Guide
Risk Management
Guide Risk Management For Events
July 2010
File Name here-Version #- Date Page 2 of 13
Contents
Event Details...........................................................3
Event Manager.......................................................3
Description of the Event...............................................3
Patron Details............................................................3
General Considerations............................................................4
Police contact.................................................................4
Liquor licences..............................................................4
Public Liability..................................................................4
Health and safety permits..........................................................5
Consultation with key stakeholders.........................................6
Consultation register.......................................................6
Planning meeting...............................................................6
Briefing - before event......................................................6
Debriefing - after event.......................................................6
Consultation log............................................................6
Planning for the Event........................................................7
Selection of a venue.......................................................................7
Site plan.......................................................................................7
Event promotion and ticketing..........................................................8
Signage..........................................................................................................8
Transport.....................................................................................8
Noise......................................................................................................9
Weather.......................................................................................................9
Information centre and communications.....................................................9
Food................................................................................................................9
Water.............................................................................................................9
Lighting and power...............................................................................10
Toilets....................................................................................................10
Entry and exit details..............................................................................11
Waste Management............................................................................11
Pre-event inspection.................................................................................11
Health and Safety Issues.......................................................................12
First aid and emergency medical services......................................12
Emergency procedures.................................................................12
Compile a File....................................................................13
Keeping documents and information....................................................13
Documents to be kept.................................................................................13
Disclaimer
The information provided in this document is intended for general use only. It is not a definitive guide to the law, does not
For Events
Panduan Manajemen Risiko Kejadian
Juli 2010
File Nama sini - Versi # - Tanggal Halaman 2 dari 13
Isi peristiwa Details................................................................................................3
peristiwa Manager................................................................3
Deskripsi Event..........................................................................................3
pelindung Details........................................................3
umum Considerations...........................................................................4
polisi contact.......................................................................................4
minuman keras licences..............................................4
publik Liability........................................................................................4
Kesehatan dan keselamatan permits........................................5
Konsultasi dengan kunci stakeholders.............................6
konsultasi register...............................................6
perencanaan meeting......................................................6
Pengarahan - sebelum event..............................................6
Debriefing - setelah event......................................................................6
konsultasi log.........................................................................................6
Perencanaan untuk Event.......................................7
Pemilihan venue...............................................7
Site plan.....................................................................................7
Promosi acara dan ticketing...........................................................8
Signage.....................................................................................................8
Transport................................................................................................8
Noise...............................................................................................9
Weather............................................................................................9
Pusat Informasi dan komunikasi .............. .................................... 9
Food.............................................................................................................9
Water...........................................................................................................9
lighting dan power..............................................................................10
Toilets.....................................................................................................10
Masuk dan keluar details..........................................11
limbah Management..........................................11
Pre - event inspection...........................................11
Kesehatan dan Keselamatan Issues....................................................12
Pelayanan medis pertolongan pertama dan darurat ....... .......... 12
keadaan darurat procedures.........................................................12
Kumpulkanlah File.............................................................................13
Menjaga dokumen dan informasi .................................. ........ 13
Dokumen untuk menjadi kept................................................13
Disclaimer
Informasi yang disediakan dalam dokumen ini ditujukan untuk penggunaan umum saja . Ini bukan panduan definitif
constitute formal advice, and does not take into consideration the particular circumstances and needs of your
organisation. Every effort has been made to ensure the accuracy and completeness of this document at the date of
publication. VMIA cannot be held responsible and extends no warranties as to the suitability of the information in this
document for any particular purpose and for actions taken by third parties. This document is protected by VMIA
copyright. VMIA grants a non-exclusive right for this document on the condition it is not distributed for profit. VMIA
encourages the free transfer and copying of the ocument if such activities support the purpose and intent for which the
document was eveloped. dd
Event Details
It is important to provide clear and accurate information about the event.
Is the venue outdoors or indoors? In a hall or stadium? At parklands, a river, a beach or at another venue?
Include information whether there are a combination of sites, e.g. both indoor and outdoor. This can have a bearing on the
capacity of the event as well as crowd movement within the event.
Time is generally required for setting up (bump in) prior to an event, and time is required after an event to return the
venue to its original condition (retro-fit). Ensure that the venue manager knows how much time is required.
Event Manager
The event manager is the person responsible for the overall organisation of the event. Information about the event
manager and contact details will need to be updated and accurate before, during and after the event.
During the event it is essential that the event manager can be contacted at all times by staff and other stakeholders.
Remember that this person is not necessarily the holder of any permits; the event manager is the manager of the event.
Description of the Event
When providing a description of the event ensure that as many details as possible are included so that anyone reading this
plan will be able to easily understand the nature of the event.
Provide a brief outline of the event's attractions. Include sufficient detail to ensure that the stakeholders are aware of the
entertainment, main attractions, key times and locations.
Patron Details
The target audience is the main group of people expected to attend the event, e.g. families, singles, under 18s, senior
citizens, 18-25-year-olds.
General Considerations
Police contact
It would be preferable to encourage organisers/managers to approach the Licensing Officer at the relevant police station.
Licensing Officers are specialist officers and have specialist knowledge and experience when it comes to interpretation
and knowledge of the liquor laws. Many Licensing Officers also have experience and expertise with safe event planning.
However, it is also recognised that some police stations do not have Licensing Officers so contact should be made with the
Duty Officer.
It may also be necessary to speak with other police who will be interested in issues such as crowd and traffic control, anti-
social behaviour, and supervision of the event and the surrounding neighbourhood.
