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XXXVI ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCO

Contribuies da Engenharia de Produo para Melhores Prticas de Gesto e Modernizao do Brasil


Joo Pessoa/PB, Brasil, de 03 a 06 de outubro de 2016.

APLICAO DE FERRAMENTAS DA
QUALIDADE PARA ANLISE E
SOLUO DE RUPTURAS EM UM
PROCESSO DE ADMISSO DE
ESTAGIRIOS
ISIS BARROS SANTOS (CESMAC )
isis.bs@hotmail.com
THIAGO BUSELATO MAURICIO (CESMAC )
tbuzze@yahoo.com.br

O Kaizen, filosofia baseada na eliminao de desperdcios por meio de


solues baratas e da motivao de toda a Organizao, utilizado na
busca pela melhoria contnua de processos dentro das empresas.
Associada a ferramentas da qualidade como o fluxograma, 5W2H,
Matriz GUT e o Grfico de Pareto, os problemas ou rupturas de um
processo podem ser identificados e corrigidos de forma eficiente,
impedindo que o mesmo problema ocorra novamente. Com base nessa
filosofia, o artigo busca atravs dessas ferramentas a soluo de
rupturas encontradas aps a anlise de um processo de admisso de
estagirios dentro de uma empresa do ramo de energia do Estado de
Alagoas.

Palavras-chave: Kaizen, qualidade, melhoria, processos


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1. Introduo:
Com o aumento da concorrncia e as inmeras mudanas tecnolgicas, surge uma
exigncia por parte dos consumidores, de que as Organizaes sejam geis, produtivas e que
tenham um excelente controle da qualidade de seus processos. Um erro pode custar caro para
a imagem da organizao, manchando seu nome.
Buscando sempre melhorar, produzindo uma maior quantidade, com menos recursos e
na maior qualidade possvel, as Organizaes adotam filosofias como alternativa para a
melhoria de seus processos e consequentemente de seus lucros.
Uma filosofia muito utilizada e que caiu no gosto de muitos gestores foi o Kaizen, que
afirma que o modo de vida de qualquer pessoa - seja no trabalho, na sociedade ou em casa -
merece ser constantemente melhorado. Ela se baseia na eliminao de desperdcios por meio
de solues baratas e baseadas na motivao e na criatividade dos co/laboradores em melhorar
seus processos empresariais, buscando a melhoria contnua. (BRIALES 2005).
Um modelo de sistema de produo utilizado pela Toyota Motor Corporation, e muito
conhecido no mundo, o Lean Manufacturing (Sistema de produo enxuta) compartilha da
mesma essncia do Kaizen, buscando eliminar desperdcios dentro da organizao. Uma
vertente do Lean Manufacturing o Lean Office, que envolve a aplicao dessa busca pela
otimizao de processos dentro do ambiente administrativo.
Associado a ferramentas da qualidade, como o Fluxograma, Grfico de Pareto e o
5W2H, essas filosofias so fundamentais para a identificao de rupturas em qualquer sistema
produtivo, seja produto ou servio, sempre seguindo uma metodologia eficiente e mantendo
toda a organizao motivada.
A organizao estudada faz parte de um grupo de seis Distribuidoras de energia,
localizadas em Alagoas, Acre, Amazonas, Piau, Rondnia e Roraima. A fim de padronizar o
processo de admisso de estagirios dentro das seis Distribuidoras, o seguinte trabalho
aplicar essas ferramentas e filosofias, avaliando como sua associao pode beneficiar todo o
processo.
2. Referencial Terico:
2.1. Melhoria contnua
A sociedade vem sendo exposta a um cenrio de mudanas sociais, tecnolgicas e at
mentais muito rpidas. Todos os dias um novo produto surge, com uma nova ferramenta que
torna os mais antigos, obsoletos. Essas mudanas trazem ameaas sobrevivncia das

