SIGES ManualDeUsuario v8 Final

SIGES Manual de Usuario
MANUAL DEL USUARIO
Versin 1.4
SISTEMA DE INFORMACIN
PARA LA GESTIN ESCOLAR
SIGES
Colombia, Bogot, Febrero de 2011
Sistema de Informacin para la Gestin Escolar Pagina No. 1

Manual del Usuario
SISTEMA DE INFORMACIN PARA LA GESTIN

ESCOLAR
- SIGES -
La informacin de este manual est sujeta a modificaciones sin

previo aviso. A menos que sea especificado de otra manera, las
compaas, nombres y datos utilizados en los ejemplos son
ficticios. Ninguna parte de este manual puede ser reproducida ni
transmitida bajo forma alguna, ni por cualquier medio, ya sea
electrnico o mecnico, para ningn propsito, sin el
consentimiento por escrito de la Secretara de Educacin de
Cundinamarca.
C, 2005. Todos los derechos reservados.
Licenciado a la Secretara de Educacin de Cundinamarca por ATHENEA

TECNOLOGIA APLICADA LTDA
ATHENEA TECNOLOGIA APLICADA LTDA, Bogot, Colombia,

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SIGES.....................................................................................................................................1
1. SIGES SISTEMA DE INFORMACIN PARA LA GESTIN ESCOLAR......................8
2. ANTES DE UTILIZAR ESTE MANUAL.........................................................................9
2.1. Convenciones de teclado..................................................................................................9
2.2. Convenciones del Mouse.................................................................................................9
2.3 Trminos utilizados en esta gua.....................................................................................10
3. CMO FUNCIONA SIGES.............................................................................................13
3.1. Componentes de las pginas desplegadas por SIGES...................................................15
4. INGRESANDO A SIGES.................................................................................................17
4.1. Ingreso direccin de la pgina WEB de SIGES (Internet).............................................17
4.2. Ingreso a SIGES.............................................................................................................17
5. MDULO INFORMACIN DE LA INSTITUCIN....................................................19
5.1. Institucin.......................................................................................................................19
6. MDULO HOJAS DE VIDA..........................................................................................25
6.1. Filtro FP Docente...........................................................................................................25
6.2. Estudiantes.....................................................................................................................39
6.3. Personal..........................................................................................................................46
6.4. Personal FP....................................................................................................................52
7. MDULO GESTIN ACADMICA..............................................................................61
7.1. Asociacin de Indicadores.............................................................................................61
7.2. Indicadores de Evaluacin.............................................................................................62
7.3. Plan de Estudios.............................................................................................................65
7.4. Plantillas Indicadores.....................................................................................................72
7.5. Importar Indicadores......................................................................................................75
7.6. Evaluacin por estudiante..............................................................................................77

7.7. Evaluacin en Lnea.......................................................................................................77
7.8. Plantillas Evaluacin......................................................................................................86
7.9. Solicitud por Correo.......................................................................................................93
7.10. Importar Evaluacin.....................................................................................................94
7.11. Recuperacin................................................................................................................96
7.12. Comisin de Evaluacin..............................................................................................98
7.13. Promocin....................................................................................................................99
7.14. Reportes Plan de Estudios..........................................................................................101
7.15. Reportes Estadsticos.................................................................................................104
8. MDULO GESTIN ADMINISTRATIVA...................................................................111
8.1. Parmetros Institucin..................................................................................................111
8.2. Abrir Grupo / Cerrar Perodo.......................................................................................119
8.3. Generar Boletines.........................................................................................................121
8.4. Generar Constancias....................................................................................................125
8.5. Generar Carns.............................................................................................................127
8.6. Generar Certificados....................................................................................................129
8.7. Generar Libro de Notas................................................................................................132
8.8. Resumen de Evaluaciones............................................................................................134
8.9. Horario Acadmico......................................................................................................139
8.10. Agenda Escolar..........................................................................................................148
8.11. Paz y Salvos...............................................................................................................150
8.12. Tareas.........................................................................................................................151
8.13. Circulares...................................................................................................................152
8.14. Reportes Comparativos..............................................................................................154
8.15. Novedades SIMAT.....................................................................................................163

8.16. Bitcora......................................................................................................................167
9. REPORTES GENERADOS............................................................................................168
9.1 Plantillas de Evaluacin................................................................................................169
9.2 Boletines, Libros de Notas y Resumen de Evaluaciones..............................................169
9.3 Certificados, Constancias y Carns...............................................................................170
9.4 Resultado de Importacin (inconsistencias).................................................................171
9.5 Reportes de Plan de Estudios........................................................................................171
9.6 Informacin de Estudiantes...........................................................................................172
9.7 Reportes Estadsticos....................................................................................................172
9.8 Hojas de Vida Estudiantes/Docentes.............................................................................173
10. PREGUNTAS FRECUENTES.....................................................................................173
10.1. Qu necesito para ingresar al sistema SIGES?.........................................................173
10.2. Cmo actualizo la informacin que registr en SIGES?..........................................174
10.3. Si no puedo modificar un dato errado, qu hago?....................................................174
10.4. Qu puedo hacer si no me carga la pgina de SIGES?............................................174
10.5. Cmo elimino informacin registrada por mi institucin en SIGES?.....................174
10.6. Qu pasa cuando selecciono un mdulo y ste no carga las opciones

correspondientes?................................................................................................................174
11. GLOSARIO DE CONCEPTOS PEDAGGICOS.......................................................175
11.1. reas..........................................................................................................................175
11.2. Ausencia Justificada...................................................................................................175
11.3. Ausencia No Justificada.............................................................................................175
11.4. Ciclos..........................................................................................................................175
11.5. Comisiones de Evaluacin y Promocin....................................................................175
11.6. Criterios de Evaluacin..............................................................................................176
11.7. Evaluacin..................................................................................................................176

11.7.1. Escala Valorativa:....................................................................................................177
11.7.2. Descripcin:............................................................................................................178
11.8. Gestin Acadmica.....................................................................................................178
11.9. Gobierno Escolar........................................................................................................179
11.10. Grados......................................................................................................................179
11.11. Metodologas............................................................................................................180
11.12. Niveles......................................................................................................................181
11.13. Plan de estudios........................................................................................................181
11.14. Procedimientos de evaluacin..................................................................................182

1. SIGES SISTEMA DE INFORMACIN PARA LA GESTIN

ESCOLAR
El Sistema de Informacin para la Gestin Escolar SIGES, surge como resultado

del trabajo de un equipo interdisciplinario interesado en proveer a las instituciones
educativas de una herramienta gil, precisa, amigable y de ltima tecnologa que
les permita optimizar la gestin operativa que se desarrolla alrededor de las
evaluaciones acadmicas de los estudiantes y que les d la posibilidad de ser
autnomas en la generacin e impresin de los boletines.
En el diseo de este aplicativo se consideraron las exigencias de Ley (Decreto 230

de 2002) en cuanto a las evaluaciones que deben registrar las instituciones
educativas. Igualmente, se plantea un primer paso hacia el registro del Plan
Curricular de las instituciones, al permitirle a los usuarios el registro de datos
concernientes al mismo como criterios y procedimientos de evaluacin, reas,
asignaturas, logros y descriptores.
SIGES est diseado para funcionar en ambiente WEB pero, considerando las
restricciones que pueden tener algunas instituciones en este aspecto, permite que
mediante la utilizacin de plantillas en Excel, los usuarios puedan ingresar la
mayora de la informacin al sistema, dando la oportunidad de que no se tenga
que contar con una conexin a Internet salvo para la generacin y la importacin
de las plantillas.
SIGES utiliza una confiable base de datos ORACLE 10g para almacenar su
informacin y mediante pginas .jsp, componentes y servlets, interacta con el
usuario permitiendo la consulta y actualizacin en lnea o mediante hojas de Excel
de la informacin.

2. ANTES DE UTILIZAR ESTE MANUAL
Antes de comenzar a utilizar esta gua, es importante que se familiarice con los
trminos y las convenciones que se emplean en este documento.
2.1. Convenciones de teclado
Todos los nombres de tecla se muestran en mayscula. Por ejemplo, la tecla

Control se muestra como CTRL, la tecla Escape como ESC (las teclas de algunos
teclados pueden tener ttulos distintos de los que se indican en este manual, tenga
en cuenta el idioma del teclado).
Teclas Comentarios
Teclas de Teclas que se utilizan con frecuencia en combinaciones o
mtodo abreviado secuencias como mtodo abreviado para una tarea. Por
ejemplo:
MAYSCULAS + F12 significa que es necesario mantener
presionada la tecla MAYSCULA y a su vez presionar la tecla
F12.
ALT, F4, significa presionar y soltar cada una de estas teclas,
en el orden especificado.
Tecla RETORNO Estas teclas normalmente realizan la misma accin, en el
y tecla ENTER Sistema, Presione ENTER significa que puede presionar la tecla
ENTER o RETORNO, a menos que se especifique lo contrario de
forma explcita.
Teclas de flecha Utilice las teclas FLECHA ARRIBA, FLECHA ABAJO, FLECHA
INICIO; FIN; Av IZQUIERDA, FLECHA DERECHA para desplazar el punto de
PAG, Re PAG insercin. Algunas de estas teclas pueden utilizarse en
combinacin, como CTRL + INICIO.
Teclado numrico Si su teclado es ampliado, podr escribir nmeros con el teclado
numrico, a condicin de que antes haya presionado la tecla BLOQ
NUM.
2.2. Convenciones del Mouse
Si tiene un Mouse de varios botones, el botn principal ser el izquierdo, salvo que
lo configure de una forma diferente. En los procedimientos en que sea necesario
hacer "Click" con el botn secundario, se har referencia como el botn derecho
del Mouse
Sealar significa colocar el extremo del puntero sobre un elemento de la pantalla.
Hacer "Click" significa sealar, presionar el botn principal y soltarlo

inmediatamente sin mover el Mouse.

Arrastrar significa sealar y despus mantener presionado el botn mientras
mueve el Mouse.
2.3 Trminos utilizados en esta gua
Imgenes e informacin cargadas por el explorador de Internet al digitar

una direccin WEB vlida o una opcin del sistema que ejecuta una
accin.
PGINA
Parte integral de una pgina, generalmente despliega informacin para

consultar o los campos necesarios para ingresar o modificar. Las
secciones tienen sus propios botones para ejecutar las acciones
requeridas por el mdulo.
SECCIN
Lista de botones ubicada en la parte superior de la pantalla, con los

cuales el usuario puede activar cada uno de los mdulos del aplicativo.
LISTA de
MDULOS Las opciones que despliega cada uno de estos botones dependen de los
privilegios que tenga el usuario que ingresa al sistema.
BARRA de Las barras de acciones tienen aspecto tenue, se cargan dependiendo

ACCIONES del mdulo que se encuentre activo y permiten ejecutar acciones sobre

la informacin que se tiene desplegada en la pgina.
Las listas de opciones se

despliegan en forma de
men vertical en la parte
izquierda del aplicativo y
LISTA de corresponden al mdulo
OPCIONES
que el usuario seleccion
de la barra de mdulos. Las
opciones que se muestran
dependen de los privilegios
que tenga el usuario activo,
segn su perfil.
Representacin grfica de las

opciones disponibles para el
usuario. En SIGES solamente
se presentan dos tipos de
botones: los de la barra de
BOTN mdulos y los de la barra de
acciones. Para activar se
debe desplazar el puntero del
Mouse sobre el botn y hacer
"Click".
Ventanas desplegadas por el aplicativo,

que permiten la comunicacin con el
VENTANA usuario, informando aspectos
EMERGENTE relacionados con las acciones que se
estn ejecutando y que requieren una
correccin.
CAJAS de
SELECCIN Este tipo de objeto permite al usuario
NICA seleccionar un nico tem para que se
ejecute sobre ste la accin elegida por
el usuario.
CAJAS de
SELECCIN
MULTIPLE Este tipo de objeto permite al
usuario seleccionar uno o varios

tems de una lista de opciones

posibles, para que se ejecute
sobre estos la accin elegida por
el usuario.
Caja que despliega informacin

almacenada en la base de datos o
que le permite al usuario registrar
una informacin nueva. Siempre se
CAMPO
encuentra acompaado de un ttulo
que indica la informacin que se
debe ingresar.
Caja que despliega una lista de valores

CAJA de
SELECCION posibles para que el usuario seleccione el valor adecuado segn la
informacin que est consultando o registrando.
El sistema SIGES indica con un asterisco de color rojo () los campos

mnimos que deben ser diligenciados para permitir el registro de la
informacin en la base de datos. Si alguno de estos campos marcados
con asterisco no es diligenciado el sistema le informar mediante una
ventana emergente.
CAMPO
OBLIGATORIO
rea del sistema en forma de

carpeta que agrupa informacin
relacionada con un mismo tema, y
CARPETA que permite consultar o registrar la
informacin, segn los privilegios
que tenga el usuario activo.
APLICACIN Nombre utilizado para referirse a un programa Ej.: APOYO ESCOLAR

SISTEMA Sinnimo de Aplicacin

3. CMO FUNCIONA SIGES
SIGES controla el ingreso de los usuarios mediante el uso de un nombre de

usuario y una clave de acceso, los cuales son suministrados por el Administrador
del Sistema en la Secretara de Educacin de Cundinamarca.
Segn el perfil o grupo al que pertenezca el usuario, SIGES le permite o no el

ingreso a las opciones de cada mdulo del aplicativo. La definicin del perfil o
grupo del usuario est a cargo del Administrador del Sistema.
Los siguientes son los perfiles predefinidos por el sistema: Docente, Rector,
Coordinador Acadmico, Administrativo, Ingenieros de Soporte Municipal,
Secretara de Educacin Municipal y Administrador SEC.
El perfil Rector tiene privilegios para ingresar a:
Mdulo de Instituciones: consultar la informacin de datos bsicos de la

institucin registrados con la aplicacin de Matrculas; consultar la
informacin de las sedes registradas con la aplicacin de Matrculas;
consultar y registrar la informacin del Gobierno Escolar de la Institucin.
Mdulo de Hojas de Vida: consultar la informacin de datos bsicos de los
docentes; Cambiar de Jornada a un docente.
Gestin Acadmica: registrar y consultar informacin del plan de estudios
de la institucin, incluyendo reas y asignaturas; generar plantillas; importar
plantillas.
Gestin Administrativa: abrir grupos para que se puedan modificar las
evaluaciones; cerrar periodo para imprimir boletines; generar boletines;
generar constancias; generar certificados.
El perfil Docente tiene privilegios para ingresar a:
Gestin Acadmica: registrar y consultar informacin de los Indicadores de

Evaluacin (Logros y Descriptores); generar plantillas; importar plantillas;
registrar y consultar informacin de evaluaciones de Asignaturas, reas y
Logros; registrar y consultar informacin de Asignacin de Descriptores;
registrar y consultar informacin de evaluacin de Preescolar; registrar y
consultar informacin de recuperacin de logros registrar y consultar
informacin de promocin de Estudiantes.
El perfil Coordinador Acadmico tiene privilegios para ingresar a:



docentes; Cambiar de Jornada a un docente.
de la institucin, incluyendo reas y Asignaturas; registrar y consultar
informacin de los Indicadores de Evaluacin (Logros y Descriptores);
generar plantillas; importar plantillas; registrar y consultar informacin de
evaluaciones de Asignaturas, reas y Logros; registrar y consultar
informacin de Asignacin de Descriptores; registrar y consultar informacin
de evaluacin de Preescolar; registrar y consultar informacin de
recuperacin de logros registrar y consultar informacin de promocin de
Estudiantes.
Gestin Administrativa: generar boletines; generar constancias; generar
certificados.
El perfil Administrativo tiene privilegios para ingresar a:

docentes.
Gestin Acadmica: generar plantillas; importar plantillas;
Gestin Administrativa: generar boletines; generar constancias; generar
certificados.
El perfil Ingeniero de Soporte Municipal tiene privilegios para ingresar a:

de la institucin, incluyendo reas y Asignaturas; generar plantillas; importar
plantillas.

3.1. Componentes de las pginas desplegadas por SIGES
Identifique en la siguiente imagen los componentes grficos de SIGES que le

permitirn utilizar de manera sencilla y precisa las opciones del sistema
El usuario que ingrese a SIGES puede utilizar todas las opciones y botones que
aplican sobre la informacin que seleccione o registre, de acuerdo a los privilegios
sobre el manejo de informacin asignado por el administrador del sistema.
Para su funcionamiento todas las pginas desplegadas al seleccionar un mdulo

(Barra de mdulos), ponen a disposicin del usuario dos listas de opciones:
Opciones del mdulo seleccionado: Dependiendo del mdulo, esta lista de

opciones cambia en forma dinmica, permitiendo al usuario activar las diferentes
secciones que componen el mdulo seleccionado.
Opciones permanentes en todos los mdulos: Durante toda la sesin del

usuario en SIGES, tiene disponible un grupo permanente de opciones que le
permitirn realizar las siguientes acciones:

Home
Opcin que permite al usuario descargar en modo seguro el mdulo activo sin
tener seleccionada ninguna opcin del men vertical. Esta accin no da por
terminada su sesin.
Cerrar Sesin
Opcin que permite al usuario cerrar en modo seguro el mdulo que se tenga
activo, terminando la sesin y cargando nuevamente la pgina de ingreso para
permitir al usuario ingresar nuevamente al sistema o salir del mismo.
Reportes Generados
Opcin de tipo histrico, que despliega la lista de reportes que el usuario ha
generado durante el da en las sesiones en las que ha estado interactuando con el
sistema.
Manual de Usuario
Esta opcin permite al usuario descargar o consultar el presente manual de
usuario. Dependiendo de los privilegios del usuario que seleccione esta opcin, el
contenido del manual presentara un menor o mayor nmero de captulos. (Ej. El
manual para el usuario administrador presentar el capitulo que se refiere a la
utilizacin del mdulo de usuarios)

4. INGRESANDO A SIGES
4.1. Ingreso direccin de la pgina WEB de SIGES (Internet)
Para ingresar adecuadamente a SIGES es necesario tener una conexin a

Internet y un software que le permita navegar adecuadamente (Ej. Internet
Explorer)
Para cargar la pgina inicial del sistema, digite la siguiente direccin

(http://se.cundinamarca.gov.co:6060/siges) en la ventana del explorador y oprima
Enter.
4.2. Ingreso a SIGES
SIGES controla el ingreso de los usuarios mediante el uso de un nombre de

usuario y una clave de acceso. Si el usuario y la clave digitados son correctos, al
seleccionar el botn Entrar se activar una nueva pgina con los mdulos y
opciones previstas para administrar la informacin de acuerdo al perfil de usuario
al que pertenezca.
En los siguientes captulos se identifican y explican los pormenores del manejo de

cada uno de los mdulos; de acuerdo a su requerimiento identifique el captulo y

lalo cuidadosamente.
NOTA: El sistema controla el ingreso al sistema e informa al usuario si el nombre o la clave

digitada no son vlidos, si al intentar varias veces no ingresa a la aplicacin, se recomienda
comunicarse con el administrador del sistema para que le informe su nombre y clave
correspondiente.
Si el usuario tiene asignados dos o ms instituciones, sedes o jornadas en la base

de datos (ej. un docente que trabaja en la misma institucin pero en ms de una
jornada) debe seleccionar de una lista que el sistema le presenta, la institucin, la
sede y la jornada para la cul va a consultar o registrar informacin.
De acuerdo al perfil del usuario, tendr a su disposicin diferentes mdulos que le

permitirn administrar fcilmente la informacin de la institucin a la que
pertenezca o en su defecto realizar actividades de tipo administrativo.

