises.
Os objetivos so definidos por benchmarks internos e externos empresa, orientando
onde esto as oportunidades de reduo. O foco reside em fazer as mesmas coisas de
sempre, mas gastando menos.

No segundo ciclo, a premissa passa a ser o questionamento de todas as despesas. O

objetivo entender por que o gasto realizado, analisando todos os entregveis de cada
departamento, sejam eles para clientes internos ou externos. Os entregveis so
avaliados em termos de sua relevncia relativa, com foco em custo-benefcio e
eficincia.

Tradicionalmente, o processo de construo do oramento tem foco na justificativa de

necessidades de despesas incrementais. No Oramento Base Zero (OBZ), em vez de se
usar a despesa do ano anterior como base, parte-se do zero, evitando o crescimento
inercial das despesas.
Por exemplo: uma rea de marketing tem diversas entregas sob sua gesto, como
campanhas publicitrias, jornal de comunicao interna, organizao de feiras/eventos e
patrocnios. Quanto custa efetivamente cada um desses entregveis, considerando tempo
do pessoal, ocupao e utilidades, servios de terceiros e outras despesas? Quantas
dessas atividades so de fato importantes e de quais podemos abrir mo?

Cada entregvel identificado tem seu custo quantificado. Em seguida, so classificados

em ordem de importncia pelos gestores responsveis e seus clientes. Essa avaliao
permite identificar os que podem ser eliminados, os que devem ser simplificados e onde
necessrio melhorar a produtividade ou inovar o processo.

Assim, fica claro onde esto as oportunidades de reduo das despesas: existem aquelas
essenciais operao da empresa e aquelas com menor grau de prioridade. Dessa forma,
possvel direcionar o foco dos planos de ao que iro garantir os desejados ganhos de
eficincia.
O oramento, incorporando os ganhos identificados, passa a ser fundamental para a
gesto. A criao de rotinas de avaliao sistemtica das despesas permite que os
gestores no percam de vista os desafios, garantindo que os resultados fiquem dentro do
previsto ao final do ano.

As empresas que adotam esse modelo esto obtendo excelentes resultados e ficando
mais competitivas a cada ano. Tratam a elaborao de seu oramento de despesas como
uma oportunidade de questionar, de fato, o valor de cada centavo gasto!

Texto publicado na edio de janeiro/17 da revista O Papel.