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organizaes, que precisam ter seus sistemas administrativos muito bem consolidados para
conseguirem antecipar e responder s mudanas de mercado. Como alternativa, as
organizaes investem em novos modelos de gesto, adotados com o objetivo de alcanar
melhores resultados para os processos da organizao, buscando sempre a sua excelncia.
Uma das formas de melhorar os processos o conceito da melhoria contnua.
Difundida dentro do movimento da qualidade pelo conceito Kaizen, a melhoria contnua tem
sido importante por ter apresentado resultados significativos e ser a base de conduta para
melhorar a performance de Organizaes bem-sucedidas, principalmente as manufatureiras
(SHIBA et al., 1997). O Kaizen foi introduzido na dcada de 50, e teve origem no Japo. Seu
significado deriva de duas palavras de origem japonesa Kai (que significa mudana) e Zen
(que significa bom), ou seja, Kaizen uma mudana para melhor.
O Kaizen uma melhoria incremental contnua no sistema, com pequenas melhorias
pontuais, dirias, proporcionando a eliminao de tudo o que no agrega valor ao produto ou
servio, gerando lucro atravs de produtos e servios de qualidade, garantindo a total
satisfao do cliente. Ele promove um sentimento de necessidade de mudana, de melhoria
imediata. No s o Gestor, mas todos os colaboradores da organizao devem estar sempre
buscando desafios, melhorias todo dia, para que seu somatrio leve a organizao a um novo
e maior patamar de eficincia.
A fim de garantir estabilidade bsica para permitir uma melhoria duradoura em
qualquer sistema, algumas regras so necessrias:
Padronizao: preciso estabelecer procedimentos para a realizao de qualquer
tarefa, independentemente do tipo de sistema. fundamental a existncia de um
padro;
Comunicao binria: a comunicao entre cliente e fornecedor deve ser direta e
binria, sem permitir margem para dvidas;
Fluxo simples e direto: os elementos envolvidos nos processos ou servios devem ter
um fluxo simples e objetivo entre si. Juntamente com a comunicao binria e um
padro nos procedimentos, uma condio normal estabelecida. Qualquer evento que
esteja fora dessa condio considerado uma anomalia, e deve ser combatida, pois
eventualmente, pode se tornar um problema;
Melhoria Contnua: a melhoria permanente por intermdio da estratgia Kaizen.

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Para uma melhoria incremental contnua fundamental que a equipe de trabalho esteja
constantemente desafiada, necessrio que exista aquele espirito permanente de busca por
melhorias diariamente no seu ambiente de trabalho. Experimentar a essncia da melhoria
contnua, mas esses experimentos devem ser controlados por uma metodologia, caso
contrrio, pode ocasionar um problema ainda maior. importante tambm, o Gemba, ir at
onde tudo acontece, onde ocorre o processo de agregao de valor. O principal sensor na
busca pela melhoria incremental contnua a viso, a investigao.
Sem um controle, sem uma metodologia muito difcil melhorar. Existem alguns
elementos que precisam ser controlados dentro de um sistema:
Pessoas: controlar a desempenho, se esto realizando tudo o que foi estabelecido;
Materiais (matria-prima): devem-se entender quais as caractersticas crticas do
material. Quais so as medidas, dimenses, o que deve ser monitorado (peso, volume).
So esses parmetros que asseguram uma correta agregao de valor;
Mquinas e equipamentos: controle da eficincia global do equipamento, que relaciona
velocidade, qualidade e produtividade;
Mtodo: padronizao do mtodo utilizado na realizao das tarefas. Deve ser
inspecionado, para controlar e perceber eventuais erros.
Com o monitoramento desses elementos, surge a oportunidade de perceber o que pode
ser melhorado dentro do sistema. Deve ser estabelecido uma postura de investigador, olhando
permanentemente para os elementos dentro do processo produtivo a fim de enxergar qualquer
evento que sai do normal e resolve-lo rapidamente.
Existem diversas metodologias para a busca da melhoria contnua como o Kaizen, a
Manuteno Preventiva Total (TPM) e a Blitz Kaizen Kaikaku. O primeiro exemplo de
metodologia trata de melhorias pontuais, corriqueiras, pequenas, dirias. O segundo uma
melhoria especfica que deve ser realizada em determinado equipamento ou fluxo de servio.
Ele reconhece atravs da investigao, qual ponto no sistema deve ser observado com mais
energia. J o terceiro exemplo uma melhoria mais significativa, de grande impacto, envolve
uma equipe mais desenvolvida e um plano de ao mais complexo.
Para atingir a soluo do problema necessrio conhecer o tema (falta de mquina,
etc) do problema, investigar e levantar hipteses de causa, identificar a causa-raiz do
problema para assim, solucionar o problema. Para isso, algumas ferramentas so utilizadas
como: Grfico de Pareto, 5W2H, Diagrama de Ishikawa (conhecido tambm por diagrama

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causa e efeito) e o Plano de ao. Segundo Oakland (1994), estas ferramentas devem ser
usadas para interpretar e maximizar o uso de dados. O objetivo principal identificar os
maiores problemas e atravs de anlise adequada buscar a melhor soluo.
2.2. Ferramentas da qualidade
Fluxograma

Para Oliveira (2009), fluxograma uma tcnica de representao grfica que se utiliza
de smbolos previamente convencionados, permitindo a descrio clara e precisa do fluxo ou
sequncia de um processo, bem como sua anlise e redesenho. Trata-se de uma tcnica de
registro de processos de forma compacta, tornando possvel sua compreenso e posterior
melhoria (BARNES, 1977).

