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ADMINISTRACION DE CAJAS Y BANCOS.

La mayor parte de las empresas que tienen efectivo en exceso en su


poder necesitara una administracin eficiente de estos recursos en
efectivo

El propsito de la administracin del flujo de caja es maximizar los flujos


disponibles para inversin y consumo. La administracin eficiente de
caja tambin permite que un saldo de caja dado sostenga un volumen
ms alto de transacciones.

Las empresas comerciales estn buscando fondos que se puedan


invertir, mientras que los clientes usualmente estn tratando de obtener
un volumen de compras tan alto como les sea posible.

Fundamentos de la administracin de los flujos de caja

Los empresarios buscan agilizar al mximo sus movimientos de caja


hacia el banco y demorarlo lo ms que se pueda en pagos hacia el
exterior de sta

El papel financiero de la administracin

La estrategia que debe seguir el responsable de la administracin


financiera de los flujos de caja es relativamente simple. Los cheques se
depositan tan pronto como sea posible, los pagos de las cuentas se
demoran tanto como sea posible, sin incurrir en cargos financieros.

Las tarjetas de crdito y las cuentas de crdito son de utilidad particular


en este aspecto, ya que el tiempo entre la compra y el pago puede ser
en meses posteriores. Pero se debe tener en cuenta que tanto la
empresa como el cliente buscan esencialmente minimizar el tiempo que
estn suministrando a alguien con crdito sin costo y maximizar su
propio crdito sin costo.

ADMINISTRACION BANCARIA

Antes de hablar sobre lo que es la administracin bancaria debemos


saber, los que son los bancos y de que se encargan. Las actividades de
los bancos dan origen a las operaciones bancarias, que estas se
clasifican en fundamentales y accesorias. La actividad bancaria es doble:
intermedia y directa, de la cual la ms importante es la intermediaria.

Decimos que la actividad intermediaria, aquella actividad o accin que


realizan los bancos para captar recursos disponibles en el mercado para
dedicarlos con fines de inversin o de consumo. Estos recursos captados
en el mercado para dedicarlos con fines de inversin o de consumo.
Estos recursos captados en el mercado pueden ser internos o externos,
dependiendo de la procedencia de los mismos.

Los principales recursos internos son los depsitos bancarios, y los


principales recursos externos son aquellos provenientes de los mercados
de capitales exteriores.

Mediante la actividad directa los bancos intervienen los fondos


provenientes de su capital y reservas.

Propsitos Y Problemas De La Administracin Bancaria,

Los bancos comerciales son instituciones de crditos que tratan de


obtener un beneficio para sus accionistas, y, al mismo tiempo,
organismos dotados del poder de crear dinero, porque las partidas de
sus pasivos consistentes en depsitos son dineros (depsitos a la vista)
o cuasi-dinero (depsitos de ahorros y a plazo).

Con respecto a la capacitacin de recursos a travs de los depsitos


bancarios, los bancos comerciales han de hacer frente a un problema de
liquidez ms agudo que el que se le plantea a las restantes instituciones
privadas de crdito.

La primera tarea de la direccin de un banco es cumplir los requisitos de


la reserva legal y estar preparado para hacer frente a los retiros de
depsitos. Los bancos tienen que estar preparados para satisfacer las
peticiones de dinero de sus clientes sin discusin alguna y por lo tanto
tener monedas y billetes en sus bvedas de seguridad.

Naturalmente, algunos clientes estn depositando dinero mientras que


otros lo estn retirando, de modo que la mayora de las extracciones
pueden ser atendidas con el dinero depositado el mismo da. Pero los
depsitos y las extracciones jamas se equilibran exactamente. Cuando
las extracciones de dinero se sobre pasan los depsitos, el banco hace
los pagos con su reserva en efectivo en bveda.

Las operaciones de los bancos dan origen a las operaciones bancarias,


que operaciones se clasifican en fundamentales y accesorias. La
operacin bancaria es doble intermediaria y directa de la cual la ms
importante es la operacin intermedia.

