Anda di halaman 1dari 12

IMPLEMENTASI SISTEM, OPERASI, DAN PENGENDALIAN

1. GARIS BESAR IMPLEMENTASI SISTEM


Materi ini berhubungan dengan implementasi rencana desain sistem. Jika
proses sistem desain telah dijalankan dengan cermat dan penuh perhitungan, tahap
implementasi sistem akan berjalan mulus tanpa hambatan yang berarti. Adalah
mustahil untuk mengantisipasi seluruh potensi permasalahan yang mungkin terjadi
selama tahap implementasi. Oleh karena itu, penundaan dan permasalahan yang
terkait dengan implementasi adalah sesuatu yang rutin terjadi.
Dikarenakan banyak permasalahan dapat terjadi selama implementasi sistem,
rencana formal dan pengendalian tahap implementasi harus dibuat. Gambar 11.1
menunjukkan tiga langkah utama implementasi sistem; (1) Menetapkan rencana dan
pengendalian, (2) pelaksanaan aktivitas seperti yang telah direncanakan, dan (3)
menindaklanjuti dan mengevaluasi sistem yang baru. Pada akhirnya, sistem yang telah
diimplementasi harus senantiasa dikaji ulang dan dikendalikan.

Analisis dan Perencanaan Sistem

Desain
Sistem

Menetapkan Rencana dan Pelaksanaan


Pengendalian
Tindak
Aktivitas
lanjut dan Evaluasi sistem baru

Pengendalian dan Kaji Ulang Sitem

1
2. IMPLEMENTASI SISTEM
A. Membuat Rencana dan Pengendalian Untuk Implementasi
Manajemen Proyek adalah konsep penting dalam implementasi sistem. Dalam
mengelola manajemen proyek implementasi dibutuhkan rencana-rencana yang
tersusun dengan baik untuk dikembangkan. Rencana-rencana tersebut harus
menggunakan tiga komponen utama, yaitu : (1) menguraikan proyek ke dalam
berbagai tahapan, (2) anggaran khusus yang dapat diaplikasikan setiap tahap dan (3)
pelaksanaan tertentu yang dapat pula diaplikasikan di setiap tahap proyek. Beragam
teknik penjadwalan dapat digunakan untuk mengontrol implementasi.
Gambar 11.2 menunjukkan Gantt chart, yang menggambarkan secara grafis
aktivitas-aktivitas utama pada sebuah proyek implementasi sistem yang bersifat
hipotesis. Diagram ini menunjukkan baik waktu aktual maupun yang direncanakan
untuk suatu aktivitas tertemtu. Walaupun Gantt Chart sangat bermanfaat, diagram ini
masih sangat terbatas karena ia tidak mampu menunjukkan hubungan antarberbagai
aktivitas proyek. Diagram itu juga tidak mampu menunjukkan urutan aktivitas yang
harus dilakukan.
Gambar 11.3 menunjukkan sebuah diagram jaringan, yang menggambarkan
urutan aktivitas-aktivitas yang harus dilakukan. Pendekatan diagram jaringan kerja
dapat dikembangkan dengan memasukkan waktu yang diharapkan untuk setiap
aktivitas. Berdasarkan perkiraan tersebut, dengan menggunakan program evaluation
and review technique (PERT) dan critical path method (CPM), akan dapat diketahui
jalur estimasi sebuah proyek. Jalur kritis adalah rangkaian aktivitas yang
penting/kritis dalam sebuah proyek, dan bila salah satu dari aktivitas-aktivitas tersebut
tertunda, seluruh proyek akan tertunda.

2
B. Melakukan Aktivitas Implementasi
Pelaksanaan implementasi aktivitas meliputi pengerjaan aktual rencana desain
yang telah disusun sebelumnya. Aktivitas-aktivitas yang ditemui selama pelaksanaan
ini antara lain menyeleksi dan melatih personel, memasang perlengkapan baru
komputer dan detail desain sistem, menulis dan menguji program-program komputer,
pengembangan standar, dokumentasi, dan konversi file.

