Penutup 7

Demikianlah sedikit gambar cara penggunaan aplikasi SIMPEG, dan untuk

fasilitas lain yang tidak dibahas di buku pedoman penggunaan ini dianggap
sangat mudah penggunaannya karena aplikasi ini berbasis bahasa Indonesia
dan juga tidak ada persyaratan khusus dalam pengoperasiannya.

USERS GUIDE
Technical Support:
Phone : +628164986892
E-mail : h3ndrock@gmail.com
Copyright 2009-2012 Campus Data Soft (CDS), Inc. All rights reserved.

SIMPEG
v3.1
Dokumen Petunjuk Penggunaan ini di buat untuk
mempelajari cara memasang ke komputer
PETUNJUK BAGI
(install), cara menggunakan dan cara membuang
PENGGUNA
dari komputer (uninstall) Program Aplikasi
SIMPEG v3.1

Copyright 2009-2012 Campus Data Soft (CDS), Inc. All rights reserved.

i
SIMPEG Users Guide 86
 Penutup 7
Form analisa proses import file MS
Access akan menampilkan kete-
DAFTAR ISI
rangan tabel dan jumlah record yang
berhasil diimport. BAB I PENDAHULUAN SIMPEG ___________________________ 1
Biasanya error dalam proses Import APLIKASI SIMPEG __________________________________ 2
file MS Access jarang terjadi, KESEPAKATAN DASAR SEBELUM INSTALASI _________ 3
kecuali file MS Access yang tidak Regional and Language Options _______________________ 3
mendukung atau disyaratkan oleh Sistem Minimal yang Dibutuhkan ______________________ 3
aplikasi SIMPEG.
INSTALASI PROGRAM ______________________________ 4
Tombol Simpan file Import.log UNINSTALL PROGRAM ______________________________ 9
(yang bergambar disket) digunakan Add or Remove Programs - Control Panel _______________ 9
untuk menyimpan hasil analisa ke Short-cut Uninstall SIMPEG v3.1 ______________________ 9
dalam file Import.log.
MEMULAI APLIKASI SIMPEG ________________________ 11
File Import.log berjenis file teks dan Short-cut Aplikasi SIMPEG __________________________ 11
dapat dibuka dengan pengolah kata Jendela Login ______________________________________ 11
sederhana seperti NotePad.exe atau FORM UTAMA APLIKASI SIMPEG ____________________ 12
WordPad.exe.
Titlebar __________________________________________ 13
Tombol OK digunakan untuk Menubar __________________________________________ 13
menutup tampilan form Analisa Toolbar __________________________________________ 15
Data File MS Access. Statusbar _________________________________________ 16
AKTIVASI PRODUK SIMPEG _________________________ 16
MENGAKHIRI APLIKASI SIMPEG _____________________ 18
BAB 2 SISTEM PENGKODEAN _____________________________ 19
KODE BERMAKNA __________________________________ 20
KODE URUTAN DATA _______________________________ 24
BAB 3 MENU FILE ________________________________________ 25
PENGERTIAN MENU FILE____________________________ 26
MEMBUKA FILE DATABASE _________________________ 27
MENYIMPAN FILE DATABASE DENGAN NAMA LAIN __ 28
MEMBACKUP FILE DATABASE ______________________ 29

i
SIMPEG Users Guide 84
 Konversi dan Import File
Konversi File 6
RIWAYAT DP3 PEGAWAI ____________________________ 61
akan ditampilkan jendela peringatan bahwa proses konversi file gagal RIWAYAT HUKUMAN _______________________________ 62
dilakukan.
RIWAYAT LAINNYA ________________________________ 63
Form analisa seperti gambar disam- Tab Riwayat Kepangkatan ____________________________ 63
ping akan selalu ditampilkan pada Tab Riwayat Jabatan ________________________________ 64
saat proses konversi dilakukan dan Tab Riwayat Organisasi ______________________________ 65
terletak di sebelah kiri form konversi
Tab Riwayat Tanda Jasa _____________________________ 66
file.
Tab Riwayat Tugas Luar Negeri _______________________ 66
Gambar disamping memperlihatkan Tab Riwayat Penguasaan Bahasa ______________________ 67
ada beberapa sheet memiliki error Tab Riwayat Pendidikan Umum _______________________ 67
dengan keterangan penyebab error-
Tab Riwayat Pendidikan dan Pelatihan (DIKLAT) _________ 69
nya.
Tab Riwayat Penataran ______________________________ 70
Pada bagian error (tulisan berwarna Tab Riwayat Seminar/Lokakarya/Simposium _____________ 71
biru) dapat di klik untuk melihat Tab Riwayat Kursus ________________________________ 72
pada form konversi sheet mana dan
RIWAYAT KELUARGA PEGAWAI _____________________ 72
baris data keberapa yang menye-
Tab Data Orang Tua Kandung _________________________ 73
babkan error tersebut.
Tab Riwayat Istri atau Suami _________________________ 73
Solusi dari masalah error ini adalah Tab Riwayat Anak (Kandung-Angkat-Tiri)_______________ 74
perbaiki data sumber (MS Excel)
RIWAYAT CUTI PEGAWAI ___________________________ 75
dan setelah itu ulangi lagi proses
RIWAYAT KENAIKAN GAJI BERKALA PEGAWAI ______ 76
konversi file, sampai tidak ada error
yang terjadi. DAFTAR MUTASI PEGAWAI _________________________ 78
BAB 6 KONVERSI DAN IMPORT FILE ______________________ 79
Jika tidak ada data/record pada file MS Excel yang mengandung data yang
tidak valid atau error, proses konversi file akan diakhiri dengan informasi PENGERTIAN KONVERSI DAN IMPORT FILE___________ 80
bahwa proses konversi berhasil dilakukan. KONVERSI FILE ____________________________________ 81
IMPORT FILE _______________________________________ 83
Klik tombol Simpan file Konversi.log (yang bergambar disket) untuk
menyimpan keterangan error tersebut dalam sebuah file yang bernama BAB 7 PENUTUP __________________________________________ 85
Konversi.log yang dapat digunakan untuk sumber informasi pada saat
pembetulan/perbaikan data/record pada file MS Excel.
Penyimpanan data error pada file Konversi.log akan menimpa (overwrite) isi
file Konversi.log yang sebelumnya.
File Konversi.log berjenis file teks biasa dan dapat dibuka dengan aplikasi
NotePad.exe atau WordPad.exe yang dimiliki Windows.
iii
SIMPEG Users Guide 82
 Konversi dan Import File
Pengertian Konversi dan Import File 6
Pengertian Konversi dan Import File
Konversi file digunakan untuk mengkonversi file MS Excel ke dalam bentuk
Pendahuluan
file MS Access.
Menu ini dirancang untuk membantu user aplikasi SIMPEG untuk proses
SIMPEG
penginputan atau pemasukkan dataa melalui fasilitas konversi dan import file.
Prinsip kerjanya adalah file data MS Excel dengan format dan ketentuan
tertentu di konversi ke file MS Access dan akan menghasilkan nama file MS
Access yang sama dengan nama file MS Excel-nya.
Format dan ketentuan file data MS Excel dapat dilihat pada file Sample.xls
yang disertakan pada file instalasi Aplikasi SIMPEG.
Banyaknya baris data atau jumlah record pada file MS Excel yang dapat di
konversi sebanyak 1.000 baris data/record.
File MS Access hasil konversi tersebut selanjutnya dilakukan proses import
kedalam database aktif.
Proses import file database menggunakan fasilitas import file database
kedalam file database aktif dengan cara aplikasi mencek apakah ada record
dengan NIP yang akan diimport dan jika ada aplikasi akan menghapus semua
record pada tabase aktif yang sama dengan NIP dari file database yang akan
di import.
Proses penghapusan data pada database aktif akan menghapus semua data
yang berada di data master maupun data yang berada di data riwayat dan akan
memperbarui data/record berdasarkan data/record yang terdapat pada file
database yang akan di import.
Sebelum melakukan proses import file, dianjurkan untuk membackup atau
menyimpan dalam nama lain file database aktif.

