Anda di halaman 1dari 9

BAB SATU

PENGURUS DI ABAD KE 21

Kejayaan organisasi ditentukan oleh pengurusan yang cekap lagi


berkesan. Kejayaan yang akan dicapai adalah hasil dari kepemimpinan
yang berkaliber serta bersedia untuk menyesuaikan diri dengan
persekitaran di mana organisasi berada. Kekuatan inovatif dan kecintaan
terhadap kejayaan adalah antara beberapa perkara yang penting yang
perlu diutamakan oleh pengurus untuk mencapai matlamat organisasi
yang telah ditetapkan. Pengurus yang cemerlang ialah pengurus yang
tahu mengkomunikasikan kepada subordinat dan pengurusan atasan hala
tuju organisasi dan di mana organisasi akan diposisikan dalam jangka
masa pendek atau panjang. Kemahiran komunikasi yang dimiliki oleh
pengurus akan membolehkan mereka mencungkil potensi yang ada pada
suborbinat, mengiktiraf kelebihan yang dimiliki dan pada masa yang sama
mengambil faedah daripada kepelbagaian yang ada pada subordinat.
Kemahiran berkomunikasi bukan bermaksud penguasaan sesuatu bahasa,
ianya lebih kepada pengurusan jalinan hubungan, serta bagaimana
pengurus menguruskan maklumat. Kedua-dua kemahiran ini adalah asas
penting kemahiran komunikasi pengurus dalam menjalinkan hubungan
serta aliran maklumat pada persekitaran dalaman serta luaran organisasi
yang diuruskan mereka.

Persekitaran yang kompleks dan kepelbagaian tenaga kerja ialah satu isu
yang akan mencabar kebolehan komunikasi berkesan pengurus dalam
mengurus organisasi menjelang abad ke 21. Terdapat dua sebab utama
kenapa isu ini akan mencabar kemahiran komunikasi pengurus iaitu:

a) Organisasi perlu menguruskan kepelbagaian tenaga kerja yang


semakin meningkat. Keadaan ini sudah tentu menyebabkan
organisasi dianggotai oleh pekerja daripada pelbagai bangsa,
budaya, latar belakang dan jangkaan. Keadaan ini sudah tentu
memerlukan seorang pengurus yang memiliki kemahiran
komunikasi yang tinggi bagi membolehkan mereka mengurus
kepelbagaian ini dengan lebih berkesan.

b) Tenaga kerja yang pelbagai mempunyai kelebihan kompetitif yang


berpotensi untuk diperkembangkan. Kemahiran komunikasi yang
dimiliki oleh pengurus akan membolehkan mereka bertindak secara
proaktif dalam proses penyelesaian permasalahan organisasi serta
keupayaan membuat keputusan dengan cara memahami kehendak
dan keperluan mereka yang ada hubungan dengan organisasi kerja.

Tenaga kerja yang pelbagai dengan latar belakang budaya yang berbeza
sudah tentu akan mempengaruhi sikap dan gelagat pengurus dalam
mengurus organisasi. Pengurusan budaya dan isu-isu yang berkaitan
dengannya akan mempengaruhi corak pengurusan, pembangunan
peribadi, gaya kepimpinan dan pendekatan dalam komunikasi. Oleh itu,
dalam sebuah organisasi yang multinasional, mengurus subordinat perlu
mengambilkira isu-isu berkaitan dengan kepelbagaian yang akan
mempengaruhi keberkesanan operasi organisasi.

Lebih-lebih lagi pengurusan pada abad ke 21 sudah semestinya akan lebih


mencabar kewibawaan pengurus kesan daripada penggunaan teknologi
yang bertambah canggih, persaingan yang lebih sengit, lebih terdedah
kepada maklumat-maklumat terkini serta jalinan hubungan subordinat
yang bertambah kompleks dan di luar jangkaan. Subordinat akan bersikap
lebih mendesak dan sekiranya permintaan mereka gagal dipenuhi,
mereka lebih bersedia untuk mengambil tindakan yang lebih drastik
seperti mengambil tindakan undang-undang, mengadu kepada kesatuan
atau mungkin akan meletakkan jawatan dan menyertai organisasi
pesaing. Ini adalah kerana pergerakkan subordinat adalah lebih fleksibel
dengan mobiliti yang lebih tinggi dan kebolehcapaian maklumat dengan
lebih cepat dan terkini.
CABARAN-CABARAN YANG DIHADAPI OLEH PENGURUS
Sungguhpun terdapat banyak cabaran yang terpaksa dihadapi oleh
pengurus yang memerlukan mereka memiliki komunikasi yang berkesan
yang telah dikenalpasti, di sini hanya beberapa cabaran yang penting dan
ketara yang perlu diberi perhatian oleh pengurus bagi memastikan
mereka berkomunikasi dengan berkesan. Di antaranya ialah:

