Cartilha Boas Práticas

PODER JUDICIRIO
TRIBUNAL DE JUSTIA DO ESTADO DE SO PAULO

CORREGEDORIA GERAL DA JUSTIA
CARTILHA BOAS PRTICAS CARTORRIAS
Cartilha Boas Prticas Cartorrias Verso 2.0
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GESTO DA UNIDADE JUDICIAL CVEL: ORGANIZAO E OTIMIZAO

DOS PROCESSOS DE TRABALHO
Cada vez so maiores as cobranas da sociedade e dos cidados por uma justia mais clere. Esse pleito foi incorporado em
nossa Constituio Federal pela emenda n 45, que evidenciou a existncia de direito constitucional fundamental durao
razovel do processo.
No basta, atualmente, que o Magistrado exera a tradicional atividade jurisdicional no caso concreto. Exige-se, do magistrado,
uma atuao tambm administrativa, zelando pela organizao e otimizao dos recursos que esto sua disposio, como
medida necessria para se obter a durao razovel do processo, dando-se, portanto, concretude ao referido princpio
constitucional.
A necessidade de se imprimir na tramitao do processo ritmo suficiente e adequado para se atingir o seu julgamento em tempo
razovel um grande desgio. Como dar vazo quantidade enorme de processos diariamente distribudos perante a Justia
Brasileira? Como fazer tantos processos tramitarem de forma mais clere?
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No se ignora o grande volume de demandas que so constantemente distribudas, alm da no improvvel ausncia de recursos
materiais e humanos em especial a escassez de funcionrios. Tampouco se desconhece que as faculdades de direito no
preparam os seus estudantes para atuarem de forma administrativa.
A presente cartilha tem por objetivo tentar compreender os fatores que geram atraso na tramitao de processos em uma
VARA CVEL, para, assim, auxiliar os magistrados e servidores na adoo de medidas para seu melhor enfrentamento,
potencializando ao mximo a utilizao dos recursos atualmente disponveis nas unidades judiciais.
Para auxiliar nesta anlise, segue FLUXOGRAMA indicando os possveis caminhos da petio inicial/intermediria dentro da
Unidade Judicial Cvel.
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O PROCESSO DE TRABALHO X Gargalos
Quando nos questionamos sobre medidas que podem ser adotadas para agilizar a tramitao dos processos judiciais, mostra-se
imprescindvel a compreenso de que eles so efetivamente movimentados em razo de diversos processos internos de
trabalho verificados dentro da unidade judicial envolvendo tanto o magistrado quanto os demais servidores, os quais se
interligam e se retroalimentam mutuamente.
A tramitao do processo deve ser compassada e fluida e, para assegurar isso, deve-se investigar quais so os gargalos, ou
seja, pontos em que pode haver potencial represamento e conteno de processos, gerando acervos e atrasos.
A identificao dos pontos de gargalo permite seu melhor enfrentamento, uma vez que proporciona conhecimento do problema e
de suas causas, orientando a adoo de solues efetivas e realistas.
No basta apreciar processos remetidos concluso ou revisar minutas elaboradas pela serventia. Deve-se adotar postura mais
proativa, procurando conhecer o funcionamento de seu cartrio assim como o andamento do processo entre os diversos setores
da serventia, para poder, juntamente com os servidores/coordenadores, organizar os recursos que esto disposio,
potencializando sua utilizao, alm de constantemente revisar tais processos de trabalho, indagando-se se no existe
alternativa melhor.
O gargalo representa um descompasso entre a demanda por trabalho da serventia e a capacidade dela de enfrent-la em sua
integralidade. Assim, por exemplo, se a demanda por trabalho x, o afunilamento observado na serventia tem como
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consequncia que apenas 2/3 x conseguir passar para a prxima etapa, gerando acervo e, portanto, atraso com relao ao 1/3
faltante.
O descompasso mencionado acima pode decorrer tanto de problemas estruturais da serventia, quanto de problemas de sua
organizao. O foco excessivo nos problemas estruturais em regras externas e fora do mbito de controle do magistrado e da
serventia impede conscientizar-se quanto existncia de problemas de organizao, muitas vezes concomitantes e no
excludentes, os quais podem ser mais facilmente enfrentados pela unidade judicial.
Para se enfrentar os problemas decorrentes da organizao imprescindvel saber a demanda por trabalho da unidade
judicial. Afinal, sem saber o quanto exigida para desempenhar certas atividades, no ser possvel determinar a melhor forma
de utilizao dos recursos disponveis. Deve-se, portanto, fixar PARMETROS DE PRODUTIVIDADE, que orientam o trabalho
diariamente realizado na unidade judicial, permitindo sua organizao e melhor enfrentamento do volume de trabalho.
Como definir tais parmetros?
Para definir os parmetros de produtividade necessrio conhecer a demanda de trabalho da unidade e, posteriormente,
definir em cada ponto de gargalo qual seria a produtividade ideal de cada servidor disponvel no respectivo setor para
enfrent-la.
Definida a produtividade ideal de cada setor da unidade, o magistrado ter um bom norte para comparar o trabalho efetivamente
desempenhado pelo setor e pelo servidor, aferindo se est suficiente ou no. Poder, tambm, questionar a melhor forma de
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distribuio de servidores entre esses setores, como medida necessria para permitir o melhor enfrentamento da demanda por
trabalho.
Otimizando-se e potencializando o trabalho dos servidores j existentes na unidade judicial, ser possvel verificar, posteriormente,
qual o real impacto das deficincias estruturais na produtividade da vara.
1 Passo: IDENTIFICANDO A DEMANDA DE TRABALHO DE CADA UNIDADE JUDICIAL
A demanda de trabalho de cada unidade judicial definida pela distribuio mensal da unidade judicial, incluindo os processos
redistribudos.
2 Passo: IDENTIFICANDO OS GARGALOS
Analisando o fluxograma do processo de trabalho Petio Intermediria Processo Fsico, conclui-se que os seguintes setores
podem se tornar gargalos:
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(i) Juntada e Triagem das peties e documentos protocolizados/conferncia de cadastro
(ii) Elaborao de minutas/deciso
(iii) Publicao e certificao de imprensa
(iv) Certificao de prazo
I. GARGALO JUNTADA DE PETIES/TRIAGEM E CONFERNCIA DE CADASTRO
INDICADOR: Todos os dias peties so