It is important that you provide a copy of the Event Management Plan to your local Police so they are informed of all
aspects of the Event and can assist you fully in the successful management of your event. They will need to know the
following:
event venue details
direct contact number for the Event Manager
untuk hukum , tidak merupakan nasihat formal, dan tidak mempertimbangkan keadaan dan kebutuhan organisasi
Anda tertentu . Setiap upaya telah dilakukan untuk memastikan keakuratan dan kelengkapan dokumen ini pada
tanggal publikasi . VMIA tidak dapat bertanggung jawab dan tidak memberikan garansi untuk kesesuaian informasi
dalam dokumen ini untuk tujuan tertentu dan untuk tindakan yang dilakukan oleh pihak ketiga . Dokumen ini
dilindungi oleh hak cipta VMIA . VMIA memberikan hak non - eksklusif untuk dokumen ini pada kondisi itu tidak
didistribusikan untuk keuntungan . VMIA mendorong bebas transfer dan menyalin ocument jika kegiatan tersebut
mendukung tujuan dan maksud yang dokumen itu eveloped . dd
Detail acara
Hal ini penting untuk memberikan informasi yang jelas dan akurat tentang kejadian tersebut. Apakah tempat di luar
ruangan atau di dalam ruangan? Dalam sebuah aula atau stadion? Pada taman, sungai, pantai, atau di tempat lain ?
Sertakan informasi apakah ada kombinasi dari situs, misalnya baik indoor maupun outdoor. Hal ini dapat memiliki
pengaruh pada kapasitas acara serta gerakan kerumunan dalam acara tersebut.
Waktu umumnya diperlukan untuk menyiapkan ( benjolan di ) sebelum acara, dan waktu yang diperlukan setelah
peristiwa untuk kembali tempat ke kondisi aslinya ( retro - fit ). Pastikan bahwa manajer venue tahu berapa banyak
waktu yang diperlukan .
event Manager
The event manager adalah orang yang bertanggung jawab untuk organisasi secara keseluruhan acara tersebut .
Informasi tentang event manager dan rincian kontak akan perlu diperbarui dan akurat sebelum, selama dan setelah
acara .
Selama acara itu adalah penting bahwa event manager dapat dihubungi setiap saat oleh staf dan pemangku
kepentingan lainnya . Ingat bahwa orang ini belum tentu pemegang izin apapun; event manager adalah manajer acara.
Deskripsi Event
Saat memberikan keterangan acara memastikan bahwa rincian sebanyak mungkin disertakan sehingga siapa pun yang
membaca rencana ini akan dapat dengan mudah memahami sifat dari acara tersebut.
Memberikan gambaran singkat dari atraksi acara. Sertakan detail yang cukup untuk memastikan bahwa para
pemangku kepentingan menyadari hiburan, atraksi utama, kali kunci dan lokasi.
patron Detail
Target audiens adalah kelompok utama dari orang yang diharapkan untuk menghadiri acara tersebut , misalnya
keluarga, Single , di bawah 18 tahun, warga negara senior, 18-25 - year-olds .
Pertimbangan umum
kontak polisi
Ini akan lebih baik untuk mendorong penyelenggara / manajer untuk mendekati Petugas Perizinan di kantor polisi
yang relevan . Petugas Perizinan adalah petugas spesialis dan memiliki pengetahuan khusus dan pengalaman ketika
datang ke interpretasi dan pengetahuan tentang hukum liquor . Banyak Petugas Perizinan juga memiliki pengalaman
dan keahlian dengan perencanaan acara yang aman . Namun, ia juga mengakui bahwa beberapa stasiun polisi tidak
memiliki Petugas Perizinan sehingga kontak harus dibuat dengan Pejabat Duty .
Hal ini juga mungkin perlu untuk berbicara dengan polisi lain yang akan tertarik pada isu-isu seperti kerumunan dan
kontrol lalu lintas , perilaku anti - sosial , dan pengawasan acara dan lingkungan sekitarnya .
Adalah penting bahwa Anda memberikan salinan Rencana Event Management untuk Polisi setempat sehingga mereka
diberitahu tentang semua aspek Event dan dapat membantu Anda sepenuhnya dalam keberhasilan pengelolaan acara
Anda . Mereka akan perlu mengetahui hal-hal berikut :
Rincian tempat acara
nomor kontak langsung untuk Event Manager
name and contact number of the contracted security firm
emergency services provisions
emergency and evacuation procedures
details of road closures
Liquor licences
A liquor license is required at any event where alcohol is to be sold. This includes events where alcohol is included in the
ticket price or, for example, where a donation is required for entry to the venue or to obtain alcohol.
Alcohol can also be sold or supplied at functions and events through the use of an existing caterer's or hotelier's licence,
or through the use of a permanent liquor licence that already exists at the venue where the event will be held (such as a
public hall or university licence).
Public Liability
There is increasing government and community awareness of the legal responsibilities of event managers, specifically in
relation to duty of care, negligence and workplace health and safety issues. No one wants to be personally liable for any
incidents that occur at an event. It is therefore recommended that event managers obtain comprehensive insurance
coverage and legal advice in relation to possible public liability, indemnity, volunteers, copyright and contractual claims.
A detailed Register of Incidents is to be used to record incidents that occur before, during and after the event. This could
be invaluable if legal action is taken against the event organisers or the event manager.
event-risk-management-guide-2010 Page 5 of 13
VMIA 2010
Insurance cover should also be arranged for property and equipment. Such asset protection is essential for the event
manager. Volunteers should be properly educated about any insurance cover that is available to them.
It should also be ensured that contractors have their own public liability insurance (it should be ensured that the cover is
valid for the duration of the event). The exclusions of the policy should also be read, to ensure that the contractors activity
is covered by their insurance coverage.
NOTE:
The event organisers should create a fund to deal with claims that fall below the deductible. (there are bound to be small
claims which fall below the excess).
Also, to enhance the public relations image of the event, an additional fund should be set up to cater for losses that the
event is not liable for. For example, a person tripping over might report an incident but no claim will eventuate.
To ensure that a lasting and positive impression of the event, and as an act of good faith, a ticket could be given to the
injured person or another offering (merchandise, etc). This will help to enhance the image of the event and in some
instances will deter a person from making a claim.
Health and safety permits
A major public event must meet a variety of safety requirements set by local councils and government departments - for
example, waste disposal requirements. Contact the council well in advance as there will be a lead time to lodge
applications for licences and permits. A copy of an Event Management Plan should accompany any applications.