i. Kepelbagaian Tenaga Kerja


Organisasi hari ini telah menjadi lebih pelbagai (heterogeneous) dari
segi jantina, bangsa, etnik dan diversiti budaya kerja. Di samping itu
terdapat tenaga kerja yang telah berumur dan cacat dari segi fizikal
juga menyertai barisan tenaga kerja dalam sesebuah organisasi.
Akibatnya pengurus perlu memiliki komunikasi yang berkesan bagi
memenuhi keperluan kepelbagaian gaya, sikap, latar belakang,
keperluan, budaya, dan harapan yang berlainan yang dimiliki oleh
subordinat. Dengan mengenalpasti dan menghormati perbezaan-
perbezaan berkenaan boleh menjamin pengekalan subordinat dengan
organisasi dan terus meningkatkan pencapaian mereka.

ii. Kepelbagaian Pilihan


Persaingan secara global mendesak organisasi untuk menyingkirkan
polisi tradisionalnya dalam menjamin pekerjaan, kekananan, dan
pampasan. Jika subordinat berasa tidak dilindungi dan dihormati
dengan sendirinya kesetiaan mereka terhadap organisasi akan
menurun. Ini adalah kerana subordinat hari ini mempunyai
kepelbagaian pilihan jenis pekerjaan dan mobiliti tempat kerja yang
lebih tinggi. Oleh itu setiap maklumat yang ingin disampaikan oleh
pengurus perlu pastikan kesetiaan subordinat terhadap organisasi
tidak terjejas.
iii. Memastikan Penambaikan Yang Berterusan
Pengurus perlu memberi tumpuan yang lebih kepada isu kuantiliti dan
kualiti produk yang dukeluarkan. Kedua-dua aspek ini perlu ditangani
sebaik mungkin memandangkan semua pihak mahukan produk atau
perkhidmatan yang setimpal dengan jumlah wang yang dibelanjakan.
Memandangkan pesaing mereka juga memiliki kekuatan untuk menjual
produk pada harga yang hampir sama atau lebih rendah maka sudah
tentu memerlukan organisasi menyusun strategi agar syer pasaran
mereka tidak terlepas kepada pesaing. Oleh itu pengurus hendaklah

BAB DUA
ASAS-ASAS KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

PENDAHULUAN

Komunikasi akan mempengaruhi tahap pembangunan dan kelangsungan


sesebuah organisasi. Sekiranya pengurus gagal untuk berkomunikasi
dengan berkesan sudah tentu akan menjejaskan kecekapan dan
kelicinannya dalam menggerakkan jentera organisasi. Amalan komunikasi
berkesan merupakan elemen penting dalam pengurusan organisasi
terutama yang dianggotai oleh kepelbagaian budaya. Pengurus perlu
memiliki kemahiran pengurusan komunikasi bagi membolehkan mereka
berkomunikasi dengan berkesan tidak sahaja dengan anggota organisasi
tetapi juga dengan pelbagai pihak yang berkepentingan dengan
organisasi. Kebolehan pengurus menyampaikan maklumat serta menjalin
hubungan akan membangkitkan dorongan bekerja yang tinggi dalam
kalangan subordinat, mengelak daripada berlakunya konflik dan salah
faham serta membangkitkan rasa saling percaya mempercayai di antara
satu sama lain.

Kepentingan komunikasi dalam pengurusan organisasi


Kepentingan komunikasi dalam pengurusan organisasi memang sesuatu
yang sukar dinafikan. Kajian Mintzberg (1973) menunjukkan 59 peratus
masa yang digunakan oleh para pengurus adalah untuk menghadiri
mesyuarat, kendalian surat sebanyak 22 peratus, 10 peratus dari masa
kerja digunakan untuk menghadiri perjumpaan serta perbincangan tidak
rasmi merangkumi interaksi dengan subordinat, rakan sekerja, pegawai
atasan, pelanggan dan pembekal, dan 9 peratus digunakan untuk
bercakap melalui telefon serta lawatan. Kajian-kajian lain juga (lihat; Frank
& Brownwell,1989; Schnake, Dumler, Cochran & Barnett,1990; Pace &
Faules, 1994 ; dan, Apker, Ford & Fox, 2003) menunjukkan bahawa ketua
atau pengurus organisasi menggunakan diantara 50 peratus hingga 90
peratus untuk berkomunikasi dengan subordinat mereka. Aktiviti
berkomunikasi ini dilakukan adalah bertujuan untuk mengerakkan
anggota kerja ke arah pencapaian matlamat organisasi ataupun matlamat
peribadi.

