Anda di halaman 1dari 20

Tata Tertib Rapat

BY Rendy Robbani No comments

Agar rapat bisa mencapai maksud dan tujuannya, hendaknya rapat harus dikelola dengan baik
dan harus mengetahui tata tertib rapat yang memenuhi kriteria sbb:

1. Tepat waktu dalam memulai rapat.

2. Agenda rapat dirumuskan atau disusun dengan baik sehingga peserta rapat dapat
mengetahui susunan acara rapat.

3. Setiap peserta saling menghargai pendapat yang dikemukakan peserta lain.

4. .Adanya partisipasi dari peserta rapat.

5. Bersifat terbuka, artinya bersedia menerima kritik dan saran dari peserta lain tanpa emosi.
Dengan tidak melihat siapa yang berbicara, tapi setiap peserta mau mendengar pendapat
orang lain.

6. Tidak ada peserta yang terlalu dominan selama pertemuan.

7. Perdebatan bisa terjadi tanpa harus menjatuhkan peserta lain atau emosi, namun saling
melemparkan argumen yang kuat tanpa menindas yang lainnya.

8. Setiap argumen atau pertanyaan yang diajukan disampaikan secara singkat, jelas dan
lugas.

9. Pemimpin rapat dapat membimbing acara sampai pada akhir rapat walaupun terjadi
perdebatan atau pro-kontra pendapat. Jadi pemimpin rapat harus dapat mengendalikan
rapat sehingga masalah dapat dipecahkan untuk mengambil kesimpulan.

10. Selalu ada kesimpulan yang diambil berdasarkan argumen-argumen yang disetujui
bersama.

Agar rapat dapat berhasil dengan baik, terlebih dahulu harus dibuat susunan acara rapat yang
merupakan urut-urutan jalannya rapat, mulai dari pembukaan rapat sampai dengan rapat
ditutup yaitu :

Pembukaan
Pembacaan susunan acara rapat

Pembahasan materi rapat

Penutup
Susunan acara rapat dibacakan dan sebelum rapat dimulai dibagikan kepada seluruh peserta
rapat, sehingga peserta rapat dapat mengetahui agenda rapat dan susunan acara rapat sehingga
rapat dapat berjalan dengan tertib. Jadi tata tertib rapat merupakan suatu aturan rapat yang
biasanya dibacakan atau dibagikan kepada peserta rapat sebelum rapat dimulai dengan tujuan
agar rapat dapat berlangsung dengan tertib dan tidak membuang-buang waktu secara percuma,
sehingga tidak akan mendengar lagi keluhan pegawai, Apa sih, gunanya rapat?.

Berdasarkan Buku Kamus Bahasa Indonesia, Edisi Kedua terbitan Balai Pustaka, diuraikan
bahwa yang dimaksud dengan rapat adalah pertemuan ( kumpulan ) untuk membicarakan
sesuatu, sidang, majelis. Sedangkan diskusi adalah pertemuan ilmiah untuk bertukar pikiran
mengenai sesuatu masalah.

Dalam buku Etika Komunikasi karangan Samsir Rambe, yang dimaksud dengan rapat ialah
kumpulan beberapa otang atau organisasi yang akan membicarakan suatu masalah atau
kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu persoalan dan sekaligus
mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hasil yang disepakati/disetujui bersama.

Berdasarkan beberapa pengertian tentang rapat tersebut diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa
yang dimaksud dengan rapat ialah pertemuan atau kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan,
instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan,
merundingkan, dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.

Jadi, dalam setiap organisasi, perusahaan, instansi pemerintah pada saat tertentu sering
mengadakan rapat. Rapat yang bersifat rutin ( berkala ), temporer ( sewaktu-waktu ). Rapat dapat
berlangsung dalam situasi formal maksudnya rapat dilaksanakan dengan mengikuti prosedur
rapat, syarat rapat, aturan rapat. Misal, rapat diselenggarakan di kantor dalam keadaan resmi.
Sedangkan rapat yang bersifat non formal, misalnya penyelenggaraan rapat dilaksanakan di
tempat-tempat yang santai (sambil hiburan ) seperti di tempat rekreasi, rumah makan, dan lain-
lain. Hal yang dibahas dalam rapat tentunya segala sesuatu yang berkaitan dengan suatu kegiatan
baik bisnis maupun bukan bisnis.

Dalam rapat harus terjalin komunikasi yang harmonis, efektif, dan komunikatif, sehingga
tercapai suatu keputusan hasil kesepakatan bersama. Rapat dapat dikatakan berhasil apabila
tujuan rapat (yang telah ditentukan ) tercapai.

