Membangun

Formal Knowledge
Management
Dengan pendekatan Analisis Jabatan
Di BPJS Ketenagakerjaan

Ditulis oleh:
Satriyo Adi Sasongko
 BAB 1. PENDAHULUAN

1. LATAR BELAKANG

Knowledge Management menjadi isu strategis di BPJS Ketenagakerjaan sejak tahun 2014,
dimana transformasi dari PT Jamsostek (Persero) menjadi BPJS Ketenagakerjaan
memunculkan strategi baru dan keputusan manajemen untuk mengembangkan struktur
organisasi, salah satunya adalah dengan membentuk nama jabatan Urusan Knowledge
Management dan Kemitraan Strategis diunit kerja Divisi Perencanaan Strategis. Strategi
implementasi yang telah dilakukan adalah dengan membuat beberapa kegiatan, diantaranya
adalah inisiasi Community of Practice, Community of Interest, portal i-Know, dan internal
newsletter. Dalam kegiatan tersebut, penulis (yang saat ini menjabat di unit kerja Learning
Office) ikut terlibat aktif menginisiasi implementasi Knowledge Management di BPJS
Ketenagakerjaan. Sampai dengan sekarang ini implementasi Knowledge Management di
BPJS Ketenagakerjaan masih berfokus pada proses pemerataan knowledge dan informasi
yang bersifat informal bagi internal karyawan BPJS Ketenagakerjaan.

Saat ini Learning Office (LNO) merupakan unit kerja yang bertanggungjawab dalam
mengembangkan dan mengimplementasikan corporate university di BPJS Ketenagakerjaan,
yang pada tanggal 28 Oktober 2015 telah diresmikan dengan nama Institut BPJS
Ketenagakerjaan. Dalam konsep corporate university yang diterapkan di Institut BPJS
Ketenagakerjaan, Knowledge Management menjadi salah satu backbone untuk mewujudkan
tujuan jangka panjangnya; membangun ekosistem yang kompeten, yaitu full competent
employee maupun stakeholder.

Knowledge Management sebagai salah satu pilar utama pada arsitektur corporate university di BPJS Ketenagakerjaan
2. RUANG LINGKUP

Tulisan ini akan berfokus pada paparan dan kajian singkat rencana project pembangunan
sebuah Formal Knowledge Management yang akan mengelola knowledge dari proses
formal pekerjaan pada semua nama jabatan dalam struktur organisasi di BPJS
Ketenagakerjaan. Proses formal pekerjaan tersebut akan diperoleh dengan pendekatan
metode Analisis Jabatan, dimana dengan metode ini akan didapatkan seluruh knowledge,
baik tacit maupun explicit dari semua jabatan. Sebagaimana sebuah sistem, terutama untuk
saat sekarang yang serba digital, penulis merekomendasikan dan akan menggunakan fitur
digital learning yang telah tersedia saat ini di BPJS Ketenagakerjaan, yaitu Learning
Management System (LMS) BPJS Ketenagakerjaan. Penulis membatasi tulisan ini pada
implementasi pilot project yaitu pada proses yang akan dilakukan di unit kerja Learning
Office dan Divisi Human Capital.

3. MAKSUD DAN TUJUAN

Kajian ini dibuat sebagai rekomendasi improvement terkait penguatan implementasi

knowledge management pada konsep corporate university yang diterapkan di Institut BPJS
Ketenagakerjaan. Meskipun bersifat personal project, penulis mengusulkan tulisan ini
sebagai salah satu inisiatif strategis unit kerja Learning Office di BPJS Ketenagakerjaan,
untuk ditindaklanjuti implementasinya pada Semester II tahun 2016.
 BAB 2. KONDISI SAAT INI

Pengembangan kompetensi karyawan di BPJS Ketenagakerjaan mengacu pada Pedoman

Pengembangan Kompetensi Karyawan, dimana metode pengembangan kompetensi tidak
hanya terfokus pada pelatihan/training konvensional yang dilakukan didalam kelas (class-
based). Metode lain seperti On Job Training, Self Study, maupun melalui Job Enrichment
dan Job Enlargement bisa jadi menjadi solusi yang lebih efektif. Terlebih lagi, studi
menunjukkan fakta bahwa tidak semua business issue bisa diatasi dengan menggunakan
training. Utilisasi dan pengelolaan Knowledge Management bisa jadi menjadi solusi yang
lebih efektif dan efisien untuk masalah gap pengetahuan, terutama yang erat kaitannya
dengan kompetensi karyawan.

