COOK BOOK N12

Uso de EXCEL para manejo de datos en laboratorios

Este COOK-BOOK no pretende proporcionar una gua exhaustiva sobre cualquier uso
imaginable de Excel en laboratorios pero mostrar algunos obstculos importantes y
algunos buenos consejos para evitarlos cualquiera de los cuales requerir estudios
ms extensos y detallados para conseguir un total conocimiento.

reas de aplicacin mltiples posibilidades excitantes y desafiantes, pero con

cuidado

Clculos
El Excel se usa en la mayora de laboratorios como una herramienta primaria de
clculo especialmente para aquellos clculos llevados a cabo rutinariamente y
construidos bajo plantillas de aplicacin fijas (desafortunadamente con el
usuario a menudo sin tener idea de lo que realmente pasa). Es importante usar
las muchas funciones y facilidades de Excel (incluidos clculos ms avanzados
con ayuda de macros) de un modo controlado, sistemtico y consciente.
Estadstica
El Excel puede realizar fcilmente un grupo especial de clculos como son las
estimaciones y pruebas estadsticas, etc. El riesgo est sin embargo en que la
gente slo escoja una herramienta de las funciones sin saber si es la correcta
para el fin y sin el conocimiento para evaluar los resultados correctamente
(desafortunadamente la funcin de AYUDA no est muy bien elaborada o es
realmente til). El uso de Excel para estadstica requiere no obstante un
conocimiento bsico de la teora estadstica y condiciones previas.
Anlisis de datos
El Excel se crea para manejar y organizar de otro modo grandes cantidades de
datos, no slo para clculos bsicos y estadsticos sino tambin para organizar y
categorizar los datos resaltando cualquier congruencia entre datos, tendencias
o efectos de factores de influencia. La herramienta ms reciente para este fin
son las Tablas Pivot y grficos relacionados pero como siempre un buen anlisis
conlleva una planificacin buena y cuidadosa de la configuracin completa
antes de introducir los datos.
Ilustracin
El Excel tiene al menos 100 tipos diferentes de grficos para ayudarle a ilustrar
datos y acentar posibles congruencias entre los conjuntos de datos y que
pueden ser fcilmente establecidas al usar el Wizard que est integrado. La
mayora de las opciones son, aunque generalmente no, relevantes para ilustrar
los datos del laboratorio, por lo tanto, asegrese de escoger y configurar el

1 Febrero 2013
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grfico correcto (p.ej.: curva de calibracin) para el fin que verdaderamente

representa los datos reales y que no lleve a malos entendidos en lugar de a la
mejor compresin de losmismos.
Almacenaje
El Excel es una base de datos esplndida para recoger y almacenar incluso
cantidades de datos relativamente grandes, es ms el programa tiene un
nmero de funciones/funcionalidades para la introduccin, clasificacin,
filtrado, extraccin, recuperacin y bsqueda de datos en la base de datos. En
el laboratorio, esto es lo ms relevante para los datos que se
generan/acumulan repetidamente en el tiempo, junto con toda la informacin
necesaria para posterior tratamiento y evaluacin. Pero lo que podra, en un
primer vistazo, parecer una tabla bonita y ntida para recoger datos e
informacin no es necesariamente el modo ptimo de organizar datos en
Excel!
Automatizacin
Muchos empleados en los laboratorios perciben elExcel como si fuera una caja
negra, dnde ellos escriben datos y con slo presionar Calcular el programa
automticamente lleva los datos a otras partes del libro de trabajo, hace
algunos clculos, presenta los resultados, evala y comenta stos en relacin
con las condiciones preestablecidas, etc., etc. Alguien (quizs incluso hace
aos) ha configurado una aplicacin que hace el trabajo al usar todas las
sofisticadas funcionalidades dentro de Excel pero el usuario diario puede no
entender lo que est sucediendo en realidad, cmo puede cambiarse el
procedimiento y qu pasa si las condiciones de los clculos reales y la
evaluacin fallan ?
Presentacin
El Excel no es un gran editor de textos pero tiene una caja de herramientas casi
interminable para configurar formatos de texto, orientacin, fondos y colores,
etc. de los datos en tablas y grficos antes que el resultado pueda finalmente
imprimirse como un bonito informe. Los laboratorios que tienen que dar
mensajes e informacin claros que se usarn como base para tomar decisiones
importantes, deben usar con cuidado estas muchas opciones para adornar la
presentacin para apoyar y resaltar el contenido de un informe y no para robar
la visin global enturbiando la comprensin del mensaje real.

