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ndice
Introduccin.......................................................................................................... 3
Objetivos principales de los sistemas ERP.................................................................4
Caractersticas....................................................................................................... 4
Integrales.......................................................................................................... 4
Modulares......................................................................................................... 5
Adaptables........................................................................................................ 5
Otras caractersticas destacables de los sistemas ERP son:...............................5
Implementacin de los Sistemas ERP.......................................................................6
Organizar el proyecto........................................................................................ 6
Definir las medidas de desempeo.....................................................................6
Crear un plan inicial detallado del proyecto........................................................7
Capacitar al equipo para el proyecto..................................................................7
Revisar la integridad de la base de datos............................................................7
Instalar el nuevo hardware................................................................................. 7
Instalar el nuevo Software (montar sala piloto)...................................................7
Capacitar masa crtica....................................................................................... 8
Entrenamiento sala piloto.................................................................................. 8
Integracin de datos.......................................................................................... 8
Ejecucin.......................................................................................................... 8
Mejoramiento contino...................................................................................... 8
Beneficios e impactos del ERP en las empresas.........................................................8
Impacto de un ERP................................................................................................ 9
Ventajas.............................................................................................................. 10
Mejora el proceso de toma de decisiones.........................................................10
Planificacin realista de los escenarios futuros................................................10
Las mnimas duplicidades............................................................................... 10
Mayor control y trazabilidad............................................................................. 10
Mejor comunicacin interna............................................................................. 10
Menos costes, ms competitividad...................................................................10
Automatizacin de los procesos del negocio....................................................11
Desventajas........................................................................................................ 11
Ejemplo. Implementacin de un ERP en la empresa Cisco.........................................12
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Conclusin.......................................................................................................... 17
Bibliografa.......................................................................................................... 18
Introduccin
El ERP es un sistema integral de gestin empresarial que est diseado para
modelar y automatizar la mayora de procesos en la empresa (rea de finanzas,
comercial, CMR, logstica, produccin, etc). Su misin es facilitar la planificacin
de todos los recursos de la empresa.
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Objetivos principales de los sistemas ERP
1. Eliminacin de datos y operaciones innecesarias de reingeniera.
Optimizacin de los procesos empresariales.
2. Acceso a la informacin.
Estos sistemas cuentan con una base de datos centralizada que permite que se
almacene toda la informacin una sola vez realizando validaciones y relaciones
entre los datos para eliminar la redundancia de informacin y garantizar la
integridad de datos.
Caractersticas
Las caractersticas que distinguen a un ERP de cualquier otro software
empresarial, es que deben de ser sistemas integrales, con modularidad y
adaptabilidad:
Integrales
Porque permiten controlar los diferentes procesos de la compaa entendiendo
que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre s, es decir, que
el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una
compaa, el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de
venta que desencadena el proceso de produccin, de control de inventarios, de
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planificacin de distribucin del producto, cobranza, y por supuesto sus
respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitar tener
varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la
desventaja de que al no estar integrados, la informacin se duplica, crece el
margen de contaminacin en la informacin (sobre todo por errores de captura) y
se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador
simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo dems, por lo
que la informacin no se manipula y se encuentra protegida.
Modulares
Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se
encuentran interrelacionados por la informacin que comparten y que se genera a
partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto econmica como tcnica es
que la funcionalidad se encuentra dividida en mdulos, los cuales pueden
instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas,
materiales, finanzas, control de almacn, recursos humanos, etc.
Adaptables
Los ERP estn creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto
se logra por medio de la configuracin o parametrizacin de los procesos de
acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar
inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la particin de lotes
pero otra empresa no. Los ERP ms avanzados suelen incorporar herramientas
de programacin de 4 Generacin para el desarrollo rpido de nuevos procesos.
La parametrizacin es el valor aadido fundamental que debe contar cualquier
ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa.
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Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus
procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce
como Reingeniera de Procesos, aunque no siempre es necesario.
Aunque el ERP pueda tener mens modulares configurables segn los
roles de cada usuario, es un todo. Esto significa: es un nico programa (con
multiplicidad de bibliotecas, eso s) con acceso a una base de datos
centralizada. No debemos confundir en este punto la definicin de un ERP
con la de una suite de gestin.
La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para
determinadas empresas. Es lo que se denomina versiones sectoriales o
aplicaciones sectoriales especialmente indicadas o preparadas para
determinados procesos de negocio de un sector (los ms utilizados).
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importancia que se planifiquen cada una de las actividades que se van a llevar a
cabo, que se construya una bitcora que gue cada uno de los pasos a seguir.
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Capacitar masa crtica
La masa crtica se refiere al personal de la empresa. Se define como crtica ya que
se refiere al personal que va a estar directamente relacionado con el nuevo
sistema, es decir, el que va a estar en continuo contacto y el encargado de la
manipulacin del mismo.
