UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA

PROSEDUR KERJA TANGGAL REVISI :

PEMINJAMAN RUANG TANGGAL BERLAKU :
DIVISI PERBEKALAN DAN RUMAH KODE DOKUMEN :
TANGGA FTI

I. TUJUAN : Menjamin peminjaman ruangan di lingkungan FTI terkendali

dengan baik
II. LINGKUP KERJA : Penggunaan ruangan di lingkungan FTI UII
III. DISTRIBUSI : Wakil Dekan, Kadiv. Perbekalan dan Rumah Tangga
IV. REFERENSI :-
IV. PROSEDUR KERJA :

1. Staf Divisi Perbekalan dan Rumah Tangga melayani peminjaman ruangan kelas, ruang rapat
atau ruang auditorium dari unit atau tim baik lingkungan Fakultas maupun Universitas pada
setiap hari dan jam kerja.
2. Ka.Div. Perbekalan dan Rumah Tangga menerima surat peminjaman ruangan kemudian
menyampaikan surat tersebut ke Wakil Dekan paling lambat 1 (satu) hari sejak surat diterima
untuk mendapatkan persetujuan Wakil Dekan.
3. Ka.Div. Perbekalan dan Rumah Tangga menerima disposisi persetujuan peminjaman ruang dari
Wakil Dekan kemudian langsung menuliskan di papan peminjaman ruangan dan
memberitahukan kepada unit peminjam, pada hari itu juga.
4. Staf Divisi Perbekalan dan rumah Tangga memfoto copy surat peminjamn dan lembar disposisi
persetujuan dari Wakil Dekan sebanyak 2 rangkap pada hari itu juga, satu lembar untuk satpam
jaga dan satu lembar untuk unit peminjamanan dan dokumen asli sebagai arsip.
5. Ka.Div. Perbekalan dan Rumah Tangga menunjuk Staf Divisi Perbekalan dan Rumah
Tangga.untuk mengecek kesiapan dan kelengkapan fasilitas ruangan paling lambat. 1 9satu) hari
dan 1 (satu) jam sebelum ruangan digunakan .
6. Ka.Div. Perbekalan dan Rumah Tangga setelah meneriman laporan dari unit pengguna bahwa
pemakaian ruangan telah selesai, selanjutnya menujuk beberapa Staf Divisi Perbekalan dan
Rumah Tangga untuk mengecek kelengkapan dan membersihkan ruangan, pada hari itu juga
 setelah ruangan selesai digunakan, sesuai dengan Instruksi Kerja Pengecekan Ruangan ( IK-
UII-FTI-Div.PRT-02.01)
7. Ka.Div. Perbekalan dan Rumah tangga mengarsipkan berkas-berkas peminjaman ruangan
sesuai dengan Daftar Catatan Mutu Divisi Perbekalan dan Rumah Tangga, paling lambat 1
(satu) hari setelah penggunaan ruangan selesai.

Disahkan Oleh : Diperiksa Oleh : Disiapkan Oleh :

(Dra. Prapti Antarwiyati, M.Si, Ak) (Ir. Hudaya. MM) ( Kasiyono, S. Kom )
Kepala Badan Penjaminan Mutu Wakil Dekan Kadiv. Perbekalan dan
Fakultas Teknologi Industri Rumah Tangga
 UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA

INSTRUKSI KERJA Tanggal revisi :

PENGECEKAN RUANG Tanggal berlaku : 15 Oktober 2009
DIVISI PERBEKALAN DAN RUMAH Kode Dokumen : IK-UII-FTI-Div.PRT-02.01
TANGGA FTI

II. LINGKUP KERJA : Menjamin pengecekan ruangan di lingkungan FTI terkendali

dengan baik
IV. REFERENSI : Prosedur Kerja Peminjaman Ruangan
(PK-UII-FTI-Div.PRT-02)
III. DISTRIBUSI : Wakil Dekan, Kadiv. Perbekalan dan Rumah Tangga
IV. PROSEDUR KERJA :