5. MDULO INFORMACIN DE LA INSTITUCIN
Este mdulo permite que el usuario consulte la informacin que se tiene registrada
en la Base de Datos de la Secretara de Educacin correspondiente al Colegio en
el que el usuario ingres, adicional a estos servicios el usuario con perfil Rector
puede administrar cierta informacin que se contempla en la Institucin.
La siguiente imagen nos muestra los servicios desplegados en la lista del modulo
INSTITUCIN para el perfil de usuario Docente que es exactamente igual para
Rector y Coordinador:
5.1. Institucin
Este servicio permite al usuario ver la informacin fundamental que corresponde

al Colegio asignado al usuario o seleccionada por ste en el momento de
su ingreso, de acuerdo a los privilegios que tenga. La informacin desplegada
se presenta agrupada en carpetas, las cuales se explican a continuacin:

Cada una de las siguientes carpetas, mantiene el control sobre los permisos de
modificacin de la informacin, si dichos datos en una de estas carpetas permite
su modificacin en la parte superior de la seccin se mostrara el botn Guardar
con el cual puede salvar el cambio o el ingreso de los nuevos registros.
a. Datos Bsicos
Permite obtener informacin caracterstica de la identificacin general del

Colegio, la ubicacin de la institucin, de aspectos legales, jornadas, niveles de
enseanza y dems concernientes al tipo de enseanza; esta informacin esta
desplegada en 4 secciones:
Datos Bsicos.
Informacin Adicional.
Informacin Complementaria.
Jornadas y Niveles.
Esta informacin no puede ser modificada por el usuario directamente puesto que
los datos cargados en esta seccin corresponden a la informacin registrada en la
base de datos de la aplicacin de Matriculas de la Secretara de Educacin de
Cundinamarca; si algn dato de la informacin que aparece es incorrecto solicite
el ajuste al administrador del sistema. Los datos en cada seccin estn
organizados de la siguiente manera:
Datos Bsicos: Cdigo DANE, Localidad, Nombre, Sector, Zona, Calendario y

Rector. La siguiente imagen nos muestra los diferentes campos de la informacin
desplegados en esta seccin:
Informacin Adicional: propiedad jurdica, Nmero de sedes, Gnero, Subsidio,

Discapacidades, Capacidades excepcionales, tnia y Pgina Web. La siguiente
imagen nos muestra los diferentes campos de la informacin desplegados en esta
seccin:

Informacin Complementaria: Idioma, Rgimen de costos, Rango de tarifa y

Informe PEI. La seccin Jornadas y Niveles tiene cajas de seleccin mltiples para
cada una de las Jornadas y los Niveles de la Institucin. La siguiente imagen nos
muestra los diferentes campos de la informacin desplegados en esta seccin:

b. Sedes
Esta carpeta permite ver la informacin correspondiente a las diferentes sedes que
hacen parte del colegio. En la seccin superior el sistema despliega una lista con
cada una de las sedes de la Institucin, donde se puede seleccionar y consultar la
informacin en la seccin inferior. Esta informacin no pude ser modificada por el
usuario directamente puesto que los datos cargados en esta seccin
corresponden a la informacin registrada en la base de datos de la aplicacin de
Matrculas de la Secretara de Educacin de Cundinamarca, si algn dato de la
informacin que aparece es incorrecto solicite el ajuste al administrador del
sistema. La siguiente imagen nos muestra los diferentes campos de la informacin
desplegados en esta carpeta:

Para consultar esta informacin seleccione una sede de la lista que aparece en la seccin superior
y luego presione el botn Editar.
c. Espacios Fsicos
Esta carpeta en el sistema muestra en pantalla cajas, cajas de seleccin y cajas

de seleccin nica, para que el usuario pueda registrar un nuevo espacio fsico
con la Informacin correspondiente a los diferentes lugares o espacios funcionales
que hacen parte del colegio.
Se debe seleccionar una Sede, Tipo Espacio y Tipo de ocupante, adicional se

ingresa el nombre y la capacidad del espacio fsico; y se escoge segn la Jornada,
estos son datos requeridos para ingresar el nuevo registro de espacio fsico. Por
consiguiente las casillas de rea, Funcin y Ubicacin son opcionales, pero son
complemento para el registro del espacio fsico.
El sistema validara y aprobara el ingreso de un nuevo espacio fsico, despus de

pulsar el botn con la accin Guardar. La siguiente imagen nos muestra los

diferentes campos de la informacin desplegados en esta carpeta:
d. Gobierno Escolar:
El sistema permite al usuario en esta carpeta ingresar, eliminar, consultar y/o

editar la informacin referente de las personas que conforman el gobierno escolar
en las diferentes sedes que hacen parte del colegio. En la seccin superior el
sistema despliega una lista con cada uno de los integrantes del gobierno escolar,
donde se puede seleccionar para eliminarlo o consultar su informacin en la
seccin inferior.
La seccin inferior tambin permite ingresar para cada una de las sedes que
hacen parte de la institucin la informacin de las personas que conforman el
gobierno escolar, donde selecciona la Sede, el Cargo, el Tipo de documento e
ingresando su respectivo numero, el Nombre, el correo electrnico y su nmero de
contacto. La siguiente imagen nos muestra los diferentes campos de la
informacin desplegados en esta carpeta:

6. MDULO HOJAS DE VIDA
Este mdulo permite que el usuario con perfil Docente pueda consultar
informacin de los estudiantes matriculados en dicho Colegio; adicional a estos
servicios el usuario con perfil Rector puede administrar cierta informacin del
personal que se contempla en la Institucin como por ejemplo: consultar y
complementar las Hojas de Vida de los docentes que estn asociados al Colegio y
dems personal administrativo y acadmico.
La siguiente imagen nos muestra los servicios desplegados en la lista del modulo
HOJAS DE VIDA para el perfil de usuario Rector:

6.1. Filtro FP Docente
Permite al usuario ingresar, consultar, editar y/o eliminar la informacin de las

Hojas de Vida registradas en el Sistema de los docentes vinculados al colegio. Si
el estudiante no aparece dentro de la lista, el usuario debe comunicarse con el
Administrador del Sistema para que lo vincule al Colegio.
Inicialmente el Sistema muestra dos secciones opcionales para la seleccin de

bsqueda segn sea el patrn de bsqueda y la necesidad del usuario. La seccin
superior llamada Bsqueda por ubicacin, tiene las cajas de seleccin de Sede y
Jornada, las cuales son obligatorias si el usuario decide utilizar este tipo de
bsqueda. La seccin inferior llamada Bsqueda por estudiante, se caracteriza por
los campos de Nmero de Identificacin, Mail, Nombres y Apellidos, para que el
usuario ingrese los datos que considere necesarios y disponibles, apoyndose
tambin en las opciones de la caja de seleccin Tipo de documento.
Si el usuario decide utilizar la ltima seccin, el Sistema no tendr en cuenta las

cajas de seleccin de la seccin superior. La caja de seleccin Ordenado por, es el
patrn de ordenamiento por el cual se generara el listado que puede arrojar la
bsqueda. La siguiente imagen ilustra el servicio prestado al usuario:

El Sistema procede arrojando el listado de los docentes que cumplen con los
criterios de bsqueda, con las opciones de continuar una nueva haciendo click
sobre el botn Buscar o tambin encontrara disponibles las acciones de Editar y/o
Eliminar algn docente una vez sea seleccionado, por otra parte puede ingresar
uno nuevo y por ltimo puede cancelar la gestin de Hojas de vida de docente,
todas estas acciones con sus respectivos botones. La siguiente imagen nos
muestra la informacin desplegada:
Para consultar la informacin de un docente en particular que aparece en la lista,

seleccinelo y luego presione el botn Editar.
El usuario una vez seleccione el docente puede consultar, editar, agregar y/o
eliminar informacin correspondiente a la hoja de vida registrada en el Sistema,
como tambin puede ingresar un nuevo docente. La informacin desplegada se
presenta agrupada en carpetas, las cuales se explican a continuacin:

a. Datos Bsicos:
Esta carpeta en el sistema muestra en pantalla los datos que contemplan la

informacin principal de la persona sealando que papel cumple en la Institucin:
bien pueda ser Docente, Directivo o Administrativo. Los datos se dividen en tres
secciones:
Datos Bsicos.
Nacimiento y Origen.
Ubicacin actual.
Los campos vistos en esta primera seccin contemplan los datos ms

indispensables de identificacin de una persona. Los cuales son:
Primer y Segundo nombre.

Primer y Segundo apellido.
Nacionalidad.
Genero.
Tipo y nmero de documento de identidad, sea Nacional o Extranjero.
Tipo y Nmero de Libreta Militar.
Distrito Militar.
La siguiente imagen nos muestra los diferentes campos de informacin


Los campos vistos en esta segunda seccin contemplan los datos de nacimiento y
origen de la persona. Los cuales son:
Pas.
Departamento.
Municipio.
Fecha de nacimiento.
Los campos vistos en esta tercera seccin contemplan los datos ubicacin actual
de la persona. Los cuales son:
Pas.
Departamento.
Municipio.
Direccin.
Correo.
Telfono contacto.


b. Formacin Acadmica:
El Sistema permite al usuario en esta carpeta ingresar, consultar y/o editar la

informacin referente a donde fue la formacin acadmica de la persona en
cuestin. En este caso los datos solo se ingresan una vez, para lo cual se registra
y/o visualiza los siguientes datos:
ltimo grado aprobado.

Titulo obtenido.
Establecimiento.
Municipio.
Fecha terminacin.

c. Formacin Acadmica Superior:
El Sistema permite al usuario en esta carpeta ingresar, consultar, editar y/o

eliminar la informacin referente a donde fue o es la formacin acadmica superior
de la persona en cuestin. En este caso los datos se pueden ingresar
continuamente a medida en que se profesionaliza el docente.
El Sistema muestra en pantalla 2 secciones: la seccin superior dispone al usuario

los registros de los estudios realizados, en la cual encuentra los botones con las
acciones de editar y/o eliminar que puede ejecutar una vez seleccione un estudio,
por otra parte tambin puede ingresar uno nuevo. La siguiente imagen nos ilustra

la tabla con el listado de estudios:
La seccin inferior permite ingresar, consultar y/o editar los campos que
contemplan la informacin de cada estudio, para lo cual se selecciona e ingresan
los siguientes datos:
Modalidad acadmica.
Semestres aprobados.
Graduado.
Nombre de estudios o Titulo Obtenido.
Nombre de establecimiento Acadmico.
Nmero de Tarjeta Profesional.
Fecha de terminacin.
La siguiente imagen nos muestra los diferentes campos de informacin:

d. Formacin Acadmica Otros:
El Sistema permite al usuario en esta carpeta ingresar, eliminar consultar y/o editar
la informacin referente a otros tipos de formacin acadmica como
capacitaciones del Sena, cursos, diplomados, estudios de educacin no formal,
simposios, talleres y dems estudios realizados por la persona en cuestin. En
este caso los datos se pueden ingresar continuamente a medida en que se
profesionaliza el docente.

los registros de los estudios realizados, en la cual encuentra los botones con las
acciones de editar y/o eliminar que puede ejecutar una vez seleccione un estudio,
por otra parte tambin puede ingresar uno nuevo. La siguiente imagen nos ilustra
la tabla con el listado de estudios:

La seccin inferior permite ingresar, consultar y/o editar los campos que
contemplan la informacin de cada estudio, para lo cual se selecciona e ingresan
los siguientes datos:
Nombre del ttulo o estudio realizado.

Nombre establecimiento.
Ao de terminacin
Cantidad de horas.
e. Publicaciones:
Permite al usuario ingresar, eliminar, consultar y/o editar la informacin referente a

publicaciones realizadas bajo la propia autora del docente, para lo cual se seala
la descripcin y detalles de observacin de la publicacin en cuestin.

los registros de las publicaciones realizadas, en la cual encuentra los botones con
las acciones de editar y/o eliminar que puede ejecutar una vez seleccione una
publicacin, por otra parte tambin puede ingresar una nuevo. La siguiente imagen
nos ilustra la tabla con el listado de publicaciones:
La seccin inferior permite ingresar, consultar y/o editar el campo en que se

contemplan la informacin de cada estudio, con las dos acciones disponibles de

los botones Guardar y Cancelar. La siguiente imagen nos muestra los diferentes
campos de informacin:
f. Idiomas:
Permite al usuario ingresar, eliminar, consultar y/o editar la informacin que

califica y concierne a las habilidades de los diferentes idiomas evaluando las
opciones del habla, lee y escribe de forma regular, bien o muy bien, para lo cual se
visualiza la siguiente imagen:

los registros de idioma, en el cual encuentra los botones con las acciones de editar
y/o eliminar que puede ejecutar una vez seleccione un idioma, por otra parte
tambin puede ingresar uno nuevo. La siguiente imagen nos ilustra la tabla con el
listado de idiomas:
La seccin inferior permite ingresar, consultar y/o editar el campo en que se

contemplan la informacin de cada estudio, con las dos acciones disponibles de
los botones Guardar y Cancelar. La siguiente imagen nos muestra los diferentes
campos de informacin:

g. Tiempo Experiencia Laboral:
Permite al usuario ingresar, consultar y/o editar la informacin en cuanto al tiempo

de experiencia laboral del docente referente de donde laboro anteriormente para lo
cual se visualiza: ocupacin como servidor pblico, empleado sector privado y/o
trabajador independiente; sealando ltima entidad pblica si corresponde,
indicando el nombre de la entidad.

h. Informacin Laboral:
El Sistema permite al usuario en esta carpeta ingresar, eliminar consultar y/o editar
la informacin referente a la experiencia laboral adquirida en los trabajos
realizados por la persona en cuestin. En este caso los datos se pueden ingresar
continuamente a medida en que el docente los presente.
La siguiente imagen ilustra los registros de experiencia laboral, en el cual

encuentra los botones con las acciones de editar y/o eliminar que puede ejecutar
una vez seleccione la experiencia laboral, por otra parte tambin puede ingresar
una nueva:

En la siguiente seccin el Sistema permite ingresar, consultar y/o editar el campo

en que se contemplan la informacin de cada experiencia laboral, para lo cual se
selecciona e ingresan los siguientes datos:
Municipio.
Institucin.
Sede.
Tipo Vinculacin.
Naturaleza.
Direccin
Telfono.
Fecha Ingreso.
Tiempo de Servicio.
Dedicacin (Tiempo completo, medio tiempo, turnos rotativos, )
Resolucin/Decreto.
Cargo.
Grado.

i. Escalafn:
Permite al usuario ingresar, consultar y/o editar la informacin en cuanto al grado

de escalafn que posee el docente, por lo cual se visualiza los siguientes datos:
Tipo de docente.
Nro. Resolucin.
Seleccin en la escala.
Otro.
Fecha Resolucin.


i. rea Desempeo Acadmico:
El sistema permite al usuario en esta carpeta ingresar, consultar y/o editar la

asignacin acadmica del docente, de acuerdo al nivel educativo de las
asignaturas y/o reas en las que l/ella desempeara sus respectivas clases.
Por lo cual se visualizan el cdigo y las reas de enseanza del docente con los
correspondientes niveles educativos en que se dictan dichas clases. Donde el
usuario con la seleccin de estos datos relaciona el rea de desempeo con el
Nivel educativo en la que trabajara el docente en cuestin.


j. rea Desempeo Tcnico:
El sistema permite al usuario en esta carpeta ingresar, consultar y/o editar el rea
de enseanza a nivel Tcnico que posee el docente como el aporte al desempeo
que realiza dentro de la institucin para la cual se desempeara en sus
respectivas clases. Por lo cual se visualizan el cdigo y las reas de enseanza
del docente con los correspondientes niveles educativos en que se dictan dichas
clases. Donde el usuario con la seleccin de estos datos relaciona el rea de
desempeo con el Nivel educativo en la que trabajara el docente en cuestin.


6.2. Estudiantes
Permite al usuario consultar la informacin de las hojas de vida registradas en el

sistema para cada uno de los estudiantes pertenecientes a la institucin. Si el
estudiante no aparece dentro de la lista, el usuario debe comunicarse con el
administrador del sistema para que lo vincule a la institucin.

