Anda di halaman 1dari 40

PENGANTAR

I. Keinginan vs Kebutuhan
Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010
sebagaimana telah diubah terakhir kalinya melalui Peraturan Presiden
Republik Indonesia Nomor 70 Tahun 2012 pasal 1 ayat 1 menegaskan bahwa
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah adalah kegiatan untuk memperoleh
Barang/Jasa yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai
diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa. Kata kunci
utama adalah tentang kebutuhan.
Ilmu ekonomi adalah ilmu yang mempelajari cara manusia untuk
memenuhi keinginan hidupnya. Ditarik lebih luas maka ekonomi mempelajari
cara masyarakat dalam memenuhi keinginan hidup layak dan
menyenangkan. Hal ini kemudian dipahami sebagai upaya untuk meraih
kesejahteraan.
Keinginan cenderung tak berbatas, sementara disisi lain sumber daya,
dana dan waktu sangat terbatas. Untuk itulah kemudian perlu ditetapkan
prioritas atas keinginan-keinginan yang ada.
Abraham Maslow menyebutkan bahwa manusia termotivasi untuk
memenuhi kebutuhan-kebutuhan hidupnya. Kebutuhan-kebutuhan tersebut
memiliki tingkatan atau hirarki, mulai dari yang paling rendah (bersifat
dasar/fisiologis) sampai yang paling tinggi (aktualisasi diri).
Dari teori ini kemudian kebutuhan setidaknya dibagi atas 3 kategori yaitu
primer, sekunder dan tersier. Kebutuhan primer kemudian dibagi atas
sandang, pangan dan papan.
Pengadaan barang/jasa didasarkan pada kebutuhan bukan keinginan.
Pengadaan bertujuan untuk memenuhi prioritas-prioritas kebutuhan melalui
barang/jasa yang diadakan. Dikaitkan dengan teori kebutuhan maka
pengadaan barang/jasa yang berorientasi pada pencapaian kesejahteraan
rakyat adalah pengadaan barang/jasa yang didasarkan pada kebutuhan
dasar masyarakat yaitu pemenuhan sandang, pangan dan papan
masyarakat.
Agar tujuan besar ini dapat terkendali maka maksimalisasi pencapaian
nilai manfaat uang (Value for Money) menjadi ukuran utama. Inilah yang
kemudian sebab munculnya istilah anggaran berbasis kinerja atau money
follow the function bukan kinerja berbasis ketersediaan anggaran atau
function follow the money.

II. Nilai Manfaat Uang


Indikator keberhasilan pencapaian kebutuhan dalam pengadaan
barang/jasa adalah dengan memperhatikan Value for Money atau Nilai
Manfaat Uang.
Value for money merupakan konsep penting yang memberikan
penghargaan terhadap nilai uang. Setiap Rupiah yang dibelanjakan harus
mampu memberikan nilai tambah (add value) bagi pencapaian kebutuhan.
Elemen utama pencapaian value for money adalah efisien dan efektif.
Efisien dan efektif terkait 5 komponen yaitu :
1. Kualitas
2. Kuantitas
3. Waktu
4. Tempat/Sumber
5. Harga
Elemen harga berada diposisi terakhir, menegaskan bahwa pengadaan
barang/jasa digerakkan oleh pencapaian kualitas yang dibutuhkan. Dengan
kuantitas, waktu, tempat/sumber dan harga yang tepat dan efisien.
Pencapaian Value for Money melingkupi seluruh proses pengadaan
barang/jasa sejak perencanaan kebutuhan hingga diperolehnya barang/jasa
bahkan hingga pengelolaan aset selama umur ekonomis dan teknis
barang/jasa.
Perpres 54/2010 merumuskan 7 prinsip dasar pengadaan yaitu efisien,
efektif, transparan, terbuka, bersaing, adil, akuntabel. Pencapaian value for
money dalam prinsip pengadaan ditopang oleh prinsip efisien dan efektif.
Prinsip lain yaitu transparan, terbuka, bersaing, adil dan akuntabel
berorientasi menjaga level kompetisi yang maksimal. Dengan kompetisi yang
maksimal maka upaya pencapaian efesiensi dan efektifitas semakin
maksimal pula.
III. Identifikasi Kebutuhan
Kebutuhan dapat dipastikan sebagai kebutuhan, bukan keinginan,
apabila telah dilepaskan dari atribut-atribut sekunder dan tersier. Lepaskan
atribut keinginan dengan mempertimbangkan pencapaian value for money.
Untuk itulah diperlukan identifikasi kebutuhan dengan indikator
pencapaian value for money yaitu kualitas, kuantitas, waktu, dan
lokasi/sumber.
Identifikasi kebutuhan berbicara tentang strategi, tidak hanya
persoalan taktis operasional pengadaan. Sebagai salah satu bagian penting
dari perencanaan kebutuhan proses identifikasi kebutuhan harus berpijak
pada data dan fakta. Trend kualitas, kuantitas, waktu dan sumber
barang/jasa yang dibutuhkan adalah data yang sangat penting dalam
mengidentifikasi kebutuhan.
Peraturan Kepala LKPP nomor 12 tahun 2011 tentang Rencana Umum
Pengadaan, menempatkan identifikasi kebutuhan sebagai salah satu tahapan
dari penyusunan rencana umum pengadaan.
1. Identifikasi kebutuhan barang dan jasa
2. Penyusunan dan penetapan rencana penganggaran
3. Penetapan kebijakan umum tentang pemaketan pekerjaan
4. Penetapan kebijakan umum tentang cara pengadaan
5. Penetapan kebijakan umum tentang pengorganisasian pengadaan
6. Penyusunan KAK
7. Penyusunan jadwal Pengadaan
8. Pengumuman RUP

Identifikasi kebutuhan barang/jasa harus dibangun dari pertanyaan-


pertanyaan dalam formulasi 4 W + 1H . What, When, Where, Why dan How.
Proses pengadaan barang/jasa terdiri dari empat tahapan utama;
persiapan, pelaksanaan, kontrak dan disposal. Identifikasi barang/jasa
berada dalam ranah persiapan, sehingga menjadi penting disusun dengan
singkat, tepat, menyeluruh, jelas dan konsisten. Penting untuk menentukan
metode pengadaan yang digunakan, metode penyampaian dokumen
penawaran dari penyedia, metode evaluasi, rancangan kontrak dan proses
serah terima serta penggunaan barang/jasa.
Misal kita membutuhkan pulpen. Maka kita harus mampu mengidentifikasi
pulpen yang mampu memenuhi kebutuhan. Jawaban atas pertanyaan
apakah terbuat dari plastik atau besi, akan menentukan identifikasi yang kita
gunakan. Pulpen berbahan dasar besi biasanya dipilih karena lebih tahan
lama dibanding berbahan dasar plastik. Apabila kebutuhan terkait pulpen
bersifat short term seperti hanya untuk pelatihan maka berbahan plastik
tentu lebih efisien dibanding berbahan besi. Berbeda kalau kebutuhannya
untuk menunjang pekerjaan rutin berbahan dasar besi tentu lebih efisien dan
efektif.

IV. Barang/Jasa
Definisi barang/jasa dibentuk oleh dua hal yaitu benda dan tindakan.
Kompleksitas barang/jasa tentu saja ditentukan seberapa besar komponen
tindakan dalam memperolehnya.
1. Barang adalah setiap benda baik berwujud maupun tidak berwujud,
bergerak maupun tidak bergerak, yang dapat diperdagangkan,
dipakai, dipergunakan atau dimanfaatkan oleh Pengguna Barang.
2. Pekerjaan Konstruksi adalah seluruh pekerjaan yang berhubungan
dengan pelaksanaan konstruksi bangunan atau pembuatan wujud
fisik lainnya.
3. Jasa Konsultansi adalah jasa layanan profesional yang membutuhkan
keahlian tertentu diberbagai bidang keilmuan yang mengutamakan
adanya olah pikir (brainware).
4. Jasa Lainnya adalah jasa yang membutuhkan kemampuan tertentu yang
mengutamakan keterampilan (skillware) dalam suatu sistem tata kelola
yang telah dikenal luas di dunia usaha untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan atau segala pekerjaan dan/atau penyediaan jasa selain
Jasa Konsultansi, pelaksanaan Pekerjaan Konstruksi dan pengadaan
Barang
Dari 4 jenis barang/jasa yang didefinisikan dalam Perpres 54/2010
tersebut dapat diambil 3 kata kunci yaitu benda, pekerjaan dan jasa.
Benda dinilai dari wujud fisik, sehingga kompleksitasnya jauh lebih
sederhana.
Pekerjaan menempatkan tindakan relatif seimbang dengan komposisi
kebendaan. Untuk itulah kemudian Pekerjaan dilekatkan dengan
konstruksi. Konstruksi adalah pembuatan wujud fisik, apakah itu fisik
bangunan atau wujud fisik lainnya.
Sementara konsultan disebut sebagai jasa karena orientasi utama bukan
pada wujud fisik melainkan pada kualitas tindakan yang mengandalkan
keahlian atau brainware.
Jasa lainnya meski disebut sebagai jasa namun komposisi antara
tindakan dan benda berada dalam posisi yang sangat relatif, yang tidak
dapat dikelompokkan kedalam ketiga kelompok terdahulu.