Teknik Penyelenggaraan Rapat


BY Rendy Robbani No comments
Setelah peserta rapat berkumpul, maka rapat dibuka oleh pembawa acara rapat ( MC ) dengan
ucapan terima kasih atas kehadiran peserta rapat dan sekaligus membacakan susunan acara rapat
dan tata tertib selama rapat berlangsung. Setelah itu pembawa acara menyerahkan rapat pada
pimpinan rapat.

Menjadi pimpinan rapat tidak semudah yang dibayangkan, dimana pimpinan harus mampu
mendorong dan menciptakan partisipasi aktif anggota, bertanggung jawab atas rapat yang
diadakan dan pimpinan tidak boleh mendominasi pembicaraan dalam rapat demi tercapainya
tujuan rapat. Pemimpin rapat harus bisa menciptakan rasa aman, suasana persaudaraan, saling
membuka diri dan tidak ada kesan sikap otoriter, mempunyai keterampilan berkomunikasi untuk
mendukung peserta yang pasif, dan mendorong kelompok untuk mengambil keputusan bersama.

Pimpinan rapat yang baik adalah pimpinan yang dapat memberikan keleluasaan peserta untuk
Berbicara spontan, dengan suasana yang santai membuat peserta tidak ragu- ragu untuk
mengeluarkan pendapatnya. Menemukan gagasan yang cemerlang. Menyampaikan opini yang
tidak sejalan dengan pimpinan karena meraka merasa pimpinan tidak mengekang pendapatnya
bahkan memberi kebebasan dalam beragumen. Mencapai keputusan bersama tanpa selalu
meminta pemimpin sebagai penentu akhir.

Rapat akan menjadi efektif bila :

Ketergantungan peserta rapat pada pimpinan tidak besar.

Tidak ada perbedaan menyolok antara pimpinan dan peserta rapat.

Kesadaran pimpinan akan pentingnya partisipasi peserta rapat.

Langkah-langkah dalam menegefektifkan rapat

Perencanaan dan Persiapan Rapat

Apakah Rapat diperukan ?


Berikut ini ada beberapa alasan kenapa orang mnyelenggarakan rapat yang semestinya
tidak diperlukan.

Temukan apa yang terjadi

Anda memerlukan keputusan yang cepat

Rapat kuartalan/Bulanan/Mingguan

Anda ingin melibatkan setiap orang


Menyampaikan informasi yang tidak kontroversi

Siapa yang harus diundang?


Orang-orang yang perlu diundang dalam rapat ialah yang :

1. Perlu memberikan persetujuan

2. Punya keahlian atau informasi yang diperlukan

3. Punya keahlian dan intelegensia untuk membantu kelompok menghasilkan gagasan yang
dibuat

4. Akan melaksanakan keputusan

5. Akan mendorong gagasan anda untuk rapat itu

6. Akan memberikan kontribusi olh hasilnya

7. Secara langsung akan terpengaruh.

Informasi Latar Belakang

Menciptakan sebuah agenda

Agenda sangat besarefektivitasnya dalam mengorganisir dan meluruskan rapat, tetapi jarang
digunakan secara efektif.

Mengantisipasi dan mencegah masalah.


Kita harus mengantisipasi beberapa hal sebagai berikut :

1. Orang-orang yang bermasalah

2. Topik-topik panas

Perencanaan Rapat
BY Rendy Robbani No comments

Bantuan seorang sekretaris dalam merencanakan rapat memegang peranan yang sangat penting
dalam menentukan produktivitas rapat. Untuk itu langkah-langkah yang perlu mendapat
perhatian Sekretaris dalam merencanakan rapat yang sifatnya resmi adalah :

1.Persiapan Ruangan dan Tata Ruang rapat


Ruangan untuk menyelenggarakan rapat resmi sangat menentukan kelancaran jalannya rapat.
Adalah menjadi tugas Sekretaris dalam untuk mempersiapkan ruangan rapat. Untuk rapat yang
bersifat rutin biasanya diselenggarakan di Operation Room atau Conference Room yang telah
ada di lingkungan kantor. Jika rapat diselenggarakan di Hotel Sekretaris harus pesan kepada
Manajer Hotel agar tempat, waktu, tanggal telah dipasang dipapan pengumuman. Papan
pengumuman hendaknya diletakkan pada tempat yang mudah diketahui. Biasanya pihak hotel
telah memperispakan spanduk misalnya : Selamat Datang Para Peserta Rapat . . Sehari
sebelum rapat dimulai sekretaris perlu mengadakan general check terlebih dahulu agar
segalanya bisa dipersiapkan sebaik-baiknya.

Persiapkan pula Tata Ruang (Lay out) rapat berdasarkan pertimbangan :


Jumlah partisipan
Hubungan masing-masing partisipan
Level keintiman
Jenis rapat (diskusi, presentasi, kuliah dll)
Apakah Anda ingin meningkatkan atau memperkecil interaksi

2. Persiapan Aministrasi

a. membuat Surat Undangan rapat.