Integracin de datos
La integracin de datos consiste en la recopilacin de la informacin proveniente
de diferentes fuentes o reas organizacionales, que hasta el momento no han sido
organizados. Esto se convierte en la base del funcionamiento del sistema.
Ejecucin
Poner en marcha el Sistema ERP no es fcil, se debe pasar por todas las etapas
anteriores teniendo en cuenta que el xito o fracaso en cualquiera de ellas puede
limitar la ejecucin del sistema.
Mejoramiento contino
Tener un registro del desarrollo del sistema, hacer una continua retroalimentacin
de ste e implementar un mejoramiento continuo son las caractersticas de las
compaas que han sido victoriosas en la implementacin de este tipo de
sistemas.
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La integracin de la informacin financiera y los pedidos de los clientes, la
estandarizacin de los procesos de manufacturacin, minimizacin del inventario y
la estandarizacin de la informacin de RH (Recursos Humanos) son razones por
las cuales las empresas desean implementar un sistema de ERP en su
organizacin. Sin embargo, estos sistemas son altamente caros, requieren
cambios en la compaa, son complejos y hay pocos expertos en ERP.
Impacto de un ERP
Un sistema ERP te asegura tener la informacin al da, disponible y sobretodo
confiable y segura. De esta forma la empresa puede tomar decisiones acertadas y
oportunas acerca del negocio que le permitan incrementar la productividad y
crecer notablemente
Particularmente hablando de las reas que impacta directamente un ERP
podemos mencionar:
Administrar las ventas a clientes para registrar los consumos de los mismos
y luego poder prospectar y adelantarse a sus necesidades, con la ayuda
tambin de un historial de los clientes con seguimiento de vendedores y
ejecutivos de ventas
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Ventajas
Mejora el proceso de toma de decisiones
Los sistemas ERP permiten crear una base de datos compartida con ms
informacin y de mayor calidad que los responsables podrn visualizar en su
pantalla en tiempo real agilizando y mejorando el proceso de toma de decisiones.
En las empresas que todava no cuentan con una solucin ERP es fcil comprobar
que sus departamentos actan con cierta independencia unos de otros, por lo que
acaban generando registros e informes por duplicado. La integracin que supone
el ERP permitir disminuir drsticamente estas duplicidades.
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Menos costes, ms competitividad
La mayor eficiencia conseguida, la disminucin en el nmero de errores y la
reduccin de tareas duplicadas permiten disminuir los costes empresariales. La
reduccin de costes nos va a permitir
Aumentar nuestro margen de beneficios al caer el coste unitario.
Reducir el precio de cada producto al disminuir su coste.
O ambas.
Desventajas
1. Su compra es muy costosa y su personalizacin an ms.
2. Su implementacin puede requerir cambios importantes en la compaa y
sus procesos.
3. Es tan complejo que muchas compaas no logran adaptarse a l.
4. Su implementacin implica un proceso continuo, que tal vez nunca termine.
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5. La experiencia en ERP es limitada y asignarle personal representa un
problema constante.
6. La efectividad del sistema ERP puede disminuir si hay resistencia en
compartir la informacin entre las unidades de negocio o departamentos.
Debido a los fuertes cambios que la implementacin del sistema ERP
conlleva en la cultura de trabajo, es posible que haya personal poco
capacitado o desinteresado en hacer uso del mismo...
7. Los beneficios de contar con un sistema ERP no se presentan de inmediato
con la implementacin del software, stos sern evidentes tiempo despus
de que el sistema est en ejecucin.
8. La culminacin de la implementacin depende de la capacidad y destreza
de la mano de obra, implica tambin la educacin y capacitacin, para
hacer que el sistema se aplique correctamente.
Cisco quera tener una lnea de productos bastante amplia que le permitieran
servir como un nico punto de venta para todas las redes empresariales, que le
permitan a la empresa manejar el trfico de datos desde la oficina principal hasta
cada uno de los terminales de la empresa. Esta estrategia se muestra finalmente
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en el ofrecimiento de productos en la actualidad que satisfacen todas las
necesidades de un cliente. Con el tiempo Cisco se consolid tanto en el mbito de
grandes proveedores de servicios y ambientes empresariales como los pequeos
nichos con requerimientos especficos como pequeos comercios o consumidores
finales.
Algunos anlisis realizaron mostraron que existan varias demoras en los procesos
de negocio debido al proceso de sincronizacin de la informacin que deba
hacerse en cada uno de los pasos. Esto se reflejaba en gasto innecesario de
recursos y tiempo de los empleados e incluso algunos procesos como
investigacin y desarrollo deban iterar entre 5 y 6 ciclos. Como mostraremos, con
un ERP esto se redujo a 2.5 ciclos. Finalmente, en el mes de febrero de 1994 se
comenzaron a materializar los problemas en la infraestructura con un dao en la
base de datos de la aplicacin principal. Este dao llevo a que la compaa
estuviera sin sistemas por dos das, generando millonarias prdidas. El tiempo se
haba agotado y todo el equipo de TI estaba de acuerdo en la necesidad de un
cambio pronto.