Pola Pengembangan Kompetensi Karyawan di BPJS Ketenagakerjaan

Belum ada indikator yang kuat yang dapat menunjukkan bahwa implementasi Knowledge
Management sejak 2013 sudah berjalan optimal di BPJS Ketenagakerjaan. Beberapa
bahkan masih menunjukkan bahwa knowledge yang dikuasai oleh seorang incumbent pada
suatu jabatan akan terus dibawanya baik karena faktor mutasi, promosi, memasuki masa
pensiun, dan yang paling menyedihkan (meski secara prosentase sangat rendah) adalah jika
karyawan tersebut resign dari BPJS Ketenagakerjaan.
Berikut ini adalah indikator kondisi dimaksud sesuai pengamatan penulis:

a. Knowledge pada jabatan melekat pada pemangku jabatan (incumbent), sehingga jika
pemangku jabatan mutasi/promosi/resign/meninggalkan jabatannya, maka
knowledge yang dimilikinya akan dibawa serta.
b. Pemangku jabatan penggantinya memerlukan waktu yang lama untuk mencapai
knowledge performance sebagaimana pemangku jabatan yang lama.
c. Hal yang sama terjadi bagi pada calon karyawan yang sedang dalam masa On Job
Training (OJT), sampai dengan saat ini belum dibuat direction yang jelas di masing-
masing unit kerja dan bidang dimana dia ditempatkan (kebanyakan di awal peiode
penempatan para calon karyawan hanya diminta untuk membaca buku Program
BPJS Ketenagakerjaan).
d. Implementasi Knowledge Management di BPJS Ketenagakerjaan saat ini masih
berfokus pada proses yang bersifat informal (meskipun memang demikian
seharusnya), diantaranya dengan adanya Community of Practice, Community of
Interest, Sharing Session, portal KM i-know.
e. Banyak terjadi KPI individu karyawan yang kurang align dengan yang seharusnya
dikerjakan oleh karyawan, dan hal ini dikarenakan kurangnya pemahaman dan
pengetahuan tentang Job Description masing-masing.
f. Kurang mudahnya akses terhadap Job Description karyawan.
 BAB 3. ANALISIS DAN STRATEGI

1. Knowledge Management

Knowledge Management ialah suatu rangkaian kegiatan yang digunakan oleh organisasi
untuk mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan dan mendistribusikan pengetahuan untuk
digunakan kembali, diketahui dan dipelajari dalam sebuah organisasi.

Kegiatan ini biasanya terkait dengan objektif organisasi dan ditujukan untuk mencapai suatu
hasil tertentu seperti pemerataan kompetensi, peningkatan kinerja, keunggulan kompetitif
atau tingkat inovasi yang lebih tinggi. Belakangan ini, persaingan bisnis semakin pesat
terjadi. Terlebih, dengan pasar bebas ASEAN mulai tahun 2015 perusahaan-perusahaan
yang tidak memiliki daya saing tinggi dan perencanaan yang matang akan tertinggal. Untuk
itulah peran Knowledge Management sangat penting.

Terdapat dua jenis knowledge yang nantinya perlu di-capture dari dalam organisasi yaitu:

a. Tacit Knowledge

Adalah pengetahuan yang terdapat dalam diri kita yang belum didokumentasikan. Dalam
hal ini Tacit Knowledge dapat menjadi aset yang berharga bagi organisasi karena Tacit
Knowledge berisi pengetahuan dari pengalaman sehari-hari, yang jika dibagikan akan
sangat membantu seluruh stakeholder untuk mengatasi masalah atau menambah
pengetahuan. Contoh dari Tacit Knowledge adalah pengetahuan yang diperoleh
karyawan dari hasil sharing karyawan lain pada saat rapat atau pelatihan.

b. Explicit Knowledge

Adalah pengetahuan yang bersifat tersurat dan sudah didokumentasikan, sehingga

memudahkan karyawan untuk mempelajarinya. Contoh pengetahuan secara explicit
adalah modul yang berisi deskripsi pekerjaan atau dokumentasi alur proses bisnis
organisasi.