Consultation with stakeholders in the planning process will assist in determining the types of permits which are required
for the event. Fire safety permits, food vendor permits, parade permits, fireworks permits and road closure permits must
all be sought through the relevant bodies.
event-risk-management-guide-2010 Page 6 of 13 VMIA 2010
nama dan nomor kontak dari perusahaan keamanan dikontrak
ketentuan layanan darurat
prosedur darurat dan evakuasi
rincian penutupan jalan
lisensi minuman keras
Sebuah lisensi minuman keras diperlukan pada setiap acara di mana alkohol adalah untuk dijual . Ini termasuk
peristiwa di mana alkohol termasuk dalam harga tiket atau , misalnya, di mana sumbangan diperlukan untuk masuk ke
tempat tersebut atau untuk mendapatkan alkohol.
Alkohol juga dapat dijual atau diberikan pada fungsi dan acara melalui penggunaan katering yang sudah ada atau
lisensi hotelier, atau melalui penggunaan lisensi minuman keras permanen yang sudah ada di tempat di mana acara
akan diadakan (seperti ruang publik atau lisensi universitas) .
Public Liability
Ada peningkatan pemerintah dan kesadaran masyarakat akan tanggung jawab hukum dari manajer acara , khususnya
dalam kaitannya dengan tugas masalah kesehatan dan keselamatan perawatan , kelalaian dan tempat kerja . Tidak ada
yang ingin menjadi pribadi bertanggung jawab atas setiap insiden yang terjadi di sebuah acara . Oleh karena itu
dianjurkan bahwa manajer event memperoleh cakupan asuransi yang komprehensif dan nasihat hukum sehubungan
dengan kewajiban yang mungkin umum , ganti rugi , relawan , hak cipta dan klaim kontrak .
Sebuah Daftar rinci Insiden yang akan digunakan untuk merekam insiden yang terjadi sebelum , selama dan setelah
acara . Ini bisa sangat berharga jika tindakan hukum yang diambil terhadap penyelenggara acara atau event manager .
event - manajemen risiko -guide - 2010 Halaman 5 dari 13
VMIA 2010
Asuransi juga harus diatur untuk aset tetap . Perlindungan aset tersebut sangat penting untuk event manager . Relawan
harus benar dididik secara mengenai asuransi yang tersedia bagi mereka .
Hal ini juga harus memastikan bahwa kontraktor memiliki sendiri asuransi kerugian publik mereka ( harus dipastikan
bahwa penutup tersebut berlaku selama acara ) . Pengecualian kebijakan juga harus dibaca , untuk memastikan bahwa
aktivitas kontraktor ditutupi oleh asuransi mereka .
CATATAN :
Penyelenggara acara harus menciptakan dana untuk menangani klaim yang jatuh di bawah dikurangkan . ( ada pasti
menjadi klaim kecil yang jatuh di bawah kelebihan ) .
Juga , untuk meningkatkan public relations citra acara tersebut , dana tambahan harus diatur untuk memenuhi
kerugian bahwa acara ini tidak bertanggung jawab atas . Misalnya, orang yang tersandung mungkin melaporkan insiden
tapi tidak ada klaim akan terwujud .
Untuk memastikan bahwa kesan abadi dan positif dari acara tersebut , dan sebagai tindakan iman yang baik , tiket bisa
diberikan kepada orang yang terluka atau penawaran lain ( merchandise , dll) . Ini akan membantu untuk
meningkatkan citra acara tersebut dan dalam beberapa kasus akan mencegah seseorang dari membuat klaim .
Izin kesehatan dan keselamatan
Sebuah peristiwa publik utama harus memenuhi berbagai persyaratan keselamatan yang ditetapkan oleh dewan lokal
dan departemen pemerintah - misalnya , persyaratan pembuangan limbah . Hubungi dewan baik di muka karena akan
ada lead time untuk mengajukan aplikasi untuk lisensi dan izin . Salinan Rencana Event Management harus menemani
aplikasi apapun.
Konsultasi dengan para pemangku kepentingan dalam proses perencanaan akan membantu dalam menentukan jenis
izin yang diperlukan untuk acara tersebut . Izin keselamatan kebakaran , izin penjual makanan , izin parade , kembang
api dan izin izin penutupan jalan semua harus dicari melalui badan-badan yang relevan .
event - manajemen risiko -guide - 2010 Halaman 6 dari 13 VMIA 2010
 Konsultasi dengan stakeholder kunci
Consultation with key stakeholders konsultasi mendaftar
Consultation register Sangat penting bahwa peristiwa dikembangkan dan dikaji dalam konsultasi dengan para pemangku kepentingan utama
It is essential that events are developed and reviewed in consultation with identified key stakeholders. All these key people diidentifikasi . Semua orang-orang penting ini perlu dihubungi tentang peristiwa baik di muka. Terlepas dari polisi,
need to be contacted about the event well in advance. layanan darurat, dewan lokal dan aparat keamanan , akan sangat membantu untuk melakukan brainstorming dengan
Apart from the police, emergency services, local council and security personnel, it is helpful to brainstorm with the panitia untuk membuat daftar kelompok lain yang dapat dianggap stakeholder . Libatkan mereka yang mungkin akan
organising committee to generate a list of other groups which could be considered stakeholders. Involve those who may terpengaruh oleh acara tersebut , mereka akan menghargai kontak dan sering akan lebih kooperatif dan mendukung
be affected by the event, they will appreciate the contact and will often be more cooperative and supportive if they are jika mereka terlibat pada tahap perencanaan awal .
involved during the initial planning stages.
perencanaan pertemuan
Serangkaian pertemuan perencanaan harus dilakukan dengan para pemangku kepentingan kunci baik sebelum acara
Planning meeting untuk memberikan waktu yang cukup untuk setiap perubahan perencanaan .
A series of planning meetings should be conducted with the key stakeholders well in advance of the event to allow Pengarahan - sebelum acara
sufficient time for any planning changes. Setelah perencanaan telah dilakukan adalah penting untuk memanggil semua peserta bersama-sama untuk melakukan
Briefing - before event briefing re - event . Masalah komunikasi , penjadwalan , pelayanan yang bertanggung jawab alkohol prosedur ,
Once the planning has been done it is essential to call all the participants together to conduct a re-event briefing. Issues of keamanan nd darurat harus jelas pada saat ini .
communication, timetabling, responsible service of alcohol, security nd emergency procedures should be clarified at this Pa
time.