Desde tres punto de vista podemos considerar los bancos y sus


operaciones en lo econmico en su primer aspecto es materia de la
ciencia bancaria, en el segundo del derecho bancario y en el tercero de
la operaciones bancaria.

Los bancos tienden a satisfacer operaciones reales y positivas a las


exigencias sociales y polticas, no solo del presente sino tambin del
porvenir.

La tcnica bancaria contribuye a la solucin de los mltiples problemas


que surgen de las operaciones de los bancos y presta importante
servicio al desarrollo del derecho bancario, porque: suministra el
elemento prctico indispensable para las operaciones de la norma
jurdica aplicable a la materia bancaria.

Los bancos comerciales son operaciones que conceden crdito con cargo
a fondo propios o a fondos que han tomando en prstamo o han creado.

Los bancos comerciales son operaciones de crdito que tratan de


obtener un beneficio para sus accionistas y al mismo tiempo organismos
dotados del poder de crear dinero porque las partidas de su pasivo
consistente en depsitos de dinero, depsitos a la cuasi-dinero, de
ahorros y a largo plazo.

Los bancos comerciales tienen una doble operacin:

Intermediaria cuando obtienen recursos disponibles en el mercado para


utilizarlo en sus operaciones crediticias.

Directa cuando intervienen los dos que provienen de los aportes de


capital de sus accionistas.

Las operaciones fundamentales se clasifican en activas y pasivas:

Operaciones activas son aquellas por medio de las cuales la banca


comercial invierte el dinero que obtiene en el mercado y por medio de
estas se constituyen en acreedores de sus clientes.

Operaciones pasivas son aquellas mediante el cual la banca comercial


obtiene los recursos disponibles en el mercado y por medio de estas se
constituyen en deudores de sus clientes.
Los responsables de este departamento en la empresa deben tratar de
realizar las siguientes actividades con la mayor efectividad posible.

CICLO DE CAJA Y ROTACIN DE CAJA ROJAS

Ciclo de Caja

Como ciclo de caja debe entenderse el tiempo que transcurren el


momento en que se efectan las salidas de efectivo, hasta el momento
de la recuperacin del mismo. Ciclo de caja= Das de cuentas por
cobrar+ Das de inventarios- Das de cuentas por pagar

Ejemplo: Cuando la Empresa compra Materias Primas (en el da 0), se


establece una cuenta por pagar, que permanece en libros hasta que se
paga. Por ejemplo: 35 das. En el tiempo cero: la empresa compra
Materias Primas que se colocan en el inventario de Materias Primas. Con
el tiempo, las Materias Primas se utilizan en el proceso de produccin.
Cuando, la produccin en proceso se completa, el producto terminado se
coloca en el inventario de artculos terminados, hasta el momento de la
venta. La cantidad total de tiempo, que transcurre en promedio entre la
compra de Materias Primas y la venta final de artculos terminados, es el
plazo promedio del inventario. Por ejemplo: 85 das. La Empresa
establece una cuenta por cobrar, la cual permanece en libros hasta su
cobro: Por Ejemplo: 70 das. En consecuencia, el total de das, en que
ocurre una entrada a caja es 70 + 85 = 155 das. 155 - 35 = 120 das
====> Ciclo de Caja Hay un perodo de 120 das entre el desembolso
de caja para pagar la cuenta por pagar (da 35) y el ingreso a caja
procedente del cobro de la Cuenta por Cobrar (155 das). Durante ese
perodo el dinero de la Empresa esta comprometido.

Rotacin de Caja

Consiste en determinar cuantos ciclos de caja se presentan en el ao. Si


la Compaa desembolsa aproximadamente $ 12000000.000 anuales en
gastos de operacin, el requerimiento mnimo de caja es de $4.000.000.
N CICLO DE CAJAS EN EL AO = 360 : 120,000= x 100 = 3 SALDO
PROMEDIO DE CAJA = Desembolso anuales totales = 12.000.000 =
4.000.000 N ciclo de cajas en el ao 3 Esto significa, que si se comienza
el ao con $ 4.000.000 en caja, hay suficiente dinero para pagar las
cuentas a medida que vencen (aqu se supone que las compras,
produccin y ventas de la empresa ocurren a un ritmo constante durante
todo el ao).