1. Periksa Kondisi ruangan terutama lantai bersih atau kotor.

2. Periksan kondisi AC atau Kipas ruangan .
3. Periksa Kondisi Lampu ruangan .
4. Periksa Kondisi LCD atau Viewer ruangan .
5. Periksan kondisi Soun system ruangan ( mike dan Spiker ) .
6. Periksa kondisi kursi dan meja ruangan
7. Periksa kondisi layar LCD atau Screen ruangan
8. Perlengkapan lain yang diperlukan ( taplak, vas bunga, dll ).
9. Memantau semua fasilitas selama penggunaan
10. Membuka dan menutup pintu ruang sebelum dan sesudah pemakaian

V. LAMPIRAN :
Disahkan Oleh : Diperiksa Oleh : Disiapkan Oleh :

(Dra. Prapti Antarwiyati, M.Si, Ak) (Ir. Hudaya, MM) ( Kasiyono, S. Kom )
Kepala Badan Penjaminan Mutu Wakil Dekan Fakultas Kadiv. Perbekalan dan
Teknologi Industri Rumah Tangga

UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA

 Tanggal revisi :
INSTRUKSI KERJA Tanggal berlaku :
PENGECEKAN KONDISI R. AUDITORIUM Kode Dokumen :
FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI

I. LINGKUP KERJA : Divisi Perbekalan dan RT.

II. REFERENSI :
III. DISTRIBUSI : Wakil Dekan , Kadiv. Perbekalan dan Rumah Tangga
IV. INSTRUKSI KERJA :
Tahapan pemeriksaan kesiapan Ruang Auditorium sebagai berikut :
11. Periksa Kondisi ruangan auditorium terutama lantai bersih atau kotor
12. Periksan kondisi AC ruangan auditorium
13. Periksa Kondisi Lampu ruangan auditorium
14. Periksa Kondisi LCD atau Viewer ruangan auditorium
15. Periksan kondisi Soun system ruangan ( mike dan Spiker ) auditorium
16. Periksa kondisi kursi dan meja ruangan auditorium
17. Periksa kondisi layar LCD atau Screen ruang auditorium
18. Perlengkapan lain yang diperlukan ( taplak, vas bunga, dll ).
19. Memantau semua fasilitas selama penggunaan
20. Membuka dan menutup pintu ruang auditorium sebelum dan sesudah pemakaian

Disahkan Oleh : Diperiksa Oleh : Disiapkan Oleh :

Ka. BPM KBPSM Kadiv. Perbekalan FTI

(Dra. Prapti Antarwiyati, M.Si, Ak) (Ir. Pratikno Hidayat, M.Sc) ( Kasiyono, S. Kom )

PROSEDUR KERJA Tanggal Revisi :

PENGADAAN BARANG FAKULTAS Tanggal Berlaku : 15 Oktober 2009
DIVISI PERBEKALAN DAN RUMAH Kode Dokumen : PK-UII-FTI-DIV.PRT-03
TANGGA FTI

I. TUJUAN : Menjamin proses pengadaan barang di lingkungan FTI terkendali

II. LINGKUP KERJA
III. DISTRIBUSI
IV. REFERENSI
IV. PROSEDUR KERJA
dengan baik
: Pengadaan Barang Habis Pakai di lingkungan FTI UII
: Wakil Dekan, Kadiv. Perbekalan dan Rumah Tangga
: Prosedur Sistem Mutu Pengadaan barang (PM-UII-06.20)
:

1. Ka.Div Perbekalan dan Rumah Tangga menerima permohonan bahan habis pakai ( BHP) kemudian
merekap permintaan barang dari unit-unit lingkungan Fakultas teknologi Industri, pada setiap awal
semester.
2. Ka.Div Perbekalan dan Rumah Tangga menyerahkan salinan rekapan kebutuhan BHP berikut harga
perkiraan wajar ke Divisi Keuangan untuk mendaftarkan jumlah anggaran untuk pembelian BHP
tersebut, paling lambat 1 ( satu ) hari setelah rekap selesai.
3. Ka.Div Perbekalan dan Rumah Tangga melaksanakan pengadaan BHP sesuai dengan Prosedur
Sistem Mutu Pengadaan Barang ( PM-UII-06.20) dan sesuai dengan anggaran yang telah disetujui.
4. Ka.Div Perbekalan dan Rumah Tangga mengarsipkan berkas-berkas pengadaan sesuai dengan
Daftar Catatan Mutu Divisi Perbekalan dan Rumah tangga, paling lambat 1 (satu) hari setiap selesai
proses pengadaan
.
VI. LAMPIRAN :