Pa CATATAN :
Manajer acara harus berhubungan dengan polisi dan pihak terkait lainnya setiap saat sebelum dan selama acara .
NOTE: Manajer harus memiliki kewenangan untuk membuat keputusan penting dalam kaitannya dengan acara tersebut dan,
The event manager must be in contact with police and other key stakeholders at all times before and during the event. The dalam keadaan darurat, memerintahkan pembatalan, atau evakuasi dari, acara tersebut .
manager must have the authority to make critical decisions in relation to the event and, in an emergency, order the Debriefing - setelah acara
cancellation of, or evacuation from, the event. Sebuah pembekalan formal harus dilakukan dengan stakeholder kunci setelah peristiwa ketika informasi tentang
Debriefing - after event acara, termasuk kehadiran dan data kasus serta staf dan umpan balik pelindung, tersedia. Ini harus diselesaikan
A formal debriefing should be conducted with the key stakeholders after the event when information about the event, sesegera mungkin untuk memastikan bahwa semua informasi didokumentasikan sementara segar dalam benak para
including attendance and incident data as well as staff and patron feedback, is available. This should be completed as pemangku kepentingan.
soon as possible to ensure that all information is documented while fresh in the minds of the stakeholders. Evaluasi acara akan berguna untuk menentukan apa yang berhasil, apa yang tidak bekerja, dan mengapa.
An event evaluation will be useful to determine what worked, what didn't work, and why.
log konsultasi
Adalah penting bahwa catatan kontak dengan berbagai pemangku kepentingan yang disimpan dalam file. Rincian ini
berguna dalam tahap perencanaan acara serta menjadi berguna untuk setiap peristiwa masa depan . Log dapat
Consultation log disimpan dalam buku harian atau buku tersendiri dan harus mencakup tanggal , organisasi , contact person dan
It is important that a record of contact with various stakeholders is kept on file. These details are useful in the planning rincian percakapan .
phase of the event as well as being useful for any future events. The log can be kept in a diary or a separate book and
should include the date, organisation, contact person and details of the conversation.
event-risk-management-guide-2010 Page 7 of 13
VMIA 2010 Merencanakan Event
Pemilihan venue
Planning for the Event Pemilihan dan desain tempat akan memiliki dampak yang signifikan pada semua komponen perencanaan acara dan
Selection of a venue pada keseluruhan keselamatan dan kesuksesan acara tersebut . Dalam pemilihan sebuah tempat pertimbangkan hal
The selection and design of the venue will have a significant impact on all components of event planning and on the berikut :
overall safety and success of the event. In the selection of a venue consider the following: layanan dan utilitas yang tersedia di situs
services and utilities available on site pergerakan orang di dalam situs
movement of people within the site peraturan kerumunan dan daerah overspill
crowd regulation and overspill areas akses ke situs untuk pelanggan
access to site for patrons akses ke situs untuk kendaraan darurat
access to site for emergency vehicles bahaya dalam dan di sekitar wilayah
hazards in and around the area dampak potensial terhadap lingkungan lokal
potential impact on the local environment akses jalan dalam cuaca basah
road access in wet weather arus lalu lintas / parkir
traffic flows/parking ketentuan untuk orang cacat
provision for disabled people kesepakatan para pemangku kepentingan utama pada pemilihan situs / tempat
agreement of key stakeholders on selection of site/venue
site plan
Sebuah rencana situs adalah peta acara dan alat penting dalam perencanaan acara dan manajemen . Pertama , sebagai
Site plan cara berkomunikasi selama perencanaan acara , rencana situs dapat didistribusikan untuk komentar , dan masalah
A site plan is a map of the event and an essential tool in event planning and management. Firstly, as a way of atau konflik dapat diselesaikan awal dalam tahap perencanaan . Ini mungkin bahwa beberapa pemangku kepentingan
communicating during the planning of the event, the site plan can be distributed for comment, and any problems or belum pernah ke tempat tersebut sebelum dan rencana rinci situs juga dapat membantu mereka dalam organisasi
conflicts can be sorted out early in the planning phase. It may be that some stakeholders have not been to the venue mereka . Kedua , rencana situs dapat menjadi sumber daya berharga untuk menyiapkan acara tersebut . Staf dapat
before and a well detailed site plan may help them in their organisation. Secondly, a site plan can be a worthwhile menggunakan rencana untuk mendirikan posko pertolongan pertama , warung makan , posisi duduk , sampah dan
resource for setting up the event. Staff can use the plan to erect temporary first aid stations, food stalls, position seating, membuat jalan setapak .
bins and to create walkways. Sebuah rencana situs sangat berharga dalam keadaan darurat . Staf keamanan , polisi , personil pertolongan pertama
A site plan is invaluable in the event of an emergency. Security staff, police, first aid personnel and emergency services dan layanan darurat personil harus membawa salinan denah lokasi . Rencana situs dapat dengan cepat menentukan
personnel should carry a copy of the site plan. The site plan can quickly determine the exact location of an incident or lokasi yang tepat dari insiden atau keadaan darurat sehingga membantu dalam respon cepat .
emergency thereby assisting in speedy responses.

CATATAN :
Untuk rencana situs paling berguna itu harus diatur dengan jelas pada format grid .
NOTE: Landmark sekitarnya dan jalan-jalan akan membantu untuk mengidentifikasi tata letak tempat .
For the site plan to be most useful it should be set out clearly on a grid format. Daerah pintu masuk, pintu keluar , lokasi penjual , posko bantuan pertama , toilet , telepon , keamanan dan berlisensi
Surrounding landmarks and streets will help to identify the venue layout. harus diberi nomor , dan / atau diindikasikan oleh simbol .
Entrances, exits, vendor locations, first aid posts, toilets, phones, security and licensed areas should be numbered, and/or Sertakan legenda menjelaskan semua simbol dan angka .
indicated by a symbol. Semua akses jalan dan jalur harus ditandai dengan jelas untuk menunjukkan penggunaan oleh pelanggan , vendor ,
Include a legend explaining all symbols and numbers. artis dan kendaraan layanan darurat .
