Anda di halaman 1dari 8

Tugas seorang HRD berhubungan dengan sumber daya manusia, maka seorang HRD harus

memahami tugas dan tanggung jawabnya. Berikut ini tugas dan tanggung jawab HRD :
1. Bertanggung jawab mengelola dan mengembangkan sumber daya manusia. Dalam hal ini
termasuk perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan sumber daya manusia dan
pengembangan kualitas sumber daya manusia.
2. Membuat sistem HR yang efektif dan efisien, misalnya dengan membuat SOP, job
description, training and development system dll.
3. Bertanggung jawab penuh dalam proses rekrutmen karyawan, mulai dari mencari calon
karyawan, wawancara hingga seleksi.
4. Melakukan seleksi, promosi, transfering dan demosi pada karyawan yang dianggap perlu.
5. Melakukan kegiatan pembinaan, pelatihan dan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan
pengembangan kemampuan, potensi, mental, keterampilan dan pengetahuan karyawan yang
sesuai dengan standar perusahaan.
6. Bertangggung jawab pada hal yang berhubungan dengan absensi karyawan, perhitungan
gaji, bonus dan tunjangan.
7. Membuat kontrak kerja karyawan serta memperbaharui masa berlakunya kontrak kerja.
8. Melakukan tindakan disipliner pada karyawan yang melanggar peraturan atau kebijakan
perusahaan.