V. Ruang Lingkup Modul


Modul ini akan membahas tentang bagaimana menyusun spesifikasi
barang/jasa yang mampu memenuhi value for money secara efektif dan
efisien. Yang pada akhirnya mendukung maksimalisasi terpenuhinya
kebutuhan terkait barang/jasa.
Modul membawa kita menjawab pertanyaan dasar tentang menyusun
spesifikasi yaitu:
1. Apa yang harus diadakan dalam terminologi kualitas.
2. Berapa banyak yang harus diadakan dalam terminologi kuantitas.
3. Dimana dan kapan harus diadakan dalam terminologi waktu.
4. Bagaimana dukungan dan tindakan yang harus diadakan oleh
penyedia dalam terminologi sumber atau lokasi.
5. Informasi apa saja yang harus diberikan agar penyedia dengan tepat
memenuhi kebutuhan kita terhadap barang/jasa dalam terminologi
efisien dan efektif.
Diakhir modul peserta akan mampu menyusun sebuah spesifikasi yang
dapat menghasilkan barang/jasa yang memberikan nilai tambah yang besar
bagi pengguna dalam memenuhi kebutuhan, yang akhirnya mendukung
pencapaian sasaran organisasi. Termasuk juga didalamnya, modul ini
mengajarkan bahwa penyusunan spesifikasi yang baik adalah yang dapat
menambah nilai (add value) bukan menambah biaya (add cost) tidak hanya
bagi individu, organisasi tapi juga lingkungan.
SPESIFIKASI
I. Pendahuluan
Peran penyusunan spesifikasi dalam mendorong pencapaian Prinsip-
prinsip dasar Pengadaan Barang/Jasa (efisien, efektif, transparan, terbuka,
bersaing, adil, akuntabel) sangat besar. Dalam banyak hal, spesifikasi juga
berperan penting dalam mendukung program pembangunan secara nasional
seperti penggunaan produk Indonesia.
Atas dasar itu, penyusunan Spesifikasi dan HPS hendaknya akan
mampu menghasilkan barang/jasa yang tepat dalam kualitas, kuantitas,
waktu, lokasi/sumber dan harga melalui proses yang dapat
dipertanggungjawabkan.
Perpres 54/2010 mengamanatkan tugas penyusunan spesifikasi ini ke
dalam kewenangan ke-PPK-an, dimana PPK adalah Pejabat Pembuat
Komitmen. Spesifikasi adalah sumber dari seluruh proses pengadaan
barang/jasa dari sisi teknis. Spesifikasi sebagai dasar menyusun perkiraan
biaya yang dibungkus dalam terminologi Harga Perkiraan Sendiri (HPS).
Kemudian perkiraan biaya ini menjadi salah satu komponen dalam
menetapkan tipe dan ruang lingkup kontrak hingga didapatkannya
barang/jasa.
Seseorang yang memiliki kewenangan ke-PPK-an dituntut mampu
menterjemahkan kebutuhan pengguna kedalam sebuah spesifikasi yang
efektif, efisien dan dapat dipertanggungjawabkan.
Pencapaian efektif dan efisien mengacu pada karakteristik pencapaian
value for money yaitu spesifikasi barang/jasa yang disusun memiliki 4
karakteristik yaitu :
Tepat mutu artinya mutu barang/jasa yang dibeli tidak terlalu baik sehingga
menjadi terlalu mahal, apalagi terlalu jelek sehingga tidak dapat memenuhi
kebutuhan pengguna barang/jasa. Sehingga sasaran pengadaan efektif
(berhasil guna) tidak tercapai.
1. Tepat mutu artinya mutu barang/jasa yang dibeli tidak terlalu baik
sehingga menjadi terlalu mahal, apalagi terlalu jelek sehingga tidak
dapat memenuhi kebutuhan pengguna barang/jasa. Sehingga sasaran
pengadaan efektif (berhasil guna) tidak tercapai.
2. Tepat jumlah artinya barang/jasa yang dibeli atau diadakan tidak
berlebih atau kurang dari yang dibutuhkan.
3. Tepat waktu artinya kedatangan barang/jasa yang dibutuhkan tidak
terlambat atau lebih cepat sehingga membutuhkan tempat
penyimpanan lebih lama dari yang seharusnya.
4. Tepat lokasi/sumber artinya barang/jasa yang diterima tepat pada
lokasi yang membutuhkan. Salah pengiriman barang/jasa ketempat
yang tidak membutuhkan akan menimbulkan tambahan biaya yang
tidak perlu sehingga sasaran pengadaan efisien (berdaya guna) tidak
tercapai.

II. Pengertian Spesifikasi


Spesifikasi adalah deskripsi detail tentang persyaratan kinerja barang,
jasa atau pekerjaan dalam memenuhi kebutuhan yang telah ditetapkan
(performance) atau deskripsi detail mengenai kualitas bahan, metode dan
standar kualitas pekerjaan (workmanship) yang harus diberikan oleh
penyedia (Conformance).

III. Tujuan Penyusunan Spesifikasi


Tujuan disusunnya spesifikasi adalah menjelaskan apa yang
dibutuhkan oleh pengguna dan apa yang harus disediakan oleh penyedia.
Kebutuhan pengguna harus dijelaskan dengan baik agar pembuat
spesifikasi dapat dengan benar mengidentifikasikan barang/jasa seperti apa
yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut.
Keseimbangan antara kriteria kinerja dan detail teknis barang/jasa
perlu diperhatikan sehingga penyedia mampu memaksimalisa keahlian
mereka dalam memenuhi kebutuhan pengguna. Alternatif kinerja, inovasi
dan solusi keahlian yang tepat akan mampu memberikan value for money
terbaik.
Spesifikasi mempunyai fungsi dasar yaitu sebagai sarana komunikasi
dan perbandingan antara kinerja/teknis barang/jasa yang dibutuhkan oleh
pengguna/pembeli dengan yang ditawarkan oleh penyedia sesuai
kompetensinya.

IV. Dampak Kegagalan Spesifikasi


Kegagalan dalam menyusun dan menetapkan spesifikasi barang/jasa
yang tepat akan berdampak serius pada :
1. Aktivitas organisasi pengguna bisa terhenti karena barang/jasa yang
dibutuhkan tidak tersedia.
2. Barang yang diadakan mengalami kerusakan dan tidak dapat digunakan
lagi misal akibat kemasan tidak memadai (karena tidak dipersyaratkan
dalam spesifikasi).
3. Barang yang dibeli mengandung material yang dilarang (karena tidak
dipersyaratkan dalam spesifikasi).
4. Mesin tidak bekerja sempurna atau tidak sesuai harapan.
5. Jumlah barang yang dibeli berlebih dan berdampak pada peningkatan
kebutuhan gudang dan kemungkinan kadaluarsa.
6. Penyedia barang/jasa ternyata tidak memberikan jasa pemeliharaan
dan/atau pelayanan purna jual.

V. Prinsip Penyusunan Spesifikasi


Prinsip-prinsip Umum yang harus diterapkan dalam menyusun
spesifikasi adalah :
Sediakan waktu untuk merencanakan dan melakukan identifikasi kebutuhan
secara baik. Hasil identifikasi kebutuhan ini kemudian diterjemahkan dalam
spesifikasi. Spesifikasi yang baik adalah spesifikasi yang didasarkan pada
kinerja (performance). Seluruh komponen value for money dipertimbangkan
secara baik.
Faktor konsistensi dan keterukuran juga hal yang harus diperhatikan.
Jangan menyusun spesifikasi yang terlalu banyak variasi untuk jenis
barang/jasa yang relatif sama. Setiap kinerja spesifikasi harus terus di
monitoring dan evaluasi.
Setiap kriteria yang ditentukan dalam spesifikasi hendaknya dapat
diukur sehingga memudahkan penetapan kriteria evaluasi yang akan
digunakan untuk memilih penyedia barang/jasa.
Langkah penting dalam penyusunan spesifikasi barang/jasa adalah
mengenali kebutuhan barang/jasa, yang dalam hal ini tertuang dalam
karakteristik kebutuhan barang/jasa. Spesifikasi harus mampu menjawab
pertanyaan terkait 4W + 1 H.
Why
o Kenapa atau untuk apa barang/jasa ini diadakan?
What :
o Apa yang dibutuhkan ?
o Informasi apa yang penyedia perlukan untuk memenuhi kebutuhan?
When
o Kapan harus disediakan atau dibutuhkan?
Where
o Darimana dan kemana barang/jasa harus disediakan?
How :
o Berapa banyak yang dibutuhkan?
o Bagaimana barang/jasa harus dikirim?
o Bagaimana kualitas dapat diuji

Untuk menjawab pertanyaan kunci tersebut dalam menyusun


spesifikasi perlu memperhatikan hal-hal berikut:
1. Disusun dengan singkat, tepat, menyeluruh, jelas dan konsisten.
2. Berisi informasi yang cukup bagi penyedia yang menawar untuk
menyusun biaya-biaya yang harus dimasukkan dalam penawaran.
3. Memastikan bahwa barang/jasa dapat dievaluasi dengan kriteria yang
jelas.
4. Hanya berisi informasi-informasi yang diperlukan dalam melaksanakan
pekerjaan.
5. Berisi hal-hal umum dan memberikan peluang kepada seluruh penawar
untuk bersaing secara sehat serta memberikan penawaran terbaik dari
sisi teknis dan harga.
6. Hindari spesifikasi yang berlebihan.