3
Pelatihan Karyawan

Dalam banyak kasus, implementasi sistem mengharuskan rekrutmen dan


pelatihan bagi karyawan baru, sementara di kasus lainnya para karyawan yang sudah
ada pun harus diajari bagaimana bekerja dengan format, laporan dan prosedur yang
baru. Perusahaan pada umumnya akan menjumpai sejumlah pilihan yang terkait
dengan penggunaan dan pelatihan karyawan. Dalam banyak kasus ditemukan bahwa
adalah lebih baik untuk melatih lebih baik lagi karyawan yang ada saat ini. Ada
beberapa alas an yang mendukung hal tersebut:

Biaya perekrutan yang terkait dengan memperkerjakan karyawan baru sedapat


mungkin dihindari,
Para karyawan yang ada saat ini sudah terbiasa dan mengenali sistem operasi
perusahaan, dan
Moral para karyawan seringkali meningkat, khususnya dalam kasus terdapatnya
promosi posisi-posisi baru bagi karyawan yang ada saat ini.

Sejumlah pendekatan untuk pelatihan tersedia bagi perusahaan, seperti:

Memperkerjakan konsultan pelatihan dari luar,


Menggunakan manual pelatihan,
Menggunakan kaset video presentasi,
Menggunakan kaset rekaman presentasi,
Menggunakan seminar-seminar pelatihan,
Menggunakan instruksi-instruksi tercetak (print-out), dan
Menggunakan komputer-bantu pelatihan.

Mendapatkan dan Memasang Komputer Baru

Instalasi perlengkapan komputer baru kadang kala merupakan suatu tugas


yang bersifat monumental. Masih banyak masalah yang dapat ditemui. Pertama,
fasilitas pendukung yang memadai harus tersedia. Persyaratan lainnya yang sering
ditemui adalah ukuran keamanan khusus seperti sistem pemadam kebakaran khusus,
sistem monitor video, atau kunci pintu khusus.

Rincian Desain Sistem

4
Selama tahap implementasi, seringkali perlu untuk melakukan beberapa kerja
desain tambahan. Oleh karena itu, kerap kali perlu memerlukan penyesuaian akhir
pada rencana desain sistem. Hal yang sangat penting dalam eksekusi desain detail
selama tahap implementasi adalah pemrograman komputer. Spesifikasi desain sebuah
program komputer ditentukan oleh tim desain, bukan oleh programmer. Fungsi utama
seorang programmer adalah mengimplementasikan rencana yang telah ditentukan
dimana hal ini membutuhkan kerja sama oleh tim desain. Pada akhirnya, program-
program komputer haruslah diuji dengan seksama sebelum dioperasikan. Cara paling
baik untuk menguji program-program komputer adalah dengan mengujinya dalam
pemrosesan data. Uji data dapat dilakukan baik pada data semu atau pada data riil.
Dan biasanya dalam uji data banyak ditemukan kesalahan. Dalam uji data, pengujian
harus dilakukan dalam beragam kondisi karena seringkali sebuah program yang rusak
tidak akan terlihat mempunyai masalah pada saat melakukan input data, namun sering
terlihat pada kondisi operasional. Oleh karena itu, perlu dilakukan break terhadap
program, yaitu orang yang bertanggung jawab atas pengujian harus mampu
menemukan kesalahan dalam program tersebut.

Akhirnya seluruh program komputer harus didokumentasikan dengan


memadai, baik secara internal maupun eksternal. Dokumentasi internal meliputi
beragam jenis komentar yang menjelaskan berbagai segmen kode program dan
definisi beragam variabel program.dokumentasi eksternal harus tertulis, baik dari
sudut pandang programmer maupun pengguna. Dokumentasi ini harus dapat
digunakan oleh programmer yang berbeda di tahun-tahun yang akan mendatang
bilamana bermaksud memodifikasi program tersebut. Tidak hanya menguji program
secara individu, menguji program-program terkait yang ada dalam satu kelompok
penting pula dilakukan agar dapat mengungkapkan kesalahan integrasi yang ada.

