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OPERACIONES ADMINISTRATIVAS Y DOCUMENTACION SANITARIA

2016/17

ACTIVIDAD 10

Supongamos que tenemos esta relacin de pacientes y que queremos elaborar


una agenda para controlar quienes no acuden a la consulta en la cita acordada
con el fin de disear un programa de recordatorios especfico. Abre un nuevo
libro de Excel y a la primera Hoja la llamaremos "Faltas".

Inicia la prctica copiando los nombres y apellidos de los pacientes tal y como
aparecen en el cuadro superior, incluyendo en la fila superior una celda en la
que pongamos Apellidos y nombre, con relleno en amarillo. Una vez hecho
esto, vamos a conocer otra herramienta de Excel. Marca los nombres con el
ratn y elige copiar con una de las tres formas posibles: bien usando el icono
de copiar o bien eligiendo la opcin "Edicin" "Copiar", o incluso de una forma
todava ms rpida, apretando las teclas "Ctrl" y "C" al mismo tiempo. Ahora
colcate en la celda C1, elige "Edicin", "Pegado Especial" "trasponer". Dale a
aceptar y vers que los nombres ahora estn en la fila 1 en horizontal, en vez
de en vertical. Deja que sigan seleccionadas las celdas con los nombres y vete
a "formato" "Celdas" y elige la pestaa "alineacin".

Con el ratn mueve el cuadradito rojo hasta la vertical o, donde pone grados
cmbialo a 90. Antes de terminar, elige "Formato", "Columnas" "autoajustar a
la seleccin" y ya est!
Para nuestro control de ausencias, necesitamos introducir un calendario en
la vertical de nuestra hoja. En principio vamos a introducir fecha y da de la
semana. En la celda A2 debe aparecer el da 2 de enero, pare ello escribe:
2/01 . Vers que el programa ha puesto 4-ene, si no es as no te preocupes
que lo arreglamos despus Escribe en la celda B2 el da de la semana:
Lunes. Ahora marcas las 2 celdas con el ratn, eliges el cuadradito de la
derecha, como ya sabes, y copia las celdas hacia abajo. Solamente hasta la
fila 8 para que te quede una semana completa.

Ahora cambia el formato de la primera columna: "Formato", "Celda",


"Nmero", "Fecha" y elige el tipo que ms te guste en la ventanilla de la
derecha.

Tendra que quedarte algo semejante a esto.

Ahora vamos a suponer que el gabinete permanece abierto de lunes a


viernes. Para que nuestro calendario quede ms claro, vamos a rellenar de
rojo las filas de sbado y domingos, hasta la ltima columna donde hay
pacientes.

Ahora marca todas las celdas que van desde la A2 hasta la Q8 y con el
cuadradito de la derecha copia hacia abajo sin miedo. A medida que vas
bajando, vas viendo la fecha hasta donde va a llegar. Tienes que llegar
hasta el 28 de febrero.
Si ahora tuviramos que contar las ausencias de cada paciente a mano, el
trabajo sera bastante pesado. Vamos a escribir una funcin que nos permita
tener controladas las faltas que lleva acumuladas cada paciente.

Cada vez que un paciente falte a una cita, escribiremos f en la celda


correspondiente, as que lo que tenemos que hacer es escribir una funcin
que cuente el nmero de "efes".

Empieza por marcar la fila 2 y dale a "Insertar" "Filas".

Te aparecer ahora una fila 2 nueva y vaca. Bueno casi vaca porque la
celda c2 aparecer rellena de amarillo, qutaselo. En la nueva celda b2
escribe: "Faltas:" en negrita.

Ahora vamos a escribir la funcin en la celda D2: Como ves en la imagen, se


escribe: =contar.si(D3:D59;"f")
Significa que va a contar las celdas comprendidas entre la D3 y la D59 (que
es en la que acaba el calendario) si en ellas est escrita la letra f. La
ponemos entre comillas para que el programa sepa que es una letra y no un
nmero.

Tendremos que darle formato a la celda, dos cosas: alineacin que estaba
vertical y hay que ponerla horizontal y alinear el texto en el centro de la
celda. Ahora copia la celda (con el cuadradito!) a toda la fila hasta que se
acaben los pacientes.

Una hoja de clculo puede llegar a ser una estructura de notable


complejidad en la que se guardan datos de mucho tiempo de trabajo. Por
muy diversas razones, puede ser conveniente que no se pueda escribir en
todas o algunas de las partes. Por este motivo vamos a aprender como
proteger un documento.

Primer caso: No quiero que nadie pueda abrir la hoja y ver su


contenido:

Al guardar, le doy a "guardar como" y en la ventana que se abre, elijo


"Herramientas" (arriba a la derecha del recuadro) y luego "Opciones
generales", puedo elegir contrasea para abrir o contrasea para escribir
(permite ver pero no escribir. Escribo la contrasea (procura que sea una
que no se te olvide y no pongas tu cumpleaos, por favor).
Al darle a "Aceptar" te pide que repitas la contrasea para controlar que
sabes lo que ests haciendo. Cada vez que abras el archivo te pedir la
contrasea y si no la sabes no podrs hacerlo.

Segundo caso, quiero que slo se pueda escribir en las celdas que
yo quiera.

1.- Empieza por seleccionar esas celdas y darle a "Formato", "Celdas" ,


"Proteger" (pestaa en la ventana emergente).
Quita la marca del recuadro "bloqueada" y dale a aceptar. Repite la
operacin con todas las celdas en las que quieras que se vaya a poder
escribir.

2.- Ahora vete a "Herramientas" "Proteger" "Proteger hoja".


Vers que te aparece una ventana con muchas opciones sobre lo que se
puede hacer en todas las dems celdas de la hoja (a las que no has quitado
la marca, o sea a todo el resto de la hoja. Haz que el usuario solamente
pueda "Seleccionar celdas desbloqueadas" Puede poner una contrasea o
no. Haz pruebas, experimenta