PERINGATAN: BAB
1. Proses Konversi akan dibatalkan, jika nama file MS Excel yang akan
di konversi sama dengan nama File database aktif.
2. Proses Import akan dibatalkan, jika nama file database yang akan di
import sama dengan nama file database aktif.
1
SIMPEG Users Guide 80
 Menu Data Pendahuluan SIMPEG
Daftar Mutasi Pegawai 5 1 Kesepakatan Dasar Sebelum Instalasi
Daftar Mutasi Pegawai Kesepakatan Dasar Sebelum Instalasi
Menu Data: Daftar Mutasi Pegawai... Regional and Language Options
Short-cut: Ctrl+M Program aplikasi SIMPEG ini telah diuji dibawah sistem operasi Microsoft
Icon: Windows XP dan belum pernah diuji pada sistem operasi lain.
Pada sistem operasi Microsoft Windows XP, Regional and Language Options
harus diset menjadi Standard Indonesia, seperti pada gambar berikut.

Menu ini masih dalam taraf pengembangan, menunggu input atau masukan
dari user sekaligus untuk mempersiapkanbentuk laporan baku untuk masalah
mutasi pegawai.
Namun siapapun dapat mencoba menggunakan menu ini untuk mempelajari
cara kerjanya.
Sistem Minimal yang Dibutuhkan
Untuk menginstalasi Program Aplikasi SIMPEG, ada beberapa persyaratan
minimal komputer yang harus dimiliki, seperti:
Processor Intel Pentium III 600 M.Hz atau yang lebih tinggi
Resolusi minimal Video Graphics Adapter (VGA) 800 x 600 pixels.
Instalasi program membutuhkan kapasitas hard disk minimal 37,5 MB
(untuk program dan file database).
Keyboard dan Mouse standard.
MS Access telah terinstall di komputer.

SIMPEG Users Guide 78 3 SIMPEG Users Guide

 Menu Data Pendahuluan SIMPEG
Riwayat Kenaikan Gaji Berkala Pegawai 5 1 Instalasi Program
Tanggal Selesai Cuti diisi dengan data tanggal berakhirnya izin cuti pegawai Baca baik-baik Kesepakatan atas Lisensi ini, pilih Saya setuju dengan
yang bersangkutan. kesepakatan tersebut, kemudian klik tombol Next >. Anda juga dapat
kembali ke langkah sebelumnya dengan cara mengklik tombol < Back.
Jenis Cuti Pegawai dipilih dari daftar yang tersedia, yaitu Cuti Tahunan, Cuti
Besar, Cuti Sakit, Cuti Bersalin, dan Cuti Karena Alasan Penting.
Tahun Cuti diisi dengan tahun pelaksanaan cuti pegawai, sedangkan Lama
Cuti menyatakan lamanya pelaksanaan cuti pegawai tersebut. Contoh isian
14 (Empat Belas) Hari, 100 (Seratus) Hari dan sebagainya. Panjang untuk
isian ini maksimum 35 karakter.
Nomor dan Tanggal Surat Cuti diisi masing-masing dengan keterangan
tentang surat izin cuti dengan ketentuan panjang maksimum untuk Nomor
Cuti adalah 35 karakter.

Riwayat Kenaikan Gaji Berkala Pegawai

Menu Data: Riwayat KGB Pegawai...
Short-cut: Ctrl+G
Icon: Isikan Sandi lewat (Password) yang terdapat pada cover DVD Installation
SIMPEG, kemudian klik Next >.

Tanggal SK KGB diisi dengan Tanggal Surat Keputusan Kenaikan Gaji

Jika anda ingin mengganti folder tempat Program Aplikasi SIMPEG v3.1
Berkala Pegawai dan record ini merupakan record kunci, sehingga nilainya
akan diinstal, klik tombol Browse..., dan selanjutnya pilih folder instalasi.
tidak boleh duplikat untuk masing-masing pegawai.