VI. Kompleksitas
Kelengkapan detail spesifikasi harus disesuaikan dengan kompleksitas
barang/jasa. Semakin tinggi kompleksitas barang/jasa semakin detail kinerja,
fungsi dan/atau teknis yang digambarkan dalam dokumen spesifikasi.
Didalam spesifikasi terkandung resiko-resiko atas pemenuhan
barang/jasa yang dibutuhkan. Untuk itu penilaian kompleksitas didasarkan
atas besar kecilnya resiko terhadap barang/jasa. Resiko teknis menyangkut
pemenuhan kualitas, kuantitas, waktu dan sumber/lokasi. Disisi lain
pertimbangkan pula resiko harga.
Semakin tinggi resiko teknis, meski nilai pembeliannya rendah, maka
semakin kompleks barang/jasa disisi teknis. Sebaliknya meskipun dari sisi
teknis sederhana namun nilai pembelian besar maka resiko keuangan
semakin besar dan kompleksitas pun juga menjadi tinggi.
Seluruh resiko harus dapat dikelola dengan baik dalam spesifikasi.
Spesifikasi yang baik adalah spesifikasi yang mampu meminimalisir resiko
disisi pengguna dan mentransfer resiko lainnya, yang sulit atau tidak dapat
dikelola, kepada pihak lain. Semakin tinggi pengetahuan dan keahlian
pengguna terhadap barang/jasa maka akan semakin detail (conformance)
suatu spesifikasi.
Sebaliknya jika pengguna mempunyai pengetahuan dan keahlian yang
terbatas terhadap barang/jasa, sebaiknya spesifikasi lebih diarahkan pada
kinerja (performance) dan menyerahkan detail (conformance) kepada
penyedia. Sehingga penyedia terdorong mengerahkan segala
kemampuannya untuk memenuhi kinerja terbaik.
Ini salah satu sebab munculnya jasa konsultan. Jasa konsultan
diperlukan ketika pengguna mempunyai keterbatasan dalam menyusun
spesifikasi barang atau pekerjaan. Resiko terkait perencanaan spesifikasi
dialihkan pada penyedia jasa konsultan. Kemudian resiko pelaksanaan
pekerjaan dialihkan pada penyedia barang/pekerjaan/jasa lainnya.

VII. Komunikasi dan Perbandingan


Dalam mentransfer resiko pengguna harus dapat mengukur
kemampuan penyedia dalam menangani resiko tersebut. Penting
mengkomunikasikan resiko secara baik melalui spesifikasi yang singkat,
tepat, menyeluruh, jelas dan konsisten. Komunikasi dan perbandingan antara
barang/jasa yang dibutuhkan pengguna dengan barang/jasa yang mampu
dipasok penyedia.
Menurut Lasswell (1960) komunikasi pada dasarnya merupakan suatu
proses yang menjelaskan who? says what? in which channel? to whom? with
what effect?
1. Who? (siapa/sumber). Sumber/ komunikator adalah pelaku utama/pihak
yang mempunyai kebutuhan untuk berkomunikasi atau yang memulai
suatu komunikasi sebagai komunikator.
2. Says What? (pesan). Apa yang akan disampaikan/ dikomunikasikan kepada
penerima (komunikan), dari sumber (komunikator) atau isi informasi.
3. In Which Channel? (saluran/ media). Wahana/alat untuk menyampaikan
pesan dari komunikator (sumber) kepada komunikan (penerima) baik
secara langsung(tatap muka),maupun tidak langsung(melalui media
cetak/ elektronik dll).
4. To Whom? (untuk siapa/penerima). Pihak yang menerima pesan dari sumber
(komunikan)
5. With What Effect? (dampak/efek). Dampak/ efek yang terjadi pada
komunikan (penerima) setelah menerima pesan dari sumber.
Komunikasi yang baik akan menghasilkan feedback yang sesuai
dengan yang diharapkan. Komunikan (penyedia) dapat memperbandingkan
kemampuan yang dimiliki dengan informasi yang disampaikan oleh
komunikator (pengguna/pembeli).
Indikator tercapainya komunikasi yang baik dari sebuah spesifikasi
dapat diukur dari:
Apakah mudah dimengerti oleh para pihak?
Apakah tidak ada yang terlupakan?
Apakah semua item dapat dinominalkan?
Apakah kinerja dapat diukur?

VIII. Spesifikasi Barang


Barang ada dalam definisi baku adalah benda. Mendefinisikan benda
secara umum sederhana karena hanya berkaitan dengan unsur-unsur fisik
yang berwujud. Untuk itu dalam semua definisi benda diartikan berwujud
baik itu cair, padat maupun gas. Untuk itu menyusun spesifikasi barang
unsur fisik/teknis dalam porsi yang besar. Termasuk dalam kategori benda
adalah berupa bahan baku, barang setengah jadi atau barang jadi.

IX. Spesifikasi Pekerjaan


Pekerjaan adalah serangkaian tindakan yang direncanakan dengan
tujuan mewujudkan sebuah barang atau wujud fisik. Pekerjaan
mengandalkan metode kerja, peralatan, personil dan bahan baku. Bangunan
adalah hasil dari pekerjaan yang kemudian disebut konstruksi bangunan.
Pembuatan kapal atau pesawat adalah hasil pekerjaan konstruksi non
bangunan. Pembuatan kursi adalah hasil pekerjaan yang termasuk dalam
kategori lainnya.

X. Spesifikasi Jasa
Jasa adalah serangkaian layanan mengandalkan keahlian dan/atau
keterampilan personil. Jasa mengandalkan kemampuan dan/atau keahlian
personil. Jasa mengandalkan kualifikasi personil disisi keahlian/keterampilan.
Perencanaan adalah output dari layanan yang diberikan seorang tenaga ahli
perencanaan baik konstruksi maupun non konstruksi. Misal: Cleaning Service
adalah layanan yang diberikan oleh tenaga terampil dalam teknis
kebersihan.

XI. Menentukan Spesifikasi


Menyusun sebuah spesifikasi bukanlah pekerjaan instan. Karena
spesifikasi mestinya terencana dengan baik. Untuk itu sediakan waktu yang
cukup untuk melakukan riset dan perencanaan tentang apa saja yang
dibutuhkan. Hal ini penting untuk memahami seluruh kebutuhan yang nanti
akan diterjemahkan dalam wujud dokumen spesifikasi. Spesifikasi harus
dapat dipenuhi, sedapat mungkin menggambarkan kinerja dibandingkan
detail.
Menentukan tipe spesifikasi berdasarkan pertimbangan komersial
adalah tentang pengalokasian resiko. Dalam pandangan tradisional
pengalokasian resiko hanya diserahkan sepenuhnya kepada penyedia. Inilah
yang kemudian menyebabkan terjadinya banyak perubahan kontrak dan
klaim. Pada akhirnya hubungan antara pengguna dan penyedia cenderung
tidak sehat, seolah-olah hanya menguntungkan salah satu pihak. Idealnya
hubungan antara penyedia dan pengguna adalah hubungan saling
menguntungkan. Pengguna memerlukan keahlian penyedia untuk memenuhi
kebutuhan dan penyedia memerlukan profit dalam rangka menjamin
aktivitas usaha.
Berbagi resiko adalah merupakan cara yang paling logis selama resiko
dapat diidentifikasi secara tepat dan pihak yang paling sesuai dipilih untuk
menanggung risiko. Manejemen risiko berdasarkan penetapan pihak yang
terbaik mengandung arti bahwa pengguna harus dapat mengidentifikasi
seluruh resiko serta menilai resiko yang dapat dikendalikan. Kemudian juga
mengidentifikasi dampak dalam pencapaian output secara keseluruhan.
Dengan kata lain mempertimbangkan aspek kinerja menjadi sangat penting.
Beberapa model berikut ini dapat dijadikan alat bantu yang
bermanfaat dalam mengalokasikan resiko dan menentukan tipe spesifikasi
yang digunakan.
1. Supply Positioning Model (SPM)
Gunakan Krajilc Box Model yang memposisikan barang/jasa kedalam
empat kotak berdasarkan karakteristik potensi resiko/dampak dan potensi
nilai belanja. Karakteristik ini dapat dijadikan peta pengambilan keputusan
penetapan spesifikasi.