2. Analisis Permasalahan

Beberapa hal yang sudah disebutkan dalam bab sebelumnya menjadi bahan kajian dan
analisis awal oleh penulis. Perkembangan Human Capital di BPJS Ketenagakerjaan selama
5 (lima) tahun terakhir juga mempengaruhi strategi yang akan digunakan dalam rencana
pembangunan Formal Knowledge Management ini.
Berikut adalah analisis dan strategi menggunakan metode SWOT Analysis:

STRENGTHS WEAKNESS
1. Sistem IT di BPJS Ketenagakerjaan 1. Belum semua personil LNO
yang sudah tersedia. menguasai teknis pembuatan page
KM pada LMS.
2. LNO memiliki pengalaman dan
expertise dalam pengelolaan LMS. 2. Belum seluruh personil LNO
memahami konsep KM serta
3. Terdapat Urusan yang khusus
keterkaitannya dengan
menangani KM sebagai salah satu
pengembangan kompetensi di BPJS
pilar dalam konsep corporate
Ketenagakerjaan.
university pada Institut BPJS
Ketenagakerjaan. 3. Jumlah personil LNO terbatas untuk
menjadi pendamping SME dalam
4. LNO dapat memberikan stimulus
pembuatan page KM.
berupa poin tambahan pada KPI
Individu dalam Rencana 4. Terdapat jabatan yang benar-benar
Pengembangan Individu. baru pada Struktur Organisasi.
5. Banyak media/saluran yang dapat 5. Tidak ada anggaran khusus untuk
digunakan untuk mensosialisasikan program ini.
program ini.

OPPORTUNITIES
1. Buy-in yang tinggi dari karyawan
kepada LMS BPJS Ketenagakerjaan.
2. Proses KM telah terlebih dahulu
diinisiasi oleh Divisi Perencanaan
Strategis sehingga bisa dimanfaatkan
secara efektif oleh LNO untuk
mengisi puzzle yang masih kosong.
3. Penyusunan formal KM ini juga dapat
dimanfaatkan untuk membuat Work
Load Analysis dan penyempurnaan
proses HR lainnya.
4. Generasi Y yang terus bertumbuh di
BPJS ketenagakerjaan (hingga 60%
dari seluruh karyawan) dimana
generasi ini melek teknologi
THREATS
1. Masih kurangnya budaya Sharing,
menganggap dengan membagi ilmu
posisinya terancam oleh orang lain.
2. Karena disusun berdasarkan unit
kerja, memerlukan pengelolaan user
role yang intens.
3. Belum ada kejelasan tentang
komitmen Top Manajemen pada
program ini.
4. Potensi terjadi validasi yang asal-
asalan dari para atasan, baik
dikarenakan oleh kurangnya literasi
teknologi maupun hanya mengejar
poin KPI Individu.

Pemetaan terhadap faktor-faktor pendukung, kelemahan, potensi peluang maupun

kegagalan yang mungkin didapat, menghasilkan rumusan strategi yang akan digunakan
untuk mendukung realisasi project ini. Sebagaimana permasalahan klasik yang dihadapi
oleh praktisi Human Capital, maka issue utama yang menjadi tantangan justru bukan datang
dari orang lain, melainkan bagaimana mendapatkan trust sekaligus komitmen dari
manajemen (terutama top management) pada project ini.
Berikut ini adalah strategi yang dipetakan berdasarkan kajian dan analisis SWOT diatas:

a. Memanfaatkan sistem IT yang sudah berjalan dengan sangat baik di BPJS

Ketenagakerjaan, yaitu LMS BPJS Ketenagakerjaan yang berbasis Moodle. Penulis
sendiri adalah admin sekaligus praktisi pengembangan Moodle --sebuah Course
Management System berlisensi open-source yang mengkhususkan diri pada
pembelajaran jarak jauh (e-Learning)-- yang sekarang ini digunakan sebagai web-
base dari LMS BPJS Ketenagakerjaan.
b. Pada tahap awal LNO membentuk Tim Implementasi Formal Knowledge
Management, dan melakukan pelatihan internal penggunaan LMS pada fitur-fitur
yang akan dipakai.
c. Melakukan implementasi Formal Knowledge Management secara bertahap, dengan
Piloting di unit kerja Learning Office dan Divisi Human Capital. Karena didukung
dengan pembentukan tim internal, maka biaya penggunaan konsultan dapat ditekan.
d. Bekerjasama dengan Divisi Human Capital karena metode collect data yang
digunakan adalah dengan pendekatan Analisis Jabatan, dimana hasilnya juga dapat
dimanfaatkan oleh Divisi Human Capital sebagai data tambahan untuk menentukan
workload analysis, penyempurnaan Job Decription dan Job Specification, review Job
Evaluation, dan proses HR lainnya.
e. Memberikan stimulus pada seluruh karyawan yang terlibat aktif dalam proses
kolaborasi (yang tervalidasi) penyusunan knowledge, yaitu berupa poin dalam KPI
Individu.
 BAB 4. USULAN PERBAIKAN

