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GUA MEDIOAMBIENTAL

IMPLANTACIN DEL SISTEMA


DE GESTIN AMBIENTAL
1. INTRODUCCIN 07

2. QU ES UN SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL? 09


2.1. Caractersticas bsicas del SGA 10
2.2. Objetivos del SGA 11
2.3. Ventajas de implantar un SGA 11

3. REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL 13


3.1. Requisitos generales 14
3.2. La norma ISO 14001 14
3.2.1. Qu es la norma ISO 14001? 14
3.2.2. Requisitos del sistema de gestin medioambiental segn ISO 14001 14
3.3. Evaluacin inicial 15
3.4. Poltica ambiental 15
3.5. Planificacin 16
3.6. Implementacin y operacin 17
3.6.1. Estructura y responsabilidades 17
3.6.2. Formacin, sensibilizacin y competencia profesional 17
3.6.3. Comunicacin 18
3.6.4. Documentacin del Sistema de Gestin Ambiental 18
3.6.5. Control operacional 19
3.6.6. Planes de emergencia y capacidad de respuesta 19
3.7. Verificacin 20
3.7.1. Seguimiento y medicin 20
3.7.2. No Conformidad, Accin Correctora y Accin Preventiva 20
3.7.3. Control de Registros 21
3.7.4. Auditora interna 21
3.8. Revisin por la direccin 21

4. ETAPAS DE IMPLANTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL 27


4.1. Poltica ambiental 28
4.2. Planificacin de las acciones ambientales 29
4.3. Implantar las acciones 30
4.4. Controlar el sistema y corregir desviaciones 30
4.5. Auditora interna 31
IMPLANTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL PGINA 9

Desde siempre, la especie humana ha interaccionado con el me- forma ms especfica, el trabajo en materia ambiental, est integra-
dio y lo ha modificado, los problemas ambientales no son nuevos. do en la Comisin Especializada del rea de Educacin Integral.
Sin embargo, lo que hace preocupante la situacin actual es la
aceleracin de esas modificaciones, su carcter masivo y sus con- Las diferentes organizaciones sociales, las Entidades y Consejos
secuencias universales. que forman parte del CJE, estn cada vez ms interesados en
alcanzar y demostrar una slida actuacin ambiental, controlan-
Los problemas ambientales no aparecen independientes unos de do el impacto de sus actividades, materiales y servicios sobre el
otros, sino que se relacionan entre s. Por ello, podemos hablar de medio ambiente, teniendo en cuenta su poltica y objetivos am-
una autntica crisis ambiental en vez de simples problemas am- bientales. Lo hacen en el contexto de un aumento general de la
bientales y adems dicha crisis se manifiesta con un carcter global. preocupacin de las partes interesadas por las cuestiones am-
bientales, incluyendo el desarrollo sostenible.
Actualmente la idea de medio ambiente se encuentra ligada nti-
mamente a la idea de desarrollo, ms concretamente a la idea de Esta gua tiene como finalidad proporcionar a las organizacio-
desarrollo sostenible, que garantice una adecuada calidad de vida nes juveniles los elementos para un implantar un Sistema de
para las generaciones actuales y para las generaciones futuras. Gestin Ambiental efectivo para conseguir sus objetivos am-
bientales, con los consiguientes beneficios no slo para el me-
En el CONSEJO DE LA JUVENTUD DE ESPAA (CJE), de una dio sino tambin sociales e incluso econmicos.
IMPLANTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL PGINA 11

2. QU ES UN
SISTEMA DE GESTIN
AMBIENTAL?

SE DENOMINA GESTIN AMBIENTAL


O GESTIN DEL MEDIO AMBIENTE AL
CONJUNTO DE DILIGENCIAS CONDU-
CENTES AL MANEJO DEL SISTEMA
AMBIENTAL.
IMPLANTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL PGINA 13