Struktur dan Job deskripsi Departement HRD PT. KITA

A. Struktur Organisasi HRD PT KITA

Job Deskripsi
1. HRD ( Human Resources of Development ) Manager
HRD (Human Resources of Development) Manager ini mempunyai fungsi dan
lingkup pekerjaan yaitu :
a. Bertanggung jawab di dalam pengelolaan dan pengembangan Sumber
Daya Manusia, yaitu dalam
hal perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan kegiatan sumber daya manusia,
termasuk pengembangan kualitasnya dengan berpedoman pada kebijaksanaan
dan prosedur yang berlaku di perusahaan.
b. Bertanggung jawab terhadap hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan-
kegiatan pembinaan government & industrial serta mempunyai kewajiban
memelihara dan menjaga citra perusahaan.
Sedangkan uraian tugas dari HRD (Human Resources of Development) Manager
adalah sebagai berikut:
a. Menyusun, merencanakan, mengawasi dan mengevaluasi anggaran biaya
kegiatan secara efektif dan efisien serta bertanggung jawab terhadap setiap
pengeluaran hasil kegiatan
b. Bertanggung jawab terhadap perencanaan, pengawasan dan
melaksanakan evaluasi terhadap jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan oleh
perusahaan.
c. Melaksanakan seleksi, promosi, transfering, demosi terhadap karyawan
yang dianggap perlu.
d. Melaksanakan kegiatan-kegiatan pembinaan, pelatihan dan kegiatan lain
yang berhubungan dengan pengembangan mental, keterampilan dan
pengetahuan karyawan sesuain dengan standard perusahaan.
e. Bertanggung jawab terhadap kegiatan yang berhubungan dengan
rekapitulasi absensi karyawan,perhitungan gaji, tunjangan dan bonus.
2. HRD ( Human Resources of Development ) Recruitment
Tugas Pokok dan Tanggung Jawab:
a. Bertanggung jawab dalam membantu dan melaporkan kepada HRD
(Human Resources Of Development) Manager dalam bidang hiring &
firing tenaga kerja.
b. Menyusun prosedur seleksi recruitment karyawan baru.
c. Melakukan koordinasi ke departemen lain untuk mengumpulkan rencana
permintaan karyawan setiap tahun dan membuat status data karyawan dan
turnover setiap bulan dari masing-masing divisi.
d. Memasang iklan lowongan kerja, melakukan sortir lamaran, melakukan tes
psikologi dan interview awal untuk mendapatkan calon karyawan yang sesuai.
e. Merekomendasikan kandidat berdasarkan hasil tes psikologi dan interview
awal, serta mengatur jadwal interview lanjutan (user, hrd, presdir), agar proses
rekrutmen dapat berjalan dengan baik sesuai rencana.
f. Menyiapkan perjanjian kerja dan kontrak kerja karyawan serta mengupdate
masa berlakunya kontrak kerja.
g. Menginput data karyawan dan ke sistem agar semua terdata dengan baik
h. Membuat laporan rekapitulasi mutasi, promosi dan status karyawan
(tambahan anak, menikah, berhenti).
3. General Affair Supervisor
Tugas Pokok dan Tanggung Jawab:
a. Mendukung seluruh kegiatan operasional kantor dengan melakukan proses
pengadaan seluruh peralatan kebutuhan kerja (seperti; ATK, komputer,
meja/kursi kerja, AC, dst), maupun sarana atau fasilitas penunjang lain (seperti;
kendaraan operasional, office boy, satpam, operator telpon, dst.) dengan cepat,
akurat/berkualitas serta sesuai dengan anggaran yang ditentukan.
b. Melakukan analisa kebutuhan anggaran atas pengadaan dan pemeliharaan
seluruh fasilitas dan sarana penunjang aktivitas kantor untuk kemudian diajukan
kepada bagian keuangan dan manajemen perusahaan untuk dianggarkan dan
disetujui. Melakukan aktivitas pemeliharaan atas seluruh fasilitas dan sarana
penunjang, serta melakukan proses penggantian atas fasiltias/sarana penunjang
yang rusak.
c. Membina hubungan dengan para vendor atau supplier barang dan jasa
fasilitas/prasarana kantor serta membantu dalam menangani komplain atas
vendor/supplier termasuk tindak lanjut atas penanganan nota
pembayaran/invoice maupun kontrak kerja dengan pihak terkait.
d. Membuat, menjalankan dan mengembangkan sistem kerja/prosedur atas
pengadaan dan pemeliharaan fasilitas penunjang kerja.
e. Melakukan survei tingkat kepuasaan atas pelayanan yang diberikan kepada
seluruh karyawan/unit dalam perusahaan untuk tujuan peningkatan
kualitas/mutu, ketepatan dan kecepatan pelayanan yang diberikan.
f. Menyiapkan laporan bulanan untuk keperluan rapat anggaran, laporan
keuangan atas aset dan beban biaya kantor.
4. Non Material Warehouse Staff
Tugas Pokok dan Tanggung jawab:
a. Melakukan kontrol stock barang-barang keperluan kantor, seperti ATK, Alat
Kebersihan, dsb.
b. Bertangung jawab atas keluar masuknya barang- barang keperluan
perusahaan, seperti ATK, Alat Kebersihan, dan barang-barang yang dibutuhkan
baik untuk keperluan dalam maupun luar kantor.
5. Compensation and Benefit Supervisor
Tugas Pokok dan Tanggung jawab:
a. Menganalisis dan mengembangkan sistem remunerasi di perusahaan
sebagai rekomendasi untuk meningkatkan motivasi karyawan dan mendukung
pencapaian target kinerja perusahaan.
b. Memaintain dan memverifikasi data / pencatatan kehadiran pekerja, Surat
Perintah Kerja Lembur, shift, cuti, training, dinas dan medical sehingga dapat
dipakai sebagai dasar yang benar dalam membayarkan kompensasi dan benefit
(salary, allowance, incentive, iuran pensiun/asuransi)
c. Melakukan proses payroll berdasarkan data yang benar sehingga
pembayaran gaji dapat dilakukan dengan jumlah yang benar dan tepat waktu
d. Memverifikasi expense report yang diajukan pekerja atas perjalanan dinas,
cuti, medical, training, sehingga pembayaran dapat dilakukan dengan jumlah
yang benar
e. Memproses administrasi perjalanan dinas didalam dan diluar negeri
(reservation, advance, formalitas), sehingga perjalanan dapat dilakukan dengan
tepat waktu dan lancar.
f. Memaintain fasilitas perusahaan (perumahan, kendaraan, telepon,
komputer) sesuai dengan policy dalam rangka program retensi dan peningkatan
produktivitas pekerja
g. Menyelenggarakan administrasi pensiun / asuransi / pajak dan pengakhiran
pekerja sesuai dengan ketentuan, agar setiap proses pembayaran dilaksanakan
dengan benar & tepat waktu.
6. Payroll Staff
Uraian tugas :
a. Melakukan proses pengambilan cuti tahunan dan mempersiapkan laporan-
laporannya.
b. Melakukan proses pengambilan Day Off Payment, tukar Day Off dan
tukar shift karyawan.
c. Melakukan perhitungan meal coupon karyawan.
d. Membantu HRD (Human Resources of Development) Administrator dalam
pengarsipan dan pembuatan surat-surat.
7. Welfare Staff
a. Mengajukan dana untuk penggantian obat rawat jalan setiap 2 kali
seminggu, bagi karyawan yang telah menyampaikan resep pengobatan dari
dokter.
b. Membuat laporan dana iuran Pensiun / astek setiap bulan.
c. Memeriksa dan mendata ijin sakit karyawan.
d. Mengurus administrasi ke asuransi / rumah sakit.
8. Trainning Supervisor
a. Melakukan proses trainning new comer.
b. Melakukan proses trainning motivasi kepada seluruh karyawan setiap 1
tahun sekali.
c. Melakukan proses trainning sesuai dengan masing-masing departemen.
d. Menyiapkan segala administrasi yang berhubungan dengan trainning.
e. Mendata karyawan yang butuh trainning khusus.
f. Membuat laporan rekapitulasi pelaksanaan training dan evaluasi
pelaksanaan untuk dikirimkan ke direksi.
B. Struktur Gaji dan Kepangkatan Jabatan

