Temario de Administracin

1.- Qu es un sistema?

- Conjunto de elementos ntimamente relacionados para un fin determinado, o combinacin de cosas o partes
que forman un conjunto unitario y complejo.

- Un todo organizado, compuesto por dos o ms partes, componentes o subsistemas, delineado por los lmites
dentificables de su ambiente o suprasistema. (George Braziller)

2.- Cul es la clasificacin de los sistemas?

Por el grado de interaccin con otros sistemas: abiertos y cerrados.

Por su composicin material y objetiva: abstractos y concretos.
Por su capacidad de respuesta: pasivos, activos y reactivos.
Por su movilidad interna: estticos, dinmicos, homeostticos y probabilsticos.
Por la predeterminacin de su funcionamiento: determinsticos y dependientes.
Por su grado de dependencia: independientes e interdependientes.

3.- Cules son los sistemas cerrados?

-Segn el nivel de influjos que reciben, se denominan abiertos o cerrados. Si adquiere pocos, como una estufa
slo obtiene gas para funcionar, sera relativamente cerrado. Al contrario, si recibe muchas influencias o
insumos como una empresa se denomina abierto, aunque son conceptos relativos.

4.- Cules son los sistemas abstractos?

-Es aquel donde todos sus elementos son conceptos. Por ejemplo, los numricos, los idiomas y las doctrinas
filosficas.

5.- Cul es un sistema concreto?

- Es aqul donde al menos dos de sus elementos son objetos.

6.- Cmo funcionan los sistemas reactivos?

- Los sistemas reactivos funcionan en respuesta al estmulo de otro; por ejemplo, una silla es un objeto
abstracto hasta cierto punto, pues el ser humano le da sentido de silla cuando conoce su utilidad; de otra
forma, slo es un conjunto de palos y, en todo caso, eso es lo concreto.

7.- Cules son los sistemas probabilsticos y determinsticos?

- En los probabilsticos existe incertidumbre sobre su futuro, es decir, no se puede anticipar con precisin su
derrotero; las empresas son sobre todo sistemas probabilsticos, de ah la importancia de la planeacin de
largo, mediano y corto plazos. Los determinsticos se caracterizan porque su funcionamiento se puede
predecir con certeza; por ejemplo, el desempeo de una planta industrial por las capacidades de produccin
de sus mquinas.
8.- Cules son los elementos de los sistemas?

- Insumo(s) o influjos. Abastecen al sistema de lo necesario para que cumpla su misin; por ejemplo, capital,
personal, materia prima.

- Proceso(s). Es la transformacin de los insumos, de acuerdo con ciertos mtodos propios, con sistemas que
son subsistemas; ejemplo: produccin, ventas, finanzas y contabilidad, etctera.

- Producto(s). Es el resultado del proceso y, a su vez, es un insumo de otros sistemas (empresas, clientes,
etctera).

- Retroalimentacin(es). Retro proviene del latn y significa hacia atrs, atrs. En trminos administrativos,
retroalimentacin o retroinformacin significa recibir la evaluacin o aceptacin de los productos o
servicios por el medio ambiente para corregir procesos; en la prctica, es el anlisis de los resultados en
relacin con la aceptacin del usuario, cliente o consumidor respecto de lo que produce la empresa. Se utilizan
varias retroalimentaciones, como auditoras externas, encuestas, anlisis de quejas, etctera.

9.- Cules son las unidades de entrada de los sistemas?

- Las unidades de entrada, en el caso de la contabilidad de una empresa, son sus formatos: plizas, vales,
entradas de almacn, recibos, contrarrecibos, etc., que nutren al sistema de informacin.

10.- Cul es el modelo de organizacin con el enfoque de sistemas?

- Ver a la empresa y, en general, a las organizaciones sociales como sistemas permite apreciarlas mejor, pues
son entidades sociales muy dinmicas, en donde las personas estn en comunicacin continua, toman
decisiones, se comprometen, acuerdan e interactan con su medio al comprar y vender, de forma que la
actividad colectiva de los miembros de la organizacin adquiere un sentido de eficiencia, eficacia y efectividad.