Dicho de otro modo e incluyendo el concepto de desarrollo cclico siguiendo las fases de Planificacin, Implantacin, empleadas, etc.
sostenible, es la estrategia mediante la cual se organizan Operacin y Verificacin. 2.3. VENTAJAS DE IMPLANTAR UN SGA
las actividades antrpicas que afectan al medio ambiente, Asegurar el cumplimiento de la legislacin ambiental evi-
con el fin de lograr una adecuada calidad de vida, previ- El sistema debera estar capacitado para: tando a su vez sanciones.
niendo o mitigando los problemas ambientales. Reconocimiento del compromiso respecto al medio am-
Establecer una poltica ambiental adecuada para la orga- La organizacin tiene plena libertad para marcar sus l- biente.
La gestin ambiental, responde al cmo hay que hacer nizacin. mites y puede implantar el sistema de forma total o par-
para conseguir lo planteado por el desarrollo sostenible, es cial. Dicha implantacin depender de diversos factores: Mejora de la gestin de los recursos produciendo ahorro
decir, para conseguir un equilibrio adecuado para el desa- Identificar los aspectos ambientales de su actividad. De- en el consumo de agua, energa y otras materias primas, al
rrollo econmico, crecimiento de la poblacin, uso racional terminar los impactos ambientales significativos que sur- Recursos econmicos. llevar sobre ellos una gestin eficiente.
de los recursos y proteccin y conservacin del entorno. In- jan de las actividades, productos y servicios.
cluye el conjunto de medidas y acciones encaminadas a lo- Del tamao de la organizacin y sus caractersticas. Disminucin del riesgo de accidentes ambientales y por
grar la mxima racionalizacin en el proceso de la conser- Identificar los requisitos legales y reglamentarios aplica- tanto, menor afectacin al medio ambiente y ahorro de los
vacin, defensa, proteccin y mejora del medio ambiente, bles, as como otros compromisos ambientales adquiridos Naturaleza de las actividades que se desarrollen dentro de costes derivados.
basndose en una coordinada informacin multidisciplinar por la organizacin. la entidad o consejo.
y en la participacin ciudadana. Conocimiento y cumplimiento de la legislacin ambien-
Fijar los objetivos y metas ambientales, viables, cuantifi- tal, disminuyendo la posibilidad de recibir sanciones por
2.2. OBJETIVOS DEL SGA
Un Sistema de Gestin Ambiental es la parte de la gestin cables y coherentes con la poltica ambiental. incumplimiento de la normativa ambiental.
de una organizacin empleada para desarrollar e imple-
mentar su poltica ambiental (intenciones generales de la Establecer programas de trabajo para alcanzar los objeti- El objetivo principal consiste en ayudar a que la organi- Mejora de la calidad de los servicios que se puedan prestar
organizacin con respecto al medio ambiente) mediante la vos y metas. zacin cuente con una mejor gestin de sus impactos, as en las entidades y aumento de la eficacia en el desarrollo de
gestin de los aspectos ambientales, es decir, las activida- como a mejorar los resultados ambientales y a mantener sus actividades gracias a la definicin y documentacin de
des de la organizacin que pueden interaccionar con el me- Planificar el control, seguimiento y auditorias para asegu- la conformidad prescrita por la reglamentacin aplicable y procedimientos e instrucciones de trabajo y la adopcin de
dio ambiente. Su implantacin es de carcter voluntario. rar que se cumple la poltica y que el sistema sigue siendo otros compromisos ambientales que la organizacin esta- medidas correctoras preventivas.
apropiado. blezca.
El SGA lleva implcito un trabajo de comunicacin, con-
2.1. CARACTERSTICAS BSICAS DEL SGA
Ser capaz de adaptarse a circunstancias cambiantes. Para ello se establecern peridicamente y de manera do- cienciacin, motivacin y educacin en temas ambientales
cumentada objetivos ambientales que deben ser coherentes en las entidades.
El Sistema de Gestin Ambiental provee de mtodos docu- Una buena gestin ambiental permite: con la poltica ambiental. Estos objetivos deben poder cuan-
mentales y organizativos que permiten el cumplimiento de tificar el compromiso de mejora continua de los resultados
los requisitos legislativos y de los objetivos ambientales y Reducir los impactos que generan las organizaciones o ambientales durante un perodo de tiempo definido. La puesta en funcionamiento del sistema no significa una
mantener su cumplimiento a lo largo del tiempo, al tiem- entidades. reduccin inmediata de los impactos negativos pero su-
po que promueve la mejora continua tanto de los aspectos El fin ltimo de un Sistema de Gestin Ambiental es el de pone un gran paso hacia delante en la mejora ambiental
ambientales como del propio Sistema, mediante un proceso Reducir los costes de: consumo de energa, agua, materias mejorar el comportamiento ambiental de la entidad. de la entidad.
IMPLANTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL PGINA 15

3. REQUISITOS DEL
SISTEMA DE GESTIN
AMBIENTAL

LO QUE SE PRETENDE CON ESTA GUA, ES LA


IMPLANTACIN DE UNA GESTIN AMBIENTAL
EN LA DINMICA DE LAS ASOCIACIONES JU-
VENILES. CON ELLO, SE PRETENDE QUE PUE-
DA SER INTEGRADA EN SU FUNCIONAMIENTO
HABITUAL PARA QUE SE LOGREN MEJORAS
AMBIENTALES CONTINUAS, Y AS MEJORAR
SU RELACIN CON EL ENTORNO.
IMPLANTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL PGINA 17