IMPORTANCIA DEL CICLO DE CAJA.


Lo comn es que una compaa adquiere a crdito mucho de sus
insumos de produccin. El tiempo que le lleva a una empresa pagar
estos insumos se conoce como periodo de pago promedio (ppp). La
posibilidad de comprar a crdito insumos de produccin le permite a la
empresa compensar parcial o totalmente el tiempo durante el cual sus
recursos estn sujetos al ciclo de operacin. El nmero total de das del
siclo de operacin menos el periodo de pago promedio de los insumos
de produccin representan el ciclo de caja (cc): Cc = co - ppp = api +
pcp - ppp 2.1.3 Importancia del flujo de caja. Significa que la empresa
debe de emplear formas de financiamiento no espontneos, tales como
prstamos a corto plazo sin garanta o fuentes de financiamiento con
garanta para sostener su ciclo de caja. Sin embargo en trminos ideales
una empresa debera procurar un ciclo de caja negativo. Un cc negativo
significa que el periodo de pago promedio (ppp) excede al ciclo de
operacin (co). En consecuencia estas empresas tienen ciclos de
operacin ms cortos. Los cuales pueden ser superados en duracin por
el periodo de pago promedio de la empresa, teniendo como resultado
ciclo de cajas negativos. Cuando el ciclo de caja de una empresa es
negativo, esta debera beneficiarse de la posibilidad de utilizar
financiamientos espontneos para apoyar otros aspectos de su actividad
que se incluyen en su ciclo de operacin. Cuando el ciclo de caja es
positivo, la empresa necesita buscar estrategias que le permitan reducir
el ciclo de caja sin causar daos a la empresa tales como: ventas
canceladas o imposibilidad de realizar compras a crdito. Las estrategias
bsicas que debe emplear una empresa para administrar el ciclo de caja
son las siguientes:

1. Rotacin del inventario tan pronto como sea posible, evitndose el


agotamiento de las existencias, que podra resultar en ventas
canceladas.

2. Cobranza de las cuentas pendientes con la rotacin ms rpida que


sea posible, sin riesgo de perder ventas fututas debido a la aplicacin de
tcnicas de cobranza de presin excesiva. Para el cumplimiento de este
objetivo es posible hacer uso de descuentos por pronto pago, en caso de
que sean econmicamente justificables.

3. Liquidacin de las cuentas por pagar con la rotacin ms lenta que


sea posible sin perjuicio de la posicin crediticia de la empresa, sino
aprovechando todos los descuentos por pronto pago favorables.

EJEMPLO: La empresa la Estrella conseguir de forma simultnea la


reduccin en 15 das de la antigedad promedio de sus inventarios, la
aceleracin en 20 das de la cobranza de sus cuentas por cobrar y el
incremento en 10 das de su periodo de pago promedio, su ciclo de caja
disminuir a 75 das, como se muestra a continuacin. Ciclo de caja
anual 120 das Reduccin debida a:

1. Disminucin de la antigedad del inventario De 85 a 70 das= 15 das

2. Disminucin del periodo de cobranza De 70 a 50 das= 20 das

3. Aumento del periodo de pago De 35 a 45 das = 10 das Menos:


reduccin total del ciclo de caja 45 das Nuevo ciclo de caja 75 das La
reduccin en 45 das del ciclo de caja de la Estrella S.A. significa una
menor dependencia de financiamiento con inters. Si su gasto anual de
operacin es de $12000,000.00 su financiamiento con intereses puede
reducirse entonces en $1500,000.00, (($12000,000.00/360das)*45
das). Si la compaa paga 10% de intereses sobre su financiamiento,
ahorrara por tanto $150,000.00, esto es, 0.10*$1500,000.00. Gracias a
una mejor administracin de su ciclo de caja.