11.- Qu elementos considera el modelo de Katz y Kahn como sistema abierto?

- Estos autores ven la organizacin como un sistema abierto con los siguientes elementos:
a) Insumos.
b) Resultados o productos.
c) El funcionamiento de la organizacin como proceso.

12.- Cules son los nueve elementos que establece Katz y Kahn en su obra?

- Kahn en su obra Productivity and Job Satisfaction, Personnel Psychology y Katz establecen nueve
elementos:
1. Importacin de energa. Los sistemas abiertos toman energa en forma de insumos del medio ambiente
externo, pues las estructuras sociales no son autosuficientes.
2. Procesamiento. El sistema transforma los insumos recibidos, es decir, en l se realizan trabajos y
operaciones organizadas.
3. Productos (servicios y bienes que genera el sistema). Son resultado de la transformacin de insumos
mediante el trabajo.
4. Funcionamiento cclico. Los productos que los sistemas abiertos aportan al medio ambiente y que los
convierten en insumos entrarn de nuevo al proceso de un sistema a travs de ciclos continuados que logran
una estabilidad por la actividad cclica continuada.
5. Entropa negativa. La entropa negativa es consecuencia de desajustes internos que el sistema aprende a
controlar dentro de rangos de tolerancia; en el caso de las empresas, la experiencia directiva es determinante
para el manejo de la entropa.
6. La informacin, retroalimentacin y el proceso de codificacin son fundamentales para que funcione un
sistema abierto. La informacin permite al sistema entender su medio ambiente y conocer si su
funcionamiento es el adecuado. Por su parte, la retroalimentacin puede ser positiva o negativa, y en el caso
de esta ltima seala las fallas conforme a un cdigo.

7. Estado estable y homeostasis dinmica. Las entradas y salidas continuas de insumos proporcionan al
sistema un estado estable dentro de un rango en relacin con los productos de su proceso, al servir a otros
sistemas que le retribuyen. Sin embargo, todo sistema tiene un periodo de crecimiento en virtud de ganar en
la relacin insumo-producto; es decir, sus productos valen ms que sus insumos (en el caso de las empresas,
es la utilidad).
8. Diferenciacin. Como consecuencia de su crecimiento o expansin, cada sistema abierto tiene
caractersticas especficas que lo distinguen de los dems sistemas o estructuras. Requiere su ventaja
competitiva.
9. Equifinalidad. Principio tambin sugerido por Bertalanff y, el cual seala que un sistema puede lograr el
mismo estado final por diferentes caminos y desde distintos estados iniciales.

13.- Qu caracterstica de los sistemas seala Katz y Kahn?

- Katz y Kahn sealan que las organizaciones sociales, como sistemas abiertos, requieren constantes insumos
de mantenimiento, entradas que sostengan al sistema e insumos de produccin para convertirlos en
productos finales.
Otra caracterstica de los sistemas sociales, sealada por Katz y Kahn, es que son artificiales, pues son creacin
del hombre y sus bases son elementos de tipo psicolgico-social, como actitudes, percepciones, creencias,
motivaciones, hbitos y expectativas de los individuos; as, su variabilidad es mayor que la de los sistemas
naturales. De este modo, los roles sociolgicos que determinan la conducta de los miembros, las normas
establecidas que la regulan y los valores en que se basa son los fundamentos interrelacionados de la
construccin de los sistemas sociales. De ah que el administrador profesional deba ser un modelador del
sistema en forma amplia, no slo de procesos administrativos, sino tambin de los sociales.