El usuario puede consultar los estudiantes de toda la institucin, de una sede, de

una jornada, por metodologa, grado, grupo o por apellidos, nombres y nmero de
identificacin, en el caso de querer restringir an ms la bsqueda. El resultado de
la consulta arroja, en el siguiente formato, una lista con los estudiantes que
cumplen con los criterios ingresados:
Para consultar esta informacin seleccione un estudiante de la lista que aparece en la seccin
superior y luego presione el botn Editar.
La informacin desplegada se presenta agrupada en carpetas, las cuales se

explican a continuacin:

a. Datos Bsicos: Permite consultar la informacin principal del estudiante como:

departamento de expedicin del documento, municipio de expedicin del
documento, tipo de documento de identidad, nmero de documento de identidad,
nombres, apellidos, fecha y lugar de nacimiento del estudiante, entre otras cosas.
base de datos del Sistema de Matrculas de la Secretara de Educacin de
el ajuste al administrador del sistema.

b. Informacin Familiar: Permite al usuario consultar la informacin concerniente

a los padres del estudiante, acudiente del mismo, nmero de hermanos y nombre
de los hijos de familia.

c. Informacin Salud: Permite al usuario consultar la informacin en cuanto al

rea de salud se refiere: ARS, EPS, tipo de sangre, alergias, enfermedades,
medicamentos, telfono y persona a quien llamar en caso de emergencia. La
siguiente imagen nos muestra los diferentes campos de informacin desplegados
en esta carpeta:

d. Informacin Convivencia: Permite al usuario consultar y registrar la

informacin referente a convivencias realizadas para lo cual se visualiza: Tipo de
convivencia, Descripcin, Fecha en que ocurri, Acuerdos a los que llegaron y
Seguimiento que se le hace.
La siguiente imagen nos muestra los datos e informacin guardada para cada
estudiante.
El usuario pulsa en nuevo y el sistema abre una ventana como la siguiente:

e. Informacin Acadmica: Permite al usuario editar la informacin referente a

donde fue o es su formacin acadmica para lo cual se visualiza: el grado en
el cual quedo, el colegio en donde estudio, el ao de culminacin, el titulo obtenido
y el estado actual si fue terminado, si esta en curso o suspendido.


d. Asistencia: Permite al usuario consultar y editar la informacin en cuanto a

la asistencia del estudiante y porque motivo fue su inasistencia, el periodo, si fue
justificada y en que fecha.


e. Histrico de ubicacin: Permite al usuario consultar histricamente la

ubicacin de un estudiante (lista de instituciones educativas por las que ha
pasado) y actualizarla, de ser necesario (nuevo estudiante).
La siguiente imagen despliega la ubicacin histrica de un estudiante, consultada

con base en su nmero de identificacin:
6.3. Personal
Permite al usuario consultar la informacin de las hojas de vida registradas en el

sistema para cada una de las personas vinculadas a la institucin. Si la persona
no aparece dentro de la lista, el usuario debe comunicarse con el administrador
del sistema para que lo vincule a la institucin.
El usuario puede consultar: personal de toda la institucin, de una sede, de una

jornada, por tipo (Docente, Directivo, Administrativo) o por apellidos, nombres y
nmero de identificacin, en el caso de querer restringir la bsqueda. La consulta
arroja una lista con los nombres de quienes cumplen con los criterios establecidos:

Para consultar esta informacin seleccione una persona de la lista que aparece en la seccin

a. Datos Bsicos: Permite consultar la informacin de tipo de persona (Docente,

Directivo Docente, Administrativo), nombres, apellidos, tipo de documento de
identidad y nmero de documento de identidad de la persona.
base de datos del sistema de Personal de la Secretara de Educacin de
el ajuste al administrador del sistema.

desplegados en esta carpeta.

b. Informacin Salud: Permite al usuario consultar y editar la informacin en

cuanto al rea de salud se refiere: ARS, EPS, tipo de sangre, alergias,
enfermedades, medicamentos, telfono y persona a quien llamar en caso de
emergencia.

c. Informacin de Convivencia: Permite al usuario consultar e ingresar la

informacin referente a convivencias realizadas para lo cual se visualiza:

Tipo de convivencia, Descripcin, Fecha en que ocurri, Acuerdos a los que
llegaron y el registro del Seguimiento que se le hace.
La siguiente imagen nos muestra los diferentes registros de convivencia con los
campos de Tipo de convivencia, Descripcin y Fecha. Informacin que se
despliega en esta carpeta de la persona consultada en el sistema:
Para registrar una convivencia en la hoja de vida de una persona consultada en el

sistema se debe hacer click en el botn nuevo donde el sistema arroja una nueva
ventana donde se puede ingresar los datos de Tipo de convivencia, Descripcin,
Fecha, Acuerdos a los que llegaron y Seguimiento.
d. Asignar Sede o Jornada: Permite al usuario editar la informacin referente a

que sede o jornada corresponde.


e. Informacin Laboral: Permite al usuario ingresar, editar y consultar la

informacin laboral referente de la persona consultada en el sistema, como por
ejemplo: Dnde laboro antes para lo cual se visualiza: nombre de la Entidad,
Cargo desempeado, Fecha de inicio, Fecha de visualizacin, Descripcin del
trabajo, Contacto de la entidad y Telfono de la entidad.
La siguiente imagen nos muestra los diferentes registros laborales con los campos
de Entidad, Cargo desempeado, Fecha de inicio, Fecha de visualizacin.
Informacin que se despliega en esta carpeta de la persona consultada en el
sistema:
Para registrar una experiencia laboral en la hoja de vida de la persona consultada

en el sistema se debe hacer click en el botn nuevo donde el sistema arroja una
nueva ventana donde se puede ingresar los datos de nombre de la Entidad, Cargo
desempeado, Fecha de inicio, Fecha de visualizacin, Descripcin del trabajo,
Contacto de la entidad y Telfono de la entidad. Como se muestra en la siguiente
imagen:

f. Formacin Acadmica: Permite al usuario editar la informacin referente de la

persona consultada en el sistema como por ejemplo: Dnde fue o es su formacin
acadmica para lo cual se visualiza: tipo de programa, numero de semestres,
nombre de la institucin, nombre del curso / carrera, titulo / certificado otorgado,
fecha de visualizacin. La siguiente imagen nos muestra los diferentes
campos de informacin desplegados en esta carpeta:

g. Asistencia: Permite al usuario consultar y editar la informacin en cuanto a

la asistencia del personal y porque motivo fue su inasistencia, el periodo, si fue
justificada y en que fecha.

6.4. Personal FP
Permite al usuario agregar y/o consultar la informacin de las hojas de vida

registradas en el sistema para cada una de los funcionarios pertenecientes a la
institucin, en las diversas labores que se pueden desempear dentro del plantel.

a. Datos Bsicos:
Permite consultar la informacin de tipo de persona (Docente, Directivo Docente,

Administrativo, etc.), nombres, apellidos, tipo de documento de identidad, nmero
de documento de identidad de la persona, entre otras cosas.

desplegados en esta carpeta.

b. Formacin Acadmica:
Permite al usuario consultar y editar la informacin referente a donde fue su

formacin acadmica para lo cual se visualiza: ltimo grado aprobado, titulo
obtenido, nombre de la institucin y lugar y fecha de terminacin.

c. Formacin Acadmica Superior:
Permite al usuario ingresar, consultar y editar la informacin referente a donde fue

su formacin acadmica superior para lo cual se visualiza: modalidad acadmica y
cuantos semestres aprobados, nombre del titulo, nombre establecimiento, fecha
terminacin, graduado, nombre de estudios o ttulo obtenido, nombre
establecimiento acadmico, No. tarjeta profesional y fecha terminacin. La
siguiente imagen nos muestra los diferentes campos de informacin:

d. Formacin Acadmica Otros:
Permite al usuario ingresar, consultar y editar la informacin referente a donde fue

su formacin como capacitaciones del sena, cursos, diplomados, estudios de
educacin no formal, simposios, talleres y dems estudios para lo cual se
visualiza: nombre ttulo, nombre establecimiento, fecha terminacin, nombre,
establecimiento, horas, ao.
e. Publicaciones:
Permite al usuario ingresar, consultar y editar la informacin referente a

publicaciones realizadas bajo su propia autora, para lo cual se visualiza la

siguiente imagen:
f. Idiomas:
Permite al usuario ingresar, consultar y editar la informacin que concierne y

califica sus habilidades para diferentes visualizando las opciones del habla, lee y
escribe de forma, regular, bien o muy bien, para lo cual se visualiza la siguiente
imagen:
g. Tiempo Experiencia Laboral:
Permite al usuario ingresar y consultar la informacin referente de donde laboro

antes para lo cual se visualiza: ocupacin como servidor pblico, empleado
sector privado y/o trabajador independiente; sealando ltima entidad pblica si
corresponde, indicando el nombre de la entidad.

h. Informacin Laboral:
Permite al usuario ingresar y consultar la informacin ms detallada de donde

laboro antes para lo cual se visualiza: municipio, institucin, sede, tipo
vinculacin, naturaleza, direccin, telfono, fecha ingreso, tiempo de servicio,
dedicacin, resolucin/decreto, cargo, grado.


i. Escalafn:
Permite al usuario ingresar y consultar el grado de escalafn que posee el

docente, por lo cual se visualiza: tipo docente, Nro. Resolucin y fecha de
resolucin.

j. rea Desempeo Acadmico:
Permite al usuario ingresar y consultar el rea de desempeo que posee el

docente, por lo cual se visualiza: cdigo rea, enseanza preescolar primaria y/o
secundaria media.
k. rea Desempeo Tcnico:
Permite al usuario ingresar y consultar el rea de desempeo a nivel Tcnico que

posee el docente, por lo cual se visualiza: cdigo de especialidad tcnica, nombre

de la especialidad, cdigo de rea de enseanza y el rea de enseanza.

7. MDULO GESTIN ACADMICA
Este mdulo se encuentra orientado para usuarios de perfil Docente, Rectores y

Coordinador Acadmico. Permite administrar la informacin de las instituciones
con respecto a sus planes de estudio, reas, asignaturas, indicadores de
evaluacin y evaluaciones. Igualmente, para los usuarios que no cuentan con
conexin permanente a Internet, permite generar plantillas en formato Excel para
que los usuarios diligencien la informacin sin necesidad de estar conectados al
sistema y luego se conecten solamente para importar las plantillas que
diligenciaron.
7.1. Asociacin de Indicadores
Es para que los docentes se adjudiquen los descriptores que ya tiene el sistema
pero no estn relacionados con algn docente; este modulo solo se usa para
colegios que tengan plan de estudios por docente.

a. Descriptores: Es para que los docentes se adjudiquen los descriptores que ya

tiene el sistema pero no estn relacionados con algn docente; entonces se
necesita que los docentes escojan que descriptores van a utilizar.
7.2. Indicadores de Evaluacin
Esta opcin permite administrar la informacin de los descriptores propios de la

institucin, que estarn disponibles en el momento de la evaluacin.
Cabe resaltar que los Indicadores de Evaluacin (Descriptores) que se colocan en el Sistema,
son en general para la Institucin, y no para una sede-jornada, por lo tanto, deben llegar a un
consenso los docentes que dicten un rea especfica para definir cules van a ser
los Indicadores a evaluar por grado y perodo.
Es importante resaltar que aunque no hay ningn lmite en cuanto al nmero de

Descriptores que pueden ser guardados en la Base de Datos de SIGES, es

aconsejable que no sean ms de 15 por cada rea Asignatura, para cada grado
y perodo, ya que a la hora de hacer la Evaluacin en Lnea, optimizado el tiempo
en que el sistema carga la matriz de estudiantes contra los Descriptores.
a. Descriptores: permite registrar y consultar los diferentes descriptores que

tienen disponibles los docentes para hacer la asignacin a los estudiantes en cada
perodo. Los descriptores son de alguno de los siguientes tipos: Fortaleza,
Dificultad, Estrategia o Recomendacin (Ver glosario)
Para consultar la informacin existente el sistema permite seleccionar una

metodologa, un grado, un rea y un tipo de descriptor (Ver imagen siguiente).
El usuario selecciona el logro que le interesa y activa el botn Editar para que se
despliegue en la ventana de la seccin inferior. (Ver imagen siguiente)
Para registrar la informacin en esta seccin, seleccione las listas disponibles en la seccin inferior
y diligencie los campos adicionales, posteriormente, seleccione Aceptar para guardar los datos,

Estos datos ingresados se mostraran en forma horizontal (Tipo Tabla) en la seccin superior.
Informacin solicitada:
Metodologa: lista de las metodologas que utiliza la institucin en su proceso de

enseanza. Debe seleccionar la metodologa para la cual va a registrar o a
consultar el logro.
Grado: lista de los grados en los cuales la institucin tiene estudiantes

matriculados en el sistema de Matrcula. Debe seleccionar el grado para el cual va
a registrar o a consultar el logro
rea: lista de las reas posibles del Plan de Estudios correspondientes al grado
seleccionado. Debe seleccionar el rea para la cual va a registrar o a consultar el
descriptor.
Tipo de Descriptor: lista de los posibles tipos de descriptores: Fortalezas,

Dificultades, Recomendaciones y Estrategias (Ver glosario).
Perodo Inicial y Perodo Final: lista de los periodos de la institucin. El usuario

debe seleccionar el rango de periodos durante el cual desea tener disponible este
descriptor para utilizarlo en la asignacin de descriptores de los estudiantes. Ej.: si
el rango definido es de un solo perodo, el descriptor slo aparecer durante la
asignacin de descriptores del primer perodo. Si por el contrario, el rango
establece el periodo inicial como el primero y el perodo final como el tercero, el
descriptor estar disponible durante los perodos uno, dos y tres para que el
docente pueda asignarlo al estudiante, si a su criterio el descriptor aplica con lo
demostrado por el estudiante durante el perodo
Nombre: definicin del descriptor que puede ser asignado a un estudiante en un

perodo. Se pueden ingresar hasta 250 caracteres. Esta es la informacin que
aparecer en el boletn peridico del estudiante en caso de que el docente le
asigne este descriptor.
Abreviatura: nombre corto de mximo 10 caracteres que permite identificar de

manera rpida al descriptor.
Descripcin: explicacin detallada del alcance del logro, los indicadores que
utiliza el logro para medirse, el tipo de aprendizaje que adquiere el estudiante al
alcanzar el logro, etc. Este campo no es obligatorio.

7.3. Plan de Estudios
Esta opcin permite administrar la informacin correspondiente a los criterios,

procedimientos de evaluacin y planes especiales de cada metodologa que
maneja la institucin.
a. Plan de Estudios: registra, consulta y/o modifica la informacin

correspondiente a planes especiales de apoyo, criterios y procedimientos de
evaluacin, de cada una de las metodologas que maneja la institucin.
En la seccin de superior, se puede seleccionar el Plan de Estudios para Editarlo o

Eliminarlo. En la seccin de Edicin de Plan de Estudios, estn los espacios para
describir las caractersticas, en la cual pueden registrar un nuevo Plan de
Estudios, consultarlo y/o modificarlo. Como se ilustra en la siguiente imagen:

5
Registre la informacin pertinente en la seccin inferior, seleccione Guardar para registrar los
datos en la base de datos.

enseanza. Debe seleccionar una.
Criterios de Evaluacin: criterios que utiliza la institucin educativa para evaluar

el aprendizaje, el rendimiento y el desarrollo de capacidades de los estudiantes.
Procedimientos de Evaluacin: procedimientos que utiliza la institucin

educativa para evaluar el aprendizaje, el rendimiento y el desarrollo de
capacidades de los estudiantes.
Planes Especiales de Apoyo: diseo general de los planes especiales de apoyo

para estudiantes con dificultades en su proceso de aprendizaje.
b. reas: permite registrar, consultar y/o modificar las diferentes reas que se
ensean en la institucin y los grados en los cuales se ensea cada una de stas.

El usuario puede crear una nueva rea o seleccionar el rea que le interesa para
editarla o eliminarla, tal como puede verlo en las siguientes imgenes
respectivamente:
Registre la informacin en la seccin inferior, seleccione Aceptar para guardar los datos.
Para consultar la informacin existente el sistema permite seleccionar una de la

lista de metodologas que la institucin utiliza y activa el botn Buscar para que se
despliegue en la ventana de la seccin inferior. (Ver imagen siguiente).


rea: lista de las reas posibles del Plan de Estudios. Debe seleccionar una. Si el
rea que desea seleccionar no aparece en la lista, se debe comunicar con el
Administrador del Sistema para solicitar que la ingrese.
Nombre: nombre que utiliza la institucin para designar el rea seleccionada. Por
defecto, el sistema muestra el mismo nombre con el que el rea fue ingresada por
el Administrador del Sistema pero el usuario puede personalizar y cambiarlo.
Orden: nmero que indica el orden en que la institucin desea que aparezca el
rea en el boletn.

manera rpida el rea.

Grados: seccin con cajas de seleccin mltiple, que permite al usuario

seleccionar los grados en los cuales se ensea el rea escogida que se est
ingresando o modificando.
c. Competencias: permite registrar, consultar y/o modificar las diferentes

competencias que se ensean en la institucin y los grados en los cuales se
ensea cada una de stas.
Para consultar la informacin existente el sistema permite seleccionar una

metodologa de las lista de metodologas junto con la vigencia y rea que la
institucin utilizada. (Ver imagen siguiente).
d. Asignaturas: permite registrar, consultar y/o modificar las asignaturas que se

dictan en la institucin y los grados a los que estn asignados cada una de stas.
Para consultar la informacin el usuario debe seleccionar una opcin de la lista de

metodologas que la institucin utiliza (Ver imagen siguiente).