3.2.2. REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIN comunicacin; documentacin del sistema de gestin am- es considerar todos los aspectos ambientales de la orga-
3.1. REQUISITOS GENERALES MEDIOAMBIENTAL SEGN ISO 14001 biental; control de la documentacin; control operacional y nizacin como base para establecer el SGA, con especial
planes de emergencia y capacidad de respuesta. atencin en cuatro reas clave:
Los requisitos generales para el establecimiento de un sis-
Cada organizacin tiene libertad y flexibilidad para definir tema de gestin ambiental especificados en la norma ISO Verificacin. Incluye apartados de seguimiento y medi- Identificacin de aspectos ambientales en condiciones
sus lmites, es decir, puede comenzarse por unos objetivos 14001 se describen en el captulo 4 de dicha norma. Los re- cin, evaluacin del cumplimiento legal, no conformidades, normales y en caso de emergencia.
poco ambiciosos y de fcil cumplimiento (reduccin del quisitos que se especifican en dicho captulo son: control de los registros y auditora interna
consumo del papel, utilizacin del papel reciclado, reduc- Identificacin de requisitos legales y otros compromisos
cin del consumo de agua), que nos proporcionarn una Requisitos generales. En los que se establece el compro- Revisin por la Direccin. Las revisiones deberan in- ambientales.
primera toma de contacto y nos ayudarn a adquirir la expe- miso de adoptar un SGA, documentarlo y someterlo a un cluir:
riencia necesaria a la hora de afrontar retos ms complejos. proceso de mejora continua. Se determina cmo se cumpli- Examen de las prcticas de gestin ambiental ya existentes.
rn los requisitos de la Norma y el alcance real del SGA. o los resultados de las auditoras del SGA;
El grado de detalle y la complejidad del sistema y los re- o la revisin de los objetivos, las metas y el Evaluacin de situaciones previas de emergencia y acci-
cursos destinados al mismo, dependern del tamao de la Poltica ambiental. Esta norma define poltica ambiental comportamiento ambiental; dentes.
organizacin y de la naturaleza de sus actividades. como la declaracin por parte de la entidad de sus inten- o el estudio de la continuidad de la adecuacin y
ciones y principios en relacin con su comportamiento am- eficacia del SGA en relacin con los cambios que
3.4. POLTICA AMBIENTAL
biental general, que proporciona un marco para su actua- afectan a las condiciones y a los datos, incluyendo la
3.2. LA NORMA ISO 14001
cin y para el establecimiento de sus objetivos y sus metas. necesidad de efectuar cambios a tenor de:
La poltica ambiental, es un documento pblico de intencio-
3.2.1. QU ES LA NORMA ISO 14001? Planificacin. La planificacin del SGA se concreta en los cambios de tipo legislativo nes donde se recogen los objetivos principales y principios de
el Programa de Gestin Ambiental. La elaboracin de di- los cambios que afectan a las expectativas y las accin de la organizacin, donde se adquiere el compromiso
La ISO 14001:2004 es una norma internacionalmente reconoci- cho programa debe tener en cuenta, adems de la poltica exigencias de las partes interesadas; de mejorar de manera continua el comportamiento ambiental.
da que especifica los requisitos para la certificacin/registro y/o ambiental, otros aspectos importantes que influyen en la las modificaciones en las actividades de la entidad;
autoevaluacin de un sistema de gestin ambiental (SGA). Pue- actividad empresarial como son la legislacin, compromi- la experiencia adquirida en virtud de los percances La direccin de la organizacin, de la forma ms participa-
de aplicarse para todo tipo de empresas, independientemente sos adquiridos, la opinin de las partes interesadas o los ambientales; tiva posible, debe redactar un documento en el que exprese
de su tamao y condiciones geogrficas, culturales y sociales. condicionantes tcnicos, operativos y econmicos. De esta comunicaciones recibidas su voluntad de ejercer sus actividades de una manera res-
manera se seleccionan los aspectos ambientales ms sig- otros petuosa con el entorno. La poltica ambiental constituir el
El objetivo de la presente gua no consiste en aplicar ex- nificativos, de los que se extraen los objetivos ambientales marco para establecer y revisar los objetivos ambientales
haustivamente la Norma, ya que no se pretende, en prin- que se esperan cumplir. El PGA debe ser renovado peridi- de la entidad. La poltica debe ser apropiada a la naturaleza,
3.3. REVISIN AMBIENTAL INICIAL
cipio, conseguir una certificacin por parte de terceros. En camente, por ejemplo una vez al ao. magnitud e impactos ambientales de las actividades desa-
cambio, se propone adaptar el contenido de la Norma para rrolladas, e incluir compromisos explcitos de mejora con-
su aplicacin a las Entidades pertenecientes al Consejo de Implantacin y operacin. Los requisitos de la norma en Una organizacin sin un SGA debera inicialmente estable- tinua y de cumplimiento con los requisitos legislativos y
la Juventud de Espaa de modo que cada una de ellas pue- este sentido giran en torno a estructura y responsabilida- cer su posicin actual en relacin al medio ambiente, por otros compromisos ambientales. Debe estar documentada,
da proceder a su Autoevaluacin ambiental. des; formacin, sensibilizacin y competencia profesional; medio de una evaluacin inicial. El propsito de la misma implantada, difundida internamente y puesta a disposicin
IMPLANTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL PGINA 19