Persiapan surat Undangan sebaik-baiknya dan disampaikan paling lambat tiga hari sebelum
penyelenggaraan rapat. Dalam surat undangan memuat hari, tanggal, jam, waktu dan acara rapat.

b. menyusun acara /agenda rapat.


Susunlah acara rapat secara tepat, secara berurutan dengan membuat pokok pokoknya saja, dan
perhitungkan waktu yang dirinci jam atau menitnya.

c. menyusun daftar Hadir


Buatlah daftar hadir untuk peserta rapat. Daftar hadir bisa berupa buku tamu bisa juga berupa
lembaran biasa.Guna daftar hadir untuk mengetahui jumlah peserta rapat dan sebagai
dokumentasi.

d. Mempersiapkan bahan rapat


Bahan rapat yang perlu dipersiapkan jauh sebelum rapat diadakan bisa berupa :

Hasil rapat yang lalu

Hasil kertas kerja para peserta yang akan dibahas

Peraturan-peraturan yang diperlukan

Bahan-bahan penerbitan yang berkaitan dengan materi rapat

Alat-alat tulis, flip chart, marker, penngaris, blok note, pensil dan sebagainya

e. Persiapan peralatan rapat


Sekretaris perlu menginventarisasi alat-alat yang digunakn untuk keperluan rapat seperti :
Papan dan alat tulis

Flip chart yaitu kertas-kertas yang digantung lengkap dengan markernya

OHP, slide lengkap dengan layarnya dengan program Microsoft PowerPoint.

Sound system, tape recorder

Map atau tas untuk tempat bahan-bahan rapat

Block note, ballpoint

Tustel handycam untuk mengabadikan rapat

f. Membuat catatan hasil rapat (notulis)

undefined

Jenis - Jenis Rapat


BY Rendy Robbani No comments

Orang-orang sering menggunakan kata rapat dalam keseharian. Baik ketika situasi formal
maupun tidak formal. Dalam setiap kegiatan rapat tentu mempunyai tujuan rapat dan jenis rapat
yang berbeda.
Rapat terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara pandangnya atau segi peninjauannya.
Berdasarkan tujuan.

Rapat Penjelasan.
Rapat Pemecahan Masalah.
Rapat Perundingan.

Berdasarkan sifat.

Rapat formal.
Rapat informal.
Rapat terbuka.
Rapat tertutup.

Berdasarkan jangka waktu.

Rapat mingguan.
Rapat bulanan.
Rapat semester.
Rapat tahunan.

Berdasarkan frekuensi.

Rapat rutin.
Rapat insidental.

Berdasarkan nama.
Rapat kerja.
Rapat dinas.
Musyawarah kerja.

Rapat Resmi
Rapat Resmi yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat penting.
Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dulu melalui surat undangan. Dalam
rapat resmi berlaku peraturan protokol yang membantu kelancaran rapat. Apabila terdapat
perbedaan pendapat diantara anggota, peraturannya adalah pendapat mayoritas menjadi
keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas dilindungi dengan pembatasan pembahasan pada
pokok-pokok, dan lebih penting adalah memberikan jaminan bahwa semua peserta diperlakukan
dengan sebaik-baiknya.

Rapat tidak resmi


Rapat tidak resmi yaitu rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya serta diadakan
di ruang kantor pimpinan atau ruang rapat untuk membahas masalah yang mendesak atau terjadi
tiba-tiba. Pada rapat ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat atau informasi untuk
mengakrabkan pimpinan dengan stafnya. Dalam hal ini sekretaris hanya membuat ringkasan-
ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan.

Menangani Masalah Rapat


BY Rendy Robbani No comments

Masalah yang timbul dalam rapat kecil sebaiknya diselesaikan dengan pendekatan terbuka.
Namun dalam rapat besar, masalah bisa lebih berat. Seorang pemimpin rapat yang tegas dan
adil, yangmemahami prosedur harus dapat mengatasinya.
Melihat Kelemahan
Selama rapat, adalah tanggung jawab pemimpin untuk bersikap netral dalam mengendalikan
rapat. Kesulitan muncul jika. Pemimpin rapat menunjukkan kelemahan, seperti sikap prasangka
atau naik pitam. Lihat kesalahan seperti ini agar kita bisa bertindak dan mencegah pemimpin
lepas kendali.

Menegur Pemimpin Rapat


Jika pemimpin rapat menyalahgunakan kekuasaan atau melalaikan tugas, kita harus bertindak,
baik rapat itu formal atau tidak. Cara terbaik adalah menegaskan tugas seoran pemimpin dan
keslahannya. Katakan dengan jelas apa yang diharapkan dari pemimpin dan beri kesempatan
untuk memperbaikinya.