protocolizadas/distribudas, tendo por destinatria a unidade
judicial. O ideal que fossem juntadas no mesmo dia, para se
evitar atraso ou represamento de processos.
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No processo fsico, ao contrrio do digital, a juntada no automtica. Nos processos fsicos a juntada mais difcil, pois exige a
realizao de trabalhos manuais como furar filhas, numerar pginas, entre outros. No processo digital, ela mais simples, pois
feita (na maioria dos casos) de forma automtica pelo sistema (exceto no caso de alguns incidentes, que precisam ser
manualmente juntados pela unidade).
Vale destacar que, considerando a possibilidade de que nem sempre existam condies adequadas quanto ao nmero de
servidores, concentrar os esforos em realizar toda a juntada e triagem das peties no dia em que so protocolizadas (o
que vivel no processo digital) proporciona as seguintes vantagens:
(i) Reduo do nmero das peties de reiterao;
(ii) Auxlio na tarefa de decorrer o prazo, uma vez

que, com o peticionamento, o processo retirado da
fila ag. Decurso de prazo, reduzindo a fila.
A triagem de peties, mencionada acima, pode ser feita pelo servidor responsvel por proceder ao encarte da petio e sua
juntada.
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Nos processos fsicos, observa-se que a pasta em que as peties protocolizadas so guardadas devem ser revisadas com
periodicidade ao menos a cada 10 dias, caso a juntada diria no seja possvel, para evitar tumulto no andamento do processo e,
consequentemente, reclamao por parte dos advogados das partes.
TRIAGEM: CONFERNCIA NO CADASTRAMENTO e ENCAMINHAMENTO
Ao efetuar a juntada o servidor dever conferir o cadastramento realizado pelo advogado, para verificar equvocos. Deve estar
atento, sobretudo, s peties informando mudana de patrono/endereo, que devem ser imediatamente anotadas no
sistema, evitando, desse modo, intimaes para patrono antigo ou expedio de mandados/cartas para endereos equivocados, o
que apenas provoca tumulto e atraso no processo, alm de retrabalhos.
Juntada a petio, ser preciso proceder sua triagem, para saber a qual setor do cartrio se destina (se tornar um ato
ordinatrio, se ao setor de minutas, se diretamente ao magistrado, se ao setor de cumprimento, etc.).
Considerando o trabalho que j realizado pelo servidor responsvel pela juntada, deve-se imputar a ele, tambm, a funo de
conferir o cadastramento realizado no sistema e a de efetuar a triagem das peties. Evita-se, assim, caso se transfira essa
atribuio a outro servidor, que haja realizao desnecessria de trabalhos em duplicidade.
Recomenda-se, tambm, que os coordenadores/chefes capacitem esses servidores responsveis pela juntada/triagem para
tambm minutar despachos simples. Com isso, encaminha-se para o setor de minutas/magistrados apenas despachos mais
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complexos e/ou de processos que demandem mais estudo/mais volumes. Evita-se, desse modo, duplicao de trabalho, visto que
o primeiro servidor que analisou o processo j efetuou diagnstico da questo, apresentando soluo, dispensando-se, assim,
recorrer a outro servidor e a consumir o seu tempo com trabalho j realizado. Ademais, o coordenador/chefe ter mais tempo para
se dedicar a outra atividade.
Muitos cartrios esto acostumados ao esquema de linhas de produo, no qual o mesmo processo passa por vrias etapas e
por muitos servidores distintos, muitas vezes exigindo repetio de trabalhos j realizados anteriormente. Segmentando-se a
juntada, da triagem, da conferncia de cadastro, da elaborao de atos ordinatrios/minutas de despachos/decises exige-se de
cada escrevente responsvel por uma dessas tarefas que proceda a novo estudo do processo pra entender o que se passa e o
que deve ser feito. evidente que se trata de desperdcio de trabalho do servidor. Trata-se de luxo que muitos cartrios no
podem se dar em razo dos quadros enxutos.
Na triagem, o servidor deve observar os feitos URGENTES/RECURSOS dando-lhes imediato