All access roads and pathways should be clearly marked to indicate use by patrons, vendors, performers and emergency
service vehicles. Promosi acara dan ticketing
Sebuah promosi dan strategi media yang jelas dan baik sequencing dapat secara signifikan mempengaruhi harapan
dan perilaku selanjutnya pelanggan .
Event promotion and ticketing Pesan pra - event harus mempromosikan :
A clear and well sequenced promotion and media strategy can significantly influence the expectations and subsequent fokus acara
behaviour of patrons. pembatasan penyediaan dan konsumsi alkohol
Pre-event messages should promote: praktek minum yang aman
the focus of the event ketersediaan pangan
restrictions on the provision and consumption of alcohol hiburan dan transportasi
safe drinking practices Manajer acara dapat memilih untuk menyusun ticketing sehingga mereka dapat memprediksi dan mengontrol ukuran
availability of food kerumunan , segmen kerumunan dengan menggunakan sejumlah pintu masuk , atau sempoyongan kerumunan
entertainment and transport kedatangan dengan menentukan entri kali.
Event managers may choose to structure the ticketing so that they can predict and control the crowd size, segment the Tiket juga merupakan sarana penting untuk menyebarkan informasi berkualitas seperti :
crowd by using a number of entrances, or stagger crowd arrival by specifying entry times. peta
Tickets are also an important means to disseminate quality information such as: Informasi patron tentang pembatasan
maps layanan dan lokasi mereka
patron information regarding restrictions Informasi minum yang aman
services and their location pengaturan transportasi
safe drinking information membuka gerbang dan penutupan kali
transport arrangements
gate opening and closing times
personal health and safety warnings, e.g. water, sunscreen and hats
Signage
Clear and appropriate signs help inform and direct patrons to:
Parking
entrance conditions
first aid services
toilet facilities
rules relating to the serving and consumption of alcohol
Signs should be strategically placed so patrons are informed before entering the event. This minimises conflict and
congestion at entry and exit points.
Signs must be displayed at all licensed areas. The Department of Gaming and Racing can assist event managers to obtain
and develop signage.
Transport
A range of widely publicised and economical transport options will help patrons to get to and from the event. Liaison with
transport providers, police and local council personnel is necessary to coordinate an effective transport plan. It is also
wise to advise local taxi companies and establish a taxi/bus queuing system with a controller in place. Including the cost
of transport in the ticket price can encourage use of public transport. Parking facilities, waiting areas and pickup/drop-off
zones are also an important part of a transport plan. There will also need to be contingency plans for cancellation of the
event, wet weather during the event or a delayed finish. (See also the section on weather)
event-risk-management-guide-2010 Page 9 of 13
VMIA 2010
Noise
Noise from amplified music, motors, refrigeration equipment, generators and patrons can create problems for local
residents and businesses. If complaints are received regarding excessive noise, the event may not be able to be held in the
future.
If the event will provide amplified entertainment, there will need to be an agreement with the local council. Any liquor
licence in operation for the event may also include specific conditions limiting noise levels and trading hours.
Weather
For outdoor events in particular, the prevailing weather conditions should be a major factor in choosing the date and time
for the event. Adequate space, freely available water and shade need to be provided before, during and after the event.
Technology now provides event managers and emergency service personnel with access to regular weather and storm
reports and the opportunity to develop a range of contingency plans in response to an anticipated adverse weather
change.
Information centre and communications
A well-identified, well-located, and well-publicised information centre on site, serviced by knowledgeable staff, can
provide a full range of information services to patrons. Remember to mark the location of the information centre on the
peringatan kesehatan dan keselamatan pribadi , misalnya air , tabir surya dan topi
Signage
Tanda-tanda yang jelas dan tepat membantu menginformasikan dan pelanggan langsung ke :
parkir
kondisi masuk
layanan pertolongan pertama
fasilitas toilet
aturan yang berkaitan dengan porsi dan konsumsi alkohol
Tanda harus ditempatkan secara strategis sehingga pelanggan diberitahu sebelum memasuki acara tersebut . Ini
meminimalkan konflik dan kemacetan di entry dan exit point .
Tanda-tanda harus ditampilkan di semua area berlisensi . Departemen Gaming dan Racing dapat membantu manajer
acara untuk memperoleh dan mengembangkan signage .
angkutan
Berbagai pilihan transportasi dipublikasikan secara luas dan ekonomis akan membantu pelanggan untuk mendapatkan
ke dan dari acara tersebut . Hubungan dengan penyedia transportasi , polisi dan personil dewan lokal diperlukan
untuk mengkoordinasikan rencana transportasi yang efektif . Hal ini juga bijaksana untuk menyarankan perusahaan
taksi lokal dan membangun sistem antrian taksi / bus dengan controller di tempat . Termasuk biaya transportasi dalam
harga tiket dapat mendorong penggunaan angkutan umum . Fasilitas parkir, ruang tunggu dan pickup / drop- off zona
juga merupakan bagian penting dari rencana transportasi . Ada juga akan perlu rencana kontingensi untuk pembatalan
acara tersebut , cuaca basah selama acara atau finish tertunda . ( Lihat juga bagian pada cuaca )
event - manajemen risiko -guide - 2010 Halaman 9 dari 13
VMIA 2010
kebisingan
Kebisingan dari musik diperkuat , motor , peralatan pendingin , generator dan pelanggan dapat menciptakan masalah
bagi penduduk lokal dan bisnis . Jika keluhan yang diterima mengenai kebisingan yang berlebihan , acara mungkin
tidak dapat diselenggarakan di masa depan .