Menyelesaikan Masalah Lain


Banyak masalah lain yang dapat menghambat jalannya rapat. Peserta mungkin bersikap buruk;
peserta kunci (yang diharapkan) tidak hadir; atau informasi yang yang penting hilang. Adalah
tanggung jawab pemimpin rapat untuk menentukan solusi yang dapatditerima: misalnya
menertibkan pengacau, menunda rapat apabila quorum tidak terpenuhi, atau meminta informasi
tambahan jika perlu. Penyelesaian seperti mengeluarkan perusuh dapat dengan cepat dilakukan
sendiri oleh pemimpin rapat; sedangkan pengumpulan inormasi mmerlukan kerja sama dengan
peserta rapat.

Syarat - Syarat Rapat


BY Rendy Robbani No comments

Rapat dapat dikatakan berlangsung dengan baik dan berhasil, apabila tujuan rapat yang telah
ditentukan tercapai. Untuk dapat mencapai tujuan rapat, ada beberapa syarat yang harus
diperhatikan pihak panitia penyelenggara rapat. Bagaimanakah syarat-syarat rapat yang baik?
Suatu pertemuan dapat disebut sebagai sebuah rapat apabila memenuhi kriteria berikut, yaitu:

1. Membicarakan suatu masalah yang berkaitandengan tujuan organisasi, perusahaan,


instansi, pemerintah, dan lain-lain, yang harus dirundingkan/didiskusikan secara
bermusyawarah.

2. Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif.

3. Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka ( tidak ada yang
disembunyikan serta prasangka ).

4. Adanya unsur-unsur rapat seperti pimpinan, notulen, moderator, peserta rapat, masalah
yang dibahas.

5. Untuk mencapai tujuan rapat agar rapat berhasil, setiap peserta rapat harus mengetahui
syarat-syarat rapat yang baik.

Syarat-syarat rapat yang baik, antara lain :

A. Persiapan rapat.

1. Persiapan rapat harus dirancang dan dilaksanakan oleh panitia penyelenggara rapat.
Secara garis besar persiapan yang harus dilaksanakan, yaitu :
2. Penentuan tujuan rapat dan acara rapat.

3. Penentuan waktu, tanggal, hari, tahun.

4. Penentuan tempat.

5. Akomodasi.

6. Konsumsi.

7. Media/peralatan.

B. Pelaksanaan rapat.

1. Suasana rapat berlangsung terbuka.

2. Para peserta rapat berpartisipasi aktif.

3. Adanya kendali dari ketua rapat

4. Hindarkan debat kusir.

5. Bahasa harus komunikatif.

6. Hindarkan monopoli ketika berbicara.

7. Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat.

8. Adanya notulen.

9. Acara rapat.

10. Media rapat.

11. Waktu.

Tata Tertib Rapat


BY Rendy Robbani No comments

Agar rapat bisa mencapai maksud dan tujuannya, hendaknya rapat harus dikelola dengan baik
dan harus mengetahui tata tertib rapat yang memenuhi kriteria sbb:
1. Tepat waktu dalam memulai rapat.

2. Agenda rapat dirumuskan atau disusun dengan baik sehingga peserta rapat dapat
mengetahui susunan acara rapat.

3. Setiap peserta saling menghargai pendapat yang dikemukakan peserta lain.

4. .Adanya partisipasi dari peserta rapat.

5. Bersifat terbuka, artinya bersedia menerima kritik dan saran dari peserta lain tanpa emosi.
Dengan tidak melihat siapa yang berbicara, tapi setiap peserta mau mendengar pendapat
orang lain.

6. Tidak ada peserta yang terlalu dominan selama pertemuan.

7. Perdebatan bisa terjadi tanpa harus menjatuhkan peserta lain atau emosi, namun saling
melemparkan argumen yang kuat tanpa menindas yang lainnya.

8. Setiap argumen atau pertanyaan yang diajukan disampaikan secara singkat, jelas dan
lugas.

9. Pemimpin rapat dapat membimbing acara sampai pada akhir rapat walaupun terjadi
perdebatan atau pro-kontra pendapat. Jadi pemimpin rapat harus dapat mengendalikan
rapat sehingga masalah dapat dipecahkan untuk mengambil kesimpulan.

