Anda di halaman 1dari 19

ANALISIS JABATAN

A. Penjelasan analisis jabatan

Analisis jabatan adalah suatu kegiatan pengumpulan, penilaian dan


penyusunan berbagai informasi secara sistematis yang berkaitan dengan
jabatan. Atau definisi analisis jabatan yaitu merupakan kegiatan untuk
mempelajari dan menyimpulkan keterangan-keterangan ataupun fakta-fakta
yang berkaitan dengan jabatan secara sistematis dan teratur.

Teknis Analisis Jabatan merupakan suatu proses dimana sejumlah pekerjaan


dibagi-bagi untuk menentukan tugas dan tanggung jawab yang ada
hubungannya dengan pekerjaan, persyaratan apa saja yang harus dipenuhi
dimana pekerjaan tersebut dilakukan dan kapabilitas personal yang
disyaratkan untuk mencapai kinerja yang maksimal.

Baca artikel lain: Ketahui pengertian analisis data dan tujuannya.

A. Tujuan dari analisis jabatan

Adapun beberapa tujuan analisis jabatan yaitu untuk menciptakan Sumber


Daya Manusia (SDM) berkualitas dalam menghadapi perkembangan
ekonomi, untuk menciptakan kenyamanan saat bekerja dan supaya
terkendali dalam pekerjaan pada suatu perusahaan atau organisasi, yang
didalamnya termasuk untuk menentukan:

Apa saja yang dilakukan oleh pekerja pada jabatan yang di dudukinya.

Apa saja wewenang dan tanggung jawab pekerja pada jabatan yang di
dudukinya.

Mengapa pekerjaan tersebut perlu dilakukan dan bagaimana cara


melakukan pekerjaan tersebut.
Peralatan apa saja yang diperlukan dalam menjalankan pekerjaan
tersebut.

Berapa besar gaji dan seberapa lama jam kerjanya.

Pendidikan, pelatihan dan pengalaman apa saja yang diperlukan untuk


menjalankan pekerjaan tersebut.

Dan kemampuan, sikap apa saja yang diperlukan dalam menjalankan


pekerjaan tersebut.

Baca artikel lain: Berikut ini pengertian analisis sistem dan tujuannya.

Apakah yang dimaksud dengan analisis jabatan?

B. Manfaat analisis jabatan

Analisis jabatan memiliki banyak manfaat untuk pimpinan suatu perusahaan


atau organisasi, salah satunya untuk memecahkan masalah mengenai
kepegawaian khususnya yang berkaitan dengan tugas yang harus dilakukan
oleh pekerja pada perusahaan tersebut. Adapun beberapa manfaat analisis
jabatan, yang diantaranya yaitu:
Untuk penarikan dan seleksi tenaga kerja.

Untuk penempatan posisi dari tenaga kerja.

Untuk menentukan pendidikan maupun pelatihan dari tenaga kerja.

Untuk keperluan penilaian kerja.

Untuk perbaikan syarat-syarat dalam pekerjaan.

Untuk promosi jabatan pada tenaga kerja.

Untuk perencanaan organisasi.

C. Elemen yang terdapat dalam analisis jabatan

Dalam analisis jabatan terdapat 2 (dua) elemen diantaranya Elemen Job


Description dan Job Specification, yang sebagai mana penjelasannya seperti
dibawah ini:

1. Job Description

Job Description merupakan suatu catatan yang sistematis mengenai tugas


maupun tanggung jawab pada jabatan tertentu, ditulis berdasarkan fakta
yang telah ada dan penting sekali untuk dibuat yang nantinya akan berguna
untuk:

Untuk menghindari terjadinya perbedaan pemahaman.

Untuk menghindari terjadinya pekerjaan yang rangkap.

Dan Untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab maupun batas


wewenang pada setiap jabatan yang diduduki oleh pekerja.
Adapun beberapa hal yang harus dicantumkan didalam Job Description,
biasanya seperti di bawah ini:

Menidentifikasi jabatan, misalnya seperti: Nama dari jabatan, bagian


jabatan dan kode jabatan yang ada didalam perusahaan tempat
bekerja

Penjelasan mengenai jabatan yang diduduki.

Mengenai tugas yang dikerjakan pada jabatan tersebut.