Dalam proses mengelolakan aktiviti kerja organisasi, perlakuan


komunikasi dalam kalangan anggota kerja dikatakan sebagai salah satu
unsur penyumbang penting kepada proses pencapaian matlamat
organisasi dan produktiviti kerja (Franks dan Brownell,1989). Kenyataan ini
selari dengan peranan komunikasi yang diutarakan oleh De Ridder (2003),
bahawa komunikasi pengurusan mempunyai dua matlamat. Pertama,
adalah untuk memaklumkan (communicatio) maklumat mengenai tugas
dan tanggungjawab, dasar-dasar organisasi dan isu-isu organisasi yang
berkaitan kepada anggota kerja. Kedua, komunikasi (communicare)
bermatlamat untuk mewujudkan sebuah komuniti organisasi atau
menerapkan semangat kerja kumpulan pada organisasi. Dengan kata lain,
peranan pengurus dalam pengurusan sesebuah organisasi tertakluk pada
dua kemahiran komunikasi kepengurusan, iaitu kemahiran dalam
menguruskan maklumat dan kemahiran dalam menguruskan jalinan
hubungan. Kemahiran menguruskan maklumat serta jalinan hubungan
melibatkan public sama ada public dalaman atau public luaran akan
menjana pada proses membuat keputusan dan proses penyelesaian
masalah yang lebih berkesan serta efisyen.
Justeru, pengurus perlu sedia memahami bahawa komunikasi merupakan
mekanisme yang berperanan menentukan sama ada jaya atau gagalnya sesuatu aktiviti
pengelolaan aktiviti kerja yang dijalankan seperti memasarkan produk, penyaluran
maklumat mengenai prosedur kerja, menyakinkan pembekal, berurusan dengan badan-
badan bukan kerajaan, pelanggan dan kerajaan terhadap aktiviti yang dijalankan.
Maklumat yang akan disampaikan perlu dilakukan secara lisan dan bukan lisan sama ada
dalam situasi formal atau tidak formal. Memandangkan kepentingan komunikasi
berkesan kepada organisasi maka sudah tentu pengurus perlu pastikan setiap perlakuan
komunikasi yang berlaku dalam bentuk jalinan hubungan mampu meningkatkan
produktiviti, meminimumkan ketegangan, kekecewaan dan ketidakpuasan serta memberi
nilai tambah kepada organisasi.

Oleh itu, pengurusan komunikasi yang berkesan memerlukan komitmen


yang bersepadu dari pelbagai pihak. Di sinilah letaknya peranan pengurus
dalam merangka strategi-strategi yang mantap bagi mewujudkan apa
yang dikatakan pengurusan komunikasi organisasi yang berkesan.

DEFINISI KOMUNIKASI
Sebilangan pengkaji dan sarjana telah mengemukakan pelbagai definisi
terhadap takrif komunikasi. Johns (1996) mendefinisikan komunikasi
sebagai proses pertukaran maklumat di antara penyampai dan penerima
maklumatdikalangan pelbagai pihak. Manakala Greenberg dan Baron
(1996) telah mendefinisikan komunikasi sebagai satu proses di mana
individu, kumpulan dan organisasi yang bertindak sebagai penyampai
menghantar sesuatu maklumat atau mesej kepada individu, kumpulan
dan organisasi lain yang bertindak sebagai penerima mesej.

Secara amnya, komunikasi adalah suatu proses pengurusan dan


penerimaan maklumat melalui simbol-simbol yang bermakna, kepada
sasaran tertentu dengan tujuan perubahan. Walau bagaimanapun
kesemua takrif tentang komunikasi memasukkan enam (6) elemen utama
yang saling berkait iaitu penyampai, penerima, saluran, mesej, maklum
balas dan gangguan.
ALIRAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Aliran komunikasi formal melibatkan aliran maklumat serta jalinan hubungan yang
disampaikan menerusi rangkaian arahan atau spesifikasi tugas yang telah ditetapkan
oleh organisasi. Terdapat empat (4) jenis aliran komunikasi yang perlu diberi perhatian
oleh pengurus iaitu:

a- Komunikasi Ke Bawah

Komunikasi ke bawah adalah sebahagian daripada sistem komunikasi tradisional


yang telah digunakan dan diterima dalam pengurusan. Saluran komunikasi sebegini
sering digunakan oleh pengurus untuk menghantar maklumat kepada subordinat
dan pelanggan. Komunikasi ke bawah bermula dari pihak atasan dan menurun
melalui hierarki pengurusan kepada subordinat dalam hierarki bawah.