El usuario selecciona la asignatura que le interesa y activa el botn Editar para

que se despliegue en la ventana de la seccin inferior. (Ver imagen siguiente)
Para registrar la informacin en esta seccin, seleccione las listas disponibles en la seccin inferior
y diligencie los campos adicionales, posteriormente, seleccione Aceptar para guardar los datos,
Estos datos ingresados se mostraran en forma horizontal (Tipo Tabla) en la seccin superior.


rea: lista de las reas posibles del Plan de Estudios correspondientes a la

metodologa seleccionada. Si la asignatura no aparece en la lista, se debe
comunicar con el Administrador del sistema para que la ingrese.
Nombre: nombre que utiliza la institucin para designar la asignatura

seleccionada. Por defecto, el sistema muestra el mismo nombre con el que la
asignatura fue ingresada por el Administrador del Sistema pero el usuario puede
personalizar y cambiarlo.
Orden: nmero que indica el orden en que la institucin desea que aparezca la
asignatura en el boletn (en caso de registrar las evaluaciones por asignatura).

manera rpida la asignatura.
Grados: seccin con cajas de seleccin mltiple que permite al usuario

seleccionar los grados en los cuales se ensea la asignatura escogida que se est
ingresando o modificando.
e. Asignacin Acadmica: permite asignar, consultar y/o modificar las

asignaturas que dicta un docente en particular, en los grados a los que est
asignada cada una de stas.
El usuario selecciona los criterios de Sede, Jornada, Docente y Metodologa, estos

son obligatorios. Luego de hacer click sobre el botn Buscar el sistema despliega
en la seccin de carga acadmica la lista de asignaturas correspondientes a la
seleccin anterior. Un ejemplo es como se ilustra en la siguiente imagen:

7.4. Plantillas Indicadores

7
Esta opcin permite generar las plantillas correspondientes a los indicadores, en
formato Excel y con estructura fija, para que el usuario pueda ingresar la
informacin sin necesidad de estar conectado a Internet.
La informacin registrada en estas plantillas puede ser cargada al sistema por

medio de la opcin Importar Indicadores (Ver numeral 7.7)
Al seleccionar una carpeta el usuario deber escoger una opcin para cada
criterio. Al momento de generar la plantilla sta corresponder a los criterios
seleccionados.
SI el usuario selecciona el valor todos para los valores solicitados, el sistema le

generar un archivo comprimido (.zip) que contiene un archivo individual para

cada una de las plantillas, es decir, generar una plantilla individual para cada uno
de los docentes por asignatura en un perodo especfico.
Una vez seleccionados los criterios, la plantilla se generar seleccionando el botn

Generar de la barra de acciones. El sistema presenta la siguiente ventana:
Cuando el usuario pulsa el icono para descargar la plantilla, el sistema muestra una
ventana parecida a la siguiente y pregunta por el destino en donde se almacenar la
plantilla generada.
Una vez el usuario guarda su plantilla, puede seguir generando plantillas o cerrar
la sesin, para diligenciar sta sin conexin a Internet.
A continuacin se explican cada una de las plantillas que pueden ser generadas
por el sistema y cmo diligenciarlas en Excel.
a. Descriptores: permite generar una plantilla en formato Excel para registrar la

informacin de los descriptores para una metodologa, un grado y un rea
especfica.
El usuario selecciona la metodologa, el grado y el rea deseados. La plantilla que

se genera en Excel solicita para cada tipo de descriptor:

Perodo Inicial y Perodo Final: lista de los periodos de la institucin. El usuario

debe seleccionar el rango de periodos durante el cual desea tener disponible este
descriptor para utilizarlo en la asignacin de descriptores de los estudiantes. Ej.: si
el perodo inicial es igual al perodo final, el descriptor slo aparecer disponible
durante la asignacin de descriptores correspondiente al perodo ingresado. Si por
el contrario, el rango establece el periodo inicial como el primero y el periodo final
como el tercero, el descriptor estar disponible durante los periodos uno, dos y
tres para que el docente pueda asignarlo al estudiante, si a su criterio el descriptor
aplica con lo demostrado por el estudiante durante el periodo
Se debe ingresar el cdigo del perodo que aparece en la hora Periodos de la

plantilla. NO la abreviatura del perodo.
Nombre: definicin del descriptor que puede ser asignado a un estudiante en un

periodo. Se pueden ingresar hasta 250 caracteres. Esta es la informacin que
aparecer en el boletn peridico del estudiante en caso de que el docente le
asigne este descriptor.


manera rpida al descriptor.
Descripcin: explicacin detallada del alcance del logro, los indicadores que
utiliza el logro para medirse, el tipo de aprendizaje que adquiere el estudiante al
alcanzar el logro, etc. Este campo no es obligatorio.
7.5. Importar Indicadores
Esta opcin le permite al usuario cargar la informacin registrada en las plantillas

generadas con la opcin Plantillas Indicadores.
De acuerdo a la plantilla de descriptores, ingrese el nombre del archivo (incluida la

ruta en donde se encuentra) o bsquelo mediante el botn del examinador
(Browse).
El proceso de importacin se inicia al seleccionar el botn Aceptar. Si el usuario

modifica los datos del encabezado de la plantilla, el sistema no permitir la
importacin de la plantilla. Si se encuentran errores o inconsistencias en los datos

que se registraron en la plantilla, el sistema despliega los siguientes avisos:
El sistema genera un archivo de inconsistencias con la misma estructura y datos

de la plantilla que se intent adicionar y se agrega una fila (la primera) en la hoja
de clculo; en donde se especifica por qu el registro no pudo ser importado (Ver
imagen siguiente).
El usuario debe modificar la informacin que present errores y luego debe volver
a la opcin de importar para subir los registros.
Para el caso de importacin de Descriptores, los registros que se registren en las

plantillas se adicionarn a los registros que ya estaban en la base de datos, es
decir, si ya se tienen n nmero de logros creados para una metodologa, grado y
asignatura, los registros que se importen en la plantilla se adicionarn a los n que
ya estaban, por lo tanto, el usuario debe tener cuidado en no registrar dos veces la
misma informacin.

7.6. Evaluacin por estudiante
Esta opcin le permite al usuario ingresar en lnea las calificaciones de

evaluacin de estudiantes que an no han aparecido en el sistema pero que
actualmente estn cursando estudios en la Institucin.
El usuario, estar en capacidad de registrar notas para un solo estudiante a la vez,

por Asignaturas/reas, los Descriptores y las Recuperaciones de las
Evaluaciones.
7.7. Evaluacin en Lnea
Esta opcin le permite al usuario ingresar en lnea las calificaciones de

evaluacin de estudiantes, segn como se haya la Escala que implementa la
forma de calificacin y si es el caso de Sistema Numrico, tambin cabe hacer
hincapi si se utiliza algn mtodo de promedio, tal como se establece en

Parmetros Institucin de la lista de acciones de Gestin Administrativa. (Ver

numeral 8.1 en adelante)
Segn la carpeta elegida el sistema presenta filtros para que el usuario ingrese
los criterios correspondientes a lo que quiere evaluar. Una vez ejecutados los
filtros, el sistema lista los estudiantes matriculados en el grupo y periodo elegido
para que el usuario ingrese la evaluacin.
Si un estudiante no aparece en la lista o no est en el grupo correcto, el usuario

debe comunicarse con el administrador del sistema para que lo vincule haciendo
las respectivas modificaciones y correcciones en el Sistema de Matrculas, ya que
SIGES est conectado en lnea con ste ltimo y, por lo tanto, no permite hacer
modificaciones de datos del estudiante.
Ahora se explicar cada una de las opciones de evaluacin que pueden ser
realizadas en el sistema.
a. Evaluacin de Asignaturas: permite al usuario registrar la evaluacin de los

estudiantes para cada una de las asignaturas del plan de estudios.
El usuario selecciona los criterios de Metodologa, Grado, Grupo, Asignatura y

Perodo deseados, luego de hacer click sobre el botn buscar el sistema pone a
su disposicin la lista de estudiantes del grupo con el correspondiente nivel de
evaluacin y recuperacin, en este caso el nivel es Conceptual y los campos que
sealan la ausencia como se ilustra en la siguiente imagen:

Nivel de Evaluacin Conceptual segn la escala valorativa: E, F, A, I D.
El sistema permite colocar una nota general para todos los estudiantes de esa
asignatura, eligindola en la lista que se encuentra al iniciar la columna de Nota o
la de Recuperacin, solo aplica para la calificacin del nivel conceptual.
Se puede asignar la nota de Recuperacin a un estudiante siempre y cuando

tenga su respectiva nota. Los campos de ausencias permiten registrar la cantidad,
motivo y porcentaje de las mismas.
Nivel de Evaluacin Numrico segn la escala valorativa del 0 al 5.
Nota: Letra de la escala conceptual o valor entre el rango de la escala numrica

correspondiente a la evaluacin que hizo el docente sobre el desempeo
acadmico del estudiante en la asignatura que se est evaluando.
Nota de Recuperacin: Letra de la escala conceptual o valor entre el rango de la

escala numrica correspondiente a la recuperacin de la evaluacin que hizo el

docente sobre el desempeo acadmico del estudiante en la asignatura que se

est evaluando.
Ausencia Justificada: Nmero de clases de la asignatura seleccionada a las

cuales no asisti el estudiante durante el perodo que se est evaluando, pero
para las cuales tiene una justificacin aceptada por la institucin.
Ausencia No Justificada: Nmero de clases de la asignatura seleccionada a las

cuales no asisti el estudiante durante el perodo que se est evaluando, y para
las cuales no tiene una justificacin aceptada por la institucin.
Motivo Ausencia: Motivo PRINCIPAL por el cual el estudiante no asisti a la

institucin, para la asignatura seleccionada, durante el perodo que se est
evaluando.
Porcentaje: Porcentaje aproximado de las ausencias del estudiante

correspondientes al motivo seleccionado en Motivo Ausencia (tanto justificadas
como no justificadas).
El registro de notas queda abierto (es decir que puede modificarse) hasta tanto el
usuario marque la opcin Cerrar notas en la esquina superior derecha. Esta
opcin solo aparece si el usuario que est ingresando las evaluaciones es el
docente registrado en el horario para esa asignatura y grupo.
En caso de que se utilice la Escala Numrica para la calificacin y el Sistema este

configurado con el promedio de asignaturas, cuando el usuario cierre el registro de
notas, automticamente se calculara el promedio de dicha asignatura para el
ltimo periodo del ao escolar, teniendo en cuenta las notas de los periodos
anteriores cerrados. La siguiente imagen nos ilustra el estado en cuestin:
b. Evaluacin de reas: registrar y/o consulta la evaluacin de los estudiantes

para cada una de las reas.

En caso de que se utilice la Escala Numrica para la calificacin y el Sistema este

configurado con el promedio de reas, ste no habilitara el botn con la accin de
Guardar, impidiendo el ingreso, la edicin y/o eliminacin del promedio calculado
de las notas de las correspondientes asignaturas. La siguiente imagen nos ilustra
la forma en que el Sistema tan solo permite consultar y adicionalmente vemos
como el rea en ese grupo se comporta como si estuviera cerrada.
El usuario selecciona los criterios de Metodologa, Grado, Grupo, rea y Perodo

deseados, luego de hacer click sobre el botn buscar el sistema pone a su
disposicin la lista de estudiantes del grupo con el correspondiente nivel de
evaluacin y recuperacin (en este caso el nivel es Conceptual) y los campos que
sealan la ausencia como se ilustra en la siguiente imagen:

Nivel de Evaluacin Conceptual segn la escala valorativa: F, E, B, A, I D.
El sistema permite colocar una nota general para todos los estudiantes de esa
rea, eligindola en la lista que se encuentra al iniciar la columna de Nota y/o la de
Nota de Recuperacin, solo aplica para la calificacin del nivel conceptual.
Se puede asignar la nota de Recuperacin a un estudiante. Los campos de

ausencias permiten registrar la cantidad, motivo (si es pertinente) y porcentaje de
las mismas, El usuario debe identificar si la Ausencia fue justificada o no, todo esto
siempre y cuando el estudiante tenga su respectiva nota.
La evaluacin de reas en nivel numrico pueden ser generadas automticamente

si en el Modo de Evaluacin est la opcin de Promediado y se calcularan a partir
de que se cierren las notas de sus correspondientes asignaturas a un rea en
especial o cuando se cierre el periodo. De lo contrario, las notas de rea estn
sujetas a las que designe el usuario.
Nivel de Evaluacin Numrico segn la escala valorativa del 0 al 5.
En el Modo de Evaluacin como Promediado, la recuperacin de asignaturas y su

respectivo cierre actualizara la nota en su correspondiente rea, como nota final
de aquel periodo. En caso contrario la recuperacin de rea est sujeta a las notas
que designe el usuario.

Nota (Evaluacin): Letra de la escala conceptual o valor entre el rango de la

escala numrica correspondiente a la evaluacin que hizo el docente sobre el
desempeo acadmico del estudiante en el rea que se est evaluando.
Nota de Recuperacin: Letra de la escala conceptual o valor entre el rango de la

escala numrica para la recuperacin de la evaluacin que hizo el docente sobre
el desempeo acadmico del estudiante en el rea que se est evaluando.
Ausencia Justificada: Nmero de clases del rea seleccionada a las cuales no

asisti el estudiante durante el perodo que se est evaluando, pero para las
cuales tiene una justificacin aceptada por la institucin.
Ausencia No Justificada: Nmero de clases del rea seleccionada a las cuales

no asisti el estudiante durante el perodo que se est evaluando, y para las
cuales no tiene una justificacin aceptada por la institucin.
Motivo Ausencia: Motivo principal por el cual el estudiante no asisti a la

institucin, para el rea seleccionada, durante el perodo que se est evaluando.
Porcentaje: Porcentaje de las ausencias del estudiante correspondientes al

motivo seleccionado en Motivo Ausencia (tanto justificadas como no justificadas).
El registro de notas queda abierto (es decir modificable) hasta tanto el usuario
marque la opcin Cerrar notas en la esquina superior derecha y guarde los
cambios. En caso de que se utilice la Escala Numrica para la calificacin y el
Sistema este configurado con el promedio de reas, cuando el usuario cierre el
registro de notas, automticamente se calculara el promedio de dicha rea para el
ltimo periodo del ao escolar, teniendo en cuenta las notas de los periodos
anteriores cerrados. La siguiente imagen nos ilustra el estado en cuestin:

c. Asignacin de Descriptores: permite al usuario registrar la asignacin de

descriptores para un grupo de estudiantes en un rea especfica.
El usuario selecciona los criterios de Metodologa, Grado, Grupo, rea, Perodo y

Descriptor (Fortaleza, Dificultad, Recomendacin o Estrategia), todos stos son
obligatorios.
El parmetro Orden tiene las opciones de Apellidos, Nombres e Identificacin,

criterio por el cual al hacer click sobre el botn Buscar el sistema pone a
disposicin el orden de la lista de estudiantes del grupo seleccionado, como se
ilustra en la siguiente imagen:
El usuario selecciona el (los) descriptor (es), haciendo click con el Mouse en los
cuadros de seleccin que aparecen frente a cada estudiante.
Nota: El encabezado de cada columna es la abreviatura de cada descriptor y al

colocar el cursor sobre esta, se visualiza el nombre del descriptor como una ayuda
para recordar este dato.
d. Evaluacin de Preescolar: permite al usuario registrar la evaluacin cada una

de las 5 dimensiones establecidas en la normativa, para un grupo de estudiantes
que pertenezcan al nivel de Preescolar, Jardn o Grado 0.

El usuario selecciona los criterios de Metodologa, Grado, Grupo, Dimensin

(Corporal, Comunicativa, Cognitiva, ticas y Esttica) y Perodo, todos stos son
obligatorios.

Frente de cada uno de los estudiantes, se encuentra un espacio editable con las
dimensiones previamente establecidas. Donde el usuario puede borrarlas,
cambiarlas o agregarle ms informacin respectiva a la evaluacin de los
estudiantes.
El registro de notas queda abierto (es decir que puede modificarse) hasta tanto el
usuario marque la opcin Cerrar notas en la esquina superior derecha y guarde
los cambios.
g. Observaciones: permite al usuario registrar las observaciones a un grupo de

estudiantes dependiendo de su Grado y Periodo.

El usuario selecciona los criterios de Metodologa, Grado, Grupo y Periodo, todos

stos son obligatorios.

En el registro de observaciones se puede ingresar informacin y/o modificarse

hasta tanto no se cierren todas las asignaturas o el periodo respectivo de las
observaciones en cuestin.
7.8. Plantillas Evaluacin
Esta opcin permite generar las plantillas de evaluacin, en formato Excel y con
estructura fija, para que el usuario pueda ingresar la informacin sin necesidad de
estar conectado a Internet; siempre y cuando el Sistema permita la importacin
notas segn la configuracin de la Escala y los parmetros de promedio de reas
y/o asignaturas dado el caso que aplique en la Institucin. Una vez generados los
archivos los podr encontrar en el hipervnculo Reporte Generados, donde podr
descargarlos y/o visualizarlos. (Ver numeral 10.1)

La informacin registrada en estas plantillas puede ser cargada al sistema por

medio de la opcin Importar Evaluacin (Ver numeral 7.9)
Al seleccionar una carpeta el usuario deber escoger una opcin para cada
criterio. Al momento de generar la plantilla sta corresponder a los criterios
seleccionados.
SI el usuario selecciona el valor todos para los valores solicitados, el sistema le

generar un archivo comprimido (.zip) que contiene un archivo individual para
cada una de las plantillas, es decir, generar una plantilla individual para cada uno
de los docentes por asignatura en un perodo especfico.
Una vez seleccionados los criterios, la plantilla se generar seleccionando el botn

Generar de la barra de acciones. El sistema presenta la siguiente ventana:
Cuando el usuario pulsa el icono para descargar la plantilla, el sistema muestra

una ventana parecida a la siguiente y pregunta por el destino en donde se
almacenar la plantilla generada.

Una vez el usuario guarda su plantilla, puede seguir generando plantillas o cerrar
la sesin, para diligenciar sta sin conexin a Internet.
A continuacin se explican cada una de las plantillas que pueden ser generadas
por el sistema y cmo diligenciarlas en Excel.
a. Generar Plantilla para Evaluacin de Asignaturas: permite generar una

plantilla para registrar la evaluacin de las asignaturas y logros correspondientes a
una metodologa, un grado, un grupo y un perodo especfico.
La plantilla que se genera en Excel tiene el siguiente formato:

En esta plantilla el usuario encuentra la lista de los estudiantes del grupo

seleccionado y puede ingresar la evaluacin general de la asignatura escogida.
Evaluacin: Letra de la escala conceptual o valor entre el rango de la escala

numrica correspondiente a la evaluacin que hizo el docente sobre el desempeo
acadmico del estudiante en el asignatura que se est evaluando. La escala
valorativa se puede consultar en la hoja Escala valorativa.
Recuperacin: Letra de la escala conceptual o valor entre el rango de la escala

numrica para la recuperacin de la evaluacin que hizo el docente sobre el


Motivo Ausencia: Cdigo del motivo PRINCIPAL por el cual el alumno no asisti a
la institucin, para la asignatura seleccionada, durante el perodo que se est
evaluando. Los cdigos de los motivos disponibles en el sistema se pueden
consultar en la hoja Escala valorativa
Porcentaje (1 - 100): Porcentaje aproximado de las ausencias del estudiante

Tanto para las plantillas de Asignatura como las de reas, el archivo Excel tiene en
su primera hoja Escala Valorativa las convenciones utilizadas de la Escala
Valorativa y el cdigo de Motivo de Ausencia, como un recurso de apoyo para el
usuario. En la siguiente imagen vemos un ejemplo:

b. Generar Plantilla para Evaluacin de reas: permite generar una plantilla

para registrar la asignacin de Descriptores y la evaluacin de las reas
correspondientes a una Metodologa, Grado, Grupo y Perodo especfico.
El sistema valida e informa al usuario si las plantillas generadas son aptas para
importar notas, dado el caso en que la configuracin de la Escala y los parmetros
de promedio de reas y/o asignaturas sean o no calculados. La plantilla que se
genera en Excel tiene el siguiente formato:
En esta plantilla el usuario encuentra la lista de los estudiantes del grupo

seleccionado y puede ingresar la evaluacin y la asignacin de descriptores del
rea seleccionada.