Mengenai hubungan dengan jabatan lain.

Pengawasan yang perlu dilakukan.

Peralatan yang digunakan atau diperlukan pada jabatan tersebut.

Dan keadaan lingkungan tempat bekerja.

2. Job Specification

Job Specification merupakan persyaratan yang harus dipenuhi oleh pekerja


yang akan menduduki suatu jabatan, supaya dia dapat melaksanakan
pekerjaannya dengan maksimal. Adapun beberapa hal yang perlu dimasukan
kedalam Job Specification, diantaranya seperti dibawah ini:

Yang pertama, persyaratan mengenai minimal pendidikan, pelatihan


dan pengalaman kerja yang dimiliki.

Yang kedua, persyaratan mengenai wawasan dan kemampuan apa saja


yang dimiliki.

Yang ketiga, persyaratan mengenai jenis kelamin dan umur.


Dan yang terakhir persyaratan mengenai kesehatan seperti keadaan
fisik dan mental.

Demikian penjelasan mengenai pengertian analisis jabatan, semoga


penjelasan pada artikel ini dapat bermanfaat dalam menambah ilmu
pengetahuan kamu dan mohon dimaafkan jika terdapat salah-salah kata
dalam artikel ini.

REKRUTMEN

. Definisi

Rekrutmen adalah proses mencari, menemukan, mengajak dan menetapkan


sejumlah orang dari dalam maupun dari luar perusahaan sebagai calon
tenaga kerja dengan karakteristik tertentu seperti yang telah ditetapkan
dalam perencanaan sumber daya manusia. Hasil yang didapatkan dari
proses rekrutmen adalah sejumlah tenaga kerja yang akan memasuki proses
seleksi, yakni proses untuk menentukan kandidat yang mana yang paling
layak untuk mengisi jabatan tertentu yang tersedia di perusahaan.

B. Tujuan

1. Menyediakan sekumpulan calon tenaga kerja/karyawan yang


memenuhi syarat

2. Agar konsisten dengan strategi, wawasan dan nilai perusahaan

3. Untuk membantu mengurangi kemungkinan keluarnya karyawan yang


belum lama bekerja

4. Untuk mengkoordinasikan upaya perekrutan dengan program seleksi


dan pelatihan
5. Untuk memenuhi tanggungjawab perusahaan dalam upaya
menciptakan kesempatan kerja

C. Sumber

C.1. Rekrutmen Internal

Sumber-sumber internal meliputi karyawan yang ada sekarang yang dapat


dicalonkan untuk dipromosikan, dipindahtugaskan atau dirotasi tugasnya,
serta mantan karyawan yang bisa dikaryakan dipanggil kembali (Schuer &
Jakson,1996:232)

a) Penawaran terbuka untuk satu jabatan (job posting)

Rekrutmen terbuka ini merupakan sistem mencari pekerja yang


berkemampuan tinggi untuk mengisi jabatan yang kosong, dengan
memberikan kesempatan pada semua pekerja yang berminat. Semua
pekerja yang berminat untuk mengisi jabatan untuk menyampaikan
permohonan untuk mengikuti seleksi intern. Cara ini baik untuk mengisi
kekosongan eksekutif tingkat bawah, guna menghindari penempatan yang
bersifat subyektif.

b) Perbantuan pekerja

c) Kelompok pekerja sementara

d) Promosi dan pemindahan

Keuntungan Sumber Intenal :

Semangat kerja yang lebih baik

Penilaian kemampuan yang lebih baik


Biaya lebih rendah untuk lowongan tertentu

Motivasi yang lebih tinggi untuk berkinerja lebih baik

Pengisian lowongan lebih cepat

Kerugian Sumber Internal :

Karakter yg tidak baik tetap terbawa

Menimbulkan masalah semangat kerja bagi yang tidak dipromosikan

Menimbulkan konflik bila penempatan salah

Menghambat kreatifitas dan inovasi baru

Menghambat ide-ide baru

C.2. Rekrutmen Eksternal

Rekrutmen eksternal adalah proses mendapatkan tenaga kerja dari pasar


tenaga kerja di luar organisasi atau perusahaan

a) Hubungan dengan Universitas

Universitas atau perguruan tinggi merupakan lembaga pendidikan yang


bertugas menghasilkan tenaga kerja sesuai dengan lapangan kerja yang
terdapat dimasyarakat. Dengan demikian berarti universitas merupakan
sumber tenaga kerja yang dapat dimafaatkan oleh organisasi atau
perusahaan, untuk mengisi jabatan dibidang bisnis/produk lini dan jabatan
penunjangnya.