Barang/jasa Laverage mempunyai karakteristik resiko/dampak rendah


bagi pengguna disisi nilai pembelian besar, yang diutamakan adalah
maksimalisasi penghematan disisi harga. Contoh: laptop berada pada pasar
persaingan sempurna dimana jumlah penyedia dan jumlah barang, baik
kualitas maupun kuantitas tersedia.
Barang/jasa Routine adalah resiko/dampak rendah bagi pengguna
dengan nilai pembelian kecil, yang diutamakan adalah meminimalkan waktu
dan sumber daya. Contoh: alat tulis kantor, pasti diperlukan setiap tahun
dalam jumlah yang kecil dan terpecah-pecah dalam item-item kemudian dari
sisi barang dan penyedia tersedia luas.
Barang/Jasa Bottleneck mempunyai karakteristik resiko/dampak
tinggi bagi pengguna tapi nilai pembelian kecil, spesifikasi fokus kepada
ketersediaan jaminan pasokan dan berbagi resiko antara pengguna dan
penyedia. Contoh : obat-obatan, bersifat urgen dalam artian kalau tidak
tersedia pada waktunya mengakibatkan hambatan pada pelayanan,
spesifikasi khusus dan jumlah penyedia terbatas. Nilai pembelian terbatas
dan terbagi atas item-item kecil.
Barang/jasa Critical mempunyai karakteristik resiko tinggi dan dengan
nilai pembelian yang tinggi. Memperhitungkan semua biaya langsung
maupun tidak langsung dan maksimalisasi pencapaian Nilai Manfaat Uang
(Value for Money). Contoh: Mesin Pembangkit Tenaga Listrik. Dari sisi
spesifikasi sangat khusus, jumlah penyedia terbatas, bersifat urgen dan nilai
pembelian tinggi.

2. Manajemen Resiko
Tingkat resiko/dampak dan peluang menentukan strategi manajemen
resiko yang diantisipasi dalam penyusunan spesifikasi.
Untuk barang/jasa laverage kemungkinan terjadinya resiko sangat
rendah, namun bila terjadi bisa saja berdampak besar terhadap
organisasi, maka sifat pengawasan atau manajemen resiko yang
diterapkan adalah manajemen dampak. Contoh spesifikasi
manajemen dampak adalah garansi, buku manual dan lainnya.
Untuk barang/jasa routine dari sisi kemungkinan terjadinya resiko
kecil, dampak rendah dan nilai pembelian kecil. Fokus kepada
minimalisasi biaya perolehan untuk itu manajemen resiko yang
diterapkan dalam penyusunan spesifikasi adalah taktis reaktif.
Contoh spesifikasi taktis reaktif adalah dapat digunakannya kartu
pembelian, layanan pembelian online dan lainnya.
Untuk barang/jasa bottleneck resiko terbesar adalah soal
ketersediaan baik dari sisi kuantitas maupun kualitas. Untuk itu
manajemen resiko yang paling tepat adalah penanganan darurat.
Contoh spesifikasi ini adalah tentang reorder quantity, liquidated
damage, manajemen stok, logistik, riset dan pengembangan dan
lain-lain.
Untuk barang/jasa Critical Strategic semua sisi mengandung resiko.
Untuk itu seluruh resiko biaya kepemilikan yaitu sejak pemilihan
penyedia, operasional, pemeliharaan hingga disposal perlu
diperhitungkan. Manajemen resiko yang paling tepat adalah
pengawasan strategis pada semua aspek.

3. Potensi Nilai Belanja


Penilaian besaran belanja barang/jasa disisi kuantitas didasarkan pada
komponen jumlah jenis dan total nilai barang/jasa yang dibutuhkan. Teori
yang disimpulkan oleh Vilfredo Pareto atau sering juga disebut teori 80/20
menggambarkan bahwa 80% omset atau nilai belanja pemerintah
sebenarnya berada di 20% item barang/jasa. Sementara 80% item lainnya
hanya memiliki bobot belanja sekitar 20% saja. Dalam penentuan spesifikasi
memegang peranan penting agar sumber daya yang dikerahkan dapat
disesuaikan dengan bobot belanja. Sering terjadi penyusunan spesifikasi satu
barang tidak mempertimbangkan besaran bobot belanja dan besaran resiko
sehingga terlalu banyak waktu dan sumber daya yang terbuang.

XII. Komponen Spesifikasi


Kualitas
Spesifikasi kualitas adalah tentang sejauh mana kinerja
barang atau produk jasa dapat memenuhi kebutuhan pengguna. Misal
seberapa jauh barang/produk jasa dapat berfungsi, bagaimana desain
produk, kapasitas, kinerja, proses pabrikasi tertentu, kemudahan
penggunaan, daya tahan dan instalasi. Dalam menyusun spesifikasi
kita harus mampu menetapkan tingkatan kualitas yang diharapkan
dapat memenuhi kebutuhan dari pengguna. Ini agar tidak terjadi
spesifikasi yang berlebihan atau kurang dari yang dibutuhkan.
Bahkan bila diperlukan dalam rangka menjamin kinerja dapat
dipersyaratkan uji kinerja (testing and inspection). Persyaratan uji
kinerja diterapkan untuk barang/produk jasa yang derajat resiko dan
dampaknya terhadap pengguna atau organisasi sangat besar. Ingat
dalam prinsip Value for Money setiap persyaratan spesifikasi akan
berdampak pada biaya. Menyeimbangkan antara manfaat dan biaya
adalah tantangan tersendiri.

Kuantitas dan pengiriman


Spesifikasi kuantitas adalah tentang berapa banyak barang atau
produk jasa yang dibutuhkan. Spesifikasi pengiriman adalah tentang
kapan dan dimana barang/jasa disediakan oleh penyedia. Faktor waktu
dan lokasi/sumber menjadi pertimbangan utama. Baik untuk paket
pesanan tunggal atau pesanan yang berulang. Disini akan muncul
diantaranya apakah diperlukan manajemen persediaan atau tidak,
bagaimana sistem logistik yang akan diperlukan dan lainnya dalam
dimensi waktu dan lokasi/sumber.

Kualitas Layanan
Spesifikasi kualitas layanan adalah tingkat dukungan layanan
yang disediakan terkait dengan operasionalisasi barang/jasa. Tingkat
layanan ini harus bisa diukur secara obyektif. Ukuran tingkat layanan
ini adalah waktu tanggap (Response Time) dan waktu penanganan (Fix
Time). Kualitas layanan ini juga dikenal dengan service level
agreement (SLA).

Informasi Tambahan
Spesifikasi juga harus dijelaskan tentang informasi-informasi
tambahan yang mendukung pencapaian Value for Money atau hal-hal
yang dapat menjadi add value dalam pengadaan barang/jasa.
Informasi-informasi tambahan ini misalkan tentang pengiriman
ada pembagian tanggungjawab transportasi, asuransi atau atribut
tambahan lain. Dalam pengadaan internasional hal ini diatur dalam
INCOTERM.
Demikian juga tentang informasi kontak, alamat, jalur
komunikasi, ruang lingkup organisasi dan hal-hal lain tentang detail
organisasi pengguna. Termasuk didalamnya terkait aturan hukum yang
mengikat dan berlaku di internal dan eksternal organisasi.

XIII. Tipe Spesifikasi


Tipe spesifikasi prinsipnya hanya terdiri dari 2 yaitu Conformance
(detail) dan Performance (kinerja). Kalau ditarik dari dalam dua titik garis
lurus maka didalam garis ini muncul tipe-tipe spesifikasi turunan diantara
conformance dan performance dengan derajat conformance yang semakin
rendah. Berikut diantara tipe-tipe spesifikasi yang umum digunakan :
A . Merek
B. Standarisasi
C. Sampel
D. Spesifikasi teknik
E. Spesifikasi komposisi
F. Spesifikasi fungsi dan kinerja

A. Merek
Merek (brand) merupakan spesifikasi paling singkat, sederhana dan paling
mudah untuk dikomunikasikan ke penyedia barang/jasa. Penggunaan merek
diperbolehkan bila barang yang diperlukan hanya dapat disediakan oleh satu
penyedia seperti barang yang merupakan paten, suku cadang atau barang
yang sudah diikat oleh kontrak yang lebih tinggi seperti barang-barang yang
sudah ada dalam eCatalog. Contohnya : Perbaikan Lift merek X, maka hanya
dapat menggunakan suku cadang dan ahli pemeliharaannya yang berasal
dari perusahaan merek X.