1. Pembangungan Formal Knowledge Management BPJS Ketenagakerjaan

Dengan adanya dua jenis pengetahuan yang tersebar diseluruh bagian organisasi yaitu tacit
dan explicit tersebut di atas, maka diperlukan Knowledge Management untuk mengatur,
mengelola, dan memudahkan pendokumentasian serta distribusi pengetahuan tersebut,
sehingga dapat menjadi keunggulan kompetitif bagi organisasi. Hal inilah yang mendorong
penulis untuk menginisiasi perlunya BPJS Ketenagakerjaan membangun Formal Knowledge
Management, sebuah sistem informasi online berbasis pengetahuan yang mendukung
penciptaan, pengaturan, dan penyebaran dari pengetahuan formal bisnis (pekerjaan) pada
semua jabatan.

Sederhananya, Formal Knowledge Management yang akan dibangun adalah sebuah sistem
online berupa repository aktif yang disusun berdasarkan unit kerja, yang bertujuan untuk
memudahkan dan memastikan seluruh karyawan mengetahui detail pekerjaan yang meliputi
job description, alur kerja, fungsi, kewenangan, berkas-berkas kerja, step-by step masing-
masing task, dan semua pekerjaan yang termasuk didalam jabatannya.

Kerangka utama proses penyusunan Formal Knowledge Management:

a. Tap into individual knowledge

Proses melakukan identifikasi, pemetaan, dan pengelompokan terhadap knowledge
apa saja yang akan dicapture.
b. Collect it
Proses dalam mendokumentasikan dan mendapatkan data berupa pengetahuan
pada suatu jabatan, dengan menggunakan pendekatan metode Analisis Jabatan
(observasi, wawancara, kuesioner, ataupun kombinasi).
c. Organize it
Proses menyusun knowledge kedalam sistem yang terstruktur sehingga
memudahkan pengelolaannya.
d. Validate it
Proses dimana knowledge yang telah tercapture secara explicit di-review, diperiksa,
dan dikonfirmasi validitasnya. Umumnya proses ini dilakukan oleh atasan maupun
subject matter expert sesuai bidangnya.
e. Open it up for distribution
Hasil dokumentasi seluruh knowledge yang sudah disusun secara terstruktur dikelola
dalam sistem informasi online yang dapat dengan mudah diakses oleh semua
karyawan.
2. Pendekatan Metode Analisis Jabatan pada proses Collect

Dalam proses collect pengetahuan dari pemangku jabatan, penulis merencanakan akan
menggunakan pendekatan Analisis. Metode yang umum digunakan dalam mengumpulkan
informasi pada proses Analisis Jabatan adalah dengan wawancara, kuesioner/angket,
observasi, log-book, atau kombinasi dari beberapa metode tersebut.

a. Metode Wawancara

Karyawan pemangku jabatan diseleksi dan diwawancara secara langsung ditempat

pekerjaan mereka atau mereka yang terkait langsung dengan pekerjaan yang dianalisis.
Beberapa metode wawancara dapat digunakan untuk mengumpulkan data analisis
jabatan, misal wawancara individual, Focus Group Discuss, maupun wawancara dengan
atasan pemangku jabatan.

b. Metode Observasi

Metode observasi adalah metode yang digunakan dalam mengumpulkan informasi

dengan mengamati pemangku jabatan dalam melakukan pekerjaan sehari-hari dan
mencatatnya untuk menguraikan tugas dan kewajiban yang dilakukannya. Metode
observasi sangat tepat jika dilakukan pada jenis pekerjaan yang bersifat pengulangan.
Penggunaan metode observasi memungkinkan analisis dilakukan dekat dengan suasana
pekerjaan dilapangan.

c. Metode Kuesioner/Angket

Dengan mengunakan kuesioner/angket, yang bersangkutan diminta untuk memberikan

data-data mengenai jabatannya dengan kata-kata sendiri. Karyawan mengisi kuisioner
untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab
mereka. Keuntungan utama dari metode kuisioner/angket adalah informasi atas sejumlah
pekerjaan dapat dikumpulkan secara mudah dan dalam waktu yang relatif singkat.
Namun, metode ini memerlukan waktu yang lama untuk menguji dan memvalidasi
hasilnya.