PRINCIPALES DEFICIT

Uno de los problemas financieros ms usuales que enfrentan las


empresas hoy en da es la falta de fondos para financiar sus actividades
corrientes. La recesin econmica que vive el pas no solo golpea la
demanda de los productos o servicios de las empresas, sino que tambin
hace ms difcil la gestin de cobro de las cuentas por cobrar
comerciales.

Esto ltimo, adems, tiene un fuerte efecto multiplicador, ya que el


retraso por parte de una empresa en el pago de sus deudas, afecta en
su capacidad de pago a sus acreedoras, quienes a su vez se retrasan
con sus proveedores y as sucesivamente.

De esa forma se genera una cadena que puede poner en serios aprietos
financieros sobre todo a los ms dbiles.

Los problemas de flujo de caja pueden durar pocos das o convertirse en


un problema de mayor plazo. Usualmente son difciles de pronosticar y,
en consecuencia, se debe estar preparado para actuar de forma rpida y
decisiva para atacarlos

Las empresas no necesariamente quiebran por tener prdidas pero si


pueden desaparecer por no poder afrontar sus pagos corrientes.

Si bien los problemas de flujo de caja son bastante comunes en todas las
empresas, cada una tiene unas posibilidades y vas diferentes de
solventarlos.

Nadie conoce mejor a la empresa que sus propios gerentes y por ende
son ellos quienes estn en capacidad de determinar qu puede hacerse
en estos casos.

Sin embargo, existen algunos pasos que pueden ser tiles al disear una
estrategia de manejo del flujo de caja.

Concntrese en sus clientes actuales.

Mantngase atento al inventario.

Aumente la productividad de la fuerza laboral.

Tome en cuenta el Impuesto al valor agregado.

Optimice el manejo de las cuentas por cobrar.

Controle las salidas de efectivo.

Planifique.

CONTROLES A ESTABLECER

Para una empresa es importante llevar a cabo un buen control de


efectivo ya que de esto depende que se lleven a cabo las operaciones
con las que cuenta la empresa y as afrontar sus gastos
correspondientes.

El efectivo que posee un negocio normalmente se clasifica en dos


partidas: Caja chica y Bancos. La primera, es un fondo delimitado
limitado con el que se cuenta para hacer frente a las erogaciones cuyo
monto es pequeo y cuya naturaleza y oportunidad exige que el pago
sea en efectivo, es decir, pagos que no se realizan con cheques. La
segunda forma de mantener el efectivo es mediante cuentas de cheques
en instituciones bancarias. Algunas de estas pueden generar intereses;
en este caso se denominan cuentas productivas, mientras en las que no
los generan son cuentas de cheques normales o tradicionales

Los principales problemas que tienen las empresas al no establecer


controles de su efectivo y cuentas por pagar son principalmente por
parte del efectivo son robos o usos indebidos del mismo.

EL objetivo del control de cuentas por pagar es llevar al corriente todos


los pagos de la empresa para aprovechar los descuentos por pronto
pago en lugar de pagar intereses por no realizar los pagos en tiempo y
forma, as como tener la mercanca cuando lo requiera la empresa sin
contratiempos para que pueda seguir sus operaciones. Los beneficios de
estos controles son que la empresa tenga la seguridad de que su dinero
est siendo manejado por personal autorizado y confiable donde el
empresario este seguro de que esa persona est llevando a cabo
correctamente las cosas y no darle un mal uso al efectivo. As como el
de cuentas por pagar trae como beneficio para el empresario su
credibilidad como cliente, y esto le ayuda a que puede conseguir ms
crditos para el financiamiento de sus productos. La realizacin de la
caja chica se llevara a cabo de la siguiente manera:

a) Creacin del fondo de caja chica. Donde se determinara la cantidad


necesaria para formar la caja chica, el cual debe entregarse a la persona
asignada como responsable para su manejo. Para registrar la creacin de
la caja chica se hace un asiento cargando a caja chica y acreditando a
bancos.