del pblico. La poltica ambiental es un documento vincu- ENERGA: o recursos necesarios para lograr el objetivo.
lante y debe estar firmado por la Direccin de la entidad. luz, gas, gasoil, pilas, transportes 3.6. IMPLANTACIN Y OPERACIN
Con este proceso de deteccin de aspectos ambientales,
Documentos: Poltica Ambiental. MATERIAS PRIMAS: requisitos legislativos y de eleccin de objetivos y proce-
agua, papel y cartn, toner dimientos para alcanzarlos, estamos implantando, casi sin 3.6.1. ESTRUCTURA Y RESPONSABILIDADES
Registros: ninguno. Se considerarn registros del SGA las darnos cuenta, un programa de gestin ambiental y ahorro
versiones de la Poltica Ambiental que sean descartadas RESIDUOS GENERADOS: energtico con el que promover aptitudes y actitudes de Es importante que en el SGA queden delimitadas de forma
por actualizacin. vidrio, plsticos, papel y cartn, materia orgnica, meta- ahorro en los jvenes al conocer y asumir las consecuencias documental la estructura organizativa de la entidad (al me-
les, textiles, tubos fluorescentes, pilas, toner, productos reales de su consumo diario y desarrollar soluciones comu- nos en lo referido al propio sistema) y las responsabilidades
de limpieza, equipos elctricos y electrnicos obsoletos nes y sencillas para llevar a cabo el ahorro energtico de la que dentro del mismo tengan las diferentes personas.
3.5. PLANIFICACIN organizacin. Adems cumplimos con la poltica marcada.
CONTAMINACIN: Documentos: se elaborar al menos un organigrama de
Debido a las actividades normales, productos y servicios de ruido, transportes, vertidos lquidos (derrames de tinta, Procedimientos: se elaborar al menos un procedimiento la entidad, como mnimo con los puestos que tengan fun-
cualquier organizacin, se generan acciones susceptibles de productos de limpieza) en el que se detalle cmo se seleccionan los aspectos am- ciones en el SGA (al menos deben estar relacionados la
producir impactos sobre el ambiente. Estos son los aspectos bientales significativos (a partir de la poltica, de requisitos Direccin y uno o varios responsables del mantenimiento
ambientales que han de ser identificados. As se obtendrn Se identifican los Requisitos legislativos y otros compromi- legislativos, etc.) y cmo a partir de los aspectos se estable- del SGA). En el mismo documento o de manera anexa se
datos o aspectos derivados del consumo de materias pri- sos ambientales que acten sobre los aspectos ambientales. cen los objetivos, plazos y responsables. El procedimiento o clarificarn las responsabilidades que con respecto al SGA
mas, del consumo de energa elctrica, del agua, de resi- los procedimientos, como todos los documentos del SGA, se tengan las diferentes personas relacionadas. Estos docu-
duos, de emisiones atmosfricas, etc. Para asumir la eficacia Una vez evaluado el estado ambiental inicial, seleccionados actualizarn cuando se crea conveniente. Se requieren asi- mentos se actualizarn cuando las personas responsables
de nuestro compromiso con el Medio Ambiente, debemos los aspectos ambientales significativos y tenidos en cuenta mismo procedimientos que especifiquen la metodologa de y/o sus funciones dentro del SGA cambien.
tener un buen conocimiento de aquellos elementos de nues- los requisitos legislativos se propondrn los Objetivos am- recopilacin y actualizacin de requisitos legislativos aplica-
tra actividad que pueda afectarle de manera significativa. bientales: cmo mejorar la situacin actual de los aspectos bles y otros compromisos ambientales. Y al menos un proce- Registros: al menos una carta que certifique el alcance de
ambientalmente significativos. dimiento para el establecimiento de objetivos ambientales. las responsabilidades del encargado del mantenimiento del
Para identificar los Aspectos ambientales de una forma SGA, firmada por la Direccin. Asimismo, se redactar por
sencilla se podra confeccionar un cuestionario o lista de Los objetivos que se propongan deben ser eficaces, coheren- Registros: se elaborar peridicamente uno o ms registros parte de la direccin una carta en la que se declare de ma-
chequeo, que sirva de gua durante el proceso. Esta herra- tes con la poltica marcada y realistas, alcanzables con los donde se detallen cules son los aspectos significativos de nera expresa el nombramiento del responsable del SGA.
mienta debe ser adaptada para que refleje la naturaleza de medios existentes y cuantificables siempre que sea posible. la entidad, cules los objetivos ambientales a cumplir, sus
las actividades de la entidad. Se sealarn aquellos aspec- Los objetivos deben quedar vinculados a unos indicadores plazos y responsables. A medida que se vayan cumpliendo 3.6.2. FORMACIN, SENSIBILIZACIN Y
tos ambientales que puedan tener un impacto significativo que permitan su medicin y seguimiento. Los responsables los plazos se dejar registro del grado de cumplimiento y COMPETENCIA PROFESIONAL
sobre el medio. de cada objetivo o tarea ambiental especfica se delimitarn las razones del mismo. Los registros de aspectos y objetivos
por escrito en la definicin de esos objetivos (p.ej. dentro ambientales deberan renovarse, al menos, anualmente. El Es importante para que el SGA tenga xito que el perso-
Cada organizacin analizar los aspectos ambientales sig- del objetivo reduccin de consumo de papel en un 5% la grado de cumplimiento de cada objetivo debe ser revisado nal cuyas tareas especficas puedan generar impactos sig-
nificativos que afecten segn su actividad, para lo cual pue- tarea registro de entrada de papel se puede asignar al res- peridicamente. Se realizarn registros con los requisitos nificativos sobre el medio, tenga una formacin adecuada
de basarse en los aspectos de esta lista: ponsable de compras). Tambin se explicitarn los medios legislativos aplicables, que sern revisados semestralmente. sobre como llevar a cabo las mismas. Tambin es de gran
IMPLANTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL PGINA 21