Jika acara akan memberikan hiburan diperkuat , akan perlu kesepakatan dengan dewan lokal . Setiap lisensi minuman
keras dalam operasi untuk acara juga dapat mencakup kondisi tertentu membatasi tingkat kebisingan dan jam
perdagangan .
cuaca
Untuk acara outdoor khususnya, kondisi cuaca yang berlaku harus menjadi faktor utama dalam memilih tanggal dan
waktu untuk acara tersebut . Ruang yang memadai , air yang tersedia secara bebas dan bayangan harus diberikan
sebelum , selama dan setelah acara . Teknologi sekarang menyediakan manajer event dan tenaga pelayanan darurat
dengan akses ke cuaca berkala dan laporan badai dan kesempatan untuk mengembangkan berbagai rencana darurat
dalam menanggapi perubahan cuaca diantisipasi buruk .
Pusat informasi dan komunikasi
A well - diidentifikasi , well-located , dan pusat informasi yang dipublikasikan di situs, dilayani oleh staf
berpengetahuan , dapat memberikan berbagai layanan informasi kepada pelanggan . Ingatlah untuk menandai lokasi
pusat informasi tentang site plan .
Komunikasi antara staf acara sangat penting untuk memastikan keselamatan dan keamanan bagi staf dan pelanggan .
Komunikasi antara penyelenggara dan pelanggan juga harus memadai untuk mengatasi situasi darurat . Baterai
dioperasikan megafon atau back -up generator mungkin diperlukan untuk memastikan komunikasi yang terus
menerus .
site plan.
Communication between event staff is vital to ensure safety and security for both staff and patrons. Communication
between the organisers and patrons must also be adequate to cope with emergency situations. Battery operated
megaphones or back-up generators may be necessary to ensure that communication is maintained at all times.
Food
The availability of high-quality, affordable and accessible food can enhance patron comfort, reduce levels and effects of
alcohol consumption and increase event revenue. Having a variety of food options is particularly important in or near 'wet'
areas to encourage drinkers to eat. This will also reduce the need for patrons to move through other areas to buy food thus
avoiding possible disruptions in 'dry' or family areas. Food vendors will be required to meet council health standards.
Water
For outdoor events (e.g. rock concerts, raves and some sporting events) especially during the summer period, patrons
require access to drinking water to prevent dehydration and reduce consumption of alcohol. Clean, easily accessible
drinking water should be available, free of charge, with an additional option to purchase chilled bottled water.
event-risk-management-guide-2010 Page 10 of 13
VMIA 2010
Lighting and power
Even in venues darkened for performances, lighting should always be adequate to identify exits, corridors and aisles.
Auxiliary battery power or generators should be in place to provide minimum light in a power break, as well as to power
the public address system, which can be used to give directions to patrons during a power failure.
As many concerts are performed with only stage lighting, access to the main lighting or house lights is essential in case of
an emergency. The location and means of activation of lighting and power must be known to those on site who are
responsible for emergencies. It is worthwhile to have an electrician on call.
NOTE: Lighting can also be used to control crowd movement as people tend to move towards stage lighting and leave an
area when the house lights are turned on. Use of the site plan to determine dark and isolated areas can help organisers to
identify possible safety concerns.
Toilets
Provision of adequate toilet facilities are necessary to obtain licences to sell liquor at a function. If existing toilets are
inadequate, additional portable units must be made available.
Toilet locations should be:
well marked
well lit (including surrounding area) if night use is required
serviced (including pump-out portables) on a 24-hour basis during the event
conveniently placed to allow service vehicle access to the toilets
Other considerations for toilets are:
toilets for people with disabilities
the safe disposal of sharps in containers away from the reach of children
a supply of condoms at some events
makanan
Ketersediaan makanan berkualitas tinggi , terjangkau dan dapat diakses dapat meningkatkan kenyamanan pelindung ,
mengurangi tingkat dan efek dari konsumsi alkohol dan meningkatkan pendapatan event . Memiliki berbagai pilihan
makanan sangat penting di atau dekat ' basah ' daerah untuk mendorong peminum untuk makan . Ini juga akan
mengurangi kebutuhan untuk pelanggan untuk bergerak melalui daerah lain untuk membeli makanan sehingga
menghindari kemungkinan gangguan di daerah ' kering' atau keluarga . Penjual makanan akan diperlukan untuk
memenuhi standar kesehatan dewan .
air
Untuk acara outdoor ( misalnya konser musik rock , rave dan beberapa acara olahraga ) terutama selama musim panas
, pelanggan membutuhkan akses ke air minum untuk mencegah dehidrasi dan mengurangi konsumsi alkohol . Bersih ,
air minum mudah diakses harus tersedia , secara gratis , dengan opsi tambahan untuk membeli air kemasan dingin .
event - manajemen risiko -guide - 2010 Page 10 of 13 VMIA 2010
Pencahayaan dan kekuasaan
Bahkan di tempat-tempat gelap untuk pertunjukan , pencahayaan harus selalu memadai untuk mengidentifikasi keluar
, koridor dan lorong . Daya baterai tambahan atau generator harus di tempat untuk memberikan cahaya minimum di
istirahat listrik , serta untuk daya sistem alamat publik , yang dapat digunakan untuk memberikan arah kepada
pelanggan selama kegagalan daya .
Seperti banyak konser yang dilakukan dengan pencahayaan panggung saja, akses ke pencahayaan utama atau lampu
rumah sangat penting dalam keadaan darurat . Lokasi dan sarana aktivasi pencahayaan dan kekuasaan harus diketahui
orang-orang di situs yang bertanggung jawab untuk keadaan darurat . Hal ini berguna untuk memiliki listrik panggilan .
CATATAN : Pencahayaan juga dapat digunakan untuk mengontrol gerakan kerumunan sebagai orang cenderung untuk
bergerak ke arah pencahayaan panggung dan meninggalkan suatu daerah ketika lampu rumah dihidupkan .
Penggunaan rencana situs untuk menentukan daerah gelap dan terisolasi dapat membantu penyelenggara untuk
mengidentifikasi masalah keamanan mungkin.
Kamar Kecil
Penyediaan fasilitas toilet yang memadai diperlukan untuk mendapatkan izin menjual minuman keras di fungsi. Jika
toilet yang ada tidak memadai , unit portable tambahan harus disediakan .