b) Erogaciones a travs de la caja chica. El responsable de la caja chica


debe llevar el control de los desembolsos que efecte mediante recibos
o comprobantes de caja, en los cuales es conveniente que anote el
concepto del desembolso y la persona que lo solicit. En todo momento
el responsable debe tener disponible la totalidad la totalidad del fondo,
ya sea en efectivo, comprobantes o ambos.

c) Reposicin del fondo fijo de caja. Cuando el encargado del fondo


considera que el mismo esta por agotarse, debe solicitar que le
repongan los desembolsos que haya realizado. Para ello debe elaborar
un reporte en el que especifique los conceptos de cada desembolso. Al
generar el cheque para cada reposicin de caja chica, el registro se hace
cargando a cada uno de los conceptos por los que se haya hecho algn
desembolso y acreditarse a bancos.

d) Incremento o disminucin del fondo de caja chica. Si se considera que


la cantidad que dispone el fondo caja chica es excesiva o no satisface las
necesidades para cubrir 6 los gastos menores de la empresa, el
responsable debe hacer un reporte en el que aclare cualquiera de las
dos cirscustancias anteriores.

El control que se establece para el fondo fijo de caja es la realizacin de


arqueos peridicos, estos deben ser sorpresivos y realizados por una
persona diferente al encargado del fondo fijo, esta se realiza contando el
dinero que se tiene en existencias y se revisa si existen faltantes o
sobrantes de efectivo. Cuando una empresa abre una cuenta de
cheques, el banco le pide que llene a la empresa. Una vez abierta la
cuenta, el banco entrega cheques numerados con el nombre de la
empresa, direccin y nmero de la misma. Cada mes la empresa debe
recibir un estado de cuenta enviado por el banco donde muestra los
saldos de efectivo inicial y final, los depsitos, los cobros efectuados por
el banco a nombre de la empresa, los cheques pagados, las deducciones
correspondientes honorarios por servicios y otros cargos, as como los
cheques de los clientes que fueron depositados pero que no pudo cobrar
el banco.

Tan pronto como se recibe el estado de cuenta bancario, se prepara un


estado de conciliacin bancaria. La conciliacin se hace para determinar
la razn de cualquier diferencia entre el saldo que aparece en libros y el
que se muestra en el estado de cuenta bancario. Por lo general el saldo
de efectivo que se presenta en el estado del banco no concuerda con el
saldo de la cuenta de bancos en los registros contables.

Existen tres razones bsicas por las cuales el saldo del banco no
concuerda con el que aparece en libros de la empresa:

1.-Depsitos en trnsito: Los depsitos que realizo fuera de tiempo la


empresa, para incluirlos en los estados del banco, se conocen como
depsitos en trnsito. Estos depsitos se incluyen en la cuenta de la
compaa pero no aparecen en el estado de cuenta del banco.

2.-Cheques pendientes de cobro: Durante el mes se extienden cheques


a acreedores, empleados y otras personas o instituciones. No todos los
cheques extendidos se presentan al banco durante el periodo que cubre
el estado. Los cheques que no se han presentado par su cobro se
conocen como cheques pendientes. El saldo de la empresa debe incluir
estos cheques como deducciones, pero mientras no sean presentados al
banco para su pago no aparecern descontados del estado de cuenta
correspondiente al mes en curso.
3.-Errores del Banco: En alguna ocasin el banco puede cometer un
error. El ms frecuente es cargar o abonar una cuneta con cheque de
otra compaa.

Como consecuencia de lo anterior son cinco las razones fundamentales


por las cuales el saldo que aparece en libros no concuerda con el saldo
que muestra el estado de cuenta del banco:

1.- Cargos por servicios bancarios: El banco cobra sus honorarios,


conocidos como cargos por servicios por el manejo de una cuenta .El
monto de los cargos por servicios que descuenta el banco no se conoce
hasta que se recibe ele estado de cuenta.