encaminhamento, evitando-se desse modo, reclamaes das partes/advogados no balco de
atendimento ou no gabinete do magistrado. Especificamente no caso de embargos de declarao, a
referida medida evita que a suspenso do prazo recursal de apelao, por exemplo, seja
excessivamente ampliado em razo da demora de sua apreciao pelo magistrado.
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O RITMO DA TRIAGEM DIRIA DEVE SER ORIENTADO PELA QUANTIDADE DE PETIES PROTOCOLIZADAS NO DIA,
evitando-se, assim, a formao de acervo, alm de permitir pleno atendimento demanda diria por manifestao
jurisdicional/unidade.
A ateno destinada juntada e triagem de peties, conforme proposto acima, pode parecer exagerada e at mesmo passar
a falta impresso de que se est tornando mais difcil a realizao do servio, imputando-se mais trabalho serventia. Essa
impresso dissipada quando se constatam os BENEFCIOS decorrentes da mencionada prtica, os quais resultam, ao
contrrio, em REDUO A LONGO PRAZO DO SERVIO: seja em razo da reduo das peties de reiteraes, seja em
razo da reduo dos atendimentos em balco, seja em razo do ganho de tempo proporcionado em decorrncia da expedio de
atos ordinatrios e de despachos simples, seja, por fim, do correto encaminhamento do processo aos demais setores da unidade,
permitindo que concentrem seus esforos em questes que realmente demandem sua atuao.
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TRIAGEM: ATO ORDINATRIO
Ao efetuar a triagem, o servidor responsvel dever, sempre que possvel, recorrer aos ATOS
ORDINATRIOS.
Os atos ordinatrios so disciplinados nos arts. 195 e 196 das NSCGJ. Podem, tambm, estar
definidos em portarias. Os atos ordinatrios se destinam a dar orientao s partes/advogados
quanto ao prosseguimento do processo, ou para a Serventia, em situaes repetidas e cotidianas,
em que no h necessidade de proferimento de deciso de cunho jurisdicional, pelo Juiz.
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O recurso a atos ordinatrios afasta que o tratamento de situaes repetidas, corriqueiras e de nfima complexidade decisria
previamente reconhecidas nas NSCGJ e em portarias da serventia seja remetido concluso, desonerando o setor de
minutas ou o magistrado, alm de conferir celeridade ao processo, dando-lhe correto e imediato encaminhamento,
impedindo que tenha que aguardar nova fila de trabalho.
Alm das situaes mencionadas nas NSCGJ, existem outras situaes que podem ser, por portaria, includas no rol de atos
ordinatrios a serem praticados pela serventia. Assim, por exemplo, pode-se estipular por ato ordinatrio que a parte (indicando se
autor ou ru) se manifeste sobre: respostas de ofcio, laudos periciais, contestao consignando, neste caso, que o autor dever
se manifestar em rplica, nos termos dos artigos 338, 338, 350, 351, 352, 437 todos do CPC, sanando defeitos processuais
apontados e indicando, caso alegado, se desejar, substituto -, documentos novos, resultados de pesquisas via
BACENJUD/RENAJUD/INFOJUD/SIEL e outros.
Ainda por ato ordinatrio pode-se determinar que a parte se manifeste sobre certides negativas de mandados cumpridos por
oficial de justia ou AR negativo de carta de citao/intimao.
Especificamente no caso de AR negativo de citao/intimao, em razo de mudana de endereo, o ato ordinatrio que der
cincia da situao poder mencionar que a serventia dever proceder consulta dos sistemas
BACENJUD/RENAJUD/INFOJUD/SIEL para verificao de endereos, devendo a parte providenciar o recolhimento das custas em
prazo estipulado, e, com o pagamento, que a serventia realizasse as pesquisas, sem prejuzo de a parte, no mesmo prazo,
providenciar a apresentao de certido de breve relato da JUCESP ou entidade assemelhada, se o ru/executado for pessoa
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jurdica, ressaltando-se, por fim, que os endereos encontrados devero ser diligenciados, se ainda no o tiverem sido,
competindo parte providenciar o necessrio.
O correto encaminhamento do processo proporcionado pelo emprego do ato ordinatrio,