b) Eksekutif mencari Perusahaan


Sering terjadi sebuah perusahaan memerlukan eksekutif senior untuk
mengisi jabatan penting, dengan menawarkan upah/gaji yang kompetetif
dibandingkan dengan perusahaan sejenis sebagai pesaingnya. Rekrutmen
tersebut jika sulit dipenuhi, sekurang-kurangnya perusahaan dapat
mengangkat konsultan ahli, yang dapat diperoleh diberbagai lembaga,
khususnya perguruan tinggi. Rekrutmen ini jika dibandingkan dengan cara
lain, ternyata relatif mahal. Dengan pengangkatan konsultan, pembiayaan
dapat lebih ditekan karena dapat dibatasi waktunya dalam penetapan
perjanjian.

c) Agen Tenaga Kerja

Rekrutmen eksternal lainnya dapat dilakukan melalui agen tenaga kerja,


yang memiliki calon dengan berbagai kualifikasi dan kualitasnya. Untuk itu
organisasi / perusahaan hanya menyampaikan karekteristik calon yang
diinginkan. Organisasi / perusahaan membayar agen apabila ternyata calon
yang diajukan disetujui dan diangkat sebagai eksekutif.

d) Rekrutmen dengan Advertensi

Rekrutmen eksternal dapat dilakukan dengan cara mengadventasikan


tenaga kerja yang diperlukan. Untuk keperluan itu dapat dipergunakan surat
kabar lokal, termasuk majalah, radio dan televisi, bahkan melalui surat yang
disampaikan secara langsung pada calon.

Keuntungan Sumber Eksternal :

Kesalahan dalam pengisian jabatan dihindari karena adanya peluang


besar untuk memperoleh calon potensial

Kualifikasi tenaga kerja dapat lebih terjamin

Adanya gagasan, ide dan nuansa yang baru


Transfer pegetahuan baru kepada karyawan lama

Transfer pegetahuan baru kepada karyawan lama

Kerugian Sumber Eksternal :

Proses memakan waktu yang lama

Membutuhkan biaya yang besar

Penyesuaian atau orientasi memerlukan waktu yang lama

Kemungkinan membawa perilaku lama yang kurang baik

D. Proses

Proses rekrutmen meliputi beberapa poin penting, menurut Simamora


(1997:221):

1. Penyusunan strategi untuk merekrut

Di dalam penyusunan strategi ini, departemen sumber daya manusia


bertanggung jawab didalam menentukan kualifikasi-kualifikasi pekerjaan,
bagaimana karyawan akan direkrut, di mana dan kapan.

2. Pencarian pelamar-pelamar kerja

Setelah rencana dan strategi perekrutan disusun, aktivitas perekrutan


sesungguhnya bisa berlangsung, melalui sumber-sumber perekrutan yang
ada. Banyak atau sedikitnya pelamar dipengaruhi oleh usaha dari pihak
perekrut di dalam menginformasikan lowongan, salah satunya adanya ikatan
kerjasama yang baik antara perusahaan dengan sumber-sumber perekrutan
eksternal seperti sekolah, universitas.
3. Penyisihan pelamar-pelamar yang tidak cocok / penyaringan

Setelah lamaran-lamaran diterima, haruslah disaring guna menyisihkan


individu yang tidak memenuhi syarat berdasarkan kualifikasi-kualifikasi
pekerjaan. Di dalam proses ini memerlukan perhatian besar khususnya untuk
membendung diskualifikasi karena alasan yang tidak tepat, sehingga di
dalam proses ini dibutuhkan kecermatan dari pihak penyaring.

4. Pembuatan kumpulan pelamar

Kelompok pelamar (applicant pool) terdiri atas individu-individu yang telah


sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan oleh perekrut dan merupakan
kandidat yang layak untuk posisi yang dibutuhkan.