Kelebihan menggunakan merek terkenal :


Komunikasi dengan penyedia barang/jasa menjadi jelas dan tidak multi
tafsir, karena merek yang sudah terkenal biasanya sudah diketahui oleh
semua penyedia barang/jasa.
Barang mudah digunakan dan mudah tersedia di pasaran.
Mutu barang terjamin.

Kelemahan menggunakan merek terkenal:


Merek terkenal cenderung mahal.
Sulit untuk menciptakan kompetisi diantara penyedia barang/jasa.
Penyedia barang/jasa yang menjadi pemilik merek mungkin merubah
spesifikasi secara mendasar tetapi tetap dengan merek yang sama.
Merek cenderung membatasi persaingan dan memposisikan pengguna
dalam pilihan yang sangat terbatas.

Contoh:
BARANG JASA JASA JASA
KONSTRUKSI LAINNYA KONSULTANSI

Mobil : Pembangunan Transportasi : Konsultan


BMW, Toyota Gedung : Blue Bird Perencana:
PT Pembangunan PT Perencana
Perumahan Jaya

B. Standarisasi
Standarisasi termasuk spesifikasi yang singkat, disederhanakan dan
mudah dikomunikasikan. Perbedaan dengan merek adalah standarisasi
cenderung diarahkan pada kualitas teknis, sedangkan merk hanya diarahkan
pada produk dari penyedia tertentu. Organisasi pengguna dapat menyusun
standarisasi internal atau mengacu pada standarisasi eksternal seperti :
Beberapa standar eksternal adalah :
Standar Industri
Standar Nasional
Standar Regional
Standar Internasional

Dalam kategori standar industri, spesifikasi disusun mengacu kepada SNI.


Meskipun standar ini tidak cukup detil, namun masih mudah bagi penyedia
barang/jasa untuk memahami jenis barang/jasa yang dibutuhkan oleh
pengguna barang/jasa. Standar memungkinkan penyedia barang/jasa dan
pembeli berkomunikasi dalam bahasa yang sama, baik melalui istilah,
parameter, simbol, maupun terminologi. Oleh sebab itu, sebelum menyusun
spesifikasi, pengguna sebaiknya memeriksa apakah barang/jasa sudah ada
standarnya.

Standar meliputi :
Standar komposisi, misalnya : kandungan zat tertentu pada minuman.
Standar dimensi, misalnya : ukuran panjang.
Standar kinerja, mutu, dan keamanan produk.
Technical Requirement.
Standar inspeksi dan pengujian.
Peraturan atau pedoman yang terkait.

Kelebihan menggunakan standar eksternal :


Penyedia familiar dengan standarisasi dalam proses produksinya.
Meningkatkan kompetisi antar penyedia barang/jasa yang menggunakan
standar yang sama, sehingga dimungkinkan dapat harga terendah.
Standar eksternal menghilangkan ketidakpastian atas apa yang
sesungguhnya perlu dipenuhi.
Waktu tenggang (lead time) barang/jasa standar eksternal secara umum
lebih pendek dari pada barang/jasa yang dibuat berdasarkan standar
internal. Sehingga spesifikasi relatif lebih update.
Lebih mudah memilih penyedia barang/jasa jika penyedia memasok
dengan standar yang sama.

Kekurangan menggunakan standar eksternal


Standar, bagaimanapun, merupakan kompromi berbagai pihak yang
terkait dengan industri barang/jasa tersebut. Memenuhi standar eksternal
sering hanya memenuhi kebutuhan pengguna barang/jasa secara
minimal.
Standar eksternal merupakan cermin terbaik pada saat standar tersebut
dibuat. Jadi tidak merefleksikan kondisi teknologi terakhir pembuatan
barang/jasa tersebut.
Mengingat standar meliputi berbagai aspek, tidak semua penyedia
barang/jasa familiar dengan semua aspek.

Standarisasi Internal
Mengembangkan standar internal layak bila menghadapi situasi berikut ini :
Barang/jasa yang dibeli sangat khusus dan tidak tersedia di pasar.
Tidak ada standar yang tersedia.
Nilai barang/jasa yang dibeli sangat tinggi sehingga layak untuk
mengalokasikan waktu, tenaga, dan biaya menyusun standar sendiri.
Ketiadaan standar internal biasanya berdampak pada peningkatan biaya
pengadaan barang/jasa.

Beberapa manfaat adanya standar internal adalah :


Mengurangi waktu yang diperlukan oleh unit kerja untuk mengembangkan
standar sendiri.
Membantu unit kerja untuk konsentrasi pada sejumlah kecil barang/jasa,
Fokus pada mutu yang baik dengan menghabiskan waktu untuk
mendapatkan penyedia barang/jasa terbaik.
Membeli dalam jumlah besar, sehingga bisa melakukan negosiasi untuk
mendapatkan harga yang lebih baik.
Peningkatan volume dengan sedikit penyedia barang/jasa, akan
meningkatkan saling pengertian dan kedekatan antara pengguna dan
penyedia barang/jasa, dengan demikian diharapkan tingkat mutu
barang/jasa yang dipasok akan meningkat.
Menurunkan biaya penyimpanan karena jenis item yang dibeli menurun.

C. Sampel
Sampel sering digunakan bila spesifikasi agak sulit dijelaskan secara lisan
atau tulisan, misalnya warna yang spesifik. Dalam hal ini penyedia
barang/jasa diminta memberikan sampel sebelum menyerahkan barang
yang hendak dipasok. Sampel juga sering dijadikan acuan untuk melakukan
pemeriksaan mutu atas barang yang datang dari penyedia barang/jasa.

Kelebihan Sampel :
Memudahkan penyedia barang/jasa untuk memahami kebutuhan
pengguna barang/jasa dalam hal spesifikasi yang sulit dijelaskan.
Mudah untuk memastikan ketersediaan barang/jasa oleh penyedia dalam
memenuhi kebutuhan pengguna barang/jasa.

Kekurangan Sampel :
Pengguna mampu memastikan bahwa barang yang dikirimkan oleh
Penyedia barang/jasa sama dengan sampel yang diberikan.
Perbedaan kecil antara barang yang dikirimkan penyedia barang/jasa
dengan sampel mungkin akan sulit diketahui untuk itu diperlukan alat
ukur yang tidak mudah.

D. Spesifikasi Teknis
Spesifikasi teknik umumnya meliputi :
Karakteristik fisik (dimensi, kekuatan, dan sebagainya).
Detil desain.
Toleransi.
Material yang digunakan.
Metode produksi/pelaksanaan.
Persyaratan pemeliharaan.
Persyaratan operasi.
Untuk mengurangi penjelasan yang terlalu panjang, biasanya spesifikasi
teknis dilengkapi dengan gambar desain yang detil dan penjelasan
singkatnya.

Spesifikasi teknis dianjurkan cukup detil dan jelas, sehingga tidak


memerlukan interpretasi tambahan dari penyedia barang/jasa. Detil
spesifikasi teknis wajib diikuti oleh penyedia. Spesifikasi teknis umumnya
hanya dipakai untuk barang yang sangat spesifik dan menuntut tingkat
akurasi tinggi.

Spesifikasi teknis tepat digunakan apabila :


Pengguna memiliki kemampuan untuk membuat desain yang lebih baik
dan rinci dari pada penyedia barang/jasa.
Pengguna bermaksud menggunakan desain yang telah disusun oleh
konsultan perencana.
Barang /peralatan bersifat kompleks.

Kelebihan menggunakan spesifikasi teknis :


Menjelaskan secara rinci dan jelas barang/jasa yang ditentukan.
Spesifikasi teknis dapat digunakan sebagai landasan untuk melakukan
verifikasi atas barang/jasa yang dipasok.

Kekurangan menggunakan spesifikasi teknis:


Memerlukan tenaga ahli untuk menyusun spesifikasi teknis yang
sempurna.
Kesalahan penyusunan spesifikasi teknis akan berdampak signifikan dan
menjadi resiko pengguna.
Makin rinci dan spesifik spesifikasi teknis yang disusun maka barang yang
dibutuhkan akan menjadi barang yang spesifik pula. Tentunya ini akan
berdampak pada peningkatan biaya produksi.
Makin rinci spesifikasi teknis yang disusun makin sedikit penyedia
barang/jasa yang mampu.
Dalam kondisi tertentu, penyedia barang/jasa dapat memenuhi spesifikasi
teknis tetapi belum tentu memenuhi kinerja yang diharapkan.