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cambio total. En este momento se entr en el proceso de seleccin del sistema
ERP que se iba a implementar en la compaa. Dada la estrategia de la compaa
de escoger a la alianza estratgica correcta, se tuvo a KPMG con sus amplias
habilidades tcnicas y conocimiento del negocio. Junto a KPMG se estableci la
tarea de especificar las necesidades de Cisco respecto al software (RFP
Request For Proposals) que se les entregara a todos los vendedores con el fin de
que cada uno mostrara su mejor opcin.
Finalizado este proceso, se le dio a cada uno de los vendedores dos semanas
para presentar su propuesta, mientras Cisco continuaba la investigacin de cada
una de las empresas vendedoras. Finalmente, a cada empresa se le dio un
conjunto de datos de ejemplo y un espacio de tres das para que pudieran
presentar como su solucin cumpla, o no, con los requerimientos especificados.
Finalmente se escoga a Orcale como la compaa vencedora. Adems de las
caractersticas de la solucin presentada, Cisco comparta con Oracle en gran
parte su visin, adems de tener la capacidad tanto econmica como de negocio
para estar a la misma altura de Cisco. Este proceso demor un total de 75 das.
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Para la implementacin del ERP se utiliz una tcnica conocida como Rapid
Iterative Prototyping, con lo que se tenan fases llamadas Conference Room
pilots o CRP. Cada una de estas construa sobre las anteriores y buscaban un
mejor entendimiento del software y su funcionalidad para el ambiente del negocio.
A continuacin se muestra el resultado de cada CRP.
CRP-0
CRP-1
CRP-2 Y CRP-3
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que originalmente se tena a un modelo donde toda la informacin pasaba a travs
de un data wharehouse, que adicionalmente ofreca ventajas a la recopilacin de
informacin para Cisco.
Al finalizar el CRP.2 se entr en una fase de pruebas del sistemas, tanto hardware
como software, determinando que la capacidad de carga y volmenes de
transacciones generados por Cisco eran soportados correctamente y que adems
el sistema soportaba el crecimiento esperado y que haba generado originalmente
la necesidad del cambio de los sistemas de informacin. CRP-3 se dedic
finalmente a la generacin de pruebas totales del sistema y la preparacin de la
puesta en marcha de este.
Uno de los grandes logros para Oracle fue la puesta en marcha del
funcionamiento del sistema, sin embargo se tuvieron grandes problemas e un
comienzo. Los usuarios deban adaptarse a un sistema que tena graves
problemas de estabilidad, sufriendo cadas casi a diario. El principal problema se
encontr en el dimensionamiento del hardware, donde se deban realizar cambio
de equipo en los puntos donde no se cumplan con las necesidades. La ventaja en
este punto fue el contrato con el vendedor de hardware, ya que este se realiz por
una promesa de funcionamiento y no en una especificacin dada, por lo que fue
este el que deba remplazar el equipo sin aumentar el costo.
Resultados
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Se logr mostrar como la empresa Cisco, despus de realizar un anlisis y
contando con la experiencia de su CIO y su CIO se lleg a la conclusin de la
necesidad de la implementacin de nuevos sistemas de informacin que soportara
todos los procesos de negocio de la compaa. Dentro del plan estratgico de la
misma se tena previsto un gran crecimiento, como ocurrira con la adicin de
nuevos productos para poder ofrecer una solucin a todas las necesidades de
redes de un cliente. Este crecimiento no estaba siendo soportado por los sistemas
actuales, quienes no tenan una coordinacin o una integracin completa, lo que
incluso llevaba un desperdicio de horas hombre y de grandes cantidades de dinero
en la realizacin de procesos que no estaban optimizados.
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Conclusin
En la actualidad las tecnologas de informacin juegan un papel importante en las
estrategias de negocios, ya que estn cambiando la forma en que las empresas
realizan sus procesos. Los sistemas de informacin permiten a las compaas
lograr ventajas competitivas de diferentes maneras. Es aqu donde entran el ERP
el cual es el que unifica y ordena toda la informacin de la empresa en un solo
sitio, de este modo cualquier consulta que se quiera hacer para la toma de
decisiones se har de forma ms rpida y segura, acortando los ciclos productivos
adems de que se podr tener la empresa bajo control e y se incrementar la
calidad de los servicios y productos.
Bibliografa
Render Barry y Heizer Jay. Principios d administracin de operaciones. 7
edicin. Pearson Educacin.
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Artculo gente y empresas.
http://www.aqa.org.ar/iyq356/GenteyEmpresas356.pdf
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