d. Metode Log-book/Catatan Harian

Metode yang menganalisis pekerjaan dikumpulkan dengan meminta para karyawan

mendeskripsikan aktivitas kerja mereka sehari-hari dalam sebuah buku atau log-book.

e. Metode Kombinasi

Biasanya analisis tidak menggunakan satu metode analisis pekerjaan secara eksklusif.
Kombinasi dari berbagai metode seringkali lebih tepat. Dalam menganalisis pekerjaan-
pekerjaan klerikal dan administratif, analisis mungkin menggunakan kuesioner didukung
 dengan wawancara dan observasi terbatas. Dalam mempelajari pekerjaan-pekerjaan
produksi, wawancara dilengkapi observasi kerja yang ekstensif, bisa memberikan data
yang di perlukan. Pada dasarnya, analisis perlu menggunakan kombinasi beberapa
teknik yang dibutuhkan untuk menghasilkan deskripsi atau spesifikasi pekerjaan yang
akurat.

3. Penyusunan Knowledge ke dalam Struktur Formal Knwoledge Management

Idealnya, incumbent (pemangku jabatan) menuangkan secara eksplisit knowledge terkait

pekerjaan yang dilakukannya kedalam Formal Knowledge Management yang telah disiapkan
oleh tim. Data-data berupa knowledge yang sudah didokumentasikan dari incumbent
kemudian dibuat kedalam bentuk page untuk masing-masing nama jabatan pada LMS
BPJS Ketenagakerjaan.

Berikut ini adalah struktur page Formal Knowledge Management yang akan dibuat dalam
LMS BPJS Ketenagakerjaan:

Struktur Page Formal Knowledge Management BPJS Ketenagakerjaan

Pada proses ini Tim pelaksana implementasi melakukan pendampingan kepada pemangku
jabatan dalam pembuatan page. Pada page jabatan tersebut, informasi yang ditampilkan
bukan hanya berupa tulisan yang menjelaskan detail pekerjaannya saja, berkas dalam
bentuk soft-copy juga didokumentasikan dan di-attach didalamnya. Hal ini akan sangat
memudahkan bukan hanya penggantinya, namun incumbent sendiri jika sewaktu-waktu
perlu membuka kembali berkas untuk mendapatkan referensi pada proses pekerjaan yang
sama. Singkatnya, semua yang berkepentingan dengan knowledge pada jabatan itu akan
memilik akses dengan mudah, cepat, detail, dan mendalam terkait semua pekerjaan dalam
jabatan yang diembannya.
Berikut ini adalah rencana bentuk page Formal Knowledge Management:

Halaman muka LMS BPJS Ketenagakerjaan

Rancangan kerangka utama page Formal Knowledge Management BPJS Ketenagakerjaan

BAB 5. KESIMPULAN

Meskipun tingkat turnover di BPJS Ketenagakerjaan sangat rendah, namun dalam proses
mutasi internal, penulis melihat pengelolaan knowledge management (bahkan knowledge
yang sangat mendasar berupa pekerjaan rutin sesuai Job Description) belum optimal
dijalankan. Hal ini memunculkan potential lost berupa lama waktu yang dibutuhkan bagi
seseorang yang menempati jabatan baru untuk memperoleh knowledge performance
sebagaimana pemangku jabatan sebelumnya.

Dengan dibangunnya sebuah Formal Knowledge Management di BPJS Ketenagakerjaan,

diharapkan akan didapatkan implementasi yang seimbang antara proses knowledge
management yang bersifat informal dengan yang formal. Penulis berharap dengan kajian
singkat pada makalah yang dibuat ini dapat memberikan manfaat khususnya bagi penulis,
serta diharapkan dapat memberikan impact yang positif untuk mengatasi tantangan dalam
mendapatkan buy-in dan komitmen dari top management pada project ini.

Pengembangan, improvement, dan lesson learned dari tahap awal/piloting project ini
diharapkan akan banyak memunculkan ide baru, inovasi, penyempurnaan, dan yang lebih
penting mendatangkan impact bagi kemajuan pengembangan kompetensi baik di BPJS
Ketenagakerjaan, maupun bagi semua pihak yang mendapatkan manfaat dari tulisan ini.