pelo servidor que efetuar a triagem, evita duplicao de trabalho, uma vez que impede
que outro servidor tenha que perder tempo novamente lendo-o e tentando entender o que
deve ser feito, reduzindo, assim, o volume de trabalhos que ser realizado futuramente
pelo setor de minutas/magistrados.
A reduo dos processos encaminhados ao setor de minutas/magistrados permitir que estes possam se dedicar a realizar uma
anlise com maior vagar e provavelmente com maior qualidade para os processos remanescentes.
TRIAGEM: ENCAMINHAMENTO
No sendo hiptese de ato ordinatrio ou de elaborao de despachos simples, o servidor responsvel pela triagem dever
separar o que seria hiptese de concluso e esta em que seria em branco (diretamente ao magistrado) ou em preto (setor de
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minutas) do que no destinando-se ao cumprimento ou ao prazo, por exemplo encaminhando os processos para a fila
correta.
II. GARGALO SETOR DE MINUTAS: IDENTIFICAR A DEMANDA POR PRESTAO JURISDICIONAL
PRIMEIRO INDICADOR Quantidade de Peties protocolizadas por dia: Sabendo

quantas peties so protocolizadas por dia e quantas aes so distribudas, o juiz
ter conhecimento do volume de demanda de trabalho da unidade judicial.
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Essa informao de extrema utilidade para a organizao do trabalho da serventia. Com a busca diria dessa informao,
desenvolve-se, com o tempo, um conhecimento quanto quantidade mdia de peties protocolizadas por dia, assim como
quantas delas geraro concluso (e sua quantidade, em preto e em branco) e quantas no (que sero encaminhadas para outros
setores do cartrio como o de cumprimento e de prazo, por exemplo).
Sabendo a quantidade de peties protocolizadas na serventia que geram diariamente necessidade de concluso, o juiz poder ter
uma dimenso do que a unidade judicial (ele e equipe de servidores) dever produzir para ao menos no gerar acervo. Essa
informao servir de NORTE para orientar quantidade IDEAL da produo DIRIA do setor de MINUTAS da serventia e,
tambm, a produo do magistrado. Isso porque se despachar (em branco/preto) quantidade inferior a essa mdia, estar
gerando atraso, criando gargalo na tramitao do processo. Se a produo for acima dessa mdia, poder estar reduzindo o
acervo.
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Exemplo:
QUANTIDADE DE PETIES PROTOLIZADAS POR DIA
05/06 06/06 07/06 08/06 Mdia Simples da Semana
Total de Peties protocolizadas por dia 100 100 100 100 400/4 = 100 peties em mdia por dia
Quantidade de peties que no geram concluses (como, por 40 30 45 25 140/4 = 35 peties em mdia por dia que no
exemplo, cumprimento e de prazo) demandam concluses
Quantidade de peties que geram concluses 60 70 55 75 260/4 = 65 peties em mdia por dia que demandam
concluses
Em branco (20) (30) (30) (40) 120/4 = 30 peties em mdia por dia que demandaram
concluses e seguiram em branco
Em preto (40) (40) (25) (35) 140/4 = 35 peties em mdia por dia que demandaram
concluses e seguiram em preto
Efetivamente Assinadas e Liberadas (Peties que geraram 60 50 60 75 245/4 = 61 peties em mdia por dia que
concluses) demandaram concluses e o montante necessrio
para no gerar acervo seria de 65 peties em mdia
Gerou Acervo NO SIM NO NO O Cartrio gerou um acervo de 15 peties de