SIMPEG Users Guide 76 5 SIMPEG Users Guide

 Menu Data Pendahuluan SIMPEG
Riwayat Keluarga Pegawai 5 1 Instalasi Program
Isian Nama Istri/Suami diisi dengan ketentuan panjang isian tidak melebihi Jika ingin mengubah tempat Folder Start Menu di install dapat dilakukan
50 karakter, sedangkan isian Keterangan di pilih salah satu Istri atau Suami. dengan cara mengklik tombol Browse... dan pilih folder untuk start menu
aplikasi, isian defaultnya (CDS, Inc.\SIMPEG v3.1).
Tempat Lahir diisi data tempat kelahiran istri atau suami dengan syarat
panjang isian tidak melebihi 30 karakter. Jendela Pilih Task Tambahan akan membuat ikon short-cut untuk menjalan-
kan aplikasi SIMPEG di Desktop atau di Quick Launch sesuai pilihan.
Tanggal Nikah diisi dengan tanggal pernikahan dan record ini merupakan
record kunci dan datanya tidak boleh duplikat.
Pendidikan Umum diisi dengan pendidikan terakhir istri/suami pada saat data
di entri, dan jika informasi data ini tidak tersedia (bukan tidak ada) silahkan
pilih (N/A) yang artinya Not Available (tidak tersedia).
Tetapi jika pendidikan terakhir tersebut tidak terdaftar pada list, maka
tuliskan pendidikan akhirnya dengan syarat tidak melebihi 15 karakter.
Isian Pekerjaan diisi dengan jenis pekerjaan istri/suami dengan cara memilih-
nya dari daftar, tetapi jika jenis pekrjaan tidak terdapat pada ldaftar dapat
ditulis secara langsung pada kotak yang tersedia dengan syarat panjang isian
tidak melebihi 30 karakter.
Tab Riwayat Anak (Kandung-Angkat-Tiri)
Tahap berikutnya adalah installer akan siap memulai instalsi Program
Aplikasi SIMPEG v3.1.

Data Nama Anak diisi dengan nama anak baik itu nama anak kandung, anak
angkat maupun nama anak tiri dengan syarat tidak melebihi 50 karakter.
Riwayat ini dikunci berdasarkan record Nama Anak yang menurut logika
seorang pegawai tidak mungkin mempunyai anak dengan nama yang sama
artinya kemungkinan duplikat sangat kecil sekali.
Jika dikunci berdasarkan record tanggal lahir anak, maka duplikasi akan
terjadi disebabkan seorang pegawai kemungkinan mempunyai anak kembar.
SIMPEG Users Guide 74 7 SIMPEG Users Guide
 Menu Data Pendahuluan SIMPEG
Riwayat Keluarga Pegawai 5 1 Uninstall Program
Tab Riwayat Kursus Uninstall Program
Uninstall aplikasi SIMPEG dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu:
Add or Remove Programs - Control Panel
Pada jendela Add or Remove Programs, pilih SIMPEG v3.1 (Revision 1)
pada list dan kemudian klik tombol Remove, seperti gambar berikut.

(Lihat cara pengisian Riwayat Penataran pada Tab Riwayat Penataran).

INFORMASI:
Pengisian Data-data Riwayat akan sangat mudah jika masing-masing
pegawai melengkapi datanya dengan salinan dokumen penunjang, seperti
Short-cut Uninstall SIMPEG v3.1
salinan SK Pangkat, salinan SK Pengangkatan pada Jabatan, salinan
Short-cut ini dapat diakses melalui tombol Start pada Desktop Windows dan
Ijazah/STTB, salinan dokumen perjalanan dinas ke luar negeri dan lain
pilih Short-cut CDS, Inc SIMPEG v3.1 Uninstall SIMPEG v3.1.
sebagainya.

Riwayat Keluarga Pegawai

Menu Data: Riwayat Keluarga Pegawai... Proses uninstall program/aplikasi SIMPEG akan menyebabkan ditampilkan-
Short-cut: Ctrl+K nya jendela-jendela peringatan seperti berikut.
Icon:
Riwayat Keluarga Pegawai terdiri dari 3 (tiga) jenis tab, yaitu Data Orang
Tua Kandung, Data Istri atau Suami, dan Data Anak (Kandung-Angkat-Tiri).
Penjelasan untuk ke tiga jenis tab tersebut dapat dilihat pada halaman berikut
ini. Klik tombol Yes, jika ingin menghapus aplikasi SIMPEG v3.1 dari komputer
dan klik tombol No, jika ingin membatalkan proses Uninstall.

SIMPEG Users Guide 72 9 SIMPEG Users Guide

 Menu Data Pendahuluan SIMPEG
Riwayat Lainnya 5 1 Memulai Aplikasi SIMPEG
Data riwayat ini dikunci berdasarkan record Tanggal Mulai Pendidikan atau Memulai Aplikasi SIMPEG
Pelatihan.
Short-cut Aplikasi SIMPEG
Lamanya Diklat diisi dengan lamanya pendidikan/pelatihan dalam format jam
Ada beberapa short-cut untuk menjalankan program/aplikasi SIMPEG,
yang biasanya tertera pada STTP. Jika lamanya diklat tertera dalam format
diantaranya:
hari atau format lainnya selain jam, nilainya dapat dikonversi menjadi jam.
1. Short-cut SIMPEG v3.1 pada Desktop dan Quick Launch jika pada
Misalkan lama pelatihan 5 hari dapat diidentikan dengan 40 jam.
proses instalasi diikutsertakan (lihat halaman 7).
Nomor STTP diisi dengan Nomor STTP Pendidikan/Pelatihan, maksimum 2. Short-cut SIMPEG v3.1 pada Start All Programs CDS, Inc
isian panjangnya 35 karakter. Sedangkan Tanggal STTP diberikan sesuai SIMPEG v3.1 SIMPEG v3.1.
dengan tanggal yang tertera pada STTP dan biasanya terletak diatas penanda
Jendela Login
tangan STTP.
Proses menjalankan aplikasi SIMPEG v3.1 diawali dengan ditampilkannya
Tab Riwayat Penataran jendela login sepeti gambar berikut.

User Name otomatis akan terset dengan user name komputer tempat meng-
install aplikasi SIMPEG, sedangkan Password default untuk menjalankan
aplikasi adalah administrator (tanpa tanda petik tunggal).
Password dapat diganti dengan cara mengakses menu Tools dan pilih sub
menu Options....
Jika password yang diisikan tidak sesuai, maka aplikasi akan mem-
peringatkan tentang kesalahan, seperti pada gambar berikut.

Nama Penataran diisi dengan nama kegiatan penataran dengan panjang

maksimum isian 100 karakter.
Tempat Penataran adalah nama kota tempat penyelenggaraan penataran
dengan maksimum panjang isian 50 karakter.
Penyelenggara Penataran diisi nama institusi atau instansi penyelenggara INFORMASI:
kegiatan penataran. Panjang maksimum isian adalah 50 karakter. Beri tanda centang pada Option box Tampilkan selealu password jika
menginginkan password selalu otomatis terisi pada saat memulai aplikasi.