Tujuan utama komunikasi ke bawah ini adalah untuk menasihat, memberitahu,


mengarah, memerintah, menilai para subordinat dan menyediakan maklumat
mengenai mesej, pencapaian dan polisi organisasi kepada ahli-ahli dalam
organisasi.

Masalah di dalam komunikasi jenis ini wujud sekiranya pihak atasan tidak memberi
peluang kepada subordinat untuk bertindak balas atau tidak menyediakan maklumat
yang lengkap sebagaimana yang diperlukan oleh subordinat untuk melaksanakan
tugas dengan berkesan. Keadaan ini akan menyebabkan subordinat keliru atau salah
faham sehingga menyebabkan mereka gagal bertindak sebagaimana yang
dikehendaki oleh pengurus. Ini adalah kerana komunikasi jenis ini adalah berbentuk
satu hala dan ia tidak menggalakkan subordinat untuk memberi maklum balas.
Justeru beberapa langkah perlu diambil bagi mengatasi masalah ini dan salah satu
cara ialah menggalakkan penggunaan saluran komunikasi dua hala atau komunikasi
ke atas.

b- Komunikasi Ke atas

Komunikasi ke atas mengandungi maklumat daripada pihak bawahan kepada


pengurus di mana terdapatnya maklum balas dalam pengurusan. Melalui komunikasi
ke atas, subordinat berpeluang untuk menyampaikan idea, cadangan, pendapat atau
maklum balas mereka. Ini dapat dilakukan melalui mesyuarat, perbincangan, kaji
selidik dan sebagainya. Fungsi utama komunikasi jenis ini adalah untuk
membekalkan maklumat kepada pihak atasan mengenai apa yang berlaku
diperingkat bawah.

Salah satu aspek yang penting di dalam komunikasi ke atas ialah ia menggalakkan
subordinat untuk melibatkan diri di dalam proses penetapan objektif, perancangan
dan pembentukan polisi. Dengan adanya penglibatan ini, subordinat akan menjadi
lebih komited di dalam pencapaian matlamat organisasi.

c- Komunikasi Mendatar

Komunikasi mendatar berlaku antara rakan sejawat, pengurus dan jabatan yang
berada dalam hierarki yang sama. Tujuan utama ialah untuk menyediakan satu
saluran langsung bagi mewujudkan penyelarasan terhadap satu-satu aktiviti yang
dijalankan. Komunikasi mendatar akan membolehkan para anggota organisasi
menjalinkan hubungan antara rakan yang sejawat dengan berkesan. Keadaan ini
akan mewujudkan sikap untuk bekerjasama dan toleransi di antara mereka.

Kebiasaannya komunikasi mendatar terjadi di luar daripada rangkaian arahan


yang formal. Salah satu komunikasi yang tidak formal iaitu melalui pembawaan
mulut (words of mouth) iaitu rangkaian maklumat yang tidak rasmi antara rakan
sejawat. Ia tidak mengutamakan hierarki kuasa, pangkat dan status. Walaupun
pembawaan mulut ditafsirkan sebagai maklumat tidak resmi tetapi ia amat berguna
kepada kepada pengurusan. Sebagai contoh ialah apabila pengurusan ingin
mengetahui dan meninjau reaksi subordinat terhadap sebarang perubahan yang
dilakukan. Pengurusan tidak perlu menjalankan satu tinjauan atau kajian yang
menyeluruh dan formal sebaliknya mendapat maklum balas melalui pembawaan
mulut.

Menerusi pembawaan mulut boleh menyebar dan mendapatkan maklum balas


dengan cepat tanpa melibatkan kos yang tinggi. Pengurusan boleh menilai sama ada
perlu atau tidak untuk menjalankan kajian yang lebih formal, rasmi dan terperinci.
Sebagai seorang pengurus anda perlu mengenal pasti halangan-halangan yang bakal
dihadapi semasa mengurus organisasi.

d- Komunikasi Intrapersonal
Komunikasi ke dalam melibatkan penilaian pengurus terhadap kekuatan dan
kelemahan yang ada pada diri sendiri. Pengurus akan berkomunikasi dengan diri
sendiri bila berlakunya sesuatu konflik atau salah faham dengan pihak lain. Mereka
tidak mudah menuding kepada kelemahan atau kesalahan orang lain terhadap
sesuatu perkara yang tidak diingini berlaku. Mereka lebih bersedia melihat
kelemahan-kelemahan yang ada pada diri mereka sebagai sumber berlakunya konflik
atau salah faham yang berlaku. Kesan daripada komunikasi ke dalam menyebabkan
pengurus lebih bersikap terbuka, empathi, fleksibel dan lebih bersedia untuk
mengiktiraf kelebihan yang ada pada pihak lain.