concluses para anlise, elaborao do despacho,
20 Reduziu assinatura do Magistrado e liberao para as demais
etapas
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(60-55)
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SEGUNDO INDICADOR Aes Distribudas por ms: Outra informao importante

para orientar a quantidade de produo da serventia a distribuio mensal para a
unidade judicial, incluindo processos redistribudos. Ciente da quantidade de feitos
recebidos pela serventia, sabe-se, por consequncia, a quantidade aproximada de
sentenas que devem ser proferidas no ms subsequente. Afinal, se forem proferidas
menos sentenas (completas ou resumidas) do que processos que entraram, haver
automtica formao de acervo na unidade.
Com base nos indicadores acima possvel fixar parmetros para orientar a produo de despacho/decises e de sentenas
dirios, a serem perseguidas pelo setor de Minutas/Magistrado, organizando, assim, a atuao da unidade judicial nesse ponto.
A desorganizao do setor de Minutas/Magistrado e o no atendimento dos parmetros estipulados conforme explicado acima
importar na criao de gargalo na tramitao do processo judicial dentro da unidade e, consequentemente, de acervo.
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Deve-se evitar, portanto, estipular de forma aleatria a quantidade de trabalho a ser perseguida pelos servidores do setor
de MINUTAS e Magistrado, sem qualquer preocupao com demanda efetiva de produtividade da serventia.
A informao sobre a distribuio mensal de novas aes est disponvel no SAJ EST (no cone: gerenciamento da vara). J com
relao protocolizao diria de peties, essa informao facilmente obtida, no caso do processo digital, na pasta petio
intermediria ag. Anlise.
Quanto aos processos fsicos, a apurao da quantidade diria de peties protocolizadas depende de contagem fsica.
ELABORAO DE DECISES/SENTENAS POR MAGISTRADOS
Conforme visto acima, o caminho do processo dentro da serventia judicial longo e complexo, exigindo diversas movimentaes,
trabalhos dos servidores e, tambm, em muitos casos, providncias que dependem de provocao externa, por parte de
advogados. Em muitas dessas etapas pode haver descumprimentos, equvocos e atrasos, o que, ao final, aumentam
consideravelmente o tempo de tramitao do processo.
Considerando a complexidade da tramitao do processo dentro das serventias judiciais, recomendvel que as decises
proferidas sejam concentradas, sempre que possvel, em uma nica manifestao do magistrado, indicando de forma
precisa o que cada parte dever fazer e abordando todos os temas pendentes no processo, saneando-os.
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Sendo possvel concentrar as decises em uma nica, deve-se evitar fragment-las em muitas outras, proferidas em momentos
distintos. Evita-se, desse modo, trabalho desnecessrio da serventia com a publicao de inmeras decises fragmentadas, como,
tambm, a tramitao do processo dentro do fluxo de trabalho da serventia, sujeitando-o aos j analisados gargalos, por diversas
oportunidades.
Ao se elaborar uma deciso/sentena, deve-se ter em mente que ela se destina a ser cumprida por algum seja o cartrio,
sejam as partes. Logo, as determinaes devem ser claras, pensando-se que sero, em um futuro breve, cumpridas.
Recomenda-se, tambm, sempre que possvel, incorporar em decises informaes/determinaes que evitem a necessidade de
que a serventia seja utilizada para expedir documentos com contedo semelhante, posteriormente. Evita-se, assim, trabalho
replicado e desnecessrio, permitindo que a serventia foque suas energias em outras atividades. Assim, por exemplo, incorporar
em decises informaes necessrias para expedir um ofcio/edital, e mencionar, ao final, que a deciso assinada vale por cpia
como ofcio/edital. Existem diversos modelos institucionais nesse sentido disponveis no SAJ.
As decises mandado, p.ex., possuem a vantagem de permitir que o cartrio expea apenas uma folha de rosto, que
pode ser assinada por qualquer escrevente, alm de ser muito mais fcil de ser feita. Na verdade, pode ser at automatizada por
configurao de atos (deciso mandado + folha de rosto).
Nas decises carta precatria/ofcio a situao fica ainda mais evidente, visto que no necessria a expedio de
nenhum expediente pela serventia, bastando o seu encaminhamento pelo advogado.
O recurso a essa espcie de decises, analisadas nos dois pargrafos acima, imprime celeridade ao processo, desejada pelo
advogado e pelas partes, que no precisaram aguardar a demora da sua tramitao pelo fluxo de trabalho interno da serventia.
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Ressalte-se, contudo, que a utilizao de decises mandados/carta precatria/ofcio/edital/etc. tm, como