Evaluacin: Letra de la escala conceptual o valor entre el rango de la escala

numrica correspondiente a la evaluacin que hizo el docente sobre el desempeo
acadmico del estudiante en el rea que se est evaluando. La escala valorativa
se puede consultar en la hoja Escala valorativa.
Recuperacin: Letra de la escala conceptual o valor entre el rango de la escala

numrica para la recuperacin de la evaluacin que hizo el docente sobre el


Motivo Ausencia: Cdigo del motivo PRINCIPAL por el cual el alumno no asisti a
la institucin, para la asignatura seleccionada, durante el perodo que se est
evaluando. Los cdigos de los motivos disponibles en el sistema se pueden
consultar en la hoja Escala valorativa
Porcentaje: Porcentaje aproximado de las ausencias del estudiante

Fortalezas Dificultades Recomendaciones - Estrategias: Abreviatura del

descriptor correspondiente. Las listas de las posibles abreviaturas estn en la
primera hoja del archivo Excel, como se ve en la siguiente imagen:
En las plantillas de rea el archivo Excel tiene cuatro hojas con el nombre de:
Fortalezas, Dificultades, Recomendaciones y Estrategias respectivamente, donde
encontrara las convenciones utilizadas para cada uno de los descriptores para el
rea y periodo correspondiente, como un recurso de apoyo para el usuario. En la
siguiente imagen vemos un ejemplo:

c. Generar Plantilla para Evaluacin de Preescolar: permite generar una

plantilla para registrar la evaluacin de cada una de las 5 dimensiones
establecidas en la normativa, correspondientes a un grupo de estudiantes de
grado preescolar, seleccionando los criterios de Metodologa, Grado (Preescolar,
Jardn o Grado 0), Grupo y Perodo. Todos los anteriores son obligatorios.

El parmetro Orden tiene las opciones de Apellidos, Nombres, N Identificacin y

Cdigo interno, criterio por el cual el sistema genera una planilla al hacer click
sobre el botn Generar de la barra de acciones y pulsando el icono, se descarga
el archivo con formato como se ilustra en la siguiente imagen:
Evaluacin de Dimensin: Descripcin correspondiente a la evaluacin que hizo

el docente sobre el estudiante respecto de una dimensin en cuestin.
En las plantillas de preescolar el archivo Excel tiene cinco hojas con el nombre de:
Corporal, Comunicativa, Cognitiva, tica y Esttica respectivamente, donde
encontrara los espacios utilizados para asignar a cada estudiante.
7.9. Solicitud por Correo
a. Solicitud de Plantillas: Esta opcin le permite al usuario solicitar plantillas y

que el sistema se las enve por correo al solicitante.

El usuario pulsa buscar y el sistema le arroja el listado de los docentes y el

solicitante pulsa la opcin que desee en las columnas de solamente horario (1) o
incluir asignatura (2) los nmeros se explican al final de la tabla como lo muestra
la siguiente imagen:
7.10. Importar Evaluacin
Esta opcin le permite al usuario cargar la informacin registrada en las plantillas

generadas con la opcin Plantillas Evaluacin.

De acuerdo con la plantilla que desee importar, seleccione la carpeta

correspondiente (Evaluacin de Asignaturas, Evaluacin de reas o Evaluacin
Preescolar), ingrese el nombre del archivo (incluida la ruta en donde se encuentra)
o bsquelo mediante el botn del examinador (Browse).
El proceso de importacin se inicia al seleccionar el botn Aceptar. Si el usuario

modifica los datos del encabezado de la plantilla, el sistema no permitir la
importacin de la plantilla. Si se encuentran errores o inconsistencias en los datos
que se registraron en la plantilla, el sistema despliega los siguientes avisos:

El sistema genera un archivo de inconsistencias con la misma estructura y datos

de la plantilla que se intent adicionar y agrega una columna al final de cada
registro (fila) en donde se especifica por qu el registro no pudo ser importado.
El usuario debe modificar la informacin que present errores y luego debe volver
a la opcin de importar para subir los registros.
7.11. Recuperacin
Esta opcin le permite al usuario para que despus de evaluar el periodo final (5),
los estudiantes que hayan sacado como nota I o D, puedan recuperar esa
materia/rea se busca a los estudiantes que hayan tenido esas notas y se
muestran para que se les pueda cambiar la nota solamente al valor "A =
aceptable" y se ponga la fecha en que se hizo esa recuperacin
a. Recuperacin de rea: permite al usuario buscar el rea en donde los

estudiantes tuvieron su nota final y hayan perdido y se les pueda cambiar esa
nota.

El usuario selecciona la metodologa, vigencia, grado, grupo, rea y el orden;

introduciendo estos datos el sistema le genera un resultado como lo muestra la
siguiente grafica:
b. Recuperacin de Asignatura: permite al usuario buscar la asignatura en

donde los estudiantes tuvieron su nota final y hayan perdido y se les pueda
cambiar esa nota.

El usuario selecciona la metodologa, vigencia, grado, grupo, asignatura y el

orden; introduciendo estos datos el sistema le genera un resultado como lo
muestra la siguiente grafica:
7.12. Comisin de Evaluacin
Esta opcin le permite al usuario llevar el registro de las actas emitidas por el
Comit de Evaluacin con respecto a un estudiante en especfico.
El usuario puede seleccionar la sede, la jornada, la metodologa, el grado, el grupo

deseados o por apellidos y nombres, en el caso de querer restringir an ms la
bsqueda. El resultado de la consulta arroja una lista con los docentes que
cumplen con los criterios ingresados, en el siguiente formato:

Para consultar esta informacin seleccione un estudiante de la lista que aparece en la seccin
7.13. Promocin
La opcin Promocin permite dos tipos de operacin: la Promocin ordinaria (por

grupo) y la Promocin alterna para actuar en casos especiales (promociones
anticipadas o tardas, una vez culminado el perodo).
a. Promocin: permite al usuario registrar la promocin de grado para un grupo

de estudiantes especfico.
El usuario selecciona la metodologa, el grado y el grupo deseados. El sistema

pone a su disposicin la lista de alumnos del grupo, como lo ilustra la grfica:

El usuario establece el conjunto de estudiantes promovidos activando el indicador

disponible para el efecto a la derecha de los datos del estudiante. En caso
pertinente puede incluir una Observacin en el campo disponible para el efecto.
b. Promocin alterna: permite promover a un(a) estudiante especfico(a) de

manera anticipada (por muy buen rendimiento) o tarda / retardada por no superar
las instancias de superacin de bajo rendimiento.
El usuario debe actuar sobre un estudiante especfico, proporcionando su nmero

de identificacin. El sistema presenta en pantalla la informacin del estudiante y
permite seleccionar el tipo de promocin alterna.

7.14. Reportes Plan de Estudios
Esta opcin le permite al usuario generar una serie de reportes que le ayudan a
establecer estadsticas del progreso acadmico de los estudiantes de un
determinado grupo.
a. Plan de Estudios: Esta opcin le permite al usuario generar la sede y la

jornada y si requiere un dato especfico se selecciona la sede, la jornada, el grado,
rea y ordenado por:

Luego de hacer Click en Generar el sistema genera los reportes en

archivos .zip y le arrojar una ventana como la siguiente:
Aqu, el usuario selecciona el reporte que desea ver o descargar en su equipo. El

plan de estudios se presenta en formato PDF y tienen un esquema como el
siguiente:
b. Descriptor: Esta opcin le permite al usuario generar la sede y la jornada y si

requiere un dato especfico se selecciona el grado, el rea, ordenado por: rea y
cdigo interno, periodo inicial y periodo final.

El usuario puede seleccionar la sede y la jornada y si lo requiere grado, rea,

ordenado por, fecha inicial y fecha final. Luego de hacer Click en Generar
el sistema genera los horarios en archivos .zip y le arrojar una ventana como
la siguiente:
Aqu, el usuario selecciona el reporte que desea ver o descargar en su equipo. Los
descriptores se presentan en formato PDF y tienen un esquema como el siguiente:

7.15. Reportes Estadsticos
Esta opcin le permite al usuario generar una serie de reportes que le ayudan a
establecer estadsticas del progreso acadmico de los estudiantes de un
determinado grupo.
Segn la carpeta elegida el sistema presenta filtros para que el usuario ingrese los
criterios correspondientes a lo que quiera consultar. Una vez ejecutados los filtros,
el sistema muestra la lista de los reportes solicitados y en el estado en que se
encuentran (En Cola, Generando o Listo). Si un estudiante no aparece en la lista o
no est en el grupo correcto, el usuario debe hacer las modificaciones respectivas
en el Sistema de Matrculas, ya que SIGES est conectado en lnea con ste
ltimo y, por lo tanto, no permite hacer modificaciones de datos del estudiante.
Ahora se explicar cada una de las opciones de reportes que pueden ser
generadas por el sistema.
a. Asistencia Entrega de Boletines: permite al usuario generar una plantilla en

Excel donde los padres de familia podrn reportar su asistencia a las diferentes
entregas de boletines que se realicen en la institucin.

El usuario selecciona la sede, la jornada, la metodologa, el grado, el grupo y

puede seleccionar un criterio de ordenamiento.
El modelo de la plantilla se ilustra en la siguiente grfica:
b. Evaluacin de Asignaturas: permite al usuario generar un informe, con su

respectiva grfica, de la nota definitiva que un estudiante obtuvo en todas sus
asignaturas durante un perodo del ao lectivo.

El usuario puede generar el informe partiendo slo del nmero del documento del
estudiante e indicando el perodo a referenciar, , seleccionando la sede, la
jornada, la metodologa, el grado, el grupo, el perodo y el nombre del estudiante.
El modelo del informe se ilustra a continuacin:

c. Evaluacin de reas: permite al usuario generar un informe, con su respectiva

grfica, del la nota definitiva que un estudiante obtuvo en todas las reas durante
un perodo del ao lectivo.
El usuario puede generar el informe partiendo slo del nmero del documento del
estudiante e indicando el perodo a referenciar, , seleccionando la sede, la
jornada, la metodologa, el grado, el grupo, el perodo y el nombre del estudiante.

d. Evaluacin Asignaturas por Grado: permite al usuario generar un informe,

con su respectiva grfica, de la nota definitiva que los estudiantes de un grado
obtuvieron en todas las asignaturas durante un perodo del ao lectivo.
El usuario puede generar el informe seleccionando la sede, la jornada, la

metodologa, el grado, el grupo, el perodo y en la caja de Evaluacin, se puede
seleccionar cules asignaturas saldrn resaltadas en el informe para cada uno de
los estudiantes.

e. Evaluacin reas por Grado: Para este reporte se pide los campos que estn
con asterisco rojo ya que son obligatorios y se la da la opcin generar.
Cuando se le da generar sale la lista de reportes en un archivo .zip con su estado,

fecha y la opcin descargar y / o ver posicin por el cual est en cola y la imagen
es la siguiente:
f. Evaluacin Tipo de descriptor: Para este reporte se pide los campos que
estn con asterisco rojo ya que son obligatorios y se la da la opcin generar.

Cuando se le da generar sale la lista de reportes en un archivo .zip con su estado,

fecha y la opcin descargar y / o ver posicin por el cual est en cola y la imagen
es la siguiente:

8. MDULO GESTIN ADMINISTRATIVA
El mdulo permite al usuario administrar los momentos en que el sistema permite

ingresar la informacin necesaria para la evaluacin de los alumnos,
adicionalmente permite la generacin de los correspondientes reportes.
8.1. Parmetros Institucin
Este servicio permite al usuario configurar los parmetros iniciales que rigen el
sistema de calificacin, con relacin al acceso de los docentes, el uso de

descriptores y la evaluacin de grados segn la escala correspondiente. De tal

manera que las actividades de ingresar notas estn contempladas por ciertas
caractersticas, validaciones y permisos que optimizan la gestin de la evaluacin.
La siguiente imagen nos muestra las carpetas desplegadas para el perfil de
Rector:
La configuracin de estos parmetros y la gestin de la calificacin son vitales

para el uso de determinados servicios. Como por ejemplo el perfil Rector, los
cuales con sus privilegios se puede proporcionar nueva informacin como lo son
Reportes Estadsticos, Resumen de evaluaciones, Boletines, Libros de Notas, etc.
Se hace hincapi que se necesita configurar y completar todos los parmetros
disponibles en este subservicio para la correcta gestin de evaluacin.
a. Validacin de Horarios: permite que el usuario determine ciertas limitaciones

y/o permisos sobre la forma de trabajo de los docentes, como lo son: el horario
acadmico, el plan de estudios y el listado de resoluciones; una vez se halla hecho
una asignacin acadmica por docente, haber fijado el plan de estudios y definido
el horario. Por ejemplo la restriccin de horarios es la opcin que le permite limitar,
a partir del horario, el acceso que los docentes pueden tener a las plantillas de
Evaluacin. El Manejo de plan de estudios determina si un docente puede asignar
sus propios descriptores o si estos estn ligados al rea. La siguiente imagen nos
muestra las opciones dispuestas por el Sistema para el perfil de usuario Rector:
b. Parmetros: Esta carpeta almacena la configuracin de los parmetros con los

que cada Institucin define el funcionamiento del Sistema durante el ao escolar.

Siges muestra un listado de las vigencias anteriores y la configuracin de la

vigencia actual, donde se muestra la Vigencia y la seleccin de sus
correspondientes: Nmero de Periodos, nombre del Tipo de Perodo, Nombre del
ltimo Periodo y Nivel de Evaluacin.
La siguiente imagen nos ilustra las opciones dispuestas por el Sistema para el
usuario:
El Sistema permite establecer y modificar nicamente los datos para la Vigencia

Actual, donde el usuario designa el nmero de periodos hbiles para el ao
escolar, el cual la cantidad mxima es de 6 periodos; el nombre del ltimo periodo
que se vera reflejado en la generacin de boletines y dems documentos y
actividades concernientes, y el parmetro de Nivel de Evaluacin.
c. Niveles Evaluacin: Esta carpeta, ubicada comol subservicio de Parmetros

de Institucin, permite que el usuario registre, elimine, edite y/o consulte la
configuracin del Estado del Nivel de Evaluacin de la Institucin; como primer
paso para establecer una escala valorativa regida por los parmetros establecidos
en esta carpeta para determinar el sistema de calificacin acadmica.
El Sistema presenta en pantalla 2 secciones: la seccin superior permite al usuario

consultar el estado de Nivel de Evaluacin seleccionando la Vigencia y haciendo
click sobre el botn Buscar. (Ver imagen siguiente).

Siges presenta una tabla con el listado de los Niveles de Evaluacin, donde
publica los siguientes datos: Evaluacin de Asignaturas (Numrica o Conceptual) y
Evaluacin de Preescolar (por Asignatura o Cualitativa). De otra parte estn los
Valores de Mnimo, Mximo y Aprobacin que guiara la escala en caso de que la
evaluacin sea numrica.
La seccin inferior Nuevo/Edicin de Nivel de Evaluacin permite ingresar,

consultar y/o editar el nivel de evaluacin segn la tabla anterior. Esta seccin se
subdivide en 2 secciones a su vez:
Nivel Evaluacin: automticamente esta en la Vigencia Actual.
Tipo de Evaluacin: tiene una caja de seleccin en Asignatura en donde el

usuario determina cual de los tipos de evaluacin va a utilizar para la
Vigencia actual, bien sea: Numrico o Conceptual. Dado el caso que sea
Numrico, se habilita la siguiente seccin.
Cabe hacer hincapi que la calificacin de los grados de Preescolar es

Cualitativa. Lo cual significa que dichos grados inferiores como Jardn,
Transicin y Grado 0, se calificara por Dimensiones.
Escala Numrica: Las cajas de seleccin mltiple permiten ejecutar formas

de promediar las notas de rea y las notas definitivas en dicho periodo final
para las asignaturas y reas. Segn como se seleccione la combinacin de
stas dos. Por ejemplo:
Modo de evaluacin por Asignatura: el Sistema promediara

automticamente la nota definitiva de dicha asignatura en el ltimo
periodo acadmico, cuando se cierre la asignatura por grupo o si se
cierra el periodo en donde el Sistema se encarga de cerrar todas las
asignaturas por grupo que an no se han cerrado.
Modo de evaluacin por rea: el Sistema permite la consulta de las

notas de rea inhabilitando el ingreso y edicin de las mismas, tanto por

Evaluacin en lnea como por plantillas, promediando automticamente
la nota de un rea en particular de acuerdo a las notas de sus
correspondientes asignaturas una vez cerradas, teniendo en cuenta la
equivalencia de cada asignatura con respecto a la intensidad horaria
que posee.
Si selecciona las dos opciones el Sistema calcular el promedio de la nota

definitiva de asignatura y promediara simultneamente la nota de rea en
dicho periodo y el ltimo periodo acadmico, cuando se cierre el las
asignaturas por grupo de cada rea o si se cierra el periodo en donde el
Sistema se encarga de cerrar todas las asignaturas por grupo que an no
se han cerrado y por ende las reas correspondientes.
En conclusin se obtienen los promedios de las notas definitivas tanto para

asignatura como para las reas, con tan solo ingresar notas de asignaturas. La
siguiente imagen nos ilustra las opciones dispuestas por el Sistema para el
usuario:
El clculo de los promedios admite diversas opciones, como se detalla a

continuacin:

Promedio por rea con base en la intensidad horaria de las materias que la
conforman
Promedio por rea a partir del nmero de materias que la conforman
Promedio general y definitivo con base en la intensidad horaria de las
materias de cada rea (suma de la intensidad horaria de las materias de
cada rea y promedio entre reas)
Promedio general por perodo y definitivo con base en el nmero de
materias por rea (suma del nmero de materias de cada rea y promedio
entre reas)
d. Escala Conceptual: Esta carpeta permite que el usuario registre, elimine, edite
y/o consulte la configuracin de la Escala Conceptual (literales) y su
correspondiente equivalencia con la escala establecida por el Ministerio de
Educacin Nacional Escala MEN mediante el Decreto 1290 del 2009. Para que
las instituciones educativas puedan evaluar las asignaturas y reas dictadas a los
estudiantes.

consultar la Escala Conceptual seleccionando la Vigencia y haciendo click sobre el
botn Buscar. La siguiente imagen nos ilustra el listado de la Escala Conceptual,
teniendo que cada registro tiene las acciones disponibles de Editar y Eliminar:
La accin de editar un tem habilita el botn Actualizar en la siguiente seccin, la

accin de eliminar valida s el tem ha sido utilizada para alguna evaluacin, siendo
as impide su eliminacin, hasta el momento en que no hayan calificaciones con
este tem.
Si no existe tal escala o est incompleta, el usuario puede pasar a la seccin

inferior de Nuevo/Edicin de escala conceptual, donde el Sistema permite ingresar,
consultar y/o editar los diferentes registros para la Escala Conceptual la cual se

utilizara para la calificacin de las reas y asignaturas dictadas a los estudiantes.