importancia la sensibilizacin para que el personal tenga cin con los empleados, adems debera ser bidireccional, mente documentados. De esta manera se consigue una esta- trpticos y similares. En el listado figurarn el responsable
la suficiente motivacin y sea consciente de su impacto en con trabajadores alentados a informar de los problemas y bilidad y coherencia internas a la hora de poner en prctica del envo, el receptor o receptores del mismo, el cdigo
el caso de una mala realizacin. Conviene que estn iden- tambin a ser innovadores y hacer sugerencias positivas. el SGA, y adems se hace posible que dichos procedimientos identificativo del documento en su caso, la fecha del envo
tificados los conocimientos y la capacitacin necesarios No es raro que una sugerencia de cualquier miembro de la puedan ser fcilmente auditados, revisados y perfeccionados. y cualesquiera observaciones que pudieran ser necesarias.
para alcanzar los objetivos ambientales, tanto la formacin entidad se traduzca en acciones concretas por parte de los
bsica general como la formacin especfica en el caso de responsables del SGA. Asimismo se llevar el registro de Este apartado hace referencia al conjunto de procedimien- 3.6.5. CONTROL OPERACIONAL
personas con responsabilidades adicionales (p.ej manejo las comunicaciones de inters ambiental en sentido descen- tos y otra documentacin que integre el SGA. Debe mante-
de fluorescentes, cartuchos de toner) dente. Estas comunicaciones incluyen no solamente las que nerse una copia de cada uno de los procedimientos vigen- Para asegurar que las actividades, procesos e instalaciones
se produzcan dentro de la Entidad, sino tambin entre la tes en todo momento en poder del Responsable del SGA. de la entidad estn planificadas adecuadamente y que sus
Procedimientos: se elaborar al menos un procedimiento Entidad y el exterior, lo que incluye la tramitacin de posi- Estos procedimientos deben asimismo poder ser consulta- efectos ambientales estn bajo control, se establecen en la
que describa la formacin que deben recibir las diferentes bles quejas o sugerencias. dos por agentes con inters legtimo, como la Direccin de norma requisitos de control operacional para incorporar en
personas segn la responsabilidad que ocupen dentro del la entidad correspondiente. De manera adicional, se guar- la gestin ambiental. Un procedimiento de control operacio-
SGA. Se recuerda que todo el personal debe recibir una Procedimientos: se establecer al menos un procedimiento dar una copia de aquellos procedimientos que hayan sido nal debe contener la mayor informacin posible sobre el pro-
formacin mnima. En el procedimiento de Formacin se de Comunicaciones en el que se establezca el contenido del sustituidos, con el fin de poder apreciar la evolucin del ceso, como qu, quin, cmo, cundo y donde se desarrolla
determinar qu puestos deben recibir los distintos tipos registro de las mismas, tales como origen de la comunica- SGA a lo largo del tiempo. Los procedimientos y registros la actividad, cmo se va a comprobar la realizacin, los crite-
de formacin, y se describirn con detalle en qu consiste la cin, destinatarios de la misma, medio de comunicacin, fe- del SGA irn identificados con un cdigo nico para cada rios de aceptacin o rechazo y los registros derivados de las
formacin recibida (cursos, entrega de guas, campaas de cha de la misma, un resumen de la misma y si ha originado uno de ellos al que se le aadir un marcador de la versin operaciones de control resultantes. Se deben considerar tan-
sensibilizacin mediante correo electrnico, carteles) algn tipo de respuesta o accin. correspondiente (en caso de actualizacin). Asimismo, los to las condiciones normales como las anmalas esperadas.
documentos del SGA deben contener casillas informativas
Registros: tendrn la consideracin de registros de Forma- Se elaborar un documento adicional en el que se documen- con el autor del documento, la fecha, revisin firmada por la Procedimientos: todos los procedimientos del SGA
cin del SGA todo cuanto documento acredite que se ha te la decisin de hacer pblica o no la informacin referida a Direccin si fuera el caso y una lista de distribucin (perso-
realizado y recibido la accin formativa correspondiente los aspectos ambientales significativos. Si la decisin es afir- nas a las que se remitir copia del documento). Registros: n/a
(por ejemplo, fichas de asistentes a cursos formativos fir- mativa, se elaborar dicha comunicacin y se har pblica.
madas por el responsable del curso y los asistentes, copias Procedimientos: todos los procedimientos y otra documen- 3.6.6. PLANES DE EMERGENCIA Y CAPACIDAD
del correo electrnico de sensibilizacin) as como los do- Registro: a actualizar cuando se produzcan comunicacio- tacin relevante del SGA. Se elaborar un procedimiento DE RESPUESTA
cumentos formativos en s (guas de buenas prcticas am- nes relevantes para el SGA, se cumplimentarn los tems especfico sobre la manera de elaborar procedimientos y
bientales, cartelera) relacionados en el procedimiento de Comunicacin corres- registros, su formato y su contenido bsico (ttulo, cdigo, Una base para la redaccin y puesta en marcha de los pla-
pondiente. autor, lista de distribucin, fecha.), as como su aprobacin nes de emergencia es el anlisis o la evaluacin de riesgos.
3.6.3. COMUNICACIN y revisin peridica. Se establecer un periodo de tiempo Debe ponerse por escrito un procedimiento de actuacin
3.6.4. DOCUMENTACIN DEL SISTEMA de conservacin de documentos y registros obsoletos. en caso de emergencia ambiental, tales como derrames de
El xito del sistema de gestin ambiental depende, en gran DE GESTIN AMBIENTAL lquidos contaminantes, incendios
medida, de la comunicacin interna, ya que es necesario Registros: se mantendr actualizado un registro con el
que todos los empleados estn motivados y conozcan per- Es fundamental que los procedimientos que la entidad esta- Listado de copias distribuidas de cada procedimiento y re- Procedimientos: se elaborar al menos un procedimiento
fectamente las acciones que deben realizar. La comunica- blezca para llevar a cabo su gestin ambiental estn debida- gistro del SGA, incluyendo documentacin adicional como con protocolos de actuacin en casos de emergencia. Se pro-
IMPLANTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL PGINA 23