desvantagem, o fato de que como o documento no foi expedido pelo fluxo do SAJ, o prazo a ele atrelado
no poder ser contado pelo fluxo de documentos do sistema, mas, apenas, pelo fluxo do processo. No
houve, portanto, propriamente, expedio de documento, inviabilizando a aplicao da norma constante no
art. 1.255 das NSCGJ.
Deve-se ponderar, nesse ponto, quais das duas solues se mostram mais adequadas, considerando a realidade da serventia.
Caso o seu quadro seja excessivamente enxuto ou tenha exacerbado acervo, talvez a primeira soluo a que recorre ao uso de
decises mandados/carta precatria/ofcio/edital/etc. seja a mais adequada, visto que reduz consideravelmente o trabalho dos
servidores, economizando tempo de cumprimento. Deve-se atentar, contudo, nessa hiptese, que o prazo ter que ser controlado
pelo fluxo do processo (no caso de precatrias e ofcios), exigindo-se maior ateno da serventia ao decorrer o prazo. Se, contudo,
a serventia estiver relativamente organizada, talvez a melhor soluo seja a segunda, ou seja, elaborar documentos pelo sistema
SAJ, recorrendo-se ao trabalho dos servidores, hiptese em que ser mais fcil se controlar o prazo, o qual ser feito pelo prprio
sistema, pelo fluxo de documentos interface esta mais adequada para a tarefa de decorrer o prazo.
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Otimizao do uso do sistema SAJ
As funcionalidades do sistema SAJ podem ser usadas em favor da serventia, contribuindo para reduzir os trabalho, e,
consequentemente os gargalos e represamento dos processos.
Assim, por exemplo, o uso dos modelos institucionais ou do grupo, permite que os dados bsicos do processo j sejam carregados
automaticamente, alm de se vincular a eles determinados atos, expedidos/cumpridos total ou parcialmente pelo sistema. Nesse
ponto, observar tambm recomendaes do projeto Justia Bandeirante.
III. GARGALO PUBLICAO ou INTIMAO DAS DECISES JUDICIAIS
A publicao constante e diria de decises/despachos/sentenas/atos ordinatrios no DJE muito importante, dentro outros
aspectos, para permitir a fluncia dos prazos, marcando o seu termo inicial. Pelo mesmo motivo, imprescindvel a intimao da
parte quando o CPC exigir, para o mesmo fim, intimao pessoal (da Fazenda Pblica). Deve, tambm, refletir a quantidade
diria de decises judiciais proferidas/atos ordinatrios expedidos.
Partindo-se do pressuposto que a quantidade de decises judiciais proferidas/atos ordinatrios compatvel com a demanda de
prestao jurisdicional pelas partes, conforme visto acima, se houver descompasso entre ela e as publicaes e intimaes da
unidade, haver a formao de novo gargalo, com gerao de atraso, e, consequentemente, de acervo. A publicao deve refletir
a quantidade de decises judiciais proferidas no dia anterior. Se isso no ocorrer e a quantidade de publicaes for inferior,
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orientada por critrios aleatrios, estar-se- gerando atraso na prestao jurisdicional, em decorrncia do represamento indevido
de processos. Sem intimao no h incio de prazo, o que resulta na paralisia do processo submetido cognio do juzo.
O ideal, portanto, que a publicao seja proporcional produo de decises pela