Gaji Tunjangan Tunjangan Tidak Keteranga


Jabatan Grade
Pokok Tetap Tetap n
Makan,
Fresh Transportasi,
Graduate 1 UMK - Insentif, Lembur
Makan,
1-2 Transportasi,
Junior Staf 2 UMK - Insentif, Lembur
Makan,
1.5 - 3 Transportasi,
Senior Staf 3 UMK - Insentif, Lembur
Makan,
2 - 3.5 Transportasi,
Leader 4 UMK - Insentif, Lembur
Makan,
2.5 - 4 Transportasi,
Chief Leader 5 UMK - Insentif, Lembur
4-5
Supervisor 6 UMK Transportasi Makan,Insentif
Senior 4.5 - 6
Supervisor 7 UMK Transportasi Makan,Insentif
Assistant 5-7
Manager 8 UMK Transportasi Makan,Insentif
7-8
Manager 9 UMK Transportasi Makan,Insentif
Senior 8-9
Manager 10 UMK Transportasi Makan,Insentif
9 - 10
Director 11 UMK Transportasi Makan,Insentif
Owner 12 None None None
Keterangan:
Upah yang diterima karyawan setiap bulannya adalah:
Upah Tetap
a. Gaji Pokok
b. Tunjangan Transportasi (hanya untuk posisi Supervisor ke atas)
Upah Tidak Tetap
a. Tunjangan Transportasi (hanya untuk posisi Staf ke bawah)
Sesuai jumlah kehadiran dalam sebulan
b. Insentif Kehadiran
Bila absensi dalam seminggu (5 hari kerja) penuh tanpa keterlambatan. Toleransi
keterlambatan 15 menit. Insentif kehadiran dibayarkan tunai kepada karyawan
yang memenuhi peraturan pada hari Rabu setelah seminggu berikutnya.
c. Tunjangan Makan Siang
Sesuai jumlah kehadiran dalam sebulan
d. Upah Lembur
Perhitungan lembur sesuai dengan perundang-undangan yang berlaku
Tunjangan Kesehatan
Tunjangan kesehatan diberikan kepada karyawan sesuai dengan tingkatan
jabatannya.
C. Sistem dan Prosedur
1. Sistem Informasi penerimaan karyawan baru (recruitment) pada
Departemen HRD yang dijalankan adalah sebagai berikut:
a. Departemen yang membutuhkan karyawan baru mengajukan terlebih
dahulu permintaan tenaga kerja dengan mengisi Formulir Permintaan Tenaga
Kerja (PTK).
b. Setelah diisi maka diserahkan ke Manager HRD,kemudian Supervisor
HRD Recruitment memeriksa file yang ada, file tersebut harus sesuai dengan
persyaratan jabatan dari tenaga kerja yang diminta oleh departemen yang
terkait.
c. Apabila ada yang sesuai dengan persyaratan itu maka Supervisor
HRD Recruitmentmembuat surat panggilan untuk pelamar yang sesuai kriteria.
d. Dan apabila dalam file tersebut tidak ada yang sesuai dengan persyaratan
maka Supervisor HRD Recruitment membuat suatu informasi lowongan kerja
melalui berbagai sumber baik sumber internal maupun eksternal. Jika calon tidak
didapatkan dari dalam , maka dibuatkan informasi adanya lowongan di internet.
e. Pelamar memasukkan surat lamaran ke bagian Supervisor
HRD Recruitment.
f. Supervisor HRD Recruitment menyeleksi surat lamaran yang masuk
dengan cara memilih surat-surat lamaran dan mengelompokkan atas surat
lamaran yang memenuhi syarat dan yang tidak memenuhi syarat. Lamaran yang
tidak memenuhi syarat berarti gugur, sedang lamaran yang memenuhi syarat
dipanggil untuk mengikuti seleksi berikutnya. Dalam surat panggilan
dicantumkan waktu, tempat, dan alat-alat yang diperlukan untuk mengikuti
seleksi tersebut.
g. Supervisor HRD Recruitment meminta pelamar untuk mengisi formulir data
pribadi yang telah disediakan, lalu melakukan wawancara awal dengan pelamar
untuk mengetahui latar belakang pelamar secara umum.
h. Setelah wawancara awal dilakukan oleh Supervisor HRD Recruitment, maka
dilanjutkan dengan wawancara lanjutan yang dilakukan oleh Head
Departmentterkait.
i. Setelah pelamar diwawancarai maka ditentukan suatu keputusan mana
pelamar yang akan diterima dan pelamar yang ditolak.
j. Bagi pelamar yang ditolak maka dibuatkan suatu surat penolakan, dan
sebaliknya bagi pelamar yang diterima maka ada surat panggilan untuk