E. Spesifikasi Komposisi
Spesifikasi komposisi merupakan bentuk spesifikasi yang menyatakan
susunan bahan atau kandungan zat tertentu dengan karakteristik masing-
masing unsur pembentuknya.
Spesifikasi komposisi sering digunakan pada peralatan yang
memerlukan batasan peraturan lingkungan hidup. Misalnya kadar cat pada
mainan anak-anak.
Spesifikasi komposisi sangat dianjurkan disusun oleh ahli yang
kompeten di bidangnya. Spesifikasi komposisi juga harus dites atau di
verifikasi pada saat barang diterima. Tes atau verifikasi tersebut dilakukan
oleh pihak independen.

Kelebihan spesifikasi komposisi :


Spesifik dan rinci.
Spesifikasi komposisi dapat digunakan untuk landasan untuk melakukan
verifikasi.

Kelemahan spesifikasi komposisi:


Memerlukan tenaga ahli yang kompeten untuk menyusun nya.
Memerlukan alat pengujian yang spesifik untuk melakukan verifikasi.

F. Spesifikasi Fungsi dan Kinerja


Spesifikasi fungsi dinyatakan dalam fungsi-fungsi yang harus dipenuhi
oleh barang/jasa. Spesifikasi kinerja menyatakan tingkat kemampuan dari
fungsi-fungsi barang/jasa tersebut.
Misalnya : kendaraan yang mampu mengangkut barang sebesar 5
metrik ton (MT) di daerah pegunungan (spesifikasi fungsi) dengan konsumsi
bensin maksimum 11 km per liter (spesifikasi kinerja).

Spesifikasi fungsi dan kinerja meliputi antara lain :


Apa yang harus dicapai (fungsi).
Tingkat output yang diinginkan (misalnya : kecepatan maksimum,
tekanan maksimum, dan lain-lain).
Input (misalnya : material, komponen, dan lain-lain).
Lingkungan operasi (misal : tahan terhadap frekwensi suara tertentu).
Tingkat mutu.
Tingkat keamanan produk bagi pengguna barang/jasa.
Tingkat pemeliharaan dan pelayanan purna jual maksimum.
Jangka waktu barang/jasa tetap dapat beroperasi pada kapasitas normal.
Biaya maksimum yang diperlukan untuk memiliki barang tersebut.

Kelebihan spesifikasi fungsi dan kinerja :


Penyedia barang/jasa dapat menggunakan semua keahlian dan
inovasinya untuk memenuhi spesifikasi fungsi dan kinerja yang
dipersyaratkan.
Lebih mudah menyusunnya dibanding dengan spesifikasi teknis.
Resiko tidak mampu memenuhi kinerja yang dipersyaratkan berada pada
penyedia barang/jasa.
Dibanding dengan spesifikasi teknis, akan lebih banyak penyedia
barang/jasa yang mampu memenuhi persyaratan.

Kelemahan spesifikasi fungsi dan kinerja :


Jika penyedia menggunakan teknologi yang khusus, sulit untuk melakukan
verifikasi fungsi dan kinerja.
Masing-masing penyedia mungkin akan memberikan solusi berbeda untuk
fungsi dan kinerja barang yang sama. Hal ini menyulitkan pengguna
untuk membuat perbandingan dan/atau melakukan evaluasi penyedia
barang/jasa.

XIV. Value Analysis/ Value Engineering


Value Analysis/ Value Engineering is a process of systematic review
that is applied to existing product designs in order to compare the function
of the product required by a customer to meet the requirement at the lowest
cost consistent with the specified performance and reliability needed
Sebuah proses review yang sistematis terhadap kemampuan
barang/jasa dalam memenuhi fungsi yang ditetapkan secara konsisten pada
biaya terendah sesuai kinerja dan kehandalan yang dibutuhkan.
Penyusunan spesifikasi adalah langkah strategis dalam proses
pengadaan barang/jasa sehingga spesifikasi yang disusun bersifat dinamis.
Dalam konsep money follow the function setiap rupiah yang dibelanjakan
harus menghasilkan value yang maksimal disisi kualitas, kuantitas, waktu
dan lokasi/sumber. Untuk itu setiap spesifikasi yang dibuat di evaluasi secara
terus menerus.
Tujuan dari VA/VE adalah memperbaiki spesfikasi/produk yang ada agar
menghasilkan value yang maksimal atau jika pengembangan spesifikasi
bukan merupakan langkah yang menghasilkan nilai tambah, maka perlu
disusun spesifikasi yang baru. Value Analysis merujuk pada pengembangan
spesifikasi barang/jasa yang telah ada. Sedangkan Value Engineering
merujuk pada proses penyusunan spesifikasi yang baru.

Value/Nilai terbagi atas :


Use value/Nilai Guna adalah sejauh mana barang/jasa mampu memenuhi
tujuan tertentu. Misal, pulpen untuk menulis, kursi untuk duduk dan
lainnya.
Esteem value/nilai kemewahan adalah nilai yang berhubungan dengan
kemampuan barang/jasa dalam memenuhi keinginan atau ego
pemakainya. Misal: mobil fungsi dasarnya sebagai alat transportasi
namun dengan tambahan nilai tertentu menjadi mobil mewah.
Exchange value adalah nilai yang melekat pada barang setelah dipakai
pada jangka waktu tertentu. Misalkan nilai mobil bekas pakai setelah ada
mobil yang baru.
Reuse value adalah nilai tambah yang ada pada satu barang/produk
ketika dapat digunakan untuk keperluan lain setelah fungsi utamanya
sudah habis. Misal: Ban bekas dapat dijadikan kursi atau pot bunga.
Loss value adalah jika satu item pelengkap menjadi sangat berharga
ketika dia hilang. Misal : Logo BMW pada mobil mewah BMW hanya
bersifat pelengkap tapi ketika hilang akan mempengaruhi keseluruhan
nilai kemewahan mobil.
Cost value adalah ketika item dapat dinilai sebagai investasi karena
berdampak pada penghematan. Misal: komponen mesin yang dapat
mengakibatkan penghematan bahan bakar dan mengurangi biaya
pemeliharaan.

VA/VE mendefinisikan value/nilai melalui rumus sebagai berikut :

Dari formula ini dapat diambil kesimpulan bahwa Nilai/Value dapat


meningkat dengan:
1. Menyediakan fungsi yang sama pada biaya terendah
2. Meningkatkan ruang lingkup atau kualitas dari fungsi sementara biaya
tetap.
3. Meningkatkan fungsi secara proposional melebihi biaya yang
dikeluarkan.
VA / VE digunakan sebagai sarana untuk meminimalkan biaya dengan
menyediakan fungsi yang dibutuhkan melalui fitur produk/barang, seperti
keandalan, kualitas dan keselamatan. VA / VE fokus pada fungsi dari seluruh
spesifikasi teknis yang tersedia.
VA/VE dapat diterapkan pada saat desain atau identifikasi kebutuhan,
ketika spesifikasi standar tidak ada atau pada situasi keterbatasan anggaran
sehingga perlu penetapan prioritas untuk menekan biaya.
VA/VE secara strategis mampu membantu pengguna atau organisasi
pengguna untuk menyusun spesifikasi yang lebih baik dari sebelumnya.
Hasil dari VA/VE menghasilkan solusi pengendalian resiko/dampak dan
meningkatkan peluang penghematan atau memaksimalisasi nilai tambah
(add value) baik terhadap pengguna, organisasi maupun lingkungan. Karena
sejatinya spesifikasi barang/jasa berkembang dari waktu ke waktu sehingga
perubahan akan selalu diperlukan dalam rangka perbaikan.