Para registrar un tem en la Escala se contemplan los siguientes parmetros:
Vigencia: automticamente esta en la Vigencia Actual.

Literal: campo donde el usuario ingresa una letra, la cual representa el tipo
de calificacin.
Nombre: campo donde el usuario ingresa el nombre del literal que
representa el tipo de calificacin.
Orden: campo donde el usuario ingresa el orden dentro de la escala del
literal que representa el tipo de calificacin.
Valor Numrico: campo donde el usuario ingresa el valor del literal que
representa el tipo de calificacin.
Equivalencia Escala MEN: caja de seleccin donde el usuario escoge cual
de los cuatro tems de la escala MEN hace equivalencia con el actual literal
que representa el tipo de calificacin. Los tems de la escala MEN son:
Desempeo Superior.
Desempeo Alto.
Desempeo Bsico.
Desempeo Bajo.
Descripcin: campo donde el usuario puede ingresar una descripcin del

literal que representa el tipo de calificacin, no mayor a 200 caracteres.
Como lo ilustra la siguiente imagen:
En el caso de que se desee cambiar el sistema de calificacin de acuerdo a la

escala, hay que tener presente que se debe eliminar previamente la escala
vigente, al igual que no hayan estudiantes evaluados con la escala en cuestin.
e. Configuracin de la Escala Numrica: Esta carpeta permite que el usuario

registre, elimine, edite y/o consulte la configuracin de la Escala Numrica y su
correspondiente equivalencia con Escala MEN mediante el Decreto 1290 del 2009.
Para que las instituciones educativas puedan evaluar las asignaturas y reas

dictadas a los estudiantes.

consultar la Escala Numrica seleccionando la Vigencia y haciendo click sobre el
botn Buscar. La siguiente imagen nos ilustra el listado de la Escala Numrica,
con las acciones disponibles de Editar y Eliminar:
La accin de editar un rango habilita el botn Actualizar en la siguiente seccin, la

accin de eliminar valida s el rango ha sido utilizado para alguna evaluacin,
siendo as impide su eliminacin, hasta el momento en que no hayan calificaciones
con este rango.
Si no existe tal escala o est incompleta, el usuario puede pasar a la seccin

inferior de ingreso / edicin de escala numrica, donde el Sistema permite
ingresar, consultar y/o editar los diferentes registros para la Escala Numrica la
cual se utilizara para la calificacin de las reas y asignaturas dictadas a los
estudiantes. Para registrar un rango de calificacin en la Escala se contemplan los
siguientes parmetros:
Vigencia: automticamente esta en la Vigencia Actual.

Rango: son 2 campos donde el usuario ingresa los valores del rango que
contempla los valores limites Desde y Hasta, Rango el cual representa el
tipo de calificacin.
Orden: campo donde el usuario ingresa el orden dentro de la escala del
rango que representa el tipo de calificacin.
Equivalencia Escala MEN: caja de seleccin donde el usuario escoge cual
de los cuatro tems de la escala MEN hace equivalencia con el actual
Rango que representa el tipo de calificacin. Los tems de la escala MEN

son:
Desempeo Superior.
Desempeo Alto.
Desempeo Bsico.
Desempeo Bajo.
Descripcin: campo donde el usuario puede ingresar una descripcin del

Rango que representa el tipo de calificacin, no mayor a 200 caracteres.
En el caso de que se desee cambiar el sistema de calificacin de acuerdo a la

escala, hay que tener presente que se debe eliminar previamente la escala
vigente, al igual que no hayan estudiantes evaluados con la escala en cuestin.
8.2. Abrir Grupo / Cerrar Perodo
Esta opcin permite abrir la calificacin de un grupo especfico por Asignatura,

rea o Dimensin. Tambin puede abrir o cerrar un periodo acadmico.
a. Abrir Grupo: Esta carpeta le permite al usuario abrir un grupo especfico, bien
sea por Asignatura o por rea/Dimensin.

El usuario debe seleccionar la Sede, Jornada, Metodologa, Grado, Grupo,

rea/Dimensin o Asignatura (dependiendo del caso) y el Perodo deseado. Luego
podr pulsar Click en Aceptar donde el sistema le arrojar una ventana de
confirmacin como la siguiente:
b. Abrir Grupo / Cerrar Perodo: Esta opcin permite al usuario abrir y/o cerrar
un perodo, con el botn correspondiente a la accin permitida y al estado del
periodo, bien sea para abrirlo o cerrarlo.
El sistema le presenta una planilla que muestra el estado de cada uno de los
perodos, la fecha de la ltima actualizacin en la que se realizo una accin y la
opcin de agregar una observacin correspondiente al lado del botn de abrir o
cerrar el periodo ya mencionado en el anterior prrafo.

Luego de elegir el perodo y dar Click en Cerrar Abrir, el sistema arrojar un

mensaje de confirmacin. Si por el contrario el sistema evala que el cierre no
puede hacerse, mostrar una ventana como la siguiente:
Posteriormente, el sistema le muestra al usuario una nueva plantilla en la seccin

inferior, donde se lista los grupos y asignaturas que no han sido cerrados. Si el
usuario lo desea puede cerrar estos grupos y el perodo haciendo Click en el
botn que se encuentra en la parte superior de la planilla generada:
8.3. Generar Boletines
Esta opcin le permite al usuario gestionar la actividad de generar boletines segn

la necesidad para la que se aplique cada caso.

a. Boletines: El usuario puede solicitar el boletn de un estudiante en particular,

seleccionando la Vigencia, Periodo, su Tipo de Documento e ingresando el N de
Documento. Tambin puede solicitar boletines a partir de seleccionar los criterios
de Vigencia, Periodo, Metodologa y Grado.
El criterio de Grupo es opcional, si no selecciona alguno en especial, se generarn

los boletines de todos los grupos de estudiantes del respectivo grado que
corresponde a los criterios anteriormente seleccionados.
El sistema le permite al usuario seleccionar datos adicionales y caractersticas que

puede tener el formato de los boletines como lo son mostrar las Competencias,
Firma del Rector, Firma del Director de Grupo y/o Tamao Oficio. En todos los
casos se incluirn los nombres del Rector y la Secretaria del Colegio que expide el
boletn.
Desde que el usuario seleccione los criterios segn sea el caso y luego de hacer
Click en Generar el sistema generar los boletines en un archivo .zip y lo
enviara al servicio de Reportes Generados como se muestra en la siguiente
imagen:

boletines se presentan en formato PDF donde estn las siguientes caractersticas:
Datos correspondientes a la institucin y el estudiante, por ejemplo:

Institucin, Sede, Jornada, Grado, Grupo, Periodo, Ao, Fecha,
Identificacin y Nombre del Estudiante.
Las reas y en su interior sus asignaturas correspondientes, siguen su

calificacin en la fila que se intercepta con las columnas de cada periodo,
periodo final, equivalencia con la Escala MEN e Inasistencia para el
perodo.
Dentro de las reas tambin se mencionan las Competencias y

Descriptores cumplidas por el estudiante sealado en el boletn en cuestin,
antepuestas a su respectiva asignatura.
La nota definitiva de las asignaturas y reas se sealara fin del ao escolar.
En la columna de la Escala del Ministerio se seala la equivalencia de las

notas asignadas en el colegio con la Escala del MEN que son: Desempeo
Superior, Desempeo Alto, Desempeo Bsico y Desempeo Bajo con las
abreviaturas Sp, Al, Bs, Bj respectivamente.
En la ltima fila del boletn se encuentra las observaciones asignadas al

estudiante.
El boletn termina con el espacio para la firma del Rector y el Director del
Grupo.
Un ejemplo visual del boletn es el siguiente:


b. Boletn especial Riesgo de prdida por Inasistencia: El usuario puede

solicitar el boletn para un Grupo y una Materia, definiendo el porcentaje admisible
sobre el % crtico de inasistencia.
El sistema proveer la lista de los alumnos de ese Grupo que en esa Materia
tienen un porcentaje e de inasistencia en el rango (% crtico de inasistencia - %
admisible).
8.4. Generar Constancias
Esta opcin le permite al usuario generar una constancia para un estudiante

especfico.
El usuario puede solicitar la constancia de un estudiante en particular, ingresando

su N de Documento, el Motivo y seleccionando el Ao.
Tambin puede hacerlo a partir de seleccionar los criterios de Metodologa, Grado,

Grupo, Ao, Estudiante e ingresando el Motivo.
Esta constancia expresa que el estudiante sealado con nombre, tipo y N de

identificacin, se encuentra matriculado en dicha institucin y cursando el

respectivo grado durante el ao lectivo sealado por el usuario.
Confirmando lugar y fecha en la que se expide la constancia, para efectos

sealados por el usuario que menciono en el Motivo, finalizando con la firma del
Rector y la Secretaria Acadmica. En todos los casos se incluirn los nombres del
Rector y la Secretaria del Colegio que expide el boletn.
Luego de hacer Click en Generar el sistema genera la constancia y lo

imagen:
Aqu, el usuario selecciona el reporte que desea ver o descargar en su equipo. La

constancia se presenta en formato PDF y tienen un esquema como el siguiente:

8.5. Generar Carns
Esta opcin le permite al usuario gestionar la actividad de generar carns segn la

necesidad para la que se aplique cada caso.
Esta opcin le permite al usuario generar los carns correspondientes a un grado,

grupo especfico o de un estudiante particular.

El usuario puede solicitar el carn de un estudiante en particular, ingresando su N

de Documento. Tambin puede solicitar carns a partir de seleccionar los criterios
de Sede, Jornada, Metodologa y Grado.
El criterio de Grupo es opcional, si no selecciona alguno en especial, se generar

los carns de todos los estudiantes del grado respectivo a los criterios
anteriormente seleccionados. El parmetro Ordenarlo por tiene las opciones de
Apellidos, Nmero de identificacin, Nombre y Cdigo interno, criterio por el cual
se generar el listado de los carnes solicitados.
Luego de hacer Click en Generar el sistema genera los carnes en

archivos .zip y lo enviara al servicio de Reportes Generados como se muestra en
la siguiente imagen:

carns se presentan en formato PDF y tienen un esquema como el siguiente:
El contenido de los carns seala el Nombre, Sede, Jornada del Colegio donde
esta asignado el estudiante, adicional a eso esta el Grado, Grupo, Ao de
Vigencia, Nombre del estudiante, Identificacin, Tipo de Identificacin, Fecha de
Nacimiento y la Foto respectiva del estudiante.
Acreditando a su portador como titular de los datos respectivos, con vigencia del
ao escolar, nombre y firma del Rector.
8.6. Generar Certificados
Esta opcin le permite al usuario gestionar la actividad de generar certificados

segn la necesidad para la que se aplique cada caso. Sea generar el certificado
para un estudiante en particular, para un grupo especfico o para un grado.

El usuario puede solicitar el certificado de un estudiante en particular, ingresando

el N de Documento, Ao y Nmero de folio del certificado.
Tambin puede solicitar certificados seleccionando los criterios de Metodologa,

Grado y Ao deseado. El criterio de Grupo es opcional, si no selecciona alguno en
especial, se generarn certificados para todos los estudiantes del grado
seleccionado. En todos los casos se incluirn los nombres del Rector y la
Secretaria del Colegio que expide el boletn.
El parmetro Ordenarlo por tiene las opciones de Apellidos, Nmero de

identificacin, Nombre y Cdigo interno, criterio por el cual se generar el listado
de los certificados solicitados. Luego de hacer Click en Generar el sistema
genera el (los) certificado (s) en archivos .zip y le arrojar una ventana como la
siguiente:

certificados se presentan en formato PDF y tienen un esquema como se ve en la
siguiente imagen:

8.7. Generar Libro de Notas
Esta opcin le permite al usuario resumir las notas de los estudiantes a partir de la
seleccin de los dos siguientes criterios Ao como requisito mnimo o Ao, con la
combinacin de los criterios de Metodologa, Grado y/o Ordenado por. Siempre y
cuando estn cerrados los periodos evaluados de todo el ao escolar.
El usuario puede solicitar el libro de notas segn el parmetro Ordenarlo por que
tiene las opciones de Apellidos, Nmero de identificacin, Nombres y Cdigo
interno, criterio por el cual se generar el listado de estudiantes para libro de notas
solicitados. En todos los casos se incluirn los nombres del Rector y la Secretaria
del Colegio que expide el boletn.
Al seleccionar los criterios y luego de hacer Click en Generar el sistema

genera el libro de notas en un archivo .zip y lo enviara al servicio de Reportes
Generados como se muestra en la siguiente imagen:
reportes de libros de notas se presentan en formato PDF y tienen un esquema

como el siguiente:

8.8. Resumen de Evaluaciones
Esta opcin le permite al usuario generar una plantilla donde encuentra el

resumen de las evaluaciones de las reas y asignaturas de los estudiantes de un
grupo determinado.
a. Resumen de Evaluacin de reas: El usuario puede solicitar resmenes de

las evaluaciones de rea correspondientes a un grado y grupo en particular,
seleccionando la Sede, Jornada, Metodologa, Grado, Grupo y Periodo.
Click en Generar el sistema generar el resumen en un archivo .zip y lo
imagen:

Aqu, el usuario selecciona el archivo Excel que desea ver o descargar en su

equipo donde encontrara las evaluaciones de cada una de las reas dadas a los
estudiantes del Grupo y Grado seleccionado.
El contenido de la plantilla con el resumen de las evaluaciones de rea seala los

datos bsicos como el nombre de la Institucin, Sede, Jornada, Grupo, Periodo,
Ao y Director de Grupo.
Apreciando el esquema del listado de notas, se puede inferir que estn listados
todos los estudiantes que como mnimo tengan una sola rea calificada en uno de
los periodos establecidos dentro de los parmetros de Institucin.
En este caso se genera el mismo resumen, pero con la seleccin de periodo final y
obtenemos un resultado en la planilla de menor cantidad de reas, por lo cual
significa que tan solo stas han tenido calificaciones hasta dicho periodo.

b. Resumen de Evaluacin de Asignaturas: El usuario puede solicitar

resmenes de las evaluaciones de asignaturas correspondientes a los estudiantes
de un grado y grupo especfico, seleccionando la Sede, Jornada, Metodologa,
Grado, Grupo y Periodo.
Click en Generar el sistema generar el resumen de Asignaturas comprimido
en un archivo .zip y lo enviara al servicio de Reportes Generados donde
encuentra el estado, la fecha, la opcin descargar y/o ver posicin por el cual esta
en cola, como se muestra en la siguiente imagen:

El resumen de evaluacin de asignaturas est en una hoja de calculo de un

archivo Excel (*.xls) con el listado de todos los estudiantes del Grupo y Grado
seleccionado. Este resumen seala las asignaturas correspondientes a su rea
respectiva, que han sido dictadas y calificadas para cada estudiante. La planilla
tiene el siguiente esquema:
El contenido de la plantilla con el resumen de las evaluaciones de asignatura

seala los datos bsicos como el nombre de la Institucin, Sede, Jornada, Grupo,
Periodo, Ao y Director de Grupo.

Por otro lado en el esquema del listado de notas, se puede inferir que estn
listados todos los estudiantes que como mnimo tengan una sola asignatura
calificada en dicho periodo seleccionado.
Generando el mismo resumen con la seleccin de periodo final obtenemos un

resultado en la planilla de menor cantidad de asignaturas, por lo cual significa que
solo stas han sido calificadas hasta dicho periodo para esos estudiantes.
c. Prdida por Inasistencia: El usuario puede solicitar un reporte estadstico de

los estudiantes que estn cerca a perder una materia por inasistencia. Se calcula
con base en un porcentaje q establece el colegio en la carpeta de Parmetros
Institucin Niveles de Evaluacin ..
El reporte que se genera tiene el siguiente formato: ..

8.9. Horario Acadmico
Esta opcin permite administrar los diferentes parmetros del horario acadmico
de la institucin, as como la asignacin de clases a los docentes y a los grupos.
Este mdulo sirve como parte de la seguridad limitando que un docente slo podr
evaluar a los grupos y asignaturas para los cuales est asignado en el horario.
a. Parmetros: Esta carpeta permite al usuario ingresar, editar y/o eliminar la

configuracin de los parmetros de cantidad de clases dictadas diariamente,
conformando el bloque o calendario acadmico para la combinacin de sede y
jornada de la institucin; adems se puede indicar si se dictan clases los sbados
y/o domingos.

Una vez se seleccione la sede y la jornada, se podr ingresar o editar la cantidad

de clases por da y/o seleccionar si se dicta clase los sbados y/o domingos.
b. Horarios: Esta carpeta permite ingresar, editar y/o eliminar la configuracin

donde se establece la relacin entre las asignaturas y los docentes que dictan
clases en un grupo en particular dentro del horario acadmico de la semana.
El usuario debe seleccionar los criterios de Sede, Jornada, Metodologa, Grado,

Grupo, Asignatura y Docente deseados. Luego de haber seleccionado los

parmetros deseados y despus de hacer click sobre el botn buscar el sistema

pone a su disposicin en la seccin inferior el formulario de horario con las
siguientes caractersticas:
1. El formulario esta dividido en la cantidad de clases diarias (filas) y la cantidad

de das acadmicos (columnas) a la semana, estos datos son configurados
en la carpeta Parmetros de ste mismo servicio (Horario Acadmico).
2. Se pueden hacer modificaciones siempre y cuando cumpla con la intensidad

horaria de la Asignatura seleccionada, se seale el Espacio Fsico y dems
datos como Docente, Asignatura, Grado y Grupo.
3. Cada clase se resalta con las notaciones (color de cuadro y palabras de

color) de las convenciones indicadas en la parte inferior. Por ejemplo en la
siguiente imagen se puede inferir que:
La celda de color Blanco es la clase que cumple la solicitud de la seleccin

de parmetros de Grado, Grupo, Asignatura y Docente.
La celda de color Azul Agua Marina es la clase que dicta el mismo

Docente seleccionado en los parmetros, pero referente a una asignatura
diferente a la seleccionada en los parmetros.
La celda de color Naranja es la clase que dicta un Docente y con una

Asignatura diferente a los parmetros seleccionados.
El nombre de la Asignatura est de color Rojo, el nombre del Docente est

de color Azul, Los datos de Grado y Grupo estn de color Morado y El
dato del Espacio Fsico est de color Verde.


c. Horarios por Grupo: Esta carpeta permite al usuario consultar en modo slo
lectura o imprimir el horario de la semana para un grupo, con la relacin de las
asignaturas y los docentes que las dictan.
El usuario debe seleccionar los criterios de Sede, Jornada, Metodologa, Grado y

Grupo deseados. Posteriormente oprime Click sobre el botn buscar y el sistema
pone a su disposicin en la seccin inferior el formulario de horario.

d. Horarios por Docente: Esta carpeta permite consultar en modo slo lectura o
imprimir el horario de la semana para un docente, con la relacin de las
asignaturas que dicta y las horas en que lo hace para cada uno de los grupos.