2.-Depsitos de cheques sin fondos: El banco puede devolver un cheque


depositado en la cuenta de un cliente debido a que no tena suficientes
fondos en su banco para cubrirlo. Estos cheques que no ha podido
cobrar el banco se denominan cheques sin fondos. Cuando una empresa
deposita un cheque recibido de un cliente, el banco aade su importe a
la cuenta de la empresa, pero cuando se comprueba que no tiene fondos
el banco elimina el importe de dicha cuenta.

3.-Cobro de documentos: El banco puede operar como un cobrador de la


compaa y obtener el pago de un documento que recibi la empresa de
un cliente. El banco cobra 8 honorarios por este servicio. Cuando se
cobra, el banco aade a la cuenta de la empresa el importe del
documento, los intereses, si los hubiera y descuenta de dicha cuenta los
honorarios por las gestiones de cobro.

4.-Pago de documentos: La empresa puede autorizar al banco para que


un documento pendiente de pago sea pagado a su vencimiento, junto
con los intereses que pudieran existir, deduciendo el importe de la
cuenta de la empresa en el banco.
5.-Errores en los libros: La empresa puede cometer un error al registrar
un ago o una recepcin de efectivo. Por lo general no se descubre el
error al registrar un pago o una recepcin de efectivo.

Procedimiento para controlar el saldo en Bancos:

1.-Se anota el saldo que aparece en el estado de cuenta del banco.

2.-Con los comprobantes de los depsitos se verifica si los depsitos


realizados por la empresa concuerdan con los depsitos que aparecen
en el estado de cuenta del banco. Los depsitos que no aparezcan en el
estado de cuenta del banco se denominan depsitos en trnsito. Los que
estn en trnsito se aaden al saldo final y se obtiene un subtotal.

3.-Se identifica en orden numrico los cheques girados que hayan sido
pagados por el banco, de acuerdo con el estado de cuenta. A los
cheques emitidos y no pagados por el banco se le llaman cheques
pendientes, se anota el nmero, el importe, el monto total de los
cheques pendiente se deduce al subtotal anterior.

4.-Se revisa si existe algn error, si el banco ha cometido alguno, se


anota en el estado de la conciliacin, se suma o se resta el importe
necesario para corregir el subtotal anterior, a ese total se le conoce
como saldo del banco conciliado.

Procedimiento para conciliar el saldo en libros.

1.-Se anota el saldo, tal como aparece en libros de la empresa.

2.-Se revisa si existen algunos cobros de documento o interese


realizados por el bancos aade estos importes al saldo de efectivo en
libros para obtener un subtotal.
3.-Se verifican si se han efectuados deducciones por: *Cargos por
servicios bancarios. *Cargos por cobro de documentos. *Pago de
documentos e intereses. *Depsitos de cheques sin fondos.
*Posteriormente se elaboran todas las deducciones, con sus importes y
se restan. Del subtotal anteriores.

4.-Se comprueban si existen errores cometidos por la compaa para


registrar las entradas y salidas de efectivo.

5.-Se obtiene un total final, tomando en cuenta las adiciones y


deducciones hechas por el saldo que aparece en libros. Este total se
denomina saldo en libros conciliado y debe ser igual que el saldo
bancario conciliado. Por lo general los saldos y estados de cuenta que
remiten los bancos a la empresa cada mes, debern conciliarse por
funcionarios de alta gerencia o empleados ajenos a la contabilidad y
cajeros.