pone la elaboracin de un procedimiento para comprobar la jetos a medicin. Con estas fichas de datos se propone la 3.7.3. CONTROL DE REGISTROS leza que presente la actividad en funcin de sus aspectos
eficacia de dichos protocolos, resumiendo las acciones to- elaboracin con una periodicidad acordada de un Informe ambientales e impactos en potencia. Como se espera que la
madas en caso de emergencia real o simulada (simulacros). de Consumo y en su caso otro de Gestin de Residuos. Normalmente los documentos del sistema contendrn re- auditora se realice de forma objetiva e imparcial, el respon-
ferencias sobre los registros de resultados asociados. Por sable del mantenimiento del SGA no debe ser el encargado
Registros: Manuales de actuacin en caso de emergencia, 3.7.2. NO CONFORMIDAD, ACCIN CORRECTORA ejemplo, existe un procedimiento documentado sobre cmo de auditarlo.
fichas de acciones realizadas en casos concretos Y ACCIN PREVENTIVA tomar nota de los Requisitos legislativos, de manera aso-
ciada existe un registro con los requisitos extractados y Procedimientos: se establecern uno o varios procedimien-
Las No Conformidades se dan cuando hay un no cumpli- su grado de cumplimiento existe un procedimiento que tos que incluyan el tratamiento de los criterios de auditora,
3.7. VERIFICACIN
miento (por ejemplo, de la legislacin vigente) o cuando no explica cmo, quin y cundo anota y resuelve una No Con- su alcance, frecuencia y mtodos utilizados; as como de-
se obtiene el resultado esperado (por ejemplo, no se cum- formidad; de manera asociada se llevan registros con las talle de las responsabilidades y los requisitos para planifi-
3.7.1. SEGUIMIENTO Y MEDICIN ple un objetivo). Se debe especificar documentalmente en diferentes No Conformidades registradas y las soluciones car y realizar las auditoras, informar sobre los resultados y
el SGA a los responsables de realizar la investigacin de adoptadas... etc. mantener los registros asociados.
En la prctica algunas de las actividades de seguimiento las mismas. Es importante tanto buscar soluciones a las No
y medicin estn ntimamente ligadas con el control ope- Conformidades detectadas (Acciones Correctoras) como Procedimientos: se elaborar al menos un procedimiento Registros: se elaborarn, al menos, un Plan de Auditoras
racional, de hecho, algunos de los controles inherentes al investigar las causas de dicha No Conformidad con el ob- en el que se especifique el modo en que los registros sern General anual, un Plan de Auditora especfico antes de
control operacional suponen la necesidad de tomar medi- jeto de prevenir su reaparicin en el futuro. Las No Confor- identificados, completados y almacenados. Se har constar cada una y despus un Informe de Auditora con los resul-
das. Aquellas caractersticas que deberan ser objeto de midades y las Acciones Correctoras y Preventivas tomadas adems el tiempo que los registros caducos sern conserva- tados obtenidos, acciones propuestas, No Conformidades
medicin son las que constituyan aspectos ambientales deben quedar debidamente registradas. dos para referencia, y protegidos en su confidencialidad. abiertas, etc.
registrados como significativos (ej: consumo de energa
elctrica, cantidades y caractersticas de los residuos ge- Procedimientos: debe elaborarse al menos un procedimien- Registros: todos los registros del SGA y en su caso, docu-
3.8. REVISIN POR LA DIRECCIN
nerados, etc.) y aquellos que as lo especifique la legisla- to para la deteccin y tratamiento de las No Conformidades, mentos adicionales (Guas de buenas prcticas, trpticos
cin aplicable. as como la investigacin de sus causas para prevenir su re- informativos)
currencia. Tambin deben anotarse las acciones realizadas La Direccin debe tener una participacin activa en el fun-
Procedimientos: se elaborar al menos un procedimiento para su correccin, el responsable de stas, plazos fijados y 3.7.4. AUDITORA INTERNA cionamiento del SGA, no solamente estableciendo unas di-
en el que se especifiquen los criterios de seleccin de as- revisin de su eficacia. rectrices bsicas reflejadas en la poltica ambiental, sino re-
pectos ambientales para su medicin, el establecimiento A intervalos planificados con anterioridad se realizarn visando el sistema completo a intervalos planificados, con
de indicadores ambientales adecuados, le periodicidad de Registros: se elaborarn fichas con las No Conformida- auditoras internas del SGA para determinar si el manteni- el fin de asegurarse de su conveniencia, adecuacin y efi-
la toma de datos y su tratamiento con el fin de extraer con- des abiertas que contengan toda la informacin descrita miento del mismo es adecuado, detectar no conformidades cacia. Estas revisiones deben incluir la evaluacin de opor-
clusiones. Se propone la elaboracin de un Informe de Con- anteriormente. Asimismo, se aconseja la elaboracin de o posibles mejoras. tunidades de mejora y la necesidad de cambios a cualquier
sumos con el compendio de todos los indicadores a lo largo un listado de todas las No Conformidades donde queden nivel dentro del SGA, incluyendo la poltica ambiental y los
del tiempo para una entidad. anotadas su identificador, su responsable y si estn o no Cabe la posibilidad de que la auditora sea realizada por el objetivos y metas ambientales.
cerradas (resueltas), as como la fecha de cierre prevista y personal de la propia entidad o bien por personas de fuera
Registros: se realizarn registros peridicos de los indi- cualesquiera otras observaciones que se consideren per- que hayan sido seleccionados por sta. La decisin relativa Procedimiento: el procedimiento para la elaboracin de un
cadores ambientales de aquellos aspectos ambientales su- tinentes. a la frecuencia de las auditoras debera partir de la natura- Informe de Revisin por la Direccin debe incluir:
IMPLANTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL PGINA 25

Los resultados de las auditoras internas


y evaluaciones de cumplimiento con los re-
quisitos y otros requisitos ambientales sus-
critos por la organizacin.