El usuario debe seleccionar los criterios de Sede, Jornada y Docente deseados.

Luego debe hacer click sobre el botn Buscar y el sistema pone a su disposicin
en la seccin inferior el formulario de horario del Docente.
d. Horarios por Asignatura: Esta carpeta permite consultar en modo slo lectura
o imprimir el horario de la semana para una asignatura, con la relacin de los

docentes que la dictan en cada uno de los grupos y las horas en que lo hacen
para cada uno.
El usuario debe seleccionar los criterios de Sede, Jornada y Asignatura deseados.

Luego debe hacer click sobre el botn Buscar y el sistema pone a su disposicin
en la seccin inferior el formulario de horario de la Asignatura.
f. Borrar Horario Grupo: Esta opcin le permite al usuario borrar el horario

general donde esta la relacin entre las asignaturas y los docentes que dictan
clases para un grupo en particular dentro del horario acadmico de la semana.
El usuario debe seleccionar los criterios de Sede, Jornada. Los criterios de

Metodologa, Grado y Grupo deseados son opcionales, de no seleccionarse
ninguno de estos, el sistema eliminara todos los horarios configurados para la
Sede y Jornada seleccionadas.
Luego de haber seleccionado los parmetros deseados y despus de hacer click

sobre el botn Eliminar el sistema por medio de una ventana emergente pide la
confirmacin al usuario si realmente desea borrar el horario como se muestra en la

siguiente imagen:
Cuando el usuario pulsa Aceptar aparece una ventana emergente informando de

la accin al usuario, como la siguiente imagen:
g. Borrar Horario Docente: Esta opcin le permite al usuario borrar el horario

donde esta la relacin entre las asignaturas y los grupos asignados a un
determinado Docente.
El usuario debe seleccionar los criterios de Sede, Jornada y Docente. Luego de

hacer click sobre el botn Eliminar el sistema por medio de una ventana
emergente pide la confirmacin al usuario de si realmente desea borrar el horario
como se muestra en la siguiente imagen:

Cuando el usuario pulsa Aceptar aparece una ventana emergente informando de

la accin al usuario, como la siguiente imagen:
8.10. Agenda Escolar
El sistema ofrece dos opciones de trabajo respecto a la Agenda Escolar: su

publicacin completa o la impresin de un segmento de la Agenda Escolar filtrado
por grupo.
a. Agenda Escolar. Esta opcin le permite al usuario revisar la Agenda integral de

la institucin, segmentada en dos partes:
Una Lista de actividades por cada Grupo en un Horario especfico. El

usuario debe indicar Sede, Jornada y Fecha.
Administrar la Agenda General (incluir o cancelar una actividad) para lo que
el usuario indica Sede, Jornada, Fecha inicial y Fecha final y recibe una
pantalla en la que puede incluir o cancelar una actividad indicando Nombre
de la actividad, Encargado, Lugar, Participantes y Descripcin.

b. Reporte Agenda Escolar. Esta opcin corresponde a la primera opcin de la

opcin anterior, pero permite imprimir su contenido.
Generar un archivo con la Lista de actividades por cada Grupo en un

Horario especfico. El usuario debe indicar Sede, Jornada y Fecha.

8.11. Paz y Salvos
Esta opcin permite realizar dos operaciones respecto a Paz y Salvos: Registro y
Reporte.
El Registro permite actualizar el estado de Paz y Salvo de cada uno de los

estudiantes de un Grupo y para un Perodo especfico. El usuario
selecciona Metodologa, Grado, Grupo y Perodo y recibe la Lista de los
estudiantes y su situacin. El docente puede actualizar la lista y oprimiendo
la opcin Guardar almacena la informacin en la base de datos.
El reporte de Paz y Salvo permite descargar un archivo con el Estado de los

Paz y Salvo para la Institucin, la Sede, la Metodologa, el Grado, el Grupo
y el Perodo solicitados.

8.12. Tareas
La opcin Tareas agrupa las opciones relacionadas con las tareas o deberes
asignados a los alumnos de un Grupo en una fecha determinada. La opcin facilita
la consulta de esa informacin, registrada por los docentes, a travs del SIGES.
El usuario (padre, madre o acudiente) ingresa a SIGES y consulta, seleccionando

Institucin, Sede, Jornada, Grupo, Materia y rango de fechas, las obligaciones o
tareas asignadas por los docentes al alumno de su inters.
El diseo del reporte se incluye a continuacin:

8.13. Circulares
La opcin Circulares agrupa las opciones relacionadas con las circulares emitidas
por una Institucin en una Sede y una Jornada, disponibles para los docentes
mediante el uso de un Usuario y una Clave.
El usuario (docente con usuario y clave) ingresa a SIGES y consulta,

seleccionando Institucin, Sede y Jornada, las circulares emitidades.

El diseo del reporte se incluye a continuacin:

8.14. Reportes Comparativos
Esta opcin permite generar cuatro tipos diferentes de reportes comparativos

desde nivel Provincia, hasta el nivel de Grupo.
a. Comparativo por reas/Asignaturas: Esta opcin, permite generar un

reporte comparativo por reas o por Asignatura para una determinada
Vigencia.
El usuario, deber seleccionar los filtros que requiera para la generacin del
reporte, dependiendo del nivel en que lo quiera generar.
Nota: Recuerde, como mnimo, debe seleccionar los campos obligatorios

para el comparativo (Vigencia, Metodologa, reas Asignaturas)
El usuario deber seleccionar los criterios segn sea el caso y luego de hacer
Click en Generar el sistema generar el comparativo en un archivo .zip y lo


imagen:
Aqu, el usuario selecciona el archivo que desea ver o descargar.
El contenido del reporte seala un listado de las reas o Asignaturas con su

promedio y nmero de estudiantes que la cursan. Adems, se muestra una grfica
que hace ms fcil la lectura de la informacin.
Por ejemplo, en el anterior reporte generado, se observa que para la Asignatura

Ingls el promedio Actual para el Primer Perodo es 2.99 para los 221
estudiantes que cursan esta asignatura en el Colegio Institucin Educativa
Departamental Monseor Agustn Gutirrez. Esta misma lectura se da para
cada una de las otras asignaturas que aparecen en el reporte.
b. Comparativo por Grado/Grupo: Esta opcin, permite generar un reporte

comparativo por Grados o por Grupos para una determinada Vigencia y

Asignatura o rea.

imagen:
El contenido del reporte seala, para un rea o Asignatura, un listado de los

Grados/Grupos, con su nota promedio y nmero de estudiantes. Adems, se

muestra una grfica que hace ms fcil la lectura de la informacin.
Por ejemplo, en el anterior reporte generado, se observa que para el Grado

Primero el promedio Actual para el Primer Perodo es 3.80 para los 53
estudiantes que cursan este Grado en el Colegio Institucin Educativa
cada uno de los otros grados que aparecen en el reporte.
c. Comparativo por Periodo: Esta opcin, permite generar un reporte

comparativo por Perodo, para una determinada Vigencia y Asignatura o
rea.


imagen:
El contenido del reporte seala, para un rea o Asignatura, un listado de los

Perodos, con su nota promedio y nmero de estudiantes. Adems, se muestra
una grfica que hace ms fcil la lectura de la informacin.

Por ejemplo, en el anterior reporte generado, se observa que para el Primer

Perodo el promedio Actual para la Asignatura Matemticas es 2.69 para los 72
estudiantes que cursan esta Asignatura en el Colegio Institucin Educativa
cada uno de los otros Perodos que aparecen en el reporte.
d. Listado por Rendimiento Acadmico: Esta opcin, permite generar un

listado por Periodo y rea o Asignatura, de los grados que estn dentro del
rango de notas que el usuario define en el filtro de generacin del reporte.
Nota: Recuerde que, como mnimo, debe seleccionar los campos

obligatorios para el comparativo (Vigencia, Metodologa, Periodo, reas
Asignaturas)

imagen:
El contenido del reporte seala, para un rea o Asignatura y un Perodo, un listado

de los Grados cuyo promedio se encuentra dentro del rango que el usuario
previamente defini para la generacin de ste

Por ejemplo, en el anterior reporte generado, se observa que para el Segundo

Perodo, para la Asignatura Ciencias Naturales, el Grado Quinto del Colegio
Institucin Educativa Departamental Pio X, tiene 39.53% de estudiantes en
Desempeo Alto.
e. Comparativo de Rendimiento Acadmico por asignatura y docente:

Permite generar un listado comparativo de Rendimiento acadmico por
asignatura, clasificado por Docente. El usuario debe seleccionar los filtros
hasta asignatura.
Nota: Recuerde que, como mnimo, debe seleccionar los campos

obligatorios para el comparativo (Vigencia, Metodologa, Periodo, reas).

imagen:
El contenido del reporte seala, para una Asignatura y un Grado, una lista
ordenada del rendimiento por Docente

Por ejemplo, en el anterior reporte generado, se observa que para el Segundo

Perodo, para la Asignatura Ciencias Naturales, el Grado Quinto del Colegio
Institucin Educativa Departamental Pio X, tiene 39.53% de estudiantes en
Desempeo Alto.
8.15. Novedades SIMAT
a. Actualizar SIMAT: Esta opcin le permite a la Secreatra de Educacin

actualizar la base de datos de siges con la informacin generada por SIMAT y
mostrar un listado con las novedades (diferencias) encontradas entra las dos
bases de datos. El usuario puede seleccionar desde el municipio hasta la
metodologa.

El sistema genera un listado con la nmero de novedades encontradas, agrupado

por municipio, colegio, sede, jornada, metodologa y tipo de novedad (siges,
simat), mostrando un listado con el siguiente formato:
b. Consulta Novedades: Esta opcin le permite a la Secretara de Educacin

consultar las novedades registradas en la Base de Datos del Sistema,

diferencindolas entre las novedades SIMAT (estudiantes nuevos ingresados en

SIMAT) y las novedades de SIGES (estudiantes nuevos ingresados en SIGES
pero que no se han registrado en SIMAT.
El usuario debe seleccionar como mnimo el municipio y el colegio, pero puede

llegar hasta el nivel de grado,
El sistema genera un listado con el detalle de cada novedad (sede, jornada,

metodologa, grado, nombre del estudiante, fecha de nacimiento y gnero). El
usuario tiene la opcin de generar el resultado de esta consulta en un archivo en
formato EXCEL. El listado se presenta con el siguiente formato:

c. Actualizacin de Novedades: Esta opcin le permite a los colegios aceptar o

rechazar las novedades reportadas desde SIMAT.
El usuario debe seleccionar como mnimo la sede, la jornada y el tipo de novedad

(SIMAT, SIGES) y el sistema le muestar el siguiente listado:

El usuario debe seleccionar para cada registro si lo acepta o lo rechaza y el motivo

de rechazo. El sistema muestra un cono en la columna Ver que si se presenta
encerrado en un recuadro rojo, le muestra un listado con los estudiantes que
ingresaron al sistema mediante siges para la sede, jornada , metodologa y grado
seleccionado en el filtro.
8.16. Bitcora
a. Consulta de Bitcora: Esta opcin le permite al usuario consultar cuantas

veces ha entrado al sistema y qu acciones ha realizado en una fecha especfica.

Cuando se le da click con el mouse a aceptar aparece el siguiente formato; all

explica la accin que hizo con la fecha y hora:
b. Consulta de Acceso general a la Bitcora: Esta opcin permite consultar el

nmero de accesos de usuarios a la pgina de SIGES, generando estadsticas por
rango de fechas para cada opcin del sistema.
9. REPORTES GENERADOS
Esta opcin le permite al usuario ver una serie de reportes que ya se han
generado previamente en anteriores secciones de determinadas carpetas.
Ayudando de manera practica ver la fecha y hora en que se solicito el reporte, su
estado y tipo de accesibilidad.
El estado del archivo indica que si ya se ha generado estando listo para descargar,
si esta en cola (en espera a ser procesado) o si esta No generado por algn
problema. El usuario puede seleccionar estos archivos y eliminarlos segn su
inters o eliminarlos todos los registros.

A continuacin los reportes se presentan y se despliegan ya segmentadas en una

lista, las cuales se explican a continuacin:
9.1 Plantillas de Evaluacin
Esta opcin permite ver y/o descargar las plantillas de evaluacin, en formato
Excel y con estructura fija, para que el usuario pueda ingresar la informacin sin
necesidad de estar conectado a Internet, puede ingresar la evaluacin general de
la asignatura, rea escogida, la asignacin de descriptores correspondientes a una
metodologa, un grado, un grupo y un perodo especfico.
9.2 Boletines, Libros de Notas y Resumen de Evaluaciones
Esta opcin permite ver y/o descargar los boletines correspondientes a un grupo y
perodo especfico, o de un estudiante particular, en formato PDF, tambin puede
resumir las notas de todo el ao de los estudiantes de un grado y ao
determinado, en una lista de reportes PDF en un paquete de archivo .zip y/o
resumir las evaluaciones de las reas y asignaturas de los estudiantes de un
grado, grupo y periodo determinado en una lista de reportes de EXCEL en un
paquete de archivo .zip.

9.3 Certificados, Constancias y Carns
Esta opcin permite ver y/o descargar los certificados de un estudiante especfico
en una lista con el reporte PDF en un paquete de archivo .zip. Esto tambin aplica
tanto para las constancias como los carns.

9.4 Resultado de Importacin (inconsistencias)
Esta opcin permite ver y/o descargar las plantillas con los errores o
inconsistencias con la misma estructura y datos, adicional queda una fila (la
primera) en la hoja de clculo; en donde se especifica por qu la plantilla no pudo
ser importada en el registro. El usuario debe modificar la informacin que present
errores y luego debe volver a la opcin de importar evaluacin para subir los
registros.
9.5 Reportes de Plan de Estudios
Esta opcin permite obtener una serie de reportes que le ayudan a establecer
estadsticas del progreso acadmico de los estudiantes de un determinado grupo.
El plan de estudios se presenta en formato PDF dentro de un paquete .zip donde

el usuario selecciona el reporte que desea ver o descargar en su equipo.
9.6 Informacin de Estudiantes
Esta opcin permite obtener el reporte de cada uno de los estudiantes

pertenecientes a la institucin. El reporte se presenta en formato PDF dentro de un
paquete .zip donde el usuario selecciona el reporte que desea ver o descargar en
su equipo.
9.7 Reportes Estadsticos
Esta opcin permite obtener una serie de reportes que le ayudan a establecer
estadsticas respecto a la asistencia, evaluacin por reas y evaluacin por
asignaturas del progreso acadmico de determinados estudiantes pertenecientes
a un grupo. Los reportes se presentan en formato PDF, Excel o listas de stos en
un paquete .zip donde el usuario selecciona el reporte que desea ver o descargar.

9.8 Hojas de Vida Estudiantes/Docentes
Esta opcin permite obtener el reporte donde encuentra la informacin de la hoja

de vida de cada uno de los estudiantes y/o docentes pertenecientes a la
institucin. El reporte se presenta en formato PDF dentro de un paquete .zip
donde el usuario selecciona el reporte que desea ver o descargar en su equipo.
10. PREGUNTAS FRECUENTES
Este captulo relaciona y resuelve las preguntas que con mayor frecuencia realizan
los usuarios del sistema, esta informacin se toma en forma gradual y el presente
captulo se ampliar de la misma forma.
10.1. Qu necesito para ingresar al sistema SIGES?
Para ingresar es necesario contar con una conexin a Internet (por mdem, fibra,

etc.), una computadora con el software para navegar en Internet y un nombre de

usuario y clave para acceder a los mdulos de SIGES.
10.2. Cmo actualizo la informacin que registr en SIGES?
Seleccione el registro que desea modificar, (generalmente la informacin se

presenta en forma horizontal) y posteriormente seleccione el botn Editar. Esta
informacin se presentar en la misma seccin utilizada para ingresar nuevos
datos; modifquela y seleccione el botn Guardar para mantener el cambio
realizado.
10.3. Si no puedo modificar un dato errado, qu hago?
Informe al Administrador del sistema, puede ser que el dato se este cargando
desde otra aplicacin y es importante informar el inconveniente.
10.4. Qu puedo hacer si no me carga la pgina de SIGES?
Verifique que tenga conexin con otros aplicativos de Internet, para descartar
problemas de comunicacin, Verifique que este digitando correctamente la
direccin Web del sistema (http://se.cundinamarca.gov.co:6060/siges), si el
problema persiste comunquese con el administrador del sistema, para informar y
pedir solucin al problema.
10.5. Cmo elimino informacin registrada por mi institucin en

SIGES?
Seleccione el registro que desea eliminar, (generalmente la informacin se

presenta en forma horizontal) y posteriormente seleccione el botn Eliminar; si el
registro que desea eliminar se utiliz para ingresar otra informacin no se permitir
su eliminacin.
10.6. Qu pasa cuando selecciono un mdulo y ste no carga las

opciones correspondientes?
Esto ocurre cuando el usuario no tiene los privilegios para ingresar a las opciones
del mdulo; el sistema identifica los privilegios del grupo al que pertenece el
usuario y despliega las opciones de acuerdo a estos.