El control de cuenta por pagar se llevar a cabo a travs de las compras a


crdito donde se negociarn con los proveedores das de crditos. Para
esto la empresa deber establecer das de pagos, as como conseguir los
crditos a determinados das. Las facturas se entregan en el da
establecido para pasar a revisin. Donde se revisarn si 10 cuentan con
todos los requisitos fiscales, los importes, las cantidades y si es el
producto deseado y se considera en buen estado. Ya que pasaron a
revisin se capturan en una hoja de Excel donde vienen los
vencimientos. Cada semana se realizarn pagos de las facturas que
estn por vencerse, donde se le har el cheque correspondiente, para
pasar a firmas y posteriormente a la entrega del cheque. Para tener un
control acerca de los pagos a proveedores se determina como regla
general que se expidan cheques nominativos con firmas
mancomunadas, con lo que la responsabilidad recaer cuando menos en
dos personas de preferencia ajenos a contabilidad y cajas. Es de hacer
mencin que quien firma el cheque, deber tener una jerarqua superior
a quien revisa ya prueba comprobantes y pagos. As mismo los
comprobantes de desembolso debern sellarse con la palabra PAGADO
para que no sean aprovechados y se paguen nuevamente. En conclusin
la empresa es una organizacin que depende de muchas reas para
estar funcionando correctamente. La base de un buen control interno en
todas las operaciones ayuda a eficientar las actividades que se llevan a
cabo. Implementar controles administrativos reduce los riesgos de
posibles errores e intentos de fraudes por parte de los empleados hacia
la empresa. Esto ayudar a que la empresa administre bien sus recursos
econmicos que podra invertir en funcin de crecimiento para la
empresa misma.