Dokumentasi Sistem Baru

Dokumentasi sistem merupakan hal yang penting dilakukan dalam


implementasi sistem, namun hal ini sering terlupakan karena pada umumnya
programmer hanya sedikit atau bahkan tidak menerima pelatihan dalam melakukan
dokumentasi meskipun sebelumnya telah menerima pendidikan dan pelatihan bahasa
pemrograman dengan baik.

5
Sering pula dikatakan bahwa seorang programmer yang baik harus menuliskan
beberapa baris kode program setiap harinya. Salah satu alasan di balik pernyataan
sejumlah kecil (beberapa baris) adalah bahwa seorang programmer harus
meluangkan waktu yang cukup untuk melakukan rencana pengembangan
dokumentasi. Pengembangan perangkat lunak komputer tanpa melakukan
dokumentasi adalah sesuatu hal yang sia-sia karena dokumentasi yang baik dapat
memberikan beragam manfaat seperti: (1) melatih karyawan baru, (2) menyediakan
bagi para programmer dan analisis beragam informasi yang bermanfaat untuk evaluasi
program dan modifikasi aktivitas di masa yang akan datang, (3) menyediakan bagi
para auditor beragam informasi untuk melakukan evaluasi pengendalian internal dan
(4) membantu memastikan bahwa spesifikai desain sistem telah terpenuhi.

Konversi File
Masalah yang sering ditemui dalam implementasi sistem adalah konversi data.
Dalam banyak kasus, file-file yang disimpan secara manual harus dikonversi dalam
format komputer dari suatu komputer ukuran sedang ke komputer lainnya.Selain itu,
proses konversi dapat menjadi proses yang mahal dan memakan waktu, terutama
dalam kasus mengkonversi file manual ke dalam file komputer.

Operasi Pengujian

Ada tiga pendekatan dasar yang bisa digunakan untuk menguji akhir suatu
sistem: (1) pendekatan lansgung yakni proses berpindah ke sistem yang baru dan
meninggalkan sistem yang lama dalam suatu waktu tertentu yang disebut cutover
point. Walaupun lebih murah, namun kelemahan dalam pendekatan ini akan
menimbulkan masalah dalam sistem akibat adanya perbedaan dalam operasi aktual
perusahaan. (2) Operasi Paralel adalah proses mengoperasikan sistem baru dan yang
lama secara simultan. Seluruh transaksi diproses di kedua sistem, kemudian hasil
yang diperoleh dari masing-masing sistem dibandingkan. Perbedaan hasil tersebut
akan mengindikasikan bahwa terdapat adanya masalah dalam sistem yang baru.
Keunggulan operasi parallel adalah sebagai pendekatan yang paling aman digunakan
namun sangat mahal dan mungkin tidak efektif biaya di seluruh aplikasinya. (3)
Konversi Modular adalah proses pengujian bertahap di setiap segmen dalam sistem
baru. Kelemahan pendekatan ini adalah lamanya waktu pengujian dan proses yang
dilakukan di dalam pendekatan ini akan dapat menunda implementasi akhir untuk
sebuah sistem baru, sehingga tidak praktis.

6
Mengevaluasi Sistem Baru

Sekali sebuah sistem diimplementasikan, proses tindak lanjut yang diperlukan


untuk memastikan bahwa sistem baru beroperasi sesuai yang direncanakan adalah
melalui pendekatan-pendekatan yang bisa digunakan seperti observasi, kuisioner,
pengukuran kinerja, dan uji banding. Singkatnya, dalam setiap implementasi sistem
akan memunculkan beragam permasalahan dan oleh karena itu perlu tindak lanjut
yang memadai.