E. Kendala Rekrutmen

Kiranya perlu ditekankan terlebih dahulu bahwa dalam menjalankan


tugasnya mencari calon-calon pegawai, para pencari tenaga kerja suatu
organisasi harus menyadari bahwa menghadapi berbagai kendala. Kendala-
kendala ini muncul dari organisasi yang bersangkutan sendiri, kebiasaan
mencari tenaga kerja sendiri, dan faktor-faktor eksternal yang bersumber
dari lingkungan dimana organisasi bergerak ( Siagian, 2006:104)

1. Faktor-Faktor Organisasional

Beberapa kebijaksanaan yang mungkin menjadi kendala dalam proses


rekrutmen antara lain:

Kebijaksanaan promosi dari dalam. Dengan kebijaksanaan ini


lowongan-lowomgan yang ada diisi oleh para pekerja yang sudah
menjadi karyawan organisasi, tentunya para pencari tenaga tidak usah
lagi mencari sumber-sumber tenaga diluar organisasi. Sehingga
kemungkinan memperoleh tenaga baru dengan pandangan baru,
pendekatan baru, keahlian dan keterampilan baru sangat terbatas.

Kebijaksanaan tentang imbalan. Dengan kebijaksanaan ini para pencari


tenaga kerja baru hanya dapat menawarkan tingkat penghasilan
tertentu kepada para pelamar berdasarkan kebijaksanaan yang berlaku
bagi organisasi.

Kebijaksanaan tentang status kepegawaian. Maksud dari


kebijaksanaan ini ialah ketentuan tentang apakah para pegawai harus
bekerja penuh bagi organisasi ataukah dimungkinkan bekerja separuh
waktu. Dengan kebijaksanaan seperti ini para pencari tenaga kerja
hanya mencari pelamar yang bersedia bekerja secara purna waktu
bagi organisasi yang akan memperkerjakannya.

Rencana sumber daya manusia. Rencana ini memberi petunjuk


tentang lowongan yang bagaimana sifatnya yang diisi dari dalam dan
lowongan yang bagaimana akan diisi melalui rekrutmen dari luar.
Dengan rencana demikian akan membatasi langkah dan tindakan para
pencari tenaga kerja, mereka harus mematuhi apa yang telah
ditetapkan

2. Kebiasaan pencari tenaga kerja

Para pencari tenaga kerja mungkin saja sudah mempunyai kebiasaan-


kebiasaan tertentu. Segi negatif dari kebiasaan, yang merupakan kendala
dalam proses rekrutmen ialah kecenderungan berbuat kesalahan yang sama
terutama apabila kesalahan yang pernah dibuat tidak mempunyai dampak
negatif kuat bagi organisasi.

3. Kondisi eksternal
SELEKSI

A. DEFINISI
Seleksi adalah usaha pertama yang dilakukan perusahaan untuk
memperoleh karyawan yang kualifikasi dan kompeten yang akan menjabat
serta mengerjakan semua pekerjaan pada perusahaan.

Menurut Para Ahli

Dale Yoder (1981), seleksi adalah suatu proses ketika calon karyawan
dibagi dua bagian, yaitu yang akan diterima atau yang ditolak.

Malayu Hasibuan, seleksi adalah suatu kegiatan pemilihan dan


penentuan pelamar yang akan diterima atau ditolak untuk menjadi
karyawan perusahaan. Seleksi ini didasarkan kepada spesifikasi
tertentu dari setiap perusahan bersangkutan.

B. TUJUAN
Menurut Nitisemito (1996:36) tujuan dilaksanakan proses seleksi adalah
untuk mendapatkan The Right Man In The Right Place. Didalam proses
seleksi perusahaan harus mendapatkan tenaga kerja yang tepat di dalam
posisi yang tepat pula.

Tujuan Seleksi tersebut diantaranya :

Menjamin perusahaan memiliki karyawan yang tepat untuk suatu


jabatan/ pekerjaan.

Memastikan keuntungan investasi SDM perusahaan.


Mengevaluasi dalam mempekerjakan dan penempatan pelamar sesuai
minat.

Memperlakukan pelamar secara adil dan meminimalkan deskriminasi.

Memperkecil munculnya tindakan buruk karyawan yang seharusnya


tidak diterima.