14.- Cules son los cinco subsistemas que sealan Katz y Kahn, donde sealan que el funcionamiento
organizativo se lleva a cabo gracias a la intervencin de estos?
- Katz y Kahn sealan que el funcionamiento organizativo se lleva a cabo gracias a la interrelacin de cinco
subsistemas internos: subsistema de produccin, mediante el cual se lleva a cabo la transformacin de
insumos e informacin a productos; subsistema de apoyo, que permite las condiciones favorables para el
funcionamiento de sistemas al apoyar al sistema en sus transacciones con el medio ambiente; en el caso de
una empresa o una organizacin social, los directivos deben apoyar, asesorar y servir: procurar todo lo
necesario a los operadores del sistema.
El tercer subsistema es el de mantenimiento, gracias al cual se preserva el sistema. En esencia, se encarga de
vincular el elemento humano a los objetivos del sistema. Los sistemas de recompensa y sanciones son
subestructuras de mantenimiento. Las evaluaciones de la satisfaccin del cliente tienen la funcin de
mantenimiento para que los clientes conserven el grado de satisfaccin deseado.
La finalidad de los subsistemas de adaptacin es ajustar el sistema a los cambios del medio ambiente para
evitar que se interrumpa la entrada de insumos y la exportacin de productos del sistema.
El subsistema de direccin est compuesto por el ciclo de las actividades necesarias para coordinar, controlar
y dirigir los dems subsistemas mediante estructuras administrativas, reguladoras y de autoridad.
15.- Cules son los factores ambientales que influyen en la organizacin?
- Los factores ambientales que influyen en la organizacin son:
Culturales. Ideales, valores y normas prevalecientes en la sociedad; su desarrollo histrico e ideologas
presentes; adems, creencias, costumbres y naturaleza de las instituciones sociales.
Tecnolgicos. Grado y perspectivas del avance cientfico y tecnolgico.
Educacionales. Grados de escolaridad y preparacin para el trabajo productivo.
Polticos. Sistema poltico y situacin poltica general.
Legales. Legislacin que afecta diversos aspectos de la interaccin de las organizaciones con el medio.
Recursos naturales. Disponibilidad y condiciones climticas, orogrficas, hidrogrficas, etctera.
Demogrficos. Edad, sexo, cantidad y distribucin de los recursos humanos.
Sociolgicos. Estratificacin y movilidad sociales, definicin de los papeles sociales y caractersticas de las
instituciones sociales.
Econmicos. Estado de la economa y accin de los agentes econmicos, incluso el cliente.

16.- Cules son los subsistemas que se crean y disean con propsitos especficos para las organizaciones?
- Las organizaciones son sistemas sociales que se crean y disean con propsitos especficos, y constan de los
siguientes componentes o subsistemas:
Subsistema de metas y valores.
Subsistema tcnico.
Subsistema estructural.
Subsistema psicosocial.
Subsistema administrativo.

17.- Qu es el anlisis crtico?

- Los sistemas de gestin para las empresas tienen muchas bondades, pero tambin el riesgo de que, al
facilitar tanto el trabajo operativo y directivo, limiten la creatividad en la empresa; as, estamos de acuerdo
con Rusell Ackoff en que es necesario ensear a los administradores cmo ganarle al sistema.

18.- A qu se refiere el modelo sociotcnico de Tavistock?

- La forma de trabajar productivamente resulta de la combinacin correcta del sistema tecnolgico
(conformado por los equipos tcnicos necesarios para realizarla) con el sistema social (conjunto de relaciones
entre quienes ejecutan las tareas). En pocas palabras, no basta la tecnologa si no se integra al cuerpo social
(equipo de trabajo).

19.- A qu se refiere el modelo de March y Simon?

- La direccin de las empresas es tan dinmica que no existe una tcnica para cada situacin, ni teora que
abarque todas las ramas empresariales.

20.- Qu elementos abarca la teora de la organizacin?

- La teora de la organizacin abarca seis elementos:
Tamao de la organizacin
Grado de interaccin
Personalidad de los miembros
Congruencia de metas
Tcnica de las decisiones
Eficiencia actual del sistema.