POLITICAS DE CONTROL INTERNO


CAJA Y BANCOS
Verificar mensualmente que la suma de los saldos en registros auxiliares
sea igual al saldo de la cuenta mayor.
Establecer la poltica de que todos los cheques que se expidan se hagan
nominativamente; que se fije un importe mnimo para efectuar pagos
por medio de stos.
Deber responsabilizarse a una persona para el manejo de las cuentas
de cheques.
Por ningn motivo se debern netear ingresos (disponer de los ingresos
entrantes para efectuar gastos); es decir, debern depositarse intactos.
Cada cheque que se expida deber estar soportado con la
documentacin correspondiente debidamente requisitada (previa
revisin y autorizacin), y la pliza de egresos.
Elaborar un programa de flujo de efectivo para prever oportunamente
tanto la inversin de sobrantes de dinero como la obtencin de crditos
para cubrir necesidades de liquidez.
Establecer polticas para cancelar a un tiempo determinado aquellos
cheques en trnsito que no han sido cobrados.
Adoptar la poltica de afianzar a todos aquellos empleados que manejan
fondos.
Archivar en lugar seguro y apropiado todos los comprobantes que
soportan tanto los ingresos como los egresos.
Que la firma para la expedicin de cheques se haga en forma
mancomunada.
No mezclar las entradas de dinero con los fondos fijos de caja
No mezclar las entradas de dinero con los fondos fijos de caja.
Conciliar mensualmente los estados de cuenta bancarios con el control
matriz de las chequeras y los registros contables.
Las partidas de conciliacin debern ser investigadas y, en su caso,
ajustadas por personal independiente al manejo y custodia de fondos y
chequeras.
Las cuentas de cheques que se manejen debern registrarse a nombre
de la entidad.
Registrar las transferencias que se efectan entre bancos y cuentas de
cuentas de un mismo banco.
Prohibir la prctica de firmar cheques en blanco.
Debern ser apropiadas las instalaciones del rea de caja.
Mantener en lugar seguro y apropiado (caja fuerte de ser posible) los
talonarios de cheques por usar.
Mantener permanentemente actualizado, en el banco y en las oficinas
de la entidad, el registro de autorizacin de firmas para expedir cheques.
Adherir a los talonarios los cheques originales cancelados.
Para efectos de formulacin de estados financieros, los cortes de
ingresos y egresos deben ser adecuados al cierre de las operaciones.
Efectuar arqueos peridicos y sobre base sorpresiva cuidando y
controlando que no se mezclen los ingresos y otro tipo de fondos
existentes para evitar que se cubran faltantes.
Ejercer un vigoroso control sobre los cheques devueltos a fin de evitar
que vayan a cubrir faltantes en caja.
Las monedas extranjeras propiedad de la entidad tendrn que ser
valuadas, para efectos de balance general, a precio de cotizacin a la
fecha del referido.
Partiendo del principio de evitar funciones que son incompatibles, en
virtud de que la conjugacin de determinadas actividades puede dar
lugar a fraudes o malos manejos, evitar que aquellas personas que
manejen ingresos (caja, ingresos por correo, cobradores, etc.) antes de
su registro inicial; o aquellas que manejan estos ingresos despus de su
registro inicial (preparan el registro de ingresos, preparan depsitos,
realizan o envan depsitos, etc.); o bien que manejan cheques ya
firmados o tienen a su cargo facsmil para firma de cheques no
intervengan en las labores:
Manejen los auxiliares y registros relacionados con las cuentas por
cobrar.
Manejen los registros inciales de ventas.
Manejen los documentos base para facturar.
Manejen y autoricen notas de crdito y documentacin soporte.
Aprueben las rebajas y devoluciones sobre ventas.
Manejen registros inciales de rebajas y devoluciones sobre ventas.
Manejen y aprueben los registros inciales de compras.
Manejen y preparen documentacin base para soportar un egreso.
Aprueben los registros inciales de egresos.
Preparen, sumen, comprueben y autoricen los registros en el diario
general.
Intervengan en el registro final, o sea el libro mayor.
La contabilizacin de los ingresos debe efectuarse lo ms pronto posible,
lo ideal es que sea diariamente.
Los controles de operacin de ingresos deben estar orientados hacia el
asegurar que se cobren las mercancas entregadas o los servicios
rendidos; por ejemplo, las notas de remisin o facturas primeramente
deben ser cobradas, y con la constancia impresa por sello de pagado,
proceder a entregar la mercanca.
Asegurarse que las contrapartidas de ingresos se contabilicen adecuada
y oportunamente.
Se debe pensar siempre en buenos custodios que salvaguarden
fsicamente el dinero en operacin; por ejemplo, bvedas, caja fuerte,
etc. El acceso a estos custodios debe estar limitado y perfectamente
identificado.
Debe procurarse siempre mantener los niveles mnimos posibles de
dinero en operacin.
Las actividades de ingresos y egresos deben estar separadas tanto como
sea posible.
Preparar un reporte diario de saldos en cuentas de cheques. Confrontar
contra libros estos saldos.
Todo ingreso o egreso deber estar soportado por un documento que
permita conocer su origen y autorizacin.
Evaluar la posibilidad de contratar una pliza de seguro por resguardo
de efectivo.

PUNTOS DE EQUILIBRIO EN LA ADMINISTRACION


DE NEGOCIOS
El punto de equilibrio: Desde el punto de vista de las empresas, es el
punto donde se logra producir y vender el volumen estrictamente
necesario para que los ingresos generados por las ventas de producto se
igualen a los costos y gastos totales, es decir, donde no existe ni
ganancia ni prdida. La utilidad generada por el negocio es igual a cero.
El punto de equilibrio es una herramienta muy valiosa que ayuda a
definir el volumen a partir del cual la empresa empieza a obtener
utilidades y poder as definir las metas de produccin y ventas,
permitiendo adems realizar una adecuada proyeccin del Estado de
Resultados a la hora de elaborar un Plan de Negocios. Entonces el PE
nos ayuda a calcular:

Cuales sern las ventas mnimas que debo realizar para cubrir costos y
no perder dinero Cuanta utilidad se obtendr a un determinado nivel
de ventas, si ya conozco mis costos fijos y variables.
Si una empresa no logra alcanzar el volumen de produccin para llegar
al punto de equilibrio la empresa obtendr perdidas y si por el contrario
lo sobrepasa lograr generar utilidades. Para determinar el punto de
equilibrio es necesario hacer una correcta clasificacin de los costos fijos
y los costos variables.