Resumen de las comunicaciones relevan-


tes, incluidas las quejas.

El desempeo ambiental de la organiza-


cin: cuantificacin de los aspectos am-
bientales que muestre la evolucin de los
mismos.

El grado de cumplimiento de los objetivos


y metas.

El estado de las acciones correctivas y pre-


ventivas, notificacin de las no conformida-
des pendientes de solucin y los motivos.

El seguimiento de las acciones resultantes


de las anteriores Revisiones por la Direc-
cin.

Cambios producidos en el SGA desde la


ltima Revisin, incluyendo la evolucin de
los requisitos legales y otros requisitos am-
bientales suscritos, modificaciones motiva-
das de la poltica ambiental y otros cambios
en los objetivos, metas o cualesquiera ele-
mento del SGA coherentes con el compro-
miso de mejora continua.

Recomendaciones para la mejora de los as-


pectos ambientales o del propio SGA.
IMPLANTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL PGINA 27

SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL

PLANIFICACIN IMPLANTACIN Y OPERACIN

ASPECTOS E PROGRAMA DE PROGRAMAS


REGISTRO DE ESTRUCTURA Y
IMPACTOS GESTIN DE COMUNICACIN
NORMATIVA RESPONSABILIDADES
AMBIENTALES AMBIENTAL FORMACIN

REVISIN
POLTICA SISTEMA DE
AMBIENTAL
AMBIENTAL REGISTROS
INICIAL

REVISIN POR AUDITORAS CASOS DE NO SEGUIMIENTO PLANES DE CONTROL CONTROL DE


LA DIRECCIN DEL SGA CONFORMIDAD Y MEDICIN EMERGENCIA OPERACIONAL DOCUMENTACIN

VERIFICACIN
IMPLANTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL PGINA 29

4. ETAPAS DE
IMPLANTACIN
DEL SISTEMA DE
GESTIN AMBIENTAL

LA POLTICA ES EL MOTOR PARA LA IMPLAN-


TACIN Y MEJORA DEL SGA.
IMPLANTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL PGINA 31

La entidad, organizacin juvenil o Consejo de la Juventud: Exigir a sus proveedores, contratistas, vendedores, etc., un en la organizacin y gestin y poder establecer finalmente
4.1. POLTICA AMBIENTAL comportamiento ambiental respetuoso. un SGA con mayor grado de conocimiento.
..........................................................................
Implantar un sistema de gestin de almacenes, basado en La revisin ambiental inicial pretende analizar el estado del
La poltica es el motor para la implantacin y mejora del se compromete al cumplimiento de las premisas a conti- el lema Stock Cero, con el fin de minimizar residuos que medio ambiente y la gestin que de ste, se est llevando
SGA y existen una serie de requisitos que debe cumplir. nuacin indicadas que constituyen su poltica ambiental: puedan generarse por su caducidad o que resultan inser- desde la organizacin.
vibles.
En principio, debe ser adecuada a los impactos de las acti- Adoptar y aplicar los principios del desarrollo sostenible. Tendramos que tener en cuenta aspectos como:
vidades, productos o servicios considerados y fijar el marco Fdo.:............................................................................................................
para establecer los objetivos y metas. Cumplimiento de la legislacin ambiental vigente, yendo (Direccin de la entidad, nombre, firma y fecha) 1. Requisitos legales.
ms all de lo establecido en la misma mediante el estable-
La poltica viene definida por la direccin desde el mximo cimiento de compromisos ambientales adicionales. 2. Determinacin de todos los aspectos ambientales que
nivel ejecutivo, (comisin permanente, asamblea ordina- tengan un impacto significativo.
4.2. PLANIFICACIN DE LAS ACCIONES
ria) dependiendo de la estructura vertical u horizontal de Utilizacin racional de los recursos naturales y energti-
AMBIENTALES
cada asociacin o consejo. cos, procurando una disminucin progresiva de su gasto y Para ello es de gran utilidad confeccionar una lista de che-
mejorando la eficacia de los procesos productivos. Reducir queo donde se analicen los aspectos ambientales relacio-
A travs de dicha poltica, la direccin debe impulsar la el uso de materiales, energa, agua, etc. y siempre que sea Ya se ha realizado el balance inicial de la situacin relativa nados con las actividades de la organizacin. Esta lista se
accin ambiental en un documento, a modo de declaracin posible usar materiales reciclables. al medio ambiente, que abarca el inventario de los impac- realizar ms adelante y se podr ir actualizando en fun-
escrita, en la que se expresar su voluntad de ejercer sus ac- tos significativos, los textos reglamentarios, legales y otros cin de las necesidades de la entidad.
tividades en defensa del medio ambiente y en concordancia Informar debidamente a todas las personas de la poltica que sean de aplicacin, las quejas o solicitudes de las partes
con la legislacin vigente. ambiental de la entidad, procurando su motivacin e impli- interesadas, los medios econmicos y las tecnologas dis- 3. Una descripcin de los criterios aplicables a la evaluacin
cacin en la gestin ambiental. ponibles para el tratamiento de los impactos. de la significacin del impacto ambiental.
Es importante recordar que la poltica ambiental debe ser
revisada y actualizada peridicamente, esto quiere decir, Proporcionar a todo el personal, una formacin conducen- Mediante la planificacin se pretende organizar un proceso 4. Un examen de todas las prcticas y procedimientos de
que la poltica se documenta, se aplica y se mantiene al da. te a la adquisicin de buenas prcticas de conducta ambien- para identificar los aspectos ambientales. gestin ambiental existentes.
Debe revisarse especialmente a medida que los objetivos y tal, mediante cursos formativos y elaboracin de manuales
metas se van alcanzando. de buenas prcticas ambientales en el puesto de trabajo as Una organizacin deber hacer un primer estudio de su si- 5. Una evaluacin de la informacin obtenida a partir de las
como buenos hbitos diarios. tuacin actual respecto al medio ambiente mediante una investigaciones sobre incidentes previos.
Otro punto fundamental, es que debe de ser accesible y comu- Revisin ambiental inicial.
nicarse a todo el personal. Para ello, cada asociacin o con- Aplicacin de tcnicas de mejora continua, revisin y ac- La amplitud de aplicacin de la Norma depender de factores
sejo dispone de un procedimiento de comunicacin interna. tualizacin peridica de esta poltica ambiental. La implantacin de un SGA segn la Norma UNE- EN ISO tales como la poltica ambiental, la naturaleza de las activida-
14001 utiliza esta herramienta para conocer la situacin des y servicios y las condiciones en las que opera la entidad.
EJEMPLO DE POLITICA PARA ENTIDADES U Seguimiento de un plan de auditoras para comprobar el ambiental actual y sus tendencias y as una vez adquirida
ORGANIZACIONES JUVENILES. cumplimiento de los objetivos y compromisos ambientales. una visin general, poder incidir de una manera planificada Con conocimiento de causa y con este balance como punto
IMPLANTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL PGINA 33