10. Selalu ada kesimpulan yang diambil berdasarkan argumen-argumen yang disetujui
bersama.

Agar rapat dapat berhasil dengan baik, terlebih dahulu harus dibuat susunan acara rapat yang
merupakan urut-urutan jalannya rapat, mulai dari pembukaan rapat sampai dengan rapat
ditutup yaitu :

Pembukaan

Pembacaan susunan acara rapat

Pembahasan materi rapat

Penutup
Susunan acara rapat dibacakan dan sebelum rapat dimulai dibagikan kepada seluruh peserta
rapat, sehingga peserta rapat dapat mengetahui agenda rapat dan susunan acara rapat sehingga
rapat dapat berjalan dengan tertib. Jadi tata tertib rapat merupakan suatu aturan rapat yang
biasanya dibacakan atau dibagikan kepada peserta rapat sebelum rapat dimulai dengan tujuan
agar rapat dapat berlangsung dengan tertib dan tidak membuang-buang waktu secara percuma,
sehingga tidak akan mendengar lagi keluhan pegawai, Apa sih, gunanya rapat?.

Berdasarkan Buku Kamus Bahasa Indonesia, Edisi Kedua terbitan Balai Pustaka, diuraikan
bahwa yang dimaksud dengan rapat adalah pertemuan ( kumpulan ) untuk membicarakan
sesuatu, sidang, majelis. Sedangkan diskusi adalah pertemuan ilmiah untuk bertukar pikiran
mengenai sesuatu masalah.

Dalam buku Etika Komunikasi karangan Samsir Rambe, yang dimaksud dengan rapat ialah
kumpulan beberapa otang atau organisasi yang akan membicarakan suatu masalah atau
kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu persoalan dan sekaligus
mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hasil yang disepakati/disetujui bersama.

Berdasarkan beberapa pengertian tentang rapat tersebut diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa
yang dimaksud dengan rapat ialah pertemuan atau kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan,
instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan,
merundingkan, dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.

Jadi, dalam setiap organisasi, perusahaan, instansi pemerintah pada saat tertentu sering
mengadakan rapat. Rapat yang bersifat rutin ( berkala ), temporer ( sewaktu-waktu ). Rapat dapat
berlangsung dalam situasi formal maksudnya rapat dilaksanakan dengan mengikuti prosedur
rapat, syarat rapat, aturan rapat. Misal, rapat diselenggarakan di kantor dalam keadaan resmi.
Sedangkan rapat yang bersifat non formal, misalnya penyelenggaraan rapat dilaksanakan di
tempat-tempat yang santai (sambil hiburan ) seperti di tempat rekreasi, rumah makan, dan lain-
lain. Hal yang dibahas dalam rapat tentunya segala sesuatu yang berkaitan dengan suatu kegiatan
baik bisnis maupun bukan bisnis.

Dalam rapat harus terjalin komunikasi yang harmonis, efektif, dan komunikatif, sehingga
tercapai suatu keputusan hasil kesepakatan bersama. Rapat dapat dikatakan berhasil apabila
tujuan rapat (yang telah ditentukan ) tercapai.

Teknik Mengajukan Pendapat


BY Rendy Robbani No comments

Seorang pimpinan rapat hendaknya dapat mengendalikan rapat dan pandai mengajukan
pertanyaan-pertanyaan kepada peserta rapat. Dalam hal ini pimpinan harus menguasai teknik
bertanya.

Teknik bertanya akan berhasil bila pertanyaan dari peserta rapat mempunyai nilai tambah dan
berisi ide-ide yang berguna.

Pada dasarnya ada 4 teknik bertanya :


Pertanyaan langsung ( direct question )
Yaitu pertanyaan yang ditujukan langsung pada seorang peserta rapat. Pertanyaan ini dapat
diajukan bila pimpinan mengetahui bahwa orang yang ditunjuk dapat menjawab pertanyaan
tersebut.

Pertanyaan tidak langsung ( overhead question )


Yaitu pertanyaan yang ditujukan kepada semua peserta, dimana pimpinan menebar
pandangannya ke segala penjuru.

Pertanyaan mengembalikan ( reverse question )


Pertanyaan yang diajukan kepada seorang peserta yang mengajukan pertanyaan tersebut.

Pertanyaan dilemparkan ( Relay question )


Pertanyaan yang diajukan kepada seseorang atau sekelompok orang dimana pimpinan
mengharapkan jawaban dari pertanyaan yang telah diajukan sebelumnya.

Tujuan dari pelemparan kembali pertanyaan adalah :

Untuk merangsang diskusi dalam rapat.

Membahas masalah secara lebih terperinci dan terbuka.

Menuju ke arah kesepakatan bersama.

Menurut kacamata hasilnya rapat dibagi dua macam:

1. Bersifat mengikat :

Kongres Suatu rapat yang diadakan oleh orang-orang tertentu.

Musyawarah untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat peserta rapat


Muktamar .