3. Merencanakan dan Mengorganisasikan Proyek Sistem


Secara operasional, teknik teknik manajemen proyek adalah jantung siklus
hidup pengembangan sistem yang terkendali dengan baik. Istilah proyek merujuk
pada aplikasi tertentu yang telah disetujui untuk dikembangkan. Sekali persetujuan
telah diperoleh, manajemen proyek dimulai dan hal ini berarti segala sesuatu yang
berhubungan dengan analisis detail, desain, pemrograman, pengujian, implementasi,
operasi, dan perawatan proyek juga dimulai.

A. Seleksi Proyek

Jika sumber daya sebuah organiasi terbatas, maka sumber daya pengembangan
proyek harus dialokasikan pada proyek proyek yang mampu memberikan manfaat
terbesar bagi organisasi. Seleksi proyek biasanya merupakan tanggung jawab dari
komite pengarah atau unit organisasi lainnya yang bertujuan memastikan adanya
partisipasi aktif pengguna dalam proses seleksi. Seringkali biaya dan manfaat hanya
bisa diperkirakan secara subyektif, hal ini karena adanya kesulitan baik dalam
menetapkan biaya jasa informasi maupun mengestimasi sumber daya yang akan
dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek tersebut.

B. Tim Proyek
Salah satu tugas penting proyek manajemen adalah menyusun dan membentuk
sebuah tim proyek yang sesuai. Untuk sebuah proyek aplikasi sistem, keberadaan para
analis, para programer, dan teknisi lainnya adalah penting, namun adanya perwakilan
dari departemen departemen pengguna tempat aplikasi dikembangkan juga
diperlukan. Salah satu anggota tim harus dipilih menjadi pimpinan proyek (project

7
leader) agar mampu memfokuskan tanggung jawab pengendalian untuk proyek
tersebut.

Tanggung Jawab Pimpinan Proyek

Pimpinan proyek memiliki tanggung jawab langsung pada komite pengarah,


dan komite pengarah atau unit organisasi digunakan untuk menjamin keterlibatan
yang tinggi dari pengguna dalam pengembangan yang dikerjakan oleh departemen
sistem informasi. Pimpinan proyek harus tetap menjaga kontak dengan manajer
departemen pengguna utama yang memiliki tanggung jawab untuk proyek tersebut.
Pimpinan proyek juga harus tetap berkomunikasi dengan teknisi teknisi dengan
keahlian khusus. Tanggung jawab utama pimpinan proyek adalah merencanakan,
menyusun jadwal, dan mengawasi proyek. Pengaturan jadwal adalah pengaturan
kegiatan kegiatan proyek sesuai rencana yang telah disusun, pengaturan aktivitas
secara kronologis, serta rincian tanggung jawab bagi setiap anggota proyek.

Komite Pengarah
Departemen sistem informasi

Departemen Pengguna

Pimpinan Proyek

Ketua analisis Staf/teknik


Anggota Pengguna

Analisis/Programmer

Ketidakpastian Proyek
Permasalahan utama yang dihadapi oleh setiap tim proyek adalah
ketidakpastian yang berkaitan dengan aplikasi sebuah proyek. Untuk ini para teknisi
harus bekerja sama dengan pengguna untuk menentukan kebutuhan data sistem. Para

8
pengguna seringkali tidak menyadari bahwa permasalahan yang muncul akan memicu
sebuah proyek baru dan pengguna sering tidak mengetahui data apa saja yang mereka
gunakan. Untuk itu, proses tatap muka antara pengguna dan desainer menentukan
tingkat ketidakpastian.
Ketidakpastian juga sering muncul dalam pengembangan sistem. Para
programer harus menginterpretasikan rincian spesifikasi dan menuliskan perangkat
lunak yang diperlukan. Tugas tim proyek adalah mengurangi seluruh ketidakpastian,
mengoordinasi berbagai aktivitas yang dikerjakan oleh setiap bagian proyek, dan
menyelesaikan proyek dalam waktu yang telah ditentukan pada biaya yang dapat
diterima.