C. METODE PENGADAAN SELEKSI

1. Metode non ilmiah, yaitu seleksi yang dilaksanakan tidak didasarkan


kepada kriteria, standar atau spesifikasi kebutuhan nyata pekerjaan,
tetapi hanya didasarkan kepada perkiraan dan pengalaman saja.
Seleksi ini tidak berpedoman kepada uraian pekerjaan dan spesifikasi
pekerjaan dari jabatan yang akan diisi.

Unsur-unsur yang diseleksi biasanya meliputi; 1) surat lamaran, 2)


ijazah terakhir dan transkrip nilai, 3) surat keterangan pekerjaan dan
pengalaman, 4) referensi/rekomendasi dari pihak yang dapat
dipercaya, 5) walk interview, 6) penampilan dan keadaan fisik, 7)
keturuan dari pelamar dan 8) tulisan pelamar.

2. Metode ilimah, yaitu pengembangan seleksi non ilmiah dengan


mengadakan analisis cermat tentang unsur-unsur yang akan diseleksi
supaya diperoleh karyawan yang kompeten dengan penempatan yang
tepat.

Seleksi ilimah dilaksanakan dengan cara-cara berikut; 1) metode kerja


yang jelas dan sistematis, 2) berorientasi kepada prestasi kerja, 3)
berorientasi kepada kebutuhan riil karyawan, 4) berdasarkan kepada
job analysis dan ilmu sosial lainnya dan 5) berpedoman kepada
undang-undang perburuhan.
D. PROSES SELEKSI
Terdapat empat komponen dalam suatu proses seleksi tersebut :

1. Kuantitas (jumlah) tenaga kerja yang dibutuhkan,

2. Standard kualifikasi tenaga kerja yang dibutuhkan,

3. Kualifikasi dari sejumlah calon tenaga kerja,

Kualifikasi yang menjadi dasar dalam seleksi: 1) keahlian, 2) pengalaman, 3)


umur, 4) jenis kelamin, 5) pendidikan, 6) keadaan fisik, 7) tampang, 8) bakat,
9) tempramen, dan 10) karakter, 11) Kerja sama, 12) Kejujuran, 13)
kedisplinan dan 14) inisiatif dan kreatif

4. Serangkaian alat-alat seleksi.

PENDEKATAN SELEKSI

Jenis Seleksi : (1) Seleksi administratif, (2) Seleksi Tertulis, (3) Seleksi
Tidak Tertulis.

Sistem seleksi harus berasaskan efisiensi (uang, waktu dan tenaga)


dan bertujuan untuk memperoleh karyawan yang terbaik dengan
penempatannya yang tepat.

Menurut Andrew F. Sikula;

(1) Succesive-Hurdles, sistem seleksi yang dilaksanakan berdasarkan urutan


testing, yakni jika pelamar tidak lulus pada suatu testing, ia tidak boleh
mengikuti testing berikutnya dan pelamar tersebut dinyatakan gugur.
(2) Compensatory-Approach, sistem seleksi yang dilakukan dengan cara
pelamar mengikuti seluruh testing, kemudian dihitung nilai rata-rata tes
apakah mencapai standar atau tidak. Pelamar yang mencapai nilai standar
dinyatakan lulus, sebaliknya dinyatakan gugur atau tidak lulus.

E. KENDALA

Tolak ukur, yaitu kesulitan untuk menentukan standar yang akan


digunakan mengukur kualifikasi-kualifikasi seleksi secara objektif.
Misalnya; kejujuran, kesetian dan prakarsa dari pelamar mengalami
kesulitan. Bobot nilai yang diberikan didasarkan pada pertimbangan
yang subjektif.

Penyeleksi, yaitu kesulitan mendapatkan penyeleksi yang tepat, jujur


dan objektif penilainnya. Penyeleksi sering memberikan nilai atas
pertimbangan peranannya, bukan atas fisis pikirannya, bahkan
pengaruh dari efek halo sulit dihindarkan.
Pelamar, yaitu kesulitan untuk mendapatkan jawaban yang jujur dari
pelamar. Mereka selalu berusaha memberikan jawaban mengenai hal-
hal yang baik-baik saja tentang dirinya, sedangkan yang negatif
disembunyikan.