Konferensi

Rapat Suatu rapat yang diadakan oleh suatu organisasi

Musyawarah kerja membicarakan masalah-masalah program kerja. Konferensi kerja yang


sudah dilaksanakan dan menentukan langkah lanjutan
Perundingan : suatu rapat yang membicarakan secara mendalam

2. Bersifat tidak mengikat:

DEBAT : Diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu masalah. Contoh : perbedaan
pendapat tentang kasus Ambon

POLEMIK : Diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan biasanya dilakukan secara
tertulis. Contoh : Polemik tentang pealarangn siswa ber-Jilbab di SMK Negeri 3 Denpasar.

DISKUSI PANEL : Suatu diskusi yang dilakukan oleh beberapa orang dan diikuti oleh sejumlah
masa. Yang dibahas tentang sesuatu topik, pembahasannya dari berbagai aspek. Contoh :
Diskusi panel tentang pengembangan universitas. Dapat ditinjau dari segi kemahasiswaan.
Pendidikan dan pengabdian masyarakat.

SIMPOSIUM : Sama dengan diskusi panel tapi jangkauannya lebih luas.


Tidak mengambil keputusan tapi mengumpulkan pandangan-pandangan,
Bersifat lebih formal . Contoh : Simposium prospek ekonomi Indonesia tahun 2003.

TEMU KARYA : Forum tukar pengalaman tentang hal-hal yang bersifat teknis. Contoh: temu
karya pengembangan ternak sapi.

SEMINAR : Suatu diskusi membicarakan suatu masalah secara alamiah didampingi ahli. Contoh
: Seminar Guru dengan tema Meningkatkan Peranan Guru Untuk Menyongsong Otonomi
Daerah.

LOKA KARYA : Suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang yang memiliki keahlian
tertentu (bergerak dibidang tertentu) dengan maksud dan tujuan untuk menyempurnakan
konsep/sistem yang ada. Contoh : Lokakarya sistem pendidikan di SMK

SARASEHAN : Suatu forum terbuka untuk menyampaikan perasaan/unek-unek. Contoh


Sarasehan Seniman Samarinda tentang pemasungan kreatifitas.

TEMU WICARA : Forum tempat menyalurkan ide-ide, unek-unek, usul biasanya dengan
pejabat. Contoh : Temu Wicara petani dengan Ibu Megawati.

PENATARAN : Kegiatan pendidikan dalam rangka menyempurnakan/ meningkatkan


pengetahuan dan keterampilan. Contoh : penataran pengurus OSIS Se Samarinda.

PENLOK (Penataran Lokakarya) : Kegiatan Pendidikan dalam rangka meningkatkan


pengetahuan sambil menyempurnakan konsep pengetahuan yang bersifat teknis.
Menempatkan Peserta Rapat
BY Rendy Robbani No comments

Penempatan peserta berpengaruh besar terhadap suksesnya suatu rapat. Pertimbangkan


pengaturan tempat duduk terlebih dahulu, jika perlu gambar rancangan penempatan peserta
untuk mendukung tercapainya tujuan rapat.

RAPAT EMPAT MATA


Dalam rapat empat mata, posisi kedua peserta menentukan nuansa dan mempengaruhi jalannya
rapat. Atur tingkat formalitas dengan cara mengatur tempat duduk. Ada tiga susunan tempat
duduk utama untuk rapat empat mata yang mencerminkan sikap: mendukung, kerjasama,
konfrontasi. Untuk mengetahui pandangan peserta lain tentang suasana rapat, letakkan empat
buah kursi di sekeliling meja, duduk di satu kursi dan perhatikan dimana dia mengambil tempat.

MENEMPATKAN KELOMPOK
Tujuan rapat menentukan pengaturan tempat duduk. Ada tiga susunan dasar pengaturan duduk.
Jika mungkin terjadi negosiasi atau konfrontasi dipilih meja persegi dengan kedua kubu duduk
saling berhadapan dan pemimpin rapat yang netral di tengah salah satu sisi. Untuk menekankan
hirarki, tempatkan pemimpin rapat di kepala meja. Untuk rapat yang lebih informal, dan tidak
bersifat menjaga jarak, pilihan meja bundar di mana setiap orang duduk sama tinggi. Rapat
dengan banyak peserta diadakan di sebuah auditorium atau ruangan yang luas, aturlah semua
duduk menghadap pemimpin rapat.