C. Menguraikan Proyek Menjadi Tugas dan Tahapan


Untuk merencanakan dan mengendalikan sebuah proyek dengan efektif,
dibutuhkan uraian (break down) tugas tugas yang ada ke dalam sebuah daftar
rincian tugas dan tahapan. Tidak ada metode standar untuk mengurai sebuah proyek
ke dalam aktivitas aktivitas yang lebih rinci, sebagaimana juga tidak ada daftar
rincian yang standar untuk membuat tahapan tahapan siklus hidup pengembangan
sistem. Ada beberapa alasan untuk hal ini, yaitu adanya perbedaan pendapat,
perbedaan paket komersial manajemen proyek, dan perbedaan kebutuhan untuk
proyek proyek tertentu. Makin tinggi tingkat penguraian ini ke dalam tugas dan
tahapan tertentu, makin tinggi pula kepastian sehingga kebutuhan setiap tugas atau
tahapan makin dapat diprediksi. Tujuan penguraian proyek adalah untuk memfasilitasi
penugasan dan pengawasan tenaga kerja dan sumber daya proyek lainnya.

D. Estimasi Waktu
Akurasi estimasi waktu penyelesaian proyek sebagian tergantung pada
pengalaman manajemen proyek terdahulu dalam sebuah organisasi. Pengalaman
proyek terdahulu akan meningkatkan kemampuan dan keahlian mengestimasi waktu
tiap tiap personel untuk proyek proyek baru berikutnya. Namun, estimasi tidak
selalu tepat untuk beberapa hal.
Teknik Teknik Pengukuran Kerja
Pendekatan paling mudah untuk mengestimasi adalah menebak. Tebakan
estimasi didasarkan pada pengalaman terdahulu dalam proyek atau tugas yang
sejenis. Pengukuran kerja meliputi empat langkah dasar, yaitu :
1. Identifikasi tugas yang akan diestimasi,
2. Untuk tiap tugas, diestimasi total ukuran atau volume tugasnya dengan
tepat dan sesuai kebutuhan,

9
3. Mengonversi ukuran atau volume estimasi ke dalam waktu estimasi
dengan mengalikannya dengan standar atau tingkat estimasi
pemrosesan, dan
4. Menyesuaikan tingkat estimasi pemrosesan dengan memasukkan
pertimbangan pertimbangan tertentu.

Akurasi Estimasi

Terdapat kesepakatan umum dalam beberapa poin yang terkait dengan estimasi.
Poin yang pertama adalah estimasi adalah tetap estimasi. Poin yang kedua adalah
akurasi estimasi akan meningkat seiring proyek tersebut memberikan hasil hasilnya
dari aktivitas aktivitas yang dilakukannya. Estimasi yang dibuat pada tahap tahap
awal sebuah proyek biasanya diperkirakan sedikit tidak akurat, untuk alasan inilah
guesstimate seringkali digunakan pada tahap tahap awal sebuah proyek daripada
penghitungan secara mendetail. Bidang lainnya yang menjadi kesepakatan bersama
adalah estimasi estimasi awal yang dibuat biasanya terlalu rendah. Estimasi yang
dibuat oleh personel adalah estimasi yang terlalu optimis. Jenis perilaku ini biasa
dikenal sebagai lowbailling.

E. Akuntansi Proyek
Elemen elemen lainnya yang penting dalam sistem pengendalian sebuah
proyek antara lain adalah tanggung jawab yang ditentukan dengan jelas dan tersusun
dengan baik untuk tiap personel proyek dan beberapa bentuk sistem pengukuran
akuntansi dan laporan aktual kinerja terhadap tanggung jawab yang diberikan.