de partida, se procede a elegir una serie de objetivos efi- fuente de impactos significativos en el medio ambiente. pone utilizar la Gua de Buenas Prcticas para Entidades
caces (coherentes con el compromiso de prevencin de la 4.5. AUDITORA INTERNA asociadas al Consejo de Juventud de Espaa. A partir de
contaminacin) y realistas (alcanzables con los medios dis- El control de la documentacin presentada en el SGA. los puntos sealados en la Gua, y de los posibles objetivos
ponibles). ambientales propuestos, se elaborara un cuestionario tipo
La comunicacin interna y externa. Como vimos en el punto anterior es posible la realizacin checklist que sirviera de orientacin para realizar la revi-
Una vez que se establecen los objetivos y se asignan las de auditoras ambientales internas de una organizacin sin ambiental. A continuacin se presentaran acciones de
metas ambientales, hay que elaborar uno o ms progra- sin necesidad de tener establecido un SGA. Estas ecoau- mejora sobre las deficiencias encontradas.
4.4. CONTROLAR EL SISTEMA
mas de gestin en los que se describan las funciones, ditoras consisten en encontrar de modo participativo los
Y CORREGIR DESVIACIONES
responsabilidades y competencias relativas al proceso de elementos que se han escapado a nuestro control o que pue-
alcanzar los objetivos fijados, describiendo tambin los den mejorarse, revisando las infraestructuras y el funciona-
recursos puestos a su disposicin, as como los plazos fi- Algunas organizaciones han realizado auditoras o revi- miento de nuestro centro, buscando las prdidas de energa
jados para ello. siones de manera espontnea para evaluar su comporta- y los causantes de contaminantes.
miento ambiental, lo que sin duda es una accin positiva.
Sin embargo, la eficacia de dicha accin se ve maximizada La auditora interna dentro de un SGA va ms all: es la
4.3. IMPLANTAR LAS ACCIONES cuando se incluye dentro de un sistema de gestin estruc- evaluacin del estado de las cosas para determinar si las ac-
turado, al establecer la necesidad de su revisin continua y tividades y resultados relativos al Medio Ambiente satisfa-
su mantenimiento a lo largo del tiempo. cen las disposiciones establecidas, y adems comprobar si
El objetivo es la aplicacin, en todos los niveles, del Progra- se llevan a cabo y son adecuadas para alcanzar los objetivos
ma de Gestin Ambiental, destinado a satisfacer las metas Para asegurar el buen funcionamiento del SGA, es impor- previstos. Se realizar de forma peridica en todo el centro.
y objetivos ambientales. tante poder medir su funcionamiento, lo que supone:
En la revisin del nuevo procedimiento de trabajo preten-
El PGA incluye: El seguimiento de las principales caractersticas de las ac demos:
tividades que sean fuentes de impacto significativos en el
La definicin de las responsabilidades internas afectadas. medio ambiente. Determinar si el programa se ha implantado y mantenido
correctamente.
La formacin del personal para asegurarse de que aque- La evaluacin de la conformidad de los resultados obteni-
llos que ejerzan una actividad que pueda ser perjudicial o dos con respecto a las disposiciones reglamentarias. Identificar reas y mtodos de posible mejora.
provocar un impacto significativo para el medio ambiente
dispongan de un grado adecuado de control sobre sus actos. La realizacin de auditoras internas del sistema. Evaluar la capacidad del proceso de revisin de la gestin
interna para garantizar una adecuacin y eficacia continua.
La sensibilizacin de todo el personal en materia del fun- El tratamiento de las no conformidades detectadas, la
cionamiento ambiental. adopcin de medidas correctoras y preventivas. Como metodologa para la realizacin de una auditora
simple, fuera del SGA, o bien para la realizacin de la Eva-
El control operacional de aquellas actividades que sean El control de los registros relativos al medio ambiente. luacin Inicial previa a la implantacin del SGA, se pro-
EDITA
EL CONSEJO DE LA
JUVENTUD DE ESPAA
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