Untuk mengurangi kendala-kendala ini, diperlukan kebijaksanaan


seleksi secara bertingkat, karena semakin banyak tingkatan seleksi
yang dilakukan semakin cermat dan teliti penerimaan karyawan.

F. FAKTOR YANG DIPERTIMBANGKAN DALAM PROSES SELEKSI

1. Kondisi Penawaran Tenaga Kerja

Semakin besar jumlah pelamar yang memenuhi syarat (qualified), maka


akan semakin mudah bagi organisasi untuk memperoleh karyawan yang
berkualitas dan sebaliknya. Pada saat rekrutmen bisa terjadi jumlah calon
yang terjaring lebih kecil dari yang diharapkan. Kondisi tersebut
dimungkinkan oleh :

1. Imbalan/upah yang ditawarkan rendah.

2. Pekerjaan menuntut spesialisasi yang tinggi.

3. Persyaratan yang harus dipenuhi berat.

4. Mutu pelamar rendah.

2. Faktor Eksternal Organisasi

1) Faktor Etika

Dalam proses seleksi, masalah etika seringkali menjadi tantangan


yang berat. Keputusan seleksi seringkali dipengaruhi oleh etika pemegang
keputusan.Bila pertimbangan penerimaan lebih condong karena hubungan
keluarga, teman, pemberian komisi/suap dari pada pertimbangan
keahlian/profesional, maka kemungkinan besar karyawan baru yang dipilih
jauh dari harapan organisasi.

2) Ketersediaan Dana dan Fasilitas

Organisasi seringkali memiliki keterbatasan seperti anggaran atau fasilitas


lainnya. Sebagai contoh, besar kecilnya anggaran belanja pegawai
menentukan berapa jumlah pegawai baru yang boleh direkrut.

3) Faktor Kesamaan Kesempatan

Budaya suatu daerah dalam memperlakukan masyarakatnya juga


merupakan tantangan dalam proses seleksi. Diskriminasi masih sering
ditemukan dalam merekrut/menseleksi pegawai yang disebabkan oleh warna
kulit, ras, agama, umur, jenis kelamin, dan sebagainya. Sebagai contoh
kebijaksanaan organisasi (walau tidak tertulis) yang lebih menyukai pegawai
pria atau wanita.Kenyataan ini menghambat proses seleksi secara wajar.

3. Perangkat Organisasi

Selain faktor-faktor di atas, seleksi juga dipengaruhi oleh keberadaan


perangkat organisasi seperti :

1) Analisis Jabatan

Analisis jabatan merupakan semacam pedoman bagi kegiatan proses seleksi.


Analisis jabatan memberikan informasi tentang uraian jabatan,
spesifikasi jabatan, standarisasi pekerjaan serta persayaratan yang harus
dipenuhi untuk memegang jabatan tersebut. dengan demikian, seleksi yang
dilakukan harus mengacu pada analisis jabatan. Seleksi tanpa acuan analisis
jabatan (tentu yang benar) niscaya sulit untuk mendapatkan calon pegawai
sebagaimana yang dibutuhkan organisasi. Analisis jabatan ini merupakan
arah atau petunjuk tentang target apa yang hendak dicapai pada saat
seleksi.

2) Perencanaan SDM

Dari perencanaan SDM, akan dapat diketahui berapa jumlah calon pegawai
yang dibutuhkan oleh organisasi, pada jenjang apa dan di bagian mana, dan
persyaratan apa yang harus dipenuhi oleh pelamar.

3) Pengadaan Tenaga Kerja (Rekrutmen)

Rekruitmen yang dilakukan akan berpengaruh pada prses seleksi.Qualified


tidaknya pelamar yang akan diseleksi sangat tergantung pada tenaga kerja
(rekruitmen).Pengadaan kerja yang efektif akan menghasilkan tersedianya
sejumlah pelamar yang qualified dan sebaliknya. Jenis dan sifat berbagai
langkah yang harus diambil tergantung pada hasil rekruitmen.

Faktor-faktor yang dipengaruhi seleksi :

1. Orientasi

2. Diklat

3. Pengembangan

4. Perencanaan Karier

5. Penilaian Prestasi Kerja

6. Kompensasi

7. Perjanjian Kerja

8. Pengawasan Personalia