Figura 1 - Simbologia de fluxogramas utilizados para processos industriais

Fonte: Peinado e Graeml (2007)

Matriz GUT
Conforme Mandarini (2005), a sigla GUT significa, respectivamente, gravidade,
urgncia e tendncia em relao aos problemas indicados, onde gravidade avalia a criticidade
do problema; a urgncia, o quo rpido devem ser as providncias a serem tomadas; e a
tendncia, o que poder ocorrer caso nenhuma providncia seja tomada. Assim, este mtodo
recomendado para utilizao sempre que se deseje avaliar variadas opes segundo critrios
previamente definidos.
Ainda conforme Mandarini (2005), para a interpretao dos resultados, costuma-se
agregar uma escala numrica matriz, que geralmente varia de um a cinco, conforme o grau
de necessidade, podendo ter os valores de forma inversa, o que exige uma importante

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verificao do sentido da escala, onde 1 pouco grave, urgente ou tem tendncia de melhorar
e 5 muito grave, muito urgente ou tem tendncia de piorar.
Figura 2 - Matriz GUT

Fonte: do Autor

Grfico de Pareto
De acordo com Werkema (1995):
O Grfico de Pareto um grfico de barras verticais que dispe a informao de
forma a tornar evidente e visual a priorizao de temas. A informao assim disposta
tambm permite o estabelecimento de metas numricas viveis de serem alcanadas.
O Princpio de Pareto, tambm denominado de Regra do 80-20, afirma que 80% dos
nossos problemas so causados por 20% de causas-razes. Isto , uma minoria de causas-
razes proporciona uma maioria de problemas (JURAN, 1992; VIEIRA FILHO, 2007).

Figura 3 - Grfico de Pareto para priorizao de rupturas em um processo.

Fonte: do Autor

5W2H

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uma ferramenta que busca, por meio de perguntas, gerar respostas que esclaream o
problema que est sendo analisado, organizem as ideias na soluo de problemas ou
apresentem a organizao de um projeto ou uma unidade de produo. O 5W2H uma
abreviatura de sete questes-chave, na lngua inglesa, a serem analisados durante um estudo
de caso:
Figura 4 - Quadro Comparativo entre os mtodos 5W e 2H.

Fonte: SEBRAE (2008)

2.3. Lean Office

No so muitas as Organizaes que se destacam pela aplicao da melhoria contnua


em seus processos, a Toyota Motor Corporation uma das poucas que mostram sua utilizao
com sucesso. A organizao mais conhecida pelo seu sistema de produo, o Lean
Manufacturing ou Sistema de produo enxuta.
Surgido aps a Segunda Guerra Mundial, baseia-se na reduo de desperdcios dentro
das Organizaes, atendendo aos pedidos dentro do prazo estipulado, com qualidade e baixo
custo, envolvendo toda a organizao.
Para Riani (2006), a Produo Enxuta surgiu com os seguintes objetivos fundamentais:
a otimizao e integrao do sistema de manufatura, qualidade, flexibilidade do processo,
produo de acordo com a demanda. Manter o compromisso com clientes e fornecedores e a
reduo dos custos de produo.
Com a crescente necessidade das organizaes em enxugar custos, eliminando
elementos que no agregam valor algum a seus processos, surge o Lean Office (escritrio
enxuto). O Lean Office a aplicao dos princpios enxutos no ambiente administrativo que
fornece capacidade para aperfeioar o fluxo de trabalho e reduzir os desperdcios das reas
administrativas, e pode ser aplicado em diversos setores (TAPPING; SHUKER, 2010 e
ALMEIDA, 2009).

3. Metodologia:

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A metodologia utilizada no desenvolvimento do trabalho, explicada em maior detalhe


na Figura 5, foi o estudo de caso, sendo aplicado no processo de admisso de estagirios em
uma organizao do ramo de energia do Estado de Alagoas.
Segundo Yin (2001), o estudo de caso uma investigao emprica que analisa um
fenmeno contemporneo dentro de seu contexto da vida real, utilizando-se geralmente
observao direta. Buscando identificar, analisar e solucionar possveis falhas encontradas
dentro do processo, um mtodo de anlise de soluo de problemas foi adotado:
Figura 5 Metodologia

Fonte: do Autor

4. Estudo de caso:
Com base na metodologia descrita, foi utilizado um mapeamento do processo de
admisso de estagirios em uma organizao do ramo de energia do Estado de Alagoas.
Primeiramente, todo o processo foi descrito, como mostram, as Figuras 6 e 7, e elaborado um
fluxograma dele (Figura 8), a identificao das rupturas existentes (falhas que atrapalham o
bom andamento do processo) tambm foi criada, como mostram as figuras abaixo:

Figura 6 - Seleo de candidatos.

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Fonte: do Autor.

Figura 7 Contratao.

Fonte: do Autor.

Figura 8 - Fluxograma da admisso de estagirio.