Lokasi Toilet harus:
baik ditandai
baik dinyalakan ( termasuk daerah sekitarnya ) jika malam digunakan diperlukan
dilayani ( termasuk pompa -out portabel ) selama 24 jam selama acara
nyaman ditempatkan untuk memungkinkan akses layanan kendaraan ke toilet
Pertimbangan lain untuk toilet :
toilet untuk penyandang cacat
pembuangan yang aman dari benda tajam dalam wadah jauh dari jangkauan anak-anak
pasokan kondom di beberapa acara
durasi acara
jenis kerumunan
tia cuaca
walkohol hether akan dikonsumsi
Remember untuk menandai lokasi toilet di site plan .
CATATAN :
Jumlah toilet harus didiskusikan dengan dewan lokal .
the duration of the event event - manajemen risiko -guide - 2010 Page 11 of 13
the type of crowd VMIA 2010
the weather
whether alcohol will be consumed Masuk dan keluar rincian
Remember to mark the location of toilets on the site plan. Efisien entry dan exit point akan mencegah kemacetan dan frustrasi dan menciptakan suasana yang positif untuk acara
tersebut . Titik-titik ini harus memungkinkan untuk :
kerumunan besar awalnya
NOTE: staf yang memadai
The numbers of toilets should be discussed with the local council. ruang untuk tas dan identifikasi pemeriksaan
event-risk-management-guide-2010 Page 11 of 13 respon cepat untuk masalah
VMIA 2010 ketentuan cuaca basah
Informasi tempat yang jelas untuk membantu pelanggan untuk pindah ke lokasi tertentu
Entry and exit details diidentifikasi drop- off dan pick- up poin
Efficient entry and exit points will prevent congestion and frustration and create a positive atmosphere for the event. pintu masuk dan keluar terpisah untuk penghibur dan staf
These points should allow for: Gates harus dibuka memungkinkan waktu yang cukup bagi semua pelanggan untuk memasuki tempat tersebut
large crowds initially sebelum hiburan dimulai .
adequate staff
space for bag and identification checks Pengelolaan Limbah
quick response to problems Anda perlu memastikan bahwa Anda memiliki prosedur pengelolaan limbah mengatur . Hubungi dewan lokal dan
wet weather provisions mencari tahu apakah ada persyaratan tertentu untuk pengumpulan limbah , baik limbah daur ulang dan non - daur
clear venue information to assist patrons to move to a specific location ulang . Juga , perlu ada tong sampah cukup untuk memenuhi memadai untuk populasi yang diharapkan menghadiri
identifiable drop-off and pick-up points acara tersebut .
separate entrances and exits for entertainers and staff Pemeriksaan pra - event
Gates should be opened allowing sufficient time for all patrons to enter the venue before the entertainment starts. The VMIA menunjukkan bahwa pra - acara pemeriksaan berlangsung ( ini harus terjadi setidaknya empat hari sebelum
acara ) . Hal ini akan memungkinkan para pengelola event untuk memperbaiki setiap potensi risiko yang dapat
mempengaruhi masyarakat .
event - manajemen risiko -guide - 2010 Page 12 of 13 VMIA 2010
Waste Management
You need to ensure that you have waste management procedures set up. Contact the local council and find out whether Kesehatan dan Keselamatan Isu
there are certain requirements for the collection of waste, both recycled and non-recycled waste. Also, there needs to be Manajer acara harus mempertimbangkan keamanan dalam kaitannya dengan keamanan kas , perlindungan aset ,
enough garbage bins to adequately cater for the expected population attending the event. manajemen kerumunan dan keselamatan publik . Sebuah pendekatan profesional , ramah dan aktif untuk keamanan
akan mencegah konfrontasi dan berkontribusi terhadap suasana positif di acara tersebut .
Pre-event inspection Adalah penting bahwa aparat keamanan memiliki peralatan komunikasi yang efisien dan proses untuk memelihara
The VMIA suggest that a pre-event inspection take place (this should occur at least four days before the event). This will hubungan langsung dengan polisi , layanan darurat dan event manager . Pada acara besar , pos komando pusat dapat
enable the event managers to rectify any potential risks that could affect the public. mengkoordinasikan keamanan , polisi dan layanan darurat .
event-risk-management-guide-2010 Page 12 of 13 Pada acara apapun ada kemungkinan akan barang terlarang . Pelanggan harus tahu sebelumnya bahwa item tertentu
VMIA 2010 tidak untuk dibawa ke acara tersebut . Pencarian dari barang-barang pribadi termasuk jaket , dompet , tas, dan
penyitaan senjata , alkohol dan obat-obatan lain dapat mengurangi masalah di tempat . Beberapa item , seperti kamera
Health and Safety Issues video, mungkin dilarang oleh para pemain di sebuah acara . Sebuah proses untuk mengiklankan ini dan menangani
Event managers should consider security in relation to cash security, asset protection, crowd management and public barang-barang tersebut harus dipertimbangkan.
safety. A professional, friendly and active approach to security will prevent confrontations and contribute to a positive Penyitaan , sementara efektif , dapat menciptakan situasi bermusuhan bahkan sebelum acara dimulai . Dimungkinkan
atmosphere at the event. untuk memberikan pelindung pilihan untuk kembali properti untuk mobil mereka , dengan kerugian berikutnya dari
It is essential that security personnel have efficient communication equipment and processes to maintain direct liaison tempat di baris , atau penandaan item , dengan sejumlah duplikat , untuk merebut kembali ketika meninggalkan acara
with police, emergency services and the event manager. At large events, a central command post can coordinate security, tersebut . Penyediaan tempat penggantungan jas ( atau fasilitas cloaking ) dapat membantu mengurangi kemungkinan
police and emergency services. pencurian , kerusakan atau kehilangan harta pelindung .
At any event there are likely to be prohibited items. Patrons need to know in advance that certain items are not to be Staf keamanan harus memenuhi syarat memadai . Semua staf keamanan , ketika bertugas , harus memakai identifikasi
brought to the event. Searches of personal belongings including jackets, purses and bags and confiscation of weapons, jelas terlihat. Master Keamanan Lisensi (sebaiknya asli , tetapi jika ini tidak tersedia fotokopi harus cukup ) harus
alcohol and other drugs can reduce on-site problems. Some items, such as video cameras, may be prohibited by the ditunjukkan di kantor polisi terdekat ke acara tersebut dengan 04:00 pada hari sebelum acara . Daftar semua staf
performers at an event. A process to advertise this and deal with such items must be considered.