unidade como um todo, diariamente. A publicao de decises em quantidade inferior a
esse nmero importar em atrasos na unidade.
Quando houver necessidade de intimao pessoal para incio da fluncia de prazo, o setor responsvel pela publicao deve
diligenciar, na mesma oportunidade, para proceder intimao pessoal pela via disponvel, sob pena de gerar tambm atraso.
Deve-se atentar, ainda, que a publicao de decises tem como consequncia em especial nos processos fsicos a ida de
advogados ao cartrio para consulta de processos ou esclarecimentos de dvidas. Desse modo, caso se represe publicaes,
deixando para fazer todas quelas da serventia em datas especficas, em poucos dias do ms, ter-se- como consequncia
grande volume de visitas de advogados nos dias subsequentes, demandando ateno de servidores ao seu atendimento,
impedindo-os, consequentemente, de se dedicar s suas tarefas cotidianas nesses dias.
Ademais, o tumulto de intensa movimentao de balco com questionamentos de advogados, aps represamento de publicaes,
prejudica o trabalho de outros servidores, que no so responsveis pelo atendimento, por ficarem dispersos.
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O represamento de publicaes, dando grande espaamento entre elas, tem outra consequncia adversa: Essa situao
desorganiza a tramitao do processo, que passa a ter andamento aos trancos.
No havendo publicao, no h incio de prazo e, consequentemente, h reduo da necessidade de pronunciamento

jurisdicional. Ocorre, todavia, que essa reduo consiste em uma anomalia. O magistrado acaba sendo momentaneamente
subutilizado, uma vez que est se pronunciando sobre um nmero menor de processos ainda que represente todos os feitos que
lhe sero encaminhados concluso.
Por outro lado, aps publicao das decises represadas (ainda que de forma parcelada), conjuntamente com as do dia, d-se
andamento a inmeros processos, resultado, consequentemente, em maior volume de trabalho ao magistrado e serventia, os
quais, nem sempre, conseguiro momentaneamente dar vazo a esse volume.
Recomenda-se, portanto, publicao diria ou ao menos

em frequncia razovel, dia sim dia no -, para permitir
tramitao constante e compassada de processos na vara.
Sugere-se, ademais, que o servidor responsvel por encaminhar a publicao e certificar a imprensa, pelo menos nos processos
fsicos, seja o escrevente de sala, o qual j ter que confirmar as movimentaes.
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As publicaes realizadas pelo cartrio devem ser didticas, sempre que possvel, especialmente em processos fsicos. Assim, ao
invs de se publicar defiro fl. X, indicar, em parnteses, o que se est deferindo, para facilitar a compreenso, pela parte, do que
ela deve fazer, evitando-se, desse modo, sua ida ao cartrio, exigindo maior trabalho de atendimento de balco.
IV. GARGALO DECURSO DE PRAZO
INDICADOR: Deve-se verificar se houve a prtica da

atividade de decurso de prazo dos processos com
regularidade. O ideal que fosse feito todos os
dias, pois, desse modo, a tarefa seria menor.
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Caso no se verifique os prazos com frequncia, haver acmulo, criando grande volume de processos represados. Essa situao
no recomendvel, pois altera o fluxo de trabalho da serventia, tornando-o ineficiente e reduzindo o volume de processos
encaminhados apreciao dos magistrados.
A prtica de decorrer prazos dos processos permitir dar prosseguimento a eles (pela constatao quanto manifestao pelas
partes ou sua ausncia), dando-lhe correto encaminhamento (pela remessa ao magistrado, ao tribunal ou ao arquivo). A falta da
verificao constante de prazos resultar na criao de gargalo, em razo da paralisao do processo at que isso ocorra.
A ausncia da verificao dos prazos pela unidade pode, tambm, aumentar o seu acervo, inflando-o indevida e artificiosamente,
visto que manter formalmente como se estivessem em andamento no sistema processos que j poderiam ser remetidos a arquivo
ou para apreciao de grau superior, por exemplo.
Atentar para se utilizar, no processo eletrnico, o uso dos fluxos corretos de decurso de prazo: mandado ag. Decurso de prazo;
cartas ag. Decurso de prazo e etc., e, no exceto nas situaes j recomendadas a fila ag. Decurso de prazo, no fluxo do
processo.
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Criao de parmetros de
produtividade para
proferimento de despachos
e sentenas: ver
comentrios no texto
Utilizao de atos Utilizao de decises