mengikuti tes kesehatan. Tes kesehatan ini dilaksanakan oleh rumah sakit
rujukan.
k. Dari hasil tes kesehatan diputuskan ada pelamar yang memenuhi syarat
dan ada yang tidak memenuhi syarat. Bagi pelamar yang tidak memenuhi syarat
seperti biasanya dibuatkan surat penolakan. Bagi yang memenuhi syarat
dibuatkan surat konfirmasi penerimaan.
l. Manager HRD (Human Resources of Development) membuat surat
perjanjian dengan calon karyawan. Setelah kedua belah pihak setuju, maka
manager (Human Resources of Development) menjelaskan hak dan kewajiban
calon karyawan itu, kemudian melakukan orientasi terhadap calon karyawan.
m. Setelah melakukan orientasi calon karyawan, calon karyawan tersebut
diserahkan ke departemen terkait.
n. Semua file mengenai calon karyawan tersebut disimpan di bagian
HRD(Human Resources of Development).
2. Sistem Informasi Penggajian pada Departemen HRD
a. Payroll staf menghitung jumlah kehadiran karyawan pada bulan berjalan.
b. Payroll staf menghitung jumlah tunjangan yang akan diterima karyawan.
c. Payroll staf melaporkan laporan perhitungan upah kepada Compensation
and Benefit Supervisor.
d. Compensation and Benefit Supervisor memeriksa laporan dari Payroll Staf
kemudian meminta persetujuan kepada HR Manager.
e. Setelah HR Manager menyetujui, kemudian laporan tersebut di
distribusikan ke Departemen Finance dan Accounting untuk dilakukan
pembayaran gaji kepada karyawan.
3. Sistem Informasi Welfare pada Departemen HRD
a. Tunjangan kesehatan dikhususkan bagi karyawan tetap.
b. Klaim pengobatan rawat jalan sbb :
- Staf : 90%
- Leader SPV : 85%
- Manager : 80%
c. Untuk rawat inap KITA menggunakan jasa asuransi, yg ditetapkan sbb :
- Staf : kelas 2 (300ribu)
- Leader SPV : kelas 1 VIP (500 ribu)
- Manager : VIP VVIP (1 juta)
d. Klaim kacamata 1 tahun sekali (khusus utk karyawan tetap) sebesar 1,5
juta.
e. Tunjangan melahirkan sebesar 1 juta (normal) dan 3 juta (caesar). untuk
caesar harus ada surat rujukan dari dokter.
f. Untuk karyawan pria yang sudah berkeluarga, rawat jalan istri/anak dapat
diklaim sebesar 50%.
D. Dokumen-dokumen yang dihasilkan
Dokumen-dokumen yang dihasilkan oleh Departemen HRD (Human Resources Of
Development) adalah sebagai berikut:
1. Formulir Permintaan Tenaga Kerja, dokumen ini digunakan oleh
Departemen yang membutuhkan karyawan baru. Sebelum
memberikannya kepada Departemen HRD (Human Resources Of Development),
formulir ini harus disetujui oleh Departemen Head yang bersangkutan.
2. Formulir Data Pribadi Karyawan/Pelamar. Formulir ini akan diberikan kepada
pelamar sebelum melakukan tes wawancara.
3. Surat Panggilan. Surat panggilan akan diberikan kepada pelamar yang
memenuhi syarat untuk mengikuti tes penerimaan karyawan.
4. Surat Penolakan. Surat ini akan diberikan kepada pelamar yang tidak lulus
dalam tes penerimaan karyawan.
5. Surat Perjanjian. Surat perjanjian ini akan diberikan kepada calon karyawan
yang lulus seleksi penerimaan karyawan yang dilakukan oleh perusahaan
tersebut dan surat ini harus disepakati oleh calon karyawan tersebut.
6. Formulir Permintaan Alat dan Keperluan Perusahaan. Formulir ini diberikan
kepada departemen yang memiliki permintaan khusus untuk alat tulis dan
keperluan perusahaan dan kemudian diajukan kepada General Affair.
7. Formulir Perhitungan Kehadiran Karyawan. Formulir ini sebagai bukti
tertulis atas absensi karyawan yang setiap bulannya diberikan oleh Payroll Staf
kepada karyawan, kemudian disetujui oleh karyawan yang bersangkutan.
8. Jadwal training karyawan. Jadwal ini sebagai program untuk peningkatan
kinerja karyawan sehingga dapat meningkatkan kinerja perusahaan.