Disahkan Oleh : Diperiksa Oleh : Disiapkan Oleh :

Ka. BPM Kadiv. Perbekalan FTI

(Dra. Prapti Antarwiyati, M.Si, Ak) (Ir. Hudaya, MM) ( Kasiyono, S. Kom )
Kepala Badan Penjaminan Mutu Wakil Dekan Kadiv. Perbekalan da
Fakultas Teknologi Industri Rumah Tangga
 UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA

PROSEDUR KERJA TANGGAL REVISI :

PARKIR TANGGAL BERLAKU :
FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI KODE DOKUMEN :

I. LINGKUP KERJA : DIVISI PERBEKALAN DAN RUMAH TANGGA

II. REFERENSI :
III. DISTRIBUSI : Wakil Dekan, Kadiv. Perbekalan dan Rumah Tangga
IV. PROSEDUR :

1. Kaur. Rumah Tangga dan petugas parkir mengadakan pertemuan setiap awal semester
paling lambat seminggu sebelum pelaksanaan perkuliahan
2. Petugas parkir mengecek area parkir yang ada dilingkungan kampus Fakultas Teknologi
Industri, sebelum pelaksanaan kuliah
3. Kaur. Rumah Tangga membuat jadwal parkir selama satu semester.
4. Kaur. Rumah Tangga mendistribusikan jadwal parkir kepada petugas parkir.
5. Petugas parkir bertugas sesuai jadwal yang sudah dibuat oleh Kaur. Rumah Tangga

Disahkan Oleh : Diperiksa Oleh : Disiapkan Oleh :

Ka. BPM KBPSM Kadiv. Perbekalan FTI

(Dra. Prapti Antarwiyati, M.Si, Ak) (Ir. Pratikno Hidayat, M.Sc) ( Kasiyono, S. Kom )

UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA

PROSEDUR KERJA TANGGAL REVISI :

PEMINJAMAN KENDARAAN DINAS TANGGAL BERLAKU :
DIVISI PERBEKALAN DAN RUMAH KODE DOKUMEN :
TANGGA FTI

I. TUJUAN : Menjamin proses peminjaman kendaraan dinas di lingkungan FTI

Terkendali dengan baik
II. LINGKUP KERJA : Peminjaman kendaraan dinas di lingkungan FTI UII
III. DISTRIBUSI : Wakil Dekan, Kadiv. Perbekalan dan Rumah Tangga
IV. REFERENSI :
IV. PROSEDUR KERJA :