XV. Implementasi Spesifikasi


1. Barang
1) Kualitas
Untuk menggambarkan kualitas barang dapat digunakan spesifikasi
dalam bentuk:
1) Merk/nama dagang
Nama dagang terdiri dari kumpulan huruf, sedangkan merk dagang
adalah karakter tertentu yang mencerminkan sebuah produk.
Spesfikasi merk/nama dagang digunakan untuk barang yang
bersifat umum atau barang yang memiliki hak patent. Spesifikasi
ini digunakan jika mutu lebih diutamakan tanpa harus
mempertimbangkan harga serta adanya kebutuhan untuk
menggunakan merk/nama dagang tertentu.
Keuntungan menggunakan spesifikasi merk/nama dagang adalah:
Jelas dan mudah digunakan
Tidak menimbulkan perbedaan penafsiran
Kualitas barang sudah diketahui secara umum
Kekurangan menggunakan spesifikasi merk/nama dagang adalah:
Biasanya mengarah pada produk yang memiliki harga lebih
mahal
Bisa membatasi kompetisi. Oleh karena itu dilarang
merumuskan spesifiksi merk/nama dagang hanya berdasarkan
1 (satu) produk dan tetap memberikan kesempatan bagi produk
lain melalui pencantukam kata setara.
Produsen mungkin sudah merubah kualitas produk yang tidak
diketahui pembeli.
2) Standar yang dikembangkan Supplier
Beberapa produsen terkemuka dan pelaku industri
mengembangkan kode produk yang dapat digunakan oleh pembeli
untuk menentukan apa yang dibutuhkan. Kode produk ini biasanya
tercantum dalam catalogue atau digunakan untuk transaksi melalui
internet.
Kode yang dikembangkan supplier ini biasanya digunakan untuk
barang-barang yang sederhana guna memudahkan transaksi dari
supplier tertentu. Penggunaan spesifikasi ini memiliki kelebihan dan
kekurangan yang sama dengan penggunaan spesifikasi merk/nama
dagang. Kelemahan lainnya adalah biasanya tidak memberikan
gambaran yang lengkap mengenai spesifikasi produk, namun
demikian kode ini tetap membantu dalam pembuatan klasifikasi
atau kategorisasi produk.

3) Contoh
Contoh biasanya digunakan jika produk tidak dapat dideskripsikan
dengan mudah, misalnya kain batik yang tidak dapat diuraikan
motifnya tanpa menunjukkan contoh barangnya.
Keuntungan menggunakan spesifikasi contoh
Memudahkan penyedia untuk memahami produk yang sulit
dideskripsikan.
Memudahkan pembeli dalam melakukan evaluasi atas
kesesuaian produk sebelum dilakukannya transaksi.
Kekurangan menggunakan spesifikasi contoh
Pembeli perlu memastikan bahwa barang yang dikirimkan sesuai
dengan contoh yang diajukan. Terdapat resiko penjual
mengirimkan contoh yang lebih baik dari produk yang
sebenarnya.
Dalam evalusi sulit membuktikan atau mengambil keputusan
jika terdapat-terdapat perbedaan kecil diantara contoh yang
diajukan.
4) Teknis (technical)
Merupakan penjelasan mengenai kebutuhan yang sebenarnya,
yang diuraikan dalam : karakteristik fisik (bentuk, ukuran dan
warna), bahan pembentuk atau bahan dasar, proses pembuatan
dan sebagainya. Spesifikasi ini dapat dinyatakan secara tertulis
atau disertai gambar design. Spesifikasi teknis (technical)
ditentukan oleh pembeli sebagai dasar bagi penjual untuk
menghasilkan produk yang sesuai dibutuhkan.
Spesifikasi teknis harus dinyatakan dengan jelas dan tepat
sehingga tidak menimbulkan penafsiran tambahan. Dalam
perumusannya harus dihindari penjelasan detail yang tidak perlu
karena akan mengakibatkan rumusan spesifikasi yang terlalu
panjang dan mengaburkan informasi lain yang lebih penting.
Keuntungan menggunakan spesifikasi teknis:
Mendefinisikan dengan jelas kebutuhan pembeli
Memudahkan pembeli dalam melakukan evaluasi terhadap
penawaran.
Kekurangan menggunakan spesifikasi teknis:
Perumusannya mungkin memerlukan keahlian khusus.
Rumusan spesifikasi teknis sering dibuat terlalu tinggi sehingga
memaksa penjual membuat produk yang dirancang khusus. Hal
ini bisa mengakibatkan tambahan biaya yang tidak seharusnya
karena produk yang standar sebenarnya sudah memenuhi
kebutuhan.
Bisa membatasi persaingan, karena hanya penjual tertentu
yang dapat memenuhi spesifikasi yang ditentukan.
Resiko atas kegagalan kinerja barang ada pada pembeli karena
penjual hanya membangun atau memproduksi atas permintaan
pembeli.
5) Komposisi
Spesifikasi komposisi digunakan untuk barang-barang yang harus
dibentuk (make up) dan biasanya dinyatakan dalam karakteristik
fisikal atau kimiawi dimana komposisi bahan yang berbeda akan
menghasilkan kinerja yang berbeda. Tipe spesifikasi ini biasanya
digunakan untuk bahan baku atau komoditi lainnya seperti
makanan dan bahan kimia.
Spesifikasi komposisi digunakan jika memerlukan pertimbangan
keamanan atau pelestarian lingkungan. Misalnya jika penggunaan
bahan yang salah bisa mengakibatkan bencana karena
menyangkut produk yang berbahaya.
Spesifikasi komposisi harus disusun oleh ahli dan dilakukan
verifikasi testing (pengujian) oleh pihak independen sebelum
ditetapkan.
Keuntungan menggunakan spesifikasi komposisi
Sangat tepat dan spesifik.
Pembeli dapat menggunakan komposisi untuk meneliti apakah
barang yang disediakan memenuhi persyaratan.
Kerugian menggunakan spesifikasi komposisi
Perumusannya memerlukan keahlian khusus.
6) Fungsional dan Kinerja (performance)
Spesifikasi fungsional merupakan uraian fungsi dasar yang
diperlukan dari sebuah barang. Sedangkan spesifikasi kinerja
merupakan persyaratan tambahan bagaimana fungsi dasar dapat
dicapai. Sebagai contoh spesifikasi fungsional adalah sebuah truk
dipersyaratkan mampu mengangkut beban 10 ton. Sedangkan
contoh spesifikasi kinerja atas truk dimaksud adalah mempu
mengangkut degan kecepatan 80 km/jam.
Spesifikasi fungsional dan kinerja digunakan jika pencapaian output
lebih penting dibandingkan bagaimana cara mencapainya.
Pertimbangan lainnya adalah apabila terdapat perkembangan
teknologi yang cepat sehingga perlu diberikan kesempatan inovasi
oleh penjual.
Keuntungan menggunakan spesifikasi kinerja
Memberikan peluang bagi penjual untuk menawarkan solusi
yang inovatif.
Dibandingkan dengan spesifikasi teknik, spesifikasi kinerja lebih
mudah dirumuskan dan lebih memberikan kesempatan
persaingan pada lebih banyak penjual.
Resiko apabila terjadi kegagalan ada pada pihak penjual.
Kerugian menggunakan spesifikasi kinerja
Sulit melakukan evaluasi atas penawaran penjual jika penjual
menggunakan teknologi yang belum dipahami oleh pembeli.
Evaluasi penawaran bisa membutuhkan waktu yang panjang
karena masing-masing penawar mengajukan solusi yang
berbeda.
Sebagai tambahan dari penggunaan spesifikasi fungsional/kinerja,
pembeli bisa mensyaratkan adanya pengujian atau inspeksi untuk
memastikan bahwa barang dimaksud memenuhi kriteria yang
ditetapkan. Pengujian atau inspeksi diperlukan jika:
Apabila kegagalan beroperasinya barang membawa akibat yang
sangat signifikant bagi organisasi;
Apabila kualitas layanan penyedia rendah atau belum diketahui.
Pengujian atau inspeksi bisa dilaksankaan dengan cara:
Revieuw atau persetujuan pada tahap design;
Inspeksi pada saat proses produksi;
Pemeriksaan setelah produksi selesai, sebelum dilakukan
pengiriman barang;
Pengujian setelah diterima di lokasi, pada saat instalasi atau
commissioning setelah pemasangan selesai.
b. Kuantitas
Kuantitas barang dalam paket pengadaan harus sama dengan jumlah
output yang ditentukan dalam Rencana Umum Pengadaan (dan
perubahannya, jika ada). Yang perlu mendapat perhatian adalah
penggunaan satuan unit atau set harus dilengkapi dengan uraian
barang secara lengkap termasuk bagian-bagian yang tidak terpisahkan
dari barang dimaksud.
c. Waktu
Yang dimaksud dengan waktu dalam pengadaan barang adalah saat
barang harus tersedia atau waktu pelaksanaan yang tersedia setelah
pesanan atas barang tersebut disetujui kedua belas pihak. Jika
pengadaan terdiri dari berbagai jenis barang, ketentuan waktu bisa
mengatur untuk masing-masing jenis barang.
Pembeli bisa menentukan syarat-syarat yang akan mempengaruhi
jadwal pelaksanaan, misalnya syarat persetujuan design sebelum
dilakukan produksi atau syarat pengujian/pemeriksaan sebelum
pengiriman. Jika syarat-syarat itu akan diberlakukan, maka harus
dicantumkan sejak awal sebelum proses pelelangan.
Batas akhir tahun anggaran membatasi masa pelaksanaan pekerjaan,
sehingga masa pelaksanaan terpaksa diakhiri pada akhir tahun
anggaran yang bisa mengakibatkan kegagalan mencapai kualitas yang
sudah ditentukan.
d. Tempat
Yang dimaksud tempat adalah lokasi dimana serah terima barang
harus dilakukan. Dalam Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, lokasi
pengiriman biasanya di lokasi K/L/D/I atau di lokasi lain yang
ditentukan. Penyerahakan di lokasi Penyedia, meskipun
memungkinkan, tidak pernah digunakan sebagai syarat penyerahan.
e. Layanan Tambahan
Layanan tambahan yang dapat dipersyaratkan adalah:
Garansi
Barang harus dilengkapi dengan garansi dari pabrikan dalam jangka
waktu yang ditetapkan oleh PPK.
Waktu respon penjual apabila ada keluhan
Pembeli bisa mensyaratkan tingkat layanan dalam bentuk waktu
respon yang harus diberikan oleh penjual apabila terjadi keluhan
atau pertanyaan dari pembeli.
Dukungan teknis dan pelatihan
Untuk pengadaan barang modal atau mesin yang bersifat kompleks,
pembeli dapat mensyaratkan adanya pelatihan dan dukungan
teknis pada saat mesin mulai beroperasi. Jumlah waktu untuk
pelatihan dan dukungan teknis harus dipersyaratkan sejak awal.
Perawatan dan perbaikan rutin
Pembeli dapat mensyaratkan adanya perawatan dan perbaikan
rutin sebagai bagian dari ruang lingkup penjualan.
f. Informasi lain yang dibutuhkan
Sebagai pelengkap dari spesifikasi, pembeli harus menyampaikan
informasi lain yang terkait misalnya : design, denah lokasi
pemasangan, gambar situasi ruangan dan sebagainya