Operasi Sistem
Sistem akuntansi sebuah proyek merupakan sebuah sistem akuntansi biaya
yang di dalamnya biaya biaya ditetapkan pada proyek proyek individual seiring
proses pengembangan proyek. Hal ini berarti diperlukan sistem akuntansi proyek
yang mampu menelusuri dan memantau biaya biaya yang terjadi selama masa
proyek dan memberikan laporan ringkas biaya pada saat proyek selesai. Sistem
akuntansi proyek biasanya dapat berupa manual atau otomatis.

Tingkat Rincian

Pada setiap sistem pengendalian, jika terlalu banyak detail yang dibutuhkan
oleh sistem akuntansi proyek, maka biaya overhead untuk menjalankan sistem ini
akan terlalu tinggi. Sebaliknya, jika terlalu sedikit detail yang tersedia, hasilnya pun

10
akan bersifat ambigu. Tingkat yang memadai dalam detail atau seberapa rinci data
yang dibutuhkan harus ditentukan oleh manajemen proyek.

4. Pengendalian Terhadap Sumber Daya Sistem Informasi Nonfinansial


Sejumlah faktor yang terkait dengan sistem informasi merupakan hal penting
bagi manajemen dari sisi pengawasan, namun tidak dapat diukur dalam satuan
moneter. Hal ini termasuk di dalamnya ukuran ukuran kinerja untuk perangkat
keras, lunak, dan personel. Pengukuran kinerja perangkat keras meliputi utilisasi
sistem, system downtime, dan personel. Statistik utilisasi merupakan hal yang sangat
penting karena ia mengindikasikan adanya sumbatan atau kebutuhan untuk
melakukan ekspansi sistem. Downtime adalah presentase waktu yang digunakan oleh
mesin. Sederhananya, downtime adalah laporan total jumlah jam kerja mesin tidak
bekerja dalam satu bulan. Faktor penting nonkualitatif lainnya untuk mengontrol
perangkat keras adalah kinerja perangkat lunak. Pendekatan yang paling baik untuk
mengevaluasi kinerja perangkat lunak adalah melakukan survei sistem terhadap
pengguna. Terakhir, adalah penting untuk melakukan pengendalian yang terkait
dengan para personel. Beragam jenis laporan lainnya yang digunakan untuk
mengevaluasi kinerja personel seperti :
1. Laporan kinerja spesialis entri data,
2. Laporan yang mengevaluasi efisiensi para operator sistem, dan
3. Laporan laporan yang terkait dengan efisiensi personel yang
memperbaiki perangkat keras.

A. Auditing Sistem Informasi


Banyak perusahaan yang menggunakan internal atau eksternal auditor untuk
mengaudit atau memeriksa sistem informasi. Fokus petugas audit haruslah pada
sistem informasi itu sendiri dan validitas serta akurasi data yang diproses dalam
sistem. Minat akuntan dalam proses audit sistem informasi ini cenderung berfokus
pada pengendalian internal.

B. Memelihara dan Memodifikasi Sistem


Salah satu alasan melakukan perubahan adalah yidak mungkin untuk
memperkirakan semua kontingensi selama tahap desain. Kondisi lingkungan dan
informasi membutuhkan perubahan. Akhirnya hampir semua program komputer
mengandung beberapa bugs. Bugs adalah kesalahan program komputer yang mungkin

11
tidak terdeteksi sampai dengan sistem tersebut betul betul mulai beroperasi. Demi
tujuan pengendalian, adalah penting untuk seluruh modifikasi yang dilakukan
terhadap perangkat lunak sistem dan skema data untuk senantiasa dikaji ulang secara
formal dan disetujui terlebih dahulu.

DAFTAR PUSTAKA

Bodnar, George H. dan William S. Hopwood. (Julianto & Lilis, Penerjemah). 2006. Sistem
Informasi Akuntansi. Edisi ke 9. Yogyakarta: ANDI Yogyakarta.

12