11. GLOSARIO DE CONCEPTOS PEDAGGICOS
Este captulo establece algunas definiciones pedaggicas de conceptos utilizados

en SIGES.
11.1. reas
Conjunto estructurado de conceptos, habilidades, destrezas, valores y actitudes

afines relacionadas con un mbito determinado de la cultura. En el plan de estudio
debern incluirse aquellas reas del conocimiento definidas como obligatorias y
fundamentales en los nueve grupos enumerados en el articulo 23 de la ley 115 de
1994.
11.2. Ausencia Justificada
Ausencia que cuenta con un soporte fsico que argumente la no asistencia del
estudiante a la institucin educativa.
11.3. Ausencia No Justificada
Ausencia del estudiante que no se encuentra soportada.
11.4. Ciclos
El ciclo es el conjunto de grados que en la educacin bsica satisfacen los

objetivos especficos definidos en el artculo 21 y 22 de la Ley 115 de 1994 los
cuales definen los ciclos de educacin bsica primaria y secundaria
respectivamente.
11.5. Comisiones de Evaluacin y Promocin
El Consejo Acadmico conforma, para cada grado, una Comisin de evaluacin y

promocin integrada por un nmero de hasta tres docentes, un representante de
los padres de familia que no sea docente de la institucin y el rector o su
delegado, quien la convoca y la preside, con el fin de definir la promocin de los
educandos y hacer recomendaciones de actividades de refuerzo y superacin
para estudiantes que presenten dificultades.

En reunin la Comisin de Evaluacin y Promocin al finalizar cada perodo

escolar, analiza los casos de educandos con evaluacin Insuficiente o Deficiente
en cualquiera de las reas y hace recomendaciones generales o particulares a los
profesores, o a otras instancias del establecimiento educativo, en trminos de
actividades de refuerzo y superacin. Analizadas las condiciones de los
educandos, se convoca a los padres de familia o acudientes, al educando y al
educador respectivo con el fin de presentarles un informe junto con el plan de
refuerzo, y acordar los compromisos por parte de los involucrados.
Las Comisiones, adems, analizan los casos de los educandos con desempeos
excepcionalmente altos con el fin de recomendar actividades especiales de
motivacin, o promocin anticipada. Igualmente se establece si educadores y
educandos siguieron las recomendaciones y cumplieron los compromisos del
perodo anterior. Las decisiones, observaciones y recomendaciones de cada
Comisin se consignan en actas y stas constituyen evidencia para posteriores
decisiones acerca de la promocin de educandos.
11.6. Criterios de Evaluacin
La evaluacin basada en criterios se entiende como la concepcin y acciones

evaluativos que buscan elaborar un juicio sobre el desarrollo educativo de una
persona o un grupo respecto de un campo de desarrollo claramente definido. Esto
quiere decir que el juicio sobre el estudiante se hace con base en lo que
educativamente es deseable y no en relacin con las contingencias que pueda
tener la pertenencia a un determinado grupo.
Desde el punto de vista evaluativo en general, un criterio puede definirse como un

enunciado claro y comunicable que expresa un desarrollo educativo deseable al
cual se debe llegar a partir de un proceso de interaccin entre las directivas
institucionales, los profesores, los estudiantes y en algunos casos los padres de
familia. En otras palabras, el criterio (ya sea general o especfico) es una
manifestacin de algo considerado como importante para la comunidad educativa.
El enunciado de un criterio cumple, entonces, el papel de orientacin y gua para
quienes estn involucrados en el desarrollo de los procesos educativos y sirve de
base para emitir el juicio evaluativo.
11.7. Evaluacin
Evaluar implica emitir un juicio sobre un asunto determinado, previo un proceso de

investigacin que d elementos para emitir el juicio. Evaluar un alumno es la
accin por medio de la cual se busca emitir un juicio valorativo sobre el proceso de
desarrollo del estudiante, previo seguimiento permanente que permita determinar
qu avances ha alcanzado con relacin a los logros propuestos, qu

conocimientos ha adquirido o construido y hasta qu punto se ha apropiado de

ellos, qu habilidades y destrezas ha desarrollado, qu actitudes y valores ha
asumido y hasta dnde estos se han consolidado.
11.7.1. Escala Valorativa:
11.7.1.1. Sobresaliente:
Se puede considerar sobresaliente al alumno que:
Alcanza todos los logros propuestos pero con algunas actividades

complementarias.
Reconoce y supera sus dificultades de comportamiento.
Desarrolla actividades curriculares especficas.
Manifiesta sentido de pertenencia con la institucin.
Se promueve con ayuda del docente y sigue un ritmo de trabajo.
11.7.1.2. Excelente:
Se puede considerar excelente al alumno que:
Alcanza todos los logros propuestos sin actividades complementarias.

No presenta dificultades en su comportamiento y en el aspecto relacional con
todas las personas de la comunidad educativa.
Desarrolla actividades curriculares que exceden las exigencias esperadas.
Manifiesta sentido de pertenencia institucional.
Participa en actividades curriculares y extracurriculares.
Valora y promueve autnomamente su propio desarrollo.
11.7.1.3. Aceptable:
Podra considerarse bajo este criterio al alumno que:
Alcanza los logros mnimos con actividades complementarias dentro del perodo
acadmico.
Presenta dificultades de comportamiento.
Desarrolla un mnimo de actividades curriculares requeridas.
Manifiesta un sentido de pertenencia a la institucin.
Tiene algunas dificultades que supera pero no en su totalidad.
11.7.1.4. Insuficiente:
Para caracterizar a un alumno en este criterio se tendra en cuenta que:

No alcanza los logros mnimos y requiere actividades de refuerzo y superacin;

sin embargo, despus de realizadas las actividades de recuperacin no logra
alcanzar los logros previstos.
Presenta dificultades de comportamiento.
No desarrolla el mnimo de actividades curriculares requeridas.
No presenta sentido de pertenencia a la institucin.
11.7.1.5. Deficiente:
Podra considerarse al estudiante que:
No alcanza los logros mnimos y requiere atencin especializada.

Presenta dificultades que afectan su aprendizaje.
No desarrolla las actividades curriculares requeridas.
Tiene dificultades para su desarrollo acadmico.
11.7.2. Descripcin:
11.7.2.1. Fortaleza:
Aspectos en los que sobresale una persona
11.7.2.2. Dificultad:
Toda restriccin o ausencia (debida a una deficiencia) de la capacidad de realizar

una actividad en la forma o dentro del margen que se considera normal para un
ser humano.
11.7.2.3. Recomendacin:
As se llama a los consejos o sugerencias para alcanzar una determinada meta
11.7.2.4. Estrategia para mejorar:
Es el proceso para resolver un problema, la estrategia es el curso de acciones que

se elige para resolverlo. La estrategia es en s una opcin, entre varias que
pudieran elegirse (o construirse) a fin de resolver el problema. Las acciones
forman un plan, que incluye actividades, responsables, recursos, tiempos y metas
11.8. Gestin Acadmica
Contribuye con la definicin de la orientacin rumbo de la institucin educativa,

realizndose por medio de ella, el diseo e implementacin de procesos que

conlleven a la toma de decisiones acadmicas, implicando con esto, que los

participantes dichos procesos deben responsabilizarse en la toma y puesta en
escena de derroteros de accin que tiendan al mejoramiento de la calidad y de las
condiciones de la institucin, definidas por medio de la elaboracin, desarrollo y
evaluacin de los currculos. En este proceso se deben visualizar los diferentes
aportes sobre aspectos que impulsan experiencias, innovaciones, investigaciones,
entre otros, aspectos que permiten el desarrollo y mejoramiento institucional para
conseguir los objetivos propuestos.
Para la realizacin de la gestin acadmica se tienen como referentes: los

resultados de las evaluaciones y los estndares bsicos de competencias, como
reas de trabajo: el plan de estudios, la articulacin entre grados, niveles y reas,
los mtodos de aprendizaje, los proyectos transversales, la investigacin e
innovacin y el clima de las instituciones y como oportunidades de mejoramiento:
la integracin curricular, acuerdos pedaggicos, dilogo de saberes entre grados,
reas y niveles, tiempos para el aprendizaje, sistema de evaluacin interna, uso
de resultados y uso pedaggico de recursos.
11.9. Gobierno Escolar
Segn la ley General de Educacin en el artculo 142, el Gobierno Escolar en los

establecimientos educativos estatales esta constituido por los siguientes rganos:
El Consejo Directivo, como instancia directiva, de participacin de la comunidad

educativa y de orientacin acadmica y administrativa del establecimiento. Lo
conforma: el rector, dos representantes de los docentes de la institucin, dos
representantes de los padres de familia, un representante de los estudiantes, un
representante de los ex-alumnos, un representante del sector productivo.
El Consejo Acadmico, como instancia superior para participar en la orientacin
pedaggica del establecimiento. Lo conforma: el rector, los directivos docentes y
un docente por cada rea o grado.
El Rector, como representante del establecimiento ante las autoridades
educativas y ejecutor de las decisiones del gobierno escolar.
Los representantes en los rganos colegiados sern elegidos para perodos

anuales, pero continuarn ejerciendo sus funciones hasta cuando sean
reemplazados.
11.10. Grados
El grado corresponde a la ejecucin ordenada del plan de estudios durante un ao

lectivo, con el fin de lograr los objetivos propuestos en dicho plan.

11.11. Metodologas
11.11.1. Escuela Nueva:
La Escuela Nueva es un sistema de educacin primaria iniciado en Colombia, el

cual integra estrategias curriculares, administrativas, comunitarias y de
capacitacin para los docentes.
Este sistema promueve el aprendizaje activo, busca una relacin ms estrecha

entre la escuela y la comunidad; est basado en un mecanismo flexible de
promocin que permite a los estudiantes avanzar de un grado a otro y terminar las
unidades acadmicas, segn su propio ritmo de aprendizaje.
Adicionalmente, promueve un proceso de aprendizaje cooperativo y personalizado

centrado en el alumno; la formacin en valores y comportamientos democrticos;
un nuevo rol del docente como orientador y facilitador con un nuevo concepto de
textos interactivos o guas de aprendizaje, logrando as el mejoramiento de la
calidad y el desarrollo de las competencias bsicas para el aprendizaje.
La promocin del estudiante al grado siguiente depende de los logros alcanzados

en cada una de las reas; sin embargo la evaluacin en esta metodologa es
sumativa evidenciada por medio de: una vez evaluada la primera actividad (A) y
comprobado los resultados esperados el nio es promovido a la segunda actividad
(B); si no demuestra buenos resultados se le desarrollan actividades de
recuperacin y refuerzo. Superadas las deficiencias es promovido a la siguiente
etapa (C) y luego a la ltima (D) correspondiente a las actividades de aplicacin.
Es importante anotar que en esta metodologa no existe perdida del ao, al iniciar
un nuevo ao escolar el estudiante contina el desarrollo de las guas a partir del
punto donde haya quedado
11.11.2. Postprimaria
Se trata de un programa con contenido de Bsica Secundaria desarrollado en los

grados sexto a noveno y con profesor en el aula. La edad de los participantes
oscila entre los 12 y los 17 aos; se desarrolla en 42 mdulos, cuenta con una
biblioteca y un laboratorio que complementan y facilitan el aprendizaje.
Parte del xito del programa radica en que se realiza en sitios estratgicos de
convergencia, para atender estudiantes de distintas veredas, y con tal acogida que
se proyecta su ampliacin a los grados 10 y 11, de manera gradual, con el fin de
atender la solicitud de estudiantes y padres de familia.

Si bien esta metodologa tiene caractersticas especiales, es imperativo evaluar

por logros, competencias y conocimientos adquiridos, al finalizar cada periodo,
semestre o ao lectivo, sin que esto sea una limitante para ser promovido el
estudiante al grado siguiente. Al igual que con escuela nueva, es prudente anotar
que en esta metodologa no existe perdida del ao y como resultado de su
evaluacin representa los resultados en las siguientes escalas valorativas
Excelente, Sobresaliente y Aceptable, haciendo que se ajusten de manera
apropiada al SIGES
11.11.3. Telesecundaria
Es un modelo educativo que busca atender a la poblacin rural con bsica

secundaria, organizada de la misma manera que la Postprimaria. Es un modelo
que utiliza la televisin con videos pregrabados como herramienta para el
aprendizaje.
Algunas de las ayudas utilizadas son: Videos temticos con los contenidos de las
clases, mdulos de aprendizaje para cada rea y grado, Biblioteca, laboratorio de
ciencias naturales y educacin ambiental, TV y VHS.
A nivel de evaluacin, en esta metodologa se representan las valoraciones por

medio de Insuficiente, Aceptable, Bueno y Excelente, haciendo que se ajusten de
manera apropiada al SIGES.
11.12. Niveles
Los niveles son etapas del proceso de formacin en la educacin formal, con los
fines y objetivos definidos por la ley. Los niveles de la educacin colombiana son
preescolar, bsica y media
11.13. Plan de estudios
Es una propuesta dinmica del quehacer educativo, la cual incorpora y promueve

las dimensiones y procesos de desarrollo humano, fundamentndose en los
criterios de la autonoma escolar, permitiendo la generacin de esquemas
estructurados de reas obligatorias y fundamentales y de asignaturas optativas
con sus proyectos pedaggicos que forman parte del currculo de los
establecimientos educativos. El plan de estudios debe establecer los objetivos por
niveles, grados y reas, la metodologa, la distribucin del tiempo y los criterios de
evaluacin y administracin, de acuerdo con el PEI.

11.14. Procedimientos de evaluacin
La evaluacin debe basarse en pruebas de comprensin, anlisis, discusin,

crtica y en general, de apropiacin de conceptos.
Las modalidades de escritura que pueden emplearse en la evaluacin son entre

otras las siguientes: Resumen, recensin (crtica o comentario de algn libro,
peridico, revista, artculo, etc.), desarrollo de respuestas a preguntas o
cuestionarios, informes parciales o finales sobre trabajos prcticos, elaboracin de
carteleras, afiches, artculos, cartas, poesas, auto-evaluaciones escritas,
esquemas o cuadros sinpticos, mapas conceptuales, construccin de prrafos,
narraciones, cuentos, crnicas, reconstruccin de hechos, etc.
En las modalidades de expresin oral a nivel evaluativo pueden darse: Capacidad

de expresin, comprensin y produccin oral, explicacin, justificacin,
argumentacin, crtica, dramatizacin, debates, discusiones por grupos,
exposiciones, juegos de roles, etc.
En cuanto a la evidencia de transferencia o aplicacin de conocimientos se

pueden desarrollar las siguientes estrategias: a) Aplicar modelos, b) Comprobar
teoras, c) Idear experimentos, d) Establecer relaciones, e) Deducir, f) Imaginar, g)
Inventar modelos, h) Disear y elaborar propuestas y proyectos, etc.
Es importante destacar el empleo de la observacin y el dilogo, en tanto permiten

obtener informacin vlida y confiable sobre los procesos formativos y
cognoscitivos de los educandos, siempre y cuando se haga de manera continua y
sistemtica.

SIGES ManualDeUsuario v8 Final

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SIGES Manual de Usuario

MANUAL DEL USUARIO

Colombia, Bogot, Febrero de 2011

Sistema de Informacin para la Gestin Escolar Pagina No. 1

Manual del Usuario

SISTEMA DE INFORMACIN PARA LA GESTIN

La informacin de este manual est sujeta a modificaciones sin

C, 2005. Todos los derechos reservados.

Licenciado a la Secretara de Educacin de Cundinamarca por ATHENEA

ATHENEA TECNOLOGIA APLICADA LTDA, Bogot, Colombia,

Sistema de Informacin para la Gestin Escolar Pagina No. 2

2. ANTES DE UTILIZAR ESTE MANUAL.........................................................................9

2.1. Convenciones de teclado..................................................................................................9

2.2. Convenciones del Mouse.................................................................................................9

2.3 Trminos utilizados en esta gua.....................................................................................10

3. CMO FUNCIONA SIGES.............................................................................................13

3.1. Componentes de las pginas desplegadas por SIGES...................................................15

4.1. Ingreso direccin de la pgina WEB de SIGES (Internet).............................................17

4.2. Ingreso a SIGES.............................................................................................................17

5. MDULO INFORMACIN DE LA INSTITUCIN....................................................19

6. MDULO HOJAS DE VIDA..........................................................................................25

6.1. Filtro FP Docente...........................................................................................................25

6.4. Personal FP....................................................................................................................52

7. MDULO GESTIN ACADMICA..............................................................................61

7.1. Asociacin de Indicadores.............................................................................................61

7.2. Indicadores de Evaluacin.............................................................................................62

7.3. Plan de Estudios.............................................................................................................65

7.4. Plantillas Indicadores.....................................................................................................72

7.5. Importar Indicadores......................................................................................................75

7.6. Evaluacin por estudiante..............................................................................................77

Sistema de Informacin para la Gestin Escolar Pagina No. 3

7.7. Evaluacin en Lnea.......................................................................................................77

7.8. Plantillas Evaluacin......................................................................................................86

7.9. Solicitud por Correo.......................................................................................................93

7.10. Importar Evaluacin.....................................................................................................94

7.12. Comisin de Evaluacin..............................................................................................98

7.14. Reportes Plan de Estudios..........................................................................................101

7.15. Reportes Estadsticos.................................................................................................104

8. MDULO GESTIN ADMINISTRATIVA...................................................................111

8.1. Parmetros Institucin..................................................................................................111

8.2. Abrir Grupo / Cerrar Perodo.......................................................................................119

8.3. Generar Boletines.........................................................................................................121

8.4. Generar Constancias....................................................................................................125

8.5. Generar Carns.............................................................................................................127

8.6. Generar Certificados....................................................................................................129

8.7. Generar Libro de Notas................................................................................................132

8.8. Resumen de Evaluaciones............................................................................................134

8.9. Horario Acadmico......................................................................................................139

8.10. Agenda Escolar..........................................................................................................148

8.11. Paz y Salvos...............................................................................................................150

8.14. Reportes Comparativos..............................................................................................154

8.15. Novedades SIMAT.....................................................................................................163

Sistema de Informacin para la Gestin Escolar Pagina No. 4

9.1 Plantillas de Evaluacin................................................................................................169

9.2 Boletines, Libros de Notas y Resumen de Evaluaciones..............................................169

9.3 Certificados, Constancias y Carns...............................................................................170

9.4 Resultado de Importacin (inconsistencias).................................................................171

9.5 Reportes de Plan de Estudios........................................................................................171

9.6 Informacin de Estudiantes...........................................................................................172

9.7 Reportes Estadsticos....................................................................................................172

9.8 Hojas de Vida Estudiantes/Docentes.............................................................................173

10. PREGUNTAS FRECUENTES.....................................................................................173

10.1. Qu necesito para ingresar al sistema SIGES?.........................................................173