1. Staf Divisi Perbekalan dan Rumah Tangga melayani peminjaman mobil dinas FTI UII untuk
keperluan keluarga dengan menyediakan Formulir Peminjaman Mobil Dinas FTI- UII (FM-UII-
AP-FPF-14) untuk diisi oleh unit peminjaman dan paling lambat 3 (tiga) hari harus sudah
dimasukkan kembali ke Div. Perbekalan dan RT.
2. Staf Divisi Perbekalan dan Rumah Tangga melayani peminjaman mobil dinas FTI UII untuk
keperluan dinas dengan menyediakan Formulir Peminjaman Mobil Dinas FTI- UII (FM-UII-AP-
FPF-14) untuk diisi oleh unit peminjam dan paling lambat 2 (dua) hari harus sudah dimasukkan
kembali ke Div. Perbekalan dan Rumah Tangga.
3. Staf Divisi Perbekalan dan Rumah Tangga melayani peminjaman mobil dinas yang mendadak baik
secara lisan maupun melalui telepon kemudian dicatat dalam buku peminjaman kendaraan, pada
saat itu juga.
4. Staf Divisi Perbekalan dan Rumah Tangga mengajukan formulir peminjaman kendaraan yang telah
diisi unit peminjam ke Ka.Div Perbekalan dan Rumah tangga untuk dimintakan paraf dan diajukan
ke Wakil Dekan untuk dimintakan persetujuan paling lambat 1 (satu) hari sejak formulir
dimasukkan ke Divisi Perbekalan dan Rumah Tangga.
5. Setelah ditanda tangani Wakil Dekan, Kepala Divisi Perbekalan dan Rumah Tangga
memberitahukan kepada calon peminjam (keperluan keluarga) tentang keputusan boleh atau
tidaknya mobil dinas dipinjam. Sedangkan untuk keperluan dinas maka kepala Divisi Perbekalan
dan Rumah tangga memberikan langsung kepada kepala unit peminjam.
6. Kepala Divisi Perbekalan dan Rumah akan menjadwalkan peminjaman mobil tersebut, selanjutnya
akan mengkonfirmasikan kepada peminjam tentang mobil dan sopir yang digunakan.
7. Kepala Divisi Perbekalan dan Rumah Tangga menugaskan sopir yang ditunjuk paling lambat 2
(dua) hari sebelum pemakaian (keperluan keluarga) atau 1 (satu) hari sebelum pemakaian untuk
keperluan dinas dengan memberikan tembusan/Foto copy Formulir peminjaman mobil Dinas.
8. Satu hari sebelum mobil dinas digunakan ( keperluan keluarga/dinas), maka sopir yang telah
ditunjuk oleh Kepala Divisi Perbekalan dan Rumah Tangga melakukan pengecekan kembali kondisi
mobil sesuai dengan Instruksi Kerja Pengecekan Mobil ( IK-UII-FTI-Div.PRT.01.1).
9. Kepala Divisi Perbekalan dan Rumah Tangga akan memberitahukan kepada peminjam mobil dinas
( keperluan keluarga) apabila mobil dinastersebut akan digunakan untuk keperluan Fakultas yang
mendesak dan penting bertepatan pada tanggal peminjaman yang telah disetujui oleh Wakil Dekan.
Peminjamanan mobil dinas dapat dibatalkan atau ditunda atas dasar kesepakatan antara pihak
Fakultas dan peminjam
10. Satu hari setelah selesai pemakaian, sopir menyerahkan formulir peminjaman mobil dinas kepada
kepala Divisi Perbekalan dan Rumah Tangga.
11. Kepala Divisi Perbekalan dan Rumah tangga menyimpan atau mengarsip formulir peminjaman
mobil dinas sesuai dengan Daftar Catatan Mutu Divisi Perbekalan dan Rumah, paling lambat 1
(satu) hari setelah mobil dikembalikan.

VI. LAMPIRAN :
- Formulir Peminjaman Mobil Dinas FTI-UII ( FM-UII-AP-FPF-14)

Disahkan Oleh : Diperiksa Oleh : Disiapkan Oleh :

Dra. Prapti Antarwiyati, M.Si, Ak Ir. Pratikno Hidayat, M.Sc) Kasiyono, S. Kom
Kepala Badan Penjaminan Mutu Wakil Dekan Kadiv. Perbekalan dan
Fakultas Teknologi Industri Rumah Tangga

UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA

 Tanggal revisi :
INSTRUKSI KERJA Tanggal berlaku :
PENGECEKAN KONDISI MOBIL Kode Dokumen :
FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI

I. LINGKUP KERJA : Divisi Perbekalan dan RT.

II. REFERENSI :
III. DISTRIBUSI : Wakil Dekan , Kadiv. Perbekalan dan Rumah Tangga
IV. INSTRUKSI KERJA :
Masukkan ke dalam formulir dari pemeriksaan kesiapan mobil dinas dengan tahapan sebagai
berikut :
1. Periksa kondisi fisik dan ukuran angin ban mobil
2. Periksa kemapuan kerja rem mobil dan oli mobil
3. Periksa semua kondisi lampu mobil
4. Periksa masa pemakaian oli mesin, gardan dan perseneling
5. Periksa kondisi air radiator dan wiper
6. Periksa peralatan perlengkapan mobil
7. Periksa kondisi mesin mobil.

Disahkan Oleh : Diperiksa Oleh : Disiapkan Oleh :

Ka. BPM KBPSM Kadiv. Perbekalan FTI

(Dra. Prapti Antarwiyati, M.Si, Ak) (Ir. Pratikno Hidayat, M.Sc) ( Kasiyono, S. Kom )