PERBEDAAN BUDAYA
Arti hirarki berbeda-beda pada masyarakat yang berbeda. Di sebagian di negara Asia, umur
sangat berarti, sehingga orang yang paling tua mendapat posisi yang paling tinggi. Dalam
masyarakat lain, jabatan lebih berperan, sehingga seorang direktur muda tidak mungkin
mendapat posisi lebih tinggi dari seorang direktur senior.
ATUR POSISI SECARA TAKTIS
Peran tempat duduk seseorang tergantung pada posisinya terhadap pemimpin rapat. Biasanya
pemimpin duduk di kepala meja dan kursi di kanannya untuk orang kepercayaannya. Namun
tidak harus selalu demikian.
Penaturan duduk yang praktis di dasarkan pada asumsi bahwa orang akan dipengaruhi oleh orang
yang duduk di dekatnya. Tentukan apa yang kita inginkan dari sebuah rapat, lalu atur tempat
duduk untuk membantu kita mencapainya. Bila masalah itu kontroversial, pecah kekuatan;
jangan taruh orang dengan pandangan serupa atau bertolak belakang pada posisi bersebelahan
agar opini terbagi dan pembicaraan tidak melenceng. Rencanakan posisi duduk dengan apa yang
kita tahu tentang para pandangan para peserta tentang masalah yang dibahas. Kontak mata
penting untuk mengisyaratkan rekan kita mengenai langkah berikut yang akan diambil.
Pertimbangkan siapa harus bisa memandang siapa dan atur tempat duduk berdasarkannya.

MEMBACA POSISI
Jika tempat duduk dalam rapat tidak diatur, perhatikan posisi para peserta lain dan pilih tempat
yang sesuai. Pilihan tempat duduk menunjukkan pandangan seseorang terhadap isi rapat dan
peran yang akan dimainkannya dalam rapat. Penentang keras boleh jadi mengambil tempat di
dekat pemimpin rapat. Duduk di tengah menandakan keinginan berpartisipasi penuh, bahkan
mendominasi pembicaraan. Sebagai pemimpin rapat, bujuk orang yang berbicara paling keras
untuk duduk berhadapan langsung dengan kita.

MENYAMPAIKAN MASALAH
Penyampaian masalah dipengaruhi oleh posisi kita. Rencanakanlah tempat duduk demi
keuntungan kita. Posisi melingkar menandakan kesetaraan sehingga kita sulit menekan orang,
sementara menjaga jarak dengan berdiri di depan mereka atau duduk di atas podium, atau di
seberang meja akan menambah wibawa namun tidak mendukung diskusi dua arah dan
menyulitkan kita untuk menilai pikiran kita.
Notula
BY Rendy Robbani No comments

Notula adalah catatan laporan singkat tentang pembicaraan atau keputusan dalam rapat. Notula
berfungsi sebagai bukti telah diadakan rapat, sumber informasi bagi peserta rapat, landasan bagi
rapat berikutnya, alat pengingat peserta rapat.

Maksud pembuatan notula adalah agar apa yang telah dibahas dalam rapat baik rapat untuk
pemecahan masalah atau rapat untuk pengambilan keputusan dapat menjadi acuan bagi rapat
selanjutnya. Dan bagi peserta rapat yang tidak hadir, notula dapat menjadi informasi atas materi
yang dibahas dan kesimpulan yang diperoleh. Notula dapat juga untuk melihat perkembangan
perusahaan dari waktu ke waktu. Notula dapat dibagikan kepada peserta rapat bila telah disetujui
oleh pimpinan. Notula dibuat oleh sekretaris organisasi atau seseorang yang ditunjuk untuk
melaksanakan tugas itu, dan posisi duduknya dekat pimpinan agar sekretaris dapat menebar
pandangan ke seluruh peserta.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan notula :

1. Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan
penafsiran yang berbeda-beda.

2. Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis

3. Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat dipisahkan cara penulisannya
agar tidak membingungkan

4. Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja materi yang berupa penyajian informasi,
materi yang menyangkut pertimbangan khusus, serta materi yang berupa keputusan

5. Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaraan

Notula yang dibuat saat rapat berlansung merupakan notula awal. Notula ini perlu
disempurnakan dengan tidak mengubah isi materi semula, kemudian diketik rapi dan dimintakan
persetujuan pada pimpinan untuk menjadi notula akhir.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan notula :

1. Bila rapat tersebut rapat rutin, sebaiknya diberi nomor urut rapat, bulan, dan tahun rapat.
Misalnya : Rapat Pengurus Yayasan Amal Maret 2007

2. Perlu diinformasikan pada judul notula rapat; apakah rapat tersebut merupakan rapat
pemberian informasi, rapat pemecahan masalah atau rapat pengambilan keputusan.

3. Susunan notula lengkap : dari judul sampai penutup diakhiri dengan tanda tangan
pimpinan dan notulis rapat
4. Walaupun notula dibuat ringkas, namun setiap peserta yang berbicara perlu disebutkan
namanya, misalnya Ibu Meynar memberikan usulan tentang .........

5. Keputusan yang diambil dalam rapat hendaknya dicatat secara lengkap

6. Waktu dimulai dan berakhirnya rapat dituliskan dalam notula

Persiapan dalam pembuatan notula :

1. Sediakan alat tulis dan kertas, tapi sekarang sudah umum digunakan Personal Computer
ataupun Note Book atau Laptop untuk penyusunan notula.