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Fonte: do Autor.
Com as rupturas devidamente identificadas nas figuras 6 e 7, foi criada uma Matriz
GUT, para classifica-las quanto a sua gravidade, urgncia e tendncia, determinando uma
priorizao na execuo das atividades corretivas, como mostra a figura abaixo:
Figura 9 - Matriz GUT do processo de admisso de estagirios.

Fonte: do Autor.

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Com a Matriz GUT concluda, a ordem de priorizao estabelecida foi: item 9, 13, 3, 4
e 7, assim, o Grfico de Pareto foi elaborado para determinar o quanto cada ruptura afeta
negativamente todo o processo, demonstrando a importncia em corrigi-las com agilidade e
eficincia, como mostra a Figura 10:
Figura 10 - Grfico de Pareto do processo de admisso de estagirios.

Fonte: do Autor.

Com a ordem de priorizao definida, o 5W2H foi criado para cada ruptura a fim de
identificar seus efeitos indesejados dentro do processo, determinando e analisando como a
atividade realizada, quem o responsvel, a que setor pertence e o que acontece quando a
ruptura ocorre, como mostra a Figura 11. Com isso, foi possvel determinar os efeitos
indesejados que cada ruptura proporciona, criando assim, uma ao de possvel melhoria
atravs de anlises e discurses com os setores envolvidos no processo, visando soluo do
problema (Figura 13).
Figura 11 - 5W2H do processo de admisso de estagirios.

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Fonte: do Autor.
Figura 12 - Propostas criadas para cada ruptura.

Fonte: do Autor.

Tendo como base tudo o que foi apresentado, um novo fluxograma do processo de
admisso de estagirios foi criado (Figura 13), as partes destacadas em laranja so as aes
que foram includas no processo tendo em vista a soluo das rupturas existentes.

Ao invs do processo ter incio sempre que a rea gestora demandar estagirio, um
processo seletivo nico foi criado (Figura 14). Esse novo processo ocorrer em todas as seis
Organizaes uma vez ao ano e ter vigncia de um ano. Assim, quando uma rea Gestora
demandar estagirios, a organizao ter em seu banco de dados estagirios aptos a assumir a
funo, tornando todo o processo mais rpido e sem possveis problemas.

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Figura 13 - Fluxograma do novo processo de admisso de estagirios.

Fonte: do Autor.

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Figura 14 - Fluxograma do Processo Seletivo Unificado.

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Fonte: do Autor.
5. Concluso:

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Para a Melhoria Contnua se desenvolver com sucesso dentro das Organizaes


necessrio que todas as pessoas envolvidas estejam motivadas, buscando o cumprimento de
seu planejamento estratgico.
Mais importante do que resolver um problema resolv-lo de maneira apropriada,
resolver o problema at a correo da causa-raiz, poupando recursos e energia.
Quando um problema ocorre dentro da organizao e seus colaboradores adotam a
postura de bombeiro (postura de urgncia), apagando o fogo ao criar uma contramedida para
resolv-lo momentaneamente, sem encontrar sua causa-raiz, o problema no ser realmente
resolvido, estabelecendo um ciclo vicioso, onde um problema nunca ser resolvido de fato.
Ao adotar essa postura, seus colaborados esto demonstrando que a organizao
precisa melhorar sua metodologia de soluo de problemas, j que esse tipo de postura gera
constante desgaste aos colaboradores envolvidos. Por isso, faz-se necessrio a conscientizao
das pessoas quanto necessidade de parar e procurar a causa-raiz, para que esse problema no
volte a acontecer. Nesse cenrio a organizao acaba, de fato, eliminando os grandes
problemas.
Para auxiliar a identificao e soluo das causas-razes em um processo, necessrio
o domnio e correta aplicao de determinadas ferramentas, proporcionando a real capacidade
de resolver problemas, tornando a organizao mais efetiva.
Atravs do fluxograma uma melhor representao das atividades que compem o
processo estabelecida, favorecendo a identificao e discurso sobre possveis falhas dentro
do fluxo.
Ao aplicar a Matriz GUT e o Grfico de Pareto, uma avaliao quanto gravidade,
urgncia e tendncia de cada falha criada e o quanto cada uma influencia negativamente o
processo determinado, estabelecendo a priorizao das falhas encontradas proporcionando
aos Gestores a possibilidade de agir eficientemente, atacando primeiro a falha que mais causa
dano ao processo, evitando maiores prejuzos.
Com o 5W2H, uma melhor explanao sobre o processo e suas rupturas apresentada.
Com ele, a forma como cada atividade realizada, seu responsvel, a rea a que pertence o
efeito que causa so determinados de forma mais simples e clara, proporcionando aos
gestores, a criao de aes corretivas que efetivamente resolvero o problema, j que a
causa-raiz da ruptura foi determinada assertivamente.
6. Referncias:

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