2. Pekerjaan Konstruksi
a. Pekerjaan konstruksi adalah proses menghasilkan wujud fisik lain.
Penyusunan spesifikasi pekerjaan konstruksi biasanya dihasilkan oleh
tenaga ahli atau konsultan perencana yang membantu PPK. Spesifikasi
pekerjaan konstruksi disusun dengan urutan:
Output pekerjaan konstruksi (bisa) terdiri dari bagian-bagian
pekerjaan.
Output pekerjaan konstrksi/bagian pekerjaan terdiri dari beberapa
satuan pekerjaan.
Setiap satuan pekerjaan membutuhkan bahan, peralaan dan tenaga
kerja yang jenis dan jumlahnya dituangkan dalam Analisa Satuan
Pekerjaan.
b. Spesifikasi sebuah pekerjaan konstruksi terdiri dari:
1) Spesifikasi input
a) Bahan/material/peralatan, bisa disusun dengan menggunakan
pendekatan spesifikasi barang , misalnya : spesifikasi merk/nama
dagang, contoh, dan komposisi.
b) Tenaga kerja, ditentukan secara khusus apabila diperlukan
kualifikasi tertentu untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut atau
penyelesaian pekerjaan sangat tergantung pada keahlian dan
pengalaman tenaga kerja.
2) Spesifikasi proses, merupakan uraian proses yang harus diikuti oleh
Penyedia untuk menghasilkan setiap satuan pekerjaan. Spesifikasi
proses disusun berdasarkan kaidah teknis oleh konsultan
perencana. Ketentuan tentang waktu pelaksanaan, lokasi pekerjaan
dan layanan yang harus disediakan oleh Penyedia merupakan
bagian dari spesifikasi proses.
3) Spesifikasi output, disusun dengan menggunakan pendekatan
seperti halnya spesifikasi performance dalam pengadaan barang.
c. Keseluruhan uraian tentang spesifikasi dituangkan dalam sebuah
Rencana Kerja dan Syarat (RKS) yang dilengkapi dengan gambar teknis
dan informasi-informasi lain yang dibutuhkan oleh Penyedia.

3. Jasa Konsultansi
a. Spesifikasi sebuah jasa konsultansi terdiri dari:
1) Spesifikasi input
a) Tenaga Ahli/Tenaga Pendukung, kualifikasi tenaga ahli dalam jasa
konsultansi ditentukan oleh : tingkat pendidikan formal,
sertifikasi keahlian, dan pengalaman professional.
b) Bahan/material/peralatan, bisa disusun dengan menggunakan
pendekatan spesifikasi barang, misalnya : spesifikasi merk/nama
dagang, contoh atau komposisi.
2) Spesifikasi proses, merupakan tahapan yang harus dilakukan oleh
Konsultan untuk mencapai output yang ditetapkan, termasuk
kewajiban Konsultan untuk membuat laporan-laporan. Ketentuan
tentang waktu pelaksanaan, lokasi pekerjaan dan layanan yang
harus disediakan oleh Penyedia merupakan bagian dari spesifikasi
proses.
3) Spesifikasi output, merupakan hasil akhir pekerjaan jasa
konsultansi.
b. Spesifikasi jasa konsultansi dituangkan dalam Kerangka Acuan Kerja
(KAK) Jasa Konsultansi yang sekurang-kurangnya memuat hal-hal
sebagai berikut:
1) Uraian pendahuluan berupa gambaran secara garis besar mengenai
pekerjaan yang akan dilaksanakan, antara lain latar belakang,
maksud dan tujuan, lokasi, asal sumber pendanaan, nama dan
organisasi PPK.
2) Data penunjang yaitu berupa data yang berkaitan dengan
pelaksanaan pekerjaan, antara lain data dasar, standar teknis,
studi-studi terdahulu yang pernah dilaksankan dan peraturan
perundang-undangan yang harus digunakan.
3) Tujuan dan ruang lingkup pekerjaan yang memberikan gambaran
mengenai tujuan yang ingin dicapai, keluaran yang dihasilkan,
keterkaitan suatu keluaran dengan keluaran lain, peralatan dan
material yang harus disediakan oleh penyedia, perkiraan waktu
penyelesaian pekerjaan konsultansi, kualifikasi dan jumlah Tenaga
ahli yang harus disediakan oleh penyedia, perkiraan keseluruhan
tenaga ahli dan tenaga pendukung yang diperlukan (jumlah person-
month) dan jadwal setiap pelaksanaan pekerjaan. Khusus jasa
konsultansi dengan metode pagu anggaran, jumlah tenaga ahli
tidak dicantumkan dalam Kerangka Acuan Kerja (KAK).
4) Jenis dan jumlah laporan yang dipersyaratkan, antara lain laporan
pendahuluan, laporan bulanan, laporan antara dan laporan akhir.
5) Ketentuan bahwa kegiatan jasa konsultansi harus dilaksanakan di
Indonesia, kecuali untuk kegiatan yang belum mampu dilaksanakan
di Indonesia.
6) Hal-hal lain, seperti fasilitas yang disediakan oleh PPK untuk
membantu kelancaran tugas penyedia, persyaratan kerjasama
dengan penyedia lain (apabila diperlukan), pendoman tentang
pengumpulan data lapangan.

4. Jasa Lainnya
a. Jenis pekerjaan yang termasuk dalam Jasa Lainnya sangat beragam,
yang dapat dikelompokkan menjadi:
1) Jasa lainnya yang memiliki spesifikasi output;
2) Jasa lainnya yang memiliki spesifikasi proses dan output;
3) Jasa lainnya yang memiliki spesifikasi input, proses dan output.
b. Tergantung pada jenis spesifikasi yang digunakan, perumusan
spesifikasi jasa lainnya dilaksanakan dengan cara:
1) Spesifikasi input
a) Bahan/material/peralatan, bisa disusun dengan menggunakan
pendekatan spesifikasi barang , misalnya : spesifikasi merk/nama
dagang, contoh, dan komposisi.
b) Tenaga kerja, ditentukan secara khusus apabila diperlukan
kualifikasi tertentu untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut atau
penyelesaian pekerjaan sangat tergantung pada keahlian dan
pengalaman tenaga kerja.
2) Spesifikasi proses, merupakan uraian proses yang harus diikuti oleh
Penyedia untuk menghasilkan setiap satuan pekerjaan. Ketentuan
tentang waktu pelaksanaan, lokasi pekerjaan dan layanan yang
harus disediakan oleh Penyedia merupakan bagian dari spesifikasi
proses.
3) Spesifikasi output, pada prinsipnya disusun dengan pendekatan
performance, yang perumusannya harus:
Dinyatakan dengan jelas dan tepat;
Kriteria outputnya jelas dan dapat dilakukan pengukuran.
c. Keseluruhan uraian tentang spesifikasi dapat dituangkan dalam sebuah
Rencana Kerja dan Syarat (RKS) yang dilengkapi dengan informasi-
informasi lain yang dibutuhkan oleh Penyedia.

Contoh Aplikatif Penyusunan Spesifikasi


Barang
Jasa Konstruksi
Jasa Lainnya
Jasa Konsultan