2. Sediakan kaset rekaman bila ada pembicaraan yang tidak dapat ditulis.

3. Memahami prosedur rapat sebelum rapat dimulai

4. Sediakan buku-buku referensi yang menunjang materi rapat

Isi Notula Rapat

1. Judul notula beserta nama organisasi atau unit organisasi yang menyelenggarakan rapat.

2. Hari, tanggal, tempat serta waktu dimulai dan berakhirnya rapat.

3. Pemimpin rapat

4. Sifat rapat.

5. Nama peserta baik peserta yang hadir maupun yang tidak hadir.

6. Penyempurnaan notula rapat sebelumnya dan pengesahannya.

7. Susunan Acara rapat /agenda rapat (tulis secara berurutan)

8. Jalannya rapat (pembukaan sampai dengan penutup)

9. Ringkasan jalannya rapat.

10. Hasil rapat.

11. Hal-hal yang dibicarakan dalam rapat.

12. Tempat, tanggal, bulan dan tahun pemnuatan

13. Catatan khusus.


14. Nama dan tandatangan pimpinan dan notulis rapat dibagian akhir.

15. Pembuat notula (sekretaris)

16. Pengesahan notula oleh ketua rapat

Menyelenggarakan Pertemuan/Rapat

TATA TERTIB RAPAT

Agar rapat bisa mencapai maksud dan tujuannya, hendaknya rapat harus dikelola dengan baik
dan harus mengetahui tata tertib rapat yang memenuhi kriteria sbb:

1. Tepat waktu dalam memulai rapat.

2. Agenda rapat dirumuskan atau disusun dengan baik sehingga peserta rapat dapat
mengetahui susunan acara rapat.

3. Setiap peserta saling menghargai pendapat yang dikemukakan peserta lain.

4. Adanya partisipasi dari peserta rapat.

5. Bersifat terbuka, artinya bersedia menerima kritik dan saran dari peserta lain tanpa emosi.
Dengan tidak melihat siapa yang berbicara, tapi setiap peserta mau mendengar pendapat
orang lain.

6. Tidak ada peserta yang terlalu dominan selama pertemuan.

7. Perdebatan bisa terjadi tanpa harus menjatuhkan peserta lain atau emosi, namun saling
melemparkan argumen yang kuat tanpa menindas yang lainnya.

8. Setiap argumen atau pertanyaan yang diajukan disampaikan secara singkat, jelas dan
lugas.

9. Pemimpin rapat dapat membimbing acara sampai pada akhir rapat walaupun terjadi
perdebatan atau pro-kontra pendapat. Jadi pemimpin rapat harus dapat mengendalikan
rapat sehingga masalah dapat dipecahkan untuk mengambil kesimpulan.

10. Selalu ada kesimpulan yang diambil berdasarkan argumen-argumen yang disetujui
bersama.
Agar rapat dapat berhasil dengan baik, terlebih dahulu harus dibuat susunan acara rapat yang
merupakan urut-urutan jalannya rapat, mulai dari pembukaan rapat sampai dengan rapat
ditutup yaitu :

a. Pembukaan

b. Pembacaan susunan acara rapat

c. Pembahasan materi rapat

d. Lain-lain

e. Penutup

Susunan acara rapat dibacakan dan sebelum rapat dimulai dibagikan kepada seluruh peserta
rapat, sehingga peserta rapat dapat mengetahui agenda rapat dan susunan acara rapat sehingga
rapat dapat berjalan dengan tertib. Jadi tata tertib rapat merupakan suatu aturan rapat yang
biasanya dibacakan atau dibagikan kepada peserta rapat sebelum rapat dimulai dengan tujuan
agar rapat dapat berlangsung dengan tertib dan tidak membuang-buang waktu secara percuma,
sehingga tidak akan mendengar lagi keluhan pegawai, Apa sih, gunanya rapat?.

PENGENDALIAN RAPAT

1. Pengendalian rapat secara bebas terbatas ( Over Head )


Adalah pengendalian rapat dengan cara membiarkan para peserta berbicara secara bergantian,
mengadu argumentasi dan berlangsung tanpa pimpinan rapat. Pimpinan rapat hanya
memperhatikan untuk mengambil inti pembicaraan dan setelah dipandang cukup pimpinan
segera mengambil kesimpulan untuk dijadikan keputusan.

2. Pengendalian rapat secara ketat ( Closed Controlled )


Peserta hanya boleh berbicara, bertanya atau menjawab dengan seizin pimpinan rapat dan bila
perlu waktu dibatasi.

3. Pengendalian rapat secara kombinasi ( 1 dan 2 )


Cara pengendalian rapat secara bebas terbatas dan secara ketat, digunakan secara bergantian
disesuaikan dengan situasi jalannya rapat.