ordinatrios concentrando
determinaes e
incorporando informaes
que sirva por cpia como
ofcio/edital, de modo
RECOMENDAES PARA didtico
LIDAR COM OS
GARGALOS
MENCIONADOS ACIMA,
EVITANDO-OS
Efetuar publicaes Utilizao de forma
didticas potencializada de
ferramentas
disponibilizadas pelo
sistema: o projeto
Publicao e JUSTIA BANDEIRANTE
certificao de decursos
de prazos com
frequncia
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PODER JUDICIRIO
ORIENTAES SOBRE NORMAS/PROCEDIMENTOS:
http://www.tjsp.jus.br/Institucional/PrimeiraInstancia/Download/Default.aspx
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Cartilha Boas Práticas

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PODER JUDICIRIO

TRIBUNAL DE JUSTIA DO ESTADO DE SO PAULO

CARTILHA BOAS PRTICAS CARTORRIAS

Cartilha Boas Prticas Cartorrias Verso 2.0

GESTO DA UNIDADE JUDICIAL CVEL: ORGANIZAO E OTIMIZAO

Cartilha Boas Prticas Cartorrias Verso 2.0

Cartilha Boas Prticas Cartorrias Verso 2.0

Cartilha Boas Prticas Cartorrias Verso 2.0

O PROCESSO DE TRABALHO X Gargalos

Cartilha Boas Prticas Cartorrias Verso 2.0

Como definir tais parmetros?

Cartilha Boas Prticas Cartorrias Verso 2.0

1 Passo: IDENTIFICANDO A DEMANDA DE TRABALHO DE CADA UNIDADE JUDICIAL

2 Passo: IDENTIFICANDO OS GARGALOS

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(i) Juntada e Triagem das peties e documentos protocolizados/conferncia de cadastro

(ii) Elaborao de minutas/deciso

(iii) Publicao e certificao de imprensa

(iv) Certificao de prazo

I. GARGALO JUNTADA DE PETIES/TRIAGEM E CONFERNCIA DE CADASTRO

INDICADOR: Todos os dias peties so

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(i) Reduo do nmero das peties de reiterao;

(ii) Auxlio na tarefa de decorrer o prazo, uma vez

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TRIAGEM: CONFERNCIA NO CADASTRAMENTO e ENCAMINHAMENTO

Cartilha Boas Prticas Cartorrias Verso 2.0

Na triagem, o servidor deve observar os feitos URGENTES/RECURSOS dando-lhes imediato

Cartilha Boas Prticas Cartorrias Verso 2.0

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Cartilha Boas Prticas Cartorrias Verso 2.0

TRIAGEM: ATO ORDINATRIO

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O correto encaminhamento do processo proporcionado pelo emprego do ato ordinatrio,

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II. GARGALO SETOR DE MINUTAS: IDENTIFICAR A DEMANDA POR PRESTAO JURISDICIONAL

PRIMEIRO INDICADOR Quantidade de Peties protocolizadas por dia: Sabendo

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05/06 06/06 07/06 08/06 Mdia Simples da Semana

Gerou Acervo NO SIM NO NO O Cartrio gerou um acervo de 15 peties de

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SEGUNDO INDICADOR Aes Distribudas por ms: Outra informao importante

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ELABORAO DE DECISES/SENTENAS POR MAGISTRADOS

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Ressalte-se, contudo, que a utilizao de decises mandados/carta precatria/ofcio/edital/etc. tm, como

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Otimizao do uso do sistema SAJ

III. GARGALO PUBLICAO ou INTIMAO DAS DECISES JUDICIAIS

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O ideal, portanto, que a publicao seja proporcional produo de decises pela

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No havendo publicao, no h incio de prazo e, consequentemente, h reduo da necessidade de pronunciamento

Recomenda-se, portanto, publicao diria ou ao menos

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IV. GARGALO DECURSO DE PRAZO

INDICADOR: Deve-se verificar se houve a prtica da

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Utilizao de atos Utilizao de decises