2 Febrero 2013
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EXCEL es una herramienta fantstica para el manejo de datos tambin en el

laboratorio de ensayos (aunque no desarrollada especialmente para tal finalidad)
sino toma alguna poltica intencionada en el laboratorio para sacar el mximo de un
modo eficiente, fiable y seguro

Por ejemplo: al implantar los siguientes consejos/principios

Planificacin un esfuerzo bien gastado antes de comenzar

Alguna afirmacin de que la regla 80/20 es tambin vlidapara establecer una

aplicacin de hoja de clculo nueva p.ej.: uso del 80% del tiempo para planificar el
uso de papel y pluma y entonces el 20% para ms tarde, escribir en realidad la
aplicacin en el ordenador! Como

Qu datos tiene que ser manejados y cmo se introducen en Excel

(transferencia, importacin, tecleando)
Qu clculo necesita ser hecho, cules son las frmulas y qu entradas son
necesarias (incluidas constantes)
Cmo debe presentarse el resultado y hay algunos requisitos especiales en
relacin con aseguramiento de la calidad y documentacin?
Va la aplicacin ser usada rutinariamente o slo en un caso especial y quin
va a manejarla?
Si el propsito es almacenar y organizar datos una tabla adecuada (lista) debe
establecerse antes de introducir los datos entre otros.

Configurar aplicaciones para ser usadas por ms de un necio en el laboratorio

Piensa en la utilidad de una aplicacin Excel al, por ejemplo:

Hacer claro donde la entrada de datos debe hacerse y cmo

Hacer uso de una aplicacin autoexplicativa de Excel (al nivel dnde el usuario
diario necesita entender la funcionalidad real de la hoja de clculo)
Usar celdas nombradas y rangos de celdas que hacen frmulas ms fcil para
leer y entender ms tarde.
Ocultar (si es posible) algunos clculos de respaldo en reas de celdas ocultas
de hojas de clculo especficas
Construir automatismos (al usar funciones lgicas, formato condicional,
validacin de datos y si son relevantes incluso funciones de matriz y macros)
dnde no discrepan los juicios lgicos de los usuarios y necesitan actar
individualmente

3 Febrero 2013
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Guardar un resumen de grandes cantidades de datos al dividirlos en archivos y

hojas diferentes y al vincularlos de modo conveniente ( que al mismo
tiempo posiblemente reducirn consumo de tiempo para clculos)
Asegurar (proteger) celdas/rangos/hojas antes de almacenar la aplicacin
cmo un plantilla de uso futuro entre otros

Documentacin el irritante, consumidor de tiempo pero valioso trabajo de papeleo

Adems de ser una parte requerida por cualquier sistema de aseguramiento de la

calidad bajo el que las aplicaciones de Excel se usan, se puede probar el ser de
importancia crucial para el empleo diario que la funcionalidad de una aplicacin dada
est bien documentada. No menos cuando el colega quien desarroll frmulas y otras
funcionalidades no est disponible nunca ms. Excel tiene un nmero de
caractersticas ms o menos elegantes para esto

Escribir texto explicativo en las celdas adyacentes a las formulas (uso por
ejemplo del editor de ecuaciones para mostrar las frmulas actuales)
Usar la herramienta de comentarios para escribir texto explicativo al contenido
de las celdas
Hacer una copia impresa del hoja de trabajo en modo mostrar frmulas
entre otros.

Aseguramiento de la Calidad tambin las hojas de clculo deben obligar a seguir las
reglas

Como parte de un completo proceso de ensayo del laboratorio, integrado y muy

importante, la herramienta de clculo en el formato Excel debe, por supuesto, ser un
recurso de las actividades de aseguramiento de la calidad, como validacin,
documentacin , etc.

Probar la funcionalidad de una aplicacin con clculos comprobados

manualmente
Usar (si es necesario) los servicios integrados de clculos paso a paso y
seguimiento de errores
Rastros de auditora de correcciones en hojas de clculo no estn
desafortunadamente incluidas en servicios de Excel, pero deben establecerse al
crear macros especiales.

(Una parte del aseguramiento de calidad alrededor del uso de Excel ser por supuesto
formular y seguir la poltica y los procedimientos escritos; ver lo siguiente)

4 Febrero 2013
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Poltica/procedimientos el laboratorio debe tener control total del uso esta

herramienta poderosa

Muchos empleados se encuentran trabajando con Excel y desarrollan nuevas y

mejores aplicaciones un interesante e incluso divertido desafo, que por supuesto
puede ser visto como positivo pero al mismo tiempo puede crear muchos problemas
en relacin a controlar el uso real y congruente de Excel en el laboratorio. Para todos
los usos de Excel para manejo de datos en un laboratorio de ensayos es crucial que el
laboratorio haya establecido su propia poltica y procedimientos relevantes para seguir
(limitar) la tentacin a desarrollar aplicaciones en toda clase de direcciones
caprichosas. Esto debe/puede cubrir asuntos como

Quin es responsable para desarrollar (y revisar) las aplicaciones para manejo

de datos en el laboratorio?
Para qu propsitos se usa Excel en el laboratorio?
Cmo (y a qu nivel) son los libros de Excel seguros?
Cmo se tratan las estadsticas en el laboratorio? entre otros.

Formacin t puedes siempre aprender alguna cosa ms sobre Excel

Excel es visto a menudo como una herramienta que la gente puede adoptar fcilmente
por ellos mismos. Aunque a menudo es ventajoso para la organizacin en el
laboratorio si el personal consigue formacin especfica en el uso de Excel para
aplicaciones de laboratorio (muchas de las funcionalidades especficas, funciones y
modos de desarrollar una aplicacin en hoja de clculo relevante para los laboratorios
no se ensea en cursos normales de Excel.

5 Febrero 2013