Confiscation, while effective, may create a hostile situation even before the event begins. It may be possible to give the
patron the option of returning the property to their car, with a subsequent loss of place in line, or tagging the item, with a
duplicate number, for reclaiming when leaving the event. The provision of a cloakroom (or cloaking facilities) may help to
reduce the likelihood of theft, damage or loss of patron's possessions.
Security staff need to be adequately qualified. All security staff, when on duty, must wear clearly visible identification. The
Master Security Licence (preferably the original, but if this is unavailable a photocopy should suffice) must be shown at
the police station closest to the event by 4.00 p.m. on the day prior to the event. A list of all security staff and their
accreditation details must also be submitted. In certain circumstances (for example, "B and S balls"), the police will
require security staff to have completed a Responsible
Service of Alcohol course.
First aid and emergency medical services
First aid services and direct access for emergency ambulance and medical response services is critical for all types of
events. First aid services should be in a clearly defined area and the officers should be able to easily communicate with
the event manager, staff and security personnel. Patrons should be informed and encouraged to access the first aid
services for themselves or friends. The location of the first aid post should be carefully considered to give the best access
for patrons.
Emergency procedures
Developing an effective emergency action plan is essential for all major public events. This action plan needs to go to all
staff, police and emergency service personnel.
Problems can be reduced if basic forcible entry tools are available, e.g. bolt cutters, crowbar etc. These items need to be
located in an accessible area.
event-risk-management-guide-2010 Page 13 of 13
VMIA 2010
Compile a File
Keeping documents and information
There are many important documents which must be kept for legal and insurance purposes. The event manager must take
responsibility for this and ensure that records are in good order and readily available.
There are a number of benefits of maintaining a structured filing system. Firstly, to ensure that all approvals and permits
have been granted and to keep the details of the conditions of the permits at hand for easy reference. Secondly, to
maintain copies of insurance documents in case of a claim. Documents will be required in the event of a complaint or a
court case.
Compiling a file will demonstrate that the event manager has been prepared and organised before the event and this could
assist in any lawsuit brought against the event manager or organising committee. There are also obvious benefits for future
planning in keeping a record. Any subsequent events will be easier to plan if there are records and examples of documents
to be used as a starting point.
Documents to be kept
A typical event will create a large amount of paperwork and a copy of each item should remain on file. It is easy to forget
that the documentation for an event will take many forms. Permits, policies, correspondence, promotional material,
tickets, contracts, accounts and records of meetings are only a few of the documents involved. It is important to ensure
keamanan dan rincian akreditasi mereka juga harus diserahkan . Dalam keadaan tertentu ( misalnya , " B dan S bola
" ) , polisi akan membutuhkan staf keamanan untuk telah menyelesaikan Layanan
Bertanggung jawab tentu saja Alkohol .
Pelayanan medis pertolongan pertama dan darurat
Layanan pertolongan pertama dan akses langsung untuk ambulans darurat dan layanan respon medis sangat penting
untuk semua jenis acara . Layanan pertolongan pertama harus di daerah yang jelas dan petugas harus dapat dengan
mudah berkomunikasi dengan event manager , staf dan petugas keamanan . Pelanggan harus diberitahu dan didorong
untuk mengakses layanan pertolongan pertama untuk diri sendiri atau teman-teman . Lokasi pos pertolongan pertama
harus dipertimbangkan dengan cermat untuk memberikan akses terbaik untuk pelanggan .
prosedur darurat
Mengembangkan rencana tindakan darurat yang efektif sangat penting untuk semua acara publik utama . Rencana aksi
ini perlu untuk pergi ke semua staf , polisi dan tenaga pelayanan darurat.
Masalah dapat dikurangi jika alat entri dasar paksa yang tersedia, misalnya pemotong besi , linggis dll item ini harus
berada di tempat yang .
event - manajemen risiko -guide - 2010 Page 13 of 13
VMIA 2010
Kompilasi File
Menjaga dokumen dan informasi
Ada banyak dokumen penting yang harus disimpan untuk tujuan hukum dan asuransi . The event manager harus
bertanggung jawab untuk ini dan memastikan bahwa catatan dalam urutan yang baik dan tersedia .
Ada sejumlah manfaat mempertahankan sistem pengarsipan terstruktur . Pertama , untuk memastikan bahwa semua
persetujuan dan izin telah diberikan dan untuk menjaga rincian kondisi izin di tangan untuk referensi mudah . Kedua ,
untuk menjaga salinan dokumen asuransi dalam kasus klaim . Dokumen akan diperlukan dalam hal keluhan atau kasus
pengadilan .
Kompilasi file akan menunjukkan bahwa manajer acara telah disiapkan dan diselenggarakan sebelum acara dan ini
bisa membantu dalam setiap gugatan diajukan terhadap event manager atau panitia . Ada juga manfaat yang jelas
untuk perencanaan masa depan dalam menjaga rekor . Setiap peristiwa berikutnya akan lebih mudah untuk
merencanakan jika ada catatan dan contoh dokumen yang akan digunakan sebagai titik awal .
Dokumen yang disimpan
Sebuah peristiwa yang khas akan membuat sejumlah besar dokumen dan salinan setiap item harus tetap pada file .
Sangat mudah untuk lupa bahwa dokumentasi untuk acara akan mengambil banyak bentuk . Izin , kebijakan ,
korespondensi , materi promosi , tiket , kontrak , rekening dan catatan pertemuan hanya beberapa dokumen yang
terlibat . Hal ini penting untuk memastikan bahwa jika anggota lain dari komite dibebankan dengan tanggung jawab
menyelesaikan berbagai tugas yang mereka juga memelihara catatan dan menyampaikan salinan dari semua dokumen
ke orang yang menjaga file induk .
that if other members of the committee are charged with the responsibility of completing various tasks that they also
maintain records and pass on copies of all documents to the person who is maintaining the master file