SIMPEG Users Guide 70 11 SIMPEG Users Guide

 Menu Data Pendahuluan SIMPEG
Riwayat Lainnya 5 1 Form Utama Aplikasi SIMPEG
Form utama aplikasi SIMPEG pada dasarnya berfungsi untuk peletakan
beberapa informasi, seperti nama file database yang digunakan dan kontrol
form (Titlebar), beberapa short-cut (Menubar dan Toolbar) serta beberapa
informasi tambahan yang dapat dilihat pada Statusbar.
Titlebar

Icon aplikasi Kontrol form

SIMPEG v3.1 adalah nama dan versi aplikasi.

C:\Program Files\CDS, Inc\SIMPEGv3.1\DB_SIMPEG.mdb adalah nama
file database.
[TRIAL VERSION] menunjukan aplikasi dalam modus ujicoba dan
tulisan tersebut akan hilang jika aplikasi sudah diaktivasi (lihat penjelasan
Jurusan diisi dengan jurusan pada jenjang atau tingkat yang ditempuh. Dan cara aktivasi produk pada halaman 16).
jika tingkat pendidikan tersebut tidak memiliki jurusan, maka pada kotak Menubar
isian dapat diisi karakter - (karakter tanda strip/minus). Maksimum karakter
yang diijinkan pada isian jurusan adalah 50 karakter.
Isian Nama Sekolah/PTN/PTS diisi nama institusi pendidikan tanpa nama
Pada menubar terdapat beberapa menu yang digunakan untuk mengoperasi-
kota tempat institusi pendidikan berada, kecuali nama institusi pendidikan
kan aplikasi SIMPEG dan untuk mengganti skin aplikasi sesuai keinginan.
tersebut mengandung unsur nama daerah, misalkan Institut Teknologi
Bandung wajib di tulis secara lengkap, dan panjang maksimum 50 karakter. Menu File
Isian Tempat dapat ditulis nama kota atau daerah tempat institusi pendidikan
berada maksimum isian 30 karakter.
Nama Kepala Sekolah atau Rektor sebaiknya ditulis secara lengkap berikut
gelar akademiknya (disesuaikan dengan yang terdapat pada ijazah/STTB)
mengikuti kaidah penulisan nama dan gelar akademik yang baku. Maksimum
panjang isian ini adalah 50 karakter. Menu Edit
Nomor STTB atau Nomor Ijazah diisi seperti yang terdapat pada ijazah/STTB
dengan panjang karakter maksimum 35.
Tanggal STTB atau Ijazah merupakan record kunci dan datanya tidak boleh
duplikat.

SIMPEG Users Guide 68 13 SIMPEG Users Guide

 Menu Data Pendahuluan SIMPEG
Riwayat Lainnya 5 1 Form Utama Aplikasi SIMPEG
Tab Riwayat Tanda Jasa Toolbar

Toolbar merupakan serangkaian tombol yang memiliki gambar (icon) atau

teks dan setiap tombol berfungsi sebagai satu short-cut untuk menjalankan
perintah-perintah yang sering digunakan di aplikasi.
Standard Toolbar
Untuk meringkas/compact file
database aktif
Print/Preview
Backup file database
Save As file database
Panjang karakter untuk isian Nama Tanda Jasa/Penghargaan/Kehormatan
maksimum 50 karakter, sedangkan untuk isian Nomor SK Tanda Jasa/Peng- Open file database

hargaan/Kehormatan maksimum 35 karakter. Edit Toolbar

Data riwayat tanda jasa dikunci berdasarkan Tanggal SK Tanda Jasa/Peng- Edit Data Kantor Pembayaran Gaji
hargaan/Kehormatan dan untuk masing-masing pegawai tidak boleh duplikat.
Edit Data Wilayah/Area
Tahun Perolehan Tanda Jasa diisi dengan tahun perolehan tanda jasa/peng- Edit Data Jabatan Fungsional
hargaan/kehormatan. Edit Data Unit Kerja dan Jabatan
Struktural
Tab Riwayat Tugas Luar Negeri Edit Data Instansi Induk dan
Jabatan Negara
Data Toolbar

Pendataan Mutasi Pegawai

Pendataan Riwayat Kenaikan
Pangkat Berkala (KGB)
Pendataan Riwayat Izin Cuti
Pendataan Riwayat Keluarga
Pegawai
Pendataan Riwayat Lainnya
Pendataan Riwayat Hukuman
Pendataan Riwayat Penilaian DP3
Pendataan Master Pegawai
Panjang karakter untuk Negara Tujuan tugas diisi dengan ketentuan panjang
maksimum 30 karakter.
SIMPEG Users Guide 66 15 SIMPEG Users Guide
 Menu Data Pendahuluan SIMPEG
Riwayat Lainnya 5 1 Aktivasi Produk SIMPEG
diinput lagi untuk data lainnya akan menyebabkan data menjadi duplikat dan Untuk mengaktivasi produk dapat dilakukan dengan cara mengklik Aktivasi
akan menyebabkan terjadinya error. SIMPEG v3.1... pada Help menu, seperti gambar berikut.
Tab Riwayat Jabatan

Proses aktivasi produk akan menyebabkan ditampilkannya Form Aktivasi

Produk seperti gambar berikut.

Isian Nama Unit Kerja, Nama Jabatan dan Pejabat Penetap dapat diisi secara Isikan data aktivasi produk yang terdapat pada DVD atau kotak DVD aplikasi
langsung maupun dengan bantuan kotak pencarian dengan cara mengklik SIMPEG.
tombol Pilih Unit Kerja atau tombol Pilih Pejabat
Jika data yang diinput tidak valid atau salah, maka akan ditampilkan form
Isian Jenis Jabatan dan Eselon Jabatan dapat dipilih dari daftar yang tersedia, peringatan seperti gambar berikut.
khusus untuk Jabatan Struktural yang dfatanya diambil dari daftar jabatan,
Eselon Jabatan otomatis terisi dari data Jabatan Struktural pada database.
Data Riwayat Jabatan dikunci berdasarkan TMT Jabatan dan nilainya tidak
boleh duplikat untuk masing-masing pegawai. Jika ada seorang pegawai pada
saat bersamaan memiliki jabatan lebih dari satu, tetapi TMT Jabatannya pasti
berbeda, masukkan kedua jabatan tersebut karena TMT Jabatannya tidak
duplikat. Tampilnya form peringatan kegagalan aktivasi diatas dapat disebabkan
beberapa kemungkinan, yaitu tidak sesuainya data Nama Organisasi, Nomor
INFORMASI: ID Produk dengan Kode Aktivasi atau kemungkinan lainnya adalah Nama
Jabatan tambahan yang tugas pokok dan fungsinya di masukkan ke tugas Organisasi tidak dimulai dengan kata PEMERINTAHAN.
pokok dan fungsi pada jabatan lain, maka jabatan tambahan tersebut tidak
termasuk sebagai jabatan.
SIMPEG Users Guide 64 17 SIMPEG Users Guide
 Menu Data
Riwayat Hukuman 5
Riwayat Hukuman Sistem
Menu Data: Riwayat Hukuman...
Short-cut: Ctrl+H
Icon: Pengkodean

Isian Jenis Hukuman diisi berdasarkan pilihan, yaitu Ringan, Sedang, dan
Berat, sedangkan isian Deskripsi Hukuman juga diisi berdasarkan pilihan
yang ada, yaitu Tegoran Lisan, Tegoran Tertulis, dan Pernyataan Tidak Puas
Secara Tertulis.
Untuk isian Pemberi Hukuman dapat ditulis secara langsung nama jabatan
pejabat pemberi hukuman atau dapat dicari dengan cara mengklik tombol
Pilih Pejabat. Panjang maksimum isian ini adalah 100 karakter.
Riwayat Hukuman dikunci berdasarkan data Tanggal Mulai Hukuman dan
nilai ini wajib diisi dan tidak boleh duplikat untuk masing-masing pegawai.
Nomor SK Penetapan diisi dengan nomor SK Penetapan Hukuman terhadap BAB
pegawai yang bersangkutan dengan panjang maksimum 35 karakter.
Sedangkan untuk isian semua tanggal memiliki format baku yaitu
dd/MM/yyyy.
2
SIMPEG Users Guide 62
 Menu Data
Master Pegawai
Tombol Transfer ke Data Riwayat DIKLAT digunakan untuk memindahkan
data master ke data riwayat pendidikan dan pelatihan (diklat) dengan
ketentuan Tanggal Mulai Diklat harus sudah terisi.
Tab Data Alamat dan Data Lainnya
Pengisian Alamat Pegawai hanya terdiri dari nama jalan, nama kompleks
(jika ada), dan nomor rumah dan maksimum isian sepanjang 100 karakter.
Jangan masukkan nama desa, nama kecamatan atau nama kota pada isian ini.
Isian Nomor RT/RW dan Kode Pos maksimum 5 karakter sedangkan isian
Telpon/HP panjang maksimum 20 karakter.
Isian Desa/Kelurahan, Kecamatan, Kabupaten/Kota dan Provinsi dapat dicari
dari database dengan cara mengklik salah satu kotak isiannya.
Untuk isian Nomor Karpeg, Nomor Kartu Askes, Nomor Kartu Taspen,
Nomor Karis/Karsu, Nomor Pajak Wajib Pajak dan Nomor KTP maksimum
panjang isian adalah 30 karakter.
Isian Catatan Mutasi dapat diisi keterangan mutasi pegawai, sedangkan isian
Keterangan dapat diisi untuk keterangan lainnya yang dibutuhkan
menyangkut informasi pegawai.
SIMPEG Users Guide 60
Sistem Pengkodean
5 2 Kode Bermakna
Kode untuk Instansi Induk
Kode ini terdiri dari 8 digit berjenis numerik yang mengandung arti:
1 2 3 4 5 6 7 8
1. Digit pertama menunjukan 1 = Unit Kerja dan 2 = Instansi Induk.
2. Digit kedua menunjukan kode kelompok (1 = Pemerintah Republik
Indonesia; 2 = Pembantu Presiden (Dalam Negeri); 3 = Pembantu
Presiden (Luar Negeri); 4 = Lembaga/Badan/Unsur Negara Lainnya;
dan 5 = Provinsi.
3. Digit ketiga dan keempat menunjukan kode sub kelompok.
4. Digit kelima dan keenam menunjukkan urutan instansi induk pada sub
kelompoknya.
5. Digit ketujuh dan kedelapan diisi angka 00.
Contoh:
2 5 1 8 0 9 0 0
2 = Instansi Induk; 5 = Provinsi; 18 = Lampung; 09 = Kab. Pesawaran.
Kode untuk Jabatan Negara
Kode ini terdiri dari 8 digit numerik dan merupakan kode turunan dari
Kode Instansi Induk. Untuk digit ketujuh dan kedelapan diisi dengan
nomor urutan jabatannya, sebagai contoh:
2 5 1 8 0 9 0 1
2 = Instansi Induk; 5 = Provinsi; 18 = Lampung; 09 = Kab. Pesawaran;
01 = Bupati Pesawaran.
Kode untuk Unit Kerja
Kode ini terdiri dari 8 digit berjenis numerik yang mengandung arti:
1 2 3 4 5 6 7 8
1. Digit pertama menunjukan 1 = Unit Kerja dan 2 = Instansi Induk.
2. Digit kedua menunjukan kode kelompok (1 = Kesekretariatan, Dinas
Daerah, dan Lembaga Teknis Daerah; 2 = Unit Pelayanan Teknis
Daerah (UPTD); 3 = Kecamatan; 4 = Kelurahan/Desa; 5 = Pendidikan
Anak Usia Dini, TK atau Sejenisnya di masing-masing kecamatan;
6 = Pendidikan Dasar atau Sejenisnya di masing-masing kecamatan;
7 = Pendidikan Menengah Pertama atau Sejenisnya di masing-masing
21 SIMPEG Users Guide
 Menu Data Sistem Pengkodean
Master Pegawai 5 2 Kode Bermakna
Tab Data Kepangkatan Contoh:
3 1 1 0 0 7 0 1
31 = Jabatan Fungsional
10 = Rumpun Pendidikan Lainnya
07 = Kepala Sekolah TK/SD atau Sederajat
01 = Kepala Sekolah TK/SD Pratama
Kode untuk Wilayah
Kode ini terdiri dari 10 digit berjenis numerik yang mengandung arti:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 A
1. Digit 1 dan 2 menunjukan urutan suatu provinsi dan nilai digit kedua
tidak boleh 0 (11 s.d 29 urutan propinsi di pulau Sumatera; 31 s.d 49
urutan provinsi di pulau Jawa; 51 s.d 59 urutan provinsi di pulau Bali
dan Nusa Tenggara; 61 s.d 69 urutan provinsi di pulau Kalimantan;
71 s.d 79 urutan provinsi di pulau Sulawesi; 81 s.d 89 urutan propinsi
di kepulauan Maluku; 91 s.d 99 urutan propinsi di pulau Papua).
2. Digit 3 dan 4 menunjukan kelompok pemerintahan di suatu propinsi
(01 s.d 69 urutan untuk pemerintahan kabupaten; 71 s.d 99 urutan
Tab data ini digunakan untuk mengisi data Pengangkatan Sebagai CPNS,
untuk pemerintahan kota/kota administratif).
PNS dan Pangkat Terakhir.
3. Digit 5 dan 6 merupakan nomor urut kecamatan pada kabupaten/kota.
Isian MKP Tahun dan MKP Bulan (Masa Kerja Penyesuaian) adalah masa 4. Digit 7, 8, 9 dan A merupakan nomor urut leurahan/desa pada suatu
kerja akibat penyesuaian, contohnya masa kerja penyesuaian akibat sekolah kecamatan.
lanjut pegawai. Nilai isian adalah numerik dan dapat bernilai negatif (minus). Contoh:
1 8 0 0 0 0 0 0 0 0
Jika seorang pegawai baru diangkat menjadi PNS dari status CPNS, maka
18 = Provinsi Lampung
data Pangkat Terakhirnya akan sama dengan data Pengangkatan Sebagai
PNS, isikan kedua datanya walaupun sama dan pada data Pangkat Terakhir 1 8 0 9 0 0 0 0 0 0
isian Jenis Kenaikan dipilih 02 - CPNS. 18 = Provinsi Lampung; 09 = Kabupaten Pesawaran
Tombol Transfer ke Data Riwayat Kepangkatan berfungsi untuk memindah- 1 8 0 9 0 7 0 0 0 0
kan data kepangkatan pada master data ke data riwayat kepangkatan. 18 = Provinsi Lampung; 09 = Kabupaten Pesawaran; 07 = Kecamatan
Kedondong
Transfer ke data riwayat kepangkatan baik itu untuk data CPNS, PNS atau
Pangkat Terakhir wajib mengisi data TMT. 1 8 0 9 0 7 0 0 1 3
18 = Provinsi Lampung; 09 = Kabupaten Pesawaran; 07 = Kecamatan
Jika TMT dalam keadaan kosong atau tanpa data, maka akan aplikasi akan
Kedondong; 0013 = Kelurahan/Desa Pesawaran.
menampilkan peringatan.

SIMPEG Users Guide 58 23 SIMPEG Users Guide

 Menu Data
Master Pegawai 5
Tombol Navigasi Data/Record
Menu File
Info Teks

Tombol navigasi record << Awal data digunakan untuk menuju ke awal
data/record, short-cut untuk tombol ini adalah [Home] atau [Ctrl+PgUp].
Sedangkan tombol < Sebelumnya digunakan untuk menuju ke satu record
sebelumnya dan tombol ini akan tidak berfungsi jika aplikasi berada di record
pertama, short-cut untuk tombol ini adalah [Alt+PgUp].
Kotak Info Teks berfungsi memberikan informasi tentang record yang
sedang aktif serta banyaknya record pada data tersebut.
Tombol navigasi record Selanjutnya > digunakan untuk menuju ke record
beikutnya dan tombol ini akan tidak berfungsi jika aplikasi berada di record
terakhir, short-cut untuk tombol ini adalah [Alt+PgDn]. Sedangkan tombol
Akhir data >> berfungsi untuk menuju ke akhir record/data, short-cut
tombol ini adalah [End] atau [Ctrl+PgDn].
Tombol Operasi Data/Record
Tombol-tombol ini digunakan untuk keperluan operasi
edit record, operasi tambah record, operasi simpan record,
operasi hapus record, operasi pembatalan proses dan
operasi lainnya.
Tombol Cari [Ctrl+F3] digunakan untuk mencari record
berdasarkan kriteria NIP atau Nama Pegawai.
Bingkai Foto menampilkan foto pegawai, dan untuk men-
set gambarnya dapat dilakukan dengan cara klik tombol
edit kemudian klik kanan diatas bingkai foto tersebut dan
Pilih Foto Pegawai untuk memilih foto pegawai atau BAB
Hapus Foto Pegawai untuk menghapus foto pegawai.
Penghapusan foto pegawai tidak menghapus gambar/foto
secara fisik tetapi hanya membuang referensi record
terhadap gambar/foto tersebut.
3
SIMPEG Users Guide 56
 Menu Data Menu File
Pengertian Menu Data 5 3 Membuka File Database
Pengertian Menu Data Membuka File Database
Menu Data adalah menu yang dibutuhkan untuk mengedit, menambah atau Menu File: Open Database...
menghapus data-data pegawai, baik itu data master pegawai maupun data Short-cut: Ctrl+O
riwayat pegawai. Icon:
Penghapusan data/record pada menu master pegawai akan selalu menampil- Perintah ini digunakan untuk membuka file database (mdb) yang akan
kan peringatan, seperti pada contoh gambar berikut ini. digunakan aplikasi dengan cara menampilkan kotak dialog Open Database
File seperti gambar berikut ini.

Jika user mengklik tombol OK, maka semua data atau record yang memiliki
data dengan NIP dan Nama Pegawai tersebut akan dihapus.
Contoh lain peringatan proses penghapusan data atau record dapat dilihat
pada gambar berikut ini.

Jika file database mdb yang dibuka tidak sesuai dengan ketentuan aplikasi,
Konfirmasi/peringatan tentang penghapusan data/record diperlukan agar user maka akan ditampilkan jendela peringatan seperti berikut.
diberi kesempatan untuk mengambil keputusan apakah akan tetap menghapus
data/record tersebut atau membatalkannya.
Data/record yang telah terhapus tidak akan bisa dikembalikan (di recovery),
maka berhati-hatilah dalam menghapus data/record.

INFORMASI:
Lakukan backup database, sebelum menghapus data/record, dan jika
terjadi kesalahan backup database tersebut dapat digunakan untuk
pemulihan.

SIMPEG Users Guide 54 27 SIMPEG Users Guide

 Menu Edit Menu File
Data Kantor Pembayaran Gaji 4 3 Membackup File Database

Tombol Simpan : Tombol ini untuk menyimpan data kantor

pembayaran gaji. Tombol ini dapat diakses dengan
short-cut Ctrl+S.
Tombol Batal : Tombol ini untuk membatalkan perubahan atau
penambahan data kantor pembayaran gaji. Tombol
ini juga dapat diakses dengan cara menekan tombol
Escape pada keyboard.
Membackup File Database
Menu File: Backup Database
Short-cut: Ctrl+B
Icon:
Membackup file database digunakan untuk membuat cadangan file database
aktif. Perintah ini adalah perintah aplikasi SIMPEG versi dibawah versi 3.0
dan masih diikutsertakan ke dalam aplikasi SIMPEG v3.1 (pada versi
dibawah versi 3.0, fasilitas Save Database As... belum tersedia).
Perintah ini jika dijalankan akan membackup file database aktif ke dalam sub
folder _bak pada folder instalasi aplikasi SIMPEG dengan format nama file
database SIMPEG(tgl bulan tahun).mdb.
Sebagai contoh misalkan tanggal sistem pada komputer tempat menjalankan
aplikasi SIMPEG menunjukkan tanggal 18 September 2011, maka nama file
cadangannya adalah SIMPEG(18 September 2011).mdb.
Format penamaan tersebut mengindikasikan bahwa, proses pembuatan file
database cadangan hanya maksimal 1 (satu) file setiap harinya. Jika file data-
base backup sudah ada di komputer, maka akan ditampilkan dialog peringatan
seperti berikut.

Jika proses backup tidak mengalami kendala, maka akan ditampilkan jendela
dialog seperti gambar dihalaman berikut ini.

SIMPEG Users Guide 52 29 SIMPEG Users Guide

 Menu Edit Menu File
Data Kantor Pembayaran Gaji 4 3 Menayangkan dan Mencetak Laporan
Tombol Edit Wilayah digunakan untuk mengedit Data Wilayah/Area, JENIS DOKUMEN
tombol Tambah Wilayah digunakan untuk menambah Data Wilayah/Area, Ada 7 (tujuh) pilihan yang dapat dipilih pada Jenis Dokumen pencetakan
dan tombol Hapus Wilayah digunakan untuk menghapus Data Wilayah/ laporan, yaitu:
Area, serta tombol Tutup [Esc] untuk menutup form. 1 - Daftar Urut Kepangkatan (DUK)
2 - Rekap Dalam Angka (RDA)
Pada form ini provinsi dicetak berwarna hitam, kabupaten/kota berwarna biru,
3 - Penilaian DP3 Pegawai
kecamatan berwarna coklat, dan desa/kelurahan dicetak berwarna hijau.
4 - Formulir Isian Pegawai (FIP)
Jika tombol Edit Wilayah atau Tambah Wilayah ditekan, maka akan di- 5 - Formulir Biodata Pegawai (FBP)
tampilkan form seperti berikut ini. 6 - Kenaikan Gaji Berkala (KGB)
7 - Surat Izin Cuti
Tombol KOP SURAT, jika aktif digunakan untuk menset kop surat untuk
pencetakan laporan. Pengaksesan tombol ini akan menyebabkan ditampil-
kan form seperti berikut.

Kode Wilayah : Diisi dengan kode untuk wilayah dengan panjang

karakter 8 dan tidak boleh dupklikat.
Nama Wilayah : Diisi dengan nama wilayah/area, maksimum 100
karakter.
Jenis Wilayah : Dipilih berdasarkan jenis wilayah/area.
Tombol Simpan : Tombol ini untuk menyimpan data wilayah/area.
Tombol ini dapat diakses dengan short-cut Ctrl+S.
Tombol Batal : Tombol ini untuk membatalkan perubahan atau
penambahan data wilayah/area. Tombol ini juga
dapat diakses dengan cara menekan tombol Escape
pada keyboard.

Data Kantor Pembayaran Gaji

Menu Edit: Data Kantor Pembayaran Gaji...
Short-cut: Ctrl+Y Untuk data nama instansi dan unit kerja akan terset berdasarkan
Icon: penandatangan dokumen laporan yang akan dicetak.
Kantor pembayaran gaji adalah tempat atau unit kerja tempat gaji karyawan
dibayarkan. Data ini dibutuhkan aplikasi pada pendataan riwayat kenaikan
gaji berkala (KGB).
SIMPEG Users Guide 50 31 SIMPEG Users Guide
 Menu Edit Menu File
Data Kantor Pembayaran Gaji 4 3 Menayangkan dan Mencetak Laporan
Data Jabatan Fungsional
Menu Edit: Data Jabatan Fungsional...
Short-cut: Ctrl+F
Icon:

Data Pencetakan disi dengan ketentuan yang sama dengan ketentuan

pencetakan DUK.
NIP-Nama dan Nama Jabatan diisi dengan cara mengklik kotak isiannya dan
caranya juga sama dengan cara Pengisian pada data penanndatangan DUK.
Daftar CPNS/PNS : Dapat dipilih berdasarkan pencetakan Per Tahun
atau pencetakan Per Golongan Per jabatan.
Penilaian DP3 Pegawai

Tombol Edit Jabatan digunakan untuk mengedit Data Jabatan Fungsional,

tombol Tambah Jabatan digunakan untuk menambah Data Jabatan
Fungsional, dan tombol Hapus Jabatan digunakan untuk menghapus Data
Jabatan Fungsional, serta tombol Tutup [Esc] untuk menutup form.
Data Jabatan Fungsional
Pengaksesan tombol Edit Jabatan dan tombol Tambah Jabatan akan
menyebabkan ditampilkannya form Edit/Tambah Jabatan Fungsional seperti
gambar berikut ini.

Data Pencetakan diisi berdasarkan ketentuan-ketentuan pada halaman berikut.

SIMPEG Users Guide 48 33 SIMPEG Users Guide

 Menu Edit
Data Unit Kerja-Data Jabatan Struktural
Data Unit Kerja
Pengaksesan tombol Edit Unit Kerja dan tombol Tambah Unit Kerja akan
menyebabkan ditampilkannya form yang sama seperti gambar berikut ini.
Menu File
4 3 Menayangkan dan Mencetak Laporan
Data Pencetakan diisi dengan ketentuan yang sama seperti pada Pencetakan
DUK atau RDA, tetapi untuk isian NIP-Nama Pegawai hanya bisa dipilih
berdasarkan NIP atau Nama Pegawai (pilihan Semua Pegawai tidak dapat
diterapkan pada pencetakan ini).
Sedangkan untuk data Penandatangan Formulir Isian Pegawai (FIP) dapat
diisi dengan data pejabat penandatangan atau dapat diisi dengan data Pegawai
yang bersangkutan. Jika pilihannya adalah penandatangan pegawai yang
bersangkutan, klik tombol PENANDATANGAN FIP PEGAWAI.
Formulir Biodata Pegawai (FBP)

Kode Unit Kerja : Diisi dengan 8 karakter bertipe numerik (pada

modus edit, isian ini tidak dapat diubah).
Nama Unit Kerja : Nama Unit Kerja bertipe data teks dengan panjang
maksimum 100 karakter.
Alamat Unit: : Diisi dengan alamat unit kerja meliputi nama jalan,
nomor, dan RT/RW dengan panjang maksimum 100
karakter.
Ketentuan pengisian data untuk pencetakan Formulir Biodata Pegawai (FBP)
Kode Pos : Diisi dengan kode pos dari unit kerja bersangkutan
sama dengan ketentuan pencetakan Formulir Isian Pegawai (FIP).
dengan panjang karakter 5.
No. Telpon Unit : Diisi dengan nomor telpon unit kerja maksimum 50 Kenaikan Gaji Berkala (KGB)
karakter dengan format seperti yang telah dijelaskan
pada bagian Data Instansi Induk.
No. Fax Unit : Diisi dengan mengikuti format dan ketentuan seperti
pada nomor telpon unit kerja.
Data Wilayah : Terdiri dari Desa/Kelurahan, Kecamatan, Kabupaten
atau Kota dan Propinsi dari Unit Kerja. Dapat
diakses dengan cara mengklik salah satu kotak
isiannya.
Instansi Induk : Diisi dengan cara memilih instansi induk dari unit
kerja bersangkutan.

SIMPEG Users Guide 46 35 SIMPEG Users Guide

 Menu Edit Menu File
Data Unit Kerja-Data Jabatan Struktural 4 3 Meringkas File Database
Data Jabatan Negara Meringkas File Database
Pengaksesan tombol Edit Jabatan dan tombol Tambah Jabatan akan
menyebabkan ditampilkannya form yang sama. Perbedaannya pada Caption Menu File: Ringkas File Database
form akan tertulis Tambah Data Jabatan Negara untuk modus tambah atau Short-cut: Ctrl+R
Edit Data Jabatan Negara untuk modus edit, seperti pada gambar berikut ini. Icon:
Meringkas file database adalah proses memperbaiki struktur file database
aktif yang telah mengalami proses buka, simpan, edit, dan hapus.
Proses ini untuk mengoptimalkan unjuk kerja dari file database tersebut.
Selain itu proses meringkas (compact) file database biasanya akan berdampak
terhadap mengecilnya ukuran file database akibat file database yang telah
terstruktur alokasi datanya.
Menjalankan perintah ini akan ditandai dengan tampilan dialog seperti pada
Kode Jabatan : Diisi dengan kode Jabatan Negara, harus 8 karakter
gambar berikut ini.
dan tidak boleh duplikat.
Nama Jabatan : Diisi dengan Nama Jabatan Negara, maksimum 100
karakter dan tidak boleh duplikat.
Kode Eselon : Dipilih berdasarkan pilihan yang ada.

INFORMASI:
Pada saat pengeditan, Kode Jabatan Negara tidak dapat di ubah. Untuk
mengubah kode dilakukan dengan cara hapus data tersebut dan lakukan Jika proses meringkas file database aktif berhasilnya dilakukan ditandai
penambahan data baru. dengan tampilan informasi seperti gambar berikut ini.

Data Unit Kerja-Data Jabatan Struktural

Menu Edit: Data Unit Kerja-Data Jabatan Negara...
Short-cut: Ctrl+U
Icon:
Form Edit Data Unit Kerja dan Jabatan Struktural/Non Struktural terbagi Jika proses meringkas file database gagal, akan ditandai dengan jendela
kedalam 2 (dua) bagian, yaitu: peringatan berikut ini.
Bagian atas merupakan tampilan treeview Data Unit Kerja dengan data
yang ditampilkan adalah Kode dan Nama Unit Kerja.
Pada bagian bawah merupakan Data Jabatan Struktural/Non Struktural
dalam format tabular menampilkan Kode, Nama Jabatan Struktural/Non
Struktural, dan Eselonisasi jabatan tersebut.

SIMPEG Users Guide 44 37 SIMPEG Users Guide

 Menu Edit
Data Instansi Induk-Data Jabatan Negara 4
Tombol Edit Instansi digunakan untuk mengedit Data Instansi Induk,
tombol Tambah Instansi digunakan untuk menambah Data Instansi Induk,
sedangkan tombol Hapus Instansi digunakan untuk menghapus Data
Instansi Induk.
Menu Edit
Tombol Edit Jabatan digunakan untuk mengedit Jabatan Negara, tombol
Tambah Jabatan digunakan untuk menambah Data Jabatan Negara,
sedangkan tombol Hapus Jabatan digunakan untuk menghapus Data Jabatan
Negara.
Perintah-perintah tersebut juga dapat di akses dengan jalan mengklik kanan
mouse diatas data pada treeview atau tabulasi.
Sebagai contoh jika pada tulisan BUPATI PESAWARAN dilakukan klik
kanan, maka akan ditampilkan pop-up menu seperti gambar berikut.

Data Instansi Induk

Pada prinsipnya pengaksesan tombol Edit Instansi dan tombol Tambah
Instansi akan menyebabkan ditampilkannya form yang sama seperti berikut.

